GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Gestión Administrativa: Funciones y Procesos

La gestión administrativa es el conjunto de formas, acciones y

mecanismos que permiten utilizar los recursos humanos, materiales y
financieros de una empresa, a fin de alcanzar el objetivo propuesto. Se
basa en cuatro principios fundamentales; el orden es el primero, según
cada trabajador debe ocupar el puesto para el cual está capacitado.

La falta de orden conlleva a un trabajo menos eficiente y al uso incorrecto

de los recursos. El segundo principio es la disciplina; dentro de la gestión
administrativa la disciplina es un aspecto importante, ya que las normas y
reglas deben ser cumplidas y respetadas por todos.

El tercer principio es la unidad de mando. El empleado debe saber a quién

reporta su trabajo y de quién recibirá órdenes, para evitar mensajes
erróneos que perjudiquen la calidad del trabajo. Por último, fomentar y
valorar la iniciativa en el personal es crucial para motivar; esto repercutirá
positivamente en el ambiente de trabajo y en el logro de metas.

La gestión administrativa es primordial para la organización, ya que

conforma las bases sobre las cuales se van a ejecutar las tareas propias del
grupo, conformando además una red orientada a cumplir los objetivos
empresariales.

Índice [Ocultar]
 1 Funciones
o 1.1 Realización de los procesos de gestión
o 1.2 Contratación de personal
o 1.3 Salvaguardia de los activos
o 1.4 Relaciones públicas
 o 1.5 Establecer secuencias de trabajo
o 1.6 Compra de activos fijos
o 1.7 Diseño y control de formas
o 1.8 Compra de papelería y artículos de oficina
 2 Procesos de gestión administrativa
o 2.1 Planeación
o 2.2 Organización
o 2.3 Dirección o ejecución
o 2.4 Control
 3 Referencias

Funciones

Realización de los procesos de gestión

Los procesos de gestión deben realizarse adecuadamente para que se lleve

a cabo el desempeño efectivo en cada una de las funciones administrativas.

Estos deben incluir la planeación, organización, dirección y control, girando

todos con base en el cumplimiento de los objetivos.

Contratación de personal

Se refiere a la selección, capacitación, colocación y remuneración del

personal. El logro de los objetivos de la organización depende de poder
contar con el personal adecuado, por lo cual se debe mantener el interés de
cubrir las necesidades de los empleados y, a la vez, ser leales a la
organización.

Salvaguardia de los activos

Los activos de una organización deben estar protegidos contra el uso
indebido, pérdida o daño causado por robo, incendio o cualquier otro
medio.

Por esto es necesario mantener un registro adecuado para cada tipo de

activo, responsabilizando al personal de su correcto uso y salvaguarda.

Relaciones públicas

Una de las funciones importantes de la gestión administrativa es el

establecimiento y mantenimiento de diversas líneas de comunicación entre
la organización y su público relacionado (clientes, accionistas, empleados,
proveedores, consumidores).

Establecer secuencias de trabajo

Para un desempeño estable y sin interrupciones del trabajo administrativo,

deben desarrollarse sistemas y procedimientos de rutinas definidas. Esto es
motivado al carácter de interdependencia e interrelación entre las labores
específicas de cada departamento.

Compra de activos fijos

En cada departamento existe una necesidad de activos fijos adecuados para

tener un rendimiento eficiente y económico del trabajo allí realizado. Por lo
tanto, se debe seguir un procedimiento estándar en la selección y compra
de cada tipo de activo fijo requerido.

Un aspecto importante es realizar una detección y evaluación de la

necesidad real del activo, evitando así gastos innecesarios que repercutan
en las finanzas de la empresa.

Diseño y control de formas

Dado que el trabajo administrativo tiene características particulares, se
deben diseñar los formularios utilizados a fin de proporcionar la información
requerida de manera adecuada.

Es deber de la administración diseñar estos formularios y tratar de

estandarizar su uso, a fin de reducir costos.

Compra de papelería y artículos de oficina

Estos artículos deben cubrir las necesidades de los usuarios, ya que

repercutirán en la ejecución sistemática y rápida del trabajo que se hace.

Por tanto, es importante velar por la estandarización, selección y compra

de dichos insumos, así como su distribución a otros departamentos, cuando
sea necesario

Procesos de gestión administrativa

Planeación

Planificar es la piedra angular de este proceso, ya que de esta se derivarán

las subsiguientes acciones a seguir. Para realizar un proceso eficiente es
necesario considerar lo siguiente:

– Contar con objetivos claros.

– Estudiar el ambiente bajo el cual se realizará el trabajo.

– Identificar y asignar las tareas que ayudarán a lograr los objetivos.

– Realizar un plan integral de logros, donde se destaquen los elementos

creativos que ayuden a desempeñar eficazmente el trabajo.
– Determinar las políticas, métodos y procedimientos requeridos para el
desempeño de la labor.

– Crear sistemas de alerta que permitan anticipar acciones ante problemas

futuros.

– Actualizar constantemente los planes, considerando los resultados de los

controles ejercidos sobre los mismos.

Organización

Para alcanzar el éxito se deben coordinar todos los recursos humanos,

financieros y materiales que estén relacionados con el trabajo que se va a
realizar.

Esto implica el establecimiento de un conjunto de reglas y asignaciones de

tareas que deben seguir rigurosamente las personas que estén
involucradas. Algunas de estas actividades son:

– Dividir el trabajo considerando las unidades de operación.

– Agrupar las tareas por los puestos de trabajo.

– Estructurar las unidades operativas con criterios de manejabilidad y

afinidad de la labor.

– Seleccionar al personal que posea las aptitudes requeridas para

determinado puesto de trabajo.

– Establecer ajustes en las actividades ejecutadas, con base en lo que

arrojen los resultados de control de las mismas.

Dirección o ejecución
Para cumplir con las estrategias planificadas y organizadas es necesario
tomar las acciones que las inicien y les den continuidad.

Entre estas medidas están las de dirigir la actividad y propiciar el desarrollo

del empleado en lo laboral y personal, para que así esta motivación se
traduzca en el logro eficiente del objetivo. Estas estrategias pueden ser:

– Guiar e incentivar al grupo para que alcancen el objetivo.

– Establecer una comunicación directa, abierta y transparente con cada uno

de los involucrados, directa o indirectamente, en el trabajo.

– Desarrollar las potencialidades de cada miembro.

– Crear incentivos para los empleados que se destaquen en determinados

criterios pre-establecidos, como la creatividad, rapidez en la culminación,
entre otros.

– Establecer mecanismos de evaluación constante del proceso de ejecución,

a fin de rectificar acciones en caso de ser requerido.

Control

Es importante implantar estrategias para comprobar que lo planificado,

organizado y ejecutado esté progresando de forma satisfactoria y efectiva
hacia el alcance del objetivo.

Esto permitirá tomar decisiones de sustitución de actividades o de

reorientación del proceso, que permitan optimizarlo. Estas podrían ser
algunas de las acciones a seguir:

– Establecer comparaciones de los resultados con los planes generales de la

empresa.
– Evaluar el producto de la labor, tomando como base los estándares de
desempeño de la misma.

– Hacer públicos los medios a ser utilizados en las mediciones.

– Comunicar las sugerencias al personal responsable, para así poder

corregir las acciones que sean necesarias.

Las 4 Etapas del Proceso Administrativo

Las etapas del proceso administrativo son la planificación, la

organización, la implementación o dirección y el control.

Generalmente los gerentes llevan a cabo las funciones principales, pero

dependiendo de las habilidades y de las posiciones en el nivel
organizacional, el tiempo y el trabajo gastado en cada función puede
diferir.
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El proceso administrativo se trata de la relación entre una serie de

procesos, los cuales fluyen de manera continua y dinámica.

Aunque existen varias distinciones en cuanto a estos procesos, todos tienen

como propósito final realizar todos los objetivos que se plantean en una
organización.

El proceso administrativo se refiere a los procedimientos utilizados ante las

agencias administrativas. Los procesos administrativos son las tareas que
se requieren para mantener una compañía funcionando correctamente.

Básicamente, cualquier cosa que involucre manejar la información que

apoye un negocio es un proceso administrativo. Estos procesos
administrativos son un sistema de reglas por los cuales se rigen los
procesos necesarios para manejar una organización.

Las etapas básicas del proceso administrativo deben servir como una
manera sistemática de realizar los objetivos.

Estos procedimientos administrativos deben establecer la eficiencia, la

constancia, la responsabilidad y la rendición de cuentas.

En un proyecto se debe enfatizar que todos los administradores,

independientemente de sus actitudes o habilidades, se involucren en
algunas funciones inter-relacionadas para poder lograr los objetivos
deseados.

Todas las etapas del proceso administrativo deben estar relacionadas y

ninguna puede ser saltada. Éstas etapas están diseñadas para mantener un
ambiente en el que el personal, trabajando en grupo, pueda lograr
eficientemente las tareas seleccionadas.

Las 4 etapas del proceso administrativo

Planificación y toma de decisiones

La planificación involucra determinar los siguientes cursos de acción. Mirar

hacia el futuro y predecir las posibles tendencias o ocurrencias que pueden
influenciar la situación de trabajo es la cualidad principal.

La planificación significa colocar una meta de organización y decidir cuál es

la mejor manera de lograrla.

La planificación involucra tomar decisiones, independientemente de las

metas y del posible curso de acción futuro de un conjunto de alternativas.

El plan ayuda a mantener la efectividad de manejo ya que funciona como

una guía para que el personal pueda realizar actividades futuras.

Seleccionar las metas, así como también el mejor camino para lograrlas, es
lo que involucra la planificación.

En resumen, la planificación significa determinar la posición de la

organización y cuál debería ser la situación en algún tiempo en el futuro;
así como también decidir cómo es la mejor manera de afrontar la situación.

Organización

La organización puede ser definida como el proceso en el que los planes

establecidos se mueven hacia la realización. La planificación involucra
coordinar las actividades y los recursos.
Una vez que el gerente ha declarado las metas y los planes de desarrollo,
su próxima función es organizar tanto al capital humano como a los otros
recursos que son identificados como necesarios según el plan para alcanzar
el objetivo.

La organización involucra determinar como las actividades y los recursos

deben ser juntados y coordinados.

La organización también puede ser definida como una estructura

intencionalmente formalizada de posiciones o roles que las personas
puedan llenar en una organización.

La organización produce una estructura de relaciones y es a través de estas

relaciones estructuradas que los planes futuros son perseguidos.

Por ese motivo, la organización es la parte de la gerencia que involucra

establecer una estructura intencional del roles para que las personas
puedan llenarlos.

Se debe asegurar que las tareas necesarias para lograr las metas sean
asignadas a las personas que pueden realizarlas lo mejor posible.

El punto de una organización estructural es crear un ambiente para la

mejor actuación humana.

En resumen, la organización es decidir donde se tomarán las decisiones,

quien realizará ciertos trabajos y tareas, quien trabajará para quien, y
como los recursos serán distribuidos.

Dirección y liderazgo
La habilidad de influenciar a las personas para un propósito particular es
llamado liderazgo. El liderazgo es considerado como el elemento más
importante y difícil de todos los procesos administrativos.

Ser el director implica influenciar o impulsar a un miembro de la

organización para trabajar junto con el interés de la organización.

Crear una actitud positiva hacia el trabajo y hacia las metas entre los
miembros de la organización también caen en esta categoría.

Es requerida ya que ayuda a servir los objetivos de eficiencia y efectividad

al cambiar el comportamiento de los empleados; la dirección involucra un
número de procesos diferidos.

Las funciones de dirigir, motivar, comunicar y coordinar son considerados

como parte del sistema o proceso de dirección o liderazgo. La motivación
también es una cualidad esencial del liderazgo; los gerentes eficientes
necesitan ser líderes efectivos.

La coordinación es esencial en esta etapa. Una buena habilidad de

coordinación es la esencia de un buen gerente, ya que se puede lograr la
armonía entre los esfuerzos individuales individuales hacia el logro de
metas grupales.

Control

Controlar implica monitorear y evaluar las actividades. Monitorear el

progreso organizacional hacia el cumplimiento de una meta es llamado
control. Monitorear el progreso es esencial para asegurar el logro de una
meta organizacional.
Controlar significa medir, comparar, encontrar desviaciones y corregir todas
las actividades organizacionales que son ejecutadas para lograr las metas o
los objetivos.

El control consiste en actividades como: medir la actuación, comparar los

estándares existentes y encontrar algunas desviaciones y corregir dichas
desviaciones.

Las actividades de control generalmente se relacionan con medir y evaluar

resultados o progresos de acciones que fueron tomadas para alcanzar la
meta.

Algunas formas de control, como el presupuesto de gastos, los recursos de

inspección y el récord de las horas de trabajo perdidas suelen ser comunes.
Cada medida también muestra si los planes están dando resultado.

Si las derivaciones persisten, se deben aplicar correcciones pertinentes. Si

se encuentran resultados que difieren de la acción planeada, las personas
responsables deben ser identificadas para tomar acciones necesarias que
mejoren el rendimiento.

De esta manera, el resultado es controlado al controlar lo que hacen las

personas. El control es el último paso del proceso administrativo mas no el
menos importante.

Se puede decir que la planeación sin control es inútil. Gracias al control se

puede lograr realizar una meta.

https://youtu.be/BaoeSSmLpPY
https://youtu.be/jtINE6LXQVk