Normas básicas de protocolo y organización de actos

Ejercicio práctico Nº1

Acto: almuerzo homenaje a don … socio nº… de la asociación
… de Avilés

1.-Protocolo previo a la celebración:

1.1.- Elección de la fecha.
El almuerzo se realizará en el mes de marzo, para disponer de tiempo suficiente
para su organización y con antelación a la época de las comuniones y de las bodas. Se
elegirá un sábado en el que no exista ninguna celebración en Avilés y en la que se
asegure la presencia de la Alcaldesa.
Los primeros días de diciembre la Asociación se pondrá en contacto con el socio
a homenajear para ver su disponibilidad en dicho mes y posteriormente con la secretaria
de la Alcaldesa, para conciliar sus agendas y concretar el día. Elegiríamos el día 8 de
marzo para no coincidir con los actos de la Semana Santa Avilesina.

1.2.- Elección del local.

Se contratará, este mes de diciembre, el restaurante del Hotel NH Palacio de
Ferrera. Con capacidad para 200 personas, está en el centro de la Villa, con parking
próximo, cerca de las estaciones de trenes y autobuses, con servicio de hotel y cerca de
otros hoteles más económicos.

1.3.- Invitaciones.
En estas fechas se encargarán las invitaciones en Imprenta Calvo, para ser
enviadas después de las fiestas de Navidad, a finales del mes de enero. La Presidenta, en
nombre de la Asociación, invitará nominalmente a todas las personas de la lista de
invitados que podrán acudir con pareja. Se especificará el día, la hora, el lugar y el
precio del cubierto, y la necesidad de confirmar la asistencia.

1.4.- Placa conmemorativa.

Se encargará en el mes de febrero la placa conmemorativa en Joyería Balbuena.

1.5- Confección de la lista de invitados.

La lista de invitados estará compuesta por el socio a homenajear y su esposa, la
alcaldesa de Avilés, los cargos directivos y sus cónyuges, y el resto de socios con
cónyuges, si es el caso.
Deberá confirmarse la asistencia la última semana de febrero.

1.6.- Aviso a medios de comunicación.

Dos semanas antes del acto se informará a la prensa de la organización del
mismo.

1.7.- El día del almuerzo se comprará un ramo de flores, en floristería Leymar,

para la mujer del socio homenajeado y se comprobará el sistema de megafonía del
salón.

1.8.- Presupuesto.
Se elaborará el presupuesto del acto.

1
2.- Protocolo durante la celebración:
2.1.- Recepción de invitados.
El personal del hotel comprobará con la lista de invitados la asistencia de
personas, que en el caso del invitado de honor y la alcaldesa serán acompañados hasta el
interior del salón donde los recibirá y atenderá la Presidenta.

2,2,. El aperitivo.
Durará 30 minutos y se realizará en salón anexo al comedor. Se empezará
cuando ya estén en el salón el invitado de honor, la Alcaldesa y una parte importante de
los invitados. Al cabo de ese tiempo se accederá al comedor.

2.3.- Colocación de invitados.

La Presidenta accederá al salón comedor acompañando al invitado de honor y a
la Alcaldesa.
En la mesa presidencial se habrán colocado tarjetas personales de plato.
El resto de invitados accederán a las demás mesas de forma libre.

Ordenación de la mesa presidencial:

Marido Socio Mujer

Alcaldesa Presidenta Vicepresidente
Presidenta Homenajeado Homenajeado
   

2.4.- Discursos.
Al terminar la comida, cinco minutos después de servir el café y los
licores, la Presidenta iniciará el discurso. Previamente se habrá pactado con la Alcaldesa
si va a intervenir después de la Presidenta y , por último, el homenajeado agradecerá el
acto.

2.5.- Entrega de placa al homenajeado y del ramo de flores a su esposa.

Será entregada por la Alcaldesa y por el marido de la Presidenta,
respectivamente.

2.6.- Terminación
La presidenta cerrará el acto.