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Bloque 6 - Tema 1
Contenido:
1. Introducción.
2. Proceso técnico de los fondos bibliográficos.
3. Registro y sellado.
4. Sistemas antihurto para bibliotecas.
5. Catalogación y clasificación.
6. Bibliografía.
1. INTRODUCCIÓN.
El concepto de gestión de la colección, supone en la actualidad la
realización de distintas tareas, y tiene un enfoque bastante globalizador:
abarca desde la selección y la adquisición, primeras dos tareas
bibliotecarias para la formación de la colección, hasta la evaluación, la
conservación y la cooperación, pasando por el proceso técnico.
La gestión de la colección se lleva a cabo a través del proceso
documental, que es el conjunto de operaciones que afectan al documento,
de forma que a través de la última, la difusión, el documento adquiere la
difusión social que lleva implícita.
Antes de nada señalaremos que todas las actividades que incluye la
gestión de la colección, deben ser cuidadosamente planificadas antes de
su ejecución y que durante esta fase se tendrán muy en cuenta las
características de cada biblioteca, sin olvidar, que el objetivo final de todo
fondo documental es su difusión.
El tratamiento o proceso técnico de los fondos bibliográficos de una
biblioteca es el proceso que se sigue para incorporarlos a los fondos de la
misma, hacerlos utilizables, conservarlos y mantenerlos actualizados. Se
compone de una serie de operaciones en cadena, básicamente iguales
para todo tipo de fondos, pero que difieren en algunos aspectos formales
cuando las características de los materiales así lo requieren.
Las operaciones de entrada conducen a la formación de los depósitos
documentales. La selección es una operación intelectual que consiste en
elegir los documentos que la unidad de información desea adquirir. A los
trabajos de selección se le pueden aplicar las 5 leyes de la biblioteconomía
del bibliotecario indio Ranganathan:
Los libros son para usarse: si gastamos nuestro presupuesto en
adquirir un libro para conservarlo en un lugar reservado sin
posibilidad de uso, resulta antieconómico y antisocial
A cada lector un libro: la finalidad última del bibliotecario es el
servicio, lo más ajustado posible, a las necesidades de los
usuarios. Debe procurar, por tanto, que cada uno de los usuarios
pueda localizar el libro o el tema que le interesa.
Para cada libro su lector: la biblioteca debe ser dinámica, es
decir, debe acudir al encuentro del lector.
Es preciso ahorrar tiempo al lector: un servicio bibliotecario llega
a convertirse en inservible si es demasiado complicado ya que
resulta antieconómico desde el punto de vista del tiempo.
La biblioteca es un organismo en movimiento y que crece: crece
y se modifica porque se va adaptando a las nuevas condiciones.
Una virtud que debe tener toda biblioteca es su adaptabilidad a
las condiciones cambiantes, no debe quedar anclada en el
pasado, debe estar abierta a las innovaciones.
3. REGISTRO Y SELLADO.
Es el último trámite en la adquisición de una obra por parte de la
biblioteca. Una vez recibido el pedido de los fondos se procede a
comprobar su integridad colectiva e individual (recepción y verificación),
así como el estado de los mismos. Realizados estos trámites se conforman
las facturas y en caso de que el examen de estas o de alguno de los
documentos no resulte satisfactorio se debe proceder a la reclamación
inmediata, antes de pasar al siguiente nivel del proceso que sería el
registro y sellado de los documentos, operaciones que completan la
incorporación de fondos.
3.1 Registro.
El registro es una operación administrativa y contable que permite
verificar que los créditos asignados a la compra de libros se han utilizado
efectivamente para ese fin (en algunos países, es obligatorio para las
bibliotecas dependientes de la administración pública). Con él se hace
efectiva la incorporación al fondo y es testimonio de que un documento
forma parte de la colección de la biblioteca. Se comprueba que el libro y
su precio se corresponden con lo pedido y con la factura y se incorpora a
la biblioteca. Antes de hacerlo se debe comprobar si el libro no es
defectuoso. En la factura se pone el mismo número para tramitarla a los
servicios de pago.
De esta manera, podemos decir que registrar es la inscripción de cada
uno de los documentos en el Registro General de Entradas. El registro,
junto con el catálogo topográfico, se usa para los inventarios, ya que él
mismo es un verdadero inventario de fondos de la biblioteca, donde se
registra todo lo que entra en ella y permite además hacer un seguimiento
del estado de los ejemplares y de posibles incidencias y es imprescindible
para realizar estadísticas y para los trabajos de evaluación cuantitativa de
la colección. Registrar es tanto como inventariar. Debe registrarse todo el
material, también las donaciones, indicando el número de registro que
será siempre correlativo (no debe quedar ninguno en blanco y jamás
deben repetirse). Los datos que deben contener los registros son los
necesarios para identificar bibliográficamente y sumariamente la pieza
(autor, título, editor, año), los datos de interés estadístico de acuerdo a la
política bibliotecaria (número de volúmenes y fecha de ingreso) y los
datos relacionados con la adquisición (precio y forma de adquisición).
Dependiendo de las necesidades del centro, se puede utilizar un único
libro de registro para todos los materiales o, por el contrario, diseñar un
libro para cada material. Normalmente, cuando en la colección de la
biblioteca existe diversidad de materiales, por motivos administrativos y
con fines estadísticos, se utiliza un libro de registro para cada tipo de
material, si el proceso es manual. En caso de que este proceso este
automatizado, un único libro de registro para todos los materiales no
supone ningún inconveniente.
3.2 Sellado.
La colocación del sello es la identificación y prueba de los fondos como
propiedad de la biblioteca, el acto por el que se declara formalmente la
propiedad de un libro; en el libro quedará una huella de un sello, en tinta
o en seco, en el que consta el nombre del centro propietario. Tiene su
antecedente en los ex-libris que indicaban el propietario del libro y
normalmente es ovalado o circular.
Aparte de permitir probar la pertenencia de una obra a la biblioteca, el
sellado, ayuda a verificar la paginación y a comprobar los posibles fallos.
A veces sucede que durante la encuadernación los cuadernillos se doblan,
se omiten o están mal impresos, en cuyo caso los materiales deberán ser
devueltos al proveedor, incluso, después de que los hayamos sellado; por
lo tanto, inutilizaremos el sello de la biblioteca, redactaremos una nota
comunicando la incidencia y se lo devolveremos al proveedor para que
proceda al cambio.
El sello debe ser presente pero discreto, debe ser de tamaño pequeño y se
hará con respeto y cuidado (sobre todo cuando se trate de documentos
valiosos) y debe estar en lugares donde resulte imposible arrancarlo sin
mutilar seriamente el documento, pero que no impida su lectura ni
perjudique la conservación de la obra. Se hace con un sello de caucho
para los textos y de cobre para los grabados.
El lugar del sello no está determinado, pero en el material bibliográfico
suele colocarse especialmente en la portada (aunque según Carrión
Gutiez, no debe ponerse nunca aquí, sino en el reverso), pero también en
cantoneras, última página o colofón y algunas páginas intermedias,
siempre sin dañar el material o tapar información. Ciertas bibliotecas
recurren a sellar siempre las mismas páginas como clave de la
pertenencia de un libro a la misma.
Si se trata de ejemplares de cierto valor conviene estampillarlo en el reverso
de la portada. Los mapas, grabados, etc., se sellan en la parte posterior.
Tanto la colocación del código de barras como del sello generan dudas
cuando se trata de materiales no librarios, como los discos ópticos. Al no
existir directrices claras al respecto y dadas sus pequeñas dimensiones,
no se sabe con certeza dónde colocar la pegatina y el sello sin afectar ni al
soporte ni al contenido. Así, el material no bibliográfico se sella en el
marbete o etiqueta; cuando no sea posible, se le adhiere una etiqueta en
la cara posterior, donde se estampa el sello y el número de registro.
Para grabados y obras de especial importancia suelen usarse sellos de
pequeño tamaño. En otros materiales, el sellado depende de su forma
física (solapas, caja, etc.).
El Real Decreto 582/1989 que aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas
del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas, en su artículo 1º dice que
5. CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN.
Una vez realizadas estas tareas administrativas pasamos al tratamiento
técnico propiamente dicho. Los documentos recibidos en una biblioteca
deben catalogarse y clasificarse en el momento de su recepción y antes
de ponerse a disposición del usuario.
La catalogación y clasificación forman parte del llamado análisis
documental, definido por Rosa Garrido como “conjunto de operaciones
que conducen a representar el contenido y forma del documento primario
de modo distinto al original, elaborando el llamado documento secundario
dotado de todos los elementos informativos necesarios que permiten
tanto su identificación como su recuperación”. Por lo tanto, el análisis
documental consta de dos fases: análisis formal y análisis de contenido.
La catalogación se encuadra dentro del análisis formal y la clasificación
dentro del análisis de contenido.
La catalogación comienza con la descripción de cada documento y termina
con la elaboración del catálogo (verdadera memoria de la biblioteca) y se
se define como el proceso de describir los elementos informativos que
permiten identificar un documento y de establecer los puntos de acceso
que van a permitir recuperarlo por el título, autor o materia que se
conocen de antemano, por lo tanto, es el conjunto de operaciones
bibliotecarias necesarias para la descripción completa del documento y va
acompañada de la signatura topográfica. Las operaciones incluyen la
catalogación descriptiva y la catalogación por materias, además de la
determinación del punto de acceso principal y de la asignación de los
encabezamientos secundarios, que nos permitirán recuperarlo por el
título, autor o materia.
El producto obtenido tras la catalogación de un documento es un registro
o asiento catalográfico. Un asiento catalográfico se compone básicamente
de tres partes bien diferenciadas: la descripción bibliográfica, los puntos
de acceso al registro y los datos de localización física.
Los catálogos resultantes de la ordenación de las fichas catalográficas
atenderán a entradas por autores y títulos anónimos, títulos, materias y
diccionarios.
La clasificación es la tarea del análisis de contenido que consiste en
agrupar los materiales por su contenido con objeto de facilitar su situación
y búsqueda, permite la división de documentos en grupos establecidos de
antemano de forma sistemática y se realiza mediante la asignación de un
código que indica la materia del mismo. La clasificación se hará siempre
de acuerdo con un sistema establecido de antemano y permite adjudicar
al libro unas claves que lo identificarán por su pertenencia a una materia o
grupo de materias. Clasificar un documento supone, por tanto, adjudicar a
un documento en función de su contenido intelectual, uno o varios
encabezamientos de materia, extraídos de una lista previamente definida.
6. BIBLIOGRAFÍA.
Manual de biblioteconomía. Luisa Orera Orera (editora). 1ª ed.,
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Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo, por el que se aprueba el
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