Características comunes de quienes emprenden y son líderes

1. Capacidad de acompañamiento
Un líder debe ser capaz de acompañar los procesos que rodean su entorno de principio a fin, es decir,
debe tener la capacidad de compromiso para con si mismo como para su grupo. Sin abandonar sus
metas.
2. Capacidad de aprovechar sus potencialidades
Un verdadero líder sabe aprovechar sus potencialidades para explotarlas sobre quienes lo rodean en
su entorno; un líder debe destacarse, entonces debe sacar provecho de sus potencialidades de tal manera
que su capacidad superior sea apreciada o respetada.
3. Capacidad de posicionamiento
Es la persona que siendo consciente de sus habilidades aprende a incorporarse y adentrarse en la
población que lo rodea. No se es líder si no se puede entrar a un grupo que liderar.
4. Capacidad de Expresión
Un líder debe tener una capacidad superior para hacer entender a las personas sus ideas, sus posiciones
o sus ideales, debe saber convencer a sus posibles "Súbditos" en el buen sentido de la palabra.
5. Capacidad de entender a quienes dirige
Es necesario comprender cómo piensan los dirigidos para poder estar un paso adelante de ellos.
6. Capacidad de mantener el control
Un líder, jamás pierde la calma y sabe actuar en situaciones difíciles, además sabe apoyarse en los
demás cuando realmente lo necesita.

¡Permita que el éxito de las nuevas generaciones sea su inspiración!

Empresarios Juveniles de Guatemala /
Junior Achievement WorldWide
11 Av. “A” 11-47, Zona 7
Tels: (502) 2475-4054 /55, 2440-1539
Fax: (502) 2475-4056
ejprogramas@guate.net.gt
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¡¡Tu vida es la
empresa + importante!!
Manual de Funciones
Gerente General

Compañías
Juveniles

Programa Compañías Juveniles

 GERENTE
GENERAL/PRESIDENTE

Índice

1. Objetivo y funciones del Gerente General 3

2. Procedimientos Parlamentarios 3
3. La coordinación de las Juntas Directivas y de los Gerentes 5
Ø Gerente de Finanzas 6
Ø Gerente de Ventas 8
Ø Gerencia de Producción 9
Ø Gerencia de Recursos Humanos 9
Ø Secretaría 10
4. La auditoria administrativa 12
5. Bosquejo de reunión semanal 13
6. Información acerca de la reunión de Junta Directiva mensual 13
7. Papel del Presidente en Junta Directiva 13
8. Cómo conducir una reunión de junta Directiva 14
9. Agenda típica de Sesión de JD 14
10. Agenda del Presidente/Gerente General para su primera sesión 15
11. Procedimiento parlamentario 15
12. La importancia de las Reuniones de JD 15
La presentación y disposición del Manual del Programa 13. Sugerencias generales para discusiones provechosas 16
Compañías Juveniles son propiedad del editor. Ninguna
parte de la obra puede ser reproducida o transmitida, 14. Lista de Verificación 17
mediante ningún sistema o método electrónico o mecánico
(incluyendo el fotocopiado, la grabación o cualquier sistema
15. Cronograma mensual de planificación 18
de recuperación de almacenamiento de información), sin 16. Responsabilidad del Presidente en la Liquidación 20
consentimiento por escrito del editor.
17. El reporte anual o Memoria de Labores 20
Derechos Reservados: 18. Distribución de Activos 21
Junior Achievement / Empresarios Juveniles 19. Anexos:
Empresarios Juveniles de Guatemala
11 Ave. A 11-47, zona 7, La Verbena Ø Muestra Carta a Asesor 22
Tels. 2475-4054 y 55 / 2440-1539
ejprogramas@guate.net.gt
Ø Muestra Carta a Accionistas 22
www.jaguatemala.org Ø Muestra Carta Patrocinador 23
Guatemala, Ciudad.
Ø Formatos de Planificación 24
Julio 2013 Ø Formato de Avance de Ventas 24

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)

 ¡ ¡ F E L IC IT A CI O N E S ! !

M ereces recibir felicitaciones porque has sido nombrado Gerente General

de tu empresa, lo cual es indudablemente una distinción. Tus compañeros
de equipo consideran que tienes las características requeridas para participar
en la dirección de la empresa, y ahora es necesario que con esfuerzo y trabajo,
respondas a esa confianza.

Desempeñar tu cargo exige liderazgo, conocimientos y habilidades básicos

en la administración de empresas, así como entusiasmo y perseverancia. El
manual del Gerente General es una guía complementaria del manual del
participante del programa Compañías Juveniles, al cual debes acudir
constantemente.

Los dos manuales té proporcionarán información valiosa sobre la dirección

de una empresa, pero por lo que se refiere al entusiasmo y la tenacidad, ello
depende enteramente de ti. Solo una recomendación: Reflexiona en el hecho
de que las personas son emprendedoras, si las cosas salen bien o si tienen
tropiezos o problemas. Tú debes tener y motivar una actitud entusiasta si
aspiras a que los que colaboren contigo desarrollen sus actividades con
firmeza y energía. Debes además hacer el esfuerzo que sea necesario para
ser cada día más, un buen Gerente General.

Empresarios Juveniles

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR) 2

Objetivo y Funciones
del Gerente General

C ada área y cargo de la empresa

(Finanzas, Mercadotecnia, Producción y
áreas, pues es condición necesaria para
que contribuyan en lo que les corresponde Un equipo es un
grupo de personas
Recursos Humanos) tiene asignado un al éxito de la misma. trabajando
objetivo, cuyo cumplimiento es esencial armoniosamente
para el éxito de la empresa en su conjunto. Tu posición y liderazgo en la empresa
estará presente en muchas de las para alcanzar
Tienen asignadas ciertas funciones, que objetivos comunes.
en la administración de las empresas se actividades que desarrollarás.
entienden como conjuntos de actividades La Junta Directiva establece los
afines y coordinadas que se realizan para objetivos de la empresa con base en una
alcanzar el objetivo. propuesta que al respecto debes Una buena
presentarle, considerando lo que se expone dirección no es
Un Gerente, tiene que hacer posible resultado de la
que las personas que colaboran con él sobre liderazgo en este manual. Podemos
suerte, sino del
(ella), realicen sus funciones actuando como identificar esa propuesta sobre objetivos esfuerzo sostenido
un equipo de trabajo. como producto de un trabajo de equipo y tenaz.
con los demás Gerentes y miembros de la
Tu principal reto como Gerente General empresa. “La excelente
es lograr que todos los miembros de la función de los
empresa se reconozcan como un equipo Dirigir la operación de la empresa hacia participantes
mayor: la empresa. Recuerda que es el cumplimiento de los objetivos dentro de la
importante tu impulso permanente para establecidos por la Junta directiva, requiere empresa
que todos los miembros de la empresa tener claro el rumbo de la misma, “ir un contribuirá al éxito
tengan claros y siempre presentes, tanto paso adelante”, para poder coordinar de la misma”.
los objetivos como la estrategia de sus eficazmente la planeación y la organización
del trabajo de los equipos.

Procedimientos Parlamentarios
El presidente es responsable de dirigir todas las
reuniones. Sin embargo, en su calidad de parlamentario,
se le puede pedir al Secretario Corporativo que ayude a
mantener el órden en las discusiones y controle que no
se salgan por la tangente. Usted también puede ayudar
a los miembros de la compañía a comprender algunas
reglas básicas sobre el procedimiento parlamentario.
k Solo debe hablar una persona a la vez.
Todos deben tener oportunidad de hablar, (si se
dispone de poco tiempo, usted puede pedir que los
comentarios se limiten a 30 segundos o a un minuto).
k Cuando se esté decidiendo sobre una política
importante, un miembro de la compañía debe
presentar una moción. La moción enuncia la política
deseada. Por ejemplo:
“Yo propongo que los sueldos de los ejecutivos se
incrementen por __________.
“Yo propongo que un dividendo de________ por acción
sea pagado a cada accionista.
k Una moción debe ser secundada. Si ninguno de los
presentes apoya la moción, no es necesario continuar
la discusión. Si se ha presentado una moción y ésta
ha sido secundada, se procede a su discusión.
Recuerde, ¡un orador a la vez!.
k Si alguien desea enmendar una moción, puede hacerlo
con la aprovación de una tercera parte de los directivos
presentes. De otra manera, deberá esperar hasta
que la moción en cuestión sea puesta a votación y
rechazada.
k Cuando la mayoría de las opiniones haya sido
escuchada cualquiera puede llamar a votación. Casi
siempre, una simple mayoría de los presente debe
ser suficiente para aprobar o revocar la moción.
k Cuando se trate de asuntos controversiales, es mejor
contar los Votos Efectivos. Si de la discusión se
desprende claramente que la mayoría está de acuerdo
o en desacuerdo con la moción, puede darse una
votación oral. Por ejemplo, usted puede decir, “Todos
los que estén a favor, digan “si”, los que estén en
contra, digan “no”.

3 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)

Funciones del
Gerente General
1. Proponer a la Junta Directiva los nombramientos
d e l o s G e r e n t e s d e F i n a n z a s , Ve n t a s
(Mercadotecnia), Producción y Recursos Humanos,
así como su sustitución por causas justificadas.
2. Planificar el programa de operaciones de la
empresa y fijar metas.
3. Reportar a la Junta Directiva el estado de la
empresa en los períodos señalados por la
Coordinación del Programa, con la participación
de los correspondientes Gerentes de la Empresa.
4. Representar la empresa ante la Junta Directiva,
los Asesores, el Coordinador Escolar y la
Coordinación del Programa Empresarios Juveniles.
5. Solicitar y acordar las reuniones que sean
requeridas con los Asesores.
6. Convocar y dirigir las Juntas de Gerentes y Junta
Directiva que establezca la coordinación del
programa.
7. Convocar a la Junta Directiva a juntas
extraordinarias que sean necesarias para la buena
marcha de la empresa.
8. Supervisar las áreas de actividad de la empresa.
9. Impulsar y vigilar la aplicación de los principios de
la calidad total en todas las actividades de la
empresa.
10. Convocar a reunión a la Asamblea de Accionistas.
11. Presidir todas las reuniones a partir de que el
asesor le delegue la operación de la compañía.
12. Consultar con asesores y los demás Gerentes
sobre sueldos operativos y administrativos; y
comisiones, luego recomendar a la Junta Directiva
sobre los mismos. Comienza con las pautas
sugeridas en el manual de la empresa juvenil y
luego mantén un chequeo constante de la
productividad y eficiencia y si es factible hacerlo,
recomienda aumentos en la compensación.
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
13. Ejercer una supervisión general de la empresa,
revisando semanalmente con los Gerentes y jefes
de departamento los deberes específicos de cada
puesto. Esto es muy importante para tener una
operación exitosa.
14. Asegurarse de que se presenten todos los informes
semanales y mensuales. A la parte de este manual
aparece una lista de todos los informes y de quienes
son responsables de ellos. Este deber vital requiere
tu atención personal.
15. Esforzarse por levantar y mantener el animo de
la compañía a su nivel mas alto. Esto se hace
discutiendo situaciones irritantes con las personas
involucradas antes de que se conviertan en
verdaderos problemas para la empresa.
16. Coordinar todos los procedimientos de liquidación
y nombrar un editor de la Memoria de labores. El
personal local de EJ tiene un itinerario de liquidación
y te avisará cuándo debes comenzar con estas
diligencias.
17. Estar facultado para firmar cheques junto con el
Gerente de Finanzas / Tesorero.
Para apoyar la ejecución de tus funciones, este
Manual contiene un resumen de los aspectos más
importantes del trabajo de las demás Gerencias, el
cual te será de utilidad si lo empleas junto con el
Manual del Empresario Juvenil. Éste señala las
funciones que tienen asignadas, las cuales necesitas
conocer bien para desempeñar correctamente tu
puesto.
Es conveniente que al consultar ese resumen
tengas presente que un Gerente General no está
obligado a saber tanto o más que los demás Gerentes.
Es de esperar que cada uno de ellos conozca mejor
su área como consecuencia de las experiencias que
da el trabajo. Sin embargo, tienes que conocer y
entender qué se hace en cada área, para poder realizar
una supervisión eficaz, ello no significa que tu
conocimiento deba llegar al detalle y la precisión que
tiene el especialista.
4
 Cuentas con el valioso apoyo del Asesor-Voluntario.
Recuerda que son calificados profesionales de la
administración, que ofrecen en su tiempo libre colaborar
de manera voluntaria y desinteresada con jóvenes.
Coordinación de las
Juntas Directivas y demás Gerentes
U na de las responsabilidades más importantes es
conducirlas de manera que sean provechosas, es decir,
que el tiempo invertido en ellas permita llegar a buenas
decisiones y acuerdos. Para lograrlo, es necesario
atender su preparación, pues la improvisación
fácilmente conduce al desorden o a que se gaste el
tiempo sin los resultados requeridos. También es
importante buscar que quienes asistan a las juntas
participen con una actitud constructiva y responsable.
Las Juntas Directivas deben efectuarse atendiendo
a sus funciones, descritas en cada Manual. Es
indispensable que todos los miembros de la empresa
repasen continuamente tales funciones para que
contribuyan efectivamente a su realización y será una
buena práctica que al iniciar cada una de esas juntas
expliques los puntos de la Agenda, aclarando su relación
con la función de los miembros de la misma.
Las Juntas Directivas cumplen el papel de asegurar
la comunicación acerca de cómo se están realizando
las actividades de cada área, durante la intensa etapa
de operación de la empresa en la que los jóvenes
emprendedores ocupan la mayor parte del tiempo en
la manufactura y en la venta del producto.
Es esencial que en las Juntas Directivas, los
problemas se expongan con franqueza. Recuerda que
tu empresa es un grupo educativo y uno de los
resultados más valiosos que puede producir es que
se aprenda a enfrentar como equipo los problemas.
Pero la franqueza no tiene por qué asociarse con
agresividad o con actitudes negativas. En este punto,
todos los participantes en la misma tienen la
responsabilidad de comportarse de manera cortés y
respetuosa, aunque, de acuerdo con tus funciones, tú
tienes la tarea de vigilar que así ocurra.
5 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
Es por todo ello que debes fomentar el respeto,
admiración y aprecio de los miembros de tu empresa,
hacia el Asesor, lo cual lograrás a través de tu ejemplo.
Con relación a las juntas Directivas, se obtienen
mejores resultados al tener presente los siguientes
aspectos:
a. Su preparación se inicia apropiadamente desde
que se convoca a los que van a asistir, indicando
cuál o cuáles son los motivos de la reunión, es
decir enviando la Agenda con los puntos a tratar,
debido a que a nadie le gusta asistir a una Junta
Directiva sin saber en qué va a invertir su tiempo,
menos aún si en ella pueda encontrarse con la
sorpresa de tener que informar sobre algo sin
estar preparado adecuadamente.
b. Es importante cumplir con la Agenda porque es
un plan que ideamos para atender ciertas
necesidades. Pero no hay que hacer a un lado el
sentido común: de lo que se trata es de resolver
realmente los problemas, de tomar buenas
decisiones, no de convertir un orden del día en un
plan rígido, que seguimos aunque no produzca los
resultados que necesitamos.
c. El coordinador de una Junta Directiva debe
procurar un equilibrio en la participación de todos,
incluyendo la propia. Proponer y acordar algunas
reglas sobre el asunto pueden facilitar mucho las
cosas, por ejemplo, un límite en el tiempo de
participación, evitar las conversaciones mientras
otra persona está exponiendo algo, etc.
No es conveniente forzar a nadie a que hable, pero
puede alentarse la participación si hacemos ver
que realmente nos interesan y tomamos en cuenta
los puntos de vista de otros, coincidan o no con
los nuestros.
d. Debemos cuidar también las condiciones físicas
de una reunión. Asientos incómodos, ruidos, calor
o frío excesivo, son factores contrarios al éxito de
las Juntas Directivas.
e. Un ambiente de respeto, cordialidad y buen humor
sólo se consigue con la práctica sostenida de esas
actitudes. Si a alguien le cuesta trabajo conducirse
así, dará mejores resultados mostrarle y explicarle
con paciencia por qué es valioso un clima así, que
una actitud represiva.
Gerente de Finanzas
El Gerente de Finanzas tendrá la custodia de los
fondos de la empresa, abrirá una cuenta monetaria
(como lo indique la junta directiva con la asistencia de
un asesor), estará facultado para emitir y firmar
cheques, llevará registros ordinarios prescritos por
empresarios Juveniles y presentará informes regulares
mensuales a la junta y a la oficina local de EJ.
Hay dos informes que lleva el Gerente
Financiero al día:
Registro general. Este formulario se usa cada
semana para asentar todas las transacciones de
dinero. Deben haber dos partidas para cada
transacción, haciendo por lo tanto que los cargos sean
iguales a los abonos.
El efectivo en caja debe cuadrar con chequeras y
el estado bancario.
Reporte financiero. Este formulario incluye un
balance y estado acumulativo de perdidas y ganancias
y debe ser completado mensualmente y entregar una
copia a la coordinación de EJ.
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
Las Acciones
El dinero que se necesita para iniciar las
operaciones de una Empresa Juvenil se reúne mediante
la venta de acciones. Un certificado representa que
quien lo posee participa en la capitalización de la
empresa, es decir en el proceso de formación de su
capital, así como en su propiedad y en sus utilidades,
de manera semejante a una acción común en una
empresa del sistema económico nacional, no a una
acción preferente, la cual paga un dividendo fijo,
independientemente de las utilidades. Como ocurre
en general con todo lo que se refiere a las empresas
de los jóvenes emprendedores, los certificados tienen
carácter educativo, no económico ni legal.
La coordinación del Programa te proporcionará
las acciones que necesites, las cuales están numeradas
para facilitar el registro de su destino. El Gerente de
Finanzas recibe la custodia de los certificados y tiene
la responsabilidad de organizar y supervisar su venta.
Sobre el proceso de capitalización el Gerente de
Finanzas debe presentar un reporte y el informe final.
Es responsabilidad del mismo llevar un registro de los
certificados vendidos y de las personas que los
adquirieron, utilizando el Registro de Accionistas (fólder
Secretaría), por lo que tendrán que coordinarse con
Secretaría al respecto.
Presupuesto de la Empresa
Para una empresa juvenil es muy importante
asegurarse de que en el futuro dispondrá de suficiente
dinero, en los momentos requeridos, para pagar los
gastos que ha de realizar. Al organizar y utilizar la
información sobre las operaciones económicas que se
prevéen de una empresa se emplean entre otros
instrumentos, los presupuestos, los cuales pueden ser
de ingresos o de egresos.
6
 Para elaborar el presupuesto de tu empresa,
consulta el Manual del Empresario Juvenil (Págs. 33-
36)
La Gerencia de Finanzas tiene la responsabilidad
de asesorar a las otras áreas (Gerencias), en la
elaboración de su presupuesto, así como integrar los
resultados en un solo presupuesto en el que deben
relacionarse los egresos con los ingresos de la empresa
por concepto de ventas. (Ver formato de presupuesto,
Fólder Gerente General)
Aunque tu empresa no está obligada legalmente
al pago de impuestos, por su carácter educativo, es
conveniente conocer de manera práctica las
repercusiones de los mismos por lo que se ha
establecido que deben calcularse. El monto
correspondiente debe ser donado, al término de la
operación de la empresa a Empresarios Juveniles, lo
cual servirá para inversión en premios o incentivos
para los Mejores Gerentes del Programa. (Ver
impuestos Manual del Empresario Juvenil, Pág. 45)
Considerando la necesidad de registrar de manera
sistemática y periódica lo que realmente ocurre en
cuanto a ingresos y gastos, así como de compararlo
con lo presupuestado, el Gerente de finanzas debe
elaborar periódicamente un “Reporte comparativo del
presupuesto mensual”, que muestra lo presupuestado
y lo efectivamente ocurrido considerando el mes que
se reporta y lo acumulado hasta la fecha del mismo.
(Registro: Estado de pérdidas y ganancias, fólder
Gerente Finanzas)
El Punto de Equilibrio
De las técnicas disponibles en el área de las
finanzas, es recomendable utilizar la llamada “punto
de equilibrio” para analizar la relación entre los costos
de diversos volúmenes de unidades que pueden ser
producidos y los ingresos por su venta. (Ver
información Manual del empresario Juvenil Págs. 37-
38)
7 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
Los informes financieros
Para que una empresa tenga éxito es necesario
que cuente con un sistema eficiente de información
sobre sus operaciones, pues las decisiones se toman
precisamente con base en la información disponible.
A mayor calidad de la información, mayores
posibilidades de adoptar buenas decisiones.
La Gerencia de Finanzas debe preparar dos
informes financieros que son muy importantes: El
Balance General y el Estado de Pérdidas y
Ganancias (Estado de Resultados) Ambos en el
Fólder Manual del Gerente de Finanzas.
Cuenta Bancaria
Conjuntamente con el Gerente General, Gerente
de Ventas; el Gerente de Finanzas debe solicitar la
apertura de la Cuenta Bancaria, en el Banco Juvenil
que maneja la Coordinación del Programa, esto cuando
la empresa esté inscrita dentro del programa y llenado
la papelería correspondiente. Solicitar más
información a la Coordinación o al Asesor.
Liquidación de la Empresa
En esta etapa el Gerente de Finanzas realiza las
siguientes actividades:
n Cierre del Registro General
n Elaboración del Estado de Pérdidas y Ganancias
n Pago de Impuestos
n Informe para cálculo de dividendos (ganancias)
n Pago de planilla
Al liquidar la empresa juvenil, no se destina una
parte de dichas utilidades a nuevas inversiones, como
normalmente ocurre con las empresas que operan
por tiempo indefinido (Sociedades Anónimas) Por ello,
las utilidades pueden ser mayores de lo que realmente
serían si se tratara de una empresa común del sistema
económico.
Gerencia de Ventas y
Publicidad
La investigación de mercado realizada contiene
información que es básica para elaborar un programa
de publicidad y ventas a la medida de la empresa.
En lo que se refiere a la publicidad, los principales
puntos a considerar son:
l Cuál es el mensaje o frase que atrae al cliente
para adquirir el producto.
l Cuáles son los recursos audiovisuales para
transmitir el mensaje a los clientes.
l Qué medios nos permiten acercarnos más al
mercado elegido.
Respecto de las ventas, los principales
cuestionamientos son los siguientes:
l ¿Cuál es el sitio o sitios en los que ofreceremos
el producto a nuestros clientes?
l ¿Cuáles son las mejores estrategias que pueden
emplear nuestros vendedores?
El gerente de ventas con la orientación y consejo
del asesor, planificará y preparará un programa de
ventas para la empresa. Será el principal funcionario
de ventas, dirigiendo e instruyendo a todos los
miembros en sus esfuerzos de ventas.
Podrá nombrar un auxiliar encargado del programa
de publicidad de la empresa.
Se hace cargo en ausencia del presidente.
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
El gerente de ventas tiene un Registro que
completar.
Registro de ventas, cada columna de fecha
se debe completar semanalmente, ambos lados
totalmente cada mes. (Registros Fólder Gerente de
Ventas)
La Fuerza de Ventas
Como parte de sus funciones el Gerente de Ventas
tiene la responsabilidad de conducir la capacitación
en la venta del producto. Esta puede ser através de
un Taller de Ventas. Se sugiere que sea permanente.
Otra importante actividad del Gerente de Ventas
es organizar con base en las metas de ventas de la
empresa, el establecimiento de cuotas semanales de
ventas por vendedor, así como la supervisión del
cumplimiento de las mismas.
Las metas de la empresa requieren que la venta
de los productos se realice sin retrasos. No debe
olvidarse que del ingreso semanal por ventas depende
que se puedan afrontar los gastos presupuestados.
Semana a semana se requiere llevar un inventario
de las unidades que la Gerencia de Producción envía
a la Gerencia de Ventas, así como un registro de las
que son entregadas a cada vendedor, las que han sido
vendidas y las que permanecen todavía en poder de
los vendedores. El cálculo de las comisiones de cada
vendedor depende de esa información y el Gerente de
Ventas debe informar al Gerente de Finanzas el monto
de las comisiones, para efectos del pago
correspondiente en las semanas previstas para el
pago de planilla. (Registro de Ventas, Fólder Gerente
de Ventas).
8
Gerencia de Producción
La Seguridad en una Empresa Juvenil
Uno de los propósitos más evidentes de la función
“Seguridad e higiene” es prevenir los accidentes. La
responsabilidad del Gerente de Producción es verificar
que todos los que participan en la manufactura o
producción identifican y reconocen los peligros
concretos de accidentes en las diversas actividades,
así como las medidas para reducir los riesgos.
Una empresa en la que no ocurren accidentes, o
son muy pocos los que ocurren, no es una empresa
con “buena suerte”, sino una con buena administración,
que establece normas y fomenta hábitos de seguridad,
es decir, costumbres que evitan o hacen menos
probable la aparición de esos acontecimientos
inesperados, o bien que reducen sus efectos dañinos.
(Ver La Seguridad en una Empresa Juvenil, Manual
del Gerente de Producción.)
Control de Calidad
Manufacturar un producto de buena calidad es
responsabilidad de la fuerza de producción que tú
diriges. Dependiendo del producto de que se trate, la
buena calidad consiste en ciertas características
concretas, que deben ser identificadas para asegurar
que cada producto las tiene y es, por consiguiente, de
buena calidad. La definición de esas características
incluyendo su cuantificación cuando eso es posible, se
convierte en la norma o standard (modelo) del
producto, en el que cada característica es un criterio
de calidad.
(Ver más información al respecto, Manual Gerente
de Producción.)
El estudio de Factibilidad y el Diagrama
de Procesos (Diagrama de Flujo)
Una vez conformados los equipos de Mercadotecnia
y de Producción es necesario desarrollar diversos
estudios que, por un lado, permitan confirmar que la
decisión por el producto seleccionado fue acertada y
por otro, que proporcionen información precisa sobre
el proceso de manufactura del mismo y sobre el
segmento del mercado al que está destinado. (Ver
más información, Manual Gerente de Producción)
9 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
El Prototipo y el Estudio sobre Costos de
Producción, Programación y control de la
Producción:
(Ver información Manual del Gerente de Producción)
Gerencia de Recursos
Humanos
El gerente de Personal o Recursos Humanos, se
encarga de que la empresa tenga el personal necesario
para que sea un éxito, reclutando nuevos miembros
si es necesario. Este funcionario también tiene la
responsabilidad de llevar controles exactos de
asistencia y entregar una copia de los mismos a la
oficina local de EJ al final de cada reunión de la empresa.
El Registro del Personal y el Control de
la Asistencia
Para toda empresa es muy importante contar con
información detallada y precisa sobre las personas
que trabajan en ella. Esa información puede llegar a
ser muy amplia y abarcar aspectos como empleos
anteriores, estudios realizados, datos de los parientes
más cercanos, etc.
Como mínimo el Gerente de Recursos Humanos
de una empresa juvenil debe recabar y mantener
actualizada la información en un directorio, es decir,
una lista de direcciones, tanto de los miembros de su
empresa, Asesores, Staff de Empresarios Juveniles.
Entregar una copia del mismo a la Coordinación del
Programa (Registro de Personal, Fólder Gerente
Recursos Humanos)
En lo que se refiere a la asistencia, el Registro de
Asistencia (Fólder Gerente de Recursos Humanos), es
un modelo de registro mensual de la misma. También
te solicitamos que tu empresa entregue a la
Coordinación del programa una copia como mínimo
cada quince días.
En la Memoria de labores debe incluirse un reporte
de asistencia, que resumirá lo ocurrido a lo largo de
las actividades.
Elaboración de Planilla
Corresponde a la Gerencia de Recursos Humanos,
en tanto que la de Finanzas tiene asignada la función
de realizar los pagos correspondientes. (Ver más
información, Manual Gerente de Recursos Humanos)
Reglamento Interno de la Empresa /
Convenio de Interacción
En todo grupo de personas existen normas que
facilitan la convivencia y llegar a acuerdos sobre los
fines y las actividades del grupo. Es muy común que
las normas se establezcan poco a poco, a medida que
el grupo se va formando y que se hable de ellas en
pocas ocasiones. Desde luego, rara vez son puestas
por escrito, por ello normalmente no es problema para
que un grupo funcione.
Una empresa juvenil, debe operar como un equipo
de trabajo porque los resultados de cada actividad
influyen en las demás actividades, por lo que es
necesario que las normas se definan, discutan y
acuerden, de manera que todos las conozcan y
entiendan sin lugar a dudas su significado y valor. En
tu empresa seguramente todos están de acuerdo en
que debemos ser puntuales al asistir a una Junta
Directiva o a una reunión de producción. ¿Pero qué
pasará si no analizamos y ponemos por escrito cómo
entendemos esa norma y cuál debe ser la sanción
para quien no la respete?. Es muy posible que
tengamos conflictos, simplemente al juzgar si alguien
ha llegado tarde o no.
El Gerente de Recursos Humanos tiene la
responsabilidad de dirigir la preparación de un proyecto
de reglamento interno, con las normas indispensables
para el buen funcionamiento de la empresa.
Corresponde al Consejo de Administración examinar
ese proyecto y aprobarlo en su caso.
Un reglamento o convenio de interacción es un
conjunto de normas. Cada una de ellas puede definir:
q Un tipo de conducta que debe realizarse en
determinadas circunstancias, por ejemplo, “los
miembros de la empresa deberán utilizar el equipo
de protección señalado por la Gerencia de
Producción para realizar las operaciones de
manufactura.
q Un tipo de conducta que debe evitarse en
determinadas circunstancias, por ejemplo, “Se
prohíbe el consumo de alimentos y bebidas en las
estaciones de trabajo o lugar de reunión”.
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
q Un tipo de conducta que es posible realizar, por
ejemplo, “Los miembros de la empresa podrán
faltar a las Juntas Directivas, previo aviso al
Gerente de Recursos Humanos y sin que exceda
de tres faltas”.
q Una sanción: “Causará baja de la empresa, quien
falte, a las juntas o reuniones durante tres semanas
consecutivas o en siete no consecutivas”.
Un reglamento interno o convenio de interacción
debe incluir por lo menos normas sobre los siguientes
aspectos:
a. El trato entre los miembros de la empresa
b. El horario y el lugar de trabajo
c. La higiene y la seguridad
d. El cuidado de los bienes de la empresa
e. Los reconocimientos y las sanciones
El Gerente de Recursos Humanos también debe
supervisar la aplicación del reglamento, una vez
aprobado por la Junta Directiva (Todos los miembros
de la empresa). Tiene mayor valor la supervisión que
previene los errores y faltas mediante la explicación
y el convencimiento, que la que se practica con el
ánimo de pescar infractores y aplicar sanciones. Lo
importante no es que alguien se quede sin sanción si
comete una falta, sino que no las haya porque todos
comparten el convencimiento de que las normas son
valiosas y por eso son dignas de respeto. En esto, el
Gerente General y el Gerente de Recursos Humanos
tienen un papel importantísimo.
Secretario
El secretario llevará las actas, el registro de
accionistas y publicará la Memoria de labores.
También llevará la correspondencia de la empresa,
y será el encargado de entregar los premios a los
miembros de la empresa, conjuntamente con el Gerente
de Recursos Humanos, haciendo previsiones con la
oficina central de EJ. El secretario (a) es responsable
además de la custodia de los papeles importantes de
la empresa como: Patente de comercio, Escritura
de Constitución de Sociedad, Actas, Registro de
Accionistas, Reconciliación de Certificados de Acciones,
Apertura de Cuenta Bancaria, etc.
Si se celebra una Junta Directiva o Junta General
de accionistas, el secretario emitirá el aviso de esa
junta, es decir será el encargado de convocarlos. Si
es necesario, podrá nombrar un auxiliar.
10
El Programa de
Capacitación
L a capacitación es un tipo de proceso educativo.
Su finalidad en general es que una persona o un grupo
de personas adquiera los conocimientos, las habilidades,
las destrezas o las actitudes necesarias para
desempeñar un determinado puesto de trabajo.
La capacitación forma parte de un proceso más
general que podemos llamar “desarrollo del personal”,
el cual tiene la finalidad de impulsar una formación
más amplia e integral de las personas en el ámbito de
una empresa o algún otro tipo de organización. Algunas
corrientes de la administración sostienen, incluso, que
el desarrollo de una persona en una empresa debe
ser armónico con los fines que la propia persona defina
en su proyecto de vida.
Las empresas del sistema económico gastan dinero
en capacitación y desarrollo porque saben que se trata
de una inversión que deja ganancias. Por ejemplo,
computarizar las operaciones bancarias ha costado
mucho dinero en equipo y en capacitación, pero los
bancos realizan el gasto porque saben que podrán
atender más clientes y finalmente no sólo recuperarán
el gasto realizado sino obtendrán ganancias adicionales.
Existe aún el mito que no debe capacitarse al
personal dentro de la empresa, porque se preparan
y les ofrecen otro cargo y más remuneración en otro
lugar. Interesante lo que decían en una reunión: “Es
preferible capacitar a la persona y que se vaya a otro
lugar a que se quede dentro de la empresa y por falta
de capacitación no sea eficiente”, lo cual traería pérdida
para la empresa.
La capacitación es una inversión. El tiempo que
se le dedique, dará resultados en varios de los siguientes
aspectos:
s En la productividad. Por ejemplo, a mayor
destreza, mayor rapidez en la manufactura y menos
errores, lo que permite un mayor aprovechamiento
del recurso, tiempo y de las materias primas.
11 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
s En la calidad. Por ejemplo, aprender de una
persona experimentada a barnizar nos permite
lograr más rápidamente un mejor acabado.
s En la seguridad. No necesitamos aprender con
cortadas en las manos a manejar herramientas
para trabajar la madera, si una persona nos
muestra cómo hacerlo reduciremos los riesgos.
La capacitación debe diseñarse y aplicarse para
atender necesidades claramente definidas en relación
a un puesto de trabajo o un conjunto de ellos. Un
puesto de trabajo es una unidad de las actividades,
cualidades y responsabilidades que caracterizan el
trabajo que desempeña una persona.
La diferencia entre lo que se requiere para
desempeñar un trabajo, en cuanto a conocimientos,
habilidades o actitudes, y lo que una persona posee
en esos aspectos, es la necesidad que debe ser atendida
con una acción de capacitación.
Entre el periodo comprendido entre la elección e
instalación de Junta Directiva o funcionarios, habrá
una conferencia para entrenamiento. El objetivo de
estas sesiones es que los funcionarios conozcan sus
deberes y responsabilidades. Esta conferencia la dirige
el personal local de EJ con la ayuda de empresarios
y profesionales de empresas u organizaciones cívicas
y de servicios locales, miembros de la junta directiva
del área local, asesores, ejecutivos y aun graduados
del programa de EJ. La reunión generalmente se
celebra en una fecha que asegure el mayor número
posible de participantes.
Encontrará que su conferencia puede tener lugar
un sábado. Será provechoso para ti asistir y animar
a todos sus funcionarios a que lo hagan.
Otro tipo de conferencia que puede celebrarse
semanalmente se llevará a cabo durante o
inmediatamente después de las reuniones normales
de tu empresa.
Auditoria Administrativa
E l Gerente General debe preparar conjuntamente
con su equipo de trabajo una auditoria administrativa,
que consiste en una revisión metódica y completa del
cumplimiento de los objetivos, metas y funciones de
cada área. La coordinación del Programa estará
llevando a cabo esas auditorias. Los documentos
requeridos son los siguientes:
Gerencia de Finanzas
m El estudio sobre la capitalización de la empresa
(Presupuesto)
m Los instrumentos de registro contable,
debidamente llenos: Registro General, Reporte
de la Gerencia
m Las planillas pagadas
m El presupuesto anual de utilidades y los reportes
comparativos de presupuesto mensual elaborados
Gerencia de Ventas y Publicidad
m El reporte de la Investigación de mercado y como
anexos la encuesta y el estudio de campo
efectuados.
m La propuesta de imagen corporativa, logo y lema,
anexando la encuesta realizada.
m El programa de publicidad y ventas.
m Registros debidamente al día: Registro de Ventas
por semana y acumulado, con porcentajes de
cumplimiento de las metas de la empresa y de las
cuotas de los vendedores.
m Informe de los medios y recursos utilizados en la
publicidad del producto.
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
Gerencia de Producción
m El diseño del producto, características y beneficios
m Estudio de factibilidad
m Diagrama de proceso
m Estudio sobre costos de producción
m Sistema de producción
m Programa anual de producción y reporte final de
avance
m Registros de inspección
Gerencia de Recursos Humanos
m Registro de Asistencia y puntualidad
m Planillas
m Registro de los movimientos del personal
m Registro de Personal
m Curricula de participantes
m Reglamento interno
m Cronograma de actividades del Programa
Compañías Juveniles
Secretaria
m Agendas de Junta Directiva
m El registro de control de Accionistas
m Escritura de constitución de Sociedad
m Contrato de Arrendamiento
m Reconciliación de Certificados de Acciones
m Registro de pago de Acciones
m Apertura de cuenta bancaria
m Solicitud de Patente de Comercio
12
 Bosquejo de una Reunión Semanal Típica
Horario:____________________________________:_
Fecha: _____________________________________
Reuniones de negocios: 15 minutos
Producción: 1:45 (1 hora, 45 minutos)
I. Organizar las operaciones antes de la
reunión.
a. Personas claves llegaron a tiempo
b. Preparación antes de la reunión para aumentar
la producción.
II. Comienza con una breve reunión de
negocios.
a. Atender los problemas actuales.
b. Reducir el tiempo en las sesiones de Junta
Directiva.
III. Trabaja de acuerdo con las líneas de los
departamentos.
a. Se organiza el departamento de producción y
se fabrican los productos.
b. Los funcionarios llenan sus responsabilidades
de administración, ayudando en producción
cuando pueden hacerlo.
IV. Termina con una breve reunión.
a. Informe sobre el progreso
b. Asignación especial para la siguiente reunión.
c. Limpieza.
13 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
INFORMACIÓN ACERCA DE LA JUNTA
DIRECTIVA MENSUAL
Las reuniones de junta directiva son sumamente
importantes para el éxito general de la operación de
su empresa.
Las reuniones pueden durar hasta una hora o más,
siendo la duración de una reunión de 45 minutos
promedio.
La reunión de Junta Directiva proporciona a todos
los miembros la oportunidad de participar en todos
los asuntos de la empresa y proporciona comunicación
entre los departamentos en un escenario digno, para
coordinar políticas.
Los empresarios toman acción sobre decisiones
de políticas amplias y por lo tanto asumen
responsabilidad por el éxito o fracaso de su empresa.
EJ no está “solo” trabajando en la fabricación y
venta de su producto. Uno de los aspectos valiosos
de su experiencia en EJ es el tiempo que pasa en
reuniones de negocios, la toma de decisiones.
Usted no sólo está aprendiendo mucho acerca de
los negocios en general, sino que obtiene el “Cuadro
General” de su propia empresa.
Está aprendiendo a respetar las opiniones de los
demás, cómo exponer sus propias ideas, cómo aceptar
responsabilidad y cómo desarrollar dirección.
Ya sea que la reunión de un avance de cinco minutos
breves de lo que viene la semana próxima, o junta
ordinaria de directores, o una junta extraordinaria en
la firma de Consultores, los principios son los mismos.
Usted no tiene que ser tan serio y formal, pero sí
necesita un medio práctico para conseguir que se
haga todo, y si tiene que tomar parte de manera que
sea útil para usted y para toda la Compañía. Utilice
el Reglamento Interno o Convenio de Interacción.
PAPEL DEL PRESIDENTE EN LAS
REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA
De lo bien que sirva el presidente como funcionario
que preside las reuniones de Junta Directiva se
determinará la efectividad de las sesiones mensuales
Una buena reunión de directiva no se planifica diez
minutos antes de la hora fijada para celebrarla. El
Presidente debe comenzar a planificarla una o dos
semanas antes. Debe verificar con cada funcionario
para ver que cada uno de ellos esté listo para presentar
su informe mensual. Debe tomar notas en su agenda
a fin de poder dirigir una reunión ágil e informativa.
En tu función de Presidente o Gerente General,
asegúrate de que se presente el tópico mensual de
discusión. Los asesores o los ejecutivos pueden
presentar el tópico; o se puede invitar a un experto
externo para que conduzca una discusión. Las mejores
discusiones son las que se conducen, las que se
preparan con anticipación y conocen su materia.
Siempre que sea posible, los tópicos deben estar
relacionados con los logros de la Empresa de EJ.
CÓMO CONDUCIR UNA REUNION DE
JUNTA DIRECTIVA
Estas deben realizarse en un ambiente empresarial
y ser conducidas en forma madura y seria, cada
Ejecutivo debe estar consciente de su papel como
miembro de la Junta Directiva. Se debe observar la
cortesía parlamentaria básica en el grado necesario
para un procedimiento ordenado. Ud. debe dar aviso
de la junta con una semana de anticipación; las actas
del secretario deben leerse en la siguiente reunión
junta directiva para su aprobación.

Agenda Tipica de Sesión de Junta Directiva

I. El Presidente llama al orden.
a. El Gerente de Recursos Humanos toma la asistencia
b. El Secretario toma nota de los miembros ausentes.
c. El Secretario lee el acta de la última sesión se aprueba y se reforma.

II. Informes
a. Presidente-situación general de la Compañía.
b. Gerente de Finanzas-estado de pérdidas y ganancias, balance.
c. Gerente de ventas-informe de ventas para la Empresa e individuales.
d. Gerente de producción-informe de producción.
e. Gerente de Recursos Humanos, asistencia y cambios de miembros.
f. Otros informes según se requieran; comentarios de los asesores, etc.

III. Asuntos Antiguos.

IV. Asuntos Nuevos.
V. Tópicos de discusión.
VI. Se levanta la sesión.

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR) 14

 Agenda del Presidente para su Primera Sesión
Después de elegidos y capacitados, se entregará
a los seis o más directivos, la dirección de la Empresa
Juvenil. El Presidente presidirá todas las sesiones
posteriores. Para que esté listo en su primera reunión
de directiva, prepare y estudie la agenda general.
Planifique su trabajo y elabore su plan, es una
buena fórmula para recordar. Esté preparado para
tomar el mando en la primera reunión oficial de la
Junta Directiva. ¡Usted estará presidiendo!
Procedimiento Parlamentario
Lo principal es seguir la agenda, mantener orden
La Importancia de las Reuniones de Junta Directiva
La reunión de Directiva de la Empresa Juvenil,
tiene dos funciones muy importantes. Primero, sirve
como un foro regularmente programado donde se
pueden revisar como grupo todas las facetas de la
operación de su compañía. Usando esta información
como base, usted puede tomar las decisiones
calculadas para proporcionar la operación más eficiente
de la Empresa.
Es importante que todos los miembros de la
Empresa comprendan no sólo si están operando con
utilidad o no, sino cómo y por qué sus funciones
contribuyen al resultado final. Como Presidente/
Gerente General, es su responsabilidad ver que se
realice esta comunicación decisiva.
La segunda función de la reunión de Directiva es
discutir el tópico que ha sido seleccionado porque tiene
algún significado con la experiencia que están teniendo
en EJ. La actividad de discusión proporciona una
oportunidad de analizar su experiencia en EJ con una
perspectiva más amplia y relacionar Empresas. Es
una oportunidad excelente para invitar a empresarios
locales para que sirvan como recursos para su
discusión.
15 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
en las discusiones, y asegurarse de que se registren
claramente todas las resoluciones.
Su sesión de directiva debe manejar asuntos de
política. Como presidente, será necesario que usted
vea que se traigan a discusión todos los asuntos
inconclusos, que se cubran todos los asuntos actuales
y que se haga énfasis en las metas. Un presidente
debe conducir una sesión, ¡no sólo presidirla! Los
informes de los funcionarios deben poner a la Compañía
al día en cuanto a progreso y luego hacer pronósticos
para el futuro.
Por qué celebrar la Reunión de Junta
Directiva
EJ es más que producción y ventas. A través de
estas reuniones usted y sus compañeros tienen la
oportunidad de analizar la actividad de la Empresa y
determinar su destino mediante decisiones de dirección.
Es una oportunidad no sólo de desarrollar una mayor
comprensión de su actividad empresarial, sino de
conocerlos como personas.
Información para Tópicos de Discusión
El material en esta sección está diseñado para
ayudarte a tí y a los asesores a planificar discusiones
interesantes y estimulantes durante la presentación
del tópico. Se recomienda investigar información
complementaria por parte del equipo de asesores y
funcionarios de la compañía para aumentar el material
que se encuentra en la Edición de los Asesores del
Manual de la Compañía de EJ para tales
presentaciones. Estos expertos pueden agregar mucho
a la presentación. También pueden arreglarse giras
o visitas a Empresas. En resumen, debe considerarse
todo lo que pueda ser beneficioso o de interés para
los miembros de la Empresa. Estas actividades deben
llevarse a cabo conjuntamente con la Coordinación del
Programa.
SUGERENCIAS GENERALES PARA
DISCUSIONES PROVECHOSAS
1. Tu papel es ayudar al grupo a llegar a sus propias
conclusiones y recomendaciones.
2. Trabaja para crear un ambiente informal pero
atento.
3. Dispon los asientos en forma circular para que
haya el máximo contacto entre todos los
participantes.
4. Usa preguntas que permitan una respuesta abierta,
no hagas preguntas que sólo admitan como
respuesta “sí” o “no”.
5. Trata de involucrar activamente a todos los
miembros, empleados preguntas como “Juan, ¿qué
te parece?.
6. Las preguntas hipotéticas funcionan bien cuando
Actividades Adicionales
Además de discutir el tópico que se encuentra en
el manual, aquí hay otros tipos de actividad que se
pueden considerar:
q Disertante o conferencista invitado.
q Películas.
q Estudios de casos.
q Gira por la Empresa. (visita a la planta de
producción de una Empresa)
q Reuniones conjuntas con otras Empresas Juveniles.
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
está tratando de aclarar el punto bajo discusión.
Trata de crear una situación mística y pregunta al
grupo qué haría y por qué.
7. Una experiencia personal es una buena forma de
empezar. Si conoces a alguien en el grupo que
pueda describir un problema real con que se
encontraron que enlaza con la discusión, pídele
que se lo exponga al grupo.
8. Manten tus preguntas cortas y sencillas; haz
énfasis en palabras de acción como: cuenta,
describe, explica, compara, revisa.
9. Resume con frecuencia: Usa el pizarrón, u otras
ayudas audiovisuales.
10. Trata de dividir el grupo en sub-grupos para
discusión corta y luego que cada sub-grupo informe
sus conclusiones a los otros.
11. De tiempo en tiempo, pregunta a los Ejecutivos
cómo se relaciona su discusión con lo que están
experimentando en la Empresa Juvenil.
q Seminarios.
q Feria del Producto.
q Mañanas Deportivas
q Cámara Juvenil
RECURSOS ADICIONALES
q Asociaciones Profesionales locales.
q Las oficinas de EJ.
q Sitios de Internet.
16
LISTA DE VERIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
(CHECK LIST)
Después de un tiempo prudente en el programa
te debes detener a reflexionar, si tu empresa puede
marca con una “X” cada uno de los cuadros. Haz
comenzado muy bien, sin embargo, si tus “x” son
irregulares, es tiempo de tener una reunión con la
Coordinación General del Programa.
Administración / Gerencia General /
Secretaría
Marca con “X”
q Inscripción de la Empresa
q Solicitud de Patente de Comercio, presentar
el Presupuesto y Calculo del Punto de Equilibrio
de la Empresa.
q Elaboración de la Escritura de Constitución de
Sociedades. (Adjunto a ella una hoja con las firmas
de todos los participantes de la Empresa)
q Contrato de Arrendamiento.
q Reconciliación de Certificado de Acciones.
q Efectuar el pago en el Banco Juvenil de Q. 10.00*
( Q. 5.00 Derecho a Patente y Q 5.00 Derecho a
Membresía)
*Se aplica en Oficina Nacional de EJ
q Presentar una fotocopia del Registro de Personal
al Coordinación del Programa.
q Elegir el nombre de la Empresa.
q Elaborar Reglamento Interno de la Empresa
q Establecer un plan de remuneración.
q Entrenamiento de Junta Directiva
q Apertura de cuenta bancaria. Los requisitos:
l Estar inscrito como una Empresa del Programa.
l Presentar la carta de solicitud de Apertura de
Cuenta Bancaria.
l Respetar el Reglamento del Banco Juvenil.
l Registro de firmas para girar cheques del
17 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
Gerente General, Gerente de Ventas y Gerente
de Finanzas.
l La cantidad mínima para apertura de cuenta
bancaria será de Q. 100.00.*
*Se aplica en Oficina Nacional de EJ
q La Junta Directiva asume el mando.
q Elaboración de un plan personal efectivo para
asegurar asistencia máxima.
q Los Empresarios están siendo entusiastamente
motivados por los Asesores.
q ¿Conoce por su nombre a todos los miembros de
su Empresa y Asesores?
Ve n t a s , Mercadeo y Publicidad
q Establecimiento del punto de equilibrio.
q Elaboración de plan anual de Ventas y Mercadeo.
q Conducción de sesiones especiales de
entrenamiento en ventas y mercadeo.
q Establecer control de ventas.
q Establecimiento de controles entre contabilidad y
ventas.
q Adopción de un plan efectivo de comisiones.
Producción
q Establecimiento de plan de producción.
q Elaboración de programa de control de calidad.
q Elaboración de un plan de compras efectivo para
asegurar una buena cantidad de materias -
Practicas de seguridad PRIMERO
q Estar al tanto de cualquier riesgo del producto y
tomar acción correctiva.
L I S TA D E VERIFICACIÓN DEL ¿Cuál es el monto total de cuentas por cobrar?
PRESIDENTE
________________
Escriba los datos, o conteste SI ó NO según lo
requiera la situación.
Informe de Administración
FECHA: ________________________
¿Cuál es el costo unitario actual?

Finanzas (Tesorero) ________________

¿Son razonables los valores en inventario?

¿Están al día los registros?
________________
________________
¿Cuál es el total de ingresos por ventas a la fecha?
¿Se han pagado los sueldos, salarios y comisiones?
________________
________________
¿Cuál fue la utilidad el mes anterior?
¿Están archivados y completos los certificados de
acciones? ________________
________________
¿Se mantiene bien la asistencia y membresía?
¿Cuál es su posición de Efectivo?
________________
________________

¿ Cuál es el monto total de cuentas por pagar?

________________

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR) 18

 Ventas l ¿Se puede alcanzar la meta?, ¿Permitirá utilidades?

l ¿Están al día los registros? ___________________________________________

________________
l ¿Quién es el mejor vendedor?
l ¿Cuáles son los ingresos por ventas este mes?
____________________________________________
_________________
l ¿Cuántos empresarios han vendido menos de cinco
l Por semana: unidades este mes?
1ª. Semana ________________
____________________________
2ª. Semana ________________
l ¿Se puede considerar cada producto
3ª. Semana ________________ manufacturado como vendido, en inventario o en
consignación?
4ª. Semana ________________
____________________________________________
5ª. Semana ________________

Producción y Seguridad
l ¿Están las ventas de acuerdo al plan?
l ¿Están los registros al día?
_________________
____________________________________________
l ¿Es demasiado alto el inventario?
l ¿Cuánto material se ha desechado?
_________________
___________________________________________
l ¿Cuál es la meta de ventas para este mes?
l ¿Se están siguiendo las medidas de seguridad?
_________________
___________________________________________
l ¿Cuál es la meta de ventas para todo el programa?
l ¿Cuál es la meta de producción para este mes?
__________________
____________________________________________
l ¿Qué medidas especiales se deben tomar para l ¿Cuál es la meta de producción para el año?
alcanzar esta meta?
______________________________________
___________________________________________
l ¿Están en línea estas metas con las ventas?
__________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
l ¿Quién está manejando las compras?, ¿Están bien
programadas?

____________________________________________

19 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)

 Reunión de Directiva
Anote a continuación los puntos especiales
que necesita discutir en la próxima reunión
de Junta Directiva.
NOTAS:
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
Responsabilidades del Presidente
en la Liquidación
s Presidir y supervisar todo el procedimiento de
liquidación; coordinar el proceso de liquidación con
todos los funcionarios y miembros de la compañía.
s Nombrar editor y comité de memoria de labores.
s Asignar tareas especificas a cada miembro de la
compañía en la liquidación y ver que sean ejecutadas
correctamente.
s Con la aprobación de la Junta Directiva, determinar
el dividendo que se va a pagar a los accionistas.
s Ver que se cumplan todas las partidas de la hoja
de verificación de liquidación de la Empresa.
s Escribir carta de agradecimiento al Jefe Inmediato
de la Empresa del Asesor y dar una copia a la
oficina de EJ.
s Completar la carta del presidente para la memoria
de labores.
s Asegurarse de que la memoria de labores sé este
completando sistemáticamente por el editor y
comité especifico.
s La memoria de labores debe ser entregada a la
oficina de EJ. ¡Es importante! Se usa para compilar
estadísticas nacionales.
s Asegurarse de que todos los registros de los
Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
funcionarios e informes de la Empresa sean
incluidos en el Informe Final o Memoria de Labores.
Siga el programa de fechas enumeradas a
continuación:
Semana Fecha Actividad
Reunirse con todos los funcionarios y revisar
sus responsabilidades para una correcta
liquidación
El informe del presidente esta completo y
listo para ser impreso.
Todas las partidas en la hoja de verificación
de liquidación de la compañía han sido
completadas y están listas.
Todos los departamentos están listos para
liquidar.
Liquidar el Banco Juvenil y pagar impuestos
Pago de Dividendos a Accionistas
Clausura del Programa
EL REPORTE ANUAL DE SU EMPRESA
Toda empresa, toda sociedad debe y somete un
informe anual a sus accionistas para llevar a la atención
de estos la historia de las actividades del año. Lo
mismo sucede con su compañía de EMPRESARIOS
JUVENILES.
Toda empresa tiene la obligación para con sus
accionistas de dar un informe de la historia de su
empresa.
Esto se hace por medio de un Informe a los
accionistas.
Se debe seleccionar un comité de la memoria de
labores y editor nombrado por el presidente.
Estos nombramientos pueden hacerse un mes
antes; el comité debe tener listos los planes para que
pueda escribir, diseñar y producir un informe.
CONCURSO DE MEMORIA DE LABORES:
El informe de su empresa estará en competencia
con las demás empresas participantes en el programa,
por la mejor Memoria de Labores.
20
 FECHA LIMITE: El informe debe estar listo para
distribución en la fecha que la Coordinación del
Programa indique.
INFORME DE MUESTRA: El personal de
EMPRESARIOS JUVENILES le proporcionara los
informes de muestra para que vea lo que han hecho
otras Empresas Juveniles.
COSTOS: Su empresa juvenil debe pagar todos
los costos del informe. Dependiendo de que tan realista
(o profesional) quiere que sea el informe, el costo varia.
PRESUPUESTO: El comité de la memoria de
labores debe someter una lista pormenorizada de
costo a la empresa para su aprobación. Averigüe
primero con el Gerente de Finanzas y los asesores. El
costo debe incluir papel, trabajo de arte, empastado,
mano de obra e impresión, fotografías, etc. Todos los
costos deben detallarse en el informe mismo.
DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS DE LA
EMPRESA
Cuando las empresas juveniles de EJ liquidan sus
activos se debe tener cuidado de distinguir por escrito
en el informe entre los dividendos ordinarios y la
“Participación de Liquidación” de los accionistas.
Los dos se pagan generalmente en el mismo
cheque. Si no se hace distinción, los accionistas pueden
tener un concepto completamente inexacto. Los
dividendos sobre las operaciones corrientes en
21 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)
empresas regulares normalmente varían entre el 3%
y el 10% del valor del mercado de las acciones.
Los porcentajes ilustrados aquí son solo ejemplos.
No hay cifras mínimas o máximas impuestas en
dividendos de empresas de EJ.
DIVIDENDO ORDINARIO: Dividendo sobre utilidades
igual a los que pagan las empresas que continúan en
operación año tras año.
Los dividendos sobre acciones comunes cotizadas
en la Bolsa de Nueva York en 1971 mostraron un
rendimiento medio de 3.2% del valor del mercado.
Su compañía de EJ para ser realista, debe permanecer
cerca de esta cifra.
DIVIDENDO DE LIQUIDACIÓN: La participación de
liquidación de las utilidades es la distribución del
superávit restante a los accionistas. En sociedades
normales que continúan año tras año, esto seria
reinvertido en la compañía para expansión, equipo
nuevo, etc. Pero como las empresas de EJ
deliberadamente se cierran, este dinero se divide entre
sus accionistas.
Entonces seria realista declarar un dividendo mayor,
además del ejemplo de 3% indicado anteriormente;
sin embargo, se debe hacer una distribución, por
ejemplo: 3% dividendo ordinario, 9% dividendo de
liquidación; dividendo total 12%.
 Muestra de Cartas a los Accionistas Muestra de Cartas para Asesores
de Pago de dividendos (Ganancias)

Logo Empresa Juvenil

Logo Empresa Juvenil

Fecha

Fecha Nombre destinatario

Cargo
Estimado Accionista: Empresa

Su Empresa de EJ (nombre) de (Ciudad) se ha visto en la necesidad Estimado Señor xxxx:

de liquidarse este día, al finalizar el Programa Compañías Juveniles
de Empresarios Juveniles de Guatemala.
Nosotros, los miembros de (Empresa de EJ) deseamos agradecerle,
como uno de nuestros accionistas, su interés e inversión que ayudaron
a hacer posible nuestra experiencia de “Aprender Haciendo”.
Estamos un poco apenados por tener que informarle que hemos
cometido algunos errores, han sido valiosos y nos dan una experiencia
duradera.
Ahora nos damos cuenta de los problemas y dificultades para
operar una empresa.
Queremos que sepa que hemos trabajado duro y hemos sido
sinceros, pero nuestra empresa no obtuvo un éxito financiero.
En nombre de todos los miembros o integrantes jovenes de la
empresa juvenil _____________auspiciada por su empresa, (nombre),
deseo agradecerle sinceramente su interés en apoyar a nuestra
compañía juvenil.
Con el novedoso y práctico método de “Aprender Haciendo” que
nos ha proporcionado Empresarios Juveniles, este año ha sido
inapreciable por las muchas y variadas experiencias que hemos
obtenido.
Todos sentimos que tenemos una idea mucho mejor de cómo
trabaja nuestro sistema económico y apreciamos los problemas,
recompensas y libertades que disfrutamos como ciudadanos de este
gran país.

Por lo tanto, solo podemos liquidar nuestras acciones en circulación
sobre la base de ______ por ciento de su valor nominal.
Adjunto remitimos nuestro cheque en pago de la acción que usted
tenia en nuestra empresa.
Queremos agradecerle muy sinceramente por ser uno de aquellos
qué hicieron posible que nuestro grupo tuviera la valiosa experiencia
que hemos adquirido en esta empresa. Esperamos que continue su
interés en Empresarios Juveniles.
Sinceramente,
Sin embargo, esta experiencia solo esta disponible para jóvenes
como nosotros que con empresas visionarias como (Nombre de la
Empesa Patrocinadora) han auspiciado el programa de Empresarios
Juveniles.
Sus asesores, señores: (nombre Asesores), hicieron un magnifico
trabajo de guiar a nuestra compañía.
Muchas gracias nuevamente por su interés.
Sinceramente,

f) ________________________
f) _________________________ Gerente General
Gerente General Empresa

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR) 22

 Ejemplo cartas para Accionistas (Empresa)

Logo Empresa Juvenil

Fecha

Estimado Accionista:

Al (día) ______ de (mes)_________, la (Empresa Juvenil) ha terminado

sus operaciones y liquidado la empresa.

Adjunto encontrara su cheque por la cantidad de Q._________, mas un

dividendo que asciende al ______ por ciento del valor nominal de su inversión
original o más un dividendo de liquidación por la cantidad de Q. _________.

Agradecemos su interés en nuestra Empresa. Todos sentimos que la

experiencia empresarial práctica que hemos obtenido a través del método
“Aprender Haciendo” ha sido inapreciable para todos nosotros. Su inversión e
interés han ayudado a hacer esto posible.

Atentamente,

f)_______________________
Nombre Gerente General

Anexo
P. D. para facilitar el cierre de nuestra cuenta bancaria, le rogamos hacer efectivo el
cheque adjunto dentro de los próximos 8 días.

23 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)

 Reporte de Avance de Ventas
ANEXO “B”

Nombre:_______________________________________________________
Empresa:______________________________________________________ Año: ______________

Presupuesto Venta Real Diferencia Porcentaje

Producto Fecha Unid. Q. Unid. Q. Unid. Q. Unid. Q. Observaciones

Elaboró: ____________________________ Aprobó: (Vo. Bo)________________________

Nombre y Firma Nombre y Firma

Programa de Ventas
ANEXO “A”

Nombre:_______________________________________________________
Empresa:______________________________________________________ Año: ______________
No. Producto Precio x Mes Mes Mes Mes Mes Total
Unidad

Total Unidades

Elaboró: ____________________________ Aprobó: (Vo. Bo)________________________

Nombre y Firma Nombre y Firma

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR) 24

 Notas

25 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)

Notas

Material Exclusivo Programa Compañías Juveniles/ Empresarios Juveniles de Guatemala (MR) 26

 Notas

27 Empresarios Juveniles de Guatemala (MR)