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1. Consideraciones previas
2. Estado de ejecución de las medidas
3. Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
4. Aplicativo informático
5. Sectoristas
01
CONSIDERACIONES PREVIAS
¿QUÉ ES El REPORTE DE SEGUIMIENTO?
Es un documento de gestión que permite
determinar el estado de ejecución de las medidas
de remediación y control consignadas en el Plan
de Acción Anual sobre la base de la información y
documentación que proporcionen los órganos y
unidades orgánicas que se encuentren a cargo de
su ejecución.
https://www.google.com/url?sa=i&ur=https%3A%2F%2Fwwwafix.com%2Fblog%2Fcomo-elaborar-plan-
crecimiento&psig=AOvVaw0ck4r3aLCfJaTimjaIxqzD&ust=1645410787897000&source=images&cd=vfe&ve
d=0CAsQjRxqFwoTCOin8f6ejfYCFQAAAAAdAAAAABAb
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL REPORTE DE SEGUIMIENTO ?
JULIO 2022
Las entidades del Estado bajo el alcance de la LUN MAR MIE JUE VIE SAB DOM
Directiva N° 006-2019-CG/INTEG deben 1 2 3
presentar el Primer Reporte de Seguimiento 4 5 6 7 8 9 10
julio). 25 26 27
27 28 29 30 31
SOLO APLICABLE a las entidades del Gobierno Regional y del Gobierno Local que participan en el Proceso de Elecciones
Generales 2022
Reporte de Evaluación Anual Plan de acción Anual - Reporte de Evaluación Semestral Reporte de Evaluación Anual de
de la Implementación del SCI – Sección Medidas de Control – de la Implementación del SCI – la Implementación del SCI –
Periodo Enero – Diciembre 2021 Periodo Enero – Octubre 2022* Periodo Enero – Junio 2022 Periodo Enero – Octubre 2022*
Consideraciones en los Planes de Acción Anual – Sección Medidas de Remediación y/o Control
10
ESTRUCTURA DE LA SECCIÓN MEDIDAS DE REMEDIACIÓN, EN EL REPORTE DE SEGUIMIENTO DEL
PLAN DE ACCIÓN ANUAL
Determinación de medidas de remediación
Estado de la
Deficiencias Órgano o Plazo de implementación Comentarios u
Eje Medida de
del SCI Medida de Unidad Medios de Observaciones
Remediación
Remediación Orgánica Fecha de Fecha de Verificación
Responsable Inicio Término
Medida de
Remediación 1.1
Cultura Medida de
Deficiencia 1
Organizacional Remediación 1.2
Medida de
Remediación 1.3
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBE CONTENER?
• Periodo planificado por la entidad (Inicio y Termino) • Periodo ejecutado por la entidad (Inicio y Termino) en que se
para implementar la Medida de Remediación o Medida realizó la acción o las acciones para implementar la Medida de
de Control. Remediación o Medidas de Control
17
ESTADO DE EJECUCIÓN DE LAS MEDIDAS
Implementada 01 04 Pendiente
No Implementada 02 05 No Aplicable
En Proceso 03 06 Desestimada
18
Estado de ejecución de las medidas
01
Implementada
• Para implementar la medida de remediación o control la entidad ha realizado una o más acciones.
➢ Descripción de la acción.
Cuando la entidad ha
cumplido con ➢ Periodo de ejecución de la acción (inicio y fin).
implementar la medida
de remediación o control ➢ El medio de verificación que evidencia o sustenta su ejecución y adjuntarlo.
conforme al Plan de Acción
Anual. ➢ Comentarios u observaciones que considere relevante.
19
Estado de ejecución de las medidas
Corte de información
30 JUNIO 2022
2022
E F M A M J J A S O N D
Planificación
Ejecución
Acción 1
Acción 2
20
Estado de ejecución de las medidas
02
No Implementada
21
Estado de ejecución de las medidas
• Ejemplo: La Entidad no inició la ejecución de ninguna acción para implementar la medida, y el plazo para su ejecución ha
culminado definitivamente.
Corte de información
30 JUN 2022
2022
E F M A M J J A S O N D
Planificación
Ejecución
Acción 1
Acción 2
22
Estado de ejecución de las medidas
03
En Proceso
• Para iniciar la implementación de la medida de remediación o control la entidad ha realizado una o
más acciones.
* Estado de ejecución utilizado en el primer reporte de seguimiento del Plan de Acción Anual.
23
Estado de ejecución de las medidas
• Ejemplo: La Entidad inició la ejecución de acciones para implementar la medida. (Plazo para su ejecución aún no concluye)
Corte de información
30 JUN 2022
2022
E F M A M J J A S O N D
Planificación
Ejecución
Acción 1
Acción 2
Acción 3
24
Estado de ejecución de las medidas
04
Pendiente
* Estado de ejecución utilizado en el primer reporte de seguimiento del Plan de Acción Anual.
25
Estado de ejecución de las medidas
• Ejemplo: La Entidad no inició la ejecución de acciones para implementar la medida. (El plazo para su ejecución aún no concluye)
Corte de información
30 JUN 2022
2022
E F M A M J J A S O N D
Planificación
Acción 1
Acción 2
26
Estado de ejecución de las medidas
05
No Aplicable
• Para declarar no aplicable la medida de remediación o control la entidad debe registrar una o más
acciones que sustente ese condición.
27
Estado de ejecución de las medidas
• Ejemplo: La Entidad inició la ejecución de acciones que sustentan que la medida no es aplicable.
Corte de información
30 JUN 2022
2022
E F M A M J J A S O N D
Planificación
Ejecución
Acción 1
Acción 2
28
Estado de ejecución de las medidas
06
Desestimada
• Para declarar desestimada la medida de remediación o control, la entidad debe registrar una o más
acciones que sustente ese condición.
➢ Descripción de la acción.
Cuando la entidad decide
no implementar la medida
de remediación o control ➢ Periodo de ejecución de la acción (inicio y fin).
contenida en el Plan de
Acción Anual, asumiendo las ➢ El medio de verificación que evidencia o sustenta su ejecución y adjuntarlo.
consecuencias de dicha
decisión. ➢ Comentarios u observaciones que considere relevante.
29
Estado de ejecución de las medidas
• Ejemplo: La Entidad inició la ejecución de acciones que sustentan que la medida es desestimada.
Corte de información
30 JUN 2022
2022
E F M A M J J A S O N D
Planificación
Ejecución
Acción 1
Acción 2
30
Estado de ejecución de las medidas
Resumen de criterios para los Estados de ejecución de las medidas de Remediación y Control
Registro de “Explicación/
Estado Registro de al menos una acción
Justificación/ Comentario”
Implementada Si Opcional
No Implementada No Obligatorio
En Proceso Si Opcional
Pendiente No Opcional
No Aplicable Si Opcional
Desestimada Si Opcional
31
03
INDICACIONES PARA EL REGISTRO DEL
REPORTE DE SEGUIMIENTO
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
I II III
Sección Sección Sección
Medidas de Remediación Medidas de Control Problemática y Mejoras
33
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
I II III
Sección Sección Sección
Medidas de Remediación Medidas de Control Problemática y Mejoras
34
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
SECCIÓN MEDIDAS DE REMEDIACIÓN
Se selecciona la Medida de Remediación 1 , luego en la subsección “Gestión del Seguimiento” se ingresa a “Nuevo” 2
Posteriormente se selección “Editar Estado de Ejecución de la Medida” 3
35
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
36
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
SECCIÓN MEDIDAS DE REMEDIACIÓN
2
• Se registra la acción o acciones que se ha
realizado para Implementar la medida de
Remediación (No hay limite de acciones)
37
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
38
Indicaciones para el registro del reporte de seguimiento
• Se registra el “Estado de la
Implementación” de acuerdo a lo registrado
en el formulario “Mantenimiento de
Seguimiento” y considerando los avances
realizados.
39
Estructura del reporte de seguimiento
I II III
Sección Sección Sección
Medidas de Remediación Medidas de Control Problemática y Mejoras
40
Estructura del reporte de seguimiento
41
Estructura del reporte de seguimiento
42
Estructura del reporte de seguimiento
43
Estructura del reporte de seguimiento
44
Estructura del reporte de seguimiento
SECCIÓN MEDIDAS DE CONTROL 3
• Se registra el “Estado de la
Implementación” de acuerdo a lo registrado
en el formulario “Mantenimiento de
Seguimiento” y considerando los avances
realizados
45
Estructura del reporte de seguimiento
I II III
Sección Sección Sección
Medidas de Remediación Medidas de Control Problemática y Mejoras
46
Estructura del reporte de seguimiento
En la subsección “Gestión del Seguimiento” se ingresa a “Nuevo” 1 para registrar la problemática y las recomendaciones de mejora.
47
Estructura del reporte de seguimiento
Se registra como mínimo 2 problemáticas con sus respectivas recomendaciones de mejora por cada producto priorizado (No hay limite de
problemáticas).
Poner ejemplo
48
04
APLICATIVO INFORMÁTICO
Aplicativo informático
TIPS A CONSIDERAR
50
Aplicativo informático
Roles en el Flujo del Entregable del “Primer Reporte de Seguimiento de la Ejecución del Plan de Acción
Anual” (*)
2. Registrar
1. Crear 5. Generar 6. Enviar a
Rol detalle del 3. Visar 4. Aprobar
Entregable Reporte CGR
Entregable
Titular NO NO NO SI SI SI
Funcionario SI SI SI NO SI SI
Responsable
Operador SI SI NO NO SI NO
(*) En el caso se desee RECUPERAR el entregable, los roles que pueden recuperarlo es el TITULAR y el FUNCIONARIO RESPONSABLE 51
Creación del Primer Reporte de Seguimiento de
la Ejecución del Plan de Acción Anual en el
aplicativo informático del Sistema de Control
Interno
ROL FUNCIONARIO RESPONSABLE / ROL OPERADOR
PUEDEN CREAR EL ENTREGABLE
Aplicativo informático
2022
2021 PRIMER REPORTE DE SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL
2
1
3
53
Aplicativo informático
4
54
Aplicativo informático
PARTE I
PARTE II
PARTE III
55
Registro de información
Primera Parte: Sección Medida de Remediación
Relación de Medidas de
Remediación (Plan de Acción
Anual – Sección Medidas de
Remediación), en estado
“PENDIENTE”
57
Aplicativo informático
58
Aplicativo informático
59
Aplicativo informático
ACCIÓN 1
Cada medida de remediación deberá registrar como
3
mínimo una acción (hitos/etapas) que la entidad debe
efectuar para superar la deficiencia. A excepción de
REALIZAR AL MENOS UNA CHARLA DE
aquellas que se encontrarían en estado “Pendiente” y
SENSIBILIZACIÓN, DIRIGIDA A LOS “No Implementada”. (No hay limite de acciones, cada
FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DE LA acción permite hasta 1000 caracteres).
ENTIDAD, SOBRE ÉTICA, INTEGRIDAD Y SU
4
IMPORTANCIA EN LA FUNCIÓN PÚBLICA
Las fechas a registrar deben estar entre el
01/01/2022 y hasta el 30/06/2022.
SOLICITAR MEDIANTE OFICIO A LA SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD PÚBLICA DE LA CONTRALORIA
GENERAL UNA CHARLA DE CAPACITACIÓN EN ÉTICA E INTEGRIDAD.
30/04/2022
06/04/2021 20/05/2022
12/05/2021
5 Breve descripción del documento que
sustenta la ejecución de la acción antes
descrita. (Permite hasta 1000 caracteres).
6
Cada acción registrada deberá adjuntar un
sustento o medio de verificación. (Sólo un
(01) archivo en formato PDF, el cual no
debe exceder los 25 Mb).
10
9
61
Aplicativo informático
AREA NO EDITABLE
• Al inicio en el aplicativo se muestra las
fechas de inicio y fin planificadas (Los plazos
que se establecieron en el Plan de Acción
Anual – Sección Medidas de Remediación).
• Pero luego de dar clic en el botón “Guardar”
estas fechas se modificaran; considerándose
como fecha de inicio de implementación, la
fecha mas antigua de las acciones
registradas, y como fecha de fin de
implementación, la fecha mas reciente de las
acciones registradas.
06/04/2022 22/06/2022
AREA EDITABLE
Recordar que:
• Para los estados “IMPLEMENTADA”, 11 AREA EDITABLE
• El campo “Explicación/ Justificación/
“EN PROCESO”, “NO APLICABLE” y
“DESESTIMADA” necesitan de
manera obligatoria haber registrado
12 Comentarios” podrá ser llenado de manera
opcional para todos los estados con excepción
de los estados “NO IMPLEMENTADA” en cuyo
al menos una acción. caso será de manera obligatoria.
• Para el estado “NO
IMPLEMENTADA” no deben haber
62
registrado ninguna acción.
Aplicativo informático
22/04/2022 15/06/2022
63
Aplicativo informático
El estado “NO IMPLEMENTADA”…
• No deben contar con ninguna acción registrada.
• Deben registrar de manera obligatoria en el campo “Explicación/ Justificación/ Comentario”.
06/04/2022 22/06/2022
64
Registro de información
Segunda Parte: Sección Medida de Control
2021
19/08/2022 22/12/2022
Relación de Medidas de
2021 Control (Plan de Acción Anual –
Sección Medidas de Control),
en estado “PENDIENTE”
66
Aplicativo informático
1
2021 22/05/2022
2021 22/05/2021
2021
22/05/2021
67
Aplicativo informático
2
68
Aplicativo informático
ACCIÓN 1
Cada medida de control deberá registrar como
mínimo una acción (hitos/etapas) que la entidad debe
4
competencias profesionales.
Las fechas a registrar deben estar entre el
DESARROLLO DE REUNIONES DE COORDINACIÓN A FIN DE PROYECTAR LA NORMATIVA
01/01/2022 y hasta el 30/06/2022.
INTEGRAL, EVIDENCIÁNDOLAS CON RESPECTIVAS ACTAS FIRMADAS.
06/04/2022 12/05/2022
5 Breve descripción del documento que
sustenta la ejecución de la acción antes
descrita. (Permite hasta 1000 caracteres).
6
Cada acción registrada deberá adjuntar un
sustento o medio de verificación. (Sólo un
(01) archivo en formato PDF, el cual no
debe exceder los 25 Mb).
Control tiene…
2022
70
Aplicativo informático
10
9 2022
2020
2022
22/05/2022
22/05/2021
06/04/2022 12/05/2022
71
Aplicativo informático
AREA NO EDITABLE
• Al inicio en el aplicativo se muestra las fechas de
inicio y fin planificadas (Los plazos que se
establecieron en el Plan de Acción Anual – Sección
Medidas de Control).
• Pero luego de dar clic en el botón “Guardar” estas
fechas se modificaran; considerándose como fecha
de inicio de implementación, la fecha mas antigua de
las acciones registradas, y como fecha de fin de
implementación, la fecha mas reciente de las
acciones registradas.
06/05/2022 22/06/2022
AREA EDITABLE
Recordar que:
• Para los estados “IMPLEMENTADA”, “EN
PROCESO”, “NO APLICABLE” y
“DESESTIMADA” necesitan de manera
obligatoria haber registrado al menos una 11 AREA EDITABLE
• El campo “Explicación/ Justificación/ Comentarios”
podrá ser llenado de manera opcional para todos los
12
acción.
estados con excepción del estado “NO
• Para los estados “PENDIENTE” Y “NO
IMPLEMENTADA” en cuyo caso será de manera
IMPLEMENTADA” no deben haber
obligatoria.
registrado ninguna acción.
72
Aplicativo informático
2020
2022
73
Tercera parte:
Problemática y Recomendaciones de Mejora
para la implementación del SCI
75
Aplicativo informático
76
Aplicativo informático
2 indi
Es importante en el desarrollo de una medida, tener en cuenta las limitaciones, imprevistos, errores, inconsistencias, descoordinaciones, fallas,
entre otras que pudieran afectar negativamente el cumplimiento de la misma. Esto con el fin de adoptar las medidas necesarias para que estos p
hechos adversos no se repitan y sirvan de experiencia para quienes desarrollarán las mismas en el futuro. cor
Debe tenerse en consideración que las problemáticas son oportunidades de mejora que contribuirán a desarrollar de la mejor manera cualquier
actividad o procedimiento evitando perdidas de tiempo, mayores costos y sobretodo que contribuya a la mejora continua.
77
Aplicativo informático
78
Visar el entregable
3
2
1
80
Aplicativo informático
2022 VISADO
81
Aprobar el entregable
3
2
1
83
Aplicativo informático
2022
84
Generar el reporte
2
1 2022
86
Aplicativo informático
87
Enviar el entregable
2
1
89
Aplicativo informático
3
4
5 90
Aplicativo informático
91