CURSO: SOFTWARE PARA LOS

NEGOCIOS (2258)

Unidad 4
Tema 7: Herramientas para la gestión
de datos
 Índice
• Tabla de datos
• Ordenar datos
• Subtotales

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 Capacidades

1. Conoce la definición de una tabla de datos.

2. Identifica la utilidad y resuelve casos que ordene una tabla de datos por diferentes
criterios.

3. Identifica la utilidad y resuelve casos que resuma la información por medio de los
subtotales, aplicando diferentes niveles de agrupamiento.

4. Identifica la utilidad y resuelve casos que filtre una tabla de datos con diversas condiciones.

5. Presenta el desarrollo de ejercicios prácticos, aplicando los temas 7 y 8.

3
• Algunas tablas sólo son una forma de organizar gran
cantidad de información de manera que resulte fácil de
consultar para el usuario. Otras, en cambio, busca
presentar la información de manera clara y concisa, al
mismo tiempo que proporcionan elementos para
facilitar la comparación.
• En un pictograma, se utiliza una imagen o un símbolo
para representar una cantidad específica.
• Recopilado de
https://sites.google.com/site/edmatematicatablasygrafi
cos/bienvenidos-a-la-unidad-tablas-y-
graficos/conceptos-de-tablas-y-graficos

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Tabla de Datos

La intersección entre un campo y

un registro se denomina Dato.

5
 Ordenar Datos
• Se puede ordenar los datos según:

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 Subtotales
• La herramienta de Subtotales permite resumir una tabla de datos por uno o varios campos y
para cada resumen podemos realizar uno o más cálculos.
• Por ejemplo: En una tabla de datos, se necesita obtener:
• El promedio del Sueldo de cada Cargo.
• La cantidad de empleados por Distritos.

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 Desarrollo del subtotal
• Paso 1: Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier
dato de la tabla.

• Paso 2: Ordene la tabla de datos por el campo Cargo.

8
 Desarrollo del subtotal
• Paso 3: En la ficha Datos, grupo Esquema, elija la herramienta Subtotal.

• Paso 4: En el cuadro Subtotales:

(1) Elija Cargo en el área Para cada

cambio en;

(2) Elija Promedio en el área Usar

función; y

(3) Solo marque la casilla del Sueldo en

el área Agregar subtotal a.

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 Desarrollo del subtotal
• Paso 5: Haga clic en el botón Aceptar, elija el nivel de esquema 2 y, luego,
obtendrá el siguiente resultado:

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 Ejercicio
Con la tabla de datos mostrada, ordene por el campo Mes de Venta con el orden Enero,
Febrero, Marzo y Abril.

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 Solución

• Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier

dato de la tabla.
• En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando
Ordenar.
• En el cuadro Ordenar, elija el campo Mes de Venta; y en Criterio
de ordenación, elija Lista personalizada.
• En el cuadro Listas personalizas, elija la lista enero, febrero,
marzo,… y presione el botón Aceptar.
• Al regresar el cuadro Ordenar se tendrá el orden personalizado.
• Haga clic en el botón Aceptar y, luego, obtendrá el resultado.

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 Conclusiones
• Ordenar una tabla de datos permite presentar, de diversas formas, la información según
nuestra necesidad. Podemos ordenar según el tipo de datos del campo. Por Texto, de forma
alfabética A-Z o viceversa; por Número, de Menor a mayor o viceversa; y por Fecha, de Más
antiguos a Más recientes o viceversa.
• Adicionalmente, se puede ordenar por Ícono y color de celda. También, se dispone del uso
de listas personalizadas, ya sea predefinida o creada según la necesidad.
• Los Subtotales permiten resumir una tabla de datos y realizar un cálculo para uno o varios
campos.
• Antes de iniciar con los subtotales, es necesario ordenar la tabla de datos de acuerdo a la
necesidad planteada. Sin este primer paso, no aparecerán los resultados esperados. Al
utilizar subtotales, se crea un esquema con diferentes niveles los cuales permiten mostrar y
ocultar la información.
• Es importante seguir una secuencia ordenada al momento de crear los subtotales, si
erramos en un nivel, será necesario quitar todos los subtotales creados e iniciar de nuevo.

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 Referencias bibliográficas

• CHARTE OJEDA, FRANCISCO (2016). Excel 2016. Madrid: Anaya Multimedia. (005.54E
CHAR/E 2016)
• PASCUAL GONZÁLEZ, FRANCISCO (2014). Excel 2013: Manual básico. Bogotá: Ediciones de la
U. (005.54E PASC 2014)

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