Sistema de administración de personal

Principales características
Este sistema comprende todas las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos
de los distintos sectores de la organización en materia de recursos humanos.
Identificar las necesidades de este recurso, teniendo presentes los objetivos y políticas
fijados al respecto por la dirección.
incorporación del recurso humano (reclutamiento, selección y adiestramiento), su
administración (administración de legajos, administración de remuneraciones y liquidación
de haberes) y su mantenimiento dentro de la organización (evaluación de desempeño y
capacitación y desarrollo).
La característica que diferencia a este sistema de los demás es que se trata de un apoyo
para el resto, ya que se ocupa de la administración de un recurso necesario para el
desarrollo de todos ellos.
Dos funciones: administración de legajos y liquidación de haberes.

Descripción del proceso

El proceso se inicia con el reclutamiento del personal necesario, y tiene por finalidad
incorporar personas idóneas para el desarrollo de las distintas funciones solicitadas.
Debe existir una necesidad puntual de cobertura de una vacante o de un nuevo puesto en la
organización. Los distintos departamentos y sectores de la empresa que proporcionan los
perfiles requeridos.
A esta actividad de reclutamiento sigue la de selección, cuya finalidad es establecer cuál
de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar el puesto.
Personal ofrece al responsable del departamento solicitante una nómina de los candidatos
que reúnen las condiciones necesarias, y es este quien toma la decisión final y resuelve la
incorporación.
Se pone en marcha la segunda etapa, que comienza con el adiestramiento o inducción
Tiene por finalidad “socializar” al individuo inculcando a través de distintos métodos los
valores y costumbres que hacen a la cultura de la organización.

La actividad referida a la administración de legajos se desarrolla continuamente en la

organización y tiene que ver con todos los aspectos que hacen, entre otras cosas, al
cumplimiento de aquellas formalidades para la incorporación del empleado a la organización
al control de asistencia y su registro, la administración de las enfermedades y accidentes, la
protección y/ o seguridad industrial, las desvinculaciones, etc.
La actividad administración de remuneraciones tiene por finalidad establecer la retribución
que corresponde a cada puesto de trabajo.
La administración de legajos junto con la de remuneraciones van a alimentar la de
liquidación de haberes. Este proceso da como resultado la liquidación de las
remuneraciones y de las cargas sociales que corresponden.
El resultado es elevado al sistema financiero para que se efectivice el pago al personal y a
los distintos organismos previsionales.
El propósito de la evaluación del desempeño es calificar al empleado en el desarrollo de sus
tareas. La calificación está a cargo del superior inmediato del individuo.
La actividad de capacitación y desarrollo apunta a instruir al individuo para lograr el
mejoramiento de su formación profesional, entrenarlo en el desempeño de sus funciones
actuales y proporcionarle un perfeccionamiento apropiado para su actividad futura.
Pautas para el diseño
Control interno
● Separación de funciones entre quienes realizan la administración de legajos, el
control de la asistencia del personal, la liquidación de los haberes y de las
obligaciones previsionales, la autorización del pago, el pago y la registración.
● Personal se encarga del control de asistencia debe encontrarse autorizado por el
responsable de su otorgamiento
● Del procesamiento de los datos se obtiene la liquidación de remuneraciones a pagar
junto con los recibos, la liquidación de los aportes y de las contribuciones
previsionales, y el libro de sueldos. Esta documentación, autorizada por el
responsable de Personal, se remite a Cuentas a Pagar, que tiene la responsabilidad
de confeccionar las órdenes de pago.
● Tanto la administración de legajos como la liquidación de haberes se encuentran
formalizadas en el manual de procedimientos de la organización, donde están
consignados los ordenamientos que deben tener los archivos de legajos, de planillas
horarias, de planillas de liquidación, de recibos de sueldo, de acuerdo con las
necesidades de los usuarios.
● En el manual de procedimientos se deja constancia de la manera en que se realiza
el archivo de los soportes utilizados en el proceso y se indica donde quedan
registrados y como.
● Asignación de responsabilidad de los soportes que intervienen en este sistema a
alguien previamente determinado, para evitar usos indebidos de esa documentación.
● Cada miembro de la organización debe poseer un legajo individual donde consten
todos los registros.