TEMA II.

CUENTAS DE ORDEN

TEMA III. CUENTAS DE ORDEN

Objetivo

Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de

valores, cuando este no afecta o modifica los Estados Financieros de la entidad

pero es necesaria para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes,

establecer recordatorios en forma contable.

Es necesario precisar la diferencia que existe entre valores reales y valores

contingentes.

Los valores reales son: los derechos y obligaciones de la empresa que figuran

dentro de su activo y pasivo.

Los valores contingentes son: derechos y obligaciones probables o que están

sujetos a una contingencia es decir que pueda o no suceder, y no afectan o

modifican al activo, pasivo o capital.

A las cuentas de orden también se les denomina con otros nombres y son los

principales:

Cuentas de movimiento compensado

Cuentas de saldos compensados

Cuentas de saldos correlativos

Cuentas de memorándum

Cuentas de registro

Casos en que deben establecerse cuentas de orden.

1. Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, las

mercancías que nos encomiendan para su venta, percibiendo en cambio

una cuota o comisión.

2. Para registrar derechos y obligaciones contingentes, tales como primas

sobre contratos de seguro, que la empresa ha pagado y por las cuales

adquiere el derecho de proteger sus bienes por cierta cantidad, durante

determinado tiempo; documentos que la empresa endosa, por los cuales

adquiere una responsabilidad contingente, que se convertirá en real si el

girado o principal responsable no liquida el valor de dichos documentos.

3. Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en

efectivo o por compensación de servicios, como en los casos de emisión de

billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos, planillas

o boletos en las compañías de transporte.

4. Para registrar operaciones por duplicado, con objeto de control desde otro

punto de vista; por ejemplo, cuando la depreciación de los bienes del activo

fijo se registra a tasa diferente de la que marca la Ley de ISR, para

 controlar, tanto el precio de costo real, como el precio alzado de las

mercancías en consignación.

Clasificación de las cuentas de orden

Las cuentas de orden al no afectar directamente la situación financiera y

resultados de la entidad, no serán cuentas de balance o de resultados, por tanto

no pueden clasificarse dentro del rubro de cuentas de activo, pasivo, capital,

ingresos u egresos.

Las cuentas de orden se clasifican en:

Valores ajenos

1. Cuentas de orden para valores ajenos: a este grupo lo forma el importe total

de los valores y bienes ajenos que se reciben, por ejemplo: depósitos en

prenda y mercancías en comisión.

Valores contingentes

2. Cuentas de orden para valores contingentes: a este grupo lo forman el

importe total de los derechos y obligaciones, así como la emisión de

obligaciones, por ejemplo: documentos descontados y endosados, avales

otorgados, juicios pendientes y seguros contratados.

Valores de control
3. Cuentas de registro: a este grupo lo forma el importe total de las

operaciones, las cuales ya asentadas, su registro se duplica con fines de

control desde un punto de vista distinto, por ejemplo: activo depreciable.

Para registrar la existencia de alguna de las situaciones o eventos para los que

fueron creadas las cuentas de orden, se cargaran a una cuenta de orden y se

abonaran a otra cuenta de orden por 3 observaciones a razonar.

1. Para conservar el equilibrio de la ecuación del balance general.

2. Por que si se registrara cargando a una cuenta de orden y abonando a una

cuenta de balance o de resultados la igualdad de activo es igual a pasivo

mas capital se rompería impidiendo elaborar Estados Financieros.

3. Por que si se registrara cargando a una cuenta de balance o de resultados

y abonando a una cuenta de orden la igualdad de activo es igual a pasivo

mas capital se rompería impidiendo elaborar Estados Financieros.

Procedimiento de registro

Debido a que se establecen en grupo de dos, de las cuales la primera es deudora

y la segunda acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales,

aunque de naturaleza contraria, o sea uno deudor y el de la correlativa o

contracuenta acreedor.

Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden:

Movimiento directo o paralelo. El movimiento de las cuentas de orden es directo

o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son

de orden, sin intervenir cuentas de balance.

Movimiento cruzado. El movimiento de la cuentas de orden es cruzado cuando

en un asiento intervienen, como deudora, una cuenta de orden y como acreedora,

una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como

acreedora una cuenta de orden, y como deudora una de balance o de resultados.

Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos

iguales.

Operaciones que dan origen a su uso

Existen en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende,

con características muy especificas, lo cual hace imposible enumerar las

situaciones o eventos que requieren para su control e información de cuentas de

orden.

1. Depósitos en prenda: cuando una entidad efectúa ventas a crédito,

puede darse la situación de exigir al cliente la entrega de algún bien

que garantice, en su caso de falta de pago por el crédito otorgado.

Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para su control de

este tipo de información.

2. Mercancías en Comisión: dentro de nuestro medio son comunes las

operaciones consistentes en recibir de otra entidad, mercancías para

ser vendidas obteniendo un premio denominado comisión. En estas

 operaciones quien remite las mercancías es llamado comitente,

quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión

es conocido con el nombre de comisionista.

3. Documentos descontados y endosados: el otorgar crédito es una

práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en

frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o

pagares los cuales se controlan a través de la cuenta Documentos

por cobrar. De la misma manera como se concede el crédito, las

entidades llegan a colocarse en situaciones tales que también

requieren de unos financiamientos para cumplir su programa de

pagos o inversiones para lo cual recurre a diferentes fuentes de

financiamiento entre ellos, a transferir a una institución bancaria los

derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en

fechas posteriores a cambio de recibir el valor de ellos menos una

comisión cobrada por el banco por prestar el servicio de cubrir

anticipadamente el importe de los documentos recibidos.

4. Juicios pendientes: otro caso de pasivo contingente se presenta

cuando se recibe de algún empleado una demanda laboral. La suma

demandada en este caso normalmente se sujeta a un trámite de

estudio, si carece de fundamento o procede total o parcialmente.

Ante esta situación la contabilidad no puede permanecer a la

expectativa hasta la resolución final. El asegurar los activos de una

entidad ante diferentes riesgos tiene como finalidad protegerlos, así

como procurar que su reposición por causa de algún siniestro sea

 para quien solicite el seguro al menor costo posible. La suma

asegurada no representa un valor que modifique la situación

financiera y resultados de la entidad.

5. Activo depreciable: el cálculo de la depreciación implica un asiento

que se refleja por una parte en cuentas de resultados por ser una

partida que disminuye la utilidad o incrementa las perdidas y por otra,

una aplicación de la cuenta complementaria correspondiente.

Presentación de los Estados Financieros

En primer lugar lo que se informa de las cuentas de orden son ellas y su saldo el

cual no se puede integrar a las cuentas de balance ni a las de resultados en tanto

que no afecten de momento ni la situación financiera ni los resultados de la

entidad.

Como segunda consideración al expresarse que no afecten de momento la

situación financiera y los resultados de la entidad, denota por consiguiente que en

el futuro si puede afectar, por ende deben formar parte de los Estados

Financieros.

La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance

general consiste en agruparlas dentro de la clasificación:

4. Valores ajenos

5. Valores contingentes
6. Cuentas de registro

Ejemplo:

No circulante Proveedores $_________

Gastos de instalación $________ Suma el pasivo $_________

Primas de seguros ________ Capital contable _________

Cuentas de orden
Papelería y útiles ________
Valores Ajenos
Suma el activo $________ Suma el pasivo y capital $_________
Mercancías en comisión………………$135,000.00

Valores Contingentes

Documentos endosados………………. 575,000.00

Cuentas de registro

Activo depreciable……………………….. 190,000.00

Suma…………………………………$900,000.00