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VERSIÓN 12
TABLA DE MODIFICACIONES
Versión Fecha Cambio realizado Aprobación Firma
cambio
01 25-03-09 Creación del Documento
VERSIÓN 12
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1 OBJETIVO
Ejecutar los servicios pactados según los requerimientos del cliente siguiendo los
criterios del Sistema Integrado de Gestión, Plan Estratégico de Seguridad Vial, la
normatividad legal y de otra índole (cliente), para el desarrollo y operación de los
contratos y/o solicitudes de SST S.A., garantizando la prestación del servicio de
una forma oportuna, conforme, confiable y segura.
2 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Operación de SST S.A, desde la solicitud de
todo tipo servicio de transporte (plataforma VOY, servicios por llamado y/o fijos)
y/o alquiler terrestre, su programación ajustada a los requisitos del cliente
(incluidos también en la plataforma VOY), hasta la finalización del servicio,
previniendo el servicio no conforme y cuidando la propiedad del Cliente. Rige
todos los procesos que intervienen en esta.
3 RESPONSABLE
El proceso de Gestión Gerencial suministrará los recursos necesarios para la
Operación del servicio, tanto logísticos, de infraestructura (Edificios, Vehículos,
equipos, transporte, Comunicación), mantenimiento, los requeridos para el
cumplimiento de los requisitos legales y del cliente, proveedores externos,
ambiente de trabajo y personas.
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4 REFERENCIAS
5.1.2 Enfoque al Cliente
8.1Planificación y control operacional (9001:2015)
8.2 Requisitos de productos y servicios (9001:2015)
8.3 Diseño y desarrollo de servicios (9001:2015)
8.5 Producción y provisión del servicio (9001:2015)
8.6 Liberación de los Servicios (9001:2015)
8.7 Control de las salidas no conformes (9001:2015)
9.1.2 Satisfacción del Cliente (9001:2015)
4,6 18001:2007
8. Operación 14001: 2015
Guía del Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente para
contratistas RUC 3.2.3 Programas de Gestión.
Condiciones de la contratación, requisitos mínimos, aspectos evaluables y
especificaciones técnicas establecidas por el cliente para la presentación de
la oferta.
Solicitud del Cliente interno y/o externo por correo electrónico.
Matriz de Identificación de Riesgos, Valoración de Peligros y Determinación
de Controles
Programa de Seguridad Basada en el Comportamiento
Programa de Seguridad Vial
Programa de Inspecciones Planeadas
Plan de Responsabilidad Social Empresarial
Matriz de Requisitos Legales
Plan Estratégico de Seguridad Vial
Decreto 1079/2015 Decreto único reglamentario del sector del transporte
Decreto 1072/2015 Decreto único reglamentario del sector del trabajo
5 DEFINICIONES
Requisitos Legales del Contrato: Todos aquellos Requisitos legales de
mantenimiento, HSEQ, de personal, tiempo, vehículos, dedicación exclusiva
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Empleado de la Empresa: persona con contrato de trabajo vigente con SST S.A.,
vinculado mediante contrato a término fijo o indefinido.
Ruta Adicional: Trayecto que se decide tomar en un viaje para llegar a un cierto
destino. Esta definición aplica para los Servicios Ocasionales.
Vehículo contratado: vehículo automotor para uso y manejo del Cliente., a través
de un contrato de alquiler y/o para el servicio de transporte terrestre de personal.
Vehículo de carga: vehículo automotor que se rige por el Decreto 1554 de 1998.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO PRO-HSEQ-19
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Plataforma VOY: VOY es la herramienta por medio de la cual los usuarios del
servicio podrán pedir su servicio de transporte ocasional, de una forma fácil y
sencilla.
6. CONDICIONES GENERALES
6.1.1 Cada vehículo estará identificado por un número de placa asignado y sus
características están relacionadas en el FOR-HSEQ-136 Fichas de Vehículo
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Esta información se divulgará a los interesados mediante comité HSEQ, con el fin
de tener acceso a las características del servicio y los resultados esperados.
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Se programan desde el inicio del contrato según los criterios establecidos por el
cliente, en los cuales señala las rutas desde su inicio hasta su fin y las
disponibilidades programadas durante la ejecución del contrato.
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d. Una vez aceptados los términos y condiciones por parte del cliente, él se hace
responsable de los costos de cancelación y/o cambios en la programación.
6.3.2.4 Una vez se inicia y finaliza el servicio es obligación del Conductor reportar
al Coordinador Operativo de Zona que se prestó a conformidad de las
especificaciones del cliente en cuanto al cumplimiento del horario y
desplazamientos. En el caso de la plataforma finalizar el servicio. Así como
cualquier novedad sea por incidente, servicio no conforme o falla mecánica.
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Se programan desde el inicio del contrato según los criterios establecidos por el
cliente, en los cuales señala los criterios durante la ejecución del contrato.
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Se realiza con las placas del vehículo por medio del monitoreo satelital o GPS,
la comunicación mediante Celular y/o avantel y FOR-HSEQ-117 /138/140
Bitácora de Actividad Diaria. La salida de este tipo de servicio es prestarlo a
total conformidad del cliente, según sus especificaciones.
a. Por medio del número de solicitud, las placas del vehículo y el nombre del
conductor asignado, información que está en el registro FOR-HSEQ-91
Formato de Prestación de Servicio de Transporte y FOR-HSEQ-117 /138
/140 Bitácora de Actividad Diaria.
b. La verificación del servicio se puede realizar con las placas por medio del
monitoreo satelital o GPS, por celular y/o avantel y/o FOR-HSEQ-117 /138/
140 Bitácora de Actividad Diaria.
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10. COMUNICACIÓN
El flujo de comunicación se enuncia a continuación:
PROGRAMACIÓN DE LOS SERVICIOS ENVIO DE CONFIRMACIÓN
OCASIONALES POR LLAMADO POR POR EMAIL AL CONDUCTOR SI EL CONDUCTOR DEBE
LA PLATAFORMA VOY Y/O CELULAR DESDE LA PLATAFORMA Y/O EL CONDUCTOR EL CONDUCTOR DEBE
ESTAR 15 MINUTOS
INICIO CELULAR REPORTA EL CONDUCTOR
DIRECTAMENTE POR EL ANTES EN EL PUNTO DILIGENCIAR LA
DESPACHADOR Y/O COORDINADOR DE LA PRESTACIÓN INICIO DEL SI REPORTA BITACORA DE
DEL SERVICIO. SERVICIO POR FINALIZACIÓN DEL ACTIVIDAD DIARIA
LA SE EJECUTA CON SERVICIO POR LA
CONFIRMADO ? ASÍ MISMO DEBE DEL CONDUCTOR Y/O
PLATAFORMA NORMALIDAD EL PLATAFORMA VOY
REALIZAR CON FOR-HSEQ-91
PROGRAMACIÓN DE LOS VOY Y/O POR SERVICIO ? Y/O POR CELULAR
ANTELACIÓN EL FOR- FORMATO DE
SERVICIOS FIJOS POR CUADRO ENVIO DE CONFIRMACIÓN
HSEQ-35 CHEQUEO CELULAR AL AL COORDINADOR PRESTACIÓN DEL
DE TURNOS Y NOVEDADES POR AL CONDUCTOR DESDE EL
DIARIO DEL COORDINADOR FIRMA DEL FOR- SERVICIO EN CASO DE
CELULAR
CELULAR Y/O AVANTEL POR EL VEHICULO HSEQ-91 SER OCASIONAL.
COORDINADOR OPERATIVO DE
NO
NO
REPROGRAMACIÓN DE LOS
SERVICIOS FIJOS POR CUADRO SERV NO CONFORME OTRAS CAUSAS DE
DE TURNOS Y NOVEDADES POR INCIDENTE/ ACCIDENTE SERV NO CONFORME
FALLA MECÁNICA
CELULAR Y/O AVANTEL POR EL
COORDINADOR OPERATIVO DE
ZONA
REPORTE DEL EVENTO AL
DE VEHÍCULOS
REPORTA AL CLIENTE LA
NOVEDAD. FIN
TRANSPORTE TERRESTRE Y ALQUILER
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FECHA
PÁGINA
CÓDIGO
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PRO-HSEQ-19
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO PRO-HSEQ-19
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FALLAS MECANICAS
FALTA DE MANTENIMIENTO 1, El jefe Operativo busca un relevo con los vehículos de la
Cuando el Vehículo principal se presente organización o proveedores seleccionados (falla mecánica)
fallas el relevo debe estar disponible 2.Reprogramar servicio
inmediatamente con el fin de no 3. Establecer comunicación con el cliente para realizar
entorpecer la prestación del servicio. concesión (tratamiento Servicio no conforme) Impedir su uso vehículo, Concesion con el cliente INMEDIATO
Cada Cinco mil Kilómetros (5000-10000) 4. Remitir al encargado del procedimiento de Mantenimiento
se debe hacer el cambio de aceite, con para la toma de acciones y seguimiento a la ejecución del
una tolerancia de 500 k m y el cambio de programa de mantenimiento preventivo y correctivo
correas de los vehículos según las
especificaciones dadas por cada
fabricante en los catálogos
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13. MANTENIMIENTO
Para realizar el Mantenimiento preventivo y correctivos de los vehículos se
seguirán los parámetros establecidos en el PRG-HSEQ-07 Programa de
Mantenimiento. Los Coordinadores Operativos de zona deberán reportar cualquier
falla mecánica al Coordinador Nacional de Mantenimiento para tomar las acciones
pertinentes.
14. REGISTROS