Manual de Préstamos.

Biblioteca en Campus

Coordinación de Bibliotecas

Manual de Préstamos.
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Fecha de elaboración Fecha de revisión y autorización

04 de septiembre de 2017 25 de septiembre 2018
Elaboró Revisó Autorizó
Coordinación de Bibliotecas Dirección Académica
Puesto Coordinador de Efectividad
UNID Operativa
Alejandra Castellanos
Nombre Clara Álvarez Rodríguez María José Santillán Zavala
Rodríguez

Firma

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Contenido
Introducción .......................................................................................................... 5
1. Objetivo del Manual ...................................................................................... 6
2. Glosario de términos .................................................................................... 6
3. Préstamo interno y consulta en sala .......................................................... 7
3.1. Proceso de préstamo interno ..........................................................................7
3.2. Papeleta de préstamo interno .........................................................................8

4. Préstamo a domicilio o externo................................................................... 9

4.1. Sistema de Automatización UNID Control de Bibliotecas ...........................9
4.2. Proceso de Préstamo a domicilio ...................................................................9
4.3. Papeleta de préstamo interno / a domicilio ................................................. 10

5. Préstamo Interbibliotecario (CPI) .............................................................. 11

5.1. Proceso Préstamo interbibliotecario. Biblioteca Prestataria............. 12
5.2. Proceso Préstamo Interbibliotecario. Biblioteca Solicitante ............. 12
5.3. Papeletas CPI............................................................................................ 13
6. Bibliografía ................................................................................................... 14

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MISIÓN

Promover la formación integral de personas, ofreciéndoles una

educación de calidad, con experiencias laborales y formativas que
les convierta en profesionales competitivos y socialmente
responsables.

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Introducción

La razón de ser de la biblioteca académica es proporcionar servicios bibliotecarios y de

información a sus usuarios (CONPAB-IES, 2012). Dentro de los servicios que la
Universidad Interamericana para el Desarrollo (UNID) brinda a su comunidad, se
encuentra el préstamo bibliotecario.

Este servicio se ofrece en tres modalidades, el préstamo interno o en sala, el préstamo

externo o a domicilio y el préstamo interbibliotecario.

Este Manual tiene como finalidad conocer los tipos de préstamos, las papeletas que se
utilizarán de acuerdo al tipo de préstamo (como respaldo), así como el proceso que se
lleva a cabo el para realizar el mismo.

La importancia de este documento es la determinación del proceso en todos los campus,

ya que es un medio para controlar de forma segura el acervo y se evite la pérdida del
mismo, y de esta manera, se dé el cumplimiento del resguardo del material físico que
es un apoyo para el desarrollo académico de nuestra comunidad.

También tiene como fin, agilizar el servicio de préstamo a los usuarios, generar reportes
de estadísticas confiables, facilitar el proceso a los encargados de biblioteca y mejorar
el servicio general de las Bibliotecas en Campus de la UNID.

Los procesos presentados en este Manual se pueden llevar a cabo en dos modalidades,
usando papeletas o registrando directamente en el Sistema de Automatización, el
encargado de biblioteca, elegirá el que mejor le funcione de acuerdo a las características
de su campus, sin embargo, los préstamos siempre deberán ser registrados en el
Sistema de Automatización UNID Control de Bibliotecas (SA-UNID-CB).

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1. Objetivo del Manual

El objetivo del presente Manual es proveer el proceso que normaliza el servicio de
préstamo que se efectúan las bibliotecas, entre ellos, a domicilio, interno, e
interbibliotecario.

Este proceso nos dará un mejor manejo y control de los materiales que salen de las
bibliotecas, detectando qué usuario se encuentra consultando cierto material, y en qué
tipo de préstamo se dio el servicio.

2. Glosario de términos
Préstamo bibliotecario. Es el proceso que permite al usuario hacer uso de los
materiales documentales existentes en el acervo. Tiene tres modalidades: en sala o
interno, a domicilio o externo e interbibliotecario.

Préstamo interno. Es la utilización de los materiales por los usuarios, exclusivamente

en la sala de lectura de la biblioteca, por lo que el material no sale de la biblioteca o de
la institución.

Préstamo a domicilio. Consiste en la autorización que se da a los usuarios para llevar

materiales fuera de la biblioteca o de la institución, bajo las normas establecidas en el
reglamento de biblioteca.

Préstamo interbibliotecario. Sistema de préstamo por el que cualquier biblioteca con

convenio, puede solicitar otro documento que no se encuentre entre sus fondos, para
responder a la demanda de un usuario. Es el intercambio entre bibliotecas de sus
fondos.

Papeleta de préstamo. Forma pequeña de papel con la que se solicita y se acredita el

préstamo bibliotecario.

Servicios. Son los servicios que la biblioteca ofrece y tiene disponibles para su
comunidad. Estas actividades son personalizadas, siendo su objetivo facilitar los
materiales documentales a sus usuarios

Usuarios. Es la persona que hace uso de la biblioteca para satisfacer sus necesidades
de información, utilizando los servicios bibliotecarios que ésta ofrece. Se dividen en
usuarios reales y usuarios potenciales.

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3. Préstamo interno y consulta en sala

Es el servicio mediante el cual todos los usuarios pueden hacer uso dentro de la
biblioteca de los materiales documentales existentes en el acervo sin mayor restricción
que la de ser utilizados dentro de las instalaciones. Todas las colecciones pueden ser
consultadas bajo esta modalidad de préstamo.

3.1. Proceso de préstamo interno

Las Bibliotecas en Campus de la Universidad Interamericana para el Desarrollo, ofrecen
su acervo a la comunidad en estantería abierta, es decir el usuario tiene la libertad de
coger los materiales que le sean necesarios para su cubrir sus necesidades de
información.

Para este tipo de préstamo, se presenta la siguiente información:

Proceso 1. Consulta en Sala

1. El usuario consulta los materiales que le son necesarios en sala

2. El usuario deja los materiales en el lugar indicado: una mesa, un carrito
3. El encargado de biblioteca intercala los materiales nuevamente a la estantería
4. El encargado de biblioteca registra el número los materiales que intercaló, para
fundamentar las estadísticas de consulta (Formato Excel).

Proceso 2. Con papeleta

1. El usuario solicita los materiales para una consulta fuera de biblioteca, pero
dentro de la institución
2. El encargado de biblioteca, facilita la papeleta al usuario para que éste la llene
con sus datos, y demás requerimientos**
3. El usuario entrega la papeleta más su credencial y se lleva el material, el cual
debe devolver en las horas estipuladas por el encargado de biblioteca
4. Los usuarios docentes deberán entregar la papeleta más una identificación
oficial: INE, Licencia de conducir, etc.
5. El usuario regresa el material al bibliotecario
6. Se devuelve la credencial al usuario
7. La papeleta se queda como evidencia del préstamo

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8. El encargado de biblioteca registra estos préstamos en el Sistema de

Automatización UNID Control de Biblioteca, (SA-UNID-CB), sumando al nombre
del usuario las letras PI (Préstamo interno) como lo muestra la imagen:

Proceso 3. Registro en el Sistema de Automatización UNID-CB

1. El usuario solicita los materiales para una consulta fuera de biblioteca, pero
dentro de la institución
2. El encargado de biblioteca solicita la credencial* y registra el préstamo en el
SA-UNID-CB, sumando al nombre del usuario las letras PI (Préstamo interno)
3. El usuario se lleva el material, el cual debe devolver en las horas estipuladas por
el encargado de biblioteca
4. Los usuarios docentes deberán entregar una identificación oficial*: INE, Licencia
de conducir, etc.
5. El usuario regresa el material al bibliotecario
6. Se devuelve la credencial al usuario

*La solicitud de la credencial es obligatoria, sin excepciones.

**El usuario es quien deberá llenar la papeleta, en su caso

3.2. Papeleta de préstamo interno

Las papeletas son formas personalizadas que contienen datos del usuario que necesita
en préstamo un texto, así como los datos del libro solicitado. Estas papeletas son una
forma de control para identificar al usuario y al libro prestado. También son fundamento
para el cobro de multas por retraso de entrega de materiales.

Este formato se debe utilizar para los préstamos internos, por ejemplo, para salón de
clases, para fotocopiar, lectura fuera de la sala, etc. La diferencia del préstamo externo,
es que el material se presta solo por horas y el usuario deberá entregar ese mismo día.

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Las papeletas deberán replicarse (ya sea en fotocopia y recortarlas o solicitar un talonario
impreso) cada cuatrimestre de acuerdo al número aproximado de préstamos que cada
campus realiza y tenerlas preparadas para que los estudiantes hagan uso de ellas.

4. Préstamo a domicilio o externo

Mediante el servicio de préstamo externo se autoriza a los usuarios para llevar a su casa
los materiales. Es un servicio exclusivo para los usuarios internos, por el cual, la mayoría
de las obras del acervo de la biblioteca pueden ser obtenidas en préstamo para su
consulta fuera de las instalaciones de la biblioteca.

4.1. Sistema de Automatización UNID Control de

Bibliotecas
En la UNID se hace uso del Sistema de Automatización UNID-CB. Éste se encuentra en
el portal Red UNID, y los Asesores Pedagógicos tienen acceso únicamente a 4 módulos
por medio de un usuario y clave asignado a su Campus.

El módulo de préstamos, nos permite llevar el control de este servicio, así podemos
saber quién tiene el material, qué material, la fecha de su devolución, o si ha generado
una multa por retraso de entrega.

4.2. Proceso de Préstamo a domicilio

El proceso del registro de este préstamo, se encuentra estipulado en el Módulo
Préstamos, y se deberá consultar el Manual de Uso: Sistema de Automatización UNID
Control de Biblioteca que se encuentra en la sección Manuales Internos, de la Biblioteca
Digital, albergada en el portal Red UNID.

El proceso general es de esta manera:

Proceso 1. Con papeletas

1. El usuario solicita los materiales para Préstamo a Domicilio

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2. El encargado de biblioteca, facilita la papeleta al usuario para que éste la llene

con sus datos, y demás requerimientos**
3. El usuario regresa la papeleta más su credencial y se lleva el material, el cual
debe devolver en el día estipulado por el SA-UNID-CB
4. Los usuarios docentes deberán entregar la papeleta más una identificación
oficial: INE, Licencia de conducir, etc.
5. El usuario regresa el material al bibliotecario
6. Se devuelve la credencial al usuario
7. La papeleta se queda como evidencia del préstamo
8. El encargado de biblioteca registra estos préstamos en el SA-UNID-CB,
sumando al nombre del usuario las letras PD (Préstamo Domicilio) como lo
muestra la imagen:

Proceso 2. Registro en el Sistema de Automatización UNID-CB

1. El usuario solicita los materiales para Préstamo a Domicilio

2. El encargado de biblioteca solicita la credencial* y registra el préstamo en el
SA-UNID-CB, sumando al nombre del usuario las letras PD (Préstamo
Domicilio)
3. El usuario se lleva el material, el cual debe devolver en el día estipulado por el
SA-UNID-CB
4. Los usuarios docentes deberán entregar una identificación oficial*: INE, Licencia
de conducir, etc.
5. El usuario regresa el material al bibliotecario
6. Se devuelve la credencial al usuario

*La solicitud de la credencial es obligatoria, sin excepciones.

**El usuario es quien deberá llenar la papeleta, en su caso

4.3. Papeleta de préstamo interno / a domicilio

El uso de esta papeleta dependerá de cada Biblioteca en Campus. Ya sea por eficiencia,
por dar un servicio más rápido, por tener el respaldo, etc. Sin embargo, para que se
vean reflejados estos préstamos en los reportes, deberán ser registrados en el Sistema
de Automatización UNID-CB

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5. Préstamo Interbibliotecario (CPI)

El préstamo interbibliotecario es un tipo especial de préstamo que se realiza
eventualmente entre bibliotecas y consiste en la posibilidad de compartir en forma
equitativa el uso de los distintos acervos bibliográficos.

La biblioteca deberá establecer comunicación escrita o por correo con las bibliotecas
cuyos acervos sean de interés para la propia. Esta comunicación se realiza mediante el
documento denominado convenio interbibliotecario, donde la biblioteca que solicita
establecer el convenio da a conocer las firmas autorizadas del o los bibliotecarios que
pueden firmar las solicitudes, así como el sello de la institución. También se establece
la normatividad para este servicio, que son los reglamentos o políticas de la institución.

En caso de que la biblioteca prestataria acepte el convenio, deberá a su vez devolver la

aceptación reportando sus propias firmas, sellos de biblioteca y reglamento del servicio
interbibliotecario o de su biblioteca.

Cabe mencionar que cada biblioteca tiene su propio proceso de préstamo, el

bibliotecario solicitante deberá conocerlo para informar a sus usuarios y hacer el trámite
en tiempo y forma

En el préstamo interbibliotecario la responsabilidad del cuidado de los materiales recae

en la biblioteca solicitante, pues es ella la que avala la solicitud, aunque para nuestra
biblioteca sea el usuario como el destinatario final.

Es de suma importancia, saber que en el Préstamo Interibibliotecario, solo involucra los

materiales físicos de cada Campus, ya que, por cuestiones legales, donde interviene la
Ley Federal de Derechos de Autor y los contratos de las plataformas que integran la
BDU, no se puede compartir con terceros los e-books que contiene cada plataforma.

Sin embargo, la BDU brinda hipervínculos con Bibliotecas y Revistas de acceso libre
que pueden ser consultadas sin ninguna restricción.

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5.1. Proceso Préstamo interbibliotecario. Biblioteca

Prestataria
La participación de las Bibliotecas en Campus de la UNID, es la de facilitar documentos
a otras bibliotecas con las que se tiene el Convenio de Préstamo Interbibliotecario (CPI)
establecido.

Para que los usuarios con CPI puedan acceder al acervo de las Bibliotecas en Campus
se deben cumplir ciertos procedimientos previos:

1. El Bibliotecario o usuario solicitante establecerá comunicación personal, vía

telefónica, e-mail, para conocer sobre las obras de su interés y saber si están en
posibilidad de préstamo y reserva el material. En caso de que no pueda prestarse,
explicar las razones.
2. El Bibliotecario verifica que se tiene el CPI vigente
3. El usuario presenta 3 papeletas de préstamo interbibliotecario requisitadas al
bibliotecario prestatario, quién deberá constatar que es la papeleta, el sello y las
firmas notificadas en el CPI
4. El bibliotecario revisa el material frente al usuario y hace la entrega
5. El bibliotecario sellará y pondrá la fecha de devolución a las papeletas, de acuerdo
al Reglamento de Biblioteca, conservando la papeleta original y hace entrega de los
dos restantes al usuario solicitante
6. El bibliotecario recibe los materiales en la fecha de devolución, revisa que se
encuentren en buen estado los materiales
7. El bibliotecario procede a colocar el sello de entregado a las papeletas y se las
entrega al usuario solicitante

5.2. Proceso Préstamo Interbibliotecario. Biblioteca

Solicitante
La participación de las Bibliotecas en Campus de la UNID, es la de solicitar documentos
a otras bibliotecas, de tal manera que complemente sus necesidades documentales con
aquellos materiales que no se encuentran en su acervo bibliográfico.

Para que los usuarios puedan acceder a los acervos de otras bibliotecas, se deben
cumplir ciertos procedimientos previos:

1. El bibliotecario o el usuario deben averiguar si alguna biblioteca con la que se tiene

convenio cuenta con la obra de interés, preguntando vía telefónica, por e-mail,
personalmente, o consultando el catálogo digital si fuera el caso, si la obra puede
prestarse y la reserva para acudir a recogerla.
2. El bibliotecario requisita original y 2 copias de la papeleta de préstamo
interbibliotecario, las sella y las firma, y las entrega al usuario.

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3. El usuario acude con las formas al mostrador de préstamo de la biblioteca prestataria

a recoger el libro, donde se lo entregan y anotarán en las papeletas la fecha de
devolución; la biblioteca conserva el original y entrega las 2 copias al usuario.
4. De regreso en su institución, el usuario se queda con la segunda copia y deberá
estar pendiente de la fecha de devolución
5. El usuario entrega la tercera copia al bibliotecario, quién también deberá estar
pendiente de recordar al usuario la fecha en que debe devolver el material.
6. Cuando está por vencer la fecha de devolución (un día antes), el bibliotecario
entrega al usuario la copia de la papeleta y le recuerda la fecha en que debe acudir
a devolver la obra, también, con su respectiva papeleta.
7. El usuario se presenta en la biblioteca prestataria a devolver el material, donde le
sellarán las 2 copias con un sello de "devuelto" o "entregado".
8. El usuario devuelve las papeletas al bibliotecario de su institución, para el registro
estadístico y deslinde de responsabilidades

5.3. Papeletas CPI

Para que se lleve a cabo el proceso de Préstamo Interbibliotecario, se hace uso de las
papeletas, éstas son necesarias para iniciar y establecer el registro y control de este
servicio. De esta manera, se reconoce qué material se prestó, se identifica al usuario, y
se tiene el dato de la institución con la que se estableció el Convenio. La papeleta aplica
solo para el préstamo físico.

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6. Bibliografía
MINISTERIO DE EDUCACIÓN (s/f). Manual de procedimientos para bibliotecas:
guía de redacción. E- prints in library & information science. Recuperado de:

http://eprints.rclis.org/16825/1/guia_redaccion_manual.pdf [Consulta: 05 de
septiembre de 2018].

Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior e investigación.

(2012). México: Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las
Instituciones de Educación Superior (CONPAB-IES). Recuperado de:

http://www.conpab.org.mx/librosVersionHtml/pdf/Normas.pdf

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONÓMA DE MÉXICO. (s/f). Biblioteca DGIRE.

México: UNAM. Recuperado de:

http://www.dgire.unam.mx/contenido_wp/bibliotecas/ [Consulta: 05 de septiembre

de 2018].

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