La Paz,

Bolivia
2018
U.M.S.A. Manual de
procedimientos
de la Biblioteca
de Derecho
 Título Selección del material para la compra

Definición del Seleccionar el material correcto para los lectores de la biblioteca. Una vez determinado el material,
procedimiento ordenar el material por prioridades

Objetivo
Elaborar una lista de materiales requeridos que sirva para determinar las prioridades para la compra y así
optimizar el presupuesto disponible

1. Consultar a los docentes de cada área

Método operativo 2. Considerar las necesidades curriculares de cada materia y consultar el Proyecto Educativo del año en
curso.
3. Evaluar las necesidades de los alumnos y usuarios, mediante estadísticas o encuestas
4. Consultar catálogos de editoriales para conocer novedades y existencias
5. Elaborar un listado de las obras deseadas
6. Ordenar ese material por orden de prioridades

Responsable a
Bibliotecarios
cargo

Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Adquisición (COMPRA)
Se trata de un procedimiento administrativo en el cual intervienen operaciones presupuestarias y
Definición del
monetarias. Debe ajustarse a la política general de la universidad sobre: disponibilidad de dinero,
procedimiento
elaboración de presupuestos, formas de pago, etc.
Incorporar nuevos documentos al fondo bibliográfico especializado de la biblioteca mediante la compra
Objetivo de material para la universidad, para mantenerlo actualizado y satisfacer las necesidades de alumnos y
docentes.

1. Consultar el listado elaborado en el procedimiento de selección

2. Consultar los fondos monetarios disponibles para la compra en la asociación cooperadora de la
universidad.
Método operativo 3. Consultar otros fondos monetarios disponibles para tal efecto
4. Actualizar convenios con las diferentes entidades disponibles y/u otras posibilidades de obtener
descuentos en las compras
5. Considerar distintos presupuestos en distintas librerías y editoriales
6. Efectivizar la compra
7. Revisar si el material recibido coincide con el solicitado
8. Revisar la integridad de cada documento
9. Pasar a sellado e inventariado

Responsable a
Bibliotecarios
cargo
Histórico de Realizó: Fecha:
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Adquisición (DONACIONES de organismos estatales)

Definición del
Incorporación al fondo de las donaciones periódicas que realiza el Ministerio de Educación y/u otros
procedimiento
organismos estatales educativos.

Objetivo Acrecentar el fondo bibliográfico de la universidad según las necesidades de los alumnos y docentes.

1. Revisar el material recibido con las listas correspondientes

2. Revisar la integridad de cada documento
Método operativo 3. Seleccionar cuatro ejemplares de cada documento para ser ingresado. El resto reservar en
depósitos.
4. Pasar a sellado e inventariado

Responsable a
Bibliotecarios
cargo

Histórico de Realizó: Fecha:

Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Adquisición (DONACIONES de particulares)
Definición del
procedimiento Incorporación al fondo de las donaciones realizadas por particulares

Acrecentar el fondo bibliográfico según las necesidades de los alumnos y

Objetivo
docentes.
1. Informar al donante de la política de recepción de donaciones.
Método 2. Una vez aceptado el material, revisar la integridad de cada documento
operativo 3. Pasar a sellado e inventariado
4. 4. Enviar una nota de agradecimiento para el donante.

Responsable a
Bibliotecarios
cargo
Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Descarte
Definición del
Consiste en la selección negativa y posterior descarte de material bibliográfico que no es útil a la
procedimiento
biblioteca.

Objetivo Mantener un fondo bibliográfico útil y actualizado a las necesidades de los usuarios
1. Una vez al año, y antes de la compra de nuevos ejemplares, realizar un relevamiento de las
existencias de la biblioteca (inventario)
2. Separar de la biblioteca aquellos ejemplares que ya no son de utilidad a la misma, observando la
siguiente política:
a. Ejemplares deteriorados o con paginas faltantes
b. Ejemplares desactualizados que no son de utilidad a la Biblioteca ni el currículo universitario.
Método operativo c. Ejemplares repetidos en más de cuatro unidades que no son consultados con asiduidad por
los usuarios
3. Retirar el material de los estantes y ordenarlos en cajas, cada cual con su propio listado.
4. Dar de baja la existencia en el libro de inventario
5. Quitar los ejemplares correspondientes en la base de datos bibliográfica.
6. 6. Disponer el material para ser donado a otras biblioteca (populares, escolares, de centros
culturales, etc.)

Responsable a cargo Bibliotecarios

Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Sellado
Definición del Se identifica el material como patrimonio de la biblioteca y de la escuela, para luego ser registrado.
procedimiento

Objetivo Identificar formalmente el patrimonio bibliográfico de la biblioteca

Libros / Monografías
1. Sellar los ejemplares con el sello identificatorio de la Biblioteca: en la portada, colofón, en el interior del
libro en paginación impar terminada en 3, cada ejemplar deberá contar con al menos 6 sellos.
2. Colocar en la contraportada un sello técnico con espacio en blanco para: Fecha de ingreso; Número
de inventario; Signatura topográfica
3. Pasar a Inventariado
Revistas / Publicaciones seriadas
Método operativo 1. Sellar los ejemplares en tapa y páginas internas impares terminada en 3
2. No se realiza inventario salvo que los ejemplares estén encuadernados
3. Pasar a Clasificación y Catalogación Analítica de contenidos
Otros materiales
1. Materiales especiales o medios múltiples (discos, casettes, películas, diapositivas, láminas, mapas,
planos, fotografías y videos), colocar el sello en tapas, esquinas y/u otro espacio que no entorpezca la
lectura o reproducción del material.
2. Pasar a Clasificación
Responsable a
Bibliotecarios
cargo
Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Inventariado
Definición del Se incorpora el material al patrimonio de la biblioteca y de la universidad. Se registra item por item en un libro
administrativo foliado, ya que se trata de patrimonio público.
procedimiento

Objetivo Registrar administrativamente el patrimonio bibliográfico de la biblioteca

Libros / Monografías
1. Registrar cada ejemplar con un número único y correlativo en la planilla de inventario. Sus columnas deberán
observar las áreas de descripción bibliográfica de las ISBD5
2. Anotar el número otorgado y fecha en el sello técnico colocado en la contraportada del ejemplar.
3. Finalizada cada página de la planilla, imprimir una copia, foliarla, sellarla y anillarla en una carpeta junto a páginas
anteriores.
Método operativo 4. Pasar a Clasificación
Revistas / Publicaciones seriadas
1. No se realiza inventario salvo que los ejemplares estén encuadernados
2. Pasar a Clasificación y Catalogación Analítica de contenidos
Otros materiales
1. Para el ingreso de materiales especiales o medios múltiples (discos, casettes, películas, diapositivas, láminas, mapas,
planos, fotografías y videos), usar el KOHA
2. Pasar a Clasificación

Responsable a cargo Bibliotecarios

Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Clasificación
Clasificar es una forma de descripción del contenido de un documento; se identifica al tema principal mediante un código de
Definición del signos previamente establecido, normalmente numérico o alfanumérico, fijo y no ambiguo, que pertenece a un sistema ordenado
procedimiento de clase y subclases. La CDU es una clasificación general que abarca todas las ramas del saber y ha sido adoptada por los cinco
continentes. La CDU pone a disposición del maestro bibliotecario dos tablas auxiliares cuyos símbolos agregados a los principales o
a otros auxiliares permiten concretar una clasificación más atinada.
Agrupar el fondo documental en grandes campos temáticos • Establecer un lugar físico en los estantes para cada documento •

Objetivos Relacionar los contenidos generales con otros más específicos y viceversa • Permitir el acceso del usuario a los materiales a partir
de un tema • Dar a conocer todo el material sobre el área del conocimiento que posee la biblioteca

1. Identificar con claridad la temática del documento. Para ello es necesaria la lectura del prólogo, índices, comentarios de tapas
y contratapas y por la lectura del artículo en las publicaciones periódicas 2. Relacionar el tema de la obra con el sistema de CDU
a efectos de encontrar la notación correspondiente. 3. Relacionar el contenido con otros ejemplares que la biblioteca posee y
con los intereses de los usuarios 4. Mantener la uniformidad de criterio ante diferentes alternativas propuestas por el sistema 5. Si
Método operativo
una obra trata varios asuntos pero que responden a un tema general, se optará por el número de clasificación correspondiente al
tema general. 6. Si la obra contiene varios temas diferentes entre sí, se clasificará por el más importante o por el que pueda ser
más buscado 7. Una vez que se determine la signatura de clase se debe escribir en el sello de inventario del libro. 8. Completar
con la signatura de clase en Aguapey. 9. Pasar a catalogación
Responsable
Bibliotecarios
a cargo
Histórico de Realizó: Fecha:
modificacion Revisó: Fecha:
Aprobó: Fecha:
es
 Catalogación
Título
Definición del Descripción formal de los documentos, generando los puntos de acceso para su disponibilidad a los usuarios

procedimiento
Objetivos Describir formalmente los documentos, observando las reglas de catalogación • Generar puntos de acceso a los
mismos, a fin de disponerlos en uno o más catálogos
Método operativo Libros / Monografías
1. Utilizando el KOHA se ingresan los items en los campos requeridos
2. La descripción de todos los documentos incluye información fundamental acerca de la obra: autor, título,
lugar de edición, editorial, año de publicación, cantidad de páginas, si se trata de un libro y otros datos que
quiera registrar, según la última edición de las Reglas de Catalogación Angloamericanas.
3. Obtener los datos de la portada y de la contraportada, y se recomienda revisar todo el documento.
4. Cargar los datos del documento en el KOHA el mismo utiliza un lenguaje informático normalizado.
5. Realizar una copia de seguridad del catálogo. Esto significa, hacer un backup cada 15 días (se guarda la
base de datos en un CD o un Pendrive), y consignar fecha y la hora en que se grabó la copia de seguridad.
6. Pasar a Rotulado
Revistas / Publicaciones seriadas
1. Utilizando el KOHA, se realiza una catalogación analítica por nota / capítulo / contenido relevante de cada
ejemplar.
2. Pasar a Almacenamiento
Otros materiales
1. Se registran sus datos formales observando las AACR2 en el KOHA
2. 2. Pasar a Almacenamiento

Responsable a cargo Bibliotecarios

Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Rotulado y Almacenamiento
Definición del Consiste en asignar una signatura topográfica al documento, asentándola en el mismo,
procedimiento para ser ubicado finalmente en un lugar inequívoco de un estante en la Biblioteca.

Objetivos Ubicar el material en los estantes de manera inequívoca, haciendo accesible cada
documento a los usuarios y al control de los bibliotecarios.
Método operativo 1. Copiar la signatura topográfica en etiquetas autoadhesivas de 3 x 2 cm y pegarlas
en la parte inferior del lomo del libro, asegurándola con cinta contacto
transparente.
2. La signatura topográfica se forma de la siguiente manera:
a. Signatura de clase (CDU)
b. Signatura librística: tres primeras letras del autor o título, según corresponda.
c. Número de inventario
3. 3. Pasar a preparación para el préstamo
Responsable a cargo Bibliotecarios
Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 Título Preparación para el Préstamo
Definición del Consiste preparar el material para la circulación, controlando su préstamo y devolución

procedimiento
Poner el material a disponibilidad de los usuarios, para préstamos en sala, aula o domicilio.
Objetivos

1. UNIVERSITARIOS
a. Cedula de identidad
b. Matrícula universitaria original y vigente
2. EGRESADOS
a. Cedula de identidad
b. Certificado de conclusión de estudios (fotocopia)
Método operativo 3. DOCENTES
a. Cedula de identidad
b. Papeleta de pago último mes
4. ABOGADOS
a. Cedula de identidad
b. Credencial de registro profesional

Responsable a cargo Bibliotecarios

Realizó: Fecha:
Histórico de
Revisó: Fecha:
modificaciones Aprobó: Fecha:
 1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Código de la entidad publica
Denominación de la entidad
IDENTIFICACION DEL PROCESO
Modalidad de contratación
Nro. De la contratación
Nro. De convenio
Código interno de la entidad
Objeto de la contratación
1. RECEPCION DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS GENERALES Y DE CONSULTORIA
Nro. De contrato
Fecha de firma de contrato
Nombre o razón social de la empresa contratada

Descripción del bien, obra o servicio objeto del contrato

Estado de la recepción
Cantidad de libros solicitada
Títulos o autores de libros solicitada
Cantidad de libros recepcionada
Título o autores de libros recepcionada
1. CONFORMACIÓN DE LA COMISIÓN DE RECEPCIÓN
# de carnet de identidad
Nombre completo
Cargo de la entidad
Cargo en la comisión
1. PERSONAL CLAVE DE LA EMPRESA QUE EJECUTO EL SERVICIO
Nro. De contrato en el que participo
Carnet de identidad
Nombre completo
Cargo en la ejecución de la contratación

1. DATOS DEL RESPONSABLE DE BRINDAR LA INFORMACIÓN Y DEL ENVIÓ DEL FORMULARIO

Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (S)
Cargo en la entidad
Fecha de envió de formulario
Medio de envió
GRACIAS