IF0005_U3L6_Subtotales

Versión: 2017

Utilizar subtotales

Por: Ma. de la Luz Mendoza Uribe

Los subtotales son una operación que se realiza en las bases de datos o listas de la hoja de cálculo, con
el fin de agrupar datos para realizar cálculos específicos sobre los mismos (Campos, 2008).

Generalmente la función de subtotales se utiliza cuando se tienen grandes cantidades de información

para analizarla. A continuación verás un ejemplo de una base de datos que no es muy extensa.

Por ejemplo

Fabián trabaja en el área de Recursos Humanos de una organización. Cuenta con una base de
datos de los 100 empleados de la empresa, en la que tiene la información personal de cada uno de
ellos, sus puestos y sus sueldos.

Ahora desea saber cuántos empleados viven en la ciudad de Guanajuato y para ello lo primero que
debe hacer es ordenar su base de datos considerando la columna ciudad, como se muestra en la
figura 1. Cabe precisar que la hoja que contiene esta información es la que corresponde a los datos
de los empleados.

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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Figura 1. Ordenar por ciudad.

En seguida debe aplicar la función subtotal y para hacerlo, necesitas hacer clic en el comando que
se muestra en la figura 2.

Figura 2. Iconos subtotal (Microsoft, 2010).

Recuerda que este comando se puede ubicar en la pestaña

Datos o en el menú Datos, lo cual depende del programa y
versión de hoja de cálculo que tengas. Te invito a buscar este
comando en tu programa.

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Al hacer clic en el ícono, Fabián podrá observar una ventana igual o muy parecida a la que se
muestra en la figura 3, en la que primero debe seleccionar el campo que quiere considerar para
aplicarle una función, que en este caso es el campo ciudad, donde usará la función Contar y
también deberá establecer que quiere que los resultados se agreguen al campo ciudad, justo como
se muestra en la figura 3.

Figura 3. Subtotales (Microsoft, 2010).

Posteriormente podrá observar que cambia un poco su hoja y de lado izquierdo verá unas líneas y
unos números, como se muestran en la figura 4, en el recuadro rojo marcado con el número 1.
Esos números le permiten mostrar y ocultar toda la información de su base de datos. Si Fabián
hace clic en el número 1, le mostrará el resultado total de todos los campos que se contaron, tal
como puedes observar en el recuadro rojo marcado con el número 2 de la figura 4.

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Figura 4. Resultado de la cuenta.

Si hace clic en el número 2 podrá ver los resultados generales de los campos que se contaron, es
decir, el total de personas que viven en Guanajuato y el total de personas que viven en Irapuato,
como se muestra en la figura 5. Es importante que observes que, de acuerdo a la forma como
Fabián aplicó el comando subtotal, los resultados de los campos que se cuentan aparecen en el
mismo campo ciudad.

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Figura 5. Resultados generales.

Finalmente puedes observar que si Fabián presiona el número 3 aparecerá toda su base de datos
de forma detallada, como se ve en la figura 6.

Figura 6. Resultados detallados.

En este caso Fabián utiliza la función Contar, la cual le permite contar el número de empleados
que viven en Guanajuato, sin embargo, existen otras funciones que se pueden usar como lo es la
función suma, máximo, mínimo, entre otras.

Si Fabián desea conocer el sueldo total que se pagó a los empleados que trabajaron 37 horas a la
semana, lo puede saber aplicando nuevamente la función subtotal como se muestra en la figura 7.

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Figura 7. Resultado del sueldo total de los empleados que trabajaron 37 horas a la semana.

En este caso la forma en que se aplicó la función subtotal fue la siguiente:

• Primero se ordenó la lista de acuerdo a las horas trabajadas por semana.

• Después se aplicó el comando subtotal en donde se consideró lo siguiente:
o Para cada cambio en horas trabajadas a la semana
o Usar función: Suma
o Agregar subtotal a Sueldo total

En la figura 8 puedes observar a detalle los criterios que se consideraron.

Figura 8. Aplicar subtotal (Microsoft, 2010).

Finalmente debes considerar que para aplicar el comando Subtotal, necesitas conocer qué programa
estás usando.

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Referencias

Campos, A. M. (2008). Excel XP avanzado. España: Publicaciones Vértice.

Recuperado de la base de datos e-libro Cátedra. (10522630)

Microsoft. (2010). Microsoft Excel 2010. EE. UU.: Autor.

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