UT Nº3: El protocolo institucional.

o Normas legales sobre protocolo institucional. Precedencias.

Presidencia de actos.
o Tipos y objetivos de los actos institucionales protocolarios.
 Inauguraciones.
 Actos públicos.
 Visitas.
 Acontecimientos especiales.
o Presupuestos y reservas presupuestarias.
3.1 Introduccion
El protocolo en sentido estricto es, por lo tanto, la regulación de las
formalidades que deben cumplirse en los actos oficiales o públicos. Las
diferencias con el saber estar son evidentes:
 Mientras que el saber estar afecta a todos los ámbitos de la vida social,
e incluso de la privada, el protocolo sólo tiene sentido en ceremonias
oficiales o al menos públicas.
 El saber estar es una convención social, fruto de la costumbre y de
tradiciones con muy larga historia, pero carece de fuerza obligatoria,
mientras que el protocolo está perfectamente regulado a nivel de
Derecho positivo.
Para clarificar un panorama tan amplio, diremos que:
 El protocolo en España sólo tiene normas legales de obligado
cumplimiento en los actos oficiales, que son aquellos que organiza
cualquier institución comprendida en los ámbitos de la Corona, el
Gobierno o la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas o
las Corporaciones locales.
 El resto de los actos, promovidos por instituciones, entidades o personas
distintas a las anteriormente citadas, se consideran actos privados, y su
ordenación y desarrollo serán establecidos por el anfitrión. No obstante,
es aconsejable que también en estos actos sea tenida en cuenta la
normativa del protocolo oficial, al menos como orientación general y
sobre todo cuando asistan al acto autoridades o cargos públicos. Es la
mejor manera de evitar susceptibilidades y contribuir al más exitoso
desarrollo del evento.

3.1.1 Fuentes del protocolo

Las fuentes del protocolo, en sentido estricto, son la ley y la costumbre,

pero nosotros añadiremos el saber estar, que es o debe ser el espíritu que
impregne cualquier disposición normativa en materia de protocolo. Éste, en
realidad, no es otra cosa que la plasmación con rango legal de las
convenciones sociales que rigen el entendimiento entre las personas, elevadas
al nivel del derecho positivo por la intervención de instituciones o autoridades
que detentan poder público.
a) L a l e y
Dentro de las leyes y reglamentos, hay referencias importantes al protocolo
en todos los niveles de la pirámide normativa:
En la Constitución de 1978, que fija las reglas básicas sobre la bandera
nacional, la Corona y los principales órganos del Estado.
En leyes orgánicas como las que regulan los órganos constitucionales
(Tribunal Constitucional, Consejo de Estado, etc.), la Defensa Nacional, el
Poder Judicial, las Universidades, la igualdad efectiva de hombres y mujeres, o
las que aprueban los Estatutos de Autonomía.
En leyes ordinarias como las referidas al uso de la bandera de España, a la
modernización del gobierno local, o a la igualdad del hombre y la mujer en el
orden de sucesión de los títulos nobiliarios.
A nivel reglamentario , es fundamental el Real Decreto 2099/1983, de 4 de
agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias del
Estado, que constituye la única legislación al respecto de carácter nacional.
Otros reglamentos importantes son los que detallan el Himno Nacional y su
uso, los honores militares, el guión y estandarte de S.A.R. el Príncipe de
Asturias, y un largo etcétera.
Hay que tener en cuenta que las Comunidades Autónomas poseen
competencia para aprobar normas en materia de protocolo, que se refieran a
actos organizados por ellas. Así, un buen número de Comunidades han
aprobado disposiciones de esta naturaleza, sobre todo referidas a la prelación
de sus autoridades, e incluyendo en muchos casos las autoridades de las
Corporaciones locales. La legislación autonómica, que no puede vulnerar la
estatal, también ha alcanzado lo relativo a la concesión de
medallas y otras distinciones.
Por su parte, Diputaciones, Ayuntamientos, Cabildos y Consejos Insulares
han ido aprobando reglamentos especiales que regulan las distinciones y
recompensas de su ámbito, así como el ceremonial de los actos públicos que
aquéllas organicen. Estos reglamentos no pueden contradecir la legislación del
Estado ni la que, en su caso, haya aprobado la Comunidad Autónoma
respectiva.
Las principales instituciones internacionales , como la ONU, la Unión
Europea, etc., disponen
asimismo de normativa específica en el ámbito del protocolo.
b) La costumbre
Por lo que se refiere a la costumbre, ésta adquiere rango de norma según lo
dispuesto en el propio Real Decreto 2099: "Se respetará la tradición inveterada
del lugar
cuando, en relación con determinados actos oficiales, hubiera asignación o
reserva a favor de determinados entes o personalidades". Como es obvio, no
se consideran
costumbre hechos recientes, sino solo aquellos que durante muchos años se
han venido ejecutando de forma similar.

3.2 Tipos de actos: públicos y privados, oficiales y no oficiales

Actos públicos y privados
De manera muy general, hay que comenzar distinguiendo entre actos públicos
y actos privados:
Actos públicos son los que se desarrollan ante un número indeterminado de
personas, ya sea su acceso libre o limitado a quienes previamente invite el
organizador.
Actos privados son los que tienen lugar en el entorno familiar, doméstico o
privado, a la vista de pocos, sin formalidades ni ceremonias.
Es evidente que, desde el punto de vista del protocolo, solo son relevantes los
actos públicos, y no todos, como veremos a continuación. En cambio, las
normas de saber estar que hemos expuesto en los primeros módulos del curso
sí son aplicables a cualquier clase de actos, públicos o privados, puesto que
se refieren a conductas y situaciones comunes, con independencia del tipo de
acto en que se enmarquen.
Actos oficiales y no oficiales
De entre las muchas clasificaciones que cabe realizar de los actos públicos,
hay que destacar la que se basa en un criterio subjetivo, es decir, en la persona
o entidad que los organiza. Y así cabe distinguir entre:
Actos públicos oficiales , que son los organizados por personas o
instituciones integrantes del sector público.
Según el Real Decreto 2099/1983, de Ordenación General de Precedencias del
Estado, que legisla el protocolo español, son actos oficiales aquellos que
organizan las instituciones públicas, ya sean pertenecientes a la Corona, el
Gobierno o la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas o las
Corporaciones locales. Los actos oficiales, a su vez, pueden ser de carácter
general o de carácter especial:
Actos oficiales de carácter general: son los realizados con motivo de
conmemoraciones o acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o
locales (Día de la Constitución, Día de Asturias, etc.). Son los más frecuentes y
los que motivan el mayor número de cuestiones.
Actos oficiales de carácter especial: son los promovidos por determinadas
instituciones, organismos o autoridades con motivo de conmemoraciones o
acontecimientos propios del ámbito de sus respectivos servicios, funciones y
actividades. Por ejemplo, la festividad de la Patrona de la Guardia Civil. En la
práctica se consideran actos de carácter especial, por exclusión, todos aquellos
que no son de carácter general.
En ambos casos, los actos los preside quien los organiza y, en su defecto, el
anfitrión ocupará el lugar inmediato a la presidencia.
Actos públicos no oficiales , que son los organizados por personas o
instituciones del sector privado. En ellos el protocolo será determinado por el
anfitrión. También estos actos serán presididos por quien los organiza, aunque
éste podrá ceder su puesto si lo estima conveniente, y en tal caso pasará a
ocupar el lugar inmediato. Si a estos actos acuden autoridades oficiales, se
procurará ubicarlos en un puesto que sea adecuado a su representación y
respetando el orden entre ellos que determine la legislación vigente.
3.3anfitrión
El anfitrión
¿Q u i é n e s ?
El anfitrión es la persona que organiza, convoca e invita en un acto. Junto al
invitado de honor y al que preside (cuando éste no sea el propio anfitrión), es
una de las figuras claves en protocolo.
C omp e t e n c i a s
Goza de amplísimas prerrogativas, comenzando por la propia decisión de
celebrar el acto: el anfitrión elabora la lista de invitados, envía las invitaciones,
organiza todo el dispositivo del evento (incluyendo el servicio de protocolo),
recibe a los invitados, presenta a aquellos que no se conozcan entre sí, se
ocupa de que todos los detalles funcionen correctamente, y es el que ha de
solucionar cualquier incidencia que se presente a lo largo de la ceremonia.
Elanfitrión reside
El anfitrión es quien debe presidir el acto, según larga e histórica tradición que
en nuestro país el Real Decreto 2099/83 ha elevado a categoría de norma:
"Los actos serán presididos por la autoridad que los organice".
Sólo en dos casos el anfitrión debe ceder la presidencia que tiene legalmente
asignada:
Cuando, por disposición legal, deba adjudicarse la presidencia a una autoridad
de rango superior.
Cuando el propio anfitrión, en un ejercicio de cortesía, decida ceder la
presidencia a otro invitado.
En ambos casos, el anfitrión que ha cedido la presidencia pasará a situarse en
el lugar inmediato, señal inequívoca de que siguen residiendo en él las demás
competencias generales que a tal función competen. El propio Real Decreto
2099/83 lo ratifica con total claridad: "En caso de que dicha autoridad [la que
organice el acto] no ostentase la presidencia, ocupará lugar inmediato a la
misma" (art. 4.2).

3.4 Presidencia e invitado d honor

Concepto de presidencia
En protocolo, se entiende por "presidencia" a la persona o conjunto de
personas que ocupan el lugar preeminente y más destacado del acto, por lo
general diferenciado del resto de participantes y casi siempre mirando hacia
estos. Es fácil de reconocer por su ubicación central o superior, su decoración,
etc., que lo diferencian claramente del espacio de los demás invitados. Para la
persona que la detenta, la presidencia constituye el máximo honor en un acto,
e implica iniciarlo, terminarlo y ejercer su dirección real.
El término "presidencia" también se utiliza en protocolo para referirse a la zona
reservada en un acto para los asistentes de rango más elevado, que son,
lógicamente, el anfitrión, el invitado de honor en caso de existir, y las
autoridades. En este sentido, presidencia es el lugar donde se ubican quienes
presiden..
¿Dónde está la presidencia?
Aunque casi siempre se ubicará frente a los invitados, en algunos casos no
será posible. Así sucede cuando las personas que presiden desean ver el
acto al igual que los demás asistentes al mismo: en una sesión teatral, una
proyección cinematográfica o un acontecimiento deportivo, la presidencia
estará entre el público, por ejemplo en un palco, eso sí, bien diferenciado y
visible para todos los asistentes. En una celebración religiosa, las
autoridades ocuparán una zona especial a un lado del presbiterio, pero
quien realmente preside es el sacerdote.
En un salón o local normal, la presidencia contará con una decoración
singular, que permita a los invitados distinguirla de un golpe de vista desde
el mismo momento en que acceden al lugar. Tapices, reposteros, banderas
o flores serán algunos de los recursos más habituales para conseguir este
efecto. También es aconsejable disponer de una tarima, no demasiado
alta, que facilite a todos los invitados la visión de la presidencia.
Tipos de presidencia
Las presidencias pueden ser:
Individuales o dobles. Las primeras son aquellas que detenta una sola
persona. Incluso en una presidencia colectiva (imaginemos una mesa con siete
individuos), habrá una persona que presida el acto, y que será casi
siempre la que ocupe el lugar central de la mesa (dejando tres plazas a su
derecha y otras tres a su izquierda). Si la mesa está compuesta por un número
par de miembros, el presidente ocupará el lugar derecho (mirando al público)
de los dos centrales.
Una presidencia doble o par es aquella que comparten dos personas (por
ejemplo, el anfitrión y su esposa, los co- presidentes de una empresa…), en
cuyo caso éstas ocuparán los dos puestos centrales de la mesa. Es poco
habitual, pero posible. Se desaconseja esta modalidad en presidencias
formadas por un número impar de puestos, máxime si es un número reducido,
pues será difícil de transmitir esta imagen de co- presidencia al producirse una
asimetría. En cambio, es un sistema sencillo en presidencias pares.
Alternativas o lineales. Las primeras son las utilizadas en los ejemplos
anteriores (muy típicas en las mesas presidenciales) y se basan en colocar a
las personas sucesivamente, conforme a su jerarquía, y de modo alternativo, a
la derecha e izquierda de quien preside. Es la modalidad más habitual.
En las presidencias lineales, el presidente ocupa el primer lugar, encabezando
la fila, y después se sitúan los demás por el orden que corresponda. Son
típicas en recibimientos y saludos, así como en actos en los que la presidencia,
en pie, no ocupe el lugar central sino una zona lateral: por ejemplo, el
descubrimiento de una placa o un monumento.
En casos muy determinados, como una entrega de premios, se puede formar
una presidencia mixta: en una mesa central se sitúan las primeras autoridades,
ordenadas según el sistema alternativo, y en dos mesas laterales (formando el
conjunto una "U") se ubican otros invitados de relieve, ordenados estos
linealmente (siendo los mejores puestos los más próximos a la mesa
presidencial).
Sentadas o en pie. La presidencia no siempre es sentada, sino que puede ser
en pie. De hecho, ésta se utiliza mucho para actos como inauguraciones,
colocación de primeras piedras, recibimientos oficiales, audiencias, ceremonias
breves al aire libre, etc. En estos casos no se coloca mesa alguna, pero, según
las circunstancias, puede ser muy útil un atril o una sencilla tarima. Se intentará
que la presidencia no dé la espalda a ningún invitado, y se concederá cierta
libertad a la colocación de los invitados, que por lo general también estarán en
pie.
Preferencia de la mujer
Según regla tradicional, una mujer no puede quedar relegada a un extremo de
la mesa, aunque así resulte de una correcta distribución de los puestos
disponibles. Para evitarlo, está permitida una leve alteración de la colocación
teórica a fin de que sea un hombre quien cierre la mesa, con la consiguiente
mejora de puesto para la mujer.
Tampoco se juzga correcto que dos mujeres se sienten juntas, salvo que esto
sea necesario para evitar que una de ellas ocupe un extremo de la mesa. Y los
matrimonios también habrán de sentarse separados, excepto en el caso de
que la pareja como tal sea la que presida.
La preferencia de la mujer cede cuando se trate de una mesa presidencial en la
que todos sus miembros sean autoridades, pues en tal caso no hay más opción
que aplicar el Ordenamiento de Precedencias. Y si, con ello, una alcaldesa
queda en el extremo, es porque así corresponde a la representación que
ostenta en relación con las demás que componen la presidencia. En esta
hipótesis, no cuenta el sexo sino la institución que cada persona representa.
¿Presidencias amplias o reducidas?
Los profesionales suelen preferir las presidencias cortas, con pocas personas,
pero esto no siempre es posible y en ocasiones nos encontramos con actos
presididos por un grupo numeroso de autoridades. Si se utiliza mesa, deberá
tener un ancho suficiente para acoger a todas las personas que tomen asiento,
pues produce muy mal efecto que aquellos que ocupan los puestos de los
extremos queden fuera de la tabla.
Presidencias natas
La Familia Real preside todos los actos que se celebran en territorio nacional,
al igual que el presidente del Gobierno si no asistieran miembros de aquélla. El
presidente de una Comunidad Autónoma preside los actos en su demarcación,
al ser el representante ordinario del Estado en ella, salvo que asistan miembros
de la Familia Real o el presidente del Gobierno. Y el alcalde hace lo propio en
su municipio, salvo que asista al acto una autoridad de las categorías
superiores.
La cesión de la presidencia
Constituye el mayor ejercicio de cortesía en el ámbito del protocolo, puesto que
implica la renuncia a la presidencia de un acto, por parte de quien tiene
derecho a ella, para honrar o distinguir a uno de sus invitados.
El Real Decreto 2099/1983 incluye una referencia expresa a la posibilidad de
ceder la presidencia, cuando dice (art. 4.1): "Los actos serán presididos por la
autoridad que los organiza. En caso de que dicha autoridad no ostentase la
presidencia, ocupará el lugar inmediato a la misma".
En el caso de una presidencia lineal, este precepto no plantea ningún
problema, puesto que el anfitrión abandona el primer lugar, que cede a su
invitado de honor, y pasa a ocupar el segundo. Si la presidencia es en
alternancia, el anfitrión que la cede se situará a la izquierda del nuevo
presidente, para mantener a éste a su derecha.
La decisión de ceder la presidencia es totalmente libre para el anfitrión, salvo,
como ya hemos dicho, en los casos en que asista al acto una autoridad de
elevado rango que, por disposición legal, tenga un nivel protocolario superior al
del anfitrión y, por ello, le corresponda a ésta el derecho a presidir. E incluso en
estos casos, hay profesionales que consideran que el anfitrión no debe ser
apartado de la presidencia de un acto convocado por él, y que la cesión, de
haberla, no se debería tanto a regla protocolaria como a cortesía del anfitrión.
La conveniencia o no de ceder la presidencia de un acto dependerá de
diversas circunstancias. Hay que decir, además, que la tendencia es limitar las
cesiones para reforzar la importancia del anfitrión y la autonomía de la
institución que organiza el acto. Veamos algunos ejemplos:
La sesión plenaria de un Ayuntamiento debe presidirla siempre el alcalde. Si
asiste el presidente del Senado, se le buscará un lugar muy destacado pero sin
desplazar al alcalde.
El acto central del Día de la Comunidad debe presidirlo el presidente de dicha
Comunidad. No tendría sentido que éste cediese la presidencia al presidente
del Consejo General del Poder Judicial.
En el Congreso de los Diputados o en el Senado, salvo que asista el Rey,
presidirán siempre sus respectivos titulares. Y lo mismo sucede en el Tribunal
Supremo, cuyo presidente sólo cede al Rey.
Sólo se puede ceder el puesto una vez, no dos.
Acceso a la presidencia
Las personas que forman la presidencia deben entrar en último lugar, una vez
que todos los invitados hayan ocupado sus respectivos puestos. Y aquellas, en
puridad, habrían de acceder en orden inverso al de su rango, para que el último
sea el que preside.
Al finalizar la ceremonia, el desfile será al revés: primero sale el que presidió,
luego los demás miembros de la mesa, de mayor a menor categoría, y en
último término abandonarán el lugar el resto de los invitados.
El invitado de honor
Junto al anfitrión, es uno de los personajes principales del acto. Se trata de una
persona que, con independencia de su cargo, es merecedora, por las
circunstancias que en cada caso concurran, de un puesto destacado. Puede
ser o no una autoridad, y de hecho esta figura es más propia cuando no se
trata de autoridades, pues éstas ya tienen de por sí derecho a una ubicación
especial. Con frecuencia el invitado de honor es aquel en cuyo honor se
celebra el acto o cuya presencia contribuye a realzarlo. Por supuesto, los
invitados de honor pueden ser varios.
Casos típicos son quienes reciben un premio o son objeto de un homenaje
durante la ceremonia, los patrocinadores o benefactores del evento, un
visitante ilustre que acude desde un lugar lejano, etc.
El anfitrión puede incluso cederle la presidencia, que es el supuesto al que nos
acabamos de referir, o bien ubicarle a su derecha o al menos en un lugar
especial y destacado. Si hay discursos, el invitado de honor será objeto de un
saludo específico en la intervención del anfitrión.
La ley de la derecha
La derecha es el lugar de máxima relevancia en protocolo y, por ello, el puesto
de honor en un acto, después de la presidencia, es el situado a la derecha de
ésta. Sobre este principio se fundamenta el régimen de precedencias en todos
los actos: por ejemplo, entre dos sillas o banderas, la de la derecha es la más
importante. Y en un coche, el asiento trasero de la derecha es el reservado a la
autoridad de mayor rango.
Asimismo, hemos visto que cuando el anfitrión cede la presidencia del acto a
otra persona, pasa a situarse a su izquierda, precisamente para mantener al
presidente a su derecha.
La derecha se considera siempre desde el punto de vista de quien preside, no
del de los espectadores o invitados, que por lo general estarán en frente y por
tanto tendrán una visión inversa de la ordenación.

3.5 Ordenación de autoridades. El Real Decreto 2099/83

Reglageneral
Las autoridades asistentes a un acto se ordenan de mayor a menor rango, es
decir, la más importante ocupará un puesto preferente frente a la menos
importante. En cambio, a la hora de los discursos se invierten los términos, por
entenderse que el mayor honor es la clausura del acto, y así, intervendrá en
primer lugar el de menor rango mientras que la autoridad más elevada lo hará
el último.
F o rma s d e o r d e n a c i ó n
La ordenación de autoridades puede hacerse de forma individual,
departamental o colegiada:
Individual: regula el orden singular de autoridades, titulares de cargos públicos
y personalidades.
Departamental : establece la prelación de los Ministerios y, en consecuencia,
de los representantes de estos.
Colegiada: fija el ordenamiento entre instituciones y corporaciones cuando
asisten a los actos oficiales, así como cuando sus representantes se colocan
de forma corporativa, es decir, atendiendo a su condición de delegados de
aquéllas y no a su rango personal.
S i s t ema s d e o r d e n a c i ó n
Los sistemas más habituales de ordenación son:
Lineal: a continuación del que preside, se van situando el resto de autoridades
e invitados a modo de "fila india". Es muy apropiado para recibimientos.
En alternancia : a partir del que preside, los demás se sitúan correlativamente
a derecha e izquierda. Muy adecuado para una presidencia, en pie o sentada,
situada frente al público.
Reglasparticulares
Junto a la regla general ya explicada, que estipula la ordenación de autoridades
de acuerdo a su rango, existen otras reglas particulares que gozan de
reconocimiento legal y son, por ello, de obligado cumplimiento:
Principio de residencia . "Si concurrieran varias personas del mismo rango y
orden de precedencia, prevalecerá siempre la de la propia residencia" (artículo
4.2 del Real Decreto 2099).
Principio de representación : "La persona que represente en su cargo a una
autoridad superior a la de su propio rango no gozará de la precedencia
reconocida a la autoridad que representa y ocupará el lugar que le corresponda
por su propio rango, salvo que ostente expresamente la representación de Su
Majestad el Rey o del Presidente del Gobierno" (artículo 9 del Real Decreto
2099).
3.6: Consortes y acompañantes
U n t ema c omp l e j o
El tema de los consortes, parejas, novios y acompañantes es uno de los más
complejos y delicados en materia de protocolo. De hecho, en el nivel oficial no
abundan en exceso los "actos con señora", que tienen su ámbito más propio en
eventos a los cuales el anfitrión acude con su esposa o esposo, y desea que
los demás invitados también acudan acompañados. Los casos más típicos son
los de actividades culturales o sociales.
¿Quiéndecide?
El anfitrión es el único que puede decidir si el acto se celebra con o sin parejas.
Y los invitados, obviamente, acatarán la convocatoria del aquél: por tanto,
nadie acudirá con consorte si la invitación no lo establece expresamente. Las
tarjetas, o las comunicaciones verbales mediante las que se cursen las
invitaciones, deben ser muy claras en este punto y no dejar margen para la
confusión.
¿C ómo se o r d e n a n ?
La regla protocolaria es muy clara en cuanto a la ordenación de invitados en
actos con pareja: los consortes recibirán el mismo tratamiento que sus
respectivos. En el caso de las mujeres, hay que decir que las esposas han
gozado desde siempre del mismo tratamiento y precedencia que sus maridos.
En cambio, cuando el caso era el inverso (el consorte masculino de un alto
cargo femenino) esta regla de equiparación no se aplicaba hasta épocas muy
recientes, cuando el principio de igualdad de sexos finalmente se ha impuesto
en todos los ámbitos.
Hoy en día, los consortes (con independencia de su sexo) tienen el mismo
rango que sus cónyuges, y del mismo modo han de ser tratados los
compañeros y parejas estables, sea cual sea la condición legal que los une.
Como ya hemos dicho, la tradición indica que en los almuerzos los matrimonios
o parejas no se sienten juntos, e incluso, si es posible, tampoco uno en frente
del otro. En los actos públicos institucionales, los consortes no suelen ocupar
plaza en la presidencia (excepto la Familia Real) pero se les asigna un lugar
distinguido en otra parte.
La expresión "y acompañante" que aparece con cierta frecuencia en las
invitaciones entendemos que es equívoca, pues no se refiere solo al consorte o
pareja sino que, en realidad, incluye a cualquier otra persona que desee
acompañar al invitado titular. Y, de esta forma, podría suceder que en un acto
se esperase al invitado con su mujer o marido, y apareciera aquél, por ejemplo,
con su padre o su nieto, o simplemente con un amigo.

Parte 2 U2: Derecho Premial: distinciones sociales

2 1: Introducción
El Derecho Premial, que por definición es el opuesto al Penal, está formado por
la legislación que regula la recompensa de los actos meritorios, es decir, el
conjunto de honores con que se premian los servicios valiosos de un individuo
o una colectividad. Entre ellos, destacan las condecoraciones, otorgadas por la
Administración o por entidades privadas, y los títulos nobiliarios. Los
tratamientos, o títulos de cortesía que se utilizan, de palabra y por escrito, al
dirigirse a determinadas personas, son también una modalidad de las
distinciones.
En todas las civilizaciones de la historia (Grecia, Roma, etc.) han existido
símbolos externos para reconocer los servicios prestados a la sociedad por
personajes, colectivos e incluso naciones completas.
Medallas, collares, plumas, escudos y toda clase de elementos singulares han
sido utilizados para dejar constancia de los especiales méritos de aquellos a
quienes se otorgaban tales premios.
2 2: Órdenes y condecoraciones
Conceptos
Aunque en ocasiones se utilizan como sinónimos, es preciso diferenciar, dentro
de la categoría general del Derecho Premial, tres tipos de distinciones: las
órdenes, las condecoraciones y las medallas.
Las órdenes son grupos de personas en las cuales se ingresa como premio,
que poseen un componente de hermandad entre sus miembros y a cuya
cabeza se sitúa un personaje,que suele ser conocido como soberano o jefe.
Históricamente han sido muy importantes las órdenes militares, que luego
mencionaremos.
Las condecoraciones son sólo muestras de reconocimiento por parte de los
poderes públicos a ciertas personas con méritos, pero las agraciadas con las
mismas no constituyen una comunidad colegial como sucede en el caso de las
órdenes. Las medallas son una modalidad de las condecoraciones, limitadas a
recompensar actos singulares o a conmemorar ciertos eventos (por ejemplo, la
medalla de las Bellas Artes, la medalla de la jura de Alfonso XIII, etc.)
Algunas de las principales órdenes, condecoraciones y medallas, civiles y
militares, que existen en España son las siguientes:
Órdenes civiles
Lasclásicas...
Entre las más antiguas cabe destacar:
Insigne Orden del Toisón de Oro , creada por Felipe III el Bueno, duque de
Borgoña, en 1430. Es un collar formado por eslabones y pedernales
despidiendo llamas, con la divisa "ante ferit, quam flama micet" ("golpea antes
de que surja la llama", en referencia a la necesidad de actuar antes de que los
problemas crezcan demasiado), del que cuelga el toisón o vellocino. La jefatura
de la Orden corresponde al Rey de España, que incorpora el collar de la Orden
en su propio escudo. El número máximo que puede alcanzar es de 60, y la
propiedad de los collares pertenece a la Orden, de manera que al fallecer los
condecorados con el toisón, sus familiares han de devolver al collar a los
soberanos españoles. En la gran mayoría de los casos ha recaído en
monarcas de distintos países, aunque en junio de 2007 fue concedida
esta orden al ex presidente del Gobierno español Adolfo Suárez.
Real y muy distinguida Orden de Carlos III , creada por Carlos
III en 1771 con el lema "Virtuti et merito". Su objetivo es recompensar a los
ciudadanos que con sus esfuerzos, iniciativas y trabajos hayan prestado
servicios eminentes y extraordinarios a la nación, y está considerada como la
más distinguida condecoración civil que puede ser otorgada en España. Los
grados de la orden son cinco: Collar, Gran Cruz, Encomienda de número,
Encomienda y Cruz. Desde 1983 puede ser concedida a mujeres.
Real Orden de Isabel la Católica , creada por Fernando VII en 1815 con
el nombre de "Real y Americana Orden de Isabel la Católica", con el fin
de "premiar la lealtad acrisolada a España y los méritos de ciudadanos
españoles y extranjeros en bien de la Nación y muy especialmente en
aquellos servicios excepcionales prestados en favor de la prosperidad de
los territorios americanos y ultramarinos". Los grados son similares a los
de la Orden de Carlos III, y se concede a personalidades de muy diverso
carácter: por ejemplo, la cantante argentina Chavela Vargas o el grupo
musical argentino Les Luthiers.
. . . y o t r a s mu y a c t u a l e s
Pero existen otras mucho más modernas, como estas:
Orden del Mérito Constitucional , creada en 1988 para premiar a
aquellas personas que hayan realizado actividades relevantes al servicio
de la Constitución y de los valores y principios en ella establecidos.
Orden de Reconocimiento a las Víctimas del Terrorismo , creada en
1999 con la intención de honrar a fallecidos, heridos o secuestrados en actos
terroristas.
Medallas civiles
Existe un gran número de medallas civiles, siendo las más relevantes las que
se conceden por Real Decreto y tienen honores. Algunas de las más antiguas
son la Medalla al Mérito en el Trabajo , la Medalla al Mérito en el Seguro, y
la Medalla al Mérito Penitenciario . La Medalla al Mérito en el Trabajo es una
condecoración nacional civil que se concede en mérito de una conducta
socialmente útil y ejemplar en el desempeño de los deberes que impone el
ejercicio de cualquier trabajo, profesión o servicio; o en compensación por
daños y sufrimientos padecidos en el leal cumplimiento de ese mismo deber
profesional. Tiene tres categorías: oro, plata y bronce.
Puede otorgarse a título de premio individual o como recompensa colectiva a
corporaciones, asociaciones, entidades o empresas. También se podrá
conceder, excepcionalmente, a personas o colectividades extranjeras que
se hayan hecho acreedoras a la distinción.
La Medalla de oro es otorgada por Real Decreto a propuesta del Ministro de
Trabajo y Seguridad Social y previa deliberación del Consejo de Ministros,
publicándose la concesión en el Boletín Oficial del Estado.
Las restantes Medallas serán concedidas por Orden del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, que se insertará, asimismo, en el periódico oficial.
Las personas condecoradas con la Medalla de Oro tendrán el tratamiento de
excelencia, y las que reciban la de Plata recibirán el de ilustrísimo.

2 3: Títulos nobiliarios
¿ Qué son?
Son privilegios concedidos por los Reyes para distinguir a los miembros de
la nobleza. En la actualidad, tales privilegios son sólo protocolarios, pero
durante la Edad Media constituyeron la base del feudalismo. Hoy
sobreviven casi exclusivamente en las monarquías: España, Reino Unido,
Bélgica, Países Bajos, Suecia, etc.
El origen de los títulos nobiliarios se encuentra en las recompensas que los
caudillos concedían, antes de la formación de los Estados modernos, a los
jefes de tropa por sus gestas militares. Estas recompensas podían consistir
en una parte de los territorios conquistados, sobre la que pasaban a ejercer
una dominación patrimonial con amplias facultades jurídicas y económicas.
Otros títulos fueron creados por los monarcas para delegar su autoridad en
determinadas regiones.
Con la Revolución Francesa desapareció la sociedad estamental y sus
privilegios, con lo que se vació de contenido el hecho de poseer un título
nobiliario. Hoy siguen existiendo, y de hecho la Constitución española de 1978
otorga al Rey la facultad para concederlos, pero su único contenido es el de
otorgar a su titular el derecho a usarlos y protegerlos frente a terceros. No son
susceptibles de compra ni venta, ysu uso indebido está perseguido por la ley.
Actualmente, la posesión de un título
nobiliario no otorga ningún privilegio, sino
que se trata de una distinción meramente
honorífica
Categorías vigentes
Las cinco categorías que perduran son las siguientes,
ordenadas de mayor a menor rango:
Duque. El dux (capitán o caudillo, en latín) tenía dominio sobre un gran
territorio, y era por tanto el título de más alto relieve. En todos los sistemas
nobiliarios actuales, es el de mayor rango después del Rey y de los Príncipes.
En España este título incluye de por sí la Grandeza de España, lo que no
sucede con ninguno de los demás.
Marqués. El término procede de una palabra germánica que significa frontera,
ya que los marqueses eran gobernadores y defensores del territorio señalado
por ciertos límites, las marcas, que separaban el mundoromano del germánico.
Conde. El comes (compañero) era la persona que acompañaba y atendía al
rey, es decir, el dignatario más próximo al soberano, en cuyo nombre pasaron
después a ser gobernadores de pequeños territorios. A pesar de noser su
rango el más elevado, es un título muy vinculado a la Corona de España; el
propio padre, ya fallecido, del rey Juan Carlos, don Juan de Borbón y
Battenberg, era conde de Barcelona.
Vizconde. Era el sustituto del conde, quien hacía las veces de éste. Entre la
nobleza europea, el vizcondado se convirtió en un título de cortesía que se
daba a los hijos de los condes, en espera de que heredaran el título de sus
padres. En nuestro país goza de plena vigencia, como título propio e
independiente del de conde.
Barón. Las baronías están consideradas como los títulos nobiliarios más
antiguos, y la palabra tiene su origen en un término germánico que significa
hombre libre y guerrero. A pesar de tratarse del título de menor rango, tiene un
valor especial, por ser menos común que otros títulos nobiliarios, como el
marquesado.
La Grandeza de España fue instituida, como la máxima categoría de la
nobleza, por el emperador Carlos I de España y V de Alemania, en 1520, año
de su coronación en Aquisgrán. Aunque sólo implicaba privilegios honoríficos a
sus titulares (como ser tratados de primos por el monarca y poder permanecer
cubiertos en su presencia) gozó de un gran prestigio en la Europa de los siglos
XVI a XVIII.
Aun hoy, el Rey de España puede, al otorgar un título, concederle el honor
adicional de la Grandeza. El título de duque incluye de por sí la Grandeza.
Consortes y sucesión
Consortes. Los consortes legales de quienes ostentan las dignidades
nobiliarias así como los cónyuges viudos, mientras permanezcan en
este estado, disfrutan del mismo tratamiento y honores que sus
cónyuges.
Sucesión. Los títulos nobiliarios pueden ser hereditarios o no. Los más
comunes son los hereditarios, en cuyo caso a la muerte del titular son
transmitidos a sus familiares o descendientes. De hecho, se suele
considerar que otra de las finalidades de los títulos nobiliarios es la de
mantener vivo el recuerdo histórico al que se debe su otorgamiento, y
por esta razón la sucesión en el título queda vinculada a las personas
que pertenecen al linaje del beneficiario.
Los títulos no hereditarios, de carácter excepcional, son vitalicios, personales e
intransferibles. En cuanto a la sucesión de los títulos, históricamente se venía
concediendo preferencia al varón sobre la mujer, con independencia de la edad
de cada uno, pero esto ha cambiado completamente con la aprobación de la
Ley 33/2006, de 30 de octubre, sobre igualdad del hombre y la mujer en el
orden de sucesión de los títulos nobiliarios, conforme a la cual "el hombre y la
mujer tienen igual derecho a suceder en las Grandezas de España y títulos
nobiliarios, sin que pueda preferirse a las personas por razón de su sexo
en el orden regular de llamamientos".
La sucesión no se produce automáticamente por el fallecimiento del titular sino
que el título queda vacante, y la persona que se considere con derecho debe
tramitar un expediente ante el Ministerio de Justicia para acreditar su
parentesco y su derecho a sucederle. Para esto existe el plazo de un año.
Cuando un título vacante no es objeto de transmisión en un periodo de tiempo
superior a cinco años, entra en la situación denominada caducidad, de la que
puede salir si, antes de transcurrir 40 años en dicho estado, es solicitada su
rehabilitación por un pariente del último poseedor legal (se admite hasta el
sexto grado civil).
2 4: Los tratamientos
Nociones generales
Los tratamientos son títulos de cortesía, de carácter honorífico, que se utilizan
al dirigirse a determinadas personas, ya sea de palabra o por escrito.
¿Q u i é n e s s o n s u s t i t u l a r e s ?
Pueden ostentarlos tanto las personas físicas (un ministro, por ejemplo) como
entidades o instituciones (una Diputación), aunque esta segunda modalidad
tiende a desaparecer. Y, a su vez, las personas físicas pueden disfrutar de
tratamiento por ocupar un determinado cargo (mismo ejemplo del ministro, o un
alcalde) o bien por sus propios méritos (por ejemplo, por haber recibido una
condecoración).
Duración
El honor de ser distinguido con un tratamiento siempre es intransferible, pero
su duración varía. Cuando se posee a título particular, se disfruta
vitaliciamente, pero, si tiene su origen en el hecho de ostentar un cargo, el
derecho al tratamiento cesará al mismo tiempo que se abandona tal
responsabilidad, con algunas excepciones señaladas en las leyes, por ejemplo:
El tratamiento de los consejeros que forman el Consejo de Estado es el de
"excelencia" y lo conservarán después de cesar en el cargo, salvo que fuera
por separación (Reglamento orgánico del Consejo de Estado, artículo 23).
Los senadores tendrán tratamiento de "excelencia", que conservarán con
carácter vitalicio (Reglamento del Senado, artículo 23).
E n t r a n s f o rma c i ó n p e rma n e n t e
Se trata de una materia muy cambiante, con una regulación dispersa, pues
muchos organismos han dictado y siguen dictando normas por las que
atribuyen tratamientos diversos a sus miembros. Las Comunidades
Autónomas, por ejemplo, han reconocido a sus autoridades distintas clases de
tratamientos, según lo que en cada caso consideraron oportuno, puesto que no
existe una normativa común a nivel nacional que unifique o coordine la
cuestión. Los tratamientos que derivan de la concesión de una condecoración
varían mucho de unos casos a otros, y habrá que estar a lo que se establezca
en las disposiciones por las que se rigen y conceden.
Además, se constata una tendencia a elevar los rangos, de manera que cada
vez existen más autoridades con la dignidad de excelencia. No obstante, esta
inflación de tratamientos no pasa con frecuencia del plano teórico, pues se
vienen utilizando menos en la comunicación verbal, salvo que sea
con personas de muy elevada jerarquía. En la comunicación escrita
(encabezamiento de cartas, por ejemplo), es donde mantienen aún una mayor
vigencia. En caso de duda sobre el tratamiento a aplicar, se aconseja realizar
una consulta previa.
Tratamientos en España
Los tratamientos más usuales en España, clasificados de mayor a menor
rango, son los siguientes:
Excelencia. Es el más importante de todos, y por ello corresponde a las
autoridades de superior categoría, tanto civiles como militares.
Por escrito se utiliza "Excelentísimo señor" o sus abreviaturas "Excmo. Sr.", "S.
E." o "V. E.". Oralmente, se dirá "Su excelencia" o "Vuestra excelencia"
("Vuecencia" es sinónimo de esta última expresión, pero está en desuso).
Señoría ilustrísima . Es el segundo nivel de tratamiento, propio solo del
ámbito civil. Por escrito: "Ilustrísimo señor" o en abreviatura"Ilmo. Sr.". De
palabra: "Su ilustrísima" o "Vuestra ilustrísima".
Señoría. El tercer rango de tratamiento se utiliza cada vez menos, salvo en
ámbitos específicos como el judicial o el militar, en los que goza de gran
tradición, y suele confundirse con el de "Señoría ilustrísima" pese a ser
distintos. Su forma escrita es "Ilustre señor" (poco empleada, y diferente a
"Ilustrísimo señor") o simplemente"Señor". Oralmente se dice "Su señoría",
"Vuestra señoría" o el apócope "Usía".Veremos ahora, brevemente, los
principales tratamientos existentes en España.
Tratamientos de la Familia Real
Rey y Reina.
Escrito: Su Majestad, Sus Majestades, S.M., SS.MM.
Hablado: Vuestra Majestad, Vuestras Majestades, Señor, Señora.
Príncipe y Princesa de Asturias.
Escrito: Su Alteza Real, Sus Altezas Reales, S.A.R., SS.AA.RR.
Hablado: Vuestra Alteza, Vuestras Altezas, Alteza, Altezas, Señor,
Señora.
Infantas de España; hermanas y tías del Rey; hijos de los
Príncipes de Asturias, y duque de Calabria.
Igual a los Príncipes de Asturias.
Tratamientos en las Administraciones central, autonómica y
local
A dmi n i s t r a c i ó n C e n t r a l
La casuística es muy variada, como ya hemos dicho, por lo que muchas veces
será necesario consultar el tratamiento aplicable a determinadas autoridades o
miembros de órganos o entidades públicas. Como regla general, el presidente
del Gobierno, los ministros y los titulares de los órganos másimportantes del
Estado han gozado siempre del tratamiento de "excelencia", correspondiendo
el de "señoría ilustrísima" a otras autoridades de alto nivel pero inferior al de los
mencionados con anterioridad.
No obstante, hay que mencionar en este punto la reciente aprobación del
Código del Buen Gobierno de los miembros del gobierno y de los altos cargos
de la Administración General del Estado, por acuerdo del Consejo de
Ministros del 18 de febrero de 2005. Este documento prescribe, entre otros
extremos, que "el tratamiento oficial de carácter protocolario de los miembros
del gobierno y de los altos cargos será el de señor/ señora, seguido de la
denominación del cargo, empleo o rango correspondiente. En misiones
oficiales en el extranjero les corresponderá el tratamiento que establezca la
normativa del país u organización internacional correspondiente".
Los ex presidentes del Gobierno gozan de un estatus especial, regulado en el
Real Decreto 405/1992, de 24 de abril, según el cual"gozarán del tratamiento
de Presidente y ocuparán el lugar protocolario que oficialmente les corresponda
conforme al Ordenamiento General de Precedencias en el Estado". En efecto,
el Real Decreto 2099/83 contempla esta figura y le asigna una precedencia
destacada.
En el caso de la diplomacia, aunque en realidad no es más que un
departamento de la Administración del Estado, su dilatada trayectoria
histórica en materia de protocolo le ha llevado a disfrutar de un desarrollo
minucioso de los tratamientos, que se recoge en el Reglamento Orgánico de la
Carrera Diplomática. Así, los embajadores son "excelencia" y los consejeros
de Embajada "señoría ilustrísima".
C omu n i d a d e s A u t ó n oma s
Las Comunidades Autónomas han aprobado sus propias normas en materia de
protocolo y tratamientos, las cuales, lógicamente, serán las que deban
aplicarse en el territorio de cada Comunidad. Junto con los tratamientos
habituales que venimos mencionando, algunas Comunidades han recuperado
otros más antiguos y tradicionales: por ejemplo "Muy honorable señor" y
"Honorable señor" que se utilizan en Cataluña, Comunidad Valenciana e Islas
Baleares.
A dmi n i s t r a c i ó n L o c a l
En el caso de la Administración local, es tradición muy arraigada reconocer el
tratamiento de "excelencia" para los alcaldes de Madrid y Barcelona; el de
"señoría ilustrísima" para los de las demás capitales de provincia; y el de
"señoría" para los de los restantes municipios. Un esquema similar se aplica
para las Diputaciones (órgano que en Madrid no existe). Hay que decir que
algunos Ayuntamientos y Diputaciones tienen reconocido legalmente el
tratamiento de "excelentísimo- a" o "ilustrísimo- a", aunque estos títulos
corporativos e impersonales tienen escasa eficacia práctica.
Sobre este régimen general ha venido a incidir la Ley 57/2003, "de grandes
ciudades", que concede el tratamiento de Excelencia a los alcaldes de estos
municipios, y el de Ilustrísimo a los tenientes de alcalde.
Tratamientos en el Parlamento español
Los presidentes de las Cámaras tienen el tratamiento de "excelencia". No
coincide, en cambio, el de los miembros de aquellas, pues los diputados
reciben el de "señoría" mientras que a los senadores corresponde el
de "excelencia". En la práctica, es habitual que los diputados del Congreso
sean tratados también como "excelencia".
Tratamientos en la Administración de Justicia
Se reserva el de "excelencia" para los cargos más altos (presidentes y
magistrados del Tribunal Constitucional, Tribunal Supremo, Consejo
General del Poder Judicial, etc.), correspondiendo a los demás
magistrados y fiscales el de "señoría ilustrísima". Los jueces gozarán
del tratamiento de "señoría". El Consejo General del Poder Judicial
aprobó, con fecha 23 de noviembre de 2005, el Reglamento de
Honores, Tratamientos y Protocolo en los actos judiciales solemnes,
donde se regulan con detalle los tratamientos que corresponden a los
distintos titulares de órganos judiciales.
Tratamientos militares
Según establecen las Reales Ordenanzas de los ejércitos, en el ámbito militar
sólo se emplearán los tres tratamientos siguientes:
Excelencia. Para los oficiales generales, que incluyen: capitán general,
general, teniente general, almirante, vicealmirante y contralmirante jefe.
Señoría. Para los coroneles y capitanes de navío, que incluyen: coronel,
teniente coronel, capitán de navío y capitán de fragata.
Usted. Para los demás miembros de las Fuerzas Armadas.
Tratamientos eclesiásticos
El Papa es "Santidad". Escrito: Santísimo Padre. Hablado: Su Santidad,
Vuestra Santidad, Padre Santo o Santo Padre. A todos los efectos es
jefe de Estado y recibe este tratamiento en sus viajes internacionales.
Los cardenales, en cuanto príncipes de la Iglesia, son "Eminencia".
Escrito: Eminentísimo señor o Excelentísmo y reverendísimo señor.
Hablado: Su Eminencia, Vuestra Eminencia.
Los arzobispos son Excelencia (por escrito: Excelentísimo señor, y en
ocasiones Excelentísimo y reverendísimo señor); y los obispos Señoría
ilustrísima.
Tratamientos universitarios
Conforme a la Ley orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la
Ley orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades, "Las autoridades
universitarias recibirán el tratamiento de señor o señora, seguido de la
denominación del cargo. Los Rectores de las universidades recibirán, además,
el tratamiento académico de Rector Magnífico o Rectora Magnífica".
Tratamientos derivados de distinciones sociales
Como ya hemos dicho, la concesión de un título nobiliario o de una
condecoración no tiene más efecto que el derecho a utilizarlos y protegerlos
ante terceros. El derecho a utilizarlos incluye casi siempre la posibilidad de usar
un determinado tratamiento, que se concreta en la misma disposición por la
que se concede el premio.
2.5 Honores militares
El Ejército es un colectivo donde todo lo relativo a protocolo, honores y
tratamientos está minuciosamente regulado. Las normas principales son las
Reales Ordenanzas de cada uno de los tres ejércitos y el Reglamento de
Honores Militares, aunque en diversas leyes sobre la milicia se contienen
disposiciones de interés protocolario.
El saludo, sin armas o con ellas; la rendición de honores a autoridades o a la
bandera; las honras fúnebres, etc., son algunas de las modalidades más
frecuentes de honores en el ámbito militar.
Las Fuerzas Armadas, representando a la nación y en nombre de los poderes
del Estado, serán las encargadas de rendir los honores de ordenanza en los
actos o ceremonias oficiales.
En concreto, se rendirán honores a:
La bandera de España.
SS.MM. los Reyes, y SS.AA.RR. los Príncipes de Asturias y los Infantes de
España.
Las autoridades civiles de superior rango: presidente del Gobierno,
vicepresidentes y ministros, presidentes del Congreso y el Senado, del Tribunal
Constitucional y del Consejo General del Poder Judicial.
Las autoridades militares que se determinan en el Reglamento de Honores
Militares: hasta el rango de tenientes generales y almirantes.
Las autoridades extranjeras del máximo rango: jefes de Estado, presidentes de
Gobierno, ministros de Defensa y determinadas autoridades militares.
La gradación de los honores se manifiesta por la posición de las armas, por la
interpretación de Himno Nacional o de la Marcha de Infantes y por el número
de caonazos y voces de ¡"Viva España!"
Así, la escala de honores, de mayor a menor, es la siguiente:
Arma presentada e Himno Nacional versión completa (cincuenta
y dos segundos).
Arma presentada e Himno Nacional versión breve (veintisiete
segundos).
Arma presentada y Marcha de Infantes.
Arma sobre el hombro y Marcha de Infantes.
Arma descansada y Marcha de Infantes.
Arma descansada.
Formación sin armas.
A partir de este esquema general, se van concretando los honores militares
que corresponden en cada caso. Por ejemplo:
A la bandera de España y a S.M. el Rey se rendirán los honores máximos:
arma presentada e Himno Nacional completo, salva de 21 cañonazos y siete
voces de ¡"Viva España!"
Al presidente del Gobierno: arma presentada e Himno Nacional (versión breve),
salva de 19 cañonazos y cinco voces ¡"Viva España!"
Los honores sólo se rendirán, salvo orden expresa en contra, desde las ocho
de la mañana, hora en que se iza la bandera nacional, hasta el ocaso. Si el
Gobierno decreta luto nacional por un período de tiempo
determinado, la bandera permanecerá a media asta ininterrumpidamente día y
noche y no se rendirán honores.

Parte 3: Banderas, escudos e himnos

Quéesunabandera
Se denomina bandera a la pieza de tela, generalmente rectangular, con
los colores y emblemas de una nación, región o ciudad, de una institución (por
ejemplo, una universidad o una fundación), o incluso de una entidad privada.
Constituye uno de los principales símbolos de la colectividad a la que
representa, y por ello es digna del mayor respeto; en el caso de la bandera de
un país, se le brinda la máxima reverencia.
F o rma t o s
El formato más habitual de las banderas es el rectangular, pero también existen
otros como los siguientes:
Cuadra: es la bandera que tiene sus lados iguales, es decir, que es cuadrada.
Gallardete: banderola rematada en punta, que se utiliza mucho en mástiles
de embarcaciones como señal o aviso.
Corneta: es aquella bandera que termina en dos puntas.
Mo d a l i d a d e s
Las dos modalidades principales, de acuerdo al sistema de sujeción al mástil,
son:
Bandera de enastar . Propia de las Fuerzas Armadas, tiene un borde lateral
del paño unido al asta.
Bandera de endrizar . Está unida al asta mediante un cordón o correa,
llamado cabo, que se fija en el extremo superior del mástil, de modo que la
bandera queda sujeta al mismo por los dos extremos.
La bandera de España. Legislación
La Constitución se refiere a la bandera en su Título Preliminar, y en uno de sus
primeros artículos, el 4:
"La bandera de España está formada por tres franjas horizontales, roja,
amarilla y roja, siendo la amarilla de doble anchura que cada una de las rojas".
Estos colores datan del reinado de Carlos III.
En la franja amarilla se podrá incorporar el escudo de España.
Conforme a la Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la
bandera de España y el de otras banderas y enseñas, "La bandera de España
simboliza la nación; es signo de la soberanía, independencia, unidad e
integridad de la patria y representa los valores superiores expresados en la
Constitución".
El Real Decreto 1511/1977, de 21 de enero, por el que se aprueba el
Reglamento de Banderas y Estandartes, Guiones, Insignias y Distintivos,
determina distintas medidas para las banderas oficiales que cuelguen de los
edificios del Estado, cuyo tamaño será proporcionado a la altura de aquéllos. El
tamaño más pequeño, de 0,75 x 0,50 m., es el que corresponde a edificios con
menos de 10 m. de altura y a banderas de interior.
Ordenacióndebanderas
La bandera de España deberá ondear en el exterior y ocupar el lugar
preferente en el interior de todos los edificios y establecimientos de la
Administración central, institucional, autonómica, provincial o insular y
municipal del Estado. En las sedes de los órganos constitucionales del Estado
y de los órganos centrales de la Administración del Estado, será la única que
ondee y se exhiba.
Igualmente será la única en los edificios públicos militares y en los
acuartelamientos, buques, aeronaves y cualesquiera otros establecimientos de
las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas de Seguridad del Estado. También se
colocará en los locales de las misiones diplomáticas y de las oficinas
consulares.
La ley deja muy claro que "Cuando se utilice la bandera de España ocupará
siempre lugar destacado, visible y de honor", y subraya que, si junto a ella se
utilizan otras banderas, la de España "ocupará lugar preeminente y de máximo
honor y las restantes no podrán tener mayor tamaño". Se entiende por lugar
preeminente y de máximo honor:
Cuando el número de banderas que ondeen juntas sea impar, la posición
central.
Si el número de banderas que ondean juntas es par, de las dos posiciones que
ocupan el centro, la de la derecha de la presidencia si la hubiere o la izquierda
del observador.
Cuando la bandera nacional deba ondear junto a la de otros Estados o
naciones, "lo hará de acuerdo con las normas y usos internacionales que rigen
esta materia en las relaciones entre Estados, así como con las disposiciones y
reglamentos internos de las organizaciones intergubernamentales y las
conferencias internacionales".
Queda prohibida la utilización en la bandera de España de cualquier símbolo o
siglas de partidos políticos, sindicatos, asociaciones o entidades privadas.
Lutooficial
La bandera nacional sólo podrá hacerse ondear a media asta por decisión del
Consejo de Ministros. Y si la declaración de luto oficial es adoptada en una
Comunidad Autónoma, provincia o municipio, sólo afectará a la bandera de la
institución que decrete el duelo, pero no a las demás que ondeen juntas.
El luto se manifiesta en las banderas del siguiente modo:
Banderas de interior: se coloca un crespón o lazo negro en la parte superior
del mástil.
Banderas de exterior: se hacen ondear a media asta, sin necesidad de
colocar el crespón.
Cuando se utiliza junto a otras, la bandera
de España ocupará lugar preeminente y de
máximo honor
B a n d e r a s a u t o n ómi c a s
El artículo 4.2 de la Constitución establece que "Los Estatutos podrán
reconocer banderas y enseñas propias de las Comunidades Autónomas". Y
que "Estas se utilizarán junto a la bandera de España en sus edificios públicos
y en sus actos oficiales".
La Constitución no se refiere a las banderas de las entidades locales, pero sí lo
hace la Ley 39/1981, que reconoce expresamente la posibilidad de que
Ayuntamientos, Diputaciones y otras Corporaciones públicas utilicen sus
propias banderas.
Las 17 Comunidades Autónomas y las dos Ciudades Autónomas (Ceuta y
Melilla) disponen de banderas propias, definidas en sus correspondientes
estatutos, y en muchos casos desarrolladas posteriormente mediante leyes
aprobadas por sus parlamentos.
La bandera propia de una Comunidad Autónoma deberá ondear, juntamente
con la de España, en todos los edificios públicos civiles del ámbito territorial de
aquélla, sucediendo lo mismo, en sus respectivos territorios, con las enseñas
de los Ayuntamientos, Diputaciones y cualesquiera otras corporaciones.
La bandera autonómica ocupará la segunda posición, es decir, a la derecha de
la nacional (izquierda del observador) si el número es impar, y a la izquierda
(derecha del observador) si la cifra es par.
Si en un acto tienen que colocarse juntas varias enseñas autonómicas, se
ordenarán de acuerdo al criterio de antigüedad, contado por la fecha de
publicación de sus respectivos Estatutos de Autonomía en el Boletín Oficial del
Estado, a partir siempre de la española (nº 1) y de la de la Comunidad donde
se celebre el acto (nº 2). El orden de las banderas autonómicas es el siguiente:
País Vasco
Cataluña
Galicia
Andalucía
Principado de Asturias
Cantabria
La Rioja
Región de Murcia
Comunidad Valenciana
Aragón
Castilla La Mancha
Canarias
IAAP
Página 43 de 95
Navarra
Extremadura
Islas Baleares
Comunidad de Madrid
Castilla y León
Ceuta
Melilla
Banderaslocales
Las banderas de los distintos municipios ondearán exclusivamente en las
sedes de las instituciones locales o en actos promovidos por ellas y, por lo
general, ocuparán la posición inmediata a la autonómica,es decir, el tercer
lugar.
La colocación de varias banderas locales de una misma Comunidad vendrá
determinada por la prelación entre los distintos municipios, que normalmente
encabezará la capital y seguirán el resto de los Ayuntamientos de acuerdo al
número de habitantes censados, salvo que otras consideraciones históricas
hayan motivado un criterio distinto.

S i s t ema s d e o r d e n a c i ó n
A efectos de protocolo, las banderas se ordenan igual que las personas, ya sea
conforme al sistema de alternancia o al lineal, y rige asimismo el principio que
establece la derecha como lugar de honor.
Ordenación en alternancia
Si el número de banderas es par, el primer lugar de los dos centrales será el de
la derecha (izquierda del observador), y el segundo el de la izquierda (derecha
del observador). La tercera en rango se situará a la derecha de la primera, la
cuarta a la izquierda de la segunda, y así sucesivamente.
Si el número de banderas es impar, la central es la que preside, y las demás se
van alternando a derecha e izquierda.
Ordenación lineal
Las banderas se ordenan en fila india, siendo el primer lugar el más próximo a
la presidencia del acto, a la puerta o a algún elemento singular de la estancia;
las demás se colocan simplemente por el orden que corresponda, iniciando el
recorrido desde la que preside.
Es bastante habitual el recurso a peanas triples, en las que se insertan tres
banderas, pues resultan muy cómodas para todo tipo de actos y situaciones.
Oficialesynooficiales
Cuando en un acto coinciden banderas oficiales y no oficiales (por ejemplo, la
bandera de una empresa en una ceremonia organizada por ella) no deben
ondear juntas. La solución para ordenarlas es disponerlas en dos grupos
diferenciados: por un lado, las oficiales, ordenadas entre sí de acuerdo a las
reglas ya expuestas, y por otro, las privadas.
PrincipiodeigualdadentreEstados
En la práctica internacional se considera que la soberanía de todos los países
es equivalente, con independencia de su población, poder político o
económico, de manera que unos no son más que otros. A la hora de disponer
banderas en un acto, este principio implica que todas serán iguales en tamaño
y categoría, ordenándose entre ellas de acuerdo a las reglas que antes hemos
expuesto.
A ello se suma una norma de cortesía diplomática según la cual, en visitas de
Estado, suele concederse una alta consideración a la bandera del país
visitante. En ocasiones se le cede incluso el puesto central
del juego de mástiles, aunque entonces se flanquearía con dos banderas
españolas, una a cada lado. De esta forma se otorga un elevado rango a la
bandera del país visitante, sin por ello hacer de menos a la nacional.
5: Los himnos y su protocolo
Concepto. Cómo se escuchan e interpretan
Conceptoyversiones
El himno es uno de los símbolos máximos de un país, que se interpreta en
actos solemnes, o con ocasión de visitas oficiales realizadas por autoridades
nacionales o extranjeras. También se utiliza en acontecimientos deportivos, en
la rendición de honores militares, y en otras situaciones que preveen las
leyes.
El himno nacional español se regula por Real Decreto 1560/1997, de 10 de
octubre, que dispone que "es el conocido tradicionalmente por Marcha
Granadera o Marcha Real Española". Su partitura oficial figura en el anexo del
mencionado Real Decreto.
Hay dos versiones del himno: completa y breve, pero en cualquiera de ellas, se
interpretará siempre íntegramente y una sola vez.
La versión íntegra dura 52 segundos, y consta de 16 compases, divididos en
dos secciones de cuatro compases repetidos cada una.
La versión breve dura 27 segundos, y consta de los cuatro compases de cada
sección, sin repetición.
C ómo s e e s c u c h a n e i n t e r p r e t a n
¿Cómo se escucha? Los miembros de los ejércitos deben escucharlo firmes y
en posición de saludo. Los civiles no están sujetos a ninguna obligación sobre
este particular, pero se considera cortés escuchar el himno del propio país en
pie y en actitud respetuosa.
¿Cuándo se interpreta? El himno nacional será interpretado, cuando proceda:
En versión completa:
En los actos de homenaje a la Bandera de España.
En los actos oficiales a los que asista Su Majestad el Rey o Su Majestad la
Reina.
En los demás actos previstos en el Reglamento de Honores Militares.
En versión breve:
En los actos oficiales a los que asistan Su Alteza Real el Príncipe de Asturias,
Su Alteza Real la Princesa de Asturias o Sus Altezas Reales los Infantes de
España.
En los actos oficiales a los que asista el Presidente del Gobierno.
En los actos deportivos o de cualquier otra naturaleza en los que haya una
representación oficial de España.
En los demás casos previstos en el Reglamento de Honores Militares.
Ordenación de himnos
Losprincipales
Si en un acto celebrado en un Ayuntamiento estuviera prevista la interpretación
de los himnos nacional, autonómico y local, por concurrir altas autoridades de
los tres ámbitos, el orden sería el siguiente:
Al inicio del acto: nacional, autonómico y local.
Al final del acto: local, autonómico y nacional.
Asimismo, en los actos y visitas de carácter internacional celebrados en
territorio nacional, cuando deban interpretarse himnos, en primer lugar se
ejecutarán los extranjeros y después el español. En las despedidas se aplicará
el orden inverso, siendo por tanto el himno español el primero en sonar.
Por supuesto, sólo podrán interpretarse las partituras oficiales vigentes, y los
músicos, que por lo general serán orquestas o bandas de música, estarán
ubicados en algún lugar discreto. En el caso de honores militares, la banda
forma con el resto de las compañías.

Parte Protocolo en actos públicos

La preparación de los actos
.La preparación de cualquier acto público es una labor compleja, que requiere
mucho trabajo, un conocimiento de al menos las nociones básicas de
protocolo, y también unas buenas dosis desentido común. No debe dejarse
nada a la improvisación, aunque luego, al llevar a la realidad lo proyectado, es
inevitable que se produzcan incidencias y que deban solventarse sobre la
marcha imprevistos de diversa naturaleza.
El objetivo de la fase de preparación siempre será conseguir un dibujo previo,
lo más detallado posible, de aquello que después ha de suceder. Como todo el
mundo sabe ya, "romper el protocolo" es, con frecuencia, algo que forma parte
del propio protocolo.
La tipología de los actos públicos es poco menos que infinita: visitas oficiales,
recepciones, entregas de premios, inauguraciones, desfiles militares, fiestas
oficiales de cualquier nivel de la Administración, hermanamientos, funerales
solemnes, y un larguísimo etcétera. Es obvio que los preparativos, y todo lo
que la organización protocolaria conlleva, variarán en gran medida en función
del tipo concreto de acto de que se trate, pero siempre será posible identificar
en ellos distintas fases.
Fasesdelacto
Cualquier acto es susceptible de ser dividido en fases o etapas, y esta es la
metodología más adecuada para iniciar las tareas preparatorias. Un esquema
muy simple, que no se cumplirá en todos los casos pero sí en un gran número,
sería el siguiente:
Recibimiento de los invitados.
Ordenación de los asistentes.
Ceremonia propiamente dicha.
Encuentro entre anfitrión, autoridades e invitados (aperitivo, comida, cóctel…)
Despedida.
La división del acto en varias fases constituye ya un borrador del cronograma
que, como veremos a continuación, es la columna vertebral del programa. La
misión de los organizadores es ir entrando en detalle, a partir de aquí,
ampliando el contenido de cada fase y disponiendo los medios necesarios para
que todas esas etapas se desarrollen a la perfección.
La clave en el protocolo de actos: preparación larga, ejecución corta
Felio Vilarrubias
Tareas principales
La preparación del acto incluirá una serie de tareas, a las que haremos
referencia en los epígrafes siguientes de esta unidad. Entre ellas, hay que citar
las siguientes:
Objetivos y filosofía . Aunque sea un intangible, esto tendría que ser lo
primero en la preparación de cualquier acto, pues difícilmente se podrá
organizar nada sin antes tener muy claro qué es lo que se pretende con
dicho acto, cuales son las motivaciones del anfitrión, qué mensaje o imagen se
desea transmitir, qué público es el más interesado en la materia, etc.
Nivel de formalidad . La decisión sobre el grado de solemnidad que se otorga
al acto es también una de las cuestiones previas que conviene resolver cuanto
antes.
Fechas. En función de la disponibilidad de las autoridades que deban
intervenir, se fijará la fecha de celebración del acto, que se notificará lo
antes posible a los principales invitados, aquellos cuya asistencia se considere
más necesaria, para que éstos hagan la reserva oportuna en sus respectivas
agendas.
Locales, vehículos y medios materiales . Es importante asegurar cuanto
antes la reserva del local previsto para celebrar el acto, así como de los
vehículos que sea necesario utilizar y de los demás medios materiales que
deban movilizarse.
Listas de invitados . Su elaboración, y envío con la antelación necesaria, es
una de las tareas principales en la preparación de cualquier acto, en la medida
en que determina el público que asistirá al mismo.
Diseño de elementos gráficos : tarjetas, carteles, etc. La mayoría de los actos
requiere el empleo de esta clase de elementos, que precisan un periodo previo
de confección y otro de impresión.
Forman parte importante de la imagen del acto, por lo cual deben cuidarse con
esmero.
Personal auxiliar necesario , secretarios, azafatas, ayudantes, etc. Habrá que
recurrir a él, en mayor o menor número, según la envergadura del acto.
Confirmación de asistentes . Cuando la fecha se aproxime, debe procederse
a confirmar la relación de asistentes, sobre todo si el aforo es limitado, pues es
probable que bastantes de losinvitados no se hayan tomado la molestia de
confirmar su asistencia o, en su caso, de comunicar la inasistencia.
Decoración del local. Algún tipo de decoración siempre será necesaria en
cualquier local que hayamos escogido para celebrar el acto.
Medidas de seguridad . Es un aspecto fundamental, que las propias Fuerzas
de Seguridad del Estado impondrán si está prevista la asistencia de
autoridades o personalidades de elevado rango.
El departamento de protocolo ha de actuar en estrecha coordinación con los
responsables de seguridad, pues son facetas complementarias e implican
criterios organizativos que han deconciliarse.
Atención a medios de comunicación . Constituye otro factor clave, que en
los últimos años ha adquirido una trascendencia muy grande. Con frecuencia
los actos se organizan, no tanto para el público que asiste físicamente a ellos,
sino para que lleguen a un número muy superior de personas, infinitamente
superior en ocasiones, que accede a ellos a través de la prensa, la radio,
la televisión, Internet, etc. Elaboración de comunicados y notas de prensa,
organización de ruedas de prensa y, en general, la relación con los medios, son
tareas más propias del departamento de prensa que debería existir en la
organización de cualquier acto importante, pero que afectan
también, y mucho, a los responsables de protocolo.
Ensayo del acto . La última tarea preparatoria de un acto es el ensayo
completo del mismo, que se realiza muy cerca ya de la fecha prevista para la
celebración de aquél, e incluso en el mismo día.
El programa
El programa es el instrumento básico para la preparación y el desarrollo de
cualquier acto público sujeto a protocolo. Constituye la guía a la que todos
deben atenerse: los invitados, los que intervienen en el acto de algún modo, y
por supuesto los propios organizadores. Un buen programa es requisito
necesario, aunque no siempre suficiente, para que un evento se desenvuelva
correctamente y alcance el éxito que sus promotores pretenden.
En el programa figuran días y horarios, lugares, personas y actividades
concretas. Cualquier detalle relevante, que pueda afectar a la ceremonia, ha de
estar contemplado en el programa. Todo acto, por sencillo que sea, debería
contar con uno.
Por supuesto, en actos en los que participen autoridades o cargos públicos, el
programa se convierte en un elemento imprescindible, que debe ser pactado
con anterioridad con los responsables de protocolo de las autoridades que
hayan de intervenir.
U n d o c ume n t o a b i e r t o
Como acertadamente se ha escrito, "en la organización de actos casi nunca se
habla de programa definitivo, salvo el que se lleva a la práctica en el momento
de la realidad". Hasta entonces se trabaja como un proyecto, "que hasta el
momento de su ejecución es susceptible de algunos o incluso de muchos
cambios" [Carlos Fuente Lafuente, Técnicas de organización de actos.
Ediciones Protocolo, 2006].
Ahora bien, tan cierto como esto es que el programa no se debe modificar en
exceso cuando algunas de las autoridades invitadas han confirmado su
asistencia sobre la base de una organización y un protocolo determinados.
Como mínima y obligada cortesía, es preciso informarles de los cambios que,
por razones imponderables, hubo que realizar en el programa, e incluso
brindarles la posibilidad de reconsiderar su asistencia al mismo.
C o p i a s y v e r s i o n e s d e l p r o g r ama
El programa debe cerrarse con anticipación suficiente, a fin de enviar una copia
resumida a los invitados principales, y en algunos casos, en versión muy
condensada, a los medios de comunicación y a los propios invitados si estos no
son muchos. Es conveniente el envío previo a las autoridades cuya
participación esté prevista, pues así todos sabrán lo que tienen que hacer en
cada momento, cuando intervienen, el tiempo de que disponen, etc.
El programa completo y detallado, donde se recoge todo minuciosamente, es
un documento reservadoque sólo deben manejar los responsables de protocolo
y seguridad. En actos importantes y que cuenten con un equipo profesional de
organización, es habitual confeccionar lo que se conoce como "programa de
bolsillo": el programa completo, o al menos una versión amplia del mismo,
reproducido en tamaño reducido para poderlo manejar fácilmente y llevar en el
bolso, sin tener que cargar con el documento original.
Elementos del programa
Dentro del concepto global de programa se engloban distintos documentos
que, en los casos más complejos, pueden llegar a ser los siguientes:
Cronograma. Es el corazón o pieza central del programa, lo que nunca puede
faltar. Consiste en el horario del acto, e indicará al menos, para los sucesivos
hitos horarios, el lugar, la actividad que en cada caso se produzca, y en
ocasiones las personas que intervienen en ella.
El cronograma ha de explicar, secuencia a secuencia, los movimientos y
acciones en que se va plasmando la ejecución del acto. Es de gran utilidad
para el anfitrión o presidente, pues le brinda una auténtica fotografía del
evento, y para los responsables de protocolo constituye el instrumento
fundamental de trabajo.
Planos. Conjunto de croquis, mapas y planos en los que se muestran los
lugares, instalaciones y edificios a visitar, los recorridos a realizar por todos
ellos, y los emplazamientos reservados a los asistentes. Es una de las partes
del programa en la que intervienen los servicios de seguridad de manera más
directa.
Rutas y caravanas . Documentación relativa a los desplazamientos a realizar,
sobre todo en automóvil, y composición de las caravanas de vehículos que se
organizarán a estos efectos.
En ocasiones convendrá tener previstas rutas alternativas, por si hubiera algún
problema en las principales.
Y siempre habrá que prestar especial atención al tema de los aparcamientos, y
a los lugares exactos donde los coches hayan de detenerse para que las
autoridades accedan a ellos o los abandonen.
Cuando se formen caravanas de vehículos, en esta parte del programa se hará
constar su composición con detalle.
Listados. Otra pieza clave del programa es la relación o índice de los invitados
al acto, que se va actualizando a medida que se producen altas y bajas, hasta
llegar al listado definitivo que se cierracon la antelación que en cada caso se
considere necesaria.
Notas de protocolo . Mensajes personalizados, a modo de fichas, en los que
se ofrece información concreta a algunos invitados sobre los momentos en que
deben intervenir o sobre otros extremos que les afecten directamente.
Diseños y grafismos . Modelos de carteles, invitaciones, tarjetas, menús,
credenciales y cualquier otro elemento que cuente con diseño.
Documentación sobre el acto . Información relativa al acontecimiento que
motiva la ceremonia.
Por ejemplo, si es una entrega de premios, las biografías de los premiados; si
es una exposición de pintura, datos sobre el artista y la obra expuesta, etc.
Anexos. Material añadido sobre cualquiera de los puntos anteriores. Por
ejemplo, texto de la placa a descubrir, menú del almuerzo que se degustará,
etc.
Presupuesto. Es una parte imprescindible del programa, que en ocasiones no
elabora el departamento de protocolo, pero que siempre incide de forma directa
en él, pues la organización de cualquier acto conlleva unos determinados
gastos que deberán ser aprobados por el máximo responsable de la entidad
convocante. Los encargados del protocolo tendrán que atenerse, como
es obvio, al límite máximo de gasto autorizado, obteniendo de él el mayor
rendimiento posible.
Fecha y hora
Factoresatenerencuenta
La elección de fecha y hora para el acto no es tarea fácil, pues deberán
tomarse en consideración diversos factores: si se cuenta con un invitado de
honor o con la participación de alguna autoridad relevante, habrá que
comenzar por consultar la agenda de éstos e incluso por pedirles que sugieran
algunas fechas que tengan libres. Si el anfitrión tiene mucho interés en contar
con ellos, no hay otro camino que éste.
También es conveniente evitar coincidencias con otros actos importantes,
sobre todo si el público de ambos puede ser el mismo, o con acontecimientos
de relieve que puedan restar asistencia (un partido de fútbol que haya
generado mucha expectación, televisado a la misma hora, puede restar
bastante afluencia de invitados). Es más inteligente modificar ligeramente la
fecha inicialmente considerada para el acto, si circunstancias como éstas lo
aconsejan, y con ello asegurarse un éxito de público (y de cobertura
periodística) muy superior. Hay que ser prácticos.
Consejosprácticos
Por término general, los sábados, domingos y festivos, así como el día anterior
a un puente o el que está en el medio de éste, son malas fechas para organizar
cualquier acto salvo que se trate de una competición deportiva o un evento
religioso como una boda. Suele considerarse que los días más indicados son
los que están en el centro de la semana (martes, miércoles, jueves),
descartando los lunes por falta de tiempo hábil para ultimar preparativos en los
días anteriores, y los viernes por su proximidad al descanso del fin de semana.
En cuanto a la hora, ésta se decidirá en función de la importancia relativa que
se conceda a la cobertura periodística y a la asistencia de público. Si lo primero
es lo más valorado, será preferible un horario matinal o en las primeras horas
de la tarde. En cambio, si se aspira a una mayor presencia de público, es
aconsejable celebrar el acto con la tarde más avanzada, a partir de las 19
horas. Si el acto consiste en una comida, es más adecuado un almuerzo o un
cóctel que una cena. Cuando necesariamente deba tener lugar una cena, se
extremará la puntualidad en el inicio y se terminará el acto antes de
medianoche. Si el acto exige el desplazamiento de un gran número de
invitados desde sus lugares habituales de residencia, se tendrá esto en cuenta
para buscar un horario que les permita llegar y/ o regresar a su lugar
de origen con las menores complicaciones que sea posible.
Las invitaciones
¿Qué son?
Las invitaciones son el procedimiento más habitual para informar a un grupo de
personas e instituciones de la próxima celebración de un acto, y del deseo del
organizador o anfitrión de que asistan al mismo.
Tipos de actos . Existen actos abiertos, en los cuales la convocatoria se
difunde de manera general a través de los medios de comunicación, de
carteles y de publicidad, a los cuales puede asistir cualquier persona que
tenga conocimiento de ellos sin necesidad de acreditación específica; y
otros que podrían denominarse cerrados, a los cuales no es posible
acceder salvo que se disponga de la preceptiva tarjeta de invitación, que
puede ser personal o no.
Antelación. Las invitaciones deben llegar a sus destinatarios con una
antelación mínima de una semana, aunque en algunos casos el margen
correcto es de 10 a 15 días. No es conveniente un plazo mucho mayor,
salvo que lo requieran las circunstancias (un caso típico sería una boda),
porque la convocatoria puede olvidarse.
Formas de invitar
En función del tipo de acto de que se trate, hay varias formas de realizar las
invitaciones:
Actosabiertos
Están pensados para que asista el mayor número posible de personas.
El medio más práctico de invitar consiste en insertar publicidad en los medios
de comunicación, colocar carteles en la vía pública, y otros medios similares
que tengan gran alcance y no discriminen al destinatario de la convocatoria.
Esta convocatoria abierta puede reforzarse con el envío de tarjetas no
personalizadas a un grupo amplio de personas que se suponga puedan tener
interés en el acto.
Y si, además, se desea la asistencia de determinadas autoridades o personas
especialmente vinculadas al tema, es conveniente enviar a éstas cartas
personalizadas, o como mínimo invitaciones personalizadas.
A c t o s l imi t a d o s
Son aquellos en los que el organizador desea contar con la asistencia de un
determinado grupo de personas, no excesivo pero tampoco muy reducido.
En estos casos, el procedimiento correcto sería enviar una carta personalizada
a aquellos cuya asistencia se considere particularmente importante.
Además, para otras personas de interés se personalizarían tarjetas de
invitación. En caso de estar permitida la asistencia de periodistas, se les
podrían enviar también a estos tarjetas de invitación. Puede enviarse tarjeta al
director del medio y también al periodista que consideramos responsable de la
cobertura del acto, aunque esto no siempre lo sabremos con certeza.
Actosreducidos
Si se trata de actos en los que se pretende invitar a un número reducido de
personas (por debajo de 50), los sistemas de invitación podrían ser:
Cartas personalizadas.
Tarjetas de invitación personalizadas.
Llamada telefónica directa, del anfitrión a aquellos a quienes invita. Las
comunicaciones
telefónicas deberán respetar la igualdad de rango entre los interlocutores, de
modo que un alcalde puede llamar a otro para invitarle, pero si quien llama es
el secretario o jefe de gabinete se limitará a hablar con el cargo análogo de la
alcaldía invitada.
Actosurgentes
Podemos llamar así a aquellos actos que, por diversas circunstancias, han de
ser convocados con un plazo de antelación muy escaso, que no permite utilizar
los sistemas tradicionales de invitación. Porejemplo, un funeral, la recepción a
un club deportivo que acaba de ganar un premio, etc.
Si la urgencia es real, y no se trata de algo que pueda ser aplazado, las
invitaciones podrán cursarse del siguiente modo:
Envío urgente (por mensajería, o sistema similar) de las tarjetas de invitación,
si se consiguió que la imprenta las realizase en un plazo muy breve. En otro
caso, pueden enviarse notas sencillas elaboradas con los medios informáticos
propios.
Fax y/ o telegrama.
Correo electrónico.
Llamada telefónica.
La tendencia es a admitir cada vez más el envío de invitaciones por correo
electrónico, y no sólo en los supuestos de urgencia. Las ventajas en términos
de rapidez y economía son obvias, aunque siempre deberán valorarse las
circunstancias concurrentes en cada caso y decidir, en consecuencia, sobre el
procedimiento más adecuado. No será correcto, por ejemplo, invitar por correo
electrónico a un acto solemne presidido por SS.MM. los Reyes, salvo que sea
realmente urgente y aun en ese caso la convocatoria tendría que reforzarse al
menos con una llamada telefónica desde la entidad organizadora.
Tarjetas de invitación
Opcionesdediseño
Hoy en día se admite ya casi cualquier forma y diseño en las tarjetas de
invitación, y de hecho existen modelos muy originales e imaginativos. Como es
obvio, la calidad de la invitación será proporcional a la solemnidad del acto o a
la trascendencia que se quiera dar. Si se trata de un acto oficial o sujeto a
cierto grado de formalidad, lo habitual es recurrir a tarjetas clásicas, cuyas
características serían:
Formato adaptado a los sobres más comunes, es decir 22 x 11 ó 17,5 x 12 cm.
Cartulina de elevado gramaje y color blanco, crema o marfil.
El contenido mínimo de la tarjeta será el "qué, cuándo, dónde, quién y a quién".
Es decir: de qué acto se trata, cuando (fecha y hora) y donde se celebrará,
quién es el anfitrión y a quien se invita exactamente.
Además de estos datos mínimos, pueden añadirse otros complementarios,
como: etiqueta exigida (en su caso), nota de protocolo, plano de accesos al
lugar, petición de confirmación de asistencia, celebración de un vino español o
un almuerzo, etc.
Hay que tener en cuenta que una institución por sí misma no invita, sino que lo
hace alguien en su nombre, por lo general la máxima autoridad de esa
institución. En ocasiones, si dicha autoridad posee un rango muy elevado,
puede hacerlo, en su lugar, la siguiente en jerarquía, pero haciendo referencia
expresa a la primera. Un ejemplo típico sería: "SS.MM. los Reyes, y en su
nombre el Jefe de la Casa de Su Majestad, se complace en invitar a D. …" .
C ómo s e e n v í a n
Las tarjetas se envían en sobres con el anagrama o escudo de la institución
que invita, o simplemente con el nombre y dirección del anfitrión si se trata de
una persona física. Las pegatinas o etiquetas seriadas no son una buena
solución para los sobres, pues tienen un carácter muy impersonal y manifiestan
un trato demasiado masivo, aunque algunas veces, en grandes convocatorias,
no hay otro remedio que hacerlo de este modo. El sobre escrito a mano, o al
menos con letra de ordenador, resulta más agradable para quien lo recibe.
Es bastante habitual enviar más invitaciones que lugares disponibles, con el fin
de garantizar el lleno.
Es ésta una práctica bienintencionada, aunque peligrosa, pues existe la
posibilidad de que confirme su asistencia un número de personas superior al de
las plazas que permite el recinto. Una solución más prudente, aunque sólo
posible cuando se trabaja con mucha antelación y con un equipo de
profesionales muy dinámico, consiste en hacer un primer envío de invitaciones,
de igual número que el de plazasdisponibles, y después, a la vista de las
confirmaciones, lanzar un segundo envío, e incluso, si hubiera tiempo, un
tercero.
A la hora de confeccionar la lista, téngase en cuenta que los invitados han de
encontrarse cómodos durante el desarrollo del acto y, si éste se celebra en pie
o incluye recorridos (por ejemplo, una visita a un museo, una exposición o una
fábrica), deben poder circular con amplitud y sin agobios.
En los casos de actos muy relevantes, a los que mucha gente desea acudir,
pueden formarse listas de espera, donde se anotan las personas que solicitan
una invitación, y a los que se va llamando a medida que las bajas producidas
en los primeros invitados van facilitando plazas libres.
Notas de protocolo
Son pequeñas fichas en las que se ofrecen explicaciones a los invitados que
deban protagonizar alguna acción concreta durante el acto, a fin de que éstos
sepan exactamente lo que deben hacer en un momento preciso de la
ceremonia. Un caso típico sería el de los premiados que asisten al acto de
entrega de galardones: en algún momento deberán levantarse de su lugar y
aproximarse a la persona que les hará entrega material del premio.
Hay notas de protocolo personales, como la del ejemplo anterior, y
otras más generales, con una información resumida del programa que
pueda interesar a la mayor parte de los invitados. Un contenido típico
de estas notas generales sería la advertencia de acceder al lugar con
cierta antelación o explicaciones sobre el aparcamiento.
Estas notas de protocolo pueden enviarse al mismo tiempo que las
invitaciones, o bien en un momento posterior, en cuyo caso se harían llegar
solamente, como es obvio, a las personas afectadas que hayan confirmado su
asistencia.
Confirmaciones y cambios
L a s c o n f i rma c i o n e s
Cuando el anfitrión necesita saber de manera anticipada si asistirán al acto
determinadas personas de las que ha invitado, se procede a recabar la
confirmación de éstas. Debe recurrirse a la confirmación, por ejemplo, cuando
está prevista una comida, cuando el local tiene un aforo muy limitado, o cuando
hay que ordenar la presidencia de acuerdo a protocolo.
En ocasiones, la propia tarjeta de invitación especifica que es necesario
confirmar la asistencia al acto, en cuyo caso establecerá también una fecha
límite y un teléfono o dirección de correo electrónico para canalizar estas
confirmaciones. "Se ruega confirmen asistencia" o las iniciales "SRCA" serán la
forma de plasmar esta petición.
Aunque el silencio se interpreta como "no confirmación" (es decir, como no
asistencia), si recibimos una tarjeta que reclame confirmación y estamos
seguros de no poder acudir al acto, o simplemente es nuestro deseo no acudir,
lo verdaderamente educado es comunicar cuanto antes nuestra inasistencia.
Sobre las listas de invitados, o en otro documento aparte que contenga la
misma relación de nombres, se irán anotando los invitados que confirman su
asistencia. Hay que prestar especial atención a las confirmaciones de
autoridades, invitados de honor u otras personas que tengan prevista una
ubicación especial (en la presidencia, en una mesa determinada del almuerzo)
o un tratamiento diferenciado (personas que haya que recibir en la entrada del
lugar). Todo esto se hace hoy en día, muy eficazmente, con medios
nformáticos.
C amb i o d e f e c h a o d e h o r a
Una vez enviadas las invitaciones, un cambio de fecha o de hora para el acto
es algo que sólo se hará en situaciones límite, pues los problemas que esta
circunstancia provocará serán muy grandes. Si, por razones de absoluta fuerza
mayor, debe efectuarse el cambio, se enviarán nuevas invitaciones por un
sistema de máxima urgencia, especificando con mucha claridad el acto de que
se trata, el horario anterior y el actual. Es aconsejable reforzar este envío con
una llamada telefónica, correo electrónico, telegrama o medio similar,
cerciorándose bien de que la información del cambio ha llegado a su
destinatario.
Incluso con todo ello, es aconsejable que alguna persona de la organización
comparezca en el lugar de la convocatoria, en el día y hora anteriormente
previstos, pues es posible que algún invitado se presente allí en ese momento
y, de esta forma, se le podrán dar las explicaciones pertinentes, además por
supuesto de pedirle disculpas por las molestias causadas.
Asignación de lugares y taquilla
Asignacióndelugares
A medida que se reciban las confirmaciones de asistencia, los responsables de
protocolo procederán a asignar los asientos o lugares disponibles de acuerdo a
la ordenación de los invitados que sea aplicable (Ordenamiento General de
Precedencias si se trata de un acto oficial de carácter general,o de acuerdo a
los criterios del anfitrión en otro caso).
Lataquilla
Suele denominarse "taquilla" al departamento encargado específicamente de
emitir y enviar las invitaciones, así como de verificar las confirmaciones de
asistencia. Debe desarrollar su trabajo en estrecha coordinación con los
responsables de protocolo, pues para éstos es muy importante saber
cuanto antes las autoridades sujetas a ordenación que han comunicado su
presencia o ausencia en el acto.
En ocasiones, los invitados no pueden canjear la invitación por la entrada hasta
poco antes del inicio de la ceremonia, por ejemplo por acudir de viaje desde
otra ciudad. El departamento de taquilla será elencargado de este proceso, que
por razones obvias habrá de realizarse con agilidad y sin que motive ninguna
alteración en el protocolo del acto.
Impresos y documentos auxiliares
Además de las tarjetas de invitación, para la correcta organización y desarrollo
de un acto público será preciso confeccionar una abundante serie de
documentos auxiliares, que el jefe de protocolo encargará a una imprenta o
empresa de servicios gráficos, pero siempre bajo su directa supervisión. En
algunos casos, y según suimportancia, los diseños tendrán que ser aprobados
por el propio anfitrión.
A título de ejemplo y sin agotar las posibilidades:
Carteles indicadores para facilitar el acceso al lugar donde se vaya a celebrar
el acto, si hay que efectuar un recorrido largo o complicado.
Tarjetas indicadoras de los asientos reservados.
Tarjetas con el nombre de las personas que ocupan la mesa presidencial.
Tarjetas para los vehículos que formen las caravanas.
Credenciales para personal de organización, medios de comunicación y otros.
Minutas de almuerzos, cenas o cócteles.
Locales y medios materiales
Logística general
Los actos públicos se desarrollan en un determinado lugar, que puede ser
abierto o cerrado, al aire libre o dentro de un edificio. Todo lo relativo a la
localización, infraestructura y recursos materiales a movilizar, son aspectos de
la mayor importancia y requieren una preparación concienzuda. Nos
referiremos en este epígrafe a algunos de los más destacados.
E s t a c i o n ami e n t o d e v e h í c u l o s
Lo ideal es que en las inmediaciones del lugar exista un espacio reservado
para que los invitados aparquen sus coches. Como alternativa, también pueden
servir los garajes públicos que haya en la zona. En ambos casos, es
un buen detalle proporcionar esta indicación, con direcciones exactas e incluso
un sencillo plano, junto con la tarjeta de invitación. Si no hay posibilidad alguna
de aparcamiento y se prevé mucha asistencia de público, recomendamos
buscar otro lugar distinto pues éste puede ser un problema grave. Todo lo
anterior es compatible con informar también a los invitados de las líneas de
transporte público que les pueden facilitar la llegada al lugar.
Si se ha previsto una zona reservada para que aparquen las autoridades o
determinados invitados especiales, se les harán llegar previamente las
oportunas credenciales.
Vallas
Si se espera una aglomeración de público en el exterior, y siempre de acuerdo
con los encargados de la seguridad, se dispondrá una protección con vallas
para que las autoridades y principales invitados puedan acceder al lugar con la
debida protección. En la medida de lo posible, son preferibles vallas sin
publicidad comercial o recubiertas con algún tipo de tela.
También pueden utilizarse cordones, sujetos sobre pies metálicos o de otro
material, aunque esta solución es más indicada para interiores.
Accesoallugar
En los actos que requieren invitación, y en general en todos aquellos a los que
asisten autoridades de una elevada categoría, se dispondrá un control de
acceso por el que deberán pasar todos los invitados a fin de acreditar que,
efectivamente, tienen esa condición de invitados.
Guardarropa
Un acto bien organizado tendrá en cuenta la conveniencia de disponer de un
servicio de guardarropa, atendido con rapidez y eficiencia.
Escenarios
Escenarioopresidencia
Deben evitarse los escalones, que son un peligro potencial, sobre todo cuando
las personas que ocupan esta zona tienen que moverse durante el acto. Por
ello, es preferible una presidencia a un solo nivel o, en caso de resultar
imprescindible, con rampas.
Si las personas que han de acceder a la presidencia tienen que hacerlo
subiendo unas escaleras centrales, una azafata o un miembro de la
organización estarán pendientes por si fuera necesaria su ayuda. Será precisa,
muy probablemente, cuando deban subir esas escaleras personas de
avanzada edad o con algún problema físico. Como es obvio, se tendrán
en cuenta las prescripciones legales sobre barrerasarquitectónicas y se
arbitrarán las soluciones que sean pertinentes si hay personas que requieran
muletas o silla de ruedas.
Siempre que sea posible, la presidencia se situará en el lado contrario al de la
entrada. Si el acto se desarrolla con los invitados sentados, la propia
disposición de las sillas marcará claramente un pasillo central, por el que
accederán las personas que deban ocupar plaza en la zona de presidencia. Si
el acto es de pie, se dejará libre un pasillo de acceso, lo cual puede hacerse
recurriendo a cintas o cordones que lo señalicen.
Si el acto va a ser televisado, es imprescindible hablar previamente con el
realizador y pedir su opinión sobre los materiales y colores previstos para las
distintas zonas que estén en el tiro de las cámaras, a fin de evitar posibles
brillos o reflejos indeseados y cualquier otro efecto negativo que pueda dañar la
imagen del acto.
T a r ima s y a t r i l e s
Si la zona de presidencia debe estar más elevada que el resto del local, lo cual
es aconsejable para facilitar una buena visión a todos los asistentes, será
preciso recurrir a tarimas. El sistema más práctico es que éstas sean
modulares, pues así se pueden combinar hasta cubrir la superficie necesaria y
con la forma que en cada caso proceda. Las uniones se disimularán con la
moqueta o alfombra que recubra la tarima, cuidando que las piezas estén bien
sujetas para evitar sustos.
Los atriles se utilizan para los discursos, y son imprescindibles si es un acto "de
pie". Si hay una mesa presidencial, el atril es optativo pues los discursos
pueden pronunciarse desde la propia mesa. A diferencia de las mesas, los
atriles no se recubren con moquetas o telas (de ninguna manera se utilizará
una bandera para esto). Es una buena solución utilizar un atril de madera,
cristal u otro material digno que pueda mostrarse sin cubrir.
El atril se coloca a la derecha de la mesa presidencial (izquierda para el
público).
Como es obvio, ha de permitir una correcta sujeción de los folios que, por lo
general, portará el orador con el texto de su intervención. Debe comprobarse
que la zona de lectura disponga de luz suficiente y que el micrófono recoja
perfectamente la voz del orador sin tapar su rostro. Es un gesto de cortesía
colocar un vaso con agua en el atril, que deberá ser reemplazado por una
azafata si se producen en el mismo varias intervenciones de personas distintas.
Sillas
Las sillas de la presidencia suelen ser diferentes a las previstas para los
invitados, aunque el contraste no debe ser excesivo. Es suficiente distinción,
por ejemplo, que aquéllas tengan apoyabrazos. Por excepción, si preside el
acto una muy alta autoridad (un miembro de la Familia Real sería un caso
típico), es conveniente distinguir el puesto con un sillón especialmente
diferenciado. Las sillas destinadas al público serán todas iguales.
Las sillas de la presidencia suelen ser diferentes a las previstas para los
invitados, aunque el contraste no debe ser excesivo. Es suficiente distinción,
por ejemplo, que aquéllas tengan apoyabrazos. Por excepción, si preside el
acto una muy alta autoridad (un miembro de la Familia Real sería un caso
típico), es conveniente distinguir el puesto con un sillón especialmente
diferenciado. Las sillas destinadas al público serán todas iguales.
Las sillas han de ser cómodas siempre, pero si se trata de un acto de larga
duración (por encima de 30 minutos), esta conveniencia se convierte en
obligación.
Me s a p r e s i d e n c i a l
Habrá de estar cubierta por su parte delantera, a fin de ocultar las piernas de
sus ocupantes. Por lo general, es rectangular y con la longitud necesaria que
requiera el número de personas que la vayan a ocupar.
Qué puede haber sobre la mesa presidencial?
El orden del día que leerá quien preside.
Una breve sinopsis del acto para el resto de los miembros de la presidencia,
que les será de gran utilidad para estar bien informados y no "perderse" en
ningún momento de la ceremonia.
Botellas de agua con sus vasos. Las etiquetas con la marca de la botella (que
se presentará ya sin tapón) pueden desprenderse o simplemente colocarlas
orientadas hacia la presidencia (así no serán visibles para el público). Unas
jarras sencillas pueden ser la alternativa a las botellas. Si hay posavasos, éstos
no mostrarán publicidad. Los vasos no serán demasiado altos.
Folios en blanco y bolígrafos.
Si están previstas intervenciones desde la mesa, se contará con los micrófonos
que sean necesarios. Si los discursos se pronuncian desde un atril, sólo habrá
un micro en el lugar ocupado por el presidente.
Tarjetas con el nombre de quienes ocupan la mesa. Este procedimiento, sin
duda de utilidad para identificar a tales personas, sobre todo en grandes mesas
de discusión donde los participantes no se conocen, ha de ser utilizado con
prudencia y sólo en los casos en que realmente proceda. No procede, por
ejemplo, con la Familia Real, Gobierno de la nación y primeras autoridades,
salvo que éstas asistan al acto en calidad de ponentes o conferenciantes en el
marco de un congreso.
Me s a s a u x i l i a r e s
El escenario o zona de presidencia estará lo más despejado que sea posible,
de manera que aconsejamos limitar el mobiliario a la mesa presidencial, y en
su caso al atril cuando éste exista. No obstante, en algunas ocasiones puede
ser necesario el recurso a una o varias mesas auxiliares, por ejemplo para
colocar en ellas los premios o diplomas que vayan a entregarse durante la
ceremonia. Estas mesas auxiliares se situarán en un lugar discreto, siempre
detrás de la presidencia y con un fácil accesopara ésta. Una persona de la
organización puede facilitar la maniobra, aproximando los diplomas (por
seguir con el ejemplo) al presidente, a medida que éste los va entregando.
Decoración
A l f omb r a s
Desde que se generalizó la utilización de moquetas para revestir
escenarios, tarimas e incluso grandes superficies de suelo, las alfombras
se han convertido en elementos singulares y diferenciados que permiten
marcar zonas concretas de un acto o subrayar la importancia del lugar
asignado a determinados invitados. Las alfombras pueden sustituir a la
moqueta o colocarse encima de ésta.
Como regla general, se reservan para las grandes solemnidades o cuando
se cuenta con la presencia de invitados muy ilustres. En estos casos,
además de cubrir el suelo del escenario, la alfombra (que también puede
ser una moqueta recortada) puede emplearse para el recibimiento a la
entrada del edificio, trazando un camino desde el punto de parada del
vehículo hasta el interior.
Banderas
Si el acto es oficial y asisten autoridades, deben situarse al menos en el
escenario, detrás de la presidencia o a un lado de ésta, las banderas oficiales
(y la del anfitrión, si la tuviera). En caso de tratarse de un escenario de grandes
dimensiones, es admisible duplicar el juego de banderas y poner uno a cada
lado de la mesa.
Si, además, se trata de un edificio público, otro juego de banderas debe ondear
en el exterior. En cuanto a la ordenación de las distintas banderas, nos
remitimos a lo expuesto en la unidad 3 de este módulo. Las banderas deben
ondear en mástiles o estar dispuestas sobre peanas y siempre serán objeto de
un tratamiento respetuoso. No se han de utilizar para cubrir mesas o atriles,
placas o esculturas.
Reposterosytapices
En actos solemnes puede colocarse un repostero o tapiz con el escudo de la
institución organizadora o anfitriona, en la pared principal o noble, que es la
situada detrás de la presidencia. Es un elemento decorativo de gran categoría,
del que se dice que es adorno y mueble a la vez.
Como alternativa para actos menos formales o privados, en el lugar del
repostero se puede poner un cartel alusivo al acto que se celebra o el
anagrama de la entidad organizadora.
Flores
Son uno de los elementos ornamentales más habituales en la mayoría de
actos, aunque la tendencia es hacia un uso muy reducido de las flores, e
incluso a prescindir por completo de ellas en bastantes casos.
Bien utilizadas, ayudan a lograr un efecto decorativo muy agradable, pero no es
obligatorio recurrir a ellas.
Por ello, el primer consejo es no recargar demasiado de flores el local, pues el
resultado podría ser el contrario al previsto: saturación en vez de elegancia.
Otras pautas a seguir, una vez decidido el recurso a
la decoración floral, son las siguientes:
En los fondos de escenario, esquinas y zonas muy abiertas o con techos altos,
se emplearán plantas verdes altas, no muy floridas; mientras que en la parte
delantera o en los laterales de lamesa presidencial se recurrirá a conjuntos
florales bajos, con el colorido que se estime adecuado, pero sin que superen la
altura de la propia mesa o entorpezcan la visibilidad a los invitados.
En los almuerzos, la mesa presidencial puede decorarse con un arreglo floral
bajo, para no interferir la visión, que nace del centro de la mesa y se extiende
brevemente a ambos lados. Las flores deberán ser inodoras.
Si el invitado de honor acude con su señora, la anfitriona puede ofrecerle un
ramo de flores, no demasiado grande y que pueda ser sujetado con una sola
mano.
Equipodesonido
Los micrófonos deben ser muy esbeltos y ligeros, para que no dificulten la
correcta visión del rostro del orador, y con la suficiente calidad como para
captar su voz sin obligarle a acercarse excesivamente a ellos. Por supuesto, se
evitará dejar cables a la vista. En función de las circunstancias, el clásico
micrófono fijo puede ser reemplazado por un modelo pequeño de solapa, o
incluso por uno inalámbrico si el orador debe desplazarse o hablar desde
distintas ubicaciones.
Si van a intervenir varias personas de la mesa, cada una tendrá su propio
micrófono, pues no es elegante tener que moverlos de un lado a otro a medida
que van hablando los distintos oradores. Pero si las intervenciones se realizan
desde un atril, en la mesa sólo habrá un micrófono para la persona que
preside, pues ésta deberá abrir y cerrar el acto e ir dando las palabras.
En un acto solemne, no habrá más que un micrófono ante el orador. Los
medios de comunicación tomarán la señal de una mesa de sonido que estará
prevista a estos efectos. Si el acto no es excesivamente formal, y se trata de
transmitir alguna noticia (por ejemplo, una rueda de prensa), es
admisible que los distintos medios instalen sus micrófonos delante de la
persona que interviene.
En el caso de coloquios u otro tipo de actos en los que el público vaya a
intervenir, estará previsto un micrófono inalámbrico que una azafata o una
persona de la organización acercará a quienes hagan uso
de la palabra.
Los altavoces son inevitables, pero se intentará colocarlos en lugares discretos.
No hay que olvidar a las personas que ocupan el escenario o la presidencia,
que también necesitan escucharse a sí mismos. Para esto será preciso instalar
unos monitores, que se ubicarán con el mayor disimulo posible.
T r a d u c c i ó n s imu l t á n e a
En algunos casos en que están previstas intervenciones en otros idiomas, la
organización puede contratar un servicio de traducción simultánea, lo que
implica la necesidad de distribuir a los invitados auriculares y un pequeño
receptor.
Este reparto se hace antes de comenzar el acto, disponiendo para ello una
mesa atendida por personal auxiliar que entregará el equipo a todas las
personas que lo soliciten. Como medida de seguridad, para garantizar la
devolución de los aparatos, es frecuente que los invitados deban dejar en
depósito su carné de identidad.
I l umi n a c i ó n
Es un elemento muy importante en la organización de actos, pues afectará de
manera decisiva a su desarrollo, y lo cierto es que no siempre se le concede la
relevancia que posee.
Si el acto va a ser televisado, es imprescindible una reunión previa con el
realizador o con los técnicos de la cadena, quienes aportarán numerosas
indicaciones sobre puntos de luz, focos, sombras, etc. Pero, también sin
televisión, es necesario prestar atención a los lugares que requieren más luz
(por ejemplo, el escenario, el punto concreto donde está el atril, etc.), a otras
partes del local que quizá precisen permanecer oscurecidas, a los posibles
deslumbramientos que tanto pueden molestar a las personas sentadas en la
presidencia, al calor que desprenden los focos, etc.
En actos de gran relevancia, se contará con un generador de electricidad que
nos proteja de posibles averías o caídas de la red.
Zonadeorganización
Si el lugar lo permite, es de gran utilidad reservar una zona o una habitación
para uso privado del personal de protocolo y organización. En ella podrán
guardarse documentos de toda clase, botellas, vasos y otros elementos que
hayan de utilizarse en el acto, además de servir como área de descanso
para azafatas y demás personas implicadas en el trabajo.
Servicioshigiénicosysanitarios
Los responsables de la organización del acto también han de prever, sobre
todo cuando se estima una gran afluencia de público, suficientes servicios
higiénicos para que puedan hacer uso de ellos los invitados, así como asignar
alguna persona para su limpieza. Igualmente, se dispondrá algún servicio
médico de urgencia que pueda prestar ayuda inmediata en caso de ser
necesaria.
7: Vehículos
En un acto que incluya desplazamientos rodados, todo lo relativo a vehículos,
caravanas y sus tiempos es uno de los aspectos organizativos más
importantes, y de su correcta preparación dependerá elcumplimiento del
cronograma. Algunas de las cuestiones básicas a controlar por parte de los
responsables de protocolo serán las siguientes:
Todas las rutas serán comprobadas cuidadosamente y los tiempos verificados
con ensayos in situ.
Por motivos de seguridad, será conveniente tener previstos itinerarios
alternativos.
Los conductores de los vehículos oficiales serán personas de absoluta
confianza de la organización y estarán debidamente acreditados. Con
independencia de las comprobaciones de tiempo que hagan los responsables
de protocolo, los conductores habrán de realizar, con anterioridad al acto, las
mismas rutas que tengan asignadas, a fin de conocer perfectamente el
itinerario.
Las caravanas oficiales pueden ser "cerradas", si las precede un vehículo
policial autorizado a cortar o despejar el tráfico y las termina otro vehículo
similar; o "abiertas", cuando no afectan al resto del tráfico. Las primeras sólo se
forman en desplazamientos de miembros de la Familia Real o de alguna de las
más altas autoridades del Estado.
La parte del programa donde se detallan las rutas y desplazamientos de las
autoridades es una de las más sensibles para los servicios de seguridad, que
tendrán una intervención directa en esta parte de la organización.
Aunque no haya caravana, las autoridades que acuden al lugar donde se
celebra un acto suelen hacerlo en sus vehículos oficiales. Por ello, los
organizadores tendrán que disponer el espacio necesario para que estos
vehículos puedan permanecer aparcados mientras el acto se desarrolla,
esperando a que termine para recoger a las mismas personas que llevaron.
Cuando se recibe a un invitado de honor, que acude desplazado desde otro
lugar, en avión, en tren o en cualquier otro medio de transporte, es un gesto de
cortesía poner a su disposición un vehículo (salvo que esté esperándole el
suyo, claro está).
IAAP
Cap. 8: Seguridad y medios de comunicación
Seguridad
Imp o r t a n c i a d e l a s e g u r i d a d
En actos de gran relevancia, cuando acuden invitados ilustres, se hace
imprescindible adoptar medidas de seguridad. La competencia en la materia
corresponde, como es obvio, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado, pero el trabajo del profesional del protocoloafectará y se verá afectado
por lo que aquéllos hagan, de modo que resulta necesaria una buena
coordinación entre ambos departamentos. Y el programa no podrá ser elevado
a definitivo sin pasar la previa revisión de los responsables de seguridad.
Por lo general, cuando se trata de actos celebrados en una Comunidad
Autónoma, el organismo que se encarga de la seguridad en los actos es
la Delegación del Gobierno.
Protocoloyseguridad
Algunos de los aspectos organizativos o protocolarios en los cuales será muy
importante (en ocasiones, obligatorio) el criterio de los responsables de
seguridad son los siguientes:
Listado definitivo de invitados, cuando presida o asista una alta autoridad del
Estado.
Personal acreditado.
Control de acceso.
Zonas públicas valladas.
Escenario. Ubicación de las primeras autoridades, e itinerarios de entrada y
salida.
Medios de comunicación
En actos importantes, nos podemos encontrar con auténticas nubes de
fotógrafos, redactores y cámaras de televisión. Es fundamental prever un lugar
adecuado para ellos, desde el que puedan realizar su trabajo con comodidad
(normalmente,los organizadores serán los primeros interesados en que la
ceremonia goce de la mayor cobertura mediática) y sin entorpecer los
movimientos de los protagonistas ni restar visibilidad a los invitados.
El personal de organización
Funciones del personal de organización
El personal de protocolo necesario para cada acto se decidirá en función de
su envergadura y objetivos. Pero con frecuencia será preciso contar con un
equipo de profesionales que, en el caso de ceremonias importantes, puede
estar formado por un gran número de personas.
En muchas ocasiones, el mejor jefe de protocolo es el propio anfitrión, que
sabe mejor que nadie los objetivos que pretende con el acto, conoce bien a
sus invitados y, si posee unos conocimientos generales de etiqueta social,
puede solventar perfectamente las distintas incidencias que se presenten.
Pero otras veces será necesario poner esta responsabilidad en manos de un
profesional: cuando se trate de un acto complejo, el número de invitados sea
elevado o se espere la asistencia de autoridades de rango elevado. Con
frecuencia, un buen profesional contribuirá a reducir los gastos producidos en
la preparación y desarrollo del acto y en todos los casos será garantía de una
perfecta organización.
Eljefe de protocolo es el responsable máximo de la organización, pero él solo
no podrá ocuparse de todo sin ayuda. No podrá estar pendiente al mismo
tiempo de recibir al invitado de honor y al resto de los asistentes, ni ayudar a
sentarse en sus lugares a las personas que forman la presidencia de un
almuerzoy al resto de comensales, etc. El jefe de protocolo prestará la máxima
atención en todo momento a los principales invitados, pero sin dejar
desasistidas al resto de las personas.
El jefe de protocolo y su equipo
Perfildeljefedeprotocolo
Algunas de las principales características que ha de reunir el jefe de protocolo
son las siguientes:
Discreción y lealtad. Por sus manos pasará mucha información, en algunos
casos de carácter privado o sensible, por lo que habrá de ser extremadamente
discreto y leal a quien le ha encomendado el trabajo. Tiene que tener muy claro
que él no es el anfitrión, sino su servidor más directo. Trabaja para él y debe
asistirle continuamente, en un segundo plano, para facilitar el logro
de los objetivos señalados.
Diplomacia y habilidad . Deberá relacionarse con muchas personas
diferentes, buscando soluciones para todos y exhibiendo siempre la mayor
cortesía hacia unos y otros. Lucirá su habilidad afrontando los inconvenientes
imprevistos que inevitablemente han de surgir, que resolverá con aplomo y
seguridad.
Preparación y sentido práctico . El jefe de protocolo conocerá perfectamente
la normativaaplicable y se preocupará de estar actualizado en las diferentes
novedades que se vayan produciendo tanto a nivel legislativo como de
tradiciones, costumbres de la zona, etc. Además, deberá ser práctico, lo que
supone poner sus conocimientos y su experiencia en función de los intereses
del acto concreto que está organizando y optar, cuando sea el caso, por la
fórmula más útil de las posibles.
Tranquilidad . Es fundamental transmitir una sensación de sosiego y paz,
aunque los problemas arrecien, pues el nerviosismo de los organizadores es
una de las peores cosas que pueden suceder en un acto: es contagioso y
seguramente causará conflictos. El jefe de protocolo debe estar tranquilo, pero
sobre todo debe comunicar tranquilidad.
Un buen jefe de protocolo será anónimo y
discreto, el acto hablará por él
C omp o s i c i ó n d e u n e q u i p o d e p r o t o c o l o
Un ejemplo de composición de un equipo de protocolo sería el siguiente:
Jefe de protocolo . Como mínimo tendrá el mismo nivel de los jefes de prensa
y seguridad y trabajará en estrecha coordinación con ellos.
Técnicos de protocolo , que son los directos colaboradores del jefe. En caso
de ser varios, deberán distribuirse correctamente las tareas entre ellos. Algunos
serán asignados para prestar una atención personalizada a las primeras
autoridades e invitados de alto rango.
Especialistas en oficios diversos : electricistas, carpinteros, técnicos de
sonido, decoradores, intérpretes, etc.
Proveedores externos : imprenta, catering, flores, regalos, etc.
Azafatas.
Conductores.
Otro personal auxiliar : ordenanzas, etc.
Trabajo del equipo
Eficaciaydiscreción
Todos los miembros del equipo deberán ser informados del contenido del
programa, en particular de los aspectos que les competen más directamente
pero también ofreciéndoles una visión general del acto, pues así comprenderán
mejor su papel dentro del conjunto y podrán prestar una ayuda más eficaz si
ésta fuera precisa en algún momento más allá de sus cometidos específicos.
Además, tanto el jefe como los responsables de áreas o cometidos
importantes, deberán contar con otras personas del equipo aptas para
sustituirles en caso de necesidad, las cuales, por lo tanto, habrán de
conocer todos los detalles organizativos.
Es importante resolver la ubicación de los responsables y técnicos de protocolo
mientras se celebra el acto, pues en ocasiones pueden llegar a incomodar o a
quedar "atravesados" en el medio. Estas personas, por definición, deberían de
ser invisibles, pues no son los protagonistas, sino las encargadas
de que los protagonistas luzcan como tales.
Por similar motivo, el vestuario de los miembros del equipo de protocolo ha de
ser digno y adecuado a la categoría del acto, pero muy discreto. Repetimos
que ellos no son las estrellas de la ceremonia y no han de llamar apenas la
atención.
Todos los miembros del equipo, por
pequeña que sea su aportación, han de
sentirse importantes y orgullosos de su
papel
Elactoconcluye
Las personas que han formado el equipo de protocolo no pueden relajar la
atención hasta que el acto haya terminado por completo, las autoridades e
invitados hayan abandonado el lugar y la ceremonia esté totalmente finalizada.
Hasta el último momento pueden pasar cosas y ser necesaria su intervención.
Incluso cuando todo ha concluido, un buen jefe de protocolo hará un análisis
posterior de las distintas incidencias producidas en el desarrollo del acto,
contrastando sus puntos de vista con los principales colaboradores de su
equipo y extrayendo de ello conclusiones que serán muy valiosas para futuras
organizaciones.
Protocolo en actos públicos
El ensayo
El mecanismo más eficaz para comprobar si el programa del acto está
correctamente diseñado es el ensayo del mismo. El ensayo permitirá, no sólo
asegurar la viabilidad real de lo planificado, sino también constatar los tiempos
estimados y detectar cualquier problema o inconveniente cuando aun es
posible corregirlo. Además, gracias al ensayo los miembros del equipo
organizador prueban su propio papel y adquieren una experiencia que será
muy importante a la hora de la verdad.
El ensayo no requiere efectuar la repetición completa del acto, sino que se
centra en sus principales movimientos y en determinados factores relevantes
como la comprobación de la luz y el sonido, la disposición del escenario y la
presidencia, la colocación de los elementos decorativos, los recorridos a
realizar por las autoridades, la ubicación prevista para los medios de
comunicación, etc.
Todos los ensayos sirven para mejorar algún aspecto organizativo, protocolario
o de seguridad, por lo que constituyen una práctica muy recomendable cuando
la ceremonia sea trascendente y haya un gran interés en que todo salga bien.
El ensayo suele celebrarse unos pocos días antes del evento, incluso en la
víspera o en la mismamañana del día de autos. Es conveniente una pequeña
antelación para que haya tiempo suficiente a corregir las deficiencias que se
detecten, pero tampoco es posible hacerlo muchos días antes porque
todos los elementos materiales han de estar instalados y dispuestos.
Para el ensayo, el anfitrión y el jefe de protocolo reunirán in situ a todo el
personal implicado en el montaje y desarrollo del acto. Es imprescindible contar
con la participación de los técnicos de luz y sonido, pero también con las
azafatas y con algún responsable de seguridad.

Parte 5: Ordenación de autoridades e invitados

Dos documentos básicos
Para ubicar correctamente a las autoridades en un acto público, el responsable
de protocolo comenzará por elaborar dos documentos muy sencillos:
Un croquis del escenario o lugar donde se vaya a desarrollar el acto, en el que
se identifiquen y numeren perfectamente los distintos asientos o puestos a
ocupar por las autoridades y principales invitados.
1.
El listado de invitados , encabezado por el que preside y ordenando el resto
correlativamente conforme al Real Decreto 2099/1983 si estamos ante un acto
oficial de carácter general, o bien conforme a los criterios del anfitrión si se trata
de una ceremonia de distinta naturaleza.
2.
A cada puesto del croquis se le asignará un número, de acuerdo a su
ordenación protocolaria, y lo mismo se hará con la relación de invitados
onforme a igual criterio. A continuación, bastará con ir casando cada
número de la lista con los correlativos del croquis, y de este modo se obtiene
una primera aproximación al protocolo del acto, aunque inevitablemente habrá
que realizar después ajustes y modificaciones en función de las circunstancias:
no dejar mujeres en los extremos de una mesa, separar los matrimonios,
etc.
La complejidad radica en establecer el orden de los invitados, sobre todo
cuando no concurren autoridades (si éstas intervienen, el Real Decreto se
convierte en guía fundamental), o cuando coinciden éstas con personas que
carezcan de precedencia protocolaria.
El "peinado" de listas
Con frecuencia se ha expresado cierta preocupación por el hecho de que en
los actos casi siempre se vean las mismas caras y por la constante repetición
de presidencias. En principio, nada hay de malo en ello pues se trata de la
consecuencia natural de aplicar la normativa oficial de precedencias.
Ordenación de autoridades e invitados
Pero las tendencias más actuales, sobre todo cuando se trata de actos no
oficiales, defienden la mezcla o alternancia de la lista de autoridades con otra
lista en la que figurarían los ciudadanos sin precedencia reconocida, pero que
ostenten la representación de determinados colectivos (empresarios,
sindicatos, asociaciones, entidades culturales o deportivas) y puedan aportar
sus propios puntos de vista en las conversaciones que se mantengan. Este
efecto se consigue con la técnica denominada "peinado", que consiste
precisamente en alternar dos o más listas de grupos distintos de invitados. De
esta forma, los representantes de un mismo grupo no estarán todos en los
mejores puestos ni se generarán conversaciones endogámicas entre ellos.
Alternar autoridades con personas que
carecen de precedencia oficial permite, en
algunos casos, que los actos se desarrollen
con mayor naturalidad
El Ordenamiento General de Precedencias
El Real Decreto 2099/83 y sus criterios básicos
En España, la ordenación de autoridades en actos oficiales se rige por el Real
Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, así como por diversas disposiciones
posteriores que lo complementan o que resuelven sobre la precedencia de
nuevas autoridades. Esta es, por tanto, la norma fundamental a la que se
atendrán todos los actos oficiales, sean de carácter general o especial.
Los criterios básicos en que se fundamenta este Real Decreto son los
siguientes:
1. Impacto de la Constitución de 1978 . La Constitución ha originado una
profunda transformación en la organización política y administrativa del Estado.
La monarquía parlamentaria como forma de Estado y la creación de 17
comunidades y dos ciudades autónomas son hechos de enorme trascendencia
cuyo impacto sobre la normativa protocolaria es muy acusado.
Así, el Rey y la Familia Real ocupan los primeros puestos en todas las
ordenaciones que el decreto contempla, además de merecer una mención
específica el alto personal de su Casa.
Por lo que se refiere a las comunidades autónomas, éstas constituyen un
marco de referencia a la hora de jerarquizar a las autoridades, distinguiendo el
decreto los actos celebrados en Madrid, como capital y sede de las
instituciones generales del Estado, de los que tienen lugar en el territorio de
una comunidad autónoma.
2. Signo democrático y social del Estado. Según explica la Exposición de
Motivos, esta circunstancia implica conceder una "mejor valencia a las
investiduras electivas y de representación que a las definidas por designación,
resultando asimismo indeclinable un mayor reconocimiento a las instituciones
del mundo de la cultura".
Consecuencia de ello es la asignación de puestos destacados a alcaldes,
rectores de Universidad, o presidente del Instituto de España y miembros de
las Reales Academias.
3. Importancia del anfitrión . El decreto es muy claro en este aspecto. "Los
actos serán presididos por la autoridad que los organice. En caso de que dicha
autoridad no ostentase la presidencia, ocupará un lugar inmediato a la misma"
(artículo 4).
4. La propia residencia y la antigüedad . Otro de los criterios importantes que
confirma esta norma es el señalado en el artículo 4.2: "Si concurrieran varias
personas del mismo rango y orden de precedencia, prevalecerá siempre la de
la propia residencia". Se trata de una norma clásica en protocolo, según la cual
en la propia residencia se precede a los iguales.
Es decir, que entre varios alcaldes, ocupará mejor lugar el del municipio donde
se celebra el acto, y lo mismo sucederá con autoridades autonómicas y
titulares de otros órganos de base territorial. Esto es compatible, por supuesto,
con la cesión de la presidencia que, si lo estima oportuno, puede hacer el cargo
local a favor de otro foráneo como expresión de cortesía y deferencia hacia él.
Por lo que se refiere a la antigüedad, el decreto solo la señala expresamente
para ordenar entre sí a los presidentes autonómicos, pero puede hacerse una
aplicación extensiva del argumento cuando se den iguales circunstancias: es
decir, cuando coinciden varios cargos del mismo rango y nivel de ordenación.
Este criterio opera subsidiariamente al de residencia, que tiene categoría
superior: solo si también coincide la residencia, o si el acto se celebra en un
lugar donde no reside ninguna de las personas sujetas a duda, procede recurrir
al factor de antigüedad.
5. La representación. Como norma general, cuando una autoridad no acude a
un acto y envía a otra para representarla, esta última ocupará el lugar que le
corresponde a ella por su propio rango, no el de la personalidad a la que
sustituye. Así lo establece el artículo 9 del Real Decreto, al puntualizar que "la
persona que represente en su cargo a una autoridad superior a la de su propio
rango, no gozará de la precedencia reconocida a la autoridad que representa y
ocupará el lugar que le corresponda por su propio rango, salvo que ostente
expresamente la representación de Su Majestad el Rey o del presidente del
Gobierno".
Por tanto, en protocolo no se admiten las representaciones, con las dos únicas
salvedades que se han expresado: delegación de una de las dos más altas
figuras del Estado, y solo si dicha delegación consta de manera expresa (por
escrito).
Cosa distinta de la representación es el desempeño de un puesto con carácter
accidental o interino, circunstancia en la que una persona está sustituyendo a
otra con plena legalidad y ejercicio de sus competencias. Es decir, un alcalde
interino ocupará en un acto oficial el lugar del alcalde, mientras que un
concejal que acude en representación del alcalde tendrá el tratamiento propio
de concejal.
6. Ámbito limitado de la ordenación de precedencias . Desde el primero de
sus artículos, el decreto deja claro que "el alcance de sus normas queda
limitado a dicho ámbito [régimen de precedencias de los cargos y entes
públicos en los actos oficiales], sin que su determinación confiera por sí honor o
jerarquía, ni implique, fuera de él, modificación del propio rango, competencia o
funciones reconocidas o atribuidas por la ley".
Ordenación de precedencias en España
Pues bien, en aplicación de los criterios anteriores, la ordenación de
precedencias en España se determina del siguiente modo:
En los actos oficiales de carácter general, organizados por la Corona, el
Gobierno o la Administración del Estado : se ajustará a las prescripciones
del ordenamiento contenido en el Real Decreto.
En los actos oficiales de carácter general, organizados por las
Comunidades Autónomas o por la Administración local : se ajustará a las
prescripciones del ordenamiento contenido en el Real Decreto, a su normativa
propia (muchas comunidades y algunos ayuntamientos y diputaciones han
legislado en la materia) y, en su caso, a la tradición o costumbre inveterada del
lugar.
En los actos oficiales de carácter especial : se determinará por quien los
organice, de acuerdo con su normativa específica, sus costumbres y
tradiciones, y en su caso, con los criterios establecidos en el Real Decreto.
Desarrollo de actos públicos
Tradiciones y costumbres
El Real Decreto 2099/1983 reconoce valor normativo a las tradiciones y
costumbres, lo que permitirá hallar soluciones para ubicar en los actos a
determinadas autoridades que no aparecen en los listados del reglamento. Se
distinguen dos posibilidades:
1. Actos oficiales de carácter general organizados por las Comunidades
Autónomas o por la Administración local .
Según el artículo 5.2 "La precedencia se determinará prelativamente, de
acuerdo con lo dispuesto en el presente ordenamiento, por su normativa propia
y, en su caso, por la tradición o costumbre inveterada del lugar. En ningún caso
podrá alterarse el orden establecido para las instituciones, autoridades y
corporaciones del Estado señaladas en el presente ordenamiento. No obstante,
se respetará la tradición inveterada del lugar cuando, en relación con
determinados actos oficiales, hubiera asignación o reserva a favor de
determinados entes o personalidades".
Esto significa que si, por ejemplo, el juez municipal lleva décadas ocupando el
asiento a la derecha del alcalde, cuando se celebran actos en el Ayuntamiento
de su jurisdicción, lo normal es que siga haciéndolo aunque la legislación hoy
en vigor no contemple su figura en las precedencias oficiales. Lo mismo se
hará, no sólo en la ordenación de autoridades, sino también en los ecibimientos
y en el propio ceremonial.
2. Actos oficiales de carácter especial . Según el artículo 6 "La precedencia
se determinará por quien los organice, de acuerdo con su normativa específica,
sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos en el
presente ordenamiento".
De acuerdo a estos dos artículos, en los actos oficiales es posible incluir, y de
hecho se hace con cierta frecuencia, a autoridades no contempladas en las
relaciones de precedencias que la propia norma recoge. Por ejemplo, a los
altos representantes eclesiales, como el obispo de la diócesis.

Cap. 6: Autoridades no contempladas en la ordenación oficial

Existen numerosas autoridades, sobre todo en los ámbitos autonómico y local,
que el Real Decreto no contempla, simplemente porque no existían en 1983,
fecha de promulgación de esta norma. O también porque, aún existiendo, el
legislador consideró en aquel momento que no merecían una precedencia
propia.
Cuando un responsable de protocolo se encuentre con esta situación y le
corresponda ordenar autoridades no contempladas, puede seguir estas pautas:
Lo mejor es consultar al Departamento de Protocolo de la Presidencia del
Gobierno, o al órgano equivalente de su Comunidad Autónoma, donde podrán
informarle sobre las soluciones que se han adoptado en casos similares.
Seguramente se plantearon problemas muy parecidos con anterioridad, para
los cuales ya se arbitró alguna solución.
En los actos oficiales de carácter general organizados por la Corona, el
Gobierno o la Administración del Estado, el margen de maniobra será mínimo o
nulo, puesto que el Real Decreto establece que la precedencia "se ajustará a
las prescripciones del presente ordenamiento" (artículo 5.1). Para solventar la
ubicación de estas autoridades no contempladas en el ordenamiento, que
pueden ser varias e importantes, algunas veces se les reserva una zona
especial, al margen de la presidencia pero suficientemente destacada del resto
de los invitados.
Si los actos oficiales de carácter general son organizados por las Comunidades
Autónomas o por la Administración local, existe un margen algo mayor, pues el
Real Decreto abre la puerta a "la tradición o costumbre inveterada del lugar"
(artículo 5.2).
Cuando la Comunidad Autónoma haya aprobado su propia normativa en
materia de protocolo, no hay más que aplicar ésta para ir complementando las
lagunas del Real Decreto, al cual, obviamente, no podrá contradecir. También
hay Ayuntamientos que, en el ámbito de suscompetencias, han promulgado
reglamentos en materia de protocolo.
Un recurso para ubicar autoridades autonómicas o locales es acudir al
protocolo comparado, equiparando el cargo nuevo con el similar de rango
nacional: es decir, la procuradora general de Asturias puede considerarse
equivalente, en el nivel regional, a lo que es el defensor del Pueblo a
nivel nacional.
Muchas autoridades no contempladas de manera individual forman parte de
instituciones o corporaciones que sí recoge el Real Decreto en la ordenación
colegiada: es el caso, por ejemplo, de los miembros de los altos tribunales y de
las Reales Academias. Realizando un protocolo mixto, que combine la
ordenación individual con la colegiada, pueden ser situadas muchas personas
que de otra forma quizá quedasen fuera.
Respecto a la iglesia, hay que recordar que el Estado español es aconfesional
y por este motivo no figura en el Real Decreto ninguna autoridad eclesiástica.
No obstante, apoyados en la larga tradición histórica del catolicismo en
España, se acostumbra a situar al arzobispo u obispo a
Desarrollo del acto
Preliminares
Veremos en este epígrafe los momentos principales que, desde el punto de
vista del protocolo, se suceden en el desarrollo de un acto público.
Puntualidad
Los actos han de iniciarse de acuerdo al horario previsto, con la mayor
puntualidad posible. Es la deferencia que se debe a los que han acudido con
exactitud a la cita, y que no merecen recibir peor trato que aquellos otros que
llegan con retraso. En frase atribuida a Luis XVIII de Francia: "La puntualidad
es la cortesía de los reyes, y el deber de todas las gentes de bien".
No obstante, se viene admitiendo como normal un breve margen de unos
minutos (entre 10 y un máximo de 15), en el caso de que se espere a
determinada autoridad que no llega, o incluso como recurso para facilitar una
mayor asistencia de público. Por encima de esos 15 minutos, el anfitrión podrá
ordenar el inicio del acto, y de hecho deberá hacerlo salvo que concurran
graves circunstancias, que debería poner en conocimiento de las personas que
se encuentren en el lugar.
En actos oficiales, o presididos por una alta autoridad, no hay razón para
retrasar el inicio del acto.
L l e g a t a r d e u n mi emb r o d e l a p r e s i d e n c i a
Si un invitado con derecho a ocupar un puesto con alguna preferencia
protocolaria llega tarde, se le reservará dicho lugar si ha confirmado su
asistencia al acto, pues se entiende que está a punto de llegar.
Para estos casos, desde luego, lo que procede es una llamada telefónica a la
secretaría de dicha persona, a efectos de verificar que se encuentra de camino.
Pero si dicha autoridad no ha confirmado su asistencia, habiéndosele pedido
expresamente, no debe reservarse ningún puesto para ella en la presidencia. A
lo sumo, si aparece con el acto ya empezado, sele buscará acomodo en la
primera fila de asientos, si existe tal fila, o en alguna otra posición más o menos
destacada; pero no se modificará la presidencia que se haya formado, aunque
el retrasado tuviera rango para participar en ella.
El invitado que se retrasa y que no ha confirmado, será el primero que deberá
renunciar a cualquier tratamiento especial, y quedará como un caballero si
busca un lugar entre el público. Además, al finalizarla ceremonia, deberá
disculparse por su retraso ante las personas que hayan formado la presidencia
sin él.
Recepcióndelosinvitados
La regla general es que el anfitrión ha de recibir a todos sus invitados, y así lo
hará siempre que el número de estos no sea excesivo y el protocolo general
del acto lo permita.
Todo dependerá de las circunstancias del acto concreto y de las características
del lugar donde se celebre, pero lo ideal sería disponer de un vestíbulo, sala de
espera o espacio similar donde los invitados,
una vez recibidos por el anfitrión, aguarden el inicio de la ceremonia. En el caso
de un almuerzo o cena,
Todo dependerá de las circunstancias del acto concreto y de las características
del lugar donde se celebre, pero lo ideal sería disponer de un vestíbulo, sala de
espera o espacio similar donde los invitados, una vez recibidos por el anfitrión,
aguarden el inicio de la ceremonia. En el caso de un almuerzo o cena,
esta fase es la que queda resuelta con el aperitivo.
Si el acto va a desarrollarse en un salón de actos, los responsables de
protocolo invitarán a las personas que vayan llegando a que, tras unos pocos
minutos de saludo y cortesía, pasen a ocupar sus asientos en
dicho lugar, lo cual evitará que se formen aglomeraciones en la entrada.
Controldeacceso
En actos con muchos invitados o en aquellos a los que asistan altas
autoridades del Estado, es necesario instalar un control de acceso a la entrada
del local donde vaya a desarrollarse la ceremonia.
La finalidad de este control es asegurar que no entra nadie que no esté
invitado, y verificar que las personas que se presentan con la tarjeta de
invitación son, efectivamente, quienes en ella figuran. Para esto es obvio que
no hay más solución que pedir el documento de identidad, junto con la
invitación, a todos los que pretenden acceder al lugar.
Los controles de acceso son uno de los aspectos de la organización de un acto
en los que, por razones obvias, más importancia tiene el criterio de los
responsables de seguridad, que con frecuencia serádecisivo a la hora de
decidir ubicaciones, personal que los atiende y normas generales de
funcionamiento del control.
Hay que anotar la diferencia entre invitaciones y acreditaciones. Estas últimas
son las que portan los profesionales de medios de comunicación y los propios
encargados de la organización del acto.
Normalmente son tarjetas que se sujetan a la ropa o se cuelgan del cuello con
una cinta. Puede haber varios tipos de acreditaciones según la función que la
persona acreditada haya de cumplir. En congresoso actos empresariales es
habitual que los ponentes o invitados principales se distingan mediante una
acreditación. Tanto los invitados como el personal acreditado tienen acceso al
acto, aunque lo justificarán con un tipo diferente de documento (invitación o
credencial) y su ubicación en la ceremonia también será distinta: los periodistas
y miembros de la organización no suelen ocupar plaza o asiento como los
invitados, puesto que desarrollarán su trabajo desde otra posición, por lo
general en movimiento.
En actos con mucha asistencia de público, deberán habilitarse accesos
independientes para el personal acreditado.
Desarrollo del acto
F o rma c i ó n d e l a p r e s i d e n c i a
Una vez constituida la presidencia y tras los himnos, en caso de haberlos, la
persona que preside leerá el orden del día, anunciando a los asistentes las
distintas fases del acto e introduciendo a los que hacen uso de la palabra. Este
documento deberá elaborarse con mucha claridad, para no dejar margen
alguno al error: por ejemplo, distinguiendo con letra negrita y entre comillas las
frases a pronunciar por el presidente y con tipografía distinta la mención a los
distintos episodios del evento. Las personas que forman la presidencia
son las últimas que acceden a sus puestos. Así, la constitución de la mesa
presidencial determina el inicio del acto. Si deben interpretarse himnos, estos
serán escuchados en pie.
Ordendeldía
La persona que lee el orden del día y que, por tanto, va concediendo a los
demás los turnos de palabra, debe hacerlo desde el mismo lugar que ocupa,
sentado y sin desplazarse al atril cada vez que interviene.
Para esto se habrá previsto un micrófono fijo en su puesto, que será el único de
la mesa si los demás oradores hacen sus intervenciones desde el atril.
Salvo que se recurra a la figura de un maestro de ceremonias, el orden del día
será leído por quien preside. En cumplimiento de esta regla, si el anfitrión ha
cedido la presidencia a su invitado de honor, o auna autoridad determinada,
también deberá cederle la lectura del orden del día y la conducción del acto.
Con carácter general, es conveniente que en los actos públicos, especialmente
si son muy concurridos, una persona vaya concediendo la palabra a los que
intervienen, pues no cabe dar por supuesto que todos los invitados conozcan a
los oradores. El que preside es el único que no es presentado, pues no puede
darse la palabra a sí mismo.
El maestro de ceremonias es un miembro de la organización, en principio
anónimo y que no ocupa lugar en la mesa presidencial, que asume la labor de
ir presentando a las distintas personas que intervienen.
Es una figura más propia de eventos sociales que de actos oficiales.
Losdiscursos
Se suceden de menor a mayor categoría, es decir, habla primero el de inferior
rango y en último lugar quien preside.
En algunas ocasiones, el anfitrión que preside pronuncia unas breves palabras
de presentación antes de conceder la palabra al primer orador. No es
incorrecto, pero es menos formal que si se limita a declarar abierto el acto y a
otorgar la palabra a la persona que hable en primer lugar.
Sobre los discursos que se pronuncian al final de comidas y banquetes,
hablaremos en otra unidad….
Visitaaunedificiooinstalación
El recorrido a realizar por la comitiva habrá sido objeto de un concienzudo
estudio por los responsables de protocolo, y de hecho los planos de esta ruta
tienen que formar parte del programa como uno de sus elementos principales.
Sobre este particular hay una regla clásica en protocolo: la circulación ha de
realizarse siempre en un mismo sentido, sin dar marcha atrás ni recorrer dos
veces una misma zona. Entre otras consecuencias, esto implica las siguientes:
Si el itinerario forma parte de un acto con más etapas, se iniciará donde
termine la fase anterior y terminará donde vaya a realizarse la siguiente. Por
ejemplo: recepción de invitados y explicación de la fábrica sobre paneles,
recorrido por la instalación, y cóctel final. La ruta comenzará donde
tuvo lugar la primera parte del acto y terminará en el salón donde será servido
el cóctel.
Se evitarán a toda costa los cruces con otras comitivas, si hay varias.
Los recorridos serán naturales y sencillos, sin entrar en rincones apartados ni
hacer giros demasiado pronunciados.
No es elegante señalizar los suelos o paredes con flechas, pero sí pueden
emplearse cintas o cordones para ayudar a marcar la senda en cruces o
bifurcaciones donde pueda producirse
confusión.