MÓDULO 4............................................................................................................................................................... SUBTOTALES ............................................................................................................................................................ DEFINICIÓN .............................................................................................................................................................................................................................. • CREACIÓN DE SUBTOTALES ............................................................................................................................................................................................ • QUITAR SUBTOTALES ...................................................................................................................................................................................................... AGRUPAR Y DESAGRUPAR COLUMNASY FILAS......................................................................................................... • CREAR UN ESQUEMA DE FILAS O COLUMNAS.............................................................................................................................................................. • APLICAR UN ESQUEMA A LOS DATOS AUTOMÁTICAMENTE ....................................................................................................................................... • MOSTRAR U OCULTAR LOS DATOS DE DETALLE DE UN GRUPO .................................................................................................................................. • MOSTRAR U OCULTAR TODOS LOS DATOS DE DETALLE DEL ESQUEMA .................................................................................................................... • QUITAR UN ESQUEMA .............................................................................................................................................................................. CREACIÓN DE TABLASDE DATOS .............................................................................................................................. • CREAR UNA TABLA.......................................................................................................................................................................................................... • CREAR UNA TABLA USANDO ANÁLISIS RÁPIDO - QUICK ANALYSIS ............................................................................................................................ • USAR SEGMENTACIÓN DE DATOS – SLICER ................................................................................................................................................................. • USO DE FÓRMULAS EN TABLAS DE EXCEL .................................................................................................................................................. • TOTAL DE DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL .................................................................................................................................................................. • QUITAR FILAS DUPLICADAS DE UNA TABLA .................................................................................................................................................................. • ELIMINAR UNA TABLA SIN PERDER LOS DATOS O EL FORMATO DE LA TABLA .......................................................................................................... • ELIMINAR UNA TABLA .................................................................................................................................................................................................... VALIDACIÓN DE DATOS ............................................................................................................................................ • ¿QUÉ ES LA VALIDACIÓN DE DATOS?............................................................................................................................ • ¿CUÁNDO ES ÚTIL LA VALIDACIÓN DE DATOS? ................................................................................................................ • CREACIÓN DE LA VALIDACIÓN ....................................................................................................................................................................................... • CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE ................................................................................................................................................................................... MÓDULO 4 SUBTOTALES DEFINICIÓN La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en una base de datos. No es necesario introducir fórmulas en la hoja de cálculo para usar subtotales.
Antes de usar el comando siempre se debe ordenar primero la base de datos por el campo que se quiere subtotal.
El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Ficha DATA, grupo OUTLINE - SUBTOTAL
CREACIÓN DE SUBTOTALES 1. Organizar la data por el campo que quiere el subtotal: SO RT 2. Clic en el comando Subtotal que está en el grupo Outline de la ficha Data.
3. Aparece la siguiente ventana:
Para cada cambio en (AT EACH CHANGE IN), se determina
cuando inserta el subtotal, es decir que se basa en determinado campo para realizar el cambio
USE FUNCTION - Contiene las funciones que se pueden utilizar.
Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente:
Sum Suma de los elementos Count Cantidad de valores que no son blanco Average Promedio de los elementos en el grupo del subtotal Máx Valor numérico más grande en el grupo del subtotal Mín Valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal Product Producto de todos los valores del grupo del subtotal Count number: Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos Desvest: Estimación de la desviación estándar Desvestp: Desviación estándar Var: Estimación de la varianza
ADD SUBTOTAL TO - Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal. REPLACE CURRENT SUBTOTAL - Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos. PAGE BREAK BETWEEN GROUPS - Salto de página entre grupos inserta automáticamente un salto de página cada vez que termina un subtotal. SUMMARY BELOW DATA - Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los subtotales, utilice el botón Quitar todos. Al finalizar presionar el botón Aceptar.
EJEMPLO: Base de datos organizada por Título del contacto, sin subtotales
EJEMPLO: Base de datos con subtotales. Cuando haya agregado los subtotales, aparecerá un gráfico de contorno a la izquierda de los datos. Puede hacer clic en los botones de número a lo largo de la parte superior del gráfico para ampliar y contraer los datos. Haga clic en los botones de los números para expandir o contraer los datos
Filas de subtotales agregadas a los grupos.
QUITAR SUBTOTALES Si decide que no desea subtotales, puede quitarlos. Para ello, haga clic en cualquier lugar sobre los datos, haga clic en Data - Subtotales y, a continuación, en el cuadro haga clic en REMOVE ALL (Quitar todo).
AGRUPAR Y DESAGRUPAR COLUMNAS Y FILAS
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema.
Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas, un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles 1. Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema uno dos tres adecuados. 2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle. 3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región. 4. El nivel 3 contiene las filas de detalle — en este caso, las filas 11 a 13. 5. Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema más y menos
CREAR UN ESQUEMA DE FILAS O COLUMNAS
1. Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótuloen la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. 2. Asegúrese de que las filas de detalle también tengan una fila de resumen: un subtotal. Siga uno de los procedimientos siguientes: 3. Seleccione una celda del rango. 4. Utilice las acciones de Group – Ungroup (Agrupar – Desagrupar) de la cinta Data.
APLICAR UN ESQUEMA A LOS DATOS AUTOMÁTICAMENTE
1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.
2. En el grupo OUTLINE de la pestaña Data, haga clic en la flecha de GROUP & UNGROUP (Agrupar y Desagrupar en Autoesquema).
MOSTRAR U OCULTAR LOS DATOS DE DETALLE DE UN GRUPO
Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en del grupo.
Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado
En los símbolos de esquema , haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan.
Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en .
MOSTRAR U OCULTAR TODOS LOS DATOS DE DETALLE DEL ESQUEMA
Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en .
Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .
QUITAR UN ESQUEMA 1. Haga clic en la hoja de cálculo.
2. Utilice la opción UNGROUP – CLEAR OUTLINE
Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas.
CREACIÓN DE TABLAS DE DATOS
Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla. Cuando ya no necesite una puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla tabla.
Existen tres métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija. Usar Análisis Rápido.
CREAR UNA TABLA
1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla. 2. Ficha INSERT - clic en TABLE, también puede usar el comando FORMAT AS TABLE, que está en la cinta Home. ⚫ Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación (My table has headers). ⚫ Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Design. Las herramientas que contiene la ficha Design se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.
Tras crear una tabla, aparecerán las Herramientas de tabla y la pestaña Diseño. Las herramientas incluidas en esta pestaña sirven para personalizar o modificar la tabla. Tenga en cuenta que la pestaña Diseño está visible únicamente cuando hay una celda seleccionada en la tabla.
Tras crear una tabla, se muestra el botón Análisis rápido de forma predeterminada. Haga clic en este botón para buscar herramientas que ayuden a analizar los datos de la tabla, como formato condicional, mini gráficos, gráficos o fórmulas. CREAR UNA TABLA USANDO ANÁLISIS RÁPIDO - QUICK ANALYSIS 1. Seleccione los datos.
2. Clic en el botón de análisis rápido
3. Seleccione la pestaña Table, clic en Table.
USAR SEGMENTACIÓN DE DATOS – SLICER
En Excel 2013, también puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de opciones. 2. Haga clic en INSERT SLICER - Insertar Segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las que desea crear segmentaciones de datos.
4. Haga clic en OK. Aparece la segmentación.
5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla. Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los elementos que desea mostrar. 6. Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones. USO DE FÓRMULAS EN TABLAS DE EXCEL Cuando cree una tabla de Excel, Excel asigna un nombre a la tabla y a cada columna de la tabla. Cuando agrega fórmulas a una tabla de Excel, dichos nombres pueden aparecer automáticamente conforme introduce la fórmula, y no tiene que especificar referencias de celda explícitas. Este es un ejemplo de lo que hace Excel: EN LUGAR DE USAR REFERENCIAS DE EXCEL USA NOMBRES DE TABLA Y CELDA EXPLÍCITAS COLUMNA =SUMA(C2:C7) =SUMA(VentasDept[ImptVentas])
Dicha combinación de nombres de tabla y columna se denomina una referencia estructurada, y Excel las usa porque los nombres ajustan siempre que agregue o quite datos de la tabla.Las referencias estructuradas también aparecen cuando crea una fórmula fuera de una tabla de Excel que hace referencia a los datos de la tabla. Las referencias pueden facilitar la localización de tablas en un libro grande. Escribir una fórmula de manera normal y Excel hace referencia a las columnas de tabla.
Crear una columna calculada
1. Haga clic en una columna de tabla en blanco que desee convertir en una columna calculada.
HOME – FORMAT CELL
2. Escriba la fórmula que desee usar. La fórmula escrita se rellena automáticamente en todas las celdas de la columna, tanto por encima como por debajo de la celda activa.
TOTAL DE DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL
Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Para ello, muestre una fila de totales al final de la tabla y, a continuación, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Design agregada. 2. En la ficha Design, en el grupo Table Style Options, active la casilla de verificación Total Row.
QUITAR FILAS DUPLICADAS DE UNA TABLA
1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Design agregada. 2. En la ficha Design, en el grupo Tools, haga clic en REMOVE DUPLICATES.
7. seleccione las columnas que contienen los duplicados que desea quitar. Los duplicados que quite se eliminarán de la hoja de cálculo.
ELIMINAR UNA TABLA SIN PERDER LOS DATOS O EL FORMATO DE LA TABLA
1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. 2. En la ficha Design, haga clic en Convert to range.
Las características de tabla no siguen estando disponibles después de convertir la tabla nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en fórmulas se convierten en referencias normales de celda.
ELIMINAR UNA TABLA
1. Seleccione la tabla. 2. Presione DELETE.
VALIDACIÓN DE DATOS
¿QUÉ ES LA VALIDACIÓN DE DATOS?
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.
Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o
se reduciría automáticamente.
¿CUÁNDO ES ÚTIL LA VALIDACIÓN DE DATOS?
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
Puede usar la validación de datos para lo siguiente:
• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro. • Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.
Una vez que decida qué validación desea utilizar en una hoja de cálculo, puede configurarla haciendo lo siguiente: Seleccione una o más celdas para validar.
CREACIÓN DE LA VALIDACIÓN
1. En la ficha DATA, en el grupo DATA TOOLS, haga clic en DATA VALIDATION.
3. Se muestra el cuadro de diálogo DATA VALIDATION. Aquí se configura la validación.
4. Haga clic en la ficha SETTINGS. Para especificar el tipo de validación que desea, realice una de las siguientes acciones:
Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. • Allow a whole number within limits - Permitir un número entero dentro de límites • Allow a decimal number within limits - Permitir un número decimal dentro de límites • Allow a date within a timeframe - Permitir una fecha dentro de un periodo de tiempo • Allow a time within a timeframe - Permitir una hora dentro de un periodo de tiempo • Allow text of a specified length- Permitir texto de una longitud específica • Calculate what is allowed based on the content of another cell- Permitir calculo segun el contenido de la celda • Use a formula to calculate what is allowed - Fórmulas
5. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Ignore Blank. 6. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda INPUTMESSAGE.
7. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. ERROR ALERT. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
ICONO TIPO SE USA PARA
Stop -Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. WARNING Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les Advertencia impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. INFORMATION Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les Información impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.
Los mensajes de entrada y de error solo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. • Una macro introduce datos no válidos en la celda.
CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE
Puede hacer que una hoja de cálculo sea más eficiente proporcionando listas desplegables. Alguien que usa su hoja de cálculo hace clic en una flecha y, a continuación, hace clic en una entrada de la lista. 1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que desea que aparezcan en la lista desplegable. Las entradas deben estar en una fila o columna única sin celdas en blanco, como esta:
2. Seleccione todas las entradas y proceda asignarle un nombre de rango. Ejemplo: Depto 3. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable. 4. Haga clic DATA VALIDATION - Datos >Validación de datos 5. En el cuadro Origen, escriba un signo igual (=), seguido inmediatamente del nombre que ha dado a la lista del paso 3. Por ejemplo, =Dpto
