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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO PRO-HSEQ-19

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OPERACIÓN DEL SERVICIO DE FECHA 21/03/17


TRANSPORTE TERRESTRE Y ALQUILER
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TABLA DE MODIFICACIONES
Versión Fecha Cambio realizado Aprobación Firma
cambio
01 25-03-09 Creación del Documento

02 17-08-10 Actualización y Ajuste

03 17-08-11 Inclusión propiedad del cliente y


formato FOR HSEQ 101
04 14-12-12 Inclusión del Sistema de Monitoreo
Satelital (GPS) – Documentación
Externa– Solicitud de Servicios
Ocasionales Internos
05 03-10-13 Renombramiento de Cargos del Mayda Lucia
Sistema HSEQ – Inclusión Saad Acosta
requisitos transporte ocasional
06 21/01/14 Inclusión de criterios de RSE
(Responsabilidad Social
Empresarial) y ajuste del objetivo,
alcance y cursos aplicables.
07 27/06/14 Cambio del encabezado del
documento de Sistema de Gestión
HSEQ a Sistema Integrado de
Gestión- inclusión de definiciones y
actualización del procedimiento
08 19/05/15 Cambio de representante de la
Gerencia y Subgerencia. Inclusión
del numeral 7 Ejecución del Servicio
de transporte
09 24/07/15 Cambio del tipo de Sociedad de
Ltda a S.A y actualización del
procedimiento. Inclusión decreto
1079/2015
10 06/05/15 Revisión y actualización del
procedimiento, inclusión del Decreto
Único Reglamentario 1072/2015
11 05/09/16 Inclusión de la ficha de vehículos,
FOR-HSEQ-136
12 21/03/17 Inclusión plataforma VOY,
actualización de normas
14001:2015 y 9001:2015, así como
la revisión y ajuste del
procedimiento

Elaboró Merian Fuentes Revisó Andrea Lucia Aprobó Mayda Lucia


Vargas Saad Acosta
Cargo Coordinador Cargo Subgerente Cargo Gerente
HSEQ
Firma Firma Firma
Fecha 21/03/17 Fecha 21/03/17 Fecha 21/03/17
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CONTROL DISTRIBUCIÓN (Copias Controladas)

Fecha Cargo Nombre Firma


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1 OBJETIVO
Ejecutar los servicios pactados según los requerimientos del cliente siguiendo los
criterios del Sistema Integrado de Gestión, Plan Estratégico de Seguridad Vial, la
normatividad legal y de otra índole (cliente), para el desarrollo y operación de los
contratos y/o solicitudes de SST S.A., garantizando la prestación del servicio de
una forma oportuna, conforme, confiable y segura.

2 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Operación de SST S.A, desde la solicitud de
todo tipo servicio de transporte (plataforma VOY, servicios por llamado y/o fijos)
y/o alquiler terrestre, su programación ajustada a los requisitos del cliente
(incluidos también en la plataforma VOY), hasta la finalización del servicio,
previniendo el servicio no conforme y cuidando la propiedad del Cliente. Rige
todos los procesos que intervienen en esta.

3 RESPONSABLE
El proceso de Gestión Gerencial suministrará los recursos necesarios para la
Operación del servicio, tanto logísticos, de infraestructura (Edificios, Vehículos,
equipos, transporte, Comunicación), mantenimiento, los requeridos para el
cumplimiento de los requisitos legales y del cliente, proveedores externos,
ambiente de trabajo y personas.

Es responsabilidad de todo el personal operativo, Conductores, Coordinador


Operativo de Zona, Coordinador Administrativo de la Operación, Asistente
Administrativo de la Operación, realizar la implementación del presente
procedimiento.

Es responsabilidad de los conductores reportar inicio y finalización del servicio, así


como cualquier novedad. Así como realizar el Chequeo Diario del Vehículo FOR-
HSEQ-35.

Es responsabilidad de todo el personal operativo, Conductores, Coordinador


Operativo de Zona, Coordinador Administrativo de la Operación, cumplir la política
de HSEQ, Programa de Seguridad Vial, Programa de Seguridad Basada en el
Comportamiento, Plan Estratégico de Seguridad Vial y las reglas fundamentales
de seguridad vial. Sí como la trazabilidad del servicio.

Es responsabilidad del Coordinador Operativo de Zona, Subgerente y Coordinador


HSEQ controlar el servicio no conforme.
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El mantenimiento de la plataforma VOY estará a cargo del proveedor aprobado


para dicho fin.

El Coordinador HSEQ dará a conocer a la Gerencia, Subgerencia, y líderes de


proceso los Grupos de Interés y los requisitos RSE aplicables a este
procedimiento.

4 REFERENCIAS
 5.1.2 Enfoque al Cliente
 8.1Planificación y control operacional (9001:2015)
 8.2 Requisitos de productos y servicios (9001:2015)
 8.3 Diseño y desarrollo de servicios (9001:2015)
 8.5 Producción y provisión del servicio (9001:2015)
 8.6 Liberación de los Servicios (9001:2015)
 8.7 Control de las salidas no conformes (9001:2015)
 9.1.2 Satisfacción del Cliente (9001:2015)
 4,6 18001:2007
 8. Operación 14001: 2015
 Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente para
contratistas RUC 3.2.3 Programas de Gestión.
 Condiciones de la contratación, requisitos mínimos, aspectos evaluables y
especificaciones técnicas establecidas por el cliente para la presentación de
la oferta.
 Solicitud del Cliente interno y/o externo por correo electrónico.
 Matriz de Identificación de Riesgos, Valoración de Peligros y Determinación
de Controles
 Programa de Seguridad Basada en el Comportamiento
 Programa de Seguridad Vial
 Programa de Inspecciones Planeadas
 Plan de Responsabilidad Social Empresarial
 Matriz de Requisitos Legales
 Plan Estratégico de Seguridad Vial
 Decreto 1079/2015 Decreto único reglamentario del sector del transporte
 Decreto 1072/2015 Decreto único reglamentario del sector del trabajo

5 DEFINICIONES
Requisitos Legales del Contrato: Todos aquellos Requisitos legales de
mantenimiento, HSEQ, de personal, tiempo, vehículos, dedicación exclusiva

Requisitos legales parque automotor: Todos aquellos estipulados Capacidad,


modelo, características específicas, equipos de prevención y seguridad para los
vehículos, mantenimiento, cantidad, vehículo sustituto.
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Requisitos de exigencia del personal: Suministrar y mantener durante la


ejecución de los servicios y hasta la entrega total de los mismos a satisfacción del
cliente todo el personal idóneo y calificado que se requiera para desarrollar las
labores y la capacitación sobre la forma de prestar el servicio de conformidad con
las condiciones del servicio contratado.

Capacidad de pasajeros: es el número de personas autorizado para ser


transportados en un vehículo, de conformidad con la tarjeta de propiedad del
mismo.

Microbús: vehículo automotor destinado al transporte de personas con capacidad


de 10 a 19 pasajeros.

Modelo del vehículo: referencia o código que asigna la fábrica o ensambladora a


una determinada serie de vehículos automotores.

Dispositivo de Velocidad o tacografo: Es un dispositivo que monitorea la


velocidad del vehículo en tiempo real, la almacena durante un período de tiempo
para ser consultada posteriormente, y emite una alarma o sirena en caso de que
se supere una velocidad preestablecida.

Dispositivo de Seguimiento Satelital o GPS: Es un dispositivo que mediante


tecnología GPS permite obtener datos de la actividad del vehículo como
posicionamiento, velocidad, dirección fecha y hora, entre otros con el fin de tener
una mejor administración y control de los vehículos.

Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial: es aquel que se


presta bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente
constituida y debidamente habilitada en esta modalidad, a un grupo especifico de
personas ya sean estudiantes, asalariados, turistas (prestadores de servicios
turísticos) o particulares, que requieren de un servicio expreso y que para todo
evento se hará con base en un contrato escrito celebrado entre la empresa de
transporte y ese grupo específico de usuarios.

Transporte: es el traslado de personas, animales o cosas de un punto a otro a


través de un medio físico.

Buseta: vehículo automotor destinado al transporte de personas con capacidad de


20 a 30 pasajeros y distancia entre ejes inferiores a 4 metros.

Capacidad de carga: es el máximo tonelaje autorizado para transportar en un


vehículo, de tal forma que el peso bruto vehicular no exceda los límites
establecidos.
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Cinturón de seguridad: conjunto de tiras, provisto de hebilla de cierre,


dispositivos de ajuste y de unión, cuyo fin es sujetar a los ocupantes al asiento del
vehículo, para prevenir que se golpeen cuando suceda una aceleración,
desaceleración súbita o volcamiento.

Conductor: es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para


operar un vehículo automotor.

Croquis: plano descriptivo de los pormenores de un accidente de tránsito donde


resulten daños apersonas, vehículos, inmuebles, muebles o animales, levantados
en el sitio de los hechos por el organismo de tránsito o por la autoridad
competente.

Empleado de la Empresa: persona con contrato de trabajo vigente con SST S.A.,
vinculado mediante contrato a término fijo o indefinido.

Interventoría: quienes verifican y controlan el cumplimiento de las obligaciones


del contratista, para que este desempeñe a cabalidad el contrato, específicamente
la atención del servicio solicitado de transporte además de dar aprobación a la
ejecución de los mismos.

Pasajero: persona distinta del conductor que se transporta en un vehículo


automotor.

Ruta Adicional: Trayecto que se decide tomar en un viaje para llegar a un cierto
destino. Esta definición aplica para los Servicios Ocasionales.

Ruta Fija: Trayecto elaborado previamente para hacer el desplazamiento de un


lugar a otro haciendo paradas programadas a horarios aproximados (paraderos).
Esta definición aplica para los Servicios Fijos.

Tránsito: es la movilización de personas, animales o vehículos por una vía pública


o privada, abierta al público.

Vehículo automotor: todo aparato montado sobre ruedas que permite el


transporte de personas, animales o cosas de un punto a otro por vía terrestre
pública o privada, abierta al público.

Vehículo contratado: vehículo automotor para uso y manejo del Cliente., a través
de un contrato de alquiler y/o para el servicio de transporte terrestre de personal.

Vehículo de carga: vehículo automotor que se rige por el Decreto 1554 de 1998.
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Vía: es la zona de uso público o privado, abierta al público, destinada al tránsito de


vehículos.

Acciones Correctivas: Acción tomada para eliminar la causa de una No


Conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acciones Preventivas: Acción tomada para eliminar la causa de una No


Conformidad posible u otra situación potencialmente indeseable.

Plan de Responsabilidad Social Empresarial: Documento que especifica las


actividades a realizar para dar cumplimiento a la Política HSEQ y su compromiso
enfocado a RSE

Responsabilidad Social: Es el conjunto de acciones que toman en consideración


las empresas para que sus actividades tengan repercusiones positivas sobre la
sociedad y que afirman los principios y valores por los que se rigen, tanto en sus
propios métodos y Procesos internos como en su relación con los demás actores.
La RSE es una iniciativa de carácter voluntario.

Grupos De Interés O Partes Interesadas: Un grupo de interés es un conjunto de


personas o entidades privadas, reunidas y organizadas por un interés común, con
el fin de actuar conjuntamente en defensa de ese interés, así como de hacer
conocer sus pretensiones o negociar con otros actores sociales, para una
organización se incluyen los clientes, los empleados, los proveedores, los
accionistas, el gobierno, las comunidades y el medio ambiente.
Sistema Integrado De Gestión: Es un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección,
articular y alinear conjuntamente los requisitos de SEGURIDAD, SALUD EN EL
TRABAJO, AMBIENTE, CALIDAD y RESPONSABILIDAD SOCIAL
EMPRESARIAL. Basado en el ciclo PHVA para la mejora continua.

Plataforma VOY: VOY es la herramienta por medio de la cual los usuarios del
servicio podrán pedir su servicio de transporte ocasional, de una forma fácil y
sencilla.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1 PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO

6.1.1 Cada vehículo estará identificado por un número de placa asignado y sus
características están relacionadas en el FOR-HSEQ-136 Fichas de Vehículo
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6.1.2 El Proceso de Administración de la Operación registra, controla y mantiene


actualizado el formato Listado de vehículos, FOR-HSEQ-60, el cual contiene la
información (Placas, Contrato, Ubicación, Modelo, Marca, Clase, Tipo, Motor,
Chasis, propietario, SOAT, Satelital, Póliza todo Riesgo, Tecno mecánica,
Contractual y Extracontractual, Tarjeta de Operación e Impuestos, reporte de
comparendos) de los vehículos de la empresa y los afiliados a la empresa
mediante convenio Una vez Actualizado el Formato Listado de vehículos, FOR-
HSEQ-60, se puede consultar en línea por la Subgerencia.

6.1.3 Una vez adjudicado un contrato cuyo objeto corresponda a servicio de


transporte especial terrestre, el Proceso de Administración de la Operación
informa al Comité HSEQ las Especificaciones del servicio pactado, según el FOR-
HSEQ-62 Síntesis del Contrato. La síntesis del contrato identificará:
a. Los requisitos del cliente
b. Los requisitos de los clientes no especificados pero necesarios para la
operación (legales y de SST S.A)
c. Los de SST S.A
d. Requisitos Legales
e. Diferencias entre los requisitos del contrato y lo expresados por el cliente y/o
usuario.

Esta información se divulgará a los interesados mediante comité HSEQ, con el fin
de tener acceso a las características del servicio y los resultados esperados.

6.1.4 Posteriormente, el Coordinador Operativo de la zona, revisa los lineamientos


del servicio entre los cuales se incluyen:

a. Tipo de Servicio requerido


b. Asignación de la Flota de transporte (Tipo de vehículos y Capacidad
pasajeros). Previa aprobación de la Gerencia y Subgerencia.
c. El vehículo de servicio público y/o Particular asignado al conductor
debe cumplir con los siguientes documentos:
- Fotocopia autenticada de la tarjeta de propiedad del vehículo.
- Original del SOAT con fecha vigente.
- Fotocopia de la Póliza Todo riesgo con fecha vigente y cláusula de
renovación automática.
- Equipo de carretera en excelente estado.
- Original póliza contractual y extra contractual del vehículo.
- Original Tarjeta de operación expedida por el Ministerio de
Transporte.
- Revisión de Gases vigente certificada por la Dirección de Transito de
la zona (cuando apique)
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6.1.5 El Proceso de Talento Humano mediante el PRO- ADM-02 Procedimiento


de Selección, Contratación e Inducción al Personal, asigna los conductores para el
Contrato a ejecutar, previa aprobación por Gerencia y/o Subgerencia.

6.1.6 La Gerencia y/o Subgerencia aprueban los viajes, rutas, vehículo y


conductor por medio de la firma del Extracto del contrato (FUEC) según el cliente
al cual se encuentra en servicio el vehículo.

6.1.7 El Coordinador Operativo de Zona entregará el vehículo al Conductor


mediante inventario escrito del mismo diligenciando el FOR- HSEQ-34 Acta de
Entrega. Realizando a su vez una reunión pre-viaje asegurando la divulgando los
riesgos a los que esta expuestos.

6.2 TIPOS DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE SST S.A

6.2.1 Servicios Fijos


Son servicios preestablecidos por el cliente desde el inicio del contrato y no
requieren programación, pero si se le realiza trazabilidad a su cumplimiento.

6.2.2 Servicios Ocasionales


Son servicios que solicita el cliente Interno o Externo, que requieren
programación y trazabilidad a su cumplimiento. Pueden ser servicios por
llamado.

6.2.3 Servicios de Alquiler


Son servicios preestablecidos por el cliente desde el inicio del contrato y no
requieren programación, pero si se le realiza seguimiento al vehículo por
medio de Sistema de monitoreo Satelital.

6.3 PROGRAMACIÓN DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE

6.3.1 Programación de los Servicios Fijos

Se programan desde el inicio del contrato según los criterios establecidos por el
cliente, en los cuales señala las rutas desde su inicio hasta su fin y las
disponibilidades programadas durante la ejecución del contrato.

6.3.2 Programación de los Servicios Ocasionales


La programación de los servicios ocasionales puede ser a través de un Cliente
Interno o Externo, el cual mediante correo electrónico y/o por la plataforma VOY
comunica los requerimientos del servicio. La programación se basará en las
siguientes actividades:
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6.3.2.1 El Coordinador Operativo de Zona programará los servicios mediante


un registro en archivo magnético del cliente y/o FOR-HSEQ-101 Formato de
Servicios Programados en el cual ingresará datos básicos del servicio:

Número de solicitud (Depende de cada cliente)


Fecha
Hora
Persona que lo solicita
Características del servicio (requerimientos del cliente).
Este servicio cumplirá con las especificaciones del cliente (contrato) y del usuario
(características) del servicio, teniendo en cuenta los requerimientos legales aplicables
del sector y los especificados por SST S.A en sus procedimientos internos y su
programa de seguridad vial. Y cualquier requisito especial dispuesto para la
prestación del servicio de transporte.
Cuando esta información cambia por solicitud expresa del cliente o usuario final se
registrará en el mismo formato de servicio y el personal correspondiente a la
operación será informado de la novedad.
Vehículo asignado registro por número de placa

En caso de la Plataforma Voy los servicios se programaran


a. Los medios para la reserva son únicamente a través de la plataforma VOY,
identificando a su vez requerimientos del cliente.

b. La respuesta a los requerimientos de disponibilidad o no, es inmediata


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c. La contratación del servicio se hace en el momento de aceptarse la reserva se


muestran términos y condiciones de la misma, incluyendo políticas de cancelación,
medio de pago y atención a PQR.

d. Una vez aceptados los términos y condiciones por parte del cliente, él se hace
responsable de los costos de cancelación y/o cambios en la programación.

6.3.2.2 Una vez programado el servicio se comunica por asignación plataforma


VOY (email), avantel y/o celular (Whatsapp) con el conductor para informar las
características del servicio.

6.3.2.3 El conductor debe estar 15 minutos antes de la prestación del servicio en


el punto acordado, en caso contrario reportará al Coordinador Operativo de Zona
las novedades. (Verificación por GPS del vehículo y/o reporte del Conductor)

6.3.2.4 Una vez se inicia y finaliza el servicio es obligación del Conductor reportar
al Coordinador Operativo de Zona que se prestó a conformidad de las
especificaciones del cliente en cuanto al cumplimiento del horario y
desplazamientos. En el caso de la plataforma finalizar el servicio. Así como
cualquier novedad sea por incidente, servicio no conforme o falla mecánica.

6.3.2.5 Finalmente la verificación de la conformidad del servicio suministrado se


verá reflejada en la calificación del mismo y/o la firma a satisfacción del cliente y/o
Usuario en el FOR-HSEQ-91 Formato de Prestación de Servicio de Transporte
y/o en el FOR-HSEQ-117 /138/ 140 Bitácora de Actividad Diaria y/o Plataforma
VOY, donde se tiene la calificación del servicio (de 1 a 5, siendo 5 excelente).
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6.3.2.6 Cada conductor asignado en la prestación del servicio (en cualquiera de


sus modalidades), debe cumplir con unos requisitos mínimos establecidos los
cuales son:
 Portar la dotación de la empresa.
 Utilizar los elementos de EPP (zapatos punta de acero y gafas con
protección UVEX)
 Portar Carnet ARL y de SST S.A
 El conductor debe cumplir dentro de sus funciones con la revisión diaria
antes de iniciar sus labores diarias (Chequeo Diario del Vehículo FOR-
HSEQ-35) y reportar sus desplazamientos los cuales deben quedar
consignados en la FOR-HSEQ-117 /138/ 140 Bitácora de Actividad Diaria
(Para convenios Tipo E sólo aplica para viajes).
 El conductor debe cumplir con lo dispuesto en el Programa de Seguridad
Vial, Gestión ambiental, PESV y Plan de Responsabilidad Social
Empresarial. Así mismo debe reportar al Coordinador Operativo de zona
cualquier, novedad, anomalía o condición subestandar que presente el
vehículo para que el Coordinador Operativo de Zona informe al Coordinador
Nacional de Mantenimiento la necesidad de mantenimientos no
contemplados en la programación de mantenimiento preventivo.
 Cuando se requieran labores mayores, de mantenimiento preventivo y/o
correctivo, se le entregará un vehículo en reemplazo durante el tiempo que
dure dicho mantenimiento.

6.3.2.7 El Asistente de Facturación puede descargar de la Plataforma VOY el


detalle de los reportes del cliente quien guarda copia magnética en PDF en la
carpeta del contrato.

6.3.3 Servicios de Alquiler

Se programan desde el inicio del contrato según los criterios establecidos por el
cliente, en los cuales señala los criterios durante la ejecución del contrato.

6.4 TRAZABILIDAD DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE


La trazabilidad de la validación y revalidación del servicio a cargo del
Coordinador Operativo de Zona/ Despachador para reducir los errores
humanos, si así fuese el caso, en cada una de las etapas. En caso de
requerirse la liberación de los servicios se hará por medio de la trazabilidad
desde la programación del servicio hasta la ejecución del mismo, la cual la
dará el Coordinador Operativo de zona, se describe en el numeral 9 de
Comunicación y se evidenciara por medio de:

6.4.1 La trazabilidad de los Servicios de Transporte de Servicios Fijos


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Se realiza con las placas del vehículo por medio del monitoreo satelital o GPS,
la comunicación mediante Celular y/o avantel y FOR-HSEQ-117 /138/140
Bitácora de Actividad Diaria. La salida de este tipo de servicio es prestarlo a
total conformidad del cliente, según sus especificaciones.

6.4.2 La trazabilidad de los Servicios de Transporte Ocasionales


Se realizará de dos formas:

a. Por medio del número de solicitud, las placas del vehículo y el nombre del
conductor asignado, información que está en el registro FOR-HSEQ-91
Formato de Prestación de Servicio de Transporte y FOR-HSEQ-117 /138
/140 Bitácora de Actividad Diaria.

b. La verificación del servicio se puede realizar con las placas por medio del
monitoreo satelital o GPS, por celular y/o avantel y/o FOR-HSEQ-117 /138/
140 Bitácora de Actividad Diaria.

c. Por la plataforma VOY

La salida de este tipo de servicio es prestarlo a total conformidad del cliente,


según sus especificaciones.

6.4.3 La trazabilidad de los Servicios de Alquiler


Se realiza con las placas del vehículo por medio del monitoreo satelital o GPS
por celular y/o avantel. La salida de este tipo de servicio es prestarlo a total
conformidad del cliente, según sus especificaciones.

7. EJECUCIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE

Derivado de la MAT-HSEQ-02 Matriz De Identificación de Peligros, Evaluación de


Riesgos y Determinación de Controles, se estableció como tarea critica la
conducción de vehículos por el riesgo de tránsito. Por ello, los Coordinadores
Operativos de Zona y Conductores deben cumplir lo dispuesto en el PRG-HSEQ-
13 Programa de Seguridad Vial, PRG-HSEQ-21 Programa de Seguridad Basada
en el Comportamiento y Plan Estratégico de Seguridad Vial. Durante la ejecución
del servicio se garantizará la preservación del mismo en todas las etapas con el fin
de asegurar su conformidad, cualquier desviación se tratara de acuerdo al PRO-
HSEQ-17 Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme.
Dentro de las funciones del conductor se incluye cumplir con las siguientes
actividades en la conducción de los vehículos.

PASOS PARA CONDUCIR UN VEHICULO DE SST S.A


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1. Realizar el chequeo diario del vehículo en el FOR-HSEQ-35,(antes de iniciar los


servicios)
2. Portar la dotación de la empresa.
3. Utilizar los elementos de EPP (zapatos punta de acero y gafas con protección
UVEX)
4. Portar Carnet ARL y de SST S.A.
5. El conductor debe cumplir dentro de sus funciones reportar sus
desplazamientos los cuales deben quedar consignados en la FOR-HSEQ-117
/138/140 Bitácora de Actividad Diaria. En caso de viajes por servicios
ocasionales debe diligenciar el Formato de prestación del servicio de
Transporte (Ticket) FOR-HSEQ-91. Verificando diariamente el aseo del
vehículo.
6. El conductor debe cumplir con lo dispuesto en la Política HSEQ (Reglas
fundamentales de seguridad Vial), el Programa de Seguridad Vial, Seguridad
basada en el comportamiento, Gestión ambiental y Plan de Responsabilidad
Social Empresarial.
7. Así mismo debe reportar al Coordinador Operativo de zona cualquier, novedad,
anomalía o condición subestandar que presente el vehículo (originada en el
chequeo preoperacional del vehículo FOR-HSEQ-35 o durante la ejecución del
servicio, FOR-HSEQ-47 Reporte de Hallazgo) para que el Coordinador
Operativo de Zona de tratamiento al servicio no conforme y si fuera el caso,
informe al Coordinador Nacional de Mantenimiento la necesidad de
mantenimientos no contemplados en la programación de mantenimiento
preventivo.
8. Cuando se requieran labores mayores, de mantenimiento preventivo y/o
correctivo, se le entregará un vehículo en reemplazo durante el tiempo que dure
dicho mantenimiento.
9. Finalmente, se debe preservar la propiedad del cliente verificando al final del
recorrido que no quede ningún objeto en el vehículo.
10.En caso de estacionar debe hacerlo en reversa.

Así mismo, se incluyen funciones adicionales establecidas por el Plan Estratégico


de Seguridad Vial, el cual exige que se constituya un Comité de Seguridad Vial
cuyas responsabilidades son:

a. Las funciones de la alta dirección se describen a continuación:


Liderar el proceso de diseño e implementación del PESV
Involucrar a los líderes de proceso y demás áreas de la organización
según se requiera para la creación y objetivos de seguridad vial,
impulsando la participación de los trabajadores.
Definir roles y funciones de cada cargo tipo de la organización para
cumplir los objetivos del PESV
Asegurar un presupuesto para su ejecución
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Garantizar la destinación del tiempo necesario para las reuniones del


comité de seguridad vial.
Adoptar las decisiones oportunas para tomar las medidas que se
propongan
Garantizar que cada trabajador cumpla con lo establecido en el PESV
y los documentos relacionados aplicables.
b. Designación del Responsable PESV
La designación por parte de la Junta de Socios como responsable del PESV
queda a cargo del Coordinador HSEQ. Entre sus funciones está el diseño,
desarrollo, implementación y seguimiento del PESV
c. Coordinadores (líderes de proceso)
Asistir a las reuniones del Comité de Seguridad Vial
Plantear acciones de mejora para el PESV
Conocer y divulgar la Política HSEQ
Realizar medición de los indicadores asignados a cada proceso para su
retroalimentación
Cumplir con lo establecido en el presente documento, manuales,
planes, programas, procedimientos y matrices aplicables al PESV.
d. Coordinadores Operativos de Zona
Asistir a las reuniones del Comité de Seguridad Vial
Plantear acciones de mejora para el PESV
Conocer y divulgar la Política HSEQ
Cumplir con lo establecido en el presente documento, manuales,
planes, programas, procedimientos y matrices aplicables al PESV.
e. Conductores
Asistir a las reuniones del Comité de Seguridad Vial
Plantear acciones de mejora para el PESV
Conocer y divulgar la Política HSEQ
Conocer las desviaciones de no cumplir los reglamentos, políticas y
procedimientos, así como los requisitos legales y del cliente.
Cumplir con lo establecido en el presente documento, manuales,
planes, programas, procedimientos y matrices aplicables al PESV.
Y durante los recorridos las siguientes actividades:
i. El conductor, antes de iniciar la jornada laboral debe
diligenciar el formato FOR-HSEQ-35, chequeo diario de
vehículo. Si en esta verificación detecta algún ítem que pueda
ser causa potencial de una emergencia, deberá abstenerse de
movilizar el vehículo e informar de inmediato a su superior
para el respectivo relevo del vehículo.
ii. Todos los pasajeros deben ir sentados y con los cinturones de
seguridad puestos.
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iii. Antes de iniciar el recorrido, el conductor debe verificar que


todos los pasajeros estén sentados y con los cinturones de
seguridad puestos.
iv. También se debe verificar que no haya ningún elemento que
obstaculice el pasillo.
v. Durante el recorrido, los pasajeros no pueden quitarse el
cinturón de seguridad o levantarse de sus sillas. Tampoco
pueden sacar partes de su cuerpo por las ventanas. Los
pasajeros deben abstenerse de cualquier actividad o maniobra
insegura mientras el vehículo este en movimiento.
vi. Los pasajeros deben evitar generar distracción en el
conductor. Igual, este no deberá prestar atención a posibles
distracciones, salvo que sean casos de emergencia.
vii. En todo el recorrido el conductor debe estar pendiente de
cualquier maniobra insegura por parte de algún pasajero y en
de que exista, debe dar advertencia a este.
viii. El conductor nunca deberá sobrepasar los niveles de
velocidad establecidos y mantendrá siempre su derecha,
atento a cualquier situación inesperada.
ix. NUNCA se movilizara el vehículo con sobrecupo. Los
recorridos se realizaran siempre y cuando las condiciones de
comodidad sean favorables.
x. Los pasajeros no podrán levantarse de sus sillas mientras el
vehículo no se haya detenido en su totalidad y estacionado en
lugar seguro.
xi. Instruir a un pasajero, para que apoye al conductor en caso
de una emergencia en la que se vea comprometida la
capacidad de reacción del conductor. Este pasajero de
soporte, en los recorridos normales, por lo general es el último
en bajarse.

9. SISTEMA DE POSICIONAMIENTO GLOBAL SATELITAL - (GPS)

SST S.A. Cuenta un sistema de información de datos para el seguimiento de sus


vehículos; deberá tener en cuenta seguimiento a los vehículos y comportamiento
de los conductores, según necesidades de la operación, así:
 Velocidad.
 Ubicación.
 Aceleraciones y desaceleraciones bruscas.
 Tiempos de duración de los desplazamientos.
 Alteraciones al dispositivo.
 Registro de kilómetros recorridos.
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 Alarma de advertencia al conductor cuando se sobrepase límites de


velocidad establecidos.
 Registros de velocidad cuando ocurra un accidente vial.
 Recorridos, tiempo de vehículo en movimiento y estacionado por intervalos
 Incumplimiento de Servicios.
 Generación de mapas y rutas con el prestador del servicio de GPS
 Realizar Informes solicitados:

Tipo de Informe Frecuencia de Proceso al cual se Seguimiento


Entrega entrega
Movimientos vehículos Fines de Semanal Operación Mensual
Semana Talento Humano
HSEQ
Incumplimiento de Horarios / Rutas A solicitud Operación Mensual
Talento Humano
HSEQ
Movimientos vehículos por servicios A solicitud Operación Mensual
adicionales Talento Humano
HSEQ
Informes por Incidentes y /o A solicitud Operación Mensual
Accidentes de Transito HSEQ
Comportamiento Conductor Mensual Operación Mensual
(Excesos de Velocidad, Frenadas Talento Humano
Bruscas, Aceleraciones, HSEQ
desaceleraciones)

10. COMUNICACIÓN
El flujo de comunicación se enuncia a continuación:
PROGRAMACIÓN DE LOS SERVICIOS ENVIO DE CONFIRMACIÓN
OCASIONALES POR LLAMADO POR POR EMAIL AL CONDUCTOR SI EL CONDUCTOR DEBE
LA PLATAFORMA VOY Y/O CELULAR DESDE LA PLATAFORMA Y/O EL CONDUCTOR EL CONDUCTOR DEBE
ESTAR 15 MINUTOS
INICIO CELULAR REPORTA EL CONDUCTOR
DIRECTAMENTE POR EL ANTES EN EL PUNTO DILIGENCIAR LA
DESPACHADOR Y/O COORDINADOR DE LA PRESTACIÓN INICIO DEL SI REPORTA BITACORA DE
DEL SERVICIO. SERVICIO POR FINALIZACIÓN DEL ACTIVIDAD DIARIA
LA SE EJECUTA CON SERVICIO POR LA
CONFIRMADO ? ASÍ MISMO DEBE DEL CONDUCTOR Y/O
PLATAFORMA NORMALIDAD EL PLATAFORMA VOY
REALIZAR CON FOR-HSEQ-91
PROGRAMACIÓN DE LOS VOY Y/O POR SERVICIO ? Y/O POR CELULAR
ANTELACIÓN EL FOR- FORMATO DE
SERVICIOS FIJOS POR CUADRO ENVIO DE CONFIRMACIÓN
HSEQ-35 CHEQUEO CELULAR AL AL COORDINADOR PRESTACIÓN DEL
DE TURNOS Y NOVEDADES POR AL CONDUCTOR DESDE EL
DIARIO DEL COORDINADOR FIRMA DEL FOR- SERVICIO EN CASO DE
CELULAR
CELULAR Y/O AVANTEL POR EL VEHICULO HSEQ-91 SER OCASIONAL.
COORDINADOR OPERATIVO DE
NO
NO

REPROGRAMACIÓN DE LOS
SERVICIOS FIJOS POR CUADRO SERV NO CONFORME OTRAS CAUSAS DE
DE TURNOS Y NOVEDADES POR INCIDENTE/ ACCIDENTE SERV NO CONFORME
FALLA MECÁNICA
CELULAR Y/O AVANTEL POR EL
COORDINADOR OPERATIVO DE
ZONA
REPORTE DEL EVENTO AL
DE VEHÍCULOS

COORDINADOR OPERATIVO REPORTE DEL EVENTO AL COORDINADOR Y


REPROGRAMACIÓN DEL SERVICIO
Y HSEQ. ACTIVACIÓN PLAN ACTIVAR LA CONTINGENICA PARA ASEGURAR
CON VEHÍCULO DE RELEVO
DE CONTINGENCIA Y LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO
MEDEVAC (EN CASO DE
TENER LESIONADOS).

Entre las actividades posteriores a la entrega incluye:


11. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA
POSTERIORMENTE EL
COORDINADOR HSEQ
OPERACIÓN DEL SERVICIO DE

REPORTA AL CLIENTE LA
NOVEDAD. FIN
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a. En el caso de la retroalimentación del cumplimiento de los requisitos


legales, del cliente y el servicio mismo, se califican en el Ticket del servicio
y/o encuesta de satisfacción.
b. Para el tratamiento de quejas sobre el servicio se remitirá al PRO-HSEQ-15
Procedimiento de Comunicación con el Cliente.
c. Finalmente se da liberación del servicio al cumplir todas la trazabilidad de la
operación, y/o cuando se hayan realizado los cambios pertinentes y el
servicio culmine a satisfacción.

12. CONTROL DE CAMBIOS EN EL SERVICIO

Para el control de los cambios durante la prestación del servicio se realizaran de la


siguiente forma:

a. El control de cambios del servicio ocasional quedará registrado en el FOR-


HSEQ-101 informe de servicios programados, la descripción se hará en el
campo de observaciones, este será autorizado por el Coordinador
Operativo de Zona y/o Despachador. Dicho cambio puede ser solicitado
directamente por el cliente y/o internamente por el Coordinador de zona y/o
despachador.

b. En el caso de servicios fijos que impliquen modificaciones al contrato en un


término superior a seis meses, se realiza actualización por parte del
Coordinador Administrativo de la Operación del FOR-HSEQ-62 Síntesis de
contrato, estas pueden realizarse mediante acta y/o correo electrónico y
serán aprobadas por Gestión Gerencial.

c. En el caso de servicios de alquiler se harán directamente con Gestión


Gerencial y se realiza actualización del FOR-HSEQ-62 Síntesis de contrato,

13. SERVICIO NO CONFORME


En el caso de presentarse servicios no conformes se remitirá al PRO-HSEQ-17
Procedimiento para el Control del Servicio No Conforme, aplica en los siguientes
casos:
a. Omisión de información en el proceso de contratación con clientes
b. Incumplimiento especificaciones del cliente
c. No se tienen documentos actualizados en la carpeta de vehículos y
personal
d. Incumplimiento de un servicio por falla en la programación
e. Retardo o incumplimiento de un servicio por falla del conductor
f. Fallas mecánicas
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g. Falta de mantenimiento preventivo


h. Falta de aseo del vehículo
i. Fallas en la comunicación con el cliente
j. Mal actitud a la hora de prestar el servicio
k. No gestionar los cambios del servicio del cliente
TIPO DE SOLUCION
(eliminación, autorización uso o liberación,
NO CONFORMIDAD ACCION TOMAR concesión, impedir su uso tomando REPORTE A: TIEMPO
acciones a los efectos despues de entrega
o cuando ha comenzado su uso)

1. Completar la información requerida


1.1 Revisión y actualización de los formatos de análisis
1.OMISIÓN DE INFORMACIÓN EN EL de cumplimiento de los contratos y los contratos mismos
PROCESO DE CONTRATACIÓN CON 1.2 Diligenciar en su totalidad antes de prestar el servicio
CLIENTES garantizando los requerimientos del cliente Concesion, o despues de que se ha iniciado el SEMANA SIGUIENTE A
2. INCUMPLIMIENTO
servicio LA NOTIFICACION
ESPECIFICACIONES DEL CEC
(CONDICIONES ESPECIFICAS DE LA
CONTRATACION) 2. Dependiendo del proceso al que aplique tomar las acciones
necesarias para el cumplimiento de dichas especificaciones y
realizar concesion con el cliente para su entrega

1.1 Se solicita a la Asistente Administrativa el tramite de la


documentación requerida
1.2 Entregar copia al conductor o responsable en caso de
alquiler de vehiculos
1.3 Actualizar base de datos "Control Vehículos"
NO SE TIENEN DOCUMENTOS
ACTUALIZADOS EN LA CARPETA DE
1. VEHICULOS Impedir su uso (no se permite al conductor trabajar ni SEMANA SIGUIENTE A
2. PERSONAL 2. Se solicita al conductor copia de los documentos vigentes, programar al vehiculo) LA NOTIFICACION
en caso contrario se sanciona con memorando
2.1 Se programa radicación y trámite, en el caso de ser
documentación del conductor como la licencia de conducción no
se programa hasta que entregue copia de la renovación
2.2 Se realiza entrega formal al conductor
2.3 Actualizar base de datos "Control Vehículos"

1. Se corrige el error inmediatamente sea detectado y se


buscan relevos con los vehículos de la empresa o proveedores
seleccionados.
2. Comunicarse con el cliente e informar los cambios efectuados
como consecuencia del error (Tratamiento del Servicio No Concesion mientras se realiza la reprogramacion del
INCUMPLIMIENTO DE UN SERVICIO INMEDIATO
conforme) servicio.
POR FALLA EN LA PROGRAMACION
3. Ubicar el móvil en el sitio para la prestación del servicio.
comunicarse con la gestoria para informar la novedad
4. Llamado de atención al responsable del error

1.El coordinador de transporte, jefe Operativo, coordinador


operativo y/o vigias (segun aplique) busca un relevo con los
conductores de la organización o proveedores seleccionados
RETARDO O INCUMPLIMIENTO DE UN 2. Reprogramar servicio
SERVICIO POR FALLA DEL 3. Comunicarse con el cliente e informar los cambios efectuados
CONDUCTOR como consecuencia del incumplimiento (Tratamiento servicio no
Concesion con el cliente COORDINADOR INMEDIATO
Nota: El incumplimiento en el horario conforme)
OPERATIVO NACIONAL
acordado para la prestación del servicio 4. Llamado de atención al conductor
SUBGERENCIA
de transporte no debe exceder de Diez 5. Inspección de comportamiento; registro en la evaluación de
COORDINADOR
(10) minutos competencias.
OPERATIVO
6. Remitir al encargado del procedimiento de servicio no
COORDINADOR HSEQ
conforme para hacer seguimiento al caso

FALLAS MECANICAS
FALTA DE MANTENIMIENTO 1, El jefe Operativo busca un relevo con los vehículos de la
Cuando el Vehículo principal se presente organización o proveedores seleccionados (falla mecánica)
fallas el relevo debe estar disponible 2.Reprogramar servicio
inmediatamente con el fin de no 3. Establecer comunicación con el cliente para realizar
entorpecer la prestación del servicio. concesión (tratamiento Servicio no conforme) Impedir su uso vehículo, Concesion con el cliente INMEDIATO
Cada Cinco mil Kilómetros (5000-10000) 4. Remitir al encargado del procedimiento de Mantenimiento
se debe hacer el cambio de aceite, con para la toma de acciones y seguimiento a la ejecución del
una tolerancia de 500 k m y el cambio de programa de mantenimiento preventivo y correctivo
correas de los vehículos según las
especificaciones dadas por cada
fabricante en los catálogos

FALTA DE ASEO DEL VEHICULO 1. Se realiza llamado de atención al conductor y al jefe de


Los vehículos se lavan cada ocho (8) mantenimiento
días. Con una tolerancia máxima de dos 2. Se solicita cuadro de lavados Impedir su uso vehículo, Concesion con el cliente INMEDIATO
días para el cumplimiento de esta 3. Se programa lavado del vehículo
condición. 4. Se hace seguimiento a la queja por parte del encargado

1.Tomar el registro de quejas de los clientes por falta de claridad


en el flujo de comunicación, en este caso el conductor
FALLAS EN LA COMUNICACIÓN CON informará al coordinador de zona y/o jefe oprativo quien registrara
EL CLIENTE las quejas y/o solicitudes de los clientes. La Gerencia,
Cumplimiento de sus requerimientos, subgerencia e inspector de HSEQ tambien registraran las quejas Concesion con el cliente INMEDIATO
transmisión de información relevante y solicitudes de los clientes.
para la prestación del servicio. 2.Realizar analisis de quejas y reclamos de los clientes para la
toma de acciones y seguimiento al tratamiento.
3. Realizar cierre de la queja

1.Realizar Concesión con el cliente


2. Tomar las acciones del caso ( Llamado de Atención al
Concesion con el cliente, mientras se realiza
conductor), Informar y verificar con el cliente el tratamiento.
MAL ACTITUD A LA HORA DE capacitación, si el resultado sigue siendo un SEMANA SIGUIENTE
3. Citar a descargos y firma de memorando
PRESTAR EL SERVICIO desempeño pobre es necesario cambiar al personal AL REPORTE
4. Evaluar periodicamente la satisfacción de los clientes
asignado (impedir su uso).
5. Programar capacitación en servicio al cliente
6. Dejar registro para calificar en la evaluación por competencias

En el tratamiento de estos servicios se pueden controlar así:


a. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
b. Concesión: En esta etapa se involucra la gestión de los cambios del
cliente respecto al servicio y garantizar la conformidad del mismo.
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c. Suspensión de la provisión del servicio: En este caso no se prestará el


servicio
d. Informar al cliente: En esta fase se comunican contingencias internas y
externas, estado de ejecución del servicio, suspensiones y se puede
realizar una concesión con el cliente

13. MANTENIMIENTO
Para realizar el Mantenimiento preventivo y correctivos de los vehículos se
seguirán los parámetros establecidos en el PRG-HSEQ-07 Programa de
Mantenimiento. Los Coordinadores Operativos de zona deberán reportar cualquier
falla mecánica al Coordinador Nacional de Mantenimiento para tomar las acciones
pertinentes.

12. PROPIEDAD DEL CLIENTE


Los bienes que son propiedad del cliente que sean dejados en los vehículos en
el transcurso de los servicios de la empresa, se deberán identificar en la
bitácora de Actividad Diaria del Conductor FOR-HSEQ-117/138/140. El
conductor debe informar y entregar estos objetos a los Coordinadores de Zona
Operativos, quien es responsable de reportar al cliente para su devolución
mediante registro con firma de conformidad o en caso de que el cliente lo
solicite el conductor hará entrega del mismo.
En caso de tener vehículos de alquiler el cuidado de la propiedad de estos se
realizara mediante inspecciones mensuales de vehículo según el FOR-HSEQ-
97 y se informará oportunamente en la inspección correspondiente.

13. GESTIÓN AMBIENTAL


Derivado del análisis de aspectos e impactos ambientales se identificaran los más
significativos para la operación. En los cuales se describen los controles en cada
una de las actividades asociados al transporte, uso, tratamiento, vida útil y
disposición final.

14. REGISTROS

 Acta de Entrega FOR- HSEQ- 34


 Chequeo Diario del Vehículo FOR-HSEQ-35
 Formato de Inspección FOR HSEQ 97
 Bitácora de Actividad Diaria FOR HSEQ 117/138/140
 Formato de Prestación de Servicio de Transporte FOR-HSEQ-91
 Formato de Servicios No conforme FOR-HSEQ-99
 Formato de Servicios Programados FOR-HSEQ-101
 Listado de vehículos, FOR-HSEQ-60
 Síntesis de Contrato, FOR-HSEQ-62
 Ficha de vehículos, FOR-HSEQ-136

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