INTRODUCCIÓN

Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores,

cuando este no afecta o modifica los estados financieros de la entidad, pero es necesaria

para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes, establecer recordatorios

en forma contable. Los estados financieros deben contener toda la información

adicional, para ello es necesario controlar dicha información, lo cual es posible haciendo

uso de éstas cuentas.

La existencia de las cuentas de orden se hace evidente ante la necesidad social de contar

con estados financieros ricos en información, para medir las consecuencias de las

decisiones y optar por la más favorable. Por otra parte, es de tal importancia la

información de las cuentas de orden que existen principios de contabilidad que

contemplan su presencia en los estados financieros.

Las cuentas de orden, por el principio de entidad, justifican su existencia. Por lo que

respecta al principio de realización, las cuentas de orden también se justifican en virtud

de que tal principio expresa, que las operaciones realizadas por una entidad, debe

reflejarse en los estados financieros. Finalmente, las cuentas de orden se justifican

también con el principio de revelación suficiente, en tanto que la información que

brindan estas cuentas, proporcionan al lector elementos mayores para analizar e

interpretar el balance general y al tomar decisiones.

 DESARROLLO

CUENTAS DE ORDEN

Para poder comprender la teoría de cuentas de orden se debe hacer una diferencia entre

los valores reales y los valores contingentes:

Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del

activo y pasivo.

Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a

una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte

dichos valores en reales.

DEFINICIÓN

Son cuentas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta

o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con

fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o

bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no

presentarse en lo futuro.

Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que no

afectan o modifican los estados financieros, pero es necesario su registro para consignar

y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en forma

contable.

Es decir, las cuentas de orden, son aquellas que en fondo y forma actúan como

memorias, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance o

resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos futuros.
A diferencia de las cuentas de balance normales donde se registran valores reales, en la

cuentas de orden lo que se registra, por lo general, son contingencias a favor o a cargo,

según corresponda.

Entre las operaciones más comunes que se acostumbra registrar bajo este rubro están las

siguientes:

Valores recibidos en guarda.

Valores recibidos en prenda o garantía.

Ejecución de mandato como la comisión de compra o venta en general por cuenta ajena.

Avales.

Depreciación fiscal.

Otorgamiento de fianzas.

Otorgamiento de garantías.

Obligaciones por descuento de documentos.

Toda clase de contratos que se celebren.

En cuanto a los Principios de Contabilidad bien se podría decir que se aplica

indirectamente el criterio prudencial, ya que, generalmente, en las cuentas de orden se

registran conceptos que pueden -o no- ser gastos en el futuro.

Cuentas de Orden más comunes

Existen, en nuestro medio, diversidad de giros o de tipos de empresas que, por ende,

tienen características muy específicas. Esto hace casi imposible enumerar las
situaciones o eventos que requieren para su control e información por medio de las

cuentas de orden.

A continuación se mencionan algunas de las cuentas de orden más comunes:

Depósitos en prenda o en garantía.

Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente

la entrega -física o administrativa- de algún bien que garantice, en caso de falta de pago,

el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de

estos bienes entregados en garantía de la operación

Mercancía en consignación.

Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra

entidad mercancías en consignación para ser vendidas posteriormente. Como la

operación en si se realiza hasta que la venta se realice, es muy común que, mientras esto

no suceda, se mantenga un control de estas mercancías por medio de las cuentas de

orden. En estas operaciones quien remite las mercancías es el comitente y el que las

recibe -para su venta- se le llama consignatario.

Documentos descontados y endosados.

El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en

frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se

controlan a través de la cuenta de documentos por cobrar.

De igual manera, las entidades también requieren de financiamiento por diversos

motivos. Y una forma de conseguirlo es transferir a una institución bancaria los

derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores,

recibiendo, a cambio, el valor de ellos, menos una comisión al banco- por prestar el

servicio de cubrir anticipadamente el importe de los documentos recibidos. Las cuentas

de orden son el control ideal de este concepto.

Avales otorgados.

No es de uso muy común, por el riesgo que representa, pero en ocasiones la empresa

puede intervenir en alguna operación de crédito de un tercero como aval. Si bien con

esto no se asume una responsabilidad inmediata es recomendable llevar un control de

los avales otorgados para informar a los interesados de los posibles riesgos adquiridos; y

una forma de hacerlo es por medio de las cuentas de orden.

Juicios pendientes.

Otro caso que, en ocasiones, se presenta es el de los Juicios en contra. El mantener

informados a los accionistas sobre las posibles contingencias en caso de no verse

favorecidos con el resultado es el fundamento del control -en cuentas de orden- de este

concepto.

Seguros contratados.

El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad

proteger la inversión en los mismos para asegurar su reposición en caso de algún

siniestro. Es importante para el accionista saber que hay un seguro vigente sobre las

inversiones y debido a eso es relevante su mención y control en cuentas de orden.

CONCLUSIONES

En este se ha concluido que es necesario dejar en claro que las cuentas de orden no

pueden usarse para sustituir los registros contables y además también a den ajustarse por

infracción las que de acuerdo con la técnica contable deban ajustarse.

También lo menos que se puede esperar el usuario de los estados financieros son unas

cuentas de orden amplia, acercada y debidamente explicadas una nota que diga por si

solas de la calidad de su gestor y la certeza de los estados financieros representan

adecuadamente la situación de la empresa.