IDAT MICROSOFT EXCEL

ADMINISTRAR LA INFORMACIÓN IMPORTADA Y

AUTOMATIZAR LOS PROCESOS USANDO
HERRAMIENTAS Y FUNCIONES
SEMANA 1

LOGRO ESPERADO:
Obtener resumen de datos a partir de información externa administrando los procesos de cálculo de forma
eficiente al automatizar las tareas.

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FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Las funciones de base de datos permiten administrar información e forma rápida, permitiendo generar resúmenes
para ser usados junto a otras herramientas como los gráficos.

Todas las funciones comparten los mismos argumentos para ser evaluados y trabajan con una tabla de datos,
es por esto que la sintaxis es igual para todos.

Sintaxis:
=FUNCIÓN_BD(BASE_DE_DATOS,NOMBRE_DE_CAMPO,CRITERIOS)

Cuadro de datos de muestra:

BDSUMA: Permite sumar los datos numéricos del campo de una tabla que cumple una o más criterios.

Ej. En el cuadro de muestra se presenta una tabla de datos y se requiere sumar el valor
del STOCK por el nombre del ARTÍCULO.

Para desarrollarlos se realiza lo siguiente:

1. Seleccione el rango de datos y luego asigna el nombre “Productos”
2. En la celda I5, colocar el texto “Camisa”
3. En la celda J5, escribe la fórmula =BDSUMA(PRODUCTOS,”STOCK”,I4:I5)

Nombre del rango de datos Nombre del campo (columna) que se

desea sumar los datos Rango de criterio

El resultado será la suma de los Stock del artículo camisa

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BDPROMEDIO: Permite obtener el valor promedio de un grupo de datos numéricos de un campo, de una tabla
que cumple una o más criterios.

Ej. En el cuadro de muestra se presenta una tabla de datos y se requiere promediar el precio de venta por cada
marca.

Muestra:
En el siguiente ejemplo se hace una breve demostración del uso de algunas funciones de redondeo.
BDMAX BDMIN BDCONTARA
Permite extraer el valor mayor Obtener el valor de un grupo de Devuelve la cantidad de datos que
de un grupo de datos que datos numéricos que cumplen la cumplen la condición en una tabla.
cumplen con la condición. condición.
Ej. Se desea saber el valor Ej. Obtener valor mínimo de los Ej. Contar la cantidad de artículos
mayor del STOCK por color. precios de costo por talla. con la marca Fordan.

Taller

Observa el cuadro en la parte inferior y resuelva el ejercicio de acuerdo a su criterio.

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ACCESO A DATOS EXTERNOS

Con las herramientas de acceso a datos se puede extraer información de diversas fuentes (archivo de texto,
archivos de Access y más)

Desde un archivo de texto

1. Desde un documento Excel abierto, ingresar a la ficha “Datos”
2. En el grupo “Obtener datos externos”, hacer clic en “Desde un
archivo de texto”
3. En la ventana que se muestra, seleccionar el archivo del cual se
extraerá los datos y hacer clic en “Importar”

4. Luego debe usar el asistente para la importación de datos que le permitirá organizar los datos obtenidos

Elegir la opción de ancho “Delimitado” y luego Activar la casilla que representa el separador de
hacer clic en “Siguiente” los datos y clic en “Siguiente”

Puede configurar el tipo de dato por columna y Luego se elige la celda en donde iniciará el
luego hacer clic en “Finalizar” bloque de datos y se hace clic en “Aceptar”

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Desde un archivo Access

1. Desde un documento Excel abierto, ingresar a la ficha “Datos”
2. En el grupo “Obtener datos externos”, hacer clic en “Desde
Access
3. En la ventana que se muestra seleccionar el archivo y hacer clic
en “Importar”
4. Luego se mostrará las tablas que tiene la base de datos, debe
seleccionar la(s) que desea usar

5. Al elegir más de una tabla y hacer clic en “Aceptar” se mostrarán las opciones para visualizar los datos,
elegir “Informe de tabla dinámica”, indicar donde se mostrarán los resultados y clic en “Aceptar”

6. Luego debe distribuir los datos usando el panel de distribución de tablas

dinámicas

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También puede hacer uso de la herramienta POWER

QUERY para acceder a datos y personalizar los
parámetros de extracción, esto le permitirá reducir los
resultados solo a los datos que requiere para
analizarlos.

Pasos a seguir:
1. En un archivo en blanco, ingresar a la ficha
“Datos” 7. Si desea puede elegir un campo de filtrado y
2. En el grupo “Obtener datos externos”, hacer luego hacer clic en “Siguiente”
clic en “Desde otras fuentes”
3. Clic en “Desde Power Query”
4. En la ventana mostrada, seleccione el tipo de
acceso a una base de datos que requiera

8. Seleccione un campo para ordenar los datos

5. Seleccione el archivo (para este ejemplo, un

archivo de Access)

9. Seleccionar el editor de campos y hacer clic en

“Finalizar”

6. Al “Aceptar”, se mostrará la ventana del

asistente para agregar tablas y campos con
los que trabajará, luego hacer clic en
“Siguiente”

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10. En la ventana de “Power Query” puede editar los datos agregando o quitando campos

Tablas y campos

Para agregar un campo a la lista de

resultados puede arrastrar el campo
de la tabla a la zona de encabezado
del cuadro inferior

Encabezado del cuadro de

resultados

11. Luego de editar los campos, puede hacer clic en el menú “Archivo /
Devolver datos a Microsoft Excel”
12. Establecer el lugar donde se mostrarán los datos y hacer clic en “Aceptar”

Resultado final

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GRABADORA DE MACROS

Con esta herramienta podrá grabar la secuencia de acciones al realizar una tarea; por ejemplo, ejecutar la
herramienta filtro avanzado supone configurar una secuencia de acciones el cual debe repetirse muchas veces
al hacer cambios, para optimizar este tiempo se puede grabar la secuencia en una macro y luego ejecutar todas
esas acciones con un solo clic al activar la macro generada.

Ejercicio:
En el siguiente cuadro se desea ejecutar filtro avanzado y hacer cambios de forma dinámica.

Asumiendo que el rango de A1:E16 tiene el nombre “datos”, debe hacer lo siguiente:
1. Ingresar a la ficha “Vista” y en el botón “Macros”, hacer clic en “Grabar macro”
2. En la ventana que se muestra debe hace completar la siguiente información

• Asignar nombre a la macro

• Indicar el ámbito de funcionamiento
de la macro

3. Lugo hacer clic en el botón “Aceptar”, esto dará inicio a la grabación de cualquier acción que realice
4. Ingresar a la ficha “Datos” y hacer clic en “Avanzada”, luego complete los siguientes datos

• Copiar a otro lugar

• Nombre del rango
• Seleccione el rango de criterios ($H$1:$I$2)
• Seleccione el rango Copiar a ($H$6:$L$6)

5. Al aceptar se mostrarán los resultados

6. Luego ingrese a la ficha “Vista” y en el botón “Macros”, hacer clic en “Detener
grabación”
7. Luego dibuje un círculo junto a los datos de criterio y asigne el texto “Consultar”

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8. Sobre el círculo presione el botón secundario del mouse y active el comando “Asignar una macro”

9. En la ventana mostrada, elija la macro llamada CONSULTA y luego clic en “Aceptar”

10. Luego escriba en el cuadro de criterios los datos que desea ver y realice un clic sobre el círculo que
dibujo.

11. La lista de resultados será la siguiente

Nota: puede cambiar los datos del criterio las veces que lo necesite y al hacer clic en el círculo “Consultar”, se
ejecutará la secuencia de filtro avanzado que le mostrará los datos requeridos.

IMPORTANTE: Para mantener la programación que fue

grabada con la macro, debe guardar el archivo con formato
“Libro de Excel habilitado para macros”

El archivo generado mostrará un ícono con un signo de

exclamación.

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