COPER COMANDO DE PERSONAL

Bogotá, D.C., 13 de febrero 2020 Boletín No. 013

GESTIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES
Custodia y Conservación de la Documentación.
En atención a los
parámetros
establecidos por la
Ley de Archivo
Se debe de realizar el proceso de la transferencia
primaria a la Dirección de Centros de Reclusión
Militar del Ejército, con el fin de recopilar y digitalizar
594 los expedientes de los MPL que ya fueron
beneficiados con la JEP para la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y
del 2000 recibida por las CPAMS, con el objeto de facilitar su
utilización, consulta y conservación.

Pautas para planificación, manejo y organización de los archivos de gestión

para los Centros de Reclusión Militar de acuerdo a la normatividad vigente
(acuerdo 042/2002) “ por el cual se establecen criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas”.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Es el sistema de conservación de la documentación, la cual se

ARCHIVO DE encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta
GESTIÓN (OFICINA).

Carrera 46 N.20 B 99 Cantón Occidental “Francisco José de Caldas” - Edificio Comando de Personal
Piso 05 Call Center (031)4261489 Ext. 38212
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Los documentos producidos o elaborados en cada uno de nuestros

cargos deben tener unos criterios y normas técnicas jurídicas para
hacer efectiva la organización, se hace el procedimiento de organizar
los documentos por cada una de las series documentales,
cronológicamente y de acuerdo al principio de orden original y
ARCHIVO DE de procedencia.
GESTIÓN

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
En su clasificación, ordenación y organización para su
conservación se debe respetar el principio de procedencia
y el principio de orden original de los documentos que
naturalmente pertenecen a cada uno de sus procesos en un
expediente.

Investigación disciplinaria 01/2002

I.D 02/2002 I.D 03/2002 I.D 04/2002

Investigación disciplinaria 04/2002

DENUNCIA INDAGACIONES DESCARGOS PRUEBAS FALLO

Orden cronológico y respetando los principios archivísticos,

Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original.

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La ordenación y organización debe mantener la

secuencia original como se dieron los trámites durante
su proceso cronológicamente, el documento que da
inicio al proceso debe ir de primero para que se
evidencie todo el tramite desde el primer documento
PRINCIPIO DE que da origen al proceso hasta el último con que
ORDEN ORIGINAL termina.

¿QUÉ ES EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL?

El principió de orden original es el orden como llegan los documentos al expediente
cronológicamente como lo reza la norma, este se alimenta de la fecha más antigua a la
fecha más reciente, es decir del primero de Enero al treinta y uno de Diciembre.

INVESTIGACIÓN I.D 02/2002 I.D 03/2002 I.D 04/2002

DISCIPLINARIA
01/2002

En caso de encontrarse
FOLIACIÓN con una foliación errada
La foliación es el acto de enumerar los folios solo esta se anulará con una
por su cara recta. línea oblicua.
Los documentos se enumeran consecutivamente
3 RIV en sentido a la información del documento.
Si tiene información por una sola cara del
documento se aplica 1, si el respaldo de la hoja
se encuentra con información que pertenece al
documento se aplica 1R/V Recto y Vuelto.

Elaboró: Liliana Suárez Cruces Revisó: SP. Luis Fernando González Vo.Bo. CR. Edilberto Darío Martín Daza
Asesora de Diseño y Comunicaciones Ayudantía DICER Director DICER

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