Checklist:

Implementación
de proyectos ECM
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Contenidos
Introducción 3

Paso 1: Definir el alcance del proyecto 4

Paso 2: Reunir el equipo adecuado 5
Paso 3: Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado 6
Paso 4: Comunicarse con los interesados en el proyecto 8
Paso 5: Elaborar un Documento de Requisitos 9
Paso 6: Definir la(s) herramienta(s) a utilizar 10
Paso 7: Definir un Plan de Implementación 11
¿Qué viene después? 13
Conclusión 13

Checklist: Implementación de proyectos ECM / Contenidos 2

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Introducción
Gestión Documental o ECM (Enterprise Content
Management – ECM) hace referencia a la
tecnología utilizada para capturar, administrar,
almacenar, preservar y entregar contenido y
documentos relacionados con procesos orga-
nizativos. El objetivo del ECM es facilitar la
gestión de la información en un entorno corpo-
rativo.
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Introducción
Que funcione la implementación de un
sistema ECM requiere una buena planifica-
ción, así como identificar los objetivos y
prioridades de la organización.
A continuación, presentamos una serie de
pasos que sirven como guía en el proceso de
implementación de un proyecto ECM.
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Paso 1: Definir el alcance del
proyecto
Un proyecto ECM requiere seguir una estrategia
continua que involucre múltiples proyectos
diseñados para obtener el control de la infor-
mación no estructurada como parte de una
estrategia global de la organización. Por tanto,
las acciones que se deben llevar a cabo en un
primer momento son:
• Desarrollar la aplicación en el negocio (caso
de uso) de cada uno de los proyectos por
separado, identificando en cada caso los
motivos para implementar un proyecto
ECM.
• Identificar un proyecto específico (conjunto
de procesos, área organizativa) donde la
gestión eficiente de los documentos y la
información aporte valor al negocio y que
implique poner en marcha el proyecto de
gestión documental.
• Seleccionar ese proyecto de partida de
acuerdo al valor que aporta al negocio y no
en función de su simplicidad. Para esto,
resulta clave cuantificar el problema que se
va a solucionar. Por ejemplo, reducir a 3 días
procesos que en papel conllevan 20 días,
reducir el número de quejas de clientes o
proveedores, etc. Así, nos aseguramos de
que el proyecto seleccionado respalda la es-
trategia de negocio de la organización.
Hay que tener en cuenta que, en la mayoría de
los casos, no es posible atacar todos los casos
no es posible atacar todos los frentes y en el
mismo momento a la hora de implementar un
proyecto ECM. De forma que, es importante
analizar cuáles son las operaciones críticas del
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 1: Definir el alcance del proyecto
negocio, priorizar según las criticidad y, en
base a esto, elaborar un plan de acción con
un alcance muy específico y bien definido.
A nivel práctico:
• Identificar en el alcance de cada iniciativa
el área organizativa y geográfica sobre las
que se aplica, el contenido existente en los
sistemas actuales para ser migrado, tipos
de información, plazos y tiempos.
• Planificar las fases, actividades y
entregables del proyecto. (Es importante
tener en cuenta que la planificación puede
cambiar a medida que este avanza).
• Considerar un plan de acción para evitar
que se modifique el alcance del proyecto.
Prever si será necesario hacer alguna
concesión para solo permitir lo planificado.
Conviene prescindir de todo lo que no sea
necesario en la puesta en marcha, priorizar
que el proyecto pase a producción cuanto
antes (con las funcionalidades imprescindi-
bles tanto a nivel tecnológico como de
operación) y rematar lo prescindible en una
fase de post producción.
Que funcione la implementación de un
sistema ECM requiere una buena
planificación, así como identificar los
objetivos y prioridades de la organización.
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Paso 2: Reunir el equipo adecuado
Todos los niveles en una organización son
responsables del contenido sobre el que ope-
ran. Además, existen una serie de pasos a
seguir para garantizar el éxito del proyecto:
• Designar un jefe de proyecto. Este perfil
asumirá la responsabilidad de coordinar el
proyecto y comunicar los avances y bene-
ficios del proyecto a perfiles directivos.
• Crear un equipo multidisciplinar respon-
sable de la gestión de documentos que
incluya roles directivos, de asuntos legales,
de gestión de documentos y expertos en los
procesos de negocio. Definir las funciones de
cada uno de los perfiles anteriores.
• Definir las funciones de cada uno de los
perfiles anteriores.
• Designar un pequeño grupo de usuarios de
negocio que se encarguen de aportar la
visión del usuario final, descubran posibles
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 2: Reunir el equipo adecuado
excepciones dentro del proceso y se empo-
deren para liderar la gestión del cambio.
Los usuarios deberán participar en el
perfilado de la situación y las necesidades
actuales, así como en las pruebas piloto de
posibles sistemas de ECM. Para garantizar
el éxito, debe existir un compromiso
auténtico de los usuarios en cada uno de
estos aspectos.
• Definir un responsable de TI que apoyará el
proyecto desde la parte técnica.
Los usuarios deben participar en la
definición de requerimientos, así como
en las pruebas. Para garantizar el éxito,
debe existir un compromiso de los usua-
rios en todos los aspectos.
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Paso 3: Conocer y hacer más
eficiente el proceso seleccionado
En esta fase, resulta clave conocer cuál es el
contenido a gestionar y obtener información
con respecto a la ubicación y el estado actual
del contenido del proceso seleccionado. Para
ello, una encuesta puede ser una herramienta
muy útil que además permita conocer hasta
qué punto están alineados el contenido y las
necesidades del negocio.
La identificación del tipo de contenido y su
ubicación permite el desarrollo de un caso
empresarial mejorado al mismo tiempo que se
clarifican los requisitos de negocio y del sis-
tema. La encuesta/investigación ayudará a
responder las siguientes cuestiones:
• ¿Qué contenido, documentos, o información
se maneja?
• ¿Cómo fluye ese contenido o información a
lo largo del proceso?
• ¿Qué contenido no está presente? (vacíos o
faltas de información).
• ¿Cuánto tiempo debe mantenerse la infor-
mación y qué contenido se puede destruir?
• ¿Cómo racionalizar la información? (eliminar
la duplicación, planificar la migración, flujos
de información más efectivos).
En la elaboración de toda encuesta o inves-
tigación para conocer los contenidos empre-
sariales se debe asegurar que su estructura
permita obtener la información que realmente
se necesita. Por ejemplo, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 3: Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado
• ¿Qué contenido se genera / recibe?
• ¿Quién lo gestiona?
• ¿Cómo se lleva a cabo?
• ¿Dónde se lleva a cabo?
• ¿Qué formatos se utilizan?
• ¿Quién es responsable del contenido?
• ¿Qué contenido necesita el proceso para
respaldar los objetivos operativos y del ne-
gocio?
• ¿Qué subprocesos y subflujos de informa-
ción existen actualmente?
• ¿Qué se debe guardar y durante cuánto
tiempo?
• ¿Qué se puede destruir y cómo debería ser
destruido?
Es clave conocer el contenido a gestionar
y obtener información con respecto a la
ubicación y el estado actual del contenido
del proceso seleccionado. Para ello, una
encuesta puede ser una herramienta muy
útil que además permita conocer hasta
qué punto están alineados el contenido y
las necesidades del negocio.
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Esta investigación sobre el contenido organiza- • Considerar los controles de seguridad y

tivo debe ser de ayuda para:
• Hacer los procesos de gestión de la infor-
mación más eficientes al reorganizarlos pres-
cindiendo de lo innecesario.
acceso que deberán implementarse para
proteger la información mientras se per-
mite que esta se comparta.

• Clarificar los requisitos de negocio y de siste-

mas.

• Desarrollar casos de uso en el negocio.

• Identificar brechas en la información.

• Eliminar la información duplicada.

• Identificar la información que debe mante-

nerse y la que no es esencial para el negocio y
puede ser descartada.

• Planificar y preparar el cambio al nuevo sis-

tema.

• Plasmar este conocimiento en un Documen-

to de Requisitos.

Una vez que se tiene una comprensión completa

del contenido que se va a gestionar con el
sistema ECM, es importante definir cómo se
usará y se accederá a ese contenido.

El contenido es un activo de la organización, de

forma que, una vez determinado el uso de la
información hay que establecer políticas para el
acceso y seguridad a los documentos y activos
digitales:

• Identificar al propietario y/o responsable de

la información.

• Determinar el ciclo de vida del contenido. De

acuerdo con las políticas de la organización y
el cumplimiento de la regulación vigente, se
deberá mantener cierta información, mien-
tras que otra podrá ser descartada.

Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 3: Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado 7
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Paso 4: Comunicarse con los
interesados en el proyecto
El equipo designado deberá trasmitir a todos
los niveles organizativos implicados, el valor del
proyecto y la importancia del cambio.
Las siguientes consideraciones serán de gran
ayuda en este aspecto:
• Tener claro cuáles son los beneficios que se
esperan del proyecto.
• Contemplar una visión futura para después
de la implementación del proyecto. Por
ejemplo, determinar qué será necesario
incorporar en los próximos 5 años.
• Identificar si el proyecto dará como resul-
tado nuevos procesos de negocio o formas
de trabajar.
• Comunicarles si serán necesarias nuevas
herramientas, aplicaciones o infraestructura
de TI.
En cuanto a la comunicación de los beneficios
esperados, como mínimo deberían incluirse los
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 4: Comunicarse con los interesados en el proyecto
objetivos clasificados de la siguiente manera:
Cuantificados en términos financieros:
• Utilizado para el análisis de coste-
beneficio en el caso de negocio.
• Fijación de objetivos financieros y
posterior seguimiento.
Cuantificados en términos no financieros:
• Importante para diferenciar de otras
alternativas.
• Los niveles de beneficio pueden eva-
luarse subjetivamente.
• Objetivos numéricos establecidos y
monitorizados.
Beneficios no cuantificables o intangibles:
• Objetivos establecidos y monitoriza-
dos para medidas indirectas
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Paso 5: Elaborar un Documento de
Requisitos
Un Documento de Requisitos
se convertirá en la base para el
diseño del desarrollo del siste-
ma.
Este documento ayudará a mantener el
proyecto enfocado y garantizará que se
implemente la tecnología adecuada para lo que
necesita la organización.
Debe plasmarse en él la visión del ECM que
tiene la organización:
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 5: Elaborar un Documento de Requisitos
• Objetivos de negocio para el proyecto.
(Definidos en paso 1)
• Definición del proceso seleccionado. (Defi-
nido en paso 3)
• Especificación de los requerimientos con el
equipo de implementación del proyecto.
(Definido en paso 3)
• Tiempos objetivos y planificación inici-
al esperada.(Definidos en paso 1)
• Requisitos tecnológicos. Tipo de tecnolo-
gías, seguridad, tipo de implementación,
etc.
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Paso 6: Definir la(s) herramienta(s) a
utilizar
Una vez los requerimientos del proyecto estén
claramente definidos, hace falta escoger las
herramientas que harán realidad la implemen-
tación de dichos requerimientos.
Es importante tener en cuenta las restric-
ciones dentro de las que debe operar la herra-
mienta a seleccionar:
• Presupuestarias.
• De infraestructura (redes, conexiones, siste-
mas operativos, máquinas, directorios de
usuarios).
• De seguridad, etc.
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 6: Definir la(s) herramienta(s) a utilizar
Los proveedores deben conocer el documento
de requisitos para que digan si están o no en
capacidad de cumplir con todos ellos y para que
puedan ofrecer un presupuesto o cotización re-
alista. Así mismo, deberán conocer las restric-
ciones dentro de las que se ha de elegir la
herramienta de modo que digan si pueden o no
suscribirlas.
En el proceso de selección, deberá participar
todo el equipo definido en el paso 2 con el
asesoramiento de IT. Es importante que el de-
partamento de tecnologías de la información
asuma un rol de guía y no un rol de primer de-
cisor, ya que son los usuarios y el equipo de pro-
yecto quienes mejor conocen las necesidades.
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Paso 7: Definir un Plan de

Implementación
Importante a tener en cuenta:

• Es necesario ser realista. Debemos tener en

Un plan de implementación es cuenta que tiempos ajustados nos exigirán
tener que escoger, por ejemplo, entre
un programa a seguir para implementar versiones más básicas del
llevar a la vida el proyecto de proyecto o realizar menos pruebas. Estas
decisiones tendrán un impacto en la pues-ta
gestión documental. en producción.

• Las planificaciones son guías. Rara vez es

El plan de implementación del proyecto debe posible cumplir con una planificación a
abordar los siguientes elementos: cabalidad, porque existen elementos de la
implementación que serán descubiertos
• Necesidades existentes de definición en sobre la marcha. Es recomendable que
caso de haberlas. dejemos colchones de tiempo para prever
posibles retrasos del proyecto.
• Diseño del ECM (Configuraciones y desa-
rrollos necesarios). • Por otro lado, si los requisitos no están al
100% definidos (que suele ser una situación
• Migración de datos en caso de requerirse. frecuente), debemos tener en cuenta que
habrá un impacto sobre la planifica-
• Planificación. ción una vez que estos se definan.

• Análisis de riesgos y Plan de Contingencias.
• Plan de pruebas: seguridad, rendimiento y
aceptación del usuario.
• Formación de usuarios.
• Entrada en producción del sistema.
• Debemos tener en cuenta que cada ítem de
la planificación necesita insumos de entra-
da que pueden bloquear su ejecución. Por
ejemplo, si no están definidos al 100% los
usuarios que han de participar y sus permi-
sos, el equipo técnico no podrá llevar a
cabo la configuración de estos permisos en
el sistema.

Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 7: Definir un Plan de Implementación 11

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Aunque se haya realizado una planificación
correcta, es muy probable que ocurran ciertos
imprevistos. Lo importante es evitar que estos
deriven en retrasos importantes en la
ejecución del proyecto.
Si el equipo técnico del proyecto emplea cierto
tiempo en considerar los riesgos potenciales y
desarrollar planes de contingencia, estarán
preparados para cuando ocurran los
imprevistos.
Para ello, se debe:
Checklist: Implementación de proyectos ECM / Paso 7: Definir un Plan de Implementación
• Analizar los riesgos potenciales a los que
se pueden enfrentar, desarrollando dis-
tintos tipos de escenarios posibles.
• Desarrollar planes de contingencia para
los escenarios más probables y revisarlos
con las partes interesadas correspon-
dientes.
• Perfilar planes alternativos y planes de
contingencia para los escenarios más
probables.
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¿Qué viene después?

Una vez que el sistema ECM se haya implemen-
tado con éxito, se podría pensar que se ha
llegado al final del camino. Lamentablemente
no es así; los proyectos de ECM están evolu-
cionando constantemente, asumiendo nuevas
direcciones a medida que una mayor parte de
la organización comienza a usar el nuevo siste-
ma.
La parte positiva es que la organización ya
tendrá la experiencia obtenida en la primera
implementación ECM, así como el plan deta-
llado de lo que debe hacer para estar listo para
la siguiente.
las pruebas en ambientes pilotos como en la
implementación definitiva.
• Identificar si en la organización se han
encontrado nuevas formas de generar
contenido, capturar metadatos, buscar y
recuperar contenido. En ese caso, esta
información debe compartirse con toda la
organización.
• Revisar, de acuerdo con la experiencia
obtenida en la implementación del pro-
yecto, si es necesario ajustar los flujos de
trabajo.

Es importante que al terminar de imple- • Evaluar el valor y el impacto que tiene el

mentarel sistema ECM se lleven a cabo las nuevo sistema en la organización.
siguientes acciones:
• Desarrollar un plan de formación conti-
• Revisar procedimientos y procesos para nua de los usuarios.
reflejar las experiencias obtenidas tanto en

Conclusión
Conseguir que una implementación ECM
funcione requiere mucha planificación y aten-
ción a cada detalle. ECM es un conjunto
complejo de tecnologías que funcionan juntas,
y la mejor manera de crear la solución correcta
es identificar los objetivos y prioridades
organizativos para establecer la estrategia en
función de los mismos.

Checklist: Implementación de proyectos ECM / ¿Qué viene después? / Conclusión 13

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