JEFATURA NACIONAL CIS

CENTRO DE INFORMÁTICA
Y SISTEMAS
CIS
COMPUTACIÓN II
DOCENTE: Ing. César Cépeda Castillo
Email: ccepedac@ucvvirtual.edu.pe

PROGRAMA DE ACREDITACIÓN EN COMPUTACIÓN PAC

 Gestión de Datos
SESIÓN DE
CLASE 04

CAPACIDAD:

Gestiona información con Ms  Excel 2019

2
 Administración y personalización de un
documento
SESIÓN DE
CLASE 04
● Tablas y Gráficos Dinámicos
● Informes con Power View
● Administrador de escenarios
● Buscar objetivo
● Tabla de datos
● Otros
Aplicaciones varias de Bases de Datos
ORDENAR DATOS
FILTRADO
ORDENAR DATOS
TRABAJANDO CON BASE DE DATOS
ELIMINAR REGISTROS DUPLICADOS
VALIDACIÓN DE DATOS
 HERRAMIENTAS DE DATOS
Casos prácticos que podemos trabajar:
 Separar textos largos en varias columnas independientes.
 Quitar duplicados o triplicados de datos repetidos.
 VALIDACIÓN DE DATOS
La Validacion de Datos Permite el ingreso de ciertos datos dentro de una celda o
rango de datos, pudiendo a su vez dar reglas que aseguren que tipo de datos
pueden insertarse en ellas con mensajes de advertencia según sea el caso.
Subtotales
 SUBTOTALES
Nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la
información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo,
suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos
realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada área.
Pasos Para Crear Subtotal
* Ordenar el campo de quién
depende la agrupación
* Seleccionar la Ficha DATOS
* Seleccionar Comando SUBTOTAL
- Seleccionar el campo de agrupación.
- Seleccionar la función a utilizar
- Seleccionar el campo a calcular
SUBTOTALES
 subtotales:
• Subtotales en Excel te permite de forma
automática obtener de forma resumidauna
serie de datos de tu hoja electrónica.

• Los subtotales calculados no solo son sumas,

sino tambiénpromedios, productos, máximos,
mínimos,…

• Con esta acción Excel te permite realizar

un análisis de los datos de forma rápida
realizando agrupaciones.
• Para utilizar la función de subtotales en
excel, lo primero que requerimos es tener una
hoja con datos ordenados por columnas, se
puede usar cualquier archivo que tenga los
datos por columnas, tal como este:

Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo

que deseamos cada corte de subtotal, es decir por la columna región.
• Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos
y presionamos el botón Subtotal, aparecerá un cuadro
de diálogo como el siguiente:

En este cuadro de diálogo en el cuadro de opción "Para cada cambio en:"  vamos a seleccionar
Región,
En el cuadro de opción "Usar función: " seleccionamos Suma 
En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos únicamente la opción Total
Revisamos que estén seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales y Resumen
debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar 
 Veremos que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos
numerados del 1 al 3 del lado izquierdo de nuestra hoja, esto es
por que ha agrupado las información de nuestro archivo en 3
niveles, una (la número 1) que incluye todos los datos de
nuestra hoja, la número2 es por región y por último, la número
3 que nos muestra todos los datos que tenemos.
Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos
ver que se ocultan las líneas con datos y nos quedan solo las
de subtotales, es decir, la venta por región, de igual manera
podemos hacer clic en el número 1 y nos mostrará solo el total
general de ventas
Tablas Dinámicas

CAPACIDAD
• Elabora informes dinámicos en Ms Excel.
 TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es una herramienta que permiten
resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de
información con tan sólo arrastrar y soltar las
diferentes columnas que formarán el reporte,
también es una tabla interactiva que
automáticamente organiza un origen de datos que
puede ser interno o externo de donde podemos
describir, explorar, analizar y presentar un reporte.
 Qué permite una TD

Filtrar, ordenar y organizar

sin necesidad de fórmulas
y macros.

Crear reportes con totales

y subtotales rápidamente
con diseño personalizado.

Resumir, explorar y
analizar datos de forma
rápida
 Qué permite una TD

Filtrar, ordenar y organizar

sin necesidad de fórmulas
y macros.

Crear reportes con totales

y subtotales rápidamente
con diseño personalizado.

Resumir, explorar y
analizar datos de forma
rápida
 Componentes Principales de una TD

ÁREA DE VALORES: En el área de ÁREA DE FILA: Es igual ÁREA DE FILTRO: El área de filtro es para
ÁREA DE COLUMNAS: Se puede ver seleccionar respecto a otro campo que son
valores se agrupan todos los
como subcategoría de campos que se
que en el área de
cálculos que se deseen hacer, aquellos datos que serian reempleados,
que pueden ser sumas, han puesto en esa área. columnas
tanto en los datos de las áreas de columnas y
promedios, ETC
que directamente se remplacen en el área de
valores.
Componentes Principales de una TD
• Filtro de informe. Los campos que coloques en
esta área crearán filtros para la tabla dinámica a
través de los cuales podrás restringir la
información que ves en pantalla. Estos filtros son
adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
• Etiquetas de columna. Esta área contiene los
campos que se mostrarán como columnas de la
tabla dinámica.
• Etiquetas de fila. Contiene los campos que
determinan las filas de la tabla dinámica.
• Valores. Son los campos que se colocarán como las
“celdas” de la tabla dinámica y que serán
totalizados para cada columna y fila.
 TABLAS
DINÁMICA
S
 CONSIDERACIONES para una TD
La forma elegida aquí para organizar los datos sólo es una de entre todas
las posibles. Cabe organizar los datos de otra manera; no obstante, hemos de
procurar que la forma elegida sea la más clara y fácil de interpretar.
Aunque los datos de una tabla dinámica tienen el mismo aspecto que
cualquier hoja de cálculo, no se pueden introducir ni editar los datos directamente
en ella. Para modificar sus resultados deberán modificarse forzosamente los
datos a partir de los cuales se ha creado.
No obstante, las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente cuando
los datos de origen cambian, sino que, cambiados los datos fuente es necesario
seleccionar con el botón derecho del ratón una celda cualquiera de la tabla y
elegir la opción Actualizar datos del menú contextual correspondiente.
Una vez creada la tabla dinámica, se puede cambiar fácilmente su diseño
arrastrando los botones sombreados con los nombres de los campos a otras
posiciones de la tabla (por esta razón se llaman “dinámicas”, precisamente)
 Gráficos con TD
• No deben existir en la tabla dinámica más de dos campos de
filas y dos campos de columnas. En caso contrario, se
complicaría terriblemente la comprensión del gráfico.
• Conviene eliminar los totales y los subtotales de la tabla antes
de confeccionar el gráfico.
• Es posible representar gráficamente fragmentos de una tabla
dinámica correspondientes a una ocurrencia del campo de
página. Sin embargo, dicho campo de página no puede
reflejarse directamente en un gráfico de ejes perpendiculares.

29
Análisis de Hipótesis
 Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft
Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja
de cálculo.

Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una

hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de
estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
ADMINISTRAR
ESCENARIOS
 Búsqueda de Objetivos
El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar
los valores de las celdas para ver cómo afectan éstos al
resultado de las fórmulas en tu hoja de cálculo.
BÚSQUEDA
DE
OBJETIVOS
Auditoría de Fórmulas
 Auditoría en MSO Excel

Excel proporciona una barra de herramienta Auditoría que

le ayuda a encontrar errores en sus hojas de cálculo,
agregar comentarios a celdas y rastrear problemas en las
fórmulas de su hoja de cálculo.
 Auditoría en MSO Excel
Excel proporciona una barra de herramienta Auditoría que
le ayuda a encontrar errores en sus hojas de cálculo,
agregar comentarios a celdas y rastrear problemas en las
fórmulas de su hoja de cálculo.

La comprobación de fórmulas para determinar la precisión

o encontrar el origen de un error puede resultar difícil si la
fórmula usa celdas precedentes o dependientes.
 Auditoría en MSO Excel
Celdas precedentes: celdas a las que se hace referencia
mediante una fórmula en otra celda.
Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula = B5, la
celda B5 es un precedente de la celda D10.

Celdas dependientes: estas celdas contienen fórmulas

que hacen referencia a otras celdas.
Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula = B5, la
celda D10 es dependiente de la celda B5.
Modificaciones en MSO Excel
Modificaciones en MSO Excel
Modificaciones en MSO Excel
Otras Opciones
POWER
VIEW
Consolidar
 Consolidar
Consolidar es: Elaborar un cuadro de resumen

Permite resumir los resultados o datos de diferentes hojas

de cálculo, utilizando funciones estadísticas.

Los datos pueden estar en el mismo libro o en otros libros.

Los datos deben tener las mismas etiquetas .

 Pasos a seguir para Consolidar datos en Excel

- Seleccionar Menú Datos / Consolidar

- Seleccionar la función estadística a utilizar para el
resumen.
- Seleccionar el rango de datos a usar por el selector
- Seleccionar agregar (Enter)
- Repetir estos dos últimos pasos por cada rango de datos
- Activar los rótulos a utilizar
- Seleccionar Aceptar
Controles de Formularios

CAPACIDAD
• Automatiza la gestión de Datos en Ms Excel.
 FORMULARIOS
Los formularios en Excel son un
método para ingresar datos a
nuestras hojas y son de mucha
utilidad porque nos ayudan a
evitar errores en la captura de
información.

nformación General sobre Formularios y Controles

 HERRAMIENTAS DE DATOS
Casos prácticos que podemos trabajar:
 Separar textos largos en varias columnas independientes.
 Quitar duplicados o triplicados de datos repetidos.
 VALIDACIÓN DE DATOS
La Validacion de Datos Permite el ingreso de ciertos datos dentro de una celda o
rango de datos, pudiendo a su vez dar reglas que aseguren que tipo de datos
pueden insertarse en ellas con mensajes de advertencia según sea el caso.
 MACROS

Las macros son un grupo de

instrucciones programadas
El nombre macro viene de
bajo entorno vba (visual
‘macro-instrucciones’ que así
basic para aplicaciones),
se llamaban antes. Se
cuya tarea principal es la
refieren a ‘instrucciones que
automatización de tareas
van más allá de los menús’.
repetitivas y la resolución de
cálculos complejos.
 MACRO_Ejemplo
Por ejemplo, todos los días una persona emplea frecuentemente en las celdas los mismos
pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de
Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos se los puede almacenar en
una macro y cuando se ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las
veces que lo desee.

Para guardar un archivo que contenga

macros se utiliza la opción de “Libro de
excel habilitado para macros”, ya que si
se guarda como archivo normal se
pierden las macros.
La extensión del archivo es *.XLSM
MACRO_Ejemplo 2 PROBLEMA: Un estudiante se encuentra en su casa (durmiendo) y
debe ir a la universidad (a tomar la clase de programación!!), ¿qué
debe haga el estudiante?

ALGORITMO:
0. Inicio 15. Sino, Correr al paradero.
1. Dormir 16. Hasta que pase un bus para la universidad
2. haga 1 hasta que suene el despertador (o lo haga :
llame la mamá).     17. Esperar el bus
3. Mirar la hora. 18. Ver a las demás personas
4. ¿Hay tiempo suficiente? que esperan un  bus.
5. Si hay, entonces 19. Tomar el bus.
    6. Bañarse. 20. Mientras no llegue a la universidad haga :
7. Vestirse.     21. Seguir en el bus.
    8. Desayunar. 22. Pelear mentalmente con el
9. Sino, conductor.
    10. Vestirse. 23. Timbrar.
11. Cepillarse los dientes. 24. Bajarse.
12.Despedirse de la mamá y el papá. 25. Entrar a la universidad.
13. ¿Hay tiempo suficiente? 26. Fin
14. Si, Caminar al paradero.
MACRO_Ejemplo 3 PROBLEMA: Cambiar la rueda pinchada de un automóvil teniendo
un gato mecánico en buen estado, una rueda de reemplazo y una
llave inglesa.

ALGORITMO:

0. Inicio
1. Aflojar los tornillos de la rueda pinchada con la llave
inglesa.
2. Ubicar el gato mecánico en su sitio.
3. Levantar el gato hasta que la rueda pinchada pueda
girar libremente.
4. Quitar los tornillos y la rueda pinchada.
5. Poner rueda de repuesto y los tornillos.
6. Bajar el gato hasta que se pueda liberar.
7. Sacar el gato de su sitio.
8. Apretar los tornillos con la llave inglesa.
9. Fin
MACROS_Para qué utilizarlas?

Automatizar tareas repetitivas

Diseñar funciones no existentes en

Excel
Creación de nuevos comandos
complementos y menú

Crear aplicaciones a la medida

MACROS_Opciones de creación

Existen básicamente dos

formas:

2. Programar directamente
1. Utilizar la grabadora de
escribiendo las instrucciones en
macros
VBA
 MACROS_Funcionamiento
La grabadora de macros es algo
así como poner a funcionar un
programa de grabación de
sonido o una videocámara y
empezar a hablar o cantar.
Luego podrá reproducir cada
vez que desee lo que grabó.
La grabadora de macros guarda
todos los clics del mouse (ratón)
y las pulsaciones de teclas
mientras trabaja, y permite
reproducirlas más adelante.
 MACROS_Ejemplos de Códigos en VBA
Sub RegistrosContables()
Sheets("Hoja3").Select
With ActiveCell
.Offset(0, 0) = "REGISTROS CONTABLES"
.Offset(1, 0) = "Registro de Ingresos y
Sub MiPrimeraMacro () Egresos"
MsgBox “Hola a tod@s” .Offset(2, 0) = "Registro de Ventas"
End Sub .Offset(3, 0) = "Registro de Compras"
.Offset(4, 0) = "Registro de Cuentas por
Pagar"
.Offset(5, 0) = "Registro de Cuentas por
Cobrar"
.Offset(6, 0) = "Registro de Existencias"
.Offset(7, 0) = "Libro de Planillas"
End With
End Sub
Sub ProgramaTriangulo()
Dim base As Double
Dim altura As Double
Dim area As Double
base = InputBox("¿Cuál es la base del triángulo?")
altura = InputBox("¿Cuál es la altura del triángulo?")
area = base * altura / 2
MsgBox "El área del triángulo es " & area
End Sub
 

 
Sub ProgramaName()
Rem Programa que nos pide nuestro nombre
Dim nombre As String
'El tipo "String" significa texto
nombre = InputBox("Escribe tu nombre y apellidos")
MsgBox "Hola " & nombre
End Sub
Sub ProgramaNumeritos()
Dim num1 As Double
Dim num2 As Double
num1 = InputBox("Escribe el primer número")
num2 = InputBox("Escribe el segundo número")
If num1 < num2 Then
MsgBox "El primer número " & num1 & " es menor que " _
& "el segundo " & num2
Else
If num1 > num2 Then
MsgBox "El primer número " & num1 & " es mayor que" _
& "el segundo " & num2
Else
MsgBox "SON IGUALES"
End If
End If
End Sub