Está en la página 1de 10

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL DESARROLLO METODOLOGICO DE LA AUDITORIA A

EJECUTAR EN LA EMPRESA PALMACEITE S.A.

PALMACEITE S.A, es una empresa agroindustrial dedicada a la extracción y comercialización de aceite


crudo y almendra de palma, brinda servicio de asistencia técnica a las plantaciones de los proveedores
de fruta, basándose en políticas corporativas que garanticen a sus grupos de interés el compromiso con
la calidad, el medio ambiente, la responsabilidad social y la sostenibilidad; contribuyendo al desarrollo
económico de la región y el país.

Actualmente su oficina administrativa se encuentra ubicada en la Carrera 1C # 22 - 58 24 Edificio Bahía


Centro Oficina 705- Santa Marta. Conformada por una planta de personal de más de 150 colaboradores
divididos en: área administrativa ubicada en Santa Marta y Planta Extractora ubica vía Ciénaga –
Fundación.

Palmaceite S.A, cuenta con un departamento de talento humano conformado y algunos de los procesos
que se ejecutan son: selección del personal, contratación, liquidación de nómina, proceso de inducción,
evaluación de desempeño, capacitación, desvinculación del personal, manejo de incapacidades, gestión
de control de asistencia laboral, bienestar social y gestión documental, los cuales son efectuados por la
coordinadora y los auxiliares de gestión humana. Son estos los responsables actualmente de cada
proceso referente al área de talento humano de la organización.

La auditoría a los procesos de talento humano se desarrollará atendiendo el plan de auditoria remitido al
responsable del proceso. Se describe a continuación las respectivas actividades a realizar y la
información solicitada a las personas a auditar de la empresa Palmaceite S.A.

Se solicitará a los auditados toda la documentación vigente de los procesos que se estén ejecutando en
cuanto a gestión del talento humano se trate y se recibirán los procedimientos vigentes así:

 Proceso de reclutamiento, selección y contratación


 Proceso de Inducción y Entrenamiento
 Pago y Novedades de Nomina
 Aportes a Seguridad Social y Parafiscales
 Manejo de Incapacidades Laborales
 Gestión de Control de Asistencia Laboral
 Política de Horas Extras
 Política de Compensación Integral
 Política de Vacaciones
 Política de Dotación de Calzado y Vestido de Labor
 Gestión del Desempeño
 Programa de Capacitaciones
 Proceso de Desvinculación del Personal
 Gestión Documental
 Requerimiento de Información UGPP

ACTIVIDAD 1:

Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación: ( Análisis Documental y Digital)

Se Solicitará:

En este proceso se realizarán las respectivas correcciones sobre los datos actuales al momento
de hacer la respectiva revisión de las carpetas de hojas de vida de trabajadores activos con la
empresa.

Donde se busca la verificación de ingreso y contratación con la compañía, básicamente


verificando que todo este proceso se encuentre acorde a las obligación o indicaciones que
constata el código sustantivo del trabajador, donde manifiesta que todos los empleados tienen
que manejar un contrato formal y que este se encuentre firmado tanto por empleado como por
empleador, para dar validez del mismo se proceden a las respectivas afiliaciones a seguridad
social a las que tiene derecho el empleado como lo son: salud, pensión, arl, afp, caja de
compensación, entre otras.

Igualmente vale aclarar que este proceso debe constar de un examen de ingreso, revisión de su
hoja de vida y de que sus documentos se encuentren al día, para proceder a realizar una
contratación idónea

 Información sobre convocatorias anteriormente realizadas donde se evidencien las herramientas


que se utilizan para el proceso de reclutamiento del personal de la organización tanto de manera
interna, como externa.

 Justificación del proceso de selección del nuevo personal, bien sea a través de entrevistas,
exámenes psicométricos, exámenes del área, exámenes médicos entre otros.

 Con respecto al proceso de contratación, se solicitara el 100%; de las carpetas de los


funcionarios activos con la empresa donde se logre observar información como: su hoja vida,
contrato, exámenes de ingreso, afiliaciones, requerimiento del cargo, acta de inducción, etc.
Verificando que las condiciones de estos hayan sido ejecutadas de acuerdo con los lineamientos
del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 789 de 2002 y demás normas concordantes.

ACTIVIDAD 2:

2.1 Proceso de Inducción y Entrenamiento. (Revisión Documental)

Se solicitará presentación de los programas de inducción y entrenamiento los cuales hayan permitido
promover la integración de los nuevos colaboradores en el menor tiempo posible al cargo, al jefe y a la
organización.

Como:

A). Inducción General sobre:

• El organigrama, la visión, la misión y los objetivos de la empresa.

• Políticas y compromiso de la gerencia con la salud y la seguridad.

• Las normas generales sobre saneamiento básico.

• Los aspectos relativos a la relación contractual laboral.

• Los programas de desarrollo y promoción del personal.

• Generalidades sobre seguridad social.

• Reglamentos, régimen disciplinario y otros aspectos de Interés institucional.

B). Inducción Especifica sobre:

• El tipo de entrenamiento que recibirá en su trabajo.

• Las obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud ocupacional.

• El panorama específico de factores de riesgo, de acuerdo a la sección o puesto de trabajo y el mapa de


riesgos de la empresa.

• Uso de los equipos de protección personal requeridos:

- Uso del sistema de dotación de calzado y vestido de labor.

- El mantenimiento y cuidado de la dotación.

- Entrenamiento para uso correcto.

• Procedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo.

• Procedimientos básicos de emergencia.


• Información relativa al área en que se desempeñará:

- Organigrama, personas con las que debe interactuar, compañeros de trabajo.

- El manual de funciones para el cargo a desarrollar.

- El sistema de tiempo, las rotaciones y los permisos.

Toda esta información debe tratarse con especificidad, dado que de ella dependerá en buena medida el
nivel de desempeño en producción, calidad y seguridad de los nuevos y antiguos colaboradores. Los
aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se entregará una copia al trabajador, para
que los use como documentos de consulta. La empresa debe guardar registros escritos y firmados por el
nuevo y antiguo empleado de todas las actividades realizadas en la inducción y reentrenamiento.

ACTIVIDAD 3:

3.1 Liquidación de Nómina. (Revisión Documental y Digital)

Se solicitará:

 Información donde se logre verificar que los procedimientos de nómina cuentan con plantillas o
documentos que le permitan recolectar de manera idónea información sobre las novedades de
nómina y así llevar a cabo su liquidación y pago de forma exitosa.

 Información donde se consiga examinar la liquidación del salario, comisiones, auxilios,


bonificaciones, horas extras, viáticos, recargos nocturnos y demás conceptos se estén
calculando de forma adecuada.

 Información de colaboradores donde se logre identificar si existen embargos por alimentos por
entidades financieras o fiscales a algunos de los empleados; asimismo, justificar que el
tratamiento que lleva a cabo la entidad sea realizado de acuerdo con los lineamientos del Código
Sustantivo del Trabajo. –Se tomara un reporte aleatorio de novedades de nómina como
vacaciones, cesantías, préstamos, ahorros y primas del año 2017 y 2018 para verificar que estas
se estén liquidando de manera correcta.

 Información que permita verificar la gestión que se le está dando a los registros de novedades
como: ausentismos, incapacidad, luto, permiso, calamidades, llegadas tarde, etc.

 Evaluar que él sistema que maneja el área en cuanto a su parametrización satisfaga sus
necesidades en cuanto a registro de información, procesamiento de datos y reporte.

ACTIVIDAD 4:

4.1 Aportes a Seguridad Social y Parafiscales. (Revisión Documental y Digital)

 Se solicitará al funcionario responsable del pago de los Aportes a Seguridad Social y


Parafiscales el soporte documental físico y la planilla virtual donde se realiza el pago integrado
de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales, donde se consiga demostrar
que los aportantes reportan la información para cada uno de los Subsistemas en los que el
cotizante está obligado a contribuir.

 Verificación de los ingresos y novedades que se efectuaron dentro del mes, como: las
incapacidades, licencias no remuneradas, vacaciones dadas dentro del periodo objeto de
cancelación, bonificaciones, horas extras, retiros y todas aquellas novedades que afecten de
forma directa la planilla de aportes.

 Validar que se estén realizando los aportes correspondientes de acuerdo la norma que se
encuentre vigente a la fecha del pago, y validar que la información fue cargada y validada de
manera correcta.

 Identificar pagos realizados al área administrativa y a terceros en los que se hallen diferencias
que no superen el 40% del IBC.

ACTIVIDAD 5:

5.1 Manejo de Incapacidades Laborales (Revisión Documental y Digital)

Se conoce como Incapacidad laboral la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como
consecuencia de una enfermedad o un accidente de trabajo.

Procedimiento de tramites de reporte y pago de incapacidades:

• Reportar a la entidad la incapacidad por enfermedad general o laboral (Radicación de


Incapacidad)
• Reportar al jefe inmediato la incapacidad
• Remitir quincenalmente las incapacidades a la respectiva entidad para el cobro Persuasivo y
Coactivo del respectivo trámite.
• Una vez recibida la incapacidad por el ente encargado del cobro persuasivo y coactivo, se
realice la gestión de cobro pertinente por parte de la empresa.
• En caso que la EPS no asuma la incapacidad por cuanto no fue expedida por un médico adscrito
a ello, se procederá con el cobro respectivo al funcionario.

-Se le solicitará a los auditados información referente al 100% de las incapacidades laborales,
verificando como se ha venido realizando la gestión de los tramites y procesos que se deben ejecutar al
momento de recibir una incapacidad laboral.

ACTIVIDAD 6:

6.1 Gestión de políticas de Compensación Integral, Vacaciones, Dotación de calzado y vestido de


labor. ( Revisión Documental y Digital )

a. Como política de compensación integral claramente se identifican los beneficios que le brinda la
empresa al empleado en cuanto a seguros, prestamos, almuerzo, capacitaciones y estimulación del
clima laboral.

b. En la programación de vacaciones, el empleador o jefe en consenso con el empleado determinan el


calendario de las vacaciones con el objetivo de preservar la eficacia del descanso del trabajador y de las
operaciones de la empresa.

c. Dotación de calzado y vestido de labor: Todo empleador que habitualmente ocupe uno o más
trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro meses, en forma gratuita, un par de zapatos y
un vestido de labor al trabajador , cuya remuneración mensual sea hasta dos meses el salario mínimo
más alto vigente.

-Se les solicitará a los auditados, documentos físicos o digitales donde se demuestre la gestión que se
realiza por la compensación integral del empleado, la programación de sus vacaciones y la dotación de
calzado y vestido de labor a la que este tiene derecho. Documentos que nos permitan verificar la
solicitud, entrega y autorización de cómo se realiza la gestión de estas políticas en la organización.

ACTIVIDAD 7:

Gestión de Control de Asistencial Laboral (Revisión Documental o Digital)

Los controles de asistencia laboral son sistemas de control de accesos que permiten llevar un registro de
las entradas y salidas de los empleados en una empresa. La supervisión de la asistencia permite
comprobar la puntualidad y asistencia de los trabajadores a su puesto de trabajo.

Con un control de asistencia laboral la empresa puede monitorear su productividad empresarial para
saber si cumplirá sus objetivos, y en caso contrario analizar y mejorar para conseguirlo.

-Se solicitará soportes documentales o digitales que nos permitan verificar la gestión de los controles de
asistencia laboral que se tienen dentro de la organización; estos controles son muy importantes ya que le
permiten a la empresa monitorear novedades como: ausentismos, permisos, incapacidades y que la
política de horas extras se esté cumpliendo conforme la ley lo indica.

ACTIVIDAD 8:

8.1 Política de Horas extras (Revisión Documental o Digital.)

“Según el Artículo 168 del Código Sustantivo del Trabajo, una jornada ordinaria corresponde a ocho
horas de trabajo diarias y 48 a la semana. Si el empleado trabaja más de ese tiempo puede cobrar horas
extras y su valor se calcula en función de que la actividad se haya realizado de día o de noche ”, En
ningún caso las horas extras se podrán exceder de dos horas diarias y 12 semanales. Existen
excepciones y no todos los trabajadores ordinarios pueden cobrar horas extras. Este beneficio no aplica
para aquellos que en su contrato se establezca que son empleados de dirección, confianza y manejo.

-Para dar veracidad de la política de las horas extras en la empresa, se le solicitará soportes
documentales o digitales donde se presente información detallada de los últimos 6 meses de los años
2017 y 2018, información que nos permitirá comparar y verificar que en estos años puedan haberse
presentado o no desfases de las horas extras en la empresa. De haberse dado desfase indagar que la
causo y que se ha realizado para mejorar este tema.

ACTIVIDAD 9:

9.1 Gestión del Desempeño – Evaluación de Desempeño ( Revisión Documental o Digital)

La Evaluación de Desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del
empleado. La mayor parte de los empleados procura tener Retroalimentación sobre la manera en que se
cumplan sus actividades, esto le permite sentirse importante y tomado en cuenta por la organización
para la cual labor.

-Se requiere que los responsables del área de talento humano proporcionen documentación que nos
permitan verificar de qué manera evalúan la gestión del desempeño de los empleados dentro de la
empresa.

- Se solicitará documentación como: soportes de las evaluaciones de desempeño del 100% de los
colaboradores activos en la organización. Logrando hacer revisión del cumplimiento y la debida
implementación del modelo de evaluación de desempeño.

ACTIVIDAD 10:

10.1 Programación de Capacitaciones ( Revisión Documental o Digital)

Una empresa que lleva a cabo acciones de programación de capacitación en base a situaciones reales
orientadas hacia la renovación de los conocimientos, habilidades y actitudes del trabajador, no
solamente generara mejora en el ambiente laboral, sino que además obtendrá un capital humano más
competente en la organización.

-Se solicitará a los responsables de los procesos de talento humano, información sobre los planes de
mejoramiento y capacitación realizados a los colaboradores de la empresa, que permitan evidenciar que
planes o herramientas utilizan para realizar retroalimentado a las competencias de los colaboradores que
lo precisan.

ACTIVIDAD 11:

11.1 Proceso de Desvinculación (Revisión Documental)

-Se solicitará a los auditados archivos que nos permita verificar el proceso de desvinculación al 100%.,
información que nos permita visualizar los lineamientos, actividades y responsabilidades necesarios para
dar un manejo adecuado de la desvinculación o el retiro del servicio de los funcionarios de la empresa,
de conformidad con los parámetros establecidos y la normatividad vigente. Logrando evidenciar:

1. Motivo de desvinculación.

2. Deshabilitación de su carpeta.

3. Gestión de desafiliación del empleado de los aportes a seguridad social y parafiscal.

4. Soporte de la liquidación del empleado.

- Certificados de experiencia laboral.

-Retiro de cesantías.

-Examen de Egreso.

ACTIVIDAD 12:

12.1 Gestión documental (Revisión Documental y Digital)

La gestión documental consiste en el uso eficiente de toda la información relacionada con una empresa.
La cantidad de información que estas gestionan en su día a día es demasiado extensa y esto puede
suponer un problema si no se utilizan herramientas de gestión documental correctas.

Con el fin de evaluar y verificar la correcta gestión de los documentos y archivos manejados en los
procesos de Talento Humano de la empresa Palmaceite S.A, se solicitará a los auditados:

 Soportes de pagos y novedades de nómina.

 Soportes de pagos a seguridad social y parafiscales.


 Soporte de actas de política de vacaciones.

 Soporte de actas de política de dotación de calzado y vestido de labor.

 Soportes de programación y pagos de horas extras.

 Soportes de control de entrada y salida del personal.

 Manejo de archivo de personal activo e inactivo.

 Manejo de documentación activa e inactiva de incapacidades.

 Soportes de actas de programación y asistencia a capacitaciones.

 Registros de documentos recibidos y enviados sobre casos especiales referente al área o al

personal de la organización.

 Soportes de evaluación de desempeño.

Vale aclarar que la gestión documental que se maneje en los procesos de talento humano de la empresa
Palmaceite S.A, debe cumplir con las instrucciones, normas y procedimientos indicados en la Ley
General de Archivo.

ACTIVIDAD 13:

12.1 Requerimiento de Información UGPP (Revisión Documental y Digital)

El requerimiento de información enviado por la UGPP, es el documento donde la unidad le solicita a la


organización él envió de información relacionada con la liquidación y pago de aportes parafiscales de la
protección social de sus trabajadores.

Con el fin de verificar la autenticidad de los procesos del área, se solicitará información. Si existe, sobre
los requerimientos realizados por la UGPP a la empresa y como estos se han venido gestionando para
lograr los cumplimientos de la misma.

Si a la empresa en cuestión la UGPP no le ha requerido ningún tipo de información, se procederá a la


solicitud de información para realizar su respectiva verificación y cumplimiento. Como:

 Nóminas mensuales de salarios.


 Información de parametrización de cuentas contables del software de nómina.
 Copia de los contratos de aprendizaje de los aprendices SENA.
 Copia de los contratos de los funcionarios activos con la organización.
 Resoluciones de Pensión de las personas que son empleados con pensión de vejez.
 Copia de documentos si hay empleados extranjeros.
 Información de las personas que se encuentran a través de empresas temporales.
 Relación de las planillas PILA con las cuales se hicieron los pagos de aportes.
 Documentos adicionales con los que se pueda validar los pagos de seguridad social de
la empresa.

Gracias por la atención prestada.

Atentamente,

__________________
AURA RUIZ HENAO
Revisor Fiscal
PALMACEITE S.A

También podría gustarte