Funcionamiento Básico de la Biblioteca Pública

MÓDULO 3. LA ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE NUEVOS

MATERIALES EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA.

Objetivos del módulo

 Diferenciar los sistemas habituales de los extraordinarios para la adquisición y recepción de
materiales.
 Enunciar los procedimientos que permiten integrar los materiales sin proceso técnico al resto del
acervo.
 Identificar la metodología que debe seguir un usuario para solicitar la adquisición de materiales no
existentes en la biblioteca.

3.1 Sistemas de adquisición y recepción en las bibliotecas públicas mexicanas

El objetivo principal de la adquisición y recepción de materiales en la biblioteca es la consecución de un

acervo documental que satisfaga las necesidades de los usuarios a los que presta servicio. Es por esta
razón por la que debe cuidarse especialmente este punto dentro de todas las operaciones que se llevan
a cabo en la biblioteca pública. Una mala política de adquisición y recepción de materiales incidirá
negativamente en el desarrollo de los servicios que la biblioteca ha de prestar a sus usuarios.

En un mundo en el que la información es básica para el desarrollo de las actividades cotidianas es

importante que el bibliotecario conozca no sólo la calidad de esta información sino también las
necesidades informativas de sus usuarios a fin de ofrecer servicios adecuados y de calidad.

La cantidad de información que llega actualmente al ciudadano es tan grande que, en muchos casos,
éste necesita de criterios que le ayuden a discriminar tanto el tipo de información que necesita como la
forma de acceso más adecuada; esto ha contribuido a que el bibliotecario se convierta también en asesor
de los usuarios (tanto para cuestiones de lectura recreativa como formativa o informativa) por lo que se
le exige un conocimiento amplio de los materiales que llegan a la biblioteca y de sus diversas formas de
adquisición.

En el ámbito de las bibliotecas públicas se dan diversos sistemas de adquisición, los habituales y el
extraordinario, y a continuación se describen:

Sistemas habituales de adquisición

Materiales enviados por la DGB: Las dotaciones de mantenimiento están integradas por materiales
seleccionados tomando en consideración la diversidad de condiciones educativas y culturales de la
población, con el fin de incrementar, enriquecer y actualizar las colecciones de la biblioteca y ampliar,
de esta manera, las posibilidades de dar respuesta a las necesidades básicas de lectura de la población.

Las dotaciones de mantenimiento contienen fundamentalmente:

 Libros procesados técnicamente (clasificación y catalogación) por la DGB con su etiqueta del
lomo, su esquinero, su tarjeta de préstamo, su papeleta de devolución y los sellos en los cantos.

 Tarjetas catalográficas de los catálogos de autor, título, materia y topográfico, las cuales vienen
unidas en tiras debido a que se generan en un proceso computarizado.

 Tarjeta para el catálogo de adquisiciones, la cual se encuentra dentro de la obra correspondiente.

 Documento de remisión, en el que se registran todas las obras enviadas.

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 Una hoja de indicaciones respecto a las copias de remisión que firmará el encargado de la
biblioteca.

 Una lista de todas las obras que contiene la siguiente información colocada en columnas: número
de adquisición, clasificación, autor, título, número de volúmenes, número de ejemplares y número
de tarjeta.

Para dar cumplimiento a estas funciones y objetivos se lleva a cabo un proceso que consta de diversas
acciones que las bibliotecas deben realizar en el orden que se determina a continuación:

1. Recepción de la dotación de mantenimiento: verificar que el número de colección corresponda

a la biblioteca.
2. Separación de las tarjetas catalográficas: se ordenan las cajas por el número progresivo y se
extraen las tarjetas catalográficas y la hoja de remisión de la última caja. Se ordenan los bloques
de tarjetas por catálogo de autor, título, materia y topográfico.

3. Asignación de número de adquisición y volumen: se ordenan los libros de acuerdo al orden

de la hoja de remisión y se asigna a cada uno de ellos el número de adquisición y, si es el caso,
de volumen.

4. Asignación de número de ejemplar e intercalación de tarjetas en el catálogo topográfico:

integrar las tarjetas en el catálogo topográfico considerando las anotaciones de número de
ejemplar.

5. Intercalación de las tarjetas en los catálogos públicos: intercalar las tarjetas de acuerdo con
el orden alfabético correspondiente.

6. Incorporación de tarjetas en el catálogo de adquisiciones: incorporar las tarjetas en el

catálogo después de la última tarjeta ya existente, conservando el orden progresivo.

7. Colocación de los libros en la estantería: poner el sello de la biblioteca a cada libro y colocarlos
en la estantería de acuerdo con su signatura topográfica.

Nota: Actualmente, en las dotaciones de mantenimiento o de reforzamiento, ya no llegan tarjetas

catalográficas, solo las hojas de Remisión.

Materiales donados: En ocasiones, existen documentos que han ingresado en la biblioteca a través de
donaciones realizadas por los usuarios de la institución o bien por diversas personas. En estos casos el
bibliotecario ha de ser muy prudente a la hora de aceptar un donativo puesto que se va a encontrar con
una doble dificultad:

Son materiales que no cuentan con proceso técnico o cuentan con uno diferente al habitualmente
utilizado por la DGB.

Son materiales que requieren una atención especial por tratarse, en la mayoría de los casos, de
documentos valiosos o en proceso de descomposición, lo que conlleva un gasto a la hora de su
conservación.

A continuación, se ofrecen una serie de criterios orientadores en los procesos de solicitud y aceptación
de donaciones de libros para las bibliotecas públicas:

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Materiales comprados: En ocasiones la biblioteca pública se verá obligada a adquirir materiales por
medio de compra por diversos motivos, que pueden ir desde necesidades concretas de los usuarios que
no pueden satisfacerse por medio de las dotaciones de mantenimiento hasta la reposición de materiales
perdidos por diversas causas (sustracción, no cumplimiento de la devolución, pérdida o descuido por
parte del usuario, descarte por mal estado, etc.). En este caso el bibliotecario deberá tener en cuenta si
el material que se va a comprar es realmente útil a los usuarios de la biblioteca. Igual, hay que recordar
que este tipo de materiales ingresarán en la biblioteca sin proceso técnico, por lo que sería necesario
procesarlos después de su recepción.

Sistema de adquisición extraordinario

Materiales en canje: El canje interbibliotecario consiste en el intercambio de materiales que interesan

a la biblioteca por diversos motivos con otras bibliotecas y/o instituciones según las políticas establecidas
al respecto. Es importante mencionar que el canje se puede realizar sólo con aquellos materiales que
no cuenten con proceso técnico de la DGB.

3.2 Tratamiento de materiales sin proceso técnico

Los materiales que llegan a la biblioteca por otros medios distintos a las dotaciones de mantenimiento
lo hacen sin proceso técnico. El proceso que debe seguirse con estos materiales, en el caso de que se
vayan a quedar en la biblioteca, se detalla a continuación:

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Selección de libros: Se realiza una selección considerando los criterios descritos para la aceptación de
materiales. Los libros que no son útiles a la biblioteca se guardan en cajas que se pondrán a disposición
de la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas.

Búsqueda en el catálogo: El objetivo es obtener los datos de la catalogación y clasificación

correspondientes, para poder realizar una preparación física a los materiales e incorporarlos a la
colección lo antes posible. Los datos del libro sin proceso técnico que deben cotejarse con el registro
bibliográfico son: autor, título, pie de imprenta, edición, serie, paginación e ISBN. Estos datos deben
coincidir en su totalidad.

En relación con la búsqueda, ésta puede hacerse en el catálogo impreso o en el catálogo en línea
disponible en la página https://dgb.cultura.gob.mx o en la página http://koha.dgb.cultura.gob.mx.

Preparación física

Materiales bibliográficos localizados en el catálogo: En caso de que el material se haya encontrado

en los catálogos, se deberán recuperar los datos catalográficos y su signatura topográfica, para realizar
su preparación física e incorporarlos al acervo de la siguiente manera:

 Se copia en una etiqueta la signatura topográfica que aparece en el lomo del libro ya procesado.
Se anota también el número de ejemplar que corresponde al nuevo libro y el número de tarjeta.
La etiqueta se pega en el lomo a 3 cm del borde inferior y se protege.

 Se copian los datos que aparecen en el esquinero del libro ya procesado en las dos etiquetas
restantes. Se anota también el número de ejemplar que corresponde al nuevo libro. Una de las
etiquetas se adhiere a la tarjeta de préstamo y la otra al esquinero.

 Se aplica pegamento en el borde superior de la papeleta de devolución y se coloca centrada en

la parte superior de la guarda posterior del libro.

 Se anota el número de adquisición al libro, consecutivo al último asignado en el catálogo de

adquisiciones con bolígrafo de tinta negra precedido de una A. en la página que se encuentra
enfrente del reverso de la portada, en el esquinero y en la tarjeta de préstamo.

 Se estampa el sello de la biblioteca en los tres cantos (delantero, superior e inferior) del libro, en
el reverso de la portada y en la página clave (25 o 69). Si el libro tiene menos de 25 páginas se
coloca en la página 5. Si el libro no tiene paginación se contarán las páginas, sin considerar la
guarda y la portada.
 En el reverso de la tarjeta del catálogo topográfico del libro con proceso técnico se anota el
número de adquisición y el número de ejemplar correspondiente a la nueva obra.

 Se copian los datos de la tarjeta del catálogo topográfico en una tarjeta en blanco para el catálogo
de adquisiciones y en ella se anota, debajo de la signatura topográfica y con bolígrafo de tinta
negra, el número de adquisición asignado al libro.

 Se incorporan los libros a la estantería en el lugar que les corresponde topográficamente y las
tarjetas a sus respectivos catálogos.

Nota: En el acervo de consulta no se deberá pegar la papeleta de devolución ni colocar la tarjeta de

préstamo a domicilio, ya que este material no se presta a domicilio.

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Materiales bibliográficos no localizados en el catálogo: Los libros que no se localicen en el catálogo

también deberán ser puestos a disposición de los usuarios de forma inmediata; para facilitar su consulta,
búsqueda y control es necesario realizarles también la preparación física mientras se solicita el proceso
técnico de cada título a la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas. Estos libros contarán
con un número de control, el cual será independiente al del acervo procesado, para realizar su
preparación física e incorporarlos al acervo, se llevan a cabo los siguientes pasos:

1. Se coloca en el libro el sello de la biblioteca en los tres cantos (delantero, superior e inferior), en
la página clave (25 o 69, o en la 5 si tiene menos de 25 páginas) y en el reverso de la portada.

2. En una etiqueta blanca se anota el número de control que corresponda (a cada obra se le asigna
un número progresivo) y se pega en el lomo del libro a 3 cm del borde inferior.

3. Se anotan en el centro del esquinero el nombre del autor, el título del libro y el número de control
que le corresponde.

4. En la tarjeta de préstamo se anotan, en los espacios correspondientes, el nombre del autor y el

título. Se anota también el número de control en el espacio destinado al número de adquisición
(cubriendo con corrector la palabra Adquisición) así como número de ejemplar, en caso de que
lo hubiera.
5. Se pega la papeleta de devolución en la parte superior de la guarda posterior del libro.

6. Posteriormente, los libros se colocan en un estante aparte ordenados progresivamente de

acuerdo con el número de control.

Nota: Cuando se reciban las tarjetas y etiquetas solicitadas se les asignará su número de adquisición
definitivo.

3.3 La intervención de los usuarios en la adquisición de materiales y la canalización de las

peticiones

Sugerencias de los usuarios: Se ha mencionado en diferentes ocasiones que la satisfacción de las

necesidades informativas, formativas y de entretenimiento cultural de los usuarios es el objetivo principal
de la biblioteca pública.

Existen diversos sistemas para conocer las necesidades y expectativas de los usuarios en lo que se
refiere a información y adquisición por parte de la biblioteca.

Sugerencias para mejorar los servicios: Comprenden opiniones respecto a la manera en que se
prestan los servicios en la biblioteca: la atención al público, el horario, la distribución del espacio, los
requisitos para acceder a algún servicio, la orientación proporcionada o los trámites requeridos.

Sugerencias para la adquisición de libros o bibliográficas: Son las peticiones que hace el usuario
para que la biblioteca adquiera ciertos títulos de libros de un tema específico que no se encuentran entre
los que ya posee.

Canalización de las peticiones a la coordinación estatal y a la DGB: El bibliotecario deberá analizar

cada una de las sugerencias para atenderlas, después las registrará y se enviarán a la Coordinación de
la Red Estatal de Bibliotecas Públicas mediante un oficio.

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