Lno Amba0006 M08 Nobl6444 12 Se C08 Es

8 Control interno y caja
¿A dónde fue la caja?
A ndrew Goard, director financiero de un

restaurante de temática deportiva ubicado en
Brentwood, California, se quedó mirando el extracto
Andrew sabía que era su responsabilidad
garantizar que se implementaran los procedimientos
para asegurarse de que la caja y otros activos de la
bancario en su escritorio. Recientemente, la empresa empresa permanecieran seguros. Pensó que completar
había experimentado ingresos récord gracias al las verificaciones de antecedentes de los empleados era
aumento del tráfico de clientes y la mayor oferta de suficiente para evitar el robo de los activos de la empresa,
menús y bebidas. Andrew sabía que los gastos de la pero ahora sospechaba que era necesario implementar
empresa también habían aumentado, pero esperaba más controles. Andrew comenzó por revisar el extracto
que el efectivo en la cuenta corriente de la empresa bancario y compararlo con los registros de caja
aumentara, no que disminuyera, como se mostraba en disponibles. Al hacer esto, identificó que el empleado
el extracto bancario. responsable de hacer los depósitos de efectivo diarios
Andrew se preguntó si era posible que uno estaba robando dinero de la empresa. Sin embargo,
de sus empleados estuviera robando dinero de la Andrew se dio cuenta de que no era suficiente despedir
caja registradora. Realmente, le gustaban todos sus al empleado responsable; debía implementar medidas
empleados y no creía que alguno de ellos robara dinero de seguridad que disminuyeran la posibilidad de que
de la empresa. Pero los depósitos en el extracto bancario volviera a producirse un robo por parte de un empleado.
de las ventas a los clientes simplemente no tenían
sentido. Dado el aumento de las ventas, los depósitos
en efectivo deberían haber sido mucho más altos.
¿Qué son los controles internos?
Salvaguardar y asegurar los activos debería ser una preocupación de todas las empresas, sin importar cuán pequeñas o
grandes sean. Los procedimientos que las empresas implementan para proteger sus activos se denominan controles internos
y son una responsabilidad clave de la gerencia. Por ejemplo, Buffalo Wild Wings, Inc., una empresa que posee y dirige
los restaurantes Buffalo Wild Wings, R Taco y PizzaRev, debe asegurar a sus inversionistas que se han implementado los
controles adecuados para proteger sus activos, promover la eficiencia operativa y garantizar registros contables precisos y
confiables. En este capítulo, analizamos las políticas y los procedimientos que utilizan empresas como Buffalo Wild Wings
para cumplir con esta responsabilidad.
Control interno y caja 430
Objetivos de aprendizaje del capítulo 8

1 Definir el control interno y describir los componentes del 5 Explicar y asentar las ventas con tarjetas de crédito
control interno y los procedimientos de control
6 Demostrar el uso de una cuenta bancaria como dispositivo de
2 Aplicar controles internos a los cobros de caja control y preparar una conciliación bancaria y los asientos de
diario relacionados
3 Aplicar controles internos a los pagos de caja
7 Utilizar el ratio de caja para evaluar el rendimiento de la
4 Explicar y asentar las transacciones de caja chica
empresa
¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO Y CÓMO SE PUEDE

UTILIZAR PARA PROTEGER LOS ACTIVOS DE UNA
EMPRESA?
Una responsabilidad clave del gerente de una empresa es controlar las operaciones. Los propietarios Objetivo de aprendizaje 1
establecen objetivos, contratan gerentes para liderar el camino y contratan empleados para llevar a Definir el control interno y describir los
cabo el plan de negocios. El control interno es el plan organizativo y todas las medidas relacionadas, componentes del control interno y los
que se han diseñado para lograr lo siguiente: procedimientos de control
1. Salvaguardar los activos. Una empresa debe proteger sus activos. De lo contrario, está
desperdiciando recursos. Si no logra proteger la caja, el activo más líquido, se escurrirá rápidamente. Control interno
2. Alentar a los empleados a cumplir con las políticas de la empresa. Todos en una organización El plan organizativo y todas las medidas
deben trabajar para alcanzar los mismos objetivos. Es importante para una empresa identificar relacionadas adoptadas por una entidad
políticas que ayuden a cumplir sus objetivos. Estas políticas también son importantes para que la para salvaguardar los activos, alentar a
empresa garantice que todos los clientes reciban un trato similar y que los resultados se puedan los empleados a cumplir con las políticas
medir de manera efectiva. de la compañía, promover la eficiencia
operativa y garantizar registros contables
3. Promover la eficiencia operativa. Las empresas no pueden darse el lujo de desperdiciar recursos.
precisos y confiables.
Las empresas trabajan arduamente para hacer ventas y no quieren desperdiciar ninguno de los
beneficios. Promover la eficiencia operativa reduce los gastos y aumenta las ganancias de la empresa.
4. Garantizar registros contables precisos y confiables. Los registros contables precisos y confiables
son esenciales. Sin registros confiables, los gerentes no pueden decir qué parte del negocio
es rentable y qué parte necesita mejorar. Una empresa podría estar perdiendo dinero con cada
producto vendido y no darse cuenta, a menos que mantenga registros precisos y confiables.
Control interno y la Ley Sarbanes-Oxley

Los controles internos son críticos para todas las empresas. Varias organizaciones y leyes han ayudado
a configurar la forma en que las empresas llevan a cabo los controles internos. El Comité de Comité de Organizaciones
Organizaciones Patrocinadoras (Committee of Sponsoring Organizations, COSO), por ejemplo, Patrocinadoras (Committee of
proporciona un liderazgo innovador relacionado con la gestión de riesgos empresariales, el control Sponsoring Organizations, COSO)
interno y la disuasión de fraudes. La misión del COSO es desarrollar marcos de referencia y una guía Comité que proporciona un liderazgo
innovador relacionado con la gestión de
para ayudar a las empresas a mejorar sus controles internos y reducir el fraude en las organizaciones.
riesgos empresariales, el control interno y
Las empresas que cotizan en bolsa, aquellas que venden sus acciones al público en general, están la disuasión de fraudes.
obligadas por el Congreso de Estados Unidos a mantener un sistema de controles internos.
Los escándalos contables de Enron Corporation y WorldCom sacudieron a Estados Unidos Empresa que cotiza en bolsa
en los primeros años de este milenio. Enron sobreestimó las ganancias y cerró casi de la noche a Empresa que vende sus acciones al
la mañana. WorldCom informó los gastos como activos y sobreestimó tanto las ganancias como público en general.
los activos. La misma firma de contabilidad, Arthur Andersen LLP, había auditado los estados
financieros de ambas empresas. Arthur Andersen cerró voluntariamente sus puertas en 2002 después
de casi 90 años en la contabilidad pública.
431 capítulo 8
A medida que se desarrollaban los escándalos, muchas personas preguntaron: “¿Cómo pudo
suceder esto? ¿Dónde estaban los auditores?”. Para abordar la preocupación pública, el Congreso
Ley Sarbanes-Oxley (SOX) sancionó la Ley Sarbanes-Oxley, abreviada como SOX. Esta ley exige que las empresas revisen el
Exige que las empresas revisen el control control interno y se responsabilicen de la exactitud y la integridad de sus informes financieros. La Ley
interno y se responsabilicen de la exactitud SOX renovó la gobernanza corporativa en Estados Unidos y afectó a la profesión contable. Estas son
y la integridad de sus informes financieros. algunas de las disposiciones de la Ley SOX:
Informe de control interno 1. Las empresas que cotizan en bolsa deben emitir un informe de control interno, que es un
Informe de la gerencia que describe su informe de la gerencia que describe su responsabilidad y la adecuación de los controles
responsabilidad y la adecuación de los internos sobre los informes financieros. Además, un auditor externo debe evaluar los controles
controles internos sobre los informes internos del cliente e informar sobre los controles internos como parte del informe de
financieros.
auditoría.
2. Un nuevo organismo, el Consejo de Supervisión de Contabilidad de las Empresas Públicas
(Public Company Accounting Oversight Board, PCAOB), supervisa el trabajo de los auditores
de las empresas que cotizan en bolsa.
3. Las firmas contables no tienen permitido auditar una empresa que cotiza en bolsa y, al mismo
tiempo, proporcionar ciertos servicios de consultoría para el mismo cliente.
4. Se imponen severas sanciones a los infractores: 25 años de prisión por fraude de valores y 20
años para un ejecutivo que realice declaraciones juradas falsas.
Para cumplir con las NIIF, las empresas La Ley Sarbanes-Oxley cambió las reglas para los auditores; limita los servicios que pueden
extranjeras no están obligadas a que
sus controles internos sean auditados realizar además del servicio de auditoría y exige un informe sobre los controles internos de cada
por auditores externos. Si bien todas empresa que cotiza en bolsa auditada. ¿Cómo logra una empresa un buen control interno? La
las empresas tienen controles internos, siguiente sección identifica los componentes del control interno.
las empresas extranjeras no tienen el
gasto adicional de una auditoría de sus
controles internos. Por otro lado, los Componentes del control interno
lectores de los informes financieros de
empresas extranjeras no tienen ninguna Una empresa puede lograr sus objetivos de control interno si aborda los cinco componentes que se
garantía de que los controles sean enumeran a continuación:
efectivos.
• Procedimientos de control
• Evaluación de riesgos
Puede recordar los cinco componentes del control interno
• Sistema de información
mediante el acrónimo PESME.
• Monitoreo de controles
• Entorno
Procedimientos de control
Los procedimientos de control están diseñados para garantizar que se alcancen los objetivos de la
empresa. La siguiente sección, “Procedimientos de control interno”, analiza los procedimientos con
mayor detalle.
Evaluación de riesgos
Una empresa debe identificar sus riesgos. Por ejemplo, los fabricantes de alimentos enfrentan el
riesgo de que sus productos alimenticios puedan dañar a las personas; las empresas de portaaviones
se enfrentan a la posibilidad de que los aviones se estrellen; las empresas discográficas enfrentan
riesgos de violación de derechos de autor; y todas las empresas se enfrentan al riesgo de quiebra. Las
compañías que enfrentan dificultades pueden verse tentadas a falsificar sus estados financieros para
lucir mejor de lo que realmente están. Como parte del sistema de control interno, se debe evaluar el
riesgo comercial de la empresa, así como el riesgo relacionado con las cuentas individuales. Cuanto
mayor es el riesgo, más controles debe establecer una empresa para salvaguardar sus activos y sus
registros contables.
Sistema de información
Como hemos visto, el sistema de información es crítico. Los controles se deben implementar dentro
del sistema de información para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a varias
partes del sistema de información contable. Además, se deben implementar controles para garantizar
que se requieran aprobaciones adecuadas para las transacciones registradas. Los encargados de tomar
decisiones necesitan información precisa para realizar un seguimiento de los activos y medir las
ganancias y las pérdidas.
Monitoreo de controles
Las empresas contratan auditores para monitorear sus controles. El auditor interno es un empleado Auditor interno
de la empresa que garantiza que sus empleados cumplen con las políticas de la empresa y que las Empleado de la empresa que garantiza
operaciones se ejecutan de manera eficiente. Los auditores internos también determinan si la que el personal cumple con las políticas
empresa cumple con los requerimientos legales de controles internos para proteger los activos. El de la empresa, que la empresa cumple
todos los requerimientos legales y que
auditor externo es un contador externo, totalmente independiente de la empresa. Los auditores
las operaciones se ejecutan de manera
externos evalúan los controles para garantizar que los estados financieros se p
resenten de manera eficiente.
justa, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
Auditor externo
Entorno Contador externo, totalmente
El entorno es el "tono en la parte superior" o la cultura de la empresa. Comienza con el director independiente de la empresa, que
financiero o el director ejecutivo y con los altos directivos. Ellos deben comportarse de manera evalúa los controles para garantizar que
honorable para dar un buen ejemplo a los empleados de la empresa. Cada uno debe demostrar la los estados financieros se presenten de
manera justa de acuerdo con los PCGA.
importancia de los controles internos si espera que los empleados se tomen en serio los controles.
Procedimientos de control interno

Ya sea que se trate de una pequeña empresa que genera menos de USD 10,000 en ventas anuales o de
una gran empresa que genera USS 10,000,000,000 en ventas anuales, todas necesitan los siguientes
procedimientos de control interno:
Personal competente, confiable y ético

Los empleados deben ser competentes, confiables y éticos. Pagar buenos salarios atraerá empleados
de alta calidad. Los empleados también deberían estar capacitados para hacer el trabajo, y su trabajo
se debe supervisar adecuadamente.
Asignación de responsabilidades
En una empresa con buenos controles internos, ningún deber se pasa por alto. Cada empleado tiene
responsabilidades cuidadosamente definidas. Por ejemplo, en una empresa grande, la persona a
cargo de firmar los cheques se denomina tesorero. El director de contabilidad se denomina contralor.
Incluso un tenedor de libros básico, cuyo trabajo incluye registrar con precisión las transacciones
contables, tiene responsabilidades claras. Esta asignación de responsabilidades crea responsabilidad
en el trabajo, lo cual asegura que se realicen todas las tareas importantes.
Separación de tareas
Las políticas de gestión inteligente dividen las responsabilidades entre dos o más personas. La
separación de tareas limita el fraude y promueve la precisión de los registros contables. La separación Separación de tareas
de tareas se puede dividir en dos partes: División de responsabilidades entre dos
o más personas para limitar el fraude
1. Separación de las operaciones y la contabilidad. La contabilidad debería separarse y promover la precisión de los registros
completamente de los departamentos operativos, como los de producción y ventas. ¿Qué contables.
ocurriría si el personal de ventas registrara los ingresos de la empresa? Las cifras de ventas se
podrían inflar y, entonces, los altos directivos no sabrían cuánto vendió realmente la empresa.
2. Separación de la custodia de activos y la contabilidad. Los contadores no deben manejar
la caja y los cajeros no deben tener acceso a los registros contables. Si un empleado tuviera
ambas tareas, ese empleado podría robar efectivo y ocultar el robo en los registros contables. El
tesorero de una empresa maneja la caja y el contralor lo justifica. Ninguna de las dos personas
tiene ambas responsabilidades. Este control se aplica a todos los activos, no solo a la caja.
433 capítulo 8
Auditorías
Para evaluar la adecuación y la precisión de sus registros contables, la mayoría d
e las empresas realizan
auditorías internas y externas. Recuerde que una auditoría es un examen de los estados financieros y
del sistema contable de una empresa por parte de un profesional contable capacitado, denominado
auditor. Las auditorías internas son realizadas por empleados de la e mpresa. Las auditorías externas
son realizadas por auditores independientes que no son empleados de la empresa.
Para evaluar el sistema contable, los auditores deben examinar los controles internos y probarlos
para asegurarse de que dichos controles funcionen correctamente. Por ejemplo, un control podría
requerir que un gerente autorice pagos de más de USD 50. Un auditor verificaría una muestra de los
pagos superiores a USD 50 para determinar si todos los pagos fueron debidamente autorizados por
un gerente.
Documentos
Los documentos proporcionan los detalles de las transacciones comerciales e incluyen facturas y
pedidos, que pueden ser impresos o electrónicos. Los documentos deberían estar numerados
previamente para evitar los robos y la ineficiencia. Una brecha en la secuencia numerada llama la
atención.
Por ejemplo, para Smart Touch Learning, un documento clave es la factura de ventas. El gerente
puede comparar el total de ventas al contado en las facturas con la cantidad de efectivo recibido y
depositado en la cuenta bancaria.
Dispositivos electrónicos
Los sistemas de contabilidad se basan menos en documentos impresos y más en documentos
electrónicos y dispositivos de almacenamiento digital. Por ejemplo, los minoristas controlan el
inventario mediante un sensor electrónico que adjuntan a la mercadería. El cajero retira el sensor
después de realizar una venta. Si un cliente intenta salir de la tienda con el sensor adherido, suena
una alarma. Los dispositivos como estos pueden reducir significativamente los robos.
Comercio electrónico
El comercio electrónico crea sus propios tipos exclusivos de riesgos. Los piratas informáticos pueden
obtener acceso a información confidencial, como números de cuenta y contraseñas, o introducir virus
informáticos, troyanos o expediciones de “phishing”. Para hacer frente a los riesgos que plantea el
comercio electrónico, las empresas han ideado una serie de medidas de seguridad. Una técnica para
Cifrado proteger los datos del cliente es el cifrado. El cifrado reorganiza los mensajes de texto sin formato
Reorganización de los mensajes de mediante un proceso matemático. Los que no conocen el código no pueden leer el mensaje cifrado. Un
texto sin formato mediante un proceso
ejemplo de cifrado contable utiliza dígitos de suma de verificación para los números de cuenta. Cada
matemático (el método principal
para lograr seguridad en el comercio
número de cuenta tiene su último dígito igual a la suma de los dígitos anteriores. Por ejemplo, considere
electrónico). el número de cliente 2237, donde 2 + 2 + 3 = 7. Cualquier número de cuenta que falle esta prueba
generará un mensaje de error.
Cortafuegos Otra técnica para proteger los datos son los cortafuegos. Los cortafuegos limitan el acceso a
Dispositivo que permite a los miembros una red local. Los miembros pueden acceder a la red, pero quienes no son miembros no pueden. Por
de una red local acceder a la red lo general, en el sistema se incorporan varios cortafuegos. En el punto de entrada, se utilizan medidas
mientras mantiene fuera de la red a de seguridad adicionales, como contraseñas, PIN (números de identificación personal) y firmas. Para
quienes no son miembros.
mayor seguridad, se utilizan cortafuegos más sofisticados a mayor profundidad en la red para proteger
datos más confidenciales.
DECISIONES
¿Qué controles internos de comercio electrónico deben implementarse?
Jason Kane trabaja como auditor de tecnología de la información para Solución
Netproducts, un minorista que vende mercadería a través de Internet. A Jason debería sugerir que se implementen controles específicos, como el
Jason se le ha asignado la responsabilidad de revisar los procedimientos uso de tecnología de cifrado y cortafuegos, para proteger la información
existentes y sugerir controles internos que podrían proteger mejor a la de los clientes y los empleados. Debería recomendar que los clientes
empresa. Netproducts vende toda su mercadería a través de Internet y solo tengan que crear una cuenta en línea con una contraseña para el sitio y
acepta pagos con tarjeta de crédito. Netproducts rastrea información de que la empresa solo use redes de Internet seguras. Además, Netproducts
tendencias sobre sus ventas y mantiene toda la información de clientes, debería garantizar que los datos de los clientes y los empleados estén
productos y fijación de precios en la intranet de la empresa. Además, protegidos físicamente y que solo las personas autorizadas puedan obtener
Netproducts mantiene la información de los empleados, como vacaciones acceso a los datos.
anuales, depósitos de nómina y números de seguro social, en su intranet.
¿Qué controles de comercio electrónico debería sugerir Jason?
Otros controles
Los demás tipos de controles son tan ilimitados como los tipos de empresas que los utilizan. Algunos
ejemplos de otros controles comunes incluyen los siguientes:
• bóvedas ignífugas para almacenar documentos importantes;
• alarmas antirrobo, alarmas contra incendio y cámaras de seguridad;
• especialistas en prevención de pérdidas que capacitan a empleados de la empresa para detectar
actividades sospechosas;
• bonos de fidelidad para reembolsar a la empresa por cualquier pérdida debida al robo de un
empleado;
• vacaciones obligatorias y rotación de cargos.
Limitaciones del control interno: costos y beneficios

Lamentablemente, la mayoría de los controles internos se pueden evadir. La colusión (dos o más Colusión
personas que trabajan juntas) puede vencer los controles internos. Por ejemplo, considere el siguiente Dos o más personas que trabajan juntas
escenario con Galaxy Theatre. Ralph y Lana, empleados de Galaxy Theatre, pueden diseñar un para eludir los controles internos y
esquema en el que Ralph, el vendedor de boletos, vende boletos y se embolsa el dinero de 10 clientes. defraudar a una empresa.
Lana, la receptora de boletos, deja entrar a 10 clientes al teatro sin tomar sus boletos. Ralph y Lana
dividen el efectivo. Ralph y Lana se han unido para burlar los controles, lo que ocasiona que Galaxy
Theatre pierda ingresos. Para evitar esta situación, el gerente debe tomar medidas adicionales, como
hacer coincidir el número de personas en el teatro con el número de talones de boletos retenidos.
Esto les quita tiempo a las demás tareas del gerente. Es difícil y costoso planificar controles que
puedan evitar la colusión.
Cuanto más estricto es el sistema de control interno, más cuesta. Un sistema de control
interno complejo puede ahogar a la empresa con la burocracia. ¿Qué tan estrictos deberían ser los
controles? Los controles internos siempre deben juzgarse a la luz de sus costos y sus beneficios. El
siguiente es un ejemplo de una relación costo-beneficio positiva: un guardia de seguridad en una
tienda minorista cuesta alrededor de USD 28,000 al año. En promedio, cada guardia evita robos
por alrededor de USD 50,000 al año. El ahorro neto para la tienda minorista es de USD 22,000.
Un ejemplo de una relación costo-beneficio negativa sería pagarle al mismo guardia de seguridad
USD 28,000 al año para proteger una caja de USD 1,000. El costo excede al beneficio en
USD 27,000.
Hasta ahora, hemos analizado qué es el control interno y cómo se puede usar para proteger los
activos de una empresa. Ahora, dedicaremos el resto del capítulo a concentrarnos en la caja porque
es el activo que más probablemente se robe. Sin embargo, es importante recordar que los controles
internos deben aplicarse a todos los activos, no solo a la caja.
435 capítulo 8
Actividad
Una la terminología contable con las definiciones.
1. Ley Sarbanes-Oxley a. El plan organizativo y todas las medidas relacionadas adoptadas por una entidad para salvaguardar
los activos, alentar a los empleados a cumplir con las políticas de la compañía, promover la eficiencia
2. Control interno
operativa y garantizar registros contables precisos y confiables.
3.Cifrado
b. Empleados de la empresa que se aseguran de que todo el personal cumpla con las políticas de la empresa
4.Separación de tareas y con los requerimientos legales, y de que las operaciones se estén ejecutando de manera eficiente.
5. Auditores internos c. Reorganizar los mensajes de texto sin formato mediante un proceso matemático (el método principal
para lograr seguridad en el comercio electrónico).
d. Exige que las empresas revisen el control interno y se responsabilicen de la exactitud y la integridad de
sus informes financieros.
e. Dividir responsabilidades entre dos o más personas.
Verifique sus respuestas online en MyAccountingLab o en http://www.pearsonhighered.com/Horngren.
Para más práctica, consulte el ejercicio corto S8-1. MyAccountingLab
¿CUÁLES SON LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO CON RESPECTO A LOS COBROS DE CAJA?
Objetivo de aprendizaje 2 Los cobros de caja se producen, principalmente, cuando una empresa vende productos o servicios.
Aplicar controles internos a los cobros Todos los cobros de caja deben depositarse en el banco para su custodia poco después de recibidos.
de caja Las empresas reciben cobros de caja, ya sea por mostrador, por correo o por transferencia electrónica
de fondos. Cada fuente de caja tiene sus propias medidas de seguridad. Ya hemos visto los
procedimientos de control interno para el comercio electrónico, por lo que esta sección se centra en
los cobros de caja por mostrador y por correo.
Cobros de caja por mostrador

En una tienda, un cobro de caja por mostrador implica un terminal de punto de venta (caja
registradora) que permite controlar los cobros de efectivo. Considere una tienda minorista. Para cada
transacción, la tienda minorista emite un recibo para garantizar que se registre cada venta. El cajón
de la registradora se abre después de que el empleado ingresa una transacción y la máquina (caja
registradora) la registra. Al final del día, para comprobar la caja, un gerente compara el efectivo en el
cajón con el registro de ventas en efectivo de la máquina. Este paso ayuda a prevenir robos por parte
del empleado.
Al final del día, o varias veces al día si hay mucho movimiento en la tienda, el gerente deposita
el efectivo en el banco. Luego, la cinta de la máquina va al Departamento de Contabilidad para
registrar el asiento de diario para los cobros de caja y los ingresos por ventas. Estas medidas, junto
con la supervisión de un gerente, desalientan los robos.
Cobros de caja por correo

Muchas empresas reciben cheques por correo para pagos de productos o servicios. Los cheques
enviados por correo se consideran cobros de caja. El cuadro 8-1 muestra cómo las empresas controlan
los cobros de caja recibidos por correo.
Cuadro 8-1 | Cobros de caja por correo
Tesorero Banco
Cheques Boleta de depósito
Sala de correo
Departamento
de Contabilidad Contralor
Monto total
Avisos de remesa contabilizado en Caja
El proceso funciona de la siguiente manera:

Paso 1: Todo el correo entrante es abierto por un empleado de la oficina de clasificación de la
correspondencia. Luego, la oficina de clasificación de la correspondencia envía todos los cheques de
clientes al tesorero y todos los avisos de remesas al Departamento de Contabilidad. Un aviso de Aviso de remesa
remesa es un adjunto opcional a un cheque que le dice a la empresa la razón del pago. Adjunto opcional a un cheque que le
dice a la empresa la razón del pago.
Paso 2: El tesorero envía al cajero a depositar los cheques en el banco. El cajero recibe un recibo de
depósito.
Paso 3: El Departamento de Contabilidad (o el tenedor de libros) utiliza los avisos de remesas para
registrar los asientos de diario en la cuenta Caja y en las cuentas de los clientes.
Paso 4: Como control final, el contralor compara los siguientes registros del día:
• Depósito bancario del tesorero
• Débito en Caja del Departamento de Contabilidad
El débito en Caja debe ser igual al monto depositado en el banco. Si es así, todos los cobros de
caja están a salvo en el banco, y los libros de la empresa están actualizados.
Muchas empresas utilizan un sistema de apartado postal como una alternativa a la aceptación Sistema de apartado postal
de efectivo o cheques por correo o por mostrador. En un sistema de apartado postal, los clientes Sistema en el que los clientes envían
envían sus cheques directamente a una casilla de correo que pertenece a un banco. Un empleado del sus cheques a una casilla de correo que
banco vacía la caja diariamente y registra los depósitos en la cuenta bancaria de la empresa. El control pertenece a un banco. Un empleado del
banco vacía la caja diariamente y registra
interno es estricto porque el personal de la empresa nunca toca los cobros de caja entrantes. El
los depósitos en la cuenta bancaria de la
sistema de apartado postal coloca rápidamente los cobros de caja de una empresa en la cuenta empresa.
bancaria de esta.
Actividad
6. Complete la información que falta sobre cómo las empresas controlan los cobros de caja recibidos por correo.
a. El ________ abre el correo y envía los cheques de clientes al tesorero.
b. El ________ deposita los cheques de clientes en el banco.
c. El ________ usa los avisos de remesas para registrar los asientos de diario correspondientes a los cobros de caja.
d. El ________ compara el depósito bancario con el asiento de diario para los cobros de caja.
Para más práctica, consulte los ejercicios cortos S8-2 y S8-3. MyAccountingLab
437 capítulo 8
¿CUÁLES SON LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

INTERNO CON RESPECTO A LOS PAGOS DE CAJA?
Objetivo de aprendizaje 3 Las empresas hacen muchos pagos con cheque. También pagan importes pequeños de un fondo de
Aplicar controles internos a los pagos caja chica, que se analiza más adelante en el capítulo. Comencemos por analizar los pagos de caja con
de caja cheque.
Controles sobre el pago con cheque

Las empresas necesitan una buena separación de tareas entre las operaciones de la empresa y la
emisión de cheques para pagos de caja. El pago con cheque es un control interno importante por las
siguientes razones:
• El cheque proporciona un registro del pago.
• El cheque debe estar firmado por un funcionario autorizado.
• Antes de firmar el cheque, el funcionario revisa la factura u otra evidencia que respalde el pago.
Controles sobre compras y pagos

Para ejemplificar el control interno sobre los pagos de caja con cheque, suponga que Smart Touch
Learning compra sus tabletas a un fabricante de productos electrónicos. El proceso de compra y pago
sigue estos pasos, como se muestra en el cuadro 8-2.
Paso 1: Smart Touch Learning le envía al fabricante de productos electrónicos una orden de compra
que contiene la cantidad y el tipo de productos que necesita.
Paso 2: El fabricante de productos electrónicos envía el inventario y una factura a Smart Touch
Learning.
Paso 3: Smart Touch Learning recibe el inventario y prepara un informe de recepción.
Paso 4: Después de aprobar todos los documentos, Smart Touch Learning envía un cheque al
fabricante de productos electrónicos.
Cuadro 8-2 | Pagos de caja mediante cheque
Orden de compra
Inventario de
mercaderías
Smart Touch Fabricante de
3 Learning productos
2 electrónicos
Informe de recepción Factura
Cheque
Para un buen control interno, el agente de compras (el empleado que prepara la orden de
compra) no debería recibir los bienes ni aprobar el pago. Si estas tareas no estuvieran separadas, un
agente de compras podría comprar bienes y hacer que los enviaran a su casa. También podría pagar
de más por las compras, aprobar el pago y dividir la diferencia con el proveedor.
El cuadro 8-3 muestra el paquete de documentos de pago de Smart Touch Learning, que puede
estar en formato electrónico o impreso. Antes de firmar el cheque para el pago de bienes, el contralor
o el tesorero debería examinar el paquete para comprobar que todos los documentos concuerden.
Solo entonces la empresa sabe lo siguiente:
1. Recibió los bienes ordenados.
2. Paga solamente los bienes recibidos y autorizados.
3. Paga la cantidad correcta.
Cuadro 8-3 | Paquete de pago
Informe de
recepción
Factura
Orden de compra
Después del pago, el paquete de pago se marca como pagado para evitar que la factura se
pague dos veces. Las facturas que se pagan de forma electrónica se marcan automáticamente como
“pagadas” en la mayoría de los sistemas contables.
Procedimientos simplificados Liquidación de recibos evaluados

La tecnología agiliza los procedimientos de pago. La liquidación de recibos evaluados (Evaluated (Evaluated Receipts Settlement, ERS)
Procedimiento que comprime el proceso
Receipts Settlement, ERS) comprime el proceso de aprobación de pagos en un solo paso, que
de aprobación de pagos en un solo paso,
compara el informe de recepción con la orden de compra. Si esos documentos coinciden, Smart que compara el informe de recepción con
Touch Learning recibió las tabletas que ordenó y el pago se realiza al proveedor. la orden de compra.
Un proceso aún más simplificado evita totalmente los documentos en papel. En el intercambio
electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI), las computadoras de un minorista se
Intercambio electrónico de datos
comunican directamente con las computadoras de los proveedores. Cuando el inventario del minorista (Electronic Data Interchange, EDI)
alcanza un nivel bajo, la computadora crea y envía una orden de compra electrónica al proveedor. Proceso simplificado que evita
Luego, el proveedor envía el inventario y una factura electrónica al minorista. Un gerente aprueba totalmente los documentos en papel.
la factura y luego una transferencia electrónica de fondos (TEF) envía el pago del minorista al Las computadoras de los clientes
proveedor. Estos procedimientos EDI simplificados se utilizan para pagos y cobros de caja en muchas se comunican directamente con las
empresas. computadoras de los proveedores
para automatizar las transacciones
comerciales de rutina.
439 capítulo 8
Actividad
7. Complete la información que falta.
a. El proveedor envía el inventario y envía un(a) __________ al comprador.
b. Después de aprobar todos los documentos, el comprador envía un(a) __________ al proveedor.
c. Al ordenar el inventario de mercaderías, el comprador envía un(a) __________ al proveedor.
d. El comprador recibe el inventario y prepara un(a) __________.
¿CÓMO SE PUEDE UTILIZAR UN FONDO DE CAJA CHICA

PARA FINES DE CONTROL INTERNO?
Objetivo de aprendizaje 4 No es rentable para una empresa emitir un cheque por una tarifa de taxi o por la entrega de un paquete
Explicar y asentar las transacciones de mediante un servicio de mensajería. Para satisfacer estas necesidades y agilizar el mantenimiento del
caja chica registro de transacciones pequeñas en efectivo, las empresas tienen efectivo en caja para pagar importes
pequeños. Este fondo se denomina caja chica.
Ya hemos establecido que la caja es el activo más líquido. La caja chica es más líquida que el
Caja chica efectivo en el banco porque no se realiza ninguno de los controles del banco. Por lo tanto, la caja
Fondo que contiene una pequeña chica necesita controles como los siguientes:
cantidad de efectivo que se utiliza para
pagar gastos menores. • Designe un custodio del fondo de caja chica. El custodio tiene la responsabilidad individual
asignada de vigilar el fondo de caja chica.
• Designe un monto específico de efectivo que se mantendrá en el fondo de caja chica.
• Respalde todos los pagos del fondo de caja chica con un recibo de caja chica. Estos recibos están
numerados secuencialmente. El recibo de caja chica sirve como un comprobante de autorización
y como explicación.
Configuración del fondo de caja chica

El fondo de caja chica se abre cuando la empresa emite un cheque por el monto designado. La
empresa emite el cheque a nombre de Caja chica. Supongamos que el 1 de agosto, Smart Touch
Learning crea un fondo de caja chica de USD 200. El custodio cobra el cheque de USD 200 y coloca
el efectivo en la caja del fondo. El asiento de diario es el siguiente:
A↑↓ P + P Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber
Caja chica↑ = 1 de ago. Caja chica 200

Caja↓ Caja 200
Para abrir los fondos de caja chica.
Para cada pago de caja chica, el custodio prepara un recibo de caja chica como el que se muestra
en el cuadro 8-4.
Cuadro 8-4 | Recibo de caja chica

RECIBO DE CAJA CHICA #101
25 de agosto de 2019
Fecha_____________________
USD 60
Importe___________________________________________
Membrete de facturas
Para______________________________________________
Insumos de oficina
Débito____________________________________________
Recibido por____________ Custodio del fondo________
Las firmas (o iniciales) identifican al destinatario del efectivo y al custodio del fondo. El
custodio guarda los recibos de caja chica en la caja del fondo. La suma del efectivo más el total de los
recibos de caja chica debe ser siempre igual al saldo del fondo, USD 200.
Mantener la cuenta Caja chica en su saldo designado es la naturaleza de un sistema de fondo Sistema de fondo fijo
fijo. El método de fondo fijo requiere que, en cualquier momento, la caja chica contenga efectivo y Forma de contabilizar el dinero de la caja
recibos de caja chica que sumen, en total, el saldo del fondo fijo. Esto identifica claramente el monto chica manteniendo un saldo constante
de efectivo del cual es responsable el custodio, y es la principal función de control interno del sistema. en la cuenta Caja chica. En cualquier
momento, el efectivo más los recibos
de caja chica deben sumar el monto
Reposición del fondo de caja chica
asignado al fondo de caja chica.
Los pagos disminuyen el fondo, por lo que, periódicamente, el fondo se debe reponer. Supongamos
que, el 31 de agosto, el fondo de caja chica tiene USD 118 en efectivo y USD 80 en recibos de caja
chica (recibo n.º 101 por USD 60 para insumos de oficina y recibo n.º 102 por USD 20 para una
entrega).
Puede ver que faltan USD 2:
Saldo del fondo USD 200

Efectivo en caja USD 118
Recibos de caja chica 80
Total contabilizado 198
Monto de caja faltante USD 2
Para reponer el fondo de caja chica, debe hacer que el efectivo en caja llegue a USD 200. La
empresa emite un cheque, pagadero a Caja chica, por USD 82 (saldo de fondo fijo de USD 200 -
USD 118 de efectivo en caja). El custodio del fondo cobra este cheque y coloca USD 82 nuevamente
en la caja del fondo. Ahora, la caja del fondo tiene USD 200 en efectivo, como debería.
Los recibos de caja chica le dicen qué debitar y el monto del cheque le dice qué acreditar, como
se muestra en este asiento para reponer el fondo:
Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber A↓ P + P↓

31 de ago. Insumos de oficina 60 Insumos de Gastos de
oficina↑ = entrega↑
Gastos de entrega 20
Caja↓ Faltantes y
Faltante y sobrante de caja 2 sobrantes de caja↑
Caja 82
Para reponer los fondos de caja chica.

441 capítulo 8
Los fondos de caja chica faltantes se debitan en una cuenta nueva, Faltante y sobrante de caja
¿Por qué no se debitó chica. En este caso, faltaban USD 2, por lo que debitamos la caja chica faltante en la cuenta Faltante
y sobrante de caja chica. Otra forma de ver esto es que necesitamos otro débito de USD 2 para saldar
la cuenta Caja chica el asiento de diario.
cuando se repuso el La cuenta Caja chica siempre mantiene su saldo de USD 200. La cuenta Caja chica se usa en
fondo? un asiento de diario únicamente cuando se inicia el fondo (vea el asiento del 1 de agosto) o
cuando su monto aumenta o disminuye. Si la empresa aumentara el monto del fondo de USD 200
a USD 250, esto requeriría un cheque por cobrar de USD 50 y el débito se realizaría en la cuenta
Caja chica. Al reponer el fondo, la empresa debita los gastos asociados incurridos o el activo
comprado con los fondos.
En ocasiones, la suma del fondo de caja chica y los recibos puede exceder el saldo del fondo.
Considere el ejemplo anterior. Supongamos que el recibo de caja chica n.º 102 por una entrega fue
por USD 30 en lugar de por USD 20. Debido a que conocemos el monto de los recibos de caja chica
y el monto de efectivo en caja, podemos averiguar el monto faltante o sobrante de efectivo.
Saldo del fondo USD 200

Efectivo en caja USD 118
Recibos de caja chica 90
Total contabilizado 208
Monto de caja sobrante USD 8
En este caso, el efectivo en caja más los recibos de caja chica (USD 208) dan un total mayor
que el saldo del fondo (USD 200). Existe un sobrante de efectivo. El asiento de diario para reponer
el fondo sería el siguiente:
A↓ P + P↓ Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber
Insumos de Gastos de 31 de ago. Insumos de oficina 60

oficina↑ = entrega↑
Caja↓ Faltantes y Gastos de entrega 30
sobrantes de caja↓ Faltante y sobrante de caja 8
Caja 82
Para reponer los fondos de caja chica.
Sabemos que los débitos totales son de USD 90 (USD 60 + USD 30). Sabemos que el cheque
para reponer el fondo aún era de USD 82 (crédito en Caja) porque el saldo del fondo debería ser de
USD 200 y había USD 118 en la caja chica. En este caso, necesitamos un crédito de USD 8 para
saldar el asiento de diario, una ganancia, que se acredita en Faltante y sobrante de caja chica.
Modificación del monto del fondo de caja chica

Supongamos que, el 1 de septiembre, Smart Touch Learning decide aumentar el monto del fondo
de caja chica de USD 200 a USD 300. Para aumentar el fondo, Smart Touch Learning debe emitir
un cheque por los USD 100 adicionales, cobrar el cheque y colocar el dinero adicional en la caja
chica. Debido a que el monto del fondo ha cambiado, la empresa debe registrar el siguiente asiento
de diario que muestre este cambio:
Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

A↑↓ P + P
1 de sep. Caja chica 100 Caja chica↑ =
Caja 100 Caja↓
Para aumentar los fondos de caja chica.
Si los fondos de la cuenta Caja chica se hubieran reducido, se debería haber

efectuado un débito en Caja y un crédito en Caja chica. Recuerde que la única
vez que se utiliza la cuenta Caja chica en un asiento del diario es cuando la
cuenta se crea, se aumenta o se disminuye.
Actividad
8. Las siguientes transacciones de caja chica de Green Golf Equipment se realizaron en mayo:
1 de mayo Estableció un fondo de caja chica con un saldo de USD 200.
31 El fondo de caja chica tiene USD 18 en efectivo y USD 180 en recibos de caja chica que se emitieron para pagar insumos
de oficina (USD 81), gastos de entrega (USD 36), gastos de correo (USD 54) y gastos varios (USD 9). El custodio de la caja
chica repuso el fondo y registró los gastos.
Preparar los asientos de diario.

¿CÓMO SE REGISTRAN LAS VENTAS CON TARJETA DE

CRÉDITO?
Además de recibir cobros de caja de clientes por mostrador, la mayoría de las empresas también Objetivo de aprendizaje 5
aceptan tarjetas de crédito y débito. Al aceptar tarjetas de crédito y débito, como Visa, MasterCard y Explicar y asentar las ventas con tarjetas
American Express, las empresas pueden atraer más clientes. Las tarjetas de crédito ofrecen al cliente la de crédito
comodidad de comprar algo sin tener que pagar en efectivo de inmediato. Por otro lado, las tarjetas
de débito reducen inmediatamente la cuenta bancaria del cliente, pero permiten que el cliente pague
de forma electrónica en lugar de hacerlo con efectivo o mediante un cheque.
443 capítulo 8
Las empresas contratan un procesador externo para procesar las transacciones de tarjetas de
crédito y débito. Generalmente, las transacciones se ingresan en un terminal electrónico (escáner de
tarjetas) que la empresa compra o alquila al procesador. Los aranceles que el procesador de tarjetas
le cobra a la empresa por sus servicios de procesamiento varían según el tipo de tarjeta y el acuerdo
específico que la empresa tiene con el procesador de tarjetas. El acuerdo del procesador especifica
cómo se pagan los aranceles a este. Estos son dos métodos comunes para manejar los ingresos y los
aranceles de procesamiento:
• Neto: La venta total menos el arancel de procesamiento cobrado es igual a la cantidad neta de
efectivo depositado por el procesador, generalmente dentro de unos pocos días después de la fecha
de la venta.
• Bruto: La venta total se deposita diariamente en el plazo de unos pocos días después de la fecha de
venta real. El procesador deduce de la cuenta bancaria de la empresa los aranceles de procesamiento
de todas las transacciones procesadas para el mes, en general, el último día del mes.
Los ingresos de las transacciones con tarjeta de crédito y débito suelen depositarse en el plazo
de unos pocos días hábiles después de la venta. Por lo tanto, las ventas con tarjeta de crédito y débito
se asientan de manera similar a las ventas al contado. Por ejemplo, Smart Touch Learning vende
inventario de mercaderías (ignore el costo de los bienes vendidos) a un cliente por USD 3,000 el 15
de agosto. El cliente paga con una tarjeta de crédito de terceros. Smart Touch Learning registra el
asiento, suponiendo que el procesador de tarjetas aplica un arancel del 4% y deposita el monto neto,
de la siguiente manera:
Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

A↑ P P↑
Caja↑ Ingresos por 15 de ago. Caja 2,880
= ventas↑
Gastos de tarjeta de crédito (USD 3,000 × 0.04) 120
Gastos de tarjeta
de crédito↑ Ingresos por ventas 3,000
Registro de ventas con tarjetas de crédito, neto de comisiones.
El mismo asiento, si se supone que el procesador utiliza el método bruto, en la fecha de venta
sería el siguiente:
A↑ P P↑ Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber
Caja↑ Ingresos por 15 de ago. Caja 3,000

= ventas↑
Ingresos por ventas 3,000
Registro de ventas con tarjetas de crédito.
A fines de agosto, el procesador cobraría los aranceles cobrados para el mes. (Nota: Asumimos
solo la venta con una tarjeta de crédito para este mes).
A↓ P P↓ Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber
Caja↓ Gastos de 31 de ago. Gastos de tarjeta de crédito 120

= tarjeta de
Caja 120
crédito↑
Comisiones pagadas evaluadas por el procesador de la tarjeta de crédito.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Buffalo Wild Wings, Inc. posee y dirige más de 550 restaurantes Buffalo tarjetas, use y actualice periódicamente el software antivirus, implemente
Wild Wings, R Taco y PizzaRev. El restaurante Buffalo Wild Wings ofrece controles de acceso sólidos, monitoree y pruebe las redes con regularidad
una variedad de elementos de menú atractivo, de sabores intensos, que y mantenga políticas que aborden la seguridad de la información para los
incluye alitas de pollo al estilo Buffalo, Nueva York, con 16 salsas exclusivas empleados.
y 5 condimentos exclusivos. R Taco, con su concepto de comida rápida y
casual, ofrece una variedad de tacos a un precio asequible. Por último, ¿Quién es responsable de los controles internos y qué podría
PizzaRev permite a los clientes elaborar sus propias pizzas personalizadas, suceder si estos fallaran?
con ingredientes frescos y masa de pizza casera. (Puede encontrar el informe De acuerdo con las notas a los estados financieros, la gerencia de Buffalo
anual de Buffalo Wild Wings, Inc. en https://www.sec.gov/Archives/edgar/ Wild Wings es responsable de establecer y mantener un control interno
data/1062449/000106244916000052/bwld2015122710-k.htm). efectivo. Los controles internos están destinados a proporcionar seguridad
razonable con respecto a la confiabilidad de los informes financieros.
¿Cómo garantiza Buffalo Wild Wings, Inc. la seguridad de sus pagos La falta de mantenimiento de los controles internos podría limitar la
con tarjeta de crédito y débito? capacidad de la empresa para informar resultados financieros precisos y
En las notas a los estados financieros, Buffalo Wild Wings, Inc. afirma que detectar y prevenir el fraude. Si es suficientemente significativa, una falla
la empresa mantiene el nivel más alto de cumplimiento de la Norma de en los controles internos podría causar una pérdida de la confianza de los
Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (Payment Card inversionistas y una disminución en el precio de mercado de las acciones
Industry, PCI) en sus restaurantes. Estas normas exigen que la empresa de la empresa.
construya y mantenga una red segura, proteja los datos de los titulares de
Actividad
Phoenix Restaurants acepta tarjetas de crédito y débito como formas de pago. Supongamos que el 30 de junio de 2017, Phoenix realizó ventas
con tarjeta de crédito y débito por USD 12,000.
9. Supongamos que el procesador de Phoenix cobra un arancel del 2% y deposita las ventas netas, descontado el arancel. Asiente la transac-
ción de venta del restaurante.
10. Supongamos que el procesador de Phoenix cobra un arancel del 2% y deposita las ventas con el método bruto. Asiente la transacción de
venta del restaurante.
¿CÓMO SE PUEDE UTILIZAR LA CUENTA BANCARIA COMO

UN DISPOSITIVO DE CONTROL?
La cuenta Caja es el activo más líquido que se informa en el balance general porque es el medio de Objetivo de aprendizaje 6
intercambio. Debido a que el efectivo es fácil de ocultar y relativamente fácil de robar, las empresas Demostrar el uso de una cuenta ban-
guardan el efectivo en una cuenta bancaria. El banco ha establecido prácticas para salvaguardar el caria como dispositivo de control y
dinero de la empresa. Esta sección identifica los controles más comunes aplicados a una cuenta preparar una conciliación bancaria y
bancaria. los asientos de diario relacionados
445 capítulo 8
Tarjeta de firmas
Tarjeta de firmas Los bancos requieren que cada persona autorizada a utilizar una cuenta proporcione una tarjeta de
Tarjeta que muestra la firma de cada firmas. Esto ayuda a protegerse contra la falsificación, ya que el personal del banco debería verificar,
persona autorizada para una cuenta con frecuencia, la tarjeta de firmas para autenticar los cheques emitidos por la empresa o los depósitos
bancaria. realizados por esta.
Boleta de depósito
Los bancos suministran formularios estándar, como una boleta de depósito. Completada por el
Boleta de depósito cliente, la boleta de depósito muestra el importe de cada depósito. Como prueba de la transacción,
Formulario bancario que completa el el cliente recibe un comprobante de depósito del banco.
cliente y muestra el monto de cada
depósito.
Cheque
Cheque Para pagar en efectivo, el depositante emite un cheque, un documento numerado previamente que
Documento que le ordena a un banco le indica al banco que pague a la parte designada un monto determinado. El cuadro 8-5 muestra un
pagar a la persona o empresa designada cheque emitido por Smart Touch Learning. El cheque consta de tres partes: el librador, el beneficiario
un monto específico de dinero. y el banco. El librador es quien emite del cheque, en este caso, Smart Touch Learning. El beneficiario
(California Office Products) es la persona física o jurídica a la que se le paga el cheque.
Librador
La parte que emite el cheque.
Beneficiario
Cuadro 8-5 | Cheque con aviso de remesa
La persona o empresa a la cual se le
paga el cheque. Smart Touch Learning
Fecha Descripción Importe
21/4/19 pago a cuenta 300.00

Aviso de
remesa
Número de
Librador SMART TOUCH LEARNING
227 Lake Street serie del
Pompton Plains, IL 07444 203 cheque
Beneficiario 21 de abril de 2019 11-8/1210
PAGO A LA ORDEN DE California Office Products USD 300.00
Importe Trescientos y 00/100 ————————————————————— DÓLARES
Banco VALPARAISO STATE BANK

Tesorero
John Sims Parkway
Pompton Plains, IL 07444 Presidente
Número Número de
de ruta cuenta
Una forma fácil de recordar la diferencia entre el librador y el beneficiario es que

el librador es la parte que hace la promesa de que el efectivo estará disponible en
el banco para pagar el cheque.
Número de ruta
En un cheque, el número de 9 dígitos
que identifica al banco por medio del
cual se efectúa el pago.
Número de cuenta Este cheque tiene dos partes, el cheque en sí mismo y el aviso de remesa. Además, el cheque
En un cheque, el número que identifica incluye el número de ruta y el número de cuenta. El número de ruta es un número de 9 dígitos que
la cuenta desde la que se realiza el pago. identifica al banco por medio del cual se efectúa el pago. El número de cuenta identifica la cuenta
desde la que se realiza el pago.
Extracto bancario Extracto bancario

Documento del banco que informa
Los bancos envían extractos mensuales a los clientes, ya sea de forma electrónica o por correo. El la actividad en la cuenta del cliente.
extracto bancario informa la actividad en la cuenta del cliente. El extracto muestra los saldos iniciales Muestra los saldos iniciales y finales
y finales de la cuenta y los cobros y pagos de caja. A veces, junto con el extracto, se incluyen copias de la cuenta bancaria y enumera las
físicas o escaneadas de los cheques cancelados del emisor, los cheques hechos por el emisor que han transacciones de caja del mes realizadas
sido cobrados (pagados) por el banco. El cuadro 8-6 es el extracto bancario del 30 de abril de 2019 a través de la cuenta bancaria.
de Smart Touch Learning.
Cheques cancelados
Copias físicas o escaneadas de los
cheques cobrados (pagados) del emisor.
Cuadro 8-6 | Extracto de cuenta

EXTRACTO BANCARIO
VALPARAISO STATE BANK

JOHN SIMS PARKWAY; POMPTON PLAINS, IL
Smart Touch Learning CUENTA CORRIENTE 136-213733

227 Lake Street
Pompton Plains, IL 07444 30 DE ABRIL DE 2019
SALDO INICIAL DEPÓSITO TOTAL EXTRACCIÓN TOTAL CARGOS POR SERVICIO SALDO FINAL
USD 12,470 27,080 26,810 20 USD 12,720
TRANSACCIONES
DEPÓSITOS FECHA IMPORTE
Depósito 01/04 19,450
Depósito 10/04 5,500
Depósito 22/04 2,000
TEF: cobro de clientes 27/04 100
Interés 30/04 30
CARGOS FECHA IMPORTE

Cargos por servicio 04/30 20
CHEQUES
Número Importe Número Importe Número Importe
202 3,200 203 300
201 20,000 205 150
200 1,920
OTRAS DEDUCCIONES FECHA IMPORTE

TEF: Water Works 20/04 40
Cheque sin fondos 25/04 1,200
Transferencias electrónicas de fondos

La transferencia electrónica de fondos (TEF) mueve el efectivo por comunicación electrónica. Transferencia electrónica de fondos
Muchas facturas y otros pagos, como salarios, alquileres, servicios públicos y seguros, ahora se pagan (TEF)
mediante TEF. Es mucho más barato pagar estos elementos por TEF, sin tener que enviar un cheque Sistema que transfiere efectivo por
por correo. Las transacciones con tarjeta de débito y los depósitos directos también se consideran comunicación electrónica en lugar de
documentos en papel.
TEF.
447 capítulo 8
Conciliación bancaria
Conciliación bancaria La conciliación bancaria compara y explica las diferencias entre la caja en los libros de la empresa y
Documento que explica las razones de la caja de acuerdo con los registros del banco en una fecha específica. Hay dos registros de caja de una
la diferencia entre los registros de caja empresa:
del depositante y el saldo de caja del
depositante en su cuenta bancaria. 1. La cuenta Caja en el libro mayor general de la empresa. A continuación, se muestra la cuenta T
Caja de abril para Smart Touch Learning.
Caja
Saldo inicial 10,550 20,000 2 de abr.
1 de abr. 19,450 3,200 15 de abr.
8 de abr. 5,500 300 21 de abr.
22 de abr. 2,000 2,000 30 de abr.
30 de abr. 9,000 150 30 de abr.
Saldo final 20,850
2. El extracto bancario, que muestra los cobros y pagos de caja recibidos y efectuados a través del
banco. Sin embargo, en el cuadro 8-6, el banco muestra un saldo final de USD 12,720 para
Smart Touch Learning.
Los libros y el extracto bancario suelen mostrar diferentes saldos de caja. Las diferencias pueden
Diferencia de tiempo surgir debido a un retraso en el registro de transacciones, denominado diferencias de tiempo. Los
Diferencia que surge entre el saldo en el siguientes son tres ejemplos de diferencias de tiempo:
extracto bancario y el saldo en los libros
de la empresa debido a un retraso en el • Cuando una empresa emite un cheque, inmediatamente deduce el monto en su chequera y la
registro de transacciones. cuenta Caja. Sin embargo, el banco no resta el cheque de la cuenta de la empresa hasta que el
banco paga el cheque, unos días después.
• Cuando una empresa deposita efectivo en su cuenta, inmediatamente agrega el cobro de caja en
la chequera y en la cuenta Caja. Sin embargo, el banco puede tardar uno o dos días en agregar los
depósitos al saldo de la empresa.
• A menudo, el banco registra los pagos de caja por TEF y los cobros de caja por TEF antes de que
una empresa se entere de ellos.
Para obtener registros de caja precisos, una empresa debe actualizar su cuenta Caja después de
recibir su extracto bancario. Para llevar a cabo el proceso de actualización, se utiliza una conciliación
bancaria. La conciliación bancaria explica todas las diferencias entre los registros de caja de la empresa
y los registros del banco del saldo de la empresa. La persona que prepara la conciliación bancaria no
debe tener otras tareas de caja. Esto significa que el conciliador no debe ser una persona que tenga
acceso a la caja ni a tareas que requieran asentar transacciones de caja. De lo contrario, podría robar
dinero y manipular la conciliación para ocultar el robo.
Preparación de la conciliación bancaria con la información del banco

Estos son los elementos que aparecen en la conciliación bancaria con la información del banco.
Todos ellos arrojan diferencias entre el saldo bancario y el saldo contable.
La información del banco contiene elementos no registrados aún por este, pero registrados por
la empresa, o errores cometidos por el banco. Estos elementos incluyen lo siguiente:
Depósito en tránsito Depósitos en tránsito (depósitos pendientes): Se ha registrado un depósito en tránsito y ya se ha

Depósito registrado por la empresa, pero agregado al saldo contable de la empresa, pero el banco aún no lo ha registrado. Estos se muestran
aún no por su banco. como “Agregar: depósitos en tránsito” en la información del banco porque, cuando el banco registre
estos depósitos, aumentará el saldo bancario.
Cheque pendiente Cheques pendientes: Un cheque pendiente es un cheque que se ha registrado y ya se ha deducido
Cheque emitido por una empresa y del saldo contable de la empresa, pero el banco aún no lo ha pagado (deducido). Dichos cheques se
registrado en sus libros, pero aún no
pagado por su banco.
muestran como “Menos: cheques pendientes” en la información del banco porque, cuando el banco
realice el pago de los cheques, disminuirá el saldo bancario.
Errores bancarios: Los errores bancarios son errores de contabilización cometidos por el banco que
aumentan o disminuyen incorrectamente el saldo bancario. Todos los errores bancarios se corrigen
en la información de conciliación del banco mediante la reversión del efecto de los errores.
Los errores siempre se registran en la información de conciliación de la parte que cometió el error.
Si el banco cometió el error, se registra en la información del banco. Si la empresa cometió el error, se registra
en la información contable.
Preparación de la conciliación bancaria con la información contable

La información contable contiene elementos que la empresa aún no registró en sus libros, pero que
han sido registrados por el banco, o errores cometidos por la empresa. Los elementos que se muestran
en la información contable incluyen lo siguiente:
Cobros bancarios: Los cobros bancarios son cobros de caja que el banco ha recibido y registrado en
la cuenta de una empresa, pero que la empresa aún no ha registrado en sus libros. Un ejemplo de un
cobro bancario sería cuando una empresa hace que sus clientes usen un sistema de apartado postal.
Otro ejemplo es un banco que cobra un documento por cobrar para una empresa. El cobro bancario
se suele denominar memorando de crédito. Un memorando de crédito indica que la cuenta del Memorando de crédito
cliente se ha incrementado. Un cobro bancario (que aumenta el saldo bancario) que aparece en el Aumento en una cuenta bancaria.
extracto bancario se mostrará como “Agregar: cobros bancarios” en la información contable de la
conciliación, porque representa cobros de caja que la empresa aún no ha registrado.
Transferencias electrónicas de fondos: El banco puede recibir o pagar en efectivo en nombre de una
empresa. Una TEF puede ser un cobro de caja o un pago de caja. Estas aparecerán en la información
contable de la conciliación como “Agregar: TEF” para cobros que aún no se hayan agregado a los
libros de la empresa o como “Menos: TEF” para los pagos que aún no se hayan deducido de los libros
de la empresa.
Cargos por servicio: Este pago de caja es el cargo del banco por procesar las transacciones de una
empresa. Los cargos por servicio también pueden incluir el costo de los cheques impresos y otros
cargos bancarios, como los cargos de cajero automático. Los cargos por servicio también pueden
incluir los cargos cobrados por el banco por el procesamiento de transacciones de tarjetas de crédito
y débito si la empresa utiliza el método bruto para registrar las ventas con tarjeta de crédito. Los
cargos por servicio suelen conocerse como memorandos de débito y representan una disminución Memorando de débito
en la cuenta bancaria. Esto se mostrará como “Menos: cargos por servicio” en la información contable Disminución en una cuenta bancaria.
de la conciliación, porque representa un pago de caja que aún no se ha deducido del saldo de caja de
la empresa.
Ingresos por intereses en una cuenta corriente: Una empresa, a veces, gana intereses si mantiene
suficiente dinero en su cuenta. El extracto bancario informa a la empresa sobre este cobro de caja.
Esto se mostrará como “Agregar: ingresos por intereses” en la información contable de la conciliación,
porque representa cobros de caja aún no agregados en el saldo de caja de la empresa.
Cheques sin fondos: Los cheques sin fondos son cheques recibidos de clientes para el pago de Cheque sin fondos
servicios prestados o mercaderías vendidas, pero que han resultado ser cheques sin valor. Estos Cheque para cuyo pago la cuenta
cheques (a veces llamados cheques “calientes” o cheques malos) se tratan como restas en la conciliación bancaria del librador no tiene dinero
suficiente.
bancaria de una empresa. La empresa los recibe y los deposita, pero el cliente no tiene dinero suficiente
en su cuenta bancaria para cubrirlos. Los cheques sin fondos se mostrarán como “Menos: cheques sin
fondos” en la información contable de la conciliación, ya que la empresa registró previamente este
cobro como un aumento de caja, el cual ahora debe deducirse porque los fondos no se cobraron
realmente.
449 capítulo 8
Errores de libro: Los errores de libro son errores cometidos en los libros de la empresa que aumentan
o disminuyen incorrectamente el saldo de caja en el libro mayor general de la empresa. Todos los errores
contables se corrigen en la información de conciliación contable mediante la reversión del efecto de los
errores.
Finalización de la conciliación bancaria

El extracto bancario en el cuadro 8-6 muestra que el saldo bancario de Smart Touch Learning del 30
de abril es de USD 12,720 (esquina superior derecha). Sin embargo, la cuenta Caja de la empresa
tiene un saldo de USD 20,850. Esta situación requiere una conciliación bancaria para explicar la
diferencia. Al completar la conciliación bancaria, Smart Touch Learning revisará el extracto bancario
y la cuenta Caja de la empresa para determinar las diferencias de tiempo. El panel A del cuadro 8-7
enumera los elementos de conciliación para poder ubicarlos fácilmente, mientras que el panel B del
mismo cuadro muestra la conciliación completa.
Cuadro 8-7 | Conciliación bancaria

PANEL A: Elementos de conciliación
Información bancaria: Información contable:

1. Depósito en tránsito, 30 de abr., USD 9,000. 3. Recibo de TEF del cliente, USD 100.
2. Cheque pendiente n.º 204, USD 2,000. 4. Ingresos por intereses ganados en el saldo bancario, USD 30.
5. Cargos por servicio bancario, USD 20.
6. Pago por TEF de la factura de agua, USD 40.
7. Cheque sin fondos, USD 1,200.
PANEL B: Conciliación bancaria
SMART TOUCH LEARNING

Conciliación bancaria
30 de abril de 2019
BANCO CONTABLE
Saldo, 30 de abril de 2019 USD 12,720 Saldo, 30 de abril de 2019 USD 20,850
MÁS: MÁS:
1. Depósito en tránsito 9,000 3. Recibo de TEF del cliente USD 100
21,720 4. Ingresos por intereses ganados en el saldo bancario 30 130

20,980
MENOS: MENOS:
5. Cargos por servicio 20

2. Cheques pendientes 6. Pago por TEF de la factura de agua 40
N.º 204 2,000 7. Cheque sin fondos 1,200 1,260
Saldo bancario ajustado al 30 de abril de 2019 USD 19,720 Adjusted book balance, April 30, 2019 USD 19,720
Estos importes deben coincidir.
RESUMEN DE DIVERSOS ELEMENTOS DE CONCILIACIÓN:
SALDO BANCARIO: SIEMPRE SALDO CONTABLE: SIEMPRE

• Sumar los depósitos en tránsito. • Agregar cobros bancarios, ingresos por intereses y recibos de TEF.
• Restar los cheques pendientes. • Restar los cargos por servicio, los cheques sin fondos y los pagos de TEF.
• Sumar o restar las correcciones de errores bancarios. • Sumar o restar las correcciones de errores contables.
Revisión de una conciliación bancaria

Revisemos cada tipo de información de la conciliación bancaria para Smart Touch Learning.
Información bancaria de la conciliación

Smart Touch Learning comienza por registrar el saldo bancario al 30 de abril de 2019, que se toma
del extracto bancario, USD 12,720. Luego, la empresa identifica las sumas o restas que afectan el
saldo bancario:
1. Depósito en tránsito: Smart Touch Learning revisa el extracto bancario y la cuenta Caja para
determinar si el banco aún no ha registrado ningún depósito de caja realizado por la empresa.
Smart Touch Learning identifica que el banco aún no ha registrado el depósito realizado el 30 de
abril por USD 9,000. Esta cantidad se suma al saldo bancario.
2. Cheque pendiente: La empresa revisa los cheques cancelados incluidos en el extracto bancario
para determinar si algún cheque emitido por la empresa aún no ha sido aprobado por el banco.
Smart Touch Learning identifica como pendiente el cheque número 204 por USD 2,000. Esta
cantidad se resta del saldo bancario.
Una vez que se han identificado todos los elementos que afectan al banco, se determina el saldo
bancario ajustado.
Información contable de la conciliación

La información contable de la conciliación comienza con la indicación del saldo de la cuenta Caja
al 30 de abril de 2019 por parte de Smart Touch Learning. Este monto, USD 20,850, se encuentra
en el libro mayor general. A continuación, Smart Touch Learning revisa la cuenta Caja y el extracto
bancario para detectar los elementos que afectan el saldo de la cuenta Caja de la empresa, pero que
no están registrados por esta. Son los siguientes:
3. Transferencia electrónica de fondos (TEF): Al revisar el extracto bancario, Smart Touch
Learning identifica un cobro de un cliente mediante TEF por un monto de USD 100. La
empresa no ha registrado este recibo en la cuenta Caja; por lo tanto, habrá que agregarlo al saldo
contable.
4. Ingresos por intereses: Smart Touch Learning identifica en el extracto bancario un depósito de
USD 30 por intereses ganados que aún no se han registrado en la cuenta Caja. Este depósito se
agregará al saldo contable.
5. Cargos por servicio: El extracto bancario muestra cargos por servicio de USD 20. Smart Touch
Learning no ha registrado este cargo en la cuenta Caja de la empresa y, por lo tanto, deberá restar
este monto del saldo contable.
6. Transferencia electrónica de fondos (TEF): En la sección que enumera otras deducciones en el
extracto bancario, Smart Touch Learning identifica un pago por TEF realizado a Water Works
por un monto de USD 40. Este pago no se ha registrado en la cuenta Caja de la empresa. Smart
Touch Learning restará este monto del saldo contable.
7. Cheque sin fondos: En el extracto bancario, Smart Touch Learning identifica un cheque sin
fondos de un cliente. La empresa había registrado el cobro de este cheque originalmente como
un aumento de caja. Ahora, el banco ha comunicado que el cheque del cliente no se aprobó y
que el pago del cliente nunca se depositó en la cuenta de la empresa. Smart Touch Learning debe
restar este monto del saldo contable.
Después de registrar todos los elementos que afectan el saldo contable, Smart Touch Learning
determina el saldo contable ajustado y verifica que es igual al saldo bancario ajustado. Este monto
representa el saldo de caja correcto al 30 de abril de 2019.
451 capítulo 8
Asiento de transacciones de la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es una herramienta del contador independiente de los libros diarios
y mayores. No contabiliza las transacciones en el diario. Para contabilizar las transacciones en las
cuentas, debemos realizar asientos de diario y contabilizarlos en el libro mayor. Todos los elementos
en la información contable de la conciliación bancaria requieren asientos de diario. No realizamos
asientos de diario de los elementos de la información del banco porque ya hemos registrado estos
elementos en la cuenta Caja de la empresa.
La conciliación bancaria en el cuadro 8-7 requiere que Smart Touch Learning realice asientos
de diario para actualizar la cuenta Caja. Los números en los asientos de diario corresponden a los
elementos de conciliación enumerados en el panel A del cuadro 8-7 y a la información contable de
la conciliación en el panel B. Tenga en cuenta que aquí elegimos enumerar cada elemento en un
asiento de diario separado, pero se podría realizar un asiento compuesto en lugar de los cinco asientos
ejemplificados.
A↑↓ P P Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber
Caja↑ = 3: 30 de abr. Caja 100

Cuentas por
Cuentas por cobrar 100
cobrar↓
Para registrar la cuenta por cobrar cobrada por el banco.
A↑ P P↑
Caja↑ Ingresos por 4: 30 Caja 30
=
intereses↑ Ingresos por intereses 30
Para registrar los intereses obtenidos en el saldo bancario.
A↓ P P↓
Caja↓ Gastos 5: 30 Gastos bancarios 20
=
bancarios↑ Caja 20
Para registrar los cargos por servicio bancario incurridos.
A↓ P P↓
Caja↓ Gastos por 6: 30 Gastos por servicios públicos 40
=
servicios
Caja 40
públicos↑
Para registrar el pago de la factura de agua por TEF.
A↑↓ P P
Cuentas por 7: 30 Cuentas por cobrar 1,200
=
cobrar↑
Caja 1,200
Caja↓
Para registrar el cheque sin fondos devuelto por el banco.
Los asientos de diario anteriores se contabilizan en la cuenta T de caja para actualizar el saldo,
como se muestra a continuación:
Caja
Saldo inicial 10,550 20,000 2 de abr.
1 de abr. 19,450 3,200 15 de abr.
8 de abr. 5,500 300 21 de abr.
22 de abr. 2,000 2,000 30 de abr.
30 de abr. 9,000 150 30 de abr.
Saldo 20,850
30 de abr. 100 20 30 de abr.
30 de abr. 30 40 30 de abr.
1,200 30 de abr.
Saldo final 19,720
Observe que el saldo final en la cuenta T de caja es igual al saldo contable ajustado y al saldo
bancario ajustado en la conciliación bancaria del 30 de abril de 2019.
Actividad
Para cada uno de los siguientes elementos, determine si el elemento:
a. se añadiría al saldo bancario;
b. se restaría del saldo bancario;
c. se añadiría al saldo contable;
d. se restaría del saldo contable.
11. Ingresos por intereses ganados 14. Cargos por servicio
12. Cheque sin fondos 15. Cheque pendiente
13. Depósito en tránsito
Para más práctica, consulte los ejercicios cortos S8-7 a S8-10. MyAccountingLab
¿CÓMO SE PUEDE UTILIZAR EL RATIO DE CAJA PARA

EVALUAR EL RENDIMIENTO DE LA EMPRESA?
La cuenta Caja es una parte importante de cada empresa. Sin un adecuado flujo de caja disponible, Objetivo de aprendizaje 7
las empresas no pueden continuar sus operaciones. Por lo tanto, las empresas deben supervisar la caja Utilizar el ratio de caja para evaluar el
con mucho cuidado. Una medida que se puede usar para calcular la liquidez de una empresa es el rendimiento de la empresa
ratio de caja. El ratio de caja ayuda a determinar la capacidad de una empresa de cumplir con sus
obligaciones a corto plazo. Se calcula de la siguiente manera: Ratio de caja
Una medida de la capacidad de
una empresa para pagar los pasivos
Ratio de caja = (Caja + Equivalentes de caja) ÷ Pasivos corrientes totales corrientes mediante caja y equivalentes
de caja: (Caja + Equivalentes de caja) ÷
Tenga en cuenta que el ratio de caja incluye la caja y los equivalentes de caja. Como recordatorio, Pasivos corrientes totales.
los equivalentes de caja son inversiones sumamente líquidas que se pueden convertir en efectivo en
tres meses o menos. Ejemplos de equivalentes de caja son las cuentas del mercado monetario y las Equivalentes de caja
inversiones en títulos de valores del Gobierno de Estados Unidos. Inversión sumamente líquida que se
Volvamos a Kohl’s Corporation y evaluemos la liquidez de la empresa mediante el ratio de puede convertir en efectivo en tres
caja. La caja y los equivalentes de caja de Kohl’s, así como los pasivos actuales totales, se pueden meses o menos.
encontrar en el balance general (visite http://www.pearsonhighered.com/Horngren para ver un enlace
al informe anual de Kohl’s Corporation) y se presentan a continuación (se muestran en millones):
30 de enero de 2016 31 de enero de 2015
Caja y Equivalentes de caja USD 707 USD 1,407

Pasivos corrientes totales 2,714 2,859
El ratio de caja de Kohl’s al 30 de enero de 2016 es el siguiente:
Ratio de caja = USD 707 ÷ USD 2,714 = 0.26
En comparación, el ratio de caja al 31 de enero de 2015 era el siguiente:
÷ USD 2,859 = 0.49
Ratio de caja = USD 1,407
453 capítulo 8
El ratio de caja se redujo significativamente de 2015 a 2016 debido a una disminución de

la caja y de los equivalentes de caja disponibles. Este ratio es la valoración más conservadora de la
liquidez, ya que solo analiza la caja y los equivalentes de caja, y excluye otros activos corrientes, como
el inventario de mercaderías y las cuentas por cobrar. Observe que, en ambos años, el ratio de caja
fue inferior a 1.0. Un ratio de caja por debajo de 1.0 es positivo. Un ratio de caja por encima de 1.0
puede significar que la empresa tiene un flujo de efectivo innecesariamente grande. Este efectivo
podría usarse para generar mayores ganancias o para retiros de los propietarios. Sin embargo, si el
ratio es muy bajo, los inversionistas y los acreedores pueden tener dudas acerca de la capacidad de la
empresa para pagar su deuda a corto plazo.
Actividad
16. La empresa Scott Sun & Shade tenía los siguientes datos financieros al 31 de diciembre de 2018:
Caja y Equivalentes de caja USD 60,000

Pasivos corrientes totales 75,000
¿Cuál es el ratio de caja al 31 de diciembre de 2018 para Scott Sun & Shade?
REVISIÓN
> Cosas que debe saber
1. ¿Qué es el control interno y cómo se puede utilizar para proteger los activos de
una empresa?
■■ El control interno es el plan organizativo y todas las medidas relacionadas diseñadas para
salvaguardar los activos, alentar a los empleados a cumplir con las políticas de la empresa,
promover la eficiencia operativa y garantizar registros contables precisos y confiables.
■■ El Congreso sancionó la Ley Sarbanes-Oxley para modernizar la gobernanza corporativa en
Estados Unidos.
■■ El control interno incluye cinco componentes: procedimientos de control, evaluación de
riesgos, sistema de información, monitoreo de controles y entorno.
2. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno con respecto a los cobros de caja?
■■ Un terminal de punto de venta permite controlar los cobros de caja por mostrador.
■■ Las empresas controlan el efectivo recibido por correo garantizando una separación de tareas
adecuada al manejar efectivo y registrar la transacción.
3. ¿Cuáles son los procedimientos de control interno con respecto a los pagos de caja?
■■ Debería existir una buena separación de tareas entre las operaciones de la empresa y la emisión
de cheques para pagos de caja.
■■ Muchas empresas utilizan la tecnología para hacer pagos seguros.
CAPÍTULO 8
4. ¿Cómo se puede utilizar un fondo de caja chica para fines de control interno?
■■ Un fondo de caja chica le permite a una empresa tener efectivo en caja para pagar v arios gastos
pequeños, por ejemplo, gastos de envío, insumos de oficina y tarifas de taxi.
■■ Cuando se establece el fondo de caja chica, la empresa registra un débito en la cuenta Caja
chica y un crédito en Caja.

■■ El fondo de caja chica se repone mediante un débito de las cuentas de activos y gastos
asociadas y un crédito de Caja.

■■ Las diferencias en los fondos de caja chica se debitan o acreditan en la cuenta Faltante y
sobrante de caja chica.
5. ¿Cómo se registran las ventas con tarjeta de crédito?

■■ Las ventas con tarjetas de crédito y débito se tratan como ventas al contado y, por lo general,
incluyen un cargo (Gastos de tarjeta de crédito) que la empresa paga al procesador de la tarjeta
de crédito.
■■ Las ventas se pueden registrar mediante el método neto o bruto. El método neto registra el
monto de la venta menos el cargo de procesamiento en el momento de la venta. El método

bruto registra el importe bruto de la venta en el momento de la venta y los cargos de la tarjeta
de crédito se registran posteriormente.
6. ¿Cómo se puede utilizar la cuenta bancaria como un dispositivo de control?

■■ Las cuentas bancarias proporcionan prácticas establecidas que salvaguardan el dinero de una
empresa. Estos controles incluyen el uso de tarjetas de firma, boletas de depósito, cheques,
extractos bancarios y transferencias electrónicas de fondos.
■■ La conciliación bancaria también se puede utilizar como una forma de control interno. La
conciliación bancaria compara y explica las diferencias entre la caja en los libros de la empresa
y la caja de acuerdo con los registros del banco en una fecha específica.
■■ Después de que se haya preparado la conciliación bancaria, se deben completar los asientos
de diario para todos los elementos incluidos en la información contable de la conciliación

bancaria.
7. ¿Cómo se puede utilizar el ratio de caja para evaluar el rendimiento de la

empresa?
■■ El ratio de caja mide la capacidad de una empresa para pagar sus pasivos corrientes mediante
caja y equivalentes de caja.
■■ Ratio de caja = (Caja + Equivalentes de caja) ÷ Pasivos corrientes totales.
CAPÍTULO 8
455 capítulo 8
> Casos de decisión

Caso de decisión 8-1
Realice una búsqueda en Internet para obtener información sobre el control interno y la Ley
Sarbanes-Oxley. Escriba un informe sobre los resultados encontrados. En su informe, analice
algunas de las v entajas y desventajas de la Ley Sarbanes-Oxley. Preséntelo a su clase (si así lo
requiere su instructor).
Caso de decisión 8-2
Este caso se basa en una situación real. Centennial Construction Company, con sede en
Dallas, Texas, construyó un Rodeway Motel a 35 millas al norte de Dallas. El capataz de
la construcción, cuyo nombre era Slim Chance, contrató a los 40 trabajadores necesarios
para completar el proyecto. Slim hizo que los trabajadores de la construcción llenaran los
formularios de impuestos necesarios y envió sus documentos a la oficina central.
El trabajo en el motel comenzó el 1 de abril y terminó el 1 de septiembre. Cada semana,
Slim completaba una tarjeta de tiempo de las horas trabajadas por cada empleado durante
la semana. Slim enviaba por fax las tarjetas de tiempo a la oficina central, que preparaba los
cheques de nómina los viernes por la mañana. Slim se dirigía a la oficina central cada viernes,
recogía los cheques de nómina y regresaba al sitio de construcción. A las 5.00 p. m. del viernes,
Slim distribuía los cheques de nómina a los trabajadores.
Requerimientos
1. Describa en detalle la debilidad principal del control interno en esta situación. Especifique
qué resultado(s) negativo(s) podría(n) producirse como consecuencia de la debilidad del
control interno.
2. Describa lo que haría para corregir la debilidad del control interno.
> Caso de fraude 8-1

Levon Helm era una especie de agencia hipotecaria de un solo hombre. Conducía por
Tennessee en busca de casas que tuvieran segundas hipotecas y, si los criterios eran favorables,
ofrecía comprar la segunda hipoteca por “dinero contante y sonante”. Helm compraba barato
y vendió caro, con lo cual obtenía ganancias considerables. Al ser una operación pequeña,
empleó a una persona, Cindy Patterson, para que llevara todos sus libros. Patterson era una
vieja amiga de la familia, y él confiaba en ella tan incondicionalmente que nunca comprobaba
los libros mayores ni las conciliaciones bancarias. En algún momento, Patterson comenzó a
“pedir prestado” a la empresa y a ocultar sus transacciones mediante la reserva de gastos falsos.
Tenía la intención de devolverlo algún día, pero se acostumbró al dinero extra y no pudo parar.
Cuando se descubrió la estafa, ella había agotado los fondos que la empresa les debía a muchos
de sus acreedores. La empresa quebró, Patterson estuvo un tiempo en la cárcel y Helm lo perdió
todo.
Requerimientos
1. ¿Cuál fue la debilidad de control clave en este caso?
2. Muchas pequeñas empresas no pueden darse el lujo de contratar suficientes personas para
una separación de tareas adecuada. ¿Qué pueden hacer para compensar esto?

Lno Amba0006 M08 Nobl6444 12 Se C08 Es

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8 Control interno y caja

¿A dónde fue la caja?

A ndrew Goard, director financiero de un

¿Qué son los controles internos?

Objetivos de aprendizaje del capítulo 8

¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO Y CÓMO SE PUEDE

Control interno y la Ley Sarbanes-Oxley

Procedimientos de control interno

Personal competente, confiable y ético

Limitaciones del control interno: costos y beneficios

e. Dividir responsabilidades entre dos o más personas.

Verifique sus respuestas online en MyAccountingLab o en http://www.pearsonhighered.com/Horngren.

Para más práctica, consulte el ejercicio corto S8-1. MyAccountingLab

¿CUÁLES SON LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Cobros de caja por mostrador

Cobros de caja por correo

Cuadro 8-1 | Cobros de caja por correo

Cheques Boleta de depósito

El proceso funciona de la siguiente manera:

¿CUÁLES SON LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Controles sobre el pago con cheque

Controles sobre compras y pagos

Cuadro 8-2 | Pagos de caja mediante cheque

Informe de recepción Factura

Cuadro 8-3 | Paquete de pago

Procedimientos simplificados Liquidación de recibos evaluados

Verifique sus respuestas online en MyAccountingLab o en http://www.pearsonhighered.com/Horngren.

Para más práctica, consulte el ejercicio corto S8-4. MyAccountingLab

¿CÓMO SE PUEDE UTILIZAR UN FONDO DE CAJA CHICA

Configuración del fondo de caja chica

A↑↓ P + P Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

Caja chica↑ = 1 de ago. Caja chica 200

Para abrir los fondos de caja chica.

Cuadro 8-4 | Recibo de caja chica

Saldo del fondo USD 200

Recibos de caja chica 80

Total contabilizado 198

Monto de caja faltante USD 2

Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber A↓ P + P↓

Para reponer los fondos de caja chica.

Saldo del fondo USD 200

Recibos de caja chica 90

Total contabilizado 208

Monto de caja sobrante USD 8

A↓ P + P↓ Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

Insumos de Gastos de 31 de ago. Insumos de oﬁcina 60

Para reponer los fondos de caja chica.

Modificación del monto del fondo de caja chica

Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

Para aumentar los fondos de caja chica.

Si los fondos de la cuenta Caja chica se hubieran reducido, se debería haber

1 de mayo Estableció un fondo de caja chica con un saldo de USD 200.

Preparar los asientos de diario.

Para más práctica, consulte el ejercicio corto S8-5. MyAccountingLab

¿CÓMO SE REGISTRAN LAS VENTAS CON TARJETA DE

Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

Registro de ventas con tarjetas de crédito, neto de comisiones.

A↑ P P↑ Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

Caja↑ Ingresos por 15 de ago. Caja 3,000

Registro de ventas con tarjetas de crédito.

A↓ P P↓ Fecha Cuentas y explicaciones Debe Haber

Caja↓ Gastos de 31 de ago. Gastos de tarjeta de crédito 120

Verifique sus respuestas online en MyAccountingLab o en http://www.pearsonhighered.com/Horngren.

Ratio de caja = USD 707 ÷ USD 2,714 = 0.26