Manual Procesos Procedimientos Biblioteca

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
BIBLIOTECA
NOMBRE: John Elicer Garzn Maldonado
NOMBRE: Sara Teresa Sandoval Gmez
NOMBRE: Eric de Wasseige
CARGO: Director de Biblioteca
CARGO: Coordinador de Calidad
CARGO: Vicerrector Administrativo
FECHA: 09/09/2013
FECHA: 09/09/2013
FECHA: 09/09/2013
ELABORO
REVISO
APROBO
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1.
1.1
GENERALIDADES
INTRODUCCION
1.2
OBJETIVO DEL MANUAL:

El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripcin de actividades y tareas que deben
seguirse en la realizacin de las funciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia. La
elaboracin del manual es de suma importancia para la optimizacin de la organizacin interna de la dependencia dentro de
la universidad, para que las actividades realizadas tengan un mtodo previamente establecido.
Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios tcnicos, con metodologas
unificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participacin de los funcionarios de la dependencia. El
establecimiento y estandarizacin de procedimientos hace ms viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente
sealadas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y as asegurar que cada
paso est bien hecho antes de continuar con el siguiente.
1.3
ALCANCE DEL PROCESO:

Aplica para los procesos tcnicos de desarrollo de colecciones y servicios al usuario de la Universidad La Gran Colombia en
la Ciudad de Bogot D.C.
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PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS TECNICOS:
2.1
DESARROLLO DE COLECCIONES Y PROCESOS TECNICOS:
2.1.1 SELECCIN Y ADQUISICION:
La seleccin y adquisicin supone un constante estudio de la coleccin bibliogrfica, que permita crear alertas sobre la
oferta del mercado editorial a las diferentes dependencias acadmicas y administrativas de la universidad a fin de mantener
y motivar la participacin de todas las entidades involucradas en este proceso para el desarrollo de la coleccin.
El desarrollo de la coleccin obliga a definir, con criterios amplios, qu tipo de coleccin se desea tener (actual, equilibrada
en gneros, con temas que ofrezcan enfoques y puntos de vista tan plurales como los de nuestra sociedad) porque si sta es
de calidad se mejora la imagen de la biblioteca. Ello requiere un buen conocimiento del mercado editorial, de las fuentes de
informacin a las que recurrir y de las necesidades singulares de quienes usarn las colecciones bibliogrficas.
Se asume que la seleccin de material bibliogrfico incluye todos los soporte fsicos y de acceso en lnea que la biblioteca
tenga en consideracin para integrarlos a la coleccin, de manera se contempla por ejemplo: Publicaciones peridicas,
material impreso monogrfico, recursos electrnicos, bases de datos, etc.
Este procedimiento para seleccin y adquisicin por compra de material bibliogrfico exige una inter-relacin con
diferentes reas de la misma universidad y con otras ajenas a ella; todas estas dependencias son responsables de una parte
importante dentro del procedimiento, por lo cual es de vital importancia sostener los mejores canales de comunicacin para
lograr un flujo de trabajo ideal; al igual que se debe aclarar que es parte del proceso realizar el seguimiento y solicitar
informacin de las operaciones que estas otras entidades realizan a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos al final
del mismo proceso.
Una seleccin de material bibliogrfico en forma equivocada, se convierte en una prdida de recursos econmicos,
humanos, materiales y de tiempo en las tareas de seleccin, adquisicin y procesamiento.
En general, los objetivos de la seleccin y adquisicin son:
- Formar y actualizar una coleccin bibliogrfica que satisfaga las necesidades de informacin de los usuarios con
base en los planes y programas de docencia, investigacin y difusin de la cultura.
- Analizar las solicitudes de compra presentadas por las diferentes reas de la Universidad a fin de iniciar su
respectiva compra.
- Analizar los ttulos ofrecidos a la Biblioteca en calidad de canje o donacin realizados, para determinar la
conveniencia de ser integrados a la coleccin.
- Optimizar la distribucin del presupuesto asignado a las diferentes dependencias de la Universidad con destino a
la compra de material bibliogrfico.
- Mantener los mejores canales de comunicacin y relaciones con las diferentes entidades involucradas en el
proceso de desarrollo de colecciones, tales como proveedores, dependencias acadmicas y administrativas de la
Universidad, Donantes, centros de canje, etc.
- Verificar el cumplimiento del debido despacho de las rdenes de compra hechas a los proveedores y asegurar la
inclusin de este material comprado a la coleccin de la biblioteca.
Este proceso se extiende desde la recepcin de las peticiones de compra realizadas por los diferentes fondos hasta la entrega
del material despachado por los proveedores a la unidad de procesos tcnicos e inventario de la biblioteca con la generacin
del respectivo informe de la peticin terminada y listas de distribucin.
El proceso de seleccin y adquisicin tiene cuatro etapas bsicas:
-
Registro de las peticiones y recoleccin de soportes para la evaluacin.

Evaluacin y toma de decisiones.
Recepcin del material con orden de compra e ingreso a la coleccin.
2.1.2 POLITICAS DE ADQUISICIONES:

A continuacin se describe en general los elementos ms relevantes de las polticas de seleccin y adquisicin de material
bibliogrfico, sin embargo, para ver en detalle la parametrizacin del proceso y la aplicacin al sistema automatizado.
La biblioteca adquiere materiales en las siguientes modalidades:
- Compra
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-
Canje
Produccin institucional y depsito legal
Donacin y legado
Deposito (aunque oficialmente la biblioteca no es depositaria de institucin alguna a la fecha)
Ante una lista de seleccin de compra o cualquier otra forma de adquisicin de debe tener en cuenta los siguientes
criterios:
a. Las necesidades de informacin que se atienden de los planes y programas acadmicos.
b. La comunidad a la que se proporcionan dichos servicios.
c. Las reas del conocimiento que abarcan el acervo.
d. Las prioridades y limitaciones generales que rigen la seleccin y adquisicin.
Grado de apoyo que se otorga a la bibliografa bsica y complementaria.

Perodos cronolgicos para realizar la seleccin y adquisicin.
Nmero de ejemplares a solicitar.
Idiomas incluidos o excluidos de la coleccin.
Formatos de material bibliogrfico incluidos o excluidos de la coleccin.
Criterio del personal encargado de realizar las tareas de seleccin.
Reglamento o polticas de la Institucin.
Fuentes bibliogrficas para realizar la seleccin.
Las listas bibliogrficas bsicas de las dependencias acadmicas y administrativas.
Presupuesto.
Belleza y calidad de estilo de la obra.
2.1.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No
RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
TCNICO DE
ADQUISICIONES
TCNICO DE
ADQUISICIONES
TCNICO DE
ADQUISICIONES
COMIT DE
BIBLIOTECA
JEFE DE
BIBLIOTECA
TCNICO DE
ADQUISICIONES
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
REGISTRO DE PETICION Y RECOLECCIN DE INFORMACIN PARA SU VALORACIN

Se recibe y radica la peticin enviada por el fondo en el "formato para la solicitud de compra de recursos
bibliogrficos".
=SI NO= si el formato no cumple con los requerimientos, este es regresado a la dependencia solicitante.
CREAR LISTA DE SELECCION
Crear la lista de seleccin en el sistema automatizado relacionando la totalidad de las lneas de solicitud de compra
as:
Inf. bibliogrfica: Debe tomarse de una fuente confiable (sitio web de la editorial, catlogos de otras
universidades, etc.). Los campos mnimos son: (ISBN, Autor(es), Ttulo, Inf. de publicacin, descripcin
fsica)
ID proveedor: LISTA
Nmero.de peticin: (ciclo fiscal)+(nmero consecutivo de 3 dgitos) P.ej.: 2008014.
RECOLECTAR COTIZACIONES Y PRESENTACION ANTE EL COMITE
a) Recolectar las cotizaciones correspondientes y dems informacin que ayude a la toma de decisiones
(existencias en la coleccin, otras ofertas en el mercado, etc.).
b) presentar la solicitud de compra con sus respectivos soportes de valoracin al comit de compras de la
universidad en la fecha ms prxima de reunin del mismo.
ORDEN DE COMPRA APROBADA
Registrar las decisiones del el comit de compras de la universidad en el sistema automatizado.
Comprar / no comprar / posponer
GENERAR DE COMPRA
Generar las respectivas rdenes de compra en el sistema automatizado, de las lneas de seleccin con decisin de
"comprar" una por cada proveedor.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE EL DESPACHO DE LAS ORDENES DE COMPRA
Hacer una comunicacin va e-mail y telefnica a los proveedores para comprometerlos con las existencias del
stock y la fecha del envo de las solicitudes, (esta fecha y todas las observaciones que sean necesarias
deben consignarse en los campos de informacin adicional de las lneas de orden o de la misma orden.
Toda solicitud de compra presentada al comit de compras que haya sido aprobado tendr un tiempo de
reclamacin al proveedor, equivalente a 15 das calendario a partir de la fecha de aprobacin por el
comit.
Hacer una comunicacin va e-mail y telefnica a el/los fondos peticionarios sobre el estado de su solicitud y la
fecha tentativa en que estarn disponibles para consulta los libros solicitados.
VERIFICACION ORDEN DE COMPRA
Recibir y verificar de la Unidad de Almacn de la Universidad los libros despachados por el proveedor.
=SI NO= si los libros ordenados no han sido despachados segn la fecha comprometida por el proveedor, o
presentan algn defecto, se realizar la reclamacin respectiva.
CARGAR EN EL SISTEMA DE INFORMACION
Recibir, cargar (precatalogar) en el sistema automatizado los libros despachados por el proveedor o realizar la
cancelacin de la(s) lnea(s) de orden o la misma orden dado el caso. Cuando no se esperen copias de la orden esta
deber darse por terminada en el sistema.
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10
12
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
TCNICO DE
ADQUISICIONES
COORDINADOR DE
PROCESOS
TECNICOS
SELLOS DE ADQUISION
Colocar sello de adquisicin en el cual se informa su valoracin, proveedor y fondo. Cierra rdenes a partir de los
recibidos.
Envo de informe al proceso financiero para su respectivo pago.
Con autorizacin del Jefe de Biblioteca.
GENERAR INFORMES DE LAS SOLICITUDES TERMINADAS.
Realizar alertas a los fondos solicitantes sobre el estado de las compras.
2.1.4 FLUJOGRAMA:
DECANATURAS
BIBLIOTECA
COMPRAS
INICIO
ENVIO DE FORMATO
SOLICITUD DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
SOLICITUD DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
NO
ANALIZA Y
SELECCIONA EL
MATERIAL A
ADQUIRIR
APRUEBA
SOLICITUD DE
NECESIDADES
SI
CATALOGACIN Y
ALMACENAMIENTO
GESTIN DE
COMPRAS
RECEPCIN DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
COMUNICACIN A
DECANATURAS
FIN
2.2
PROCESAMIENTO TECNICO BIBLIOGRAFICO:

Consisten en describir un documento en su aspecto externo o formal con el fin de identificarlo (descripcin bibliogrfica)
obteniendo un producto (asiento bibliogrfico) al que dotamos de los elementos necesarios (encabezamientos) que permiten
su localizacin y recuperacin dentro de una coleccin determinada (catlogo). Para este caso particularmente, se entender
la asignacin de encabezamientos de materia, resmenes clasificacin y todos los elementos tanto de la catalogacin como
del anlisis como un solo conjunto (catalogacin); sin embargo, si se quiere hacer referencia a las entradas de descripcin
bsica de una obra, a esto se le denominar "precatalogacin".
En cuanto a la descripcin:
Toda obra se catalogar con base en el orden de las reas de descripcin de las RCAA2 rev. 2002, actualizacin de 2003, e
inmediatamente los campos consecutivos del formato MARC. Y, las excepciones a estas normas de catalogacin sern
precisamente las que conformen el manual de catalogacin. Se manejar un nivel dos de catalogacin, pero para obras
nacionales y la produccin institucional de la Universidad el Bosque se realizar una descripcin lo ms completa posible.
En cuanto a la asignacin de encabezamientos de materia se trabajarn solamente dos listados autorizados:
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* LEMB (listas de encabezamientos de materias para bibliotecas) para todas las obras en general.
Cualquier otro encabezamiento que se requiera para el anlisis de una obra deber ser debidamente autorizado en el mdulo
de autoridades del sistema automatizado.
En cuanto a la clasificacin, se utilizarn los siguientes sistemas:
* Esquema de clasificacin Dewey (para obras en general)
* Esquema de clasificacin local (para obras en soportes electrnicos)
Solo podrn realizar la tarea de catalogacin aquellos empleados debidamente capacitados.
Finalmente, todos y cada uno de los registros que se hagan visibles por medio del OPAC (catlogo en lnea) debern pasar
antes por un riguroso chequeo de control de calidad.
Dado el contexto organizativo actual del la Biblioteca, la catalogacin de fondos bibliogrficos se refiere al nivel externo
del anlisis documental: la descripcin bibliogrfica del documento y la dotacin de puntos de acceso, incluyendo la
descripcin del contenido interno (indizacin).
El proceso comienza cuando la unidad de procesos tcnicos hace entrega de una obra cualquiera que sea su origen: compras,
canje, donaciones, etc. mediante un paquete de distribucin y termina cuando el tem se entrega a la Unidad de circulacin y
prstamo para ser colocado en la estantera y dispuesto para su consulta.
2.2.1 POLITICA DE CATALOGACION:
Las polticas de catalogacin que se presentan a continuacin tienen como objetivo unificar las tareas de catalogacin
comunes. Se organizaron solo aquellas que son excepcin a las reas de descripcin de las RCAA2 rev. 2002, actualizacin
de 2003, e inmediatamente los campos consecutivos del formato MARC.
Solo relacionan las reas de descripcin ms comunes dentro de un registro bibliogrfico, que obedecen a variaciones a las
normas estipuladas; por eso debe acudirse siempre al manual de catalogacin desarrollado para la unidad de procesos
tcnicos para extender la explicacin de cada rea.
015 (bibliografa nacional)
037 (fuente de adquisicin)
040 (Fuente de catalogacin)
245 (ttulo y mencin de responsabilidad)
250 (edicin)
505 (notas de contenido)
650 (encabezamientos de materia)
830 (series y colecciones creadas por la biblioteca)
2.2.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No
RESPONSABLE
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
TCNICO DE
CATALOGACIN
3
4
5
TCNICO DE
CATALOGACIN
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ENTREGA DE MATERIAL
Entrega el material para su catalogacin. (material bibliogrfica precatalogado)
REVISION DE PRECATALOGACION
Consulta en el catalogo bibliogrfico otras existencias.
Nuevo ejemplar de un ttulo ya existente. Agrega ejemplar.
Nueva edicin de un ttulo existente. Agrega registro de nueva edicin y ejemplares
Nuevo ttulo. Crea registro nuevo y ejemplares.
CATALOGACION
Descripcin clasificacin y materias. REGISTRO DE CATALOGACION
IMPRESIN DE ACCESORIOS
Generacin de rtulos, y lista de material entregado a circulacin y prstamo
TERMINADO FINAL Y ENTREGA
Colocacin de accesorios, sellos y entrega de material a Circulacin y Prstamo.
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2.2.3 FLUJOGRAMA:
PROCESOS TECNICOS
INICIO
RECIBIE Y VERIFICA
LAS CONDICIONES
DEL MATERIAL
CORRECCION
AUXILIAR DE
CATALOGACION
SI
SE ENVIA A LOS
PROVEEDORES
NO
MATERIAL
CUMPLE CON LO
COMPRADO
SELLA EL MATERIAL
BIBLIOGRFICO
TECNICO DE
CATALOGACION
NO
TECNICO DE
CATALOGACION
SI
POSEE LA
UNIVERSIDAD
DOCUMENTO
IGUAL
CATALOGACION DEL
MATERIAL
INGRESO EN LA BASE
DE DATOS
AGREGA REGISTRO A
BASE DE DATOS
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
COLOCA EL MATERIAL
EN LA ESTANTERIA
GENERA Y COLOCA
ROTULACION DE
IDENTIFICACION
FIN
2.2.4
PRESERVACIN Y RESTAURACIN:
2.2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No
1
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
VALORACION DE ESTADO FISICO DEL MATERIAL

Identificacin de necesidades de intervencin fsica para garantizar la mejor vejez del material o su descarte si no es
recuperable (para el caso de restauracin).
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
INTERVENCION DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO

Forrar, encuadernar, empastar, mantenimiento general. Registro de Preservacin y Restauracin
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
COLOCACION EN ESTANTERIA
De acuerdo a la distribucin, se coloca en su lugar.
2.2.5 FLUJOGRAMA:
PRESERNVACION Y RESTAUREACION
INICIO
VALORACION DE
ESTADO FISICO
DEL MATERIAL
INTERVENCION
DEL MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
COLOCACION
EN
ESTANTERIA
FIN
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2.3
GESTIN DE INVENTARIOS:
2.3.1
INVENTARIO BIBLIOGRFICO
No
1
2
3
4
COORDINADOR DE
PROCESOS
TECNICOS
PROCESO DE
BIBLIOTECA
COORDINADOR DE
PROCESOS
TECNICOS
PROCESO DE
BIBLIOTECA
COORDINADOR DE
PROCESOS
TECNICOS
JEFE DE BILIOTECA
COMIT DE BAJAS
COORDINADOR DE
PROCESOS
TECNICOS
PLANIFICACION DEL INVENTARIO

Previsin de recursos y definicin de cronograma.
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
Captura de cdigos de barras. Generacin de archivo plano
COMPARACION DE INVENTARIO
Comparacin del inventario fsico contra el sistema de informacin.
Genera informe de material bibliogrfico extraviado
RASTREO DE MATERIAL EXTRAVIADO
Bsqueda del material extraviado. Actualizacin del estado de los encontrados (perdida asumida)
GENERACION DE LISTADOS:
Perdida asumida
Reposicin por ttulo diferente.
Prstamo muy vencido
Expurgo por contradiccin de polticas de desarrollo de colecciones.
SOLICITUD DE BAJAS
Presenta ante el comit de bajas las listas de material bibliogrfico para dar de baja.
VALORA SOLICITUD
El comit de bajas valora contablemente la solicitud y Genera acta de descarte.
INTERVENCION DEL INVENTARIO
Eliminacin en el sistema de informacin los registros bibliogrficos autorizados por el comit de bajas.
2.3.1.2 FLUJOGRAMA:
GESTION DE INVENTARIOS
COMIT DE BAJAS
INICIO
PLANIFICACION DEL
INVENTARIO
LEVANTAMIENTO DE
INVENTARIO
RASTREO DE
MATERIAL
EXTRAVIADO
GENERACION DE
LISTADOS
VALORA SOLICITUD
SOLICITUD DE BAJAS
INTERVENCION DEL
INVENTARIO
FIN
2.3.2
ENTREGA Y DEVOLUCIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO REA DE DESARROLLO DE

COLECCIONES AL REA DE SERVICIOS AL PBLICO.
2.3.2.1 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO DEL REA DE DESARROLLO DE COLECCIONES AL
REA DE SERVICIOS AL PBLICO.
Proceso mediante el cual el rea de Desarrollo de Colecciones hace entrega del material bibliogrfico catalogado en
KOHA al rea de Servicios al Pblico, para ser integrado a las colecciones bibliogrficas y quede a disposicin de los
usuarios.
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2.3.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
AUXILIAR DE
PROCESOS FSICOS
ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO:

Realiza la entrega del material bibliogrfico suministrando la informacin de ttulo, nmero topogrfico y cdigo de
barras, ubicado en la etiqueta en la parte posterior del libro o revista.
AUXILIAR DE
SERVICIOS AL
PBLICO
RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO:

Verifica y confronta con el listado elaborado por el rea de Desarrollo de Colecciones para la recepcin del material,
donde se revisa que los siguientes datos corresponda:
Ttulo
Nmero topogrfico
Cdigo de barras
Biblioteca destino
Se debe firmar con letra legible la recepcin del material bibliogrfico.
AUXILIAR DE
SERVICIOS AL
PBLICO
CLASIFICACIN DEL MATERIAL BIBLIOGRFICO:

Selecciona dentro del material bibliogrfico recibido por:
Tipo de documento: libros y CD-ROM
Biblioteca: Educacin, Ingeniera y Central
rea del conocimiento de acuerdo con el nmero topogrfico
AUXILIAR DE
SERVICIOS AL
PBLICO
DISTRIBUCIN DEL MATERIAL BIBLIOGRFICO:

De acuerdo con la clasificacin del material, realiza la distribucin del material bibliogrfico:
Ubicacin del tem de acuerdo con el nmero topogrfico.
Los libros de la Biblioteca de Educacin, se ubican en el casillero asignado en Circulacin y Prstamo.
Los libros y revistas de la Biblioteca de Ingeniera se ubican en un estante en procesos fsicos y son enviados una
vez por semana de acuerdo con la cantidad de material.
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
CAMBIO DE UBICACIN EN EL SISTEMA KOHA

Se identifica el material que se colocara en coleccin de reserva, el que se enva a B. Educacin y B. Ingeniera, y se
informa a la Coordinacin de Desarrollo de Colecciones, cuales son los ttulos a los que se les debe realizar el
cambio de ubicacin en el Sistema KOHA.
AUXILIAR DE
PROCESOS FSICOS
ENTREGA LISTADO DE MATERIAL BIBLIOGRFICO

Despus de realizar la entrega del material bibliogrfico, firma el listado con el cual se recibi el material, con letra
clara y lo entrega a la Coordinacin de Desarrollo de Colecciones.
AUXILIAR DE
DESARROLLO DE
COLECCIONES
DESCARGA MATERIAL BIBLIOGRFICO DEL SISTEMA KOHA

Descargar de manera global el listado de material bibliogrfico del Sistema KOHA del Staff de rotulacin.
PBLICO
AUXILIAR DE SERVICIOS AL
AUXILIAR DE PROCESOS FSICOS
2.3.2.1.2 FLUJOGRAMA:
INICIO
ENTREGA
LISTADO DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
RECEPCIN DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
CLASIFICACIN
DEL MATERIAL
BIBLIOGRFICO
DISTRIBUCIN
DEL MATERIAL
BIBLIOGRFICO
CAMBIO DE
UBICACIN EN EL
SISTEMA KOHA
DESCARGA MATERIAL
BIBLIOGRFICO DEL
SISTEMA KOHA
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2.3.3
ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO DEL REA DE SERVICIOS AL PBLICO A DESARROLLO

DE COLECCIONES.
Proceso mediante el cual el rea de servicios al pblico hace entrega del material bibliogrfico que requiere se intervenga
nuevamente en el rea de desarrollo de colecciones por algn aspecto o porque ha sido entregado en reposicin por parte
de los usuarios de la Biblioteca.
2.3.3.1 ENTREGA PARA INTERVENCIN Y/O ARREGLOS

2.3.3.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
AUXILIAR DE
SERVICIOS AL
PBLICO
SELECCIN DE MATERIAL PARA ARREGLO

se identifica el material bibliogrfico que requiere ser intervenido por las siguientes condiciones:
Material para empaste y /o arreglos
Unificar signatura y/o clave de autor (mismo ttulo con diferentes nmeros topogrficos y/o varios registros de
un mismo ttulo)
Cambio de ubicacin (biblioteca) y/o traslado de coleccin actual
Evaluacin para descarte
Registro con datos incompletos en el sistema
Revisin de cdigos de barra
AUXILIAR DE
SERVICIOS AL
PBLICO
ENTREGA DEL MATERIAL BIBLIOGRFICO A DESARROLLO DE COLECCIONES

Cuando tiene seleccionado el material elabora acta de remisin de material de Servicios a Desarrollo de colecciones
Elabora acta por cada 1 tem
Selecciona los libros que requieren cambios en el proceso de catalogacin y los ubica en el depsito del rea
de Desarrollo de colecciones.
Selecciona los libros que son para empaste y/o arreglos y los ubica en el rea de procesos fsicos
Elabora un listados en Excel por cada seleccin, con los cdigos de barras (incluyendo los ceros)
Enva por correo electrnico al coordinador de Desarrollo de Colecciones para que sea cambiado el estado del
tem
COORDINACIN
DESARROLLO DE
COLECCIONES
CAMBIO ESTADO DE TEM EN KOHA

Revisa los listados y hace cambio global en el sistema de acuerdo con la seleccin previa realizada en el rea
de servicios
Distribuye dentro del grupo de procesos tcnicos el material para ser intervenido.
PBLICO
AUXILIAR DE SERVICIOS AL
COORDINACIN DESARROLLO DE
COLECCIONES
CAMBIO ESTADO DE
TEM EN KOHA
INICIO
SELECCIN
MATERIAL
ARREGLO
DE
PARA
ENTREGA DEL MATERIAL

BIBLIOGRFICO
A
DESARROLLO
DE
COLECCIONES
FIN
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2.3.3.2 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO NUEVO
2.3.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN
SERVICIOS AL
PUBLICO
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN
SERVICIOS AL
PUBLICO
DESARROLLO DE
COLECCIONES
ACTIVIDAD
ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO NUEVO
Son todos los libros nuevos que llegan al rea de referencia y coordinacin por reposicin del mismo ttulo, ttulo
diferente o canje de multas por parte de los usuarios.
El estudiante hace entrega del ttulo perdido o por pago de multa, diligenciando un acta de entrega, esta se
adjunta con la factura.
CAMBIO DE ESTATUS EN KOHA
Se verifica que el ttulo corresponda al cargado en el usuario en KOHA
Se hace la descarga del libro de KOHA y se libera la multa
Si es el mismo que perdi se hace una devolucin normal y se le coloca el mismo cdigo de barras
Si es un ttulo diferente se asigna en "estado del tem" cualquiera de las siguientes opciones: extraviado,
prdida asumida o Repuesto por otro ttulo
Se hace la entrega del material bibliogrfico al encargado del proceso en Desarrollo de colecciones junto con
el acta y la factura.
ENTREGA A DESARROLLO DE COLECCIONES

Todo el material bibliogrfico nuevo que ingresa por parte de los usuarios es entregado al rea de Desarrollo de
colecciones para que realizar el trmite interno y se ingresa al Sistema Bibliogrfico KOHA.
Recibe el ttulo nuevo, verifica que la factura tenga la informacin requerida y el acta correspondiente est
completamente diligenciada.
SERVICIOS AL PUBLICO
DESARROLLO DE COLECCIONES
REFERENCIA Y/O COORDINACIN
INICIO
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
NUEVO
CAMBIO DE ESTATUS
EN KOHA
ENTREGA A
DESARROLLO DE
COLECCIONES
FIN
SERVICIOS AL USUARIO:
Son los diferentes servicios de que brinda la biblioteca para facilitar el acceso, consulta y recuperacin de la informacin en
diferentes formatos y soportes.
El objetivo:
Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, el prstamo de los materiales bibliogrficos y servicios
de informacin, para el apoyo de sus actividades acadmicas y culturales.
3.1
CIRCULACIN Y PRSTAMO:
3.1.1 CARGA DE USUARIOS SISTEMA BIBLIOGRFICO:
Proceso mediante el cual se realiza la actualizacin, modificacin y carga de usuarios al sistema de automatizado de
bibliotecas KOHA. Est carga permite depurar y tener control de los prstamos y transacciones realizadas por los usuarios
en el departamento (prstamos, paz y salvos, renovaciones, estadsticas de consultas, reportes especficos y multas).
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No
RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
1
2
3
4
DIRECTOR DE
BIBLIOTECA
DEPARTAMENTO
DE INFORMTICA
Y SISTEMAS
DIRECTOR DE
BIBLIOTECA
TCNICO
BIBLIOTECA
DIGITAL
COORDINADOR DE
SERVICIOS
AUXILIARES DE
BIBLIOTECA
SOLICITUD DE INFORMACIN:
Solicita la informacin al Departamento de Informtica y Sistemas para envi de informacin semestral, con los
datos especficos de: facultad, nombres, documento, semestre, direccin, telfonos, correo electrnico y estatus en
la universidad matriculado, aplazado, egresado no graduado o reintegro.
ENVO DE INFORMACIN:
Enva la informacin por medio electrnico de acuerdo con los datos establecidos por el director de biblioteca, en
un tiempo no mayor a 8 das al comenzar el periodo acadmico.
RECEPCIONA LA INFORMACIN
Verifica y confronta la informacin para ser cargada en el sistema.
CARGA SISTEMA DE INFORMACIN:
Realiza la verificacin y confrontacin con la informacin que actualmente tiene el sistema, para realizar la carga en
el sistema de manera adecuada de acuerdo con la vigencia o periodo acadmico.
VERIFICACIN FINAL:
Supervisan el correcto funcionamiento de la carga en el servicio mediante el proceso de actualizacin o
modificacin de usuarios.
INICIO
INFORMTICA Y SISTEMAS
BIBLIOTECA
3.1.1.2 FLUJOGRAMA:
3.1.2
SOLICITUD DE
INFORMACIN
RECEPCIONA LA
INFORMACIN
CARGA SISTEMA DE
INFORMACIN
VERIFICACIN FINAL
FIN
ENVO DE
INFORMACIN
CONSULTA EN SALA:
Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos el prstamo de
publicaciones o materiales bibliogrficos diversos en las salas de consulta de las bibliotecas.

No
1
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
IDENTIFICACIN DE NECESIDAD:
El usuario consulta la informacin desde el catlogo bibliogrfico (sistema de informacin bibliogrfica).
Busca y selecciona el material bibliogrfico.
Anota la signatura topogrfica del material y lo ubica en la coleccin.
ORIENTACIN EN LA BSQUEDA:
- Si el usuario no puede realizar la bsqueda autnoma, el funcionario orienta y asesora en la bsqueda y
recuperacin de informacin en el catlogo y posteriormente orienta la bsqueda del material que el usuario
solicita en la coleccin.
- En caso de no encontrar la informacin dentro de las colecciones de la Biblioteca se remite al servicio de
Referencia.
CONSULTA:
El usuario consulta en sala el material bibliogrfico solicitado.
Una vez haya realizado la consulta, el usuario deja sobre la mesa el material bibliogrfico.
REGISTRO ESTADSTICO:
Recoge de las mesas y puestos de consulta el material consultado y lo registra en el sistema para llevar el control
estadstico de uso local.
ORGANIZACIN DEL MATERIAL
Regresa nuevamente el material bibliogrfico consultado en sala a la coleccin.
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INICIO
AUXILIAR DE BIBLIOTECA
USUARIO
3.1.2.2 FLUJOGRAMA:
3.1.3
IDENTIFICACIN DE
NECESIDAD
CONSULTA
ORIENTACIN EN LA
BSQUEDA
REGISTRO
ESTADSTICO
ORGANIZACIN DEL
MATERIAL
FIN
PRSTAMO EXTERNO:
Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia y usuario externos, el prstamo de publicaciones o
materiales bibliogrficos diversos a domicilio.

No
1
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
IDENTIFICACIN DE NECESIDAD:
El usuario consulta la informacin desde el catlogo bibliogrfico (sistema de informacin bibliogrfica).
Busca y selecciona el material bibliogrfico.
ORIENTACIN EN LA BSQUEDA:
- Si el usuario no puede realizar la bsqueda autnoma el funcionario orienta y asesora en la bsqueda y
recuperacin de informacin, buscando el material que el usuario solicite en la coleccin.
- En caso de no encontrar la informacin dentro de las colecciones de la Biblioteca se remite al servicio de
Referencia.
RECEPCIN Y PRSTAMO:
El auxiliar del punto de circulacin recibe la solicitud de prstamo.
Diferenciacin de usuarios: (internos, externos)
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
INTERNO: Se solicita el carnet vigente. Verifica el estado del usuario en el sistema (registro, multas, anotaciones).
EXTERNO: Se solicita la carta de convenio interbibliotecario, carnet vigente de la institucin correspondiente.
Dado el caso que el usuario se encuentre bloqueado (multa y/o sanciones), se le informa de acuerdo con el
reglamento de biblioteca vigente el procedimiento a seguir.
CARGA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO:
Ingresa al sistema de informacin (mdulo de circulacin y prstamo). Carga el material y verifica la fecha de
devolucin del material bibliogrfico informando al usuario y realiza la impresin del recibo de prstamo.
RECEPCIN Y CONSULTA:
Verifica la fecha de entrega del material solicitado y el estado fsico del mismo.
Una vez haya realizado la consulta, el usuario entrega o renueva la fecha de vencimiento del material en prstamo.
RECEPCIN Y DESCARGUE
Recibe el material, (verifica estado fsico) realiza el descargue y verifica en el sistema de informacin el estado del
usuario.
Si el material no se encuentra en las condiciones en que se ha prestado, se informa al usuario y se remite al
coordinador de servicios para analizar el caso.
Regresa nuevamente el material bibliogrfico recepcionado a la coleccin.
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INICIO
USUARIO
3.1.3.2 FLUJOGRAMA:
3.1.4
IDENTIFICACIN DE
NECESIDAD
ORIENTACIN EN LA
BSQUEDA
RECEPCIN Y
CONSULTA
RECEPCIN Y
PRSTAMO
CARGA Y ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
RECEPCIN Y
DESCARGUE
ORGANIZACIN DEL
MATERIAL
FIN
SIARED SALA DE INVESTIGACIN ACADMICA EN RECURSOS ELECTRNICOS Y DIGITALES:

Servicio orientado a facilitar a la comunidad acceso a los recursos electrnicos y digitales para apoyar las actividades de
investigacin docencia y academia, con el fin de orientar en la bsqueda de informacin y contribuir a los proceso de
formacin dados por la universidad.
Objetivo:
Suministrar a la comunidad Universitaria, as como a los usuarios externos, recursos tecnolgicos para apoyar las
actividades de investigacin, docencia y academia, facilitando acceso y acceso a diferentes medios y formatos.
Los servicios son:
Prstamo de equipos
Orientacin y asesora en la bsqueda y recuperacin de informacin.
Consulta de pginas Web, revistas electrnicas y bases de datos
Consulta de materiales multimedia.
Aleta bibliogrfica
Diseminacin selectiva de informacin.

No
1
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
SOLICITUD DE USO DEL RECURSO

Solicitud y registro del recurso (Sala SIARED) en el punto de atencin.
RECEPCIN Y PRSTAMO
- El auxiliar del punto de circulacin recibe la solicitud de prstamo.
- Se solicita el carnet vigente. Verifica el estado del usuario en el sistema (registro, multas, anotaciones).
Dado el caso que el usuario se encuentre bloqueado (multa y/o sanciones), se le informa de acuerdo con el
reglamento de biblioteca vigente el procedimiento a seguir.
MEDIOS SIARED
Entrega los medios adecuados para que el usuario realice la consulta y determina el tiempo de prstamo en el
sistema de informacin.
RECEPCIN Y CONSULTA:
El usuario satisface su necesidad correspondiente.
Una vez se haya realizado la consulta informa y entrega de medios utilizados.
Descarga el prstamo del equipo en el sistema de informacin y finaliza el tiempo de prstamo.
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3.1.4.2 FLUJOGRAMA:
USUARIO
REFERENCIACION
INICIO
SOLICITUD DE
INFORMACION A
CONSULTAR
IDENTIFICA
NECESIDAD
RECEPCION Y
CONSULTA
MEDIOS SIARED
ENTREGA DE
INFORMACION
ORGANIZACIN DEL
MATERIAL
INICIO
3.1.5 RECAUDO:
Proceso mediante el cual se realiza el cobro a los usuarios del Departamento estipulado por medio del acuerdo
administrativo del seor Rector, monto determinado en el sistema KOHA en el momento que se encuentren en mora por
retraso en la entrega de material bibliogrfico.
No
USUARIO MOROSO:
Es aquel que ha incumplido con la entrega de un material bibliogrfico en los tiempos estipulados de acuerdo con la
regla de circulacin establecida por el Departamento de Biblioteca.
Mecanismos de consulta:
1
USUARIO
Estado del usuario va Web por medio del OPAC.

Consulta de su cuenta por medio de los puntos de informacin de las bibliotecas.
Adicionalmente puede generar el cobro de una multa por perdida de fichas, adecuacin de material bibliogrfico por
reposicin o entrega en mal estado.
Nota: Es responsabilidad del usuario las sanciones causadas:
Por la prdida del material bibliogrfico que no haya sido devuelto, una vez cumplido el tiempo establecido
por las partes (Departamento de Biblioteca Estudiante)
Por la mora en la devolucin de un libro que se encuentre en su cuenta hasta que sea descargado del sistema,
aun cuando el estudiante haya estado inactivo en la Universidad y Biblioteca, por uno o varios periodos
acadmicos.
VERIFICACIN DE ESTADO DEL USUARIO:
El auxiliar del punto de circulacin verifica el estado del usuario en sistema informndole:
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
USUARIO
1. Total de la multa.
2. Titulo o ttulos que generaron el retraso.
3. Fechas de prstamo y entrega del material que genera el retraso.
PAGO DE RECAUDO
El usuario realiza el pago y recibe el recibo donde establece sus datos y el cobro de la multa.
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
ACTUALIZACIN SISTEMA
El auxiliar realiza la actualizacin en el sistema bibliogrfico realizando el pago de la deuda.
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USUARIO
3.1.5.2 FLUJOGRAMA:
INICIO
3.1.6
USUARIO MOROSO
PAGO DE RECAUDO
VERIFICACIN DE
ESTADO DEL USUARIO
ACTUALIZACIN
SISTEMA
FIN
CONDONACIN DE MULTAS:
Con el fin de establecer el procedimiento para la condonacin de multas se define:
a)
Realizar condonacin del 100% de la multa en los siguientes casos:
Bajo una calamidad, incapacidad mdica que tenga cobertura en el periodo en el que se gener la multa.
Por reposicin de material perdido dentro del tiempo de plazo establecido por el Departamento de
Biblioteca.
Por cualquier novedad que afecte directamente con el funcionamiento del Departamento de Biblioteca.
En caso de aplazamiento del periodo acadmico el estudiante deber presentar certificado de la Universidad
donde de constancia de dicha situacin. El periodo acadmico se entiende segn lo establecido en el
Reglamento estudiantil art. 56 (periodos acadmicos).
b) Obtendr un porcentaje de descuento sobre el monto total de la multa si realiza canje de multa por libro.
El porcentaje que se aplica a la multa, depende del valor de la sancin que tenga el usuario (entre el 10% al
40%), de acuerdo con la tabla establecida:
$ 20.000 - $ 50.000
$ 51.000 - $ 100.000
$ 101.000 - $ 500.000
c)
10% - 19%
20% - 34%
35% - 40%
De acuerdo al monto total de la multa hasta por un valor de $1.000.000 se permite autorizar el canje por
material bibliogrfico hasta el 50% y condonar el restante, previa autorizacin de la Direccin del
Departamento de Biblioteca.
Los dems que la Direccin del Departamento de Biblioteca considere.
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No. RESPONSABLE
USUARIO
AUXILIAR DE
SERVICIOS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
VERIFICACIN ESTADO DE CUENTA DE USUARIO
Se dirige a Circulacin y prstamo para:
Realizar la devolucin del material bibliogrfico solicitado en prstamo.
Solicitar informacin de su estado de usuario en Biblioteca.
INFORME DEL VALOR DE LA MULTA
Se informa de manera verbal al usuario sobre el valor de la multa o va telefnica y por correo electrnico, nicamente
al finalizar cada semestre.
El usuario realiza el pago de la multa continua con el proceso de recaudo.
El usuario no cancela sigue al proceso de Condonacin.
SOLICITUD DE CONDONACIN
El usuario presenta la solicitud de condonacin ante la Direccin del Departamento de Biblioteca y/o Coordinacin de
Servicios.
USUARIO
DIRECCIN DE
BIBLIOTECA Y/O
COORDINACIN DE
SERVICIOS AL
PBLICO
REVISIN CUENTA DEL USUARIO

Se valida si el usuario cumple con los lineamientos y polticas para continuar con el proceso de condonacin de la
multa.
DIRECCIN DE
BIBLIOTECA Y/O
COORDINACIN DE
SERVICIOS AL
PBLICO
VERIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONDONACIN DE LA MULTA

Para la condonacin de las multas se informa la modalidad, en la cual es posible realizar la condonacin.
Canje de multa por libro
Condonacin total o parcial, dependiendo del monto a condonar.
CONDONACIN PARCIAL DE MULTAS
Se verifica el monto y se le realiza el descuento correspondiente.
DIRECCIN DE
BIBLIOTECA Y/O
COORDINACIN DE
SERVICIOS AL
PBLICO
USUARIO
3.1.6.2 FLUJOGRAMA:
VERIFICACIN
ESTADO DE CUENTA
DE USUARIO
SOLICITUD DE
CONDONACIN
INFORME DEL VALOR

DE LA MULTA
SERVICIOS AL PBLICO
DIRECCIN DE BIBLIOTECA Y/
O COORDINACIN DE
INICIO
REVISIN CUENTA
DEL USUARIO
VERIFICACIN DEL
PROCEDIMIENTO DE
CONDONACIN DE LA
MULTA
CONDONACIN
PARCIAL DE MULTAS
FIN
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3.1.7
REPOSICIN DE LIBROS:
Proceso mediante el cual un usuario reemplaza el material bibliogrfico que haya daado, deteriorado o perdido, con el
propsito de recuperar los activos de la Biblioteca.
Para los casos en que un usuario realiza reposicin (ver Reglamento de Biblioteca - Ttulo VI: Prdida, deterioro, dao y
mutilacin de materiales).

No.
RESPONSABLE
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN DE
SERVICIOS AL
PBLICO
REPOSICIN DE LIBRO
Se informa a travs de su cuenta de Biblioteca, el material que debe adquirir (ttulo, autor, edicin) y el procedimiento
establecido por el Departamento de Biblioteca:
a)
b)
Para canjear un libro por el valor de la multa solo aplica para el procedimiento de condonacin.
Reposicin por el mismo ttulo perdido, se informa que debe adquirir la ltima edicin.
En caso de no encontrar el ttulo a reponer se da otra opcin de compra, de una obra que verse sobre el mismo tema e
idoneidad reconocida.
2
3.1.8
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN DE
SERVICIOS AL
PBLICO
ENTREGA DEL LIBRO

a) Se diligencia el acta entrega de reposicin del material bibliogrfico (ver anexo 1).
b) Se verifica las condiciones establecidas en el Reglamento de Biblioteca.
PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO USUARIOS INTERNOS:

Objetivo:
Proporcionar a la comunidad de la universidad la Gran Colombia la consulta y /o el prstamo de material bibliogrfico de
otras entidades o instituciones para el apoyo de su actividad acadmica y/o cultural mediante un convenio
interinstitucional.
Todos los usuarios del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia, deben comprometerse a respetar
y acatar las polticas del servicio establecidas a travs del Convenio interbibliotecario y conforme a lo definido en el
Reglamento de la Biblioteca.

No
USUARIO
IDENTIFICA INFORMACIN A CONSULTAR

El usuario determina su necesidad de informacin y la ubicacin de la misma, realizando previa bsqueda en los
catlogos bibliogrficos de las diferentes instituciones con la cual, la universidad La Gran Colombia posea convenio
vigente.
El motivo de consulta es:
a.
Prstamo de material bibliogrfico.
b. Consulta del material en las instalaciones de la institucin del convenio.
SOLICITUD DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
El usuario realiza la solicitud del prstamo interbibliotecario a travs de los siguientes medios:
a) Directamente en la Secretaria del Departamento de Biblioteca, en Referencia y/o Coordinacin de
Servicios.
b) A travs del correo bibliotecaservicios@ugc.edu.co.
c) En el Sistema KOHA, registrando la solicitud en su cuenta de usuario.
USUARIO
SECRETARIA,
REFERENCIA,
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
Para realizar la solicitud, el usuario debe suministrar la siguiente informacin:
Ttulo
Autor
Nmero topogrfico
Institucin prestamista
Nota: se pueden solicitar en prstamo hasta tres (3) libros en interbibliotecario por usuario.
REVISIN CUENTA DE USUARIO
Se verifica que el carn disponga de los sticker correspondientes al semestre en curso y que la cuenta del usuario en
Biblioteca este actualizada y a paz y salvo por todo concepto.
a) Si se requiere actualizar los stickers se le informa al usuario el procedimiento.
b) Si el usuario no tiene la cuenta actualizada, se realiza el procedimiento (fotografa y datos personales).
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SECRETARIA
REFERENCIA,
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
SECRETARIA
REFERENCIA,
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
SECRETARIA
REFERENCIA,
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
SECRETARIA
REFERENCIA,
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
USUARIO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
FORMATO DE PRESENTACIN O DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

Se elabora el formato de acuerdo a la solicitud:
a.
Formato de presentacin: se realiza cuando el usuario va a consultar algn tema de investigacin en las
instalaciones de la institucin del convenio.
b. Formato de prstamo interbibliotecario: cuando el usuario desea retirar en calidad de prstamo, el
material bibliogrfico (debe incluir los datos completos del usuario y del material bibliogrfico que se va
a retirar).
Nota: Los formatos deben tener las firmas autorizadas en los convenios para su convalidacin.
RECEPCIN DE LA SOLICITUD DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Se verifica la disponibilidad del material bibliogrfico en el catlogo de la Institucin prestamista.
a) Se diligencia formato de solicitud de prstamo interbibliotecario, asignando la fecha de vencimiento por
diez (10) das y se registra las firmas correspondientes (firma del responsable).
b) Se generan un archivo en PDF para enviar al usuario a travs de email y se archiva el documento
electrnico para seguimiento y control de la solicitud de prstamo.
Nota: Si la carta es de prstamo interbibliotecario se carga en la cuenta del usuario la solicitud presentada.
ENTREGA DE LA AUTORIZACIN PARA PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Se revisa en el Sistema KOHA la disponibilidad del PIB y se carga a la cuenta del usuario con fecha de vencimiento.
a) Se registra en una nota en la cuenta del usuario la informacin del material bibliogrfico, la institucin
prestamista y la fecha de vencimiento.
b) Se solicita confirmacin de recibido del usuario (Nombres y apellidos completos).
Nota: Se informa al usuario que una vez realice la devolucin del material bibliogrfico en la institucin
prestamista, debe acercarse y traer la carta con el sello de devolucin y entregarla a Referencia y/o Coordinacin,
para descargar el prstamo.
ENTREGA DEL FORMATO DE PRESENTACIN
a) Se entrega el formato de presentacin al estudiante con un tiempo de 15 das para consultar.
b) Se generan un archivo en PDF para enviar al usuario a travs de email y se archiva el documento
electrnico para seguimiento y control de la solicitud de prstamo.
c) Se expiden autorizaciones a 3 diferentes universidades por usuario
CONSULTA O PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
El usuario realiza la consulta respectiva y entrega el material bibliogrfico de acuerdo a las polticas de prstamo de
cada institucin.
En el caso de Interbibliotecario, la institucin prestante certifica (sello) en la carta, el prstamo y/o de consulta y el
sello o firma de devolucin del material prestado, para ser remitida a la biblioteca de la universidad UGC
DESCARGA Y ACTUALIZACIN
Recibe y verifica que la carta de prstamo tenga el sello de devolucin del a Institucin prestamista.
a) Descargar el PIB y borra la nota del prstamo devuelto, de la cuenta del usuario en el Sistema KOHA.
b) Registra nombre y apellido claro y fecha, en la copia del formato devuelto y entrega a Referencia para ser
archivado.
INICIO
SERVICIOS AL PBLICO
SECRETARIA REFERENCIA,
COORDINACIN DE
USUARIO
3.1.8.2 FLUJOGRAMA:
IDENTIFICA
INFORMACIN A
CONSULTAR
CONSULTA O
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
SOLICITUD DE
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
REVISIN CUENTA DE
USUARIO
FORMATO DE
PRESENTACIN O DE
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
RECEPCIN DE LA
SOLICITUD DE
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
ENTREGA DE LA
AUTORIZACIN PARA
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
ENTREGA DEL
FORMATO DE
PRESENTACIN
FIN
DESCARGA Y
ACTUALIZACIN
EMISION
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3.1.9 PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO USUARIOS EXTERNOS:

Objetivo:
Proporcionar a los usuarios pertenecientes a las universidades que tienen convenio vigente con la biblioteca, el prstamo
interbibliotecario para la consulta externa del acervo bibliogrfico.
No
1
USUARIO
EXTERNO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
SOLICITUD DE CONSULTA O INTERBIBLIOTECARIO

El usuario externo se acerca al rea de Circulacin de las sedes de la biblioteca UGC y solicita el prstamo de
material bibliogrfico o permiso de consulta.
a) Presenta 2 copias del formato de solicitud de convenio
b) Presenta carn vigente de la institucin a la que pertenece
PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
El auxiliar de circulacin recepciona el formato de convenio revisando s est actualizado y vigente. Compara las
firmas autorizadas y los datos del material bibliogrfico solicitado.
Nota: Los formatos deben tener las firmas autorizadas en los convenios para su convalidacin. El prstamo
interbibliotecario se carga en la cuenta de la universidad correspondiente. Dando paso al flujo documental:
Original: archivo de biblioteca
Copia 1: usuario destinatario
CARGA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO (interbibliotecario):
Ingresa al sistema de informacin (mdulo de circulacin y prstamo koha) y busca la Institucin solicitante a quien
se le cargara el material bibliogrfico.
a)
b)
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
USUARIO
EXTERNO
AUXILIAR DE
BIBLIOTECA
Carga el material bibliogrfico solicitado en el interbibliotecario (8 das)

Verifica la fecha de devolucin del material bibliogrfico prestado y lo registra en las dos (2) copias del
formato de interbibliotecario, diligencia los campos correspondientes a la biblioteca prestamista UGC
Nombre del funcionario autorizado
Fecha de prstamo
Fecha de devolucin
Sello de la Biblioteca UGC
c) Entrega al usuario externo una copia del formato de interbibliotecario que present y la tirilla del
prstamo realizado.
d) Realiza una nota en la cuenta de la institucin solicitante con:
Nombre del usuario solicitante, nmero de identificacin, Ttulo, autor y cdigo de barras del
material bibliogrfico prestado.
CONSULTA
El usuario realiza la consulta respectiva de acuerdo con los das estipulados en el convenio y entrega el material
bibliogrfico en el tiempo acordado a partir del da del prstamo. Al no realizar la devolucin en el tiempo
estipulado, se realizar sancin a la universidad de acuerdo con lo establecido en el convenio.
DESCARGA Y ACTUALIZACIN
Recibe el material bibliogrfico consultado y el formato de prstamo interbibliotecario que se le entrego al usuario.
e) Verifica la fecha y la nota del sistema Koha, que corresponda el material prestado y el usuario y la borra
del sistema
f)
Descarga el material bibliogrfico del sistema Koha
g) Firma y registra la fecha de devolucin en el formato del usuario y entrega nuevamente.
USUARIO EXTERNO
3.1.9.2 FLUJOGRAMA:
INICIO
SOLICITUD DE
CONSULTA O
INTERBIBLIOTECARIO
CONSULTA
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
CARGA Y ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRFICO
(interbibliotecario):
DESCARGA Y
ACTUALIZACIN
FIN
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3.1.10 PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUS NGEL ARANGO (BLAA)

No.
RESPONSABLE
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN
DE SERVICIOS AL
PBLICO
REVISIN CUENTA DE USUARIO
Se verifica que el carn disponga de los sticker correspondientes al semestre en curso y que la cuenta del usuario en
Biblioteca este actualizada y a paz y salvo por todo concepto.
Si se requiere actualizar los stickers se le informa al usuario el procedimiento.
Si el usuario no tiene la cuenta actualizada, se realiza el procedimiento (fotografa y datos personales).
USUARIO
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN
SERVICIOS AL
PBLICO
AUXILIAR DE
SERVICIOS
SOLICITUD DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

El usuario previamente verifica en BLAA la existencia del material bibliogrfico que requiere. Diligencia el
formulario de solicitud de prstamo interbibliotecario BLAA con los siguientes datos:
Fecha de solicitud
Nombres y apellidos del usuario
Documento de identidad
Cdigo
Facultad
Ttulo
Autor
Nmero topogrfico
RECEPCIN DE LA SOLICITUD DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
a) Se verifica la disponibilidad del material bibliogrfico y la coleccin a la que pertenece.
b) Se solicita el prstamo interbibliotecario por medio de la pgina web de BLAA, a travs del usuario y
contrasea asignado, el cual es de uso nicamente de Referencia y la Coordinacin de Servicios.
c) Se entrega el carn al personal autorizado de Servicios para retirar el prstamo interbibliotecario.
RECEPCIN DE TTULOS SOLICITADOS EN PRSTAMO
a) El auxiliar de servicios recibe y verifica contra la solicitud en BLAA que el material recibido corresponda
con los ttulos solicitados en el sistema.
b) Entrega a Circulacin y prstamo el material bibliogrfico y la tirilla de vencimiento Referencia para ser
archivada.
c) Revisa el sistema KOHA y asigna el PIB correspondiente en el registro del usuario solicitante, registra un
mensaje con los datos de:
ttulo, el autor y el nmero topogrfico del material bibliogrfico de BLAA y el PIB que se
asign.
d) En el formato de prstamo, se registra el PIB asignado, la fecha de prstamo y la fecha de devolucin,
nombres y apellidos de quien realizo la transaccin.
e) Solicita firma de recibido del usuario (Nombres y apellidos completos), en el formato de prstamo.
f)
Entrega el material bibliogrfico al usuario y la tirilla de prstamo con la informacin correspondiente a la
fecha de vencimiento del prstamo.
Nota: Se tiene estipulado que el prstamo de BLAA, solo es por 10 das a partir de la fecha de prstamo de la
institucin y el funcionario carga la fecha de vencimiento 5 das antes de la fecha de devolucin en la BLAA .
AUXILIAR DE
SERVICIOS
REFERENCIA Y/O
COORDINACIN
SERVICIOS AL
PBLICO
AUXILIAR DE
SERVICIOS
DEVOLUCIN DEL MATERIAL

Descargar el PIB y borra el mensaje de la cuenta del usuario en el Sistema Koha y entrega el material bibliogrfico a
Referencia.
REVISIN Y VERIFICACIN DEVOLUCIN PRSTAMO
a) Verificar que el PIB y la nota se hayan descargado de la cuenta del usuario, y registra la una nota de
prstamo devuelto en el formato.
b) Entregar al Auxiliar de Servicios el material bibliogrfico para devolucin en Biblioteca Lus ngel
Arango.
ENTREGA DEL MATERIAL
Realiza la devolucin del material bibliogrfico en la Biblioteca Lus ngel Arango y recibe la tirilla correspondiente
a la devolucin que posteriormente entrega a Referencia para su respectivo archivo.
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3.2
CONSULTA O
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
SERVICIOS AL PBLICO
SOLICITUD DE
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
INICIO
REFERENCIA,
COORDINACIN DE
USUARIO
3.1.10.2 FLUJOGRAMA:
REVISIN CUENTA DE
USUARIO
RECEPCIN DE LA
SOLICITUD DE
PRSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
RECEPCIN DE
TTULOS SOLICITADOS
EN PRSTAMO
REVISIN Y
VERIFICACIN
DEVOLUCIN
PRSTAMO
DEVOLUCIN DEL
MATERIAL
ENTREGA DEL
MATERIAL
FIN
REFERENCIA.
El servicio de referencia se basa en una necesidad informacional concreta de un usuario y en la satisfaccin de esta a travs
de la biblioteca, cuyo propsito es el de ayudar a su comunidad en la obtencin del conocimiento, guindola a travs de la
asesora, bsqueda y recuperacin. Se fundamenta en las diferentes actividades que se realizan:
1. Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de informacin.
3.Elaboracin de bibliografas.
4.Diseminacin Selectiva de Informacin.
5.Conmutacin Bibliogrfica
3.2.1 ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA Y RECUPERACIN DE INFORMACIN:

Orientacin, asesora y apoyo en la bsqueda y recuperacin de informacin, dentro del Departamento de Biblioteca o en
fuentes bibliogrficas e informativas, incluyendo bases de datos suscritas y de acceso pblico.
a. Tema Principal de la bsqueda, temas relacionados y su finalidad.
b.Necesidad, calidad y cantidad de Informacin requerida por el usuario.
c. Lmites cronolgicos y geogrficos.
d.Formato en el que el usuario prefiere recibir la informacin, por e-mail, en alguna unidad de almacenamiento, entre otros.
e. Tiempo disponible para la recepcin de la informacin.
No
USUARIO
REFERENCIA
ASESORA:
Para el caso de estudiantes.
Orientacin y asesora en la bsqueda y recuperacin de informacin. Esta solicitud es verbal y se entrega el
servicio en tiempo real.
Bsqueda, recuperacin y entrega de informacin. Para el caso de que el usuario sea un estudiante, este hace
la solicitud verbal y se le enva la informacin al correo electrnico. Para docente, la solicitud se recibe con
memorando.
RECEPCIN Y BSQUEDA:
Analiza la solicitud recibida y direcciona segn la necesidad de cada usuario y buscando siempre la
autonoma de este en el proceso.
El Referencista realiza la bsqueda de informacin solicitada. (la consulta se realiza en fuentes internas o
externas segn sea el caso, evala la informacin obtenida y entrega los resultados).
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REFERENCIA
ENTREGA DE REFERENCIA:
ASESORA: Explicacin verbal de cmo acceder a la informacin y direcciona a las diferentes fuentes.
Dependiendo del tipo de informacin solicitada, se remite al usuario a consultar las Bases de Datos o hacer
uso del servicio de prstamo interbibliotecario.
Para el caso de BSQUEDA DE INFORMACIN y/o GENERACIN DE LISTADOS BIBLIOGRFICOS, se
procede a realizar el respectivo anlisis y se entrega la informacin verbalmente o mediante correo electrnico.
UTILIZACIN DE REFERENCIA
El usuario verifica, analiza y utiliza la referencia recibida.
USUARIO
3.2.1.2 FLUJOGRAMA:
USUARIO
REFERENCISTA
INICIO
SOLICITUD DE
REFERENCIACION
RECEPCION Y
BUSQUEDA
UTILIZACION DE
REFERENCIA
ENTREGA DE
REFERENCIA
FIN
3.2.2
ELABORACIN DE BIBLIOGRAFAS
Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin recopilada de temas especficos, y
organizados, que ayuden a la preparacin y presentacin del trabajo acadmico e investigativo cada vez que as lo
requiera.

No
1
USUARIO
REFERENCIA
REFERENCIA
USUARIO
SOLICITUD DE BIBLIOGRAFAS:
Para el caso de estudiantes.
Describe su necesidad especifica
Para el caso de que el usuario sea un estudiante, este hace la solicitud verbal y se le enva la informacin al
correo electrnico. Para docente, la solicitud se recibe con memorando.
RECEPCIN Y BSQUEDA:
Analiza la solicitud recibida y direcciona segn la necesidad de cada usuario y buscando siempre la autonoma de
este en el proceso.
Se asesora y orienta dentro del catlogo de la biblioteca para que recupere la informacin que necesita y pueda
generar los listados segn los criterios y para que esta actividad la pueda realizar en el momento que la
requiera.
Docente: si la solicitud es verbal, se asesora y orienta en el catlogo de la biblioteca. Si la solicitud es a travs
de memorando, se indaga en el catlogo de la biblioteca y se genera un listado en Excel con la informacin
relevante.
ENTREGA DE LA BIBLIOGRAFA:
ASESORA: Explicacin verbal de cmo acceder a la informacin y direcciona al catlogo. En el caso de solicitud
a travs de memorando se organiza la informacin y se entrega la informacin solicitada mediante correo
electrnico.
UTILIZACIN DE LA BIBLIOGRAFA
El usuario verifica analiza y utiliza la referencia recibida.
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INICIO
REFERENCIA
USUARIO
3.2.2.2 FLUJOGRAMA:
3.2.3
SOLICITUD DE
BIBLIOGRAFAS
UTILIZACIN DE LA
BIBLIOGRAFA
RECEPCIN Y
BSQUEDA
ENTREGA DE LA
BIBLIOGRAFA
FIN
DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN (DIS)

Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, bsqueda bibliogrfica y hemerogrfica, especifica y
especializada de temas previamente solicitados; se enva habitualmente a cada usuario(s), referencias de documentos o
contenidos (accesibles) adecuado a los intereses formulados, ya sean investigativos o de necesidades informativas y que
provienen de los recursos electrnicos o bibliogrficos como complemento de los servicios que ofrece el Departamento de
Biblioteca.

No.
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
USUARIO
REFERENCIA
REFERENCIA
REFERENCIA
USUARIO
REFERENCIA
SOLICITUD DE FORMULARIO DE INSCRIPCIN:

Solicita Formulario de Inscripcin, donde describe su necesidad proporciona temas, palabras clave, documentos de
inters.
ENTREVISTA: Verifica informacin del formulario y estado del usuario en la base de datos, lleva a cabo una
breve entrevista de tal manera que proporcione claridad sobre lo que desea; establece fechas de envo de la
informacin.
BSQUEDA DE LA INFORMACIN:
1er caso: Se orienta al usuario para que cree alertas a travs de los recursos suscritos (bases de datos), y pueda
obtener informacin segn su inters en el correo electrnico.
2do caso: La bsqueda y recuperacin de la informacin se realiza peridicamente, en forma manual o
automatizada segn sea el caso y la con informacin disponible en los recursos bibliogrficos, hemerogrficos o
electrnicos (catalogo bibliogrfico, tablas de contenidos de revistas o libros, citas bibliogrficas completas o con
resumen); conforme a la complejidad de los temas se hace uso de las Bases de datos suscritas o de recursos
externos.
DISTRIBUCIN DE RESULTADOS: Se envan listas a travs del correo electrnico a perfiles que comparten
intereses comunes.
UTILIZACIN DE LA INFORMACIN: Evala los resultados obtenidos y decide si desea obtener la informacin
recibida y hacer uso de ella.
EVALUACIN PERIDICA
Evala peridicamente la satisfaccin del servicio a travs de entrevista personal o encuesta a usuarios que hacen
uso del servicio al azar.
REFERENCIA
USUARIO
3.2.3.2 FLUJOGRAMA:
INICIO
SOLICITUD DE
FORMULARIO DE
INSCRIPCIN
ENTREVISTA
UTILIZACIN DE LA
INFORMACIN
BSQUEDA DE LA
INFORMACIN
DISTRIBUCIN DE
RESULTADOS
EVALUACIN
PERIDICA
FIN
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3.2.4
CONMUTACIN BIBLIOGRFICA
Proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, as como usuarios externos el intercambio de
documentos, a travs del convenio cooperativo ISTEC el cual facilita la localizacin y obtencin de la informacin que
est disponible en otras bibliotecas a nivel local o nacional, por medio de e-mail, fotocopia, fax o a travs del software
CELSIUS. Para la obtencin de los documentos se deben seguir ciertos requerimientos:
Este servicio se rige por las normas internacionales del Derecho de Autor.
El usuario que lo requiera deber diligenciar el formulario de solicitud.
El servicio de conmutacin bibliogrfica suministra: reproduccin de artculos de revistas, partes o captulos de
libros (no texto completo), y partes de tesis o trabajos de grado (tablas de contenido, resumen, introduccin o
referencia bibliogrfica).
El costo de este servicio deber ser asumido por el usuario solicitante, acorde con la extensin del documento,
soporte, envo, destino

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
3.3
USUARIO
REFERENCIASTE
Previamente ha investigado y en algunos casos sabe dnde encontrarlo

Recibe las solicitudes por medio del registro de la solicitud o puede hacerlo a travs del software CELSIUS.
verifica la informacin solicitada y si es de usuario interno o externo
Si se encuentra en la biblioteca informa al usuario por correo electrnico, por el registro de conmutacin o va
telefnica para que se acerque a consultarla travs de los servicios convencionales (circulacin, bases de datos o
hemeroteca), usuario externo, previa consignacin para obtencin de la informacin, se enva por correo
electrnico.
Si se encuentra en otras bibliotecas a nivel local, nacional o internacional, procede a localizar la informacin y
realizar la solicitud a travs de los convenios; se informa al usuario solicitante la fecha en que estar disponible
el material, previa consignacin y se enva por correo electrnico.
FORMACIN DE USUARIOS:
La comunidad universitaria requieren tener un conocimiento de los servicios que la biblioteca ha puesto a su disposicin,
para ello, el Departamento realiza estrategias de formacin y capacitacin en el uso de los servicios y las diferentes
generalidades.
El objetivo principal del proceso es:
Orientar y capacitar a la comunidad en general de la Universidad La Gran Colombia sobre los servicios que ofrece la
Biblioteca, as como formar en el uso de las TICS, para el manejo de las nuevas herramientas de consulta, bsqueda,
recuperacin de informacin en fuentes externas a la Universidad, como Bases de Datos, catlogos, buscadores.
3.3.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No
1
USUARIO
REFERENCIASTE
COORDINADOR DE
SERVICIOS
REFERENCIASTE
COORDINADOR DE
SERVICIOS
REFERENCIASTE
COORDINADOR DE
SERVICIOS
SOLICITUD DE FORMACIN
En primer semestre asiste a la induccin de la biblioteca dependiendo de la jornada y fecha programada por la
universidad.
Durante el periodo acadmico, realiza la solicitud de capacitacin de usuarios mediante comunicado en el rea
de referencia.
PREPARACIN DE INFORMACIN
Se procede a programar las respectivas fechas de capacitaciones, segn demanda. Desarrolla el material de
formacin de usuarios. (Presentacin ppt., impresin de soporte de asistencia, material de apoyo (guas) y
orientacin a la bases de datos.
PREPARACIN DE LOCACIN
Prepara los recursos necesarios (recursos fsicos, tecnolgicos y humanos), s es el caso, se coordina con el
departamento de informtica y sistemas la sala adecuada para realizar la capacitacin y formacin.
EJECUCIN DE LA FORMACIN:
De acuerdo al contenido y/o temtica a tratar, se realiza la capacitacin y formacin.
Lo anterior se orienta bajo el instructivo referente a los talleres de bsqueda y recuperacin de informacin.
Se toma la asistencia
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3.3.2
FLUJOGRAMA:
USUARIO
REFERENCIACION
INICIO
SOLICITUD DE
FORMACION
PREPARACION DE
INFORMACION
PREPARACION DE
LOCACION
EVALUACION DE LA
FORMACION
EJECUCIN DE LA
FORMACION
SEGUIMIENTO Y
ARCHIVO DE
EVALUACION
FIN
3.4
DEFINICIONES:
- Material Bibliogrfico:
Son todas las publicaciones que la Biblioteca adquiere (libros, revistas, peridicos, folletos).
-
Material Audiovisual:
Material que contiene informacin en imgenes (diapositivas, pelculas, microformatos, mapas, globos terrqueos y
juegos didcticos) y sonidos grabados (discos, casetes y discos compactos).
Publicacin Electrnica:
Colecciones de libros y revistas disponibles en disco compacto, o mediante Internet.
Canje:
Medio que permite a la Biblioteca obtener publicaciones de otras Instituciones a cambio de sus publicaciones.
Ejemplar:
Corresponde a un libro sacado de un mismo original o modelo.
Folleto:
Impreso de varia hojas que sirve como instrumento divulgatorio o publicitario.
Material hemerogrfico:
Publicaciones peridicas coleccionables (revistas, boletines, actas, archivos anuarios, avances publicaciones
gubernamentales de ndoles general, cientfica y tcnica, recreativa o literaria, se excluyen publicaciones seriadas de
carcter monogrfico con ttulos diversos).
Publicacin seriada:
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Publicacin editada en forma contina con el mismo ttulo, a intervalos regulares o irregulares, durante un periodo
determinado. Las publicaciones ms comunes son los peridicos, las revistas, los boletines, anuarios, almanaques,
informes, actas y memorias.
-
Asignacin de Descriptores:
Consiste en extraer el contenido temtico de cada documento con base en un lenguaje controlado, proporcionndole
los puntos de acceso efectivo, que permiten su posterior recuperacin.
Autor:
Persona o entidad responsable de la creacin del contenido intelectual de una obra. El trmino tambin se aplica a
coautores, compiladores, editores literarios responsables del contenido y/o de parte del contenido intelectual de la
obra.
Clave de Autor:
Notacin que se forma con la inicial del apellido del autor y un nmero distintivo nico; la cual sirve para identificar
cada material bibliogrfico y asignarle un lugar propio dentro de la coleccin.
Ejemplar:
Corresponde a un libro sacado de un mismo original o modelo. Encabezamiento de Materia: Lenguaje normalizado
que cubre todas las reas del conocimiento y que permite un control de vocabulario para analizar y recuperar
informacin en sistemas manuales o automatizados.
ISBN: Cdigo que consta de 10 dgitos, distribuidos en cuatro grupos separados por guin o blancos; el cual se
adjudica a cada obra, como ayuda a la identificacin, a los fines estadsticos, al comercio del libro y controles de
inventario.
Altas: Consiste en la accin de registrar los nmeros de inventario de los libros en la base de datos correspondiente
Bajas: Consiste en la accin de eliminar de la base de datos los nmeros de inventario de libros perdidos o
descartados
Inventario: Operacin que se realiza de manera peridica y que permite conocer en el justo tiempo, el estado real de
los fondos bibliogrficos existentes a nivel macro en la biblioteca general o satlites de la Universidad.
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4
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
- Estructura organiza. Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006
- Acuerdo de multas
- Sistema de clasificacin decimal Dewey (SCDD)
- Reglas de catalogacin angloamericanas
- Listado de encabezamiento de materia para bibliotecas.
- Instructivo para operacin de los mdulos del sistema integrado de gestin bibliotecaria KOHA.
REGISTROS:
- Registro de Catalogacin
- Lista de Material Entregado a Circulacin y Prstamo.
- Registro de Preservacin y Restauracin
CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA
DESCRIPCION
Emisin inicial
01/10/2010
Se realizo actualizacin al procedimiento.
24/11/2010
Actualizacin por cambios en la adquisicin del material bibliogrfico.

El Departamento de Biblioteca en cumplimiento a los procesos de seguimiento, revisin y mejoramiento
continuo, desarroll procesos de anlisis con el fin de identificar y evaluar la calidad en la prestacin de sus
servicios; en este ejercicio, como resultado de mejora, se establecen procedimientos orientados al
seguimiento y control de su actividad en busca de correctivos en la trazabilidad entre sus procesos internos
(desarrollo de colecciones y servicios al pblico), el fortalecimiento en procesos de recaudo de multas y la
prestacin de servicios interinstitucionales.
ADICIN
2.3.2
ENTREGA Y DEVOLUCIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO DESARROLLO DE
COLECCIONES Y SERVICIOS AL PBLICO.
2.3.2.1 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO DE DESARROLLO DE COLECCIONES AL
REA DE SERVICIOS AL PBLICO.
Proceso mediante el cual el rea de Desarrollo de Colecciones hace entrega del material bibliogrfico
catalogado en KOHA al rea de Servicios al Pblico, para ser integrado a las colecciones bibliogrficas y
quede a disposicin de los usuarios.
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2.3.3 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO DEL REA DE SERVICIOS AL PBLICO A

DESARROLLO DE COLECCIONES.
Proceso mediante el cual el rea de servicios al pblico hace entrega del material bibliogrfico que requiere
se intervenga nuevamente en el rea de desarrollo de colecciones por algn aspecto o porque ha sido
entregado en reposicin por parte de los usuarios de la Biblioteca.
2.3.3.1 ENTREGA PARA INTERVENCIN Y/O ARREGLOS
2.3.3.2 ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO NUEVO
3.1.6 CONDONACIN DE MULTAS
Con el fin de establecer el procedimiento para la condonacin de multas
3.1.7 REPOSICIN DE LIBROS
Proceso mediante el cual un usuario reemplaza el material bibliogrfico que haya daado, deteriorado o
perdido, con el propsito de recuperar los activos de la Biblioteca.
3.1.10 PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUS NGEL ARANGO (BLAA)
Establecer el procedimiento para el prstamo bibliogrfico con BLAA

Manual Procesos Procedimientos Biblioteca

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NOMBRE: John Elicer Garzn Maldonado

NOMBRE: Sara Teresa Sandoval Gmez

NOMBRE: Eric de Wasseige

CARGO: Director de Biblioteca

CARGO: Coordinador de Calidad

CARGO: Vicerrector Administrativo

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ALCANCE DEL PROCESO:

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Registro de las peticiones y recoleccin de soportes para la evaluacin.

2.1.2 POLITICAS DE ADQUISICIONES:

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA

Grado de apoyo que se otorga a la bibliografa bsica y complementaria.

2.1.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

REGISTRO DE PETICION Y RECOLECCIN DE INFORMACIN PARA SU VALORACIN

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SELECCIN DE MATERIAL PARA ARREGLO

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CAMBIO ESTADO DE TEM EN KOHA

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3.1.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

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