Subproceso Adquisiciones

Código :
FORMULARIO DOCUMENTACION Edición : 1.0

DE Vigencia :
PROCESOS Página : Página 1 de 28
PROCESOS ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES-CASA MATRIZ
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
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Código :
DE Vigencia :
A. INDICE
A. INDICE........................................................................................................................2
B. INTRODUCCIÓN........................................................................................................3
C. MAPA GENERAL DEL PROCESO ADQUISICIONES...............................................5
D. PROCESOS DE ADQUISICIONES............................................................................6
1. PROCESO DE COMPRA DE ELEMENTOS E INSUMOS PAÑOL...............................6
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.....................................................................................6
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.................................................................................7
2. PROCESO DE ADQUISICIONES DE MATERIALES DE EMBALAJES.........................9
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.....................................................................................9
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES...............................................................................10
3. PROCESO DE RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS...................................12
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES...................................................................................12
4. PROCESO DE COMPRAS DE AGRICOLAS......................................................16
5. PROCESO DE IMPORTACIONES..................................................................19
6. PROCESO DE COMPRAS DE VEHÍCULOS......................................................24
E. REGISTROS, FORMULARIOS E INFORMES.........................................................28
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DE Vigencia :
B. INTRODUCCIÓN
1. INTRODUCCION
Esta sección contiene el Manual de Procedimientos Administrativos del área de adquisiciones de la

Empresa "Unifrutti Traders Ltda.", elaborado por la División de Auditoría de Ernst & Young Auditores
Ingenieros Consultores y actualizada por RSM Chile Auditores, departamento de auditoría interna.
2. OBJETIVOS
Centralizar, analizar y coordinar el abastecimiento en Unifrutti y las Sociedades Agrícolas

Relacionadas, en las condiciones más convenientes.
3. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA
El área de Adquisiciones presenta las siguientes características generales:
- Coordinación de los convenios de control de calidad de Plantas y Agrícolas, como por

ejemplo HACCP, Buenas Prácticas Agrícolas, BRC.
- Suscribir contratos con empresas proveedoras de servicios relacionados con el área de

producción, como por ejemplo Fosfoquin, Indura, Smartfresh, etc.
- Suscribir contratos con proveedores de grupos electrógenos para el período consumos de

punta de electricidad a nivel nacional. A su vez Suscribir contratos de arriendo de grúas
Horquillas para periodo de cosecha.
- Analizar y autorizar los pedidos de materiales e insumos, tanto en el mercado nacional como
internacional.
- Analizar cotizaciones de los proveedores y escoger el más apropiado y conveniente. Firmar

orden de compra, comparándola con cotización proveedor y solicitud de pedido.
- Revisar las órdenes de compra emitidas por cada planta y agrícolas come medio de control
de los procedimientos de compras.
- Definir y desarrollar nuevos diseños de Materiales de embalajes, de acuerdo a

requerimiento del área comercial y técnica.
- Revisar e inspeccionar materiales en las bodegas de Unifrutti y predios agrícolas.
- Visitar fábricas e instalaciones de los proveedores en forma periódica.
- Recepción requerimiento de importaciones de materiales de embalaje, bienes del activo fijo,

insumos y agroquímicos.
- Revisar e inspeccionar las inversiones en instalaciones, maquinarias y equipos.
- Validar y autorizar las facturas a pago de los proveedores dentro de los plazos convenidos.
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Código :
DE Vigencia :
- Análisis post temporada con el área comercial, producción y plantas, de los materiales
sobrantes por especie, y sin posibilidades de ser utilizado por Unifrutti. Propender
prioritariamente a sus ventas, caso contrario solicitar el castigo del stock.
- Desempeñar idénticas funciones a las descritas anteriormente, pero respecto de las filiales
agrícolas
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Código :
DE Vigencia :
C. MAPA GENERAL DEL PROCESO ADQUISICIONES
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Código :
DE Vigencia :
D. PROCESOS DE ADQUISICIONES
1. PROCESO DE COMPRA DE ELEMENTOS E INSUMOS PAÑOL
Diagrama de actividades
Descripción de actividades
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Código :
DE Vigencia :
Actividad Recibe requerimientos ID actividad 101

Responsable Responsable de compra de elementos e insumos varios
Descripción -Las plantas envían requerimiento de compra a través del sistema Adam, por los
siguientes conceptos:
 Elementos de pañol (artículos de pañol, artículos de oficina, artículos de

seguridad, vestimenta, etc.)
 Insumos varios (insumos de pañol)
-El Encargado de Adquisiciones de elementos e insumos varios revisa todos los

días las solicitudes en el sistema Adam. Revisa que el requerimiento cuente con
todas las especificaciones necesarias para la compra. Se pide aclaración por
correo electrónico o teléfonos, de lo que está solicitando Si no cuenta con alguna
de las especificaciones no se acepta el requerimiento.
Entrada -Solicitudes de compras ingresadas en Salida -Solicitudes de compras

ADAM ingresadas en ADAM
asignadas.
Tipo de actividad Manual Evento -Diario
Actividad Realiza Cotizaciones ID actividad 102

Descripción -Una vez revisadas y analizadas las solicitudes de compra desde ADAM, el
Responsable de compras de elementos e insumos varios, comienza a cotizar por
correo electrónico con los diferentes proveedores.
Entrada -Solicitudes de compras ingresadas en Salida -Cotizaciones enviadas a

ADAM asignadas. los proveedores.
Tipo de actividad Sistema Evento -Diario
Actividad Elige el proveedor ID actividad 103

Descripción -Una vez recibidas las diferentes cotizaciones, el Responsable de compras de
elementos e insumos, comienza a confeccionar cuadro con los diferentes
cotizaciones/ofertas
-El Encargado elige el proveedor que sea más conveniente en términos de

calidad, precios y plazo de entrega.
Entrada -Cotizaciones enviadas a los Salida -Listado comparativo con
proveedores. cotizaciones y elección
del proveedor.
Actividad Emite Orden de Compra ID actividad 104
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Código :
DE Vigencia :
Responsable Responsable de compras de elementos e insumos varios

Descripción -Una vez elegido el proveedor, el Responsable de compras de elementos e
insumos varios, ingresa al sistema ADAM y se asigna el requerimiento. Una vez
asignado procede a confeccionar la Orden de Compra. Pone el V°B° de quien
compra.
-Envía la orden de compra a Gerente de Adquisiciones para que sea revisada y

firmada.
-El Gerente de Adquisiciones revisa la solicitud, listado de proveedores, precios y

la orden de compra, si no está de acuerdo devuelve para nueva revisión, si esta
correcto firma y devuelve a Responsable de compras de elementos e insumos
varios.
Entrada - Listado comparativo con cotizaciones y Salida -Orden de Compra
elección del proveedor. firmada
Tipo de actividad -Sistema Evento -diariamente
Actividad Envía a Proveedor y Planta ID actividad 105

Descripción -Una vez recibida la orden de compra firmada por el Gerente de Adquisiciones, la
escanea y envía por correo electrónico al proveedor, con copia a pañol o bodega y
a quien está solicitando la compra.
Entrada -Orden de Compra Aprobada -Correo electrónico con

orden de compra
escaneada.
Tipo de actividad Correo electrónico Diariamente
Actividad Realiza respaldo ID actividad 106

Descripción -El Responsable de compras de elementos e insumos varios archiva y respalda
las órdenes de compra escaneadas en formato digital en una carpeta compartida.
Entrada -Orden de Compra Escaneada -Orden de Compra

archivada
Tipo de actividad Manual Diariamente
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Código :
DE Vigencia :
2. PROCESO DE ADQUISICIONES DE MATERIALES DE EMBALAJES
11-08-22 9
Código :
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PROCESOS Página : Página 10 de
28
Actividad Recibe requerimiento ID actividad 201

Responsable Encargado de compras de materiales de embalajes
Descripción
La solicitud de materiales de embalaje provienen de dos grandes vías:
1) El gran volumen proviene del programa de temporada realizado por el

Jefe de Programa.
2) El segundo volumen proviene de las plantas, quienes solicitan los

elementos necesarios para el embalaje (pallets, bolsas, zunchos, etc.).
Cada planta retroalimenta el programa con estimaciones del consumo de frutas en

la temporada. Según este programa, se asignarán los materiales a consumir de
cada planta.
Adquisiciones Santiago recibe listado de solicitudes de materiales de las plantas

que complementa con el gran programa.
Entrada -Programa de Compras Salida -Listado de solicitudes de

compra de materiales
Tipo de actividad Manual Evento -Solicitudes a cotizar
Actividad Realiza negociación ID actividad 202

Responsable Encargado de compras de materiales de embalajes
Descripción
-Una vez recibido el listado de solicitudes se procede a solicitar cotizaciones a los
proveedores.
-Realiza cuadros de cotizaciones y se inicia el proceso de negociación con los

proveedores, todo efectuado vía correo electrónico. Las compras mayores se
efectúan la negociación de forma presencial en Casa Matriz Unifrutti.
-Siempre se elige como mínimo 2 a 3 proveedores para cada compra, en caso de

existir algún inconveniente mayor con alguno de los proveedores.
Entrada - Listado de solicitudes de compra de Salida - Cotización

materiales
Tipo de actividad Manual Evento -Anual y por

requerimientos puntuales
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Código :
DE Vigencia :
28

Responsable Encargado de compras
Descripción
-Una vez elegido el proveedor, el Encargado de compra Envía orden de compra al
del sistema de compras.
-Encargado de sistema de compra Ingresa la orden de compras en sistema ADAM

y envía a Encargado de compra de materiales para su revisión y V°B°.
-Encargado de Adquisiciones de Materiales revisa la orden de compra y si existen

errores en la información digitada, solicita a Encargado de Sistemas que
modifique los datos de la orden de compra.
Entrada -Cotización Salida - Orden de Compra
Tipo de actividad Sistema Evento -Anual y por

Actividad Solicita firma a Gerencia ID actividad 204

Responsable Encargado de Adquisiciones de materiales de embalajes
Descripción
-Una vez corregida, Encargado de Adquisiciones de Materiales envía la orden de
compra a Gerente de Adquisiciones, quien revisa y firma si esta todo correcto. Si
esta errónea la devuelve a Encargado de compras de materiales de embalaje o al
Encargado de mantención de sistemas de compra, para su revisión y/o nueva
emisión.
-Una vez que este firmada, se digita la orden de compra como “aplicada” en
sistema Adam, para que pueda ser visualizada y utilizada por las plantas.
Entrada -Orden de Compra Salida -Orden de Compra
firmada
Tipo de actividad Correo electrónico y por sistema Evento -anual y por

Actividad Envía Orden de Compra ID actividad 205

Responsable Encargado de mantención del sistema de compras
Descripción -Encargado de mantención de sistemas de compras envía la orden de compra
emitida, vía correo electrónico a Proveedores, para que de curso al envío de los
materiales.
-Por otro lado se asigna la orden de compras a las plantas en sistema Adam, para
que puede ser visualizada y utilizada.
Entrada -Orden de Compra firmada Salida -Orden de Compra
despachada
Tipo de actividad Correo electrónico y por sistema Evento -Anual y por

11-08-22 11
Código :
DE Vigencia :
28
3. PROCESO DE RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS
11-08-22 12
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Recibe facturas ID actividad 301

Responsable Encargado de Recepción de facturas
Descripción -Todos los días el Encargado de Recepción de documentos, recibe facturas desde
Recepción. Separa las facturas correspondientes a Unifrutti con las de las
Agrícolas.
Entrada -Facturas Unifrutti y Agrícola Salida - Facturas separadas
Tipo de actividad Manual Evento -Diariamente
Actividad -Despacha facturas a Agrícolas ID actividad 302

Descripción -Para el caso de las facturas de Agrícolas, las envía a través de una carta en
formato Word, en la cual detalla los siguiente: n° de factura, proveedor, si va
cedible o no.
-Luego de hacer el memo, las ingresa en un sobre separado por localidad. Este
sobre lo deja en Recepción para despacho.
Entrada -Facturas de Agrícolas Salida -Carta detallada con
facturas de agrícolas
11-08-22 13
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Revisa facturas Unifrutti ID actividad 303

Descripción
-Si las facturas corresponden a Unifrutti, las separa en facturas en pesos, dólares
u otras monedas
 Si corresponden a facturas en pesos y son de las plantas, el Encargado
de recepción de facturas, las revisa, verificando que sean de materiales
de pañol o servicios solicitados por ellos, si es así confecciona carta para
envío de estos documentos a las plantas.
 Si corresponde a facturas de materiales y el cobro se efectúa en dólares,
revisa los datos (Rut, fecha razón social, etc.). El precio se revisa contra
la Orden de compra que se encuentra en el sistema y Guías de recepción
que envían las plantas,
 Verifica la forma de pago.
 Si toda la documentación de respaldo esta correcta, le coloca la fecha de
pago a la factura.
 Para el caso de las facturas por concepto de fumigaciones, estas se
realizan en dólares y deben ser llevadas para V°B° de Gerente de
Adquisiciones.
-Una vez revisadas las facturas se envían a Gerente de Adquisición para su
revisión y firma.
Entrada -Facturas de Unifrutti Salida -Facturas de Unifrutti
firmas
Actividad Entrega a Contabilidad ID actividad 304

Descripción
-Una vez firmadas las facturas, el Encargado de Recepción de facturas estampa
el timbre de Adquisiciones y entrega a Contabilidad, adjuntando planilla Excel con
el detalle entregado, el cual debe ser revisado y firmado por el Encargado de
Contabilidad de la Recepción.
-Contabilidad las ingresa a módulo XP ADAM.
Entrada -Facturas de Unifrutti firmadas Salida -Planilla Excel con

documentos
11-08-22 14
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Confecciona planillas con fecha de ID actividad 305

pago
Descripción -Una vez que Contabilidad devuelve las facturas, el Encargado de Recepción de
Adquisiciones, confecciona una planilla Excel con las fechas de pago.
-Si las facturas corresponden a pagos en dólares, pesos u otras monedas ingresa
en planilla Excel colocando el n° de factura, tipo de cambio, n° de documento,
total en pesos
Entrada -Planilla Excel con documentos Salida -Planilla Excel con
documentos junto con
facturas.
Tipo de actividad Manual Evento -diariamente
11-08-22 15
Código :
DE Vigencia :
28
4. PROCESO DE COMPRAS DE AGRICOLAS
11-08-22 16
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Recibe requerimiento de compra ID actividad 401

Responsable Responsable de Agrícolas Casa matriz
Descripción
-Cada Encargado de Compra de Agrícolas envía por correo electrónico a Casa
Matriz, solicitud por medio de cuadro consolidado de compras.
-Responsable de Agrícolas Santiago recibe requerimientos principalmente por los

siguientes conceptos:
 Agroquímicos
 Maquinarias
 Insumos Varios
Entrada - Requerimientos de compra Salida -Requerimientos de

compra revisados
Actividad Realiza Cuadro de Cotizaciones ID actividad 402

Responsable Responsable de Agrícolas Casa matriz
Descripción -Una vez revisados los requerimientos, procede a negociar con los proveedores
según corresponda.
-Se realiza cuadro de cotizaciones y en envía para revisión de Gerente de

Adquisiciones, para que en conjunto procedan a negociar y comprar.
-Para el caso de compras mayores, se llama al proveedor para que acuda a las
dependencias de la compañía en Casa Matriz para cerrar el acuerdo de forma
presencial.
Entrada -Requerimientos de compras revisados Salida -Cuadro de Cotizaciones
11-08-22 17
Código :
DE Vigencia :
28

Responsable Responsable de Agrícolas Casa Matriz
Descripción
-Una vez cerrada la negociación, emite orden de compra, y envía a Gerente de
Adquisiciones para su revisión y firma.
-Si es firmada, procede a enviar la orden de compra escaneada por correo

electrónico al proveedor, con copia al encargado de compra correspondiente y al
Contador General de la Zona.
Entrada - Cuadro de Cotizaciones Salida -Orden de Compra

firmada
Actividad Envía Orden de Compra ID actividad 404

Responsable Responsable de Agrícolas Casa Matriz
Descripción
-Si la orden de compra es firmada, procede a enviar correo electrónico con orden
de compra escaneada al proveedor, con copia al encargado de compra
correspondiente y al Contador General de la Zona.
Entrada - Cuadro de Cotizaciones Salida -Orden de Compra

firmada
Actividad Respalda documentación ID actividad 405

Responsable Responsable de Agrícolas Santiago
Descripción -El Responsable de Agrícolas, archiva respaldo de la orden de compra hasta 2
años de antigüedad.
-Además, procede a escanear la orden de compra y guarda formato digital en

carpeta compartida.
Entrada -Orden de Compra Firmada Salida -Respaldo físico y digital

de Orden de Compra
Tipo de actividad Manual Evento -diariamente
11-08-22 18
Código :
DE Vigencia :
28
5. PROCESO DE IMPORTACIONES
11-08-22 19
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Recibe Requerimiento ID actividad 501

Responsable Gerente de Adquisiciones
Descripción -Las Plantas o Agrícolas envían requerimiento de ítem para compras vía
importación (materiales de embalaje, maquinaria agrícola, insumos varios, etc.), a
Gerente de Adquisiciones.
-Gerente de Adquisiciones procede a negociar con los proveedores.
Una vez definido al proveedor se solicita cotizaciones.
Entrada -Requerimiento de Importación Salida -Cotización de Proveedor
Tipo de actividad Manual Evento -Por evento
Actividad Recibe Factura Pro Forma ID actividad 502

Responsable Gerente de Adquisiciones
Descripción -Si llega a acuerdo recibe por parte del proveedor factura proforma, en la cual
deben estar establecidas todas condiciones de la venta y cláusulas del acuerdo
(Exwork, CIF, FOB, etc.)
Entrada -Cotización de Proveedor Salida -Factura Pro Forma
11-08-22 20
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Emite Orden de compra importación ID actividad 503

Responsable Responsable compras de agrícolas/Responsable de stock de materiales
Descripción
-Según factura pro forma recibida, personal responsable emite orden de compra :
 Para el caso de agrícolas es emitida por el Responsable de compras de

agrícolas
 Para el caso de requerimientos es emitida por el Responsable de
materiales embalajes
 Para el caso de requerimientos es emitida por el Responsable de
materiales mantenciones
La orden de compra es emitida en sistema Adam., por la compra de los siguientes

conceptos:
-Materiales de Embalaje
-Maquinaria: Agrícola y Activo Fijo
-Repuestos
-Insumos Agrícolas
-Se envía orden de compra para firma de Gerente de Adquisiciones.
Entrada -Factura Pro Forma Salida -Orden de Compra

firmada
Actividad Abre carpeta de importaciones ID actividad 504

Responsable Encargado de Importaciones
Descripción -Cuando llegan las órdenes de compra, revisa las condiciones de pago y
comienza a abrir las carpetas de importaciones, archivando las órdenes de
compra y respaldos.
-Todos los documentos son archivados en las carpetas con numero IP de

importaciones, estas carpetas se van manteniendo por tres temporadas
aproximadamente.
Entrada -Órdenes de compra y respaldos Salida - Órdenes de compra y

respaldos revisados
11-08-22 21
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Informa a Tesorería ID actividad 505

Descripción -Una vez autorizado por el Gerente de Adquisiciones, el Encargado de
Importaciones, envía correo informativo a Tesorería para que proceda con el
pago, e informa a las plantas o agrícolas, según corresponda.
-Tesorería solicita factura por la importación.
-Para los pagos de anticipo a proveedores extranjeros se envía una copia de la

orden de compra a Tesorería, para que esta tenga respaldo del pago.
-Para los pagos de los seguros de carga internacional, se envía correo electrónico
al Gerente de Adquisiciones con la nómina mensual de los certificados de seguro,
quien lo autoriza para pago con copia a Tesorería.
-La factura lleva timbre con el número de la carpeta, a que planta o agrícola
corresponde, fecha y condiciones de pago. Si el pago corresponde a proveedores
de Fletes Internacionales, se timbra la factura y pasa original a Contabilidad para
que la registre y la mande a pago, previo V°B° Gerente Adquisiciones.
Entrada -Solicitud de compras Salida -Documentos para el

pago.
11-08-22 22
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Efectúa tramites con Aduana ID actividad 506

Descripción
-Una vez recibido los documentos originales, se envían a Agencia de Aduana, que
a su vez en base a la información, solicita los días lunes por correo electrónico
fondos para desaduanar a Gerente de Adquisiciones, con copia a Tesorería y
Contabilidad.
-Gerente de Adquisiciones revisa solicitud y envía correo electrónico a Tesorería

con copia a encargado de importaciones, para que realice el depósito de los
fondos.
-Una vez realizada la importación, la Agencia de Aduana envía factura por los
honorarios con respaldo de todos los documentos relacionados a la operación de
desaduana a Encargado de Importaciones.
-Encargado de Importaciones envía documentos a Contabilidad para su archivo.
Entrada -Documentos para el pago Salida - Factura Aduana
11-08-22 23
Código :
DE Vigencia :
28
6. PROCESO DE COMPRAS DE VEHÍCULOS
11-08-22 24
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Recibe requerimiento ID actividad 601

Responsable Responsable de compras
Descripción
-Para el caso de cambio de vehículo, el usuario solicita a Jefe Zonal de la planta
analizar la posibilidad de reemplazo.
-Para que el cambio el vehículo se deben cumplir 3 requisitos:
 Sobre 250.000 km. Recorridos (Como máximo)

 5 años de uso
 Casos especiales de emergencia
-Jefe Zonal envía requerimiento por correo electrónico a Gerente de Adquisiciones

para el cambio del vehículo, quien ve este requerimiento con el Vicepresidente de
la compañía
-Gerente de Adquisiciones evalúa las condiciones del requerimiento.
-Gerencia General decide las condiciones de la compra e informa a Gerente de

Adquisiciones para que proceda con la compra.
-Gerente de Adquisiciones revisa y avisa a Responsable de Compras para que

proceda con el proceso de compra.
Entrada Solicitud de compras Salida -Solicitud de compra

aprobada
Actividad Efectúa revisión de solicitud ID actividad 602

Responsable Responsable de Compras
Descripción
-El Responsable de Compras efectúa revisiones respecto a validar que lo que se
está comprando, esté acorde a las necesidades de la Empresa.
-El Responsable realiza análisis de las solicitudes en sistema Adam, y va

monitoreando durante todo el día el sistema.
-Si las solicitudes no corresponden informa por correo electrónico a la planta.
Entrada -Solicitud de compra aprobada Salida -Orden de compra
11-08-22 25
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Negocia con proveedores ID actividad 603

Responsable Encargado de Compras
Descripción
-Si la solicitud de compra esta correcta, el Encargado de compras procede a
negociar y envía solicitud de cotizaciones a los proveedores, por correo
electrónico.
-Sólo si se requiere el cambio de marca o modelo de los vehículos, los

Proveedores envían un vehículo de prueba (Text), los cuales son probados por
diferentes usuarios quienes entregan un informe del rendimiento y condiciones de
los vehículos.
-Según resultado de reportes de rendimiento, Gerencia Adquisiciones decide cuál

es el vehículo que se va a comprar. Dentro de los requerimientos fundamentales
es que contenga las condiciones requeridas según la normativa (airbag y aire
acondicionado).
-De lo contrario sólo se procede a cotizar con proveedores ya establecidos.
Entrada -Cuadro comparativo Salida -Cotización

Responsable Responsable de Compras
Descripción -Responsable de Compras emite orden de compra en sistema Adam y solicita
firma a Gerente de Adquisiciones. Una vez firmada, envía a por correo electrónico
a proveedor.
Entrada -Cotización Salida -Orden de compra
11-08-22 26
Código :
DE Vigencia :
28
Actividad Contrata seguro y aplica sistema GPS ID actividad 605

Descripción
-Una vez recepcionado el vehículo en las plantas, Encargado de Adquisiciones
solicita factura y guía de despacho para la tramitación del seguro e instalación de
sistema GPS.
-Encargado de Adquisiciones instala logotipo que será estampado en el vehículo.
Entrada -Factura y Guía de Despacho Salida -Seguro, sistema GPS y

logotipo Unifrutti

Actividad Autorización uso de vehículos ID actividad 606
Descripción
-Una vez tramitados los seguros y sistemas de GPS, los encargados en las
plantas deben realizar todos los trámites de permisos de circulación y patentes
para que el vehículo. Una vez listos los permisos las plantas deben informar a
Adquisiciones Santiago para que se autorice el uso del vehículo.
Entrada - Seguro, sistema GPS y logotipo Salida -Cotización

Unifrutti
11-08-22 27
Código :
DE Vigencia :
28
E. REGISTROS, FORMULARIOS E INFORMES
a) Registros:
- Sistema Adam
- Control estadístico, materiales de embalaje.
b) Formularios:
- Orden de compra
- Guía de recepción
c) Informes:
- Cuadro resumen cotizaciones
- Estadísticas de consumo materiales de embalaje.
11-08-22 28

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FORMULARIO DOCUMENTACION Edición : 1.0

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES-CASA MATRIZ

Esta sección contiene el Manual de Procedimientos Administrativos del área de adquisiciones de la

Centralizar, analizar y coordinar el abastecimiento en Unifrutti y las Sociedades Agrícolas

3. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA

El área de Adquisiciones presenta las siguientes características generales:

- Coordinación de los convenios de control de calidad de Plantas y Agrícolas, como por

- Suscribir contratos con empresas proveedoras de servicios relacionados con el área de

- Suscribir contratos con proveedores de grupos electrógenos para el período consumos de

- Analizar cotizaciones de los proveedores y escoger el más apropiado y conveniente. Firmar

- Definir y desarrollar nuevos diseños de Materiales de embalajes, de acuerdo a

- Revisar e inspeccionar materiales en las bodegas de Unifrutti y predios agrícolas.

- Visitar fábricas e instalaciones de los proveedores en forma periódica.

- Recepción requerimiento de importaciones de materiales de embalaje, bienes del activo fijo,

- Revisar e inspeccionar las inversiones en instalaciones, maquinarias y equipos.

C. MAPA GENERAL DEL PROCESO ADQUISICIONES

1. PROCESO DE COMPRA DE ELEMENTOS E INSUMOS PAÑOL

Actividad Recibe requerimientos ID actividad 101

 Elementos de pañol (artículos de pañol, artículos de oficina, artículos de

-El Encargado de Adquisiciones de elementos e insumos varios revisa todos los

Entrada -Solicitudes de compras ingresadas en Salida -Solicitudes de compras

Tipo de actividad Manual Evento -Diario

Actividad Realiza Cotizaciones ID actividad 102

Entrada -Solicitudes de compras ingresadas en Salida -Cotizaciones enviadas a

Tipo de actividad Sistema Evento -Diario

Actividad Elige el proveedor ID actividad 103

-El Encargado elige el proveedor que sea más conveniente en términos de

Tipo de actividad Manual Evento -Diario

Actividad Emite Orden de Compra ID actividad 104

Responsable Responsable de compras de elementos e insumos varios

-Envía la orden de compra a Gerente de Adquisiciones para que sea revisada y

-El Gerente de Adquisiciones revisa la solicitud, listado de proveedores, precios y

Tipo de actividad -Sistema Evento -diariamente

Actividad Envía a Proveedor y Planta ID actividad 105

Entrada -Orden de Compra Aprobada -Correo electrónico con

Actividad Realiza respaldo ID actividad 106

Entrada -Orden de Compra Escaneada -Orden de Compra

2. PROCESO DE ADQUISICIONES DE MATERIALES DE EMBALAJES

Actividad Recibe requerimiento ID actividad 201

1) El gran volumen proviene del programa de temporada realizado por el

2) El segundo volumen proviene de las plantas, quienes solicitan los

Cada planta retroalimenta el programa con estimaciones del consumo de frutas en

Adquisiciones Santiago recibe listado de solicitudes de materiales de las plantas

Entrada -Programa de Compras Salida -Listado de solicitudes de

Tipo de actividad Manual Evento -Solicitudes a cotizar

Actividad Realiza negociación ID actividad 202

-Realiza cuadros de cotizaciones y se inicia el proceso de negociación con los

-Siempre se elige como mínimo 2 a 3 proveedores para cada compra, en caso de

Entrada - Listado de solicitudes de compra de Salida - Cotización

Tipo de actividad Manual Evento -Anual y por

Actividad Emite Orden de Compra ID actividad 203

-Encargado de sistema de compra Ingresa la orden de compras en sistema ADAM

-Encargado de Adquisiciones de Materiales revisa la orden de compra y si existen

Tipo de actividad Sistema Evento -Anual y por

Actividad Solicita firma a Gerencia ID actividad 204

Tipo de actividad Correo electrónico y por sistema Evento -anual y por

Actividad Envía Orden de Compra ID actividad 205

Tipo de actividad Correo electrónico y por sistema Evento -Anual y por

3. PROCESO DE RECEPCIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS

Actividad Recibe facturas ID actividad 301

Entrada -Facturas Unifrutti y Agrícola Salida - Facturas separadas

Tipo de actividad Manual Evento -Diariamente

Actividad -Despacha facturas a Agrícolas ID actividad 302