¿Qué es la contabilidad?

Es la ciencia o técnica encargada de obtener, clasificar, procesar, analizar e interpretar

de forma sistemática la información originada en la ejecución de la actividad económica
de una compañía, con el propósito de suministrar información financiera útil, dirigida
a personas naturales y jurídicas que tengan interés en conocer acerca de la salud
financiera de la actividad empresarial.

¿Para qué sirve la contabilidad?

Existen cuatro propósitos fundamentales de la contabilidad:
 Documentación: sirve para tener todo organizado: saber de dónde vienen las
entradas y salidas de dinero o capital de la empresa.
 Declaración e información: Asimismo, es importante declarar e informar a las
autoridades fiscales de cada uno de estos movimientos, ya sea a final del ciclo
contable, del trimestre o cuando sea requerido.
 Control: Es importante tener un control de estas entradas y salidas de dinero
para poder llevar un seguimiento de lo que se conoce como presupuesto, es
decir, cuánto dinero hay disponible.
 Disposición: Finalmente, la contabilidad sirve para asegurarse de que el dinero
está en el lugar correcto en el momento correcto y que la empresa tiene acceso
a él.
De esta manera, la contabilidad puede tener un carácter interno, para que la propia
empresa sepa en qué situación económica se encuentra, o externa, para proveer con
información a aquellos que necesiten tenerla.

Fines de la contabilidad
A su vez, la contabilidad tiene una serie de fines últimos que se pueden distinguir cuatro
categorías.

 El primero es el cálculo del tiempo, es decir contabilizar de manera

cronológica los cambios e incrementos de activos y pasivos en una empresa.
 En segundo lugar, la empresa debe documentar cada una de sus
transacciones ocurridas y e informar a las autoridades.
 La representación de las cuentas es el tercer objetivo, pues se deben
mostrar los números obtenidos en un periodo de tiempo a aquellos que lo
necesiten, por ejemplo, a inversores.

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  Finalmente, uno de los objetivos últimos de la contabilidad es mantener el
balance inicial, por el cual cada entrada y salida de dinero que es registrada
es usada para mantener un balance económico. Este balance indica que el flujo
de activos y pasivos en una empresa no viene dado sin más, sino que es
equilibrado, por ejemplo, la compra de capital supondrá una pérdida de efectivo.

La contabilidad de acuerdo a la legalidad

Para que cualquier apunte contable sea lícito y cumpla con la legislación, deben darse
una serie de características. Cualquier asiento o entrada debe ser continuada, es decir,
no pueden existir saltos entre ellas.
Asimismo, la contabilidad debe ser completa y basarse en el tiempo en que ocurrió el
movimiento a contabilizar. Además, tienen que estar organizado de manera factual, es
decir, basado en hechos. Nada se basa en suposiciones.
La documentación es diaria. Aunque no significa que tenga que realizarse todos los días,
sí que debe contabilizarse cada movimiento de acuerdo al día.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que no se puede eliminar ningún movimiento
registrado. Así se previene el fraude. Finalmente, todo tiene que estar legalmente
archivado y organizado y no puede haber ningún asiento sin su correspondiente recibo,
factura o documento.

Utilidades de la información contable

La información contable es como la materia prima o la fuente de datos, para evaluar y
proyectar una empresa. Por tanto, esta información es útil en:
 La planeación financiera.
 La proyección de flujos de caja.
 El análisis de costos.
 La obtención de financiamiento.
 La vinculación a redes empresariales o clusteres.
 La interpretación de la situación financiera.
 La planeación tributaria.
 La preparación de presupuestos.
 La consolidación de cifras sectoriales y nacionales.

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La diferencia entre usar la contabilidad en forma apropiada y no hacerlo se refleja en
los resultados que obtendrás. Por tanto, usarla en forma apropiada te garantiza una
mejor gestión de la actividad empresarial y la posibilidad de:
 Obtener mejores resultados (mayores utilidades).
 Incrementar la rentabilidad.
 Optimizar los costos y los gastos.
 Planear la tributación.
 Realizar una gestión estratégica de los recursos.
 Mitigar los riesgos financieros e incluso operativos.
 Proyectar el crecimiento de tu empresa.
“Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea
comparable.
 La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.
 La información es útil cuando es pertinente y confiable.
 La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de
predicción y es oportuna.
 La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la
cual represente fielmente los hechos económicos.
 La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases
uniformes”.

La normatividad que regula la gestión contable

a) Planes de Contabilidad Generalmente aceptados (PCGA locales)
b) NIIF

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia

(PCGA) son el conjunto de conceptos básicos y de reglas contenidos en el Decreto
2649 de 1993 y que deben tenerse en cuenta al registrar los hechos económicos de las
personas jurídicas y naturales, para informar contablemente.

Su aplicación
Estos principios serán de obligatorio cumplimiento para todos aquellos que se
encuentren sujetos a llevar contabilidad o para quienes, sin encontrarse obligados a
llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

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Su relevancia
Además de la importancia que significa dar cumplimiento a la normatividad, y evitar de
esta forma posibles sanciones, la verdadera relevancia, para el empresario o
emprendedor, radica en poder definir apropiadamente las políticas contables que serán
base para obtener información verdaderamente útil y confiable.

Los 14 PCGA, se enumeran a continuación.

Equidad

La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la

contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De
esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que
reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una empresa dada.

Ente

Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o

propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de
"persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios
"entes" de su propiedad.

Bienes Económicos

Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes

materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser
valuados en términos monetarios.

Moneda de Cuenta

Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para
reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos
y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y
valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio “a cada unidad.
Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el
país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades
de dinero de curso legal.
En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrón estable de valor,
en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que

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se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos
apropiados de ajuste.

Empresa en Marcha

Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financieros

pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que informa
la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia
personal tiene plena vigencia y proyección futura.

Valuación al Costo

El valor de costo –adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico de

la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados "de
situación", en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha", razón
por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.
Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y
criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa
afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación
de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de valuación.
Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de
correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados
bienes, no constituyen, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en
sustancia, constituyen meros ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

Ejercicio

En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en

tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir
con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual
duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.

Devengado

Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado

económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado
o pagado.

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Objetividad

Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto,
deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible
medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.

Realización

Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea
cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente
todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que
el concepto "realizado" participa del concepto devengado.

Prudencia

Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo,
normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de
tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede
expresar también diciendo: "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las
ganancias solamente cuando se hayan realizado".
La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en
detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y el resultado de las
operaciones

Uniformidad

Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas
para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados
uniformemente de un ejercicio al otro. Debe señalarse por medio de una nota
aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en
la aplicación de los principios generales y de las normas particulares.
Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables
aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las
circunstancias aconsejen sean modificadas.

Materialidad (significación o importancia relativa)

Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas

particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se

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presentan situaciones que no encuadran dentro de aquéllos y, que, sin embargo, no
presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general.
Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es
significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada
caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto
relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.

Exposición

Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y

adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera
y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS, por su sigla en
inglés) son un conjunto de normas con enfoque financiero que buscan dar una
estructura uniforme a la información financiera y a la contabilidad de las empresas y,
por tanto, serán en el corto tiempo el lenguaje contable financiero universal.

NIIF Implementación en Colombia

Mediante la Ley 1314 de 2009, decide que el país deberá implementar las NIIF (o IFRS)
como técnica para la gestión de la contabilidad y de la información financiera en las
empresas. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitió el cronograma de
convergencia y adopción de las NIIF en Colombia.

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Método de la partida doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas;
movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor.
La partida doble es la esencia de la contabilidad actual y parte integral de la ecuación
patrimonial.
La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de
igual valor, pero de naturaleza contraria, como, por ejemplo; cuando se presta dinero,
el que recibe debe y el que entrega tiene.
Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho
económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien,
debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

Esto explica los principios básicos de la partida doble:

 “Quien recibe debe a quien entrega”

 “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
 Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Es la base del equilibrio
de la ecuación patrimonial)

Claro está que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo
en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para
consignarlo a un banco; en este caso se cumple otro de los principios elementales de la
partida doble que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose
la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no
podría existir equilibrio. No puede haber un movimiento que solo afecte cuentas de una
misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en
su lado negativo.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y
un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor
positivo corresponde a un débito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor
debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su débito y en la otra
cuenta en el crédito.
En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos y los
créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los
créditos de los débitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los
débitos representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se

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tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación
patrimonial (Activo es igual a pasivo más patrimonio, o activo menos pasivo es igual a
patrimonio)
La técnica contable de hoy día, está fundamentada en la partida doble, la cual se basa
en el aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema
contable del ente económico.
Esta técnica la podemos representar de la siguiente manera:

Débitos Créditos
Aumento de activos Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio

Por ejemplo:

a) Venta de mercancías por valor de $2.000.000 de contado.

Cuando se vende al contado se recibe el dinero, por eso se aumenta la cuenta de Caja
(debita) y la cuenta de comercio al por mayor y al por menor es una cuenta de ingresos,
la cual al vender se aumenta –crédito.

b) Se compran mercancías a crédito por valor de $1.350.000. Cuando se recibe la

mercancía se debe pagar su valor, pero como ésta se compró a crédito, las
deudas aumentan, luego la cuenta de pasivo denominada Proveedores
nacionales se acredita.

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 c) Se vende mercancías por valor de $3.000.000, de los cuales cancelan $1.450.000
de contado y el saldo a crédito.

ASIENTOS CONTABLES

El asiento contable es el registro que se hace en la contabilidad de un hecho económico

determinado en la empresa. El asiento contable puede presentarse de dos maneras
como lo es: asiento simple o asiento compuesto.

Asiento Simple

Se presenta cuando solo se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a

un crédito.

Asiento Compuesto

Se presenta cuando se afectan más de dos cuentas.

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Libros de contabilidad

Los libros de contabilidad, también denominados libros de comercio o libros oficiales,

son documentos en los que los entes económicos registrarán la totalidad de los hechos
económicos o transacciones con valor monetario, que serán la base de emisión de los
estados financieros.

¿Para qué registrar los libros de contabilidad?

Para que puedan servir de prueba. Para ello, deben haberse registrado previamente
ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal; esto
es, en la cámara de comercio de su jurisdicción, entidades en las que el Gobierno ha
delegado la función del registro mercantil. En su defecto, deberán registrarse ante la
autoridad designada para surtir estas funciones.

Utilidades de los libros de contabilidad

 Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o

por resúmenes globales no superiores a un mes.
 Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta,
sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
 Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
 Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin, se deben
llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración y control del ente económico.
b) Cumplir las exigencias de otras normas legales”.

¿Por cuánto tiempo debes conservarlos?

Los libros de contabilidad, así como los comprobantes de contabilidad y los documentos
que los soportan, la correspondencia relacionada con sus operaciones, deberán
conservarse y solo podrán destruirse después de 20 años contados desde el cierre del
periodo (31 de diciembre); sin embargo, si estos documentos han sido reproducidos
por cualquier medio técnico, podrán destruirse luego de diez (10) años de
conservación.

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¿Qué hacer en caso de pérdida?
En caso de pérdida total o parcial, de los libros de contabilidad, además de la respectiva
denuncia es necesario reconstruir, a partir de copias digitalizadas, copias de los
documentos en poder de terceros o cualquier otro medio, la totalidad de la información
contable. Si la pérdida obedece a destrucción por caso fortuito como incendio o
inundación, por ejemplo, este hecho deberá ser demostrado con los documentos que lo
certifiquen; el procedimiento de reconstrucción o recuperación será el mismo.

¿Cuáles son los libros de contabilidad?

Los libros de contabilidad que deben diligenciarse son:
a) Inventario y balances.
b) Mayor y balances.
c) Diario.
d) Auxiliar.
e) De actas de Junta de Socios o Asamblea de Accionistas.
f) De actas de Junta Directiva.
g) De Socios o Accionistas

El ciclo contable
es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en
una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el
anual.
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar
finalmente la información financiera de una empresa.
Sabiendo que una empresa de capital está compuesta por varios socios y que sus
ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces
que es un diario y que es un mayor.

 El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las

empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también
como el libro de primera anotación
Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera
columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se
llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta
que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el
crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o
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acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe
que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.

Estructura de un libro diario contable

La composición de un libro diario sirve para observar y estructurar los datos y cuentas
registradas con el fin de ver las ganancias y pérdidas de tu empresa en un determinado
periodo de tiempo.
Cada una de sus partes ayuda a analizar las transacciones que llevas acabo, mejorando
tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades contables.
Para que esto se lleve a cabo, tu libro diario contable debe poseer las siguientes partes:
Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tu logo.
Esto, además de ser necesario por motivos de identificación, facilita la credibilidad de
que el documento que presentas es real.
Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la transacción.
Esta debe estar especificada según el día, el mes y el año en el que fue ejecutada.
Posteriormente, deben ordenarse de manera cronológica.
Hacer esto es importante para resaltar el valor de tus operaciones y mantener un orden,
ya que, a la hora de buscar una transacción, la mejor forma de lograrlo es ubicando
cuándo fue hecha.

Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar su nombre,

la cuenta de donde fue debitada o depositada y una pequeña descripción que indique
para qué se estableció esa transacción.
Dicho proceso debe ser breve, pero conciso y dar detalles extras e importantes de las
transacciones.
Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado
a la cuenta registrada en el libro mayor.
Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De
esta forma, queda claro el principio y el final de lo pagado y debitado en las
transacciones.

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Parte de esta información debe incluirse en la descripción estipulada en el paso 3, ya
que si existe alguna salvedad o acuerdo es necesario que lo digas.
En este mismo orden de ideas, tus cuentas deben incluir los siguientes asientos:
Firma: El encargado del proyecto debe firmar cada transacción estipulada en el libro
diario contable. Así podrás tener un registro de quién estuvo a cargo de las operaciones
llevadas a cabo.
Código de la cuenta: En esta columna, debes registrar el código pertinente en el Plan
Único de Cuentas. De esta forma, se le da a cada cliente o prestamista un código de
cuenta que debe manejar hasta que sus procesos en conjunto hayan finalizado.

 El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del

diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. El pase al
mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el
lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la
columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la
columna de valores el importe del débito.

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Ejercicios de anotación en el libro diario.

RECUERDE:

 Que las cuentas de activo clase (1.) Aumentan en la columna del debe y
 Disminuyen en el haber.
 Que las cuentas de gastos (5) aumentan en la columna del debe y disminuyen
 En la columna del haber
 Que las cuentas de pasivo (2) aumentan en el haber y disminuyen en el debe
 Que las cuentas de ingresos (4) aumentan en el haber en el haber y
 Disminuyen en el debe.

1. Se compra mercancía por valor de $5.000.000 y se paga 50% en efectivo y 50% a

crédito
Cuentas: 1435 mercancías no fabricadas, 1105 Caja general y 2205 Proveedores

2. Se paga salario (Gastos) a los trabajadores por valor de $10.000.000 y se paga el 50%
en efectivo y el saldo se paga en el mes siguiente.
Cuentas: 5105 salario, 1105 caja y 2505 salarios por pagar

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3. Se Compra un terreno por valor de $100.000.000 se paga el 50% con cheque y el
saldo se queda debiendo
Cuentas: 1504 Terrenos, 1110 Bancos y 2380 Acreedores

4. Se hace una venta de mercancía por $3.000.000 50% de contado el saldo nos lo
pagaran en el mes siguiente
Cuentas: 1105 Caja general, 1305 Deudores y 4135 Comercio al mayor y por menor

5. Pago del alquiler mensual del local donde se realiza la actividad comercial de la
empresa mediante transferencia. El importe es de $ 1.000. 000 más el 19 % de IVA.

CODIGO CUENTA Debe Haber

5120 Arrendamientos 1000000

511570 IVA soportado 190000

1110 Bancos 1190000

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6. Venta de mercancía por valor de $1.250.000 más el 19% de IVA, el cliente paga
mediante transferencia bancaria

CODIGO CUENTA Debe Haber

131505 Ventas $ 1,250,000
2408 IVA repercutido $ 237,500
1110 Bancos $ 1,487,500

7. se paga a un contratista con cheque un valor de $500.000, por la instalación y

mantenimiento de aire acondicionado, al cual se le retiene un 6.5% por retefuente.

CODIGO CUENTA Debe Haber

2320 cuentas por pagar a contratistas $500.000
2365 Retefuente $ 32,500
1110 Bancos $ 467,500

Ejercicios de anotación en el libro mayor

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¿Qué es un Kárdex y cómo se usa?
El Kárdex es un formato que se usa para mantener un registro de las salidas y entradas
de inventario en una empresa, con el fin de conocer tanto el costo y las existencias en
cualquier momento, sin tener que recurrir a realizar un inventario físico.
Anteriormente las tarjetas Kárdex se elaboraban en formatos impresos, los cuales
debían ser diligenciados manualmente, pero actualmente la mayoría de los sistemas
contables incorporan un Kárdex automatizado de acuerdo a las ventas que se realicen,
o también existen plantillas en Excel que facilitan el trabajo, como la que elaboramos
para usted y podrá descargar al final del artículo.

Contenido de un Kárdex
Existe un formato para tarjetas Kárdex que se podría considerar como estándar, en el
cual no pueden faltar los siguientes renglones:
 Fecha del movimiento.
 Detalle.
 Cantidad, valor unitario y valor total de la entrada.
 Cantidad, valor unitario y valor total de la salida.
 Cantidad, valor unitario y valor total del saldo.

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Sistemas de inventarios
El control de inventarios se puede realizar por medio de dos sistemas llamados sistema
de inventarios periódico y sistema de inventarios permanente.

Sistema de inventarios periódico

Este sistema de inventario en la actualidad no es muy usado por empresas que desean
tener un estricto orden en sus inventarios, puesto que su principal falencia es que no se
conoce en tiempo real la cantidad de existencia ni el costo de las mismas.
El sistema de inventarios periódico, consiste en realizar un conteo físico de las unidades
para determinar su cantidad, lo que también representa invertir tiempo en realizar los
conteos y se facilita la perdida de unidades.

Sistema de inventarios permanente

También denominado sistema perpetuo, es el más usado en las empresas, y es el que
por defecto se usa en las Kárdex, puesto que requiere un registro constante de todos
los movimientos de inventarios para tener una información precisa y en el tiempo en
el que ocurren los hechos.
Bajo este sistema el costo de ventas se conoce de igual manera en el preciso momento
de la venta, no es necesario realizar otras operaciones al final del periodo para
determinarlo.

Métodos de valuación de inventarios

Para determinar el costo de venta de cada producto es necesario aplicar un método en
el que se pueda asignar una valor justo y razonable a los inventarios de un mismo
producto que al momento de adquirirlos no han tenido un mismo costo.
Por ejemplo, una empresa que revende zapatos, compra el 2 de marzo los zapatos de la
marca DH a $ 20.0000 cada uno, pero posteriormente el día 6 adquiere más unidades,
pero esta vez a $ 18.000 cada uno, al momento de realizar la venta la empresa tiene
zapatos de la misma marca a un costo diferente, lo que buscan los métodos de valuación
es poder asignarle un costo a cada venta.

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Para determinar la valuación existe los siguientes tres métodos:

 Método promedio ponderado

Como su nombre lo indica, consiste en realizar un promedio de todas las unidades para
asignarles un costo, para ello se suma el costo de todas las unidades tantos las
existentes como las nuevas, posteriormente se divide en el número total de unidades,
lo cual dará en promedio el costo de cada unidad.
Por ejemplo, se compran 5 unidades a $ 1.000 y posteriormente 6 a $ 800, al
realizar una venta de 7 unidades, el costo de venta de esas 7 unidades será de $
891, puesto que:
5 unidades a 1.000 equivalen a 5.000 y 6 unidades a 800 equivalen a 4.800, en total son
11 unidades con un costo total de 9.800 pero para realizar la segunda compra se debe
promediar el costo de la siguiente manera: 9.800 / 11 = 891.

Método Pesps
Método de primeras en entrar primeras en salir, su nombre hace referencia a que las
primeras unidades de inventario adquiridas son las primeras que se deben vender, por
ejemplo, si se compran 5 unidades a $ 1.000 y posteriormente 6 a $ 800, al realizar una
venta de 7 unidades se debe separar en dos, por un lado, se sacan primero las 5
unidades de $ 1.000 y posteriormente las 2 unidades faltantes se sacan de las que
costaron $ 800.

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Método Ueps
Método de ultimas en entrar primeras en salir, este es un caso contrario a las Peps, las
ultimas unidades adquiridas son las primeras que se venden, retomando el ejemplo
anterior, si se adquieren 5 unidades a $ 1.000 y luego 6 a $ 800, al momento de vender
7 unidades se deben sacar primero las ultimas 6 que se compraron a $ 800 y luego la
unidad faltante de las que costaron a $ 1.000.

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Contabilidad de costos
Elementos Generales De La Contabilidad De Costos.
La contabilidad de costos es una herramienta de la administración que consiste en
determinar cuánto vale la producción un artículo o prestar un servicio en sus tres
elementos: Materiales directos, MOD, costos indirectos de fabricación
El fin primordial de la contabilidad de costos es servir de herramienta de control a la
administración para disminuir costos y así obtener más beneficios. Todo producto está
compuesto por tres elementos que son: Materiales, mano de obra, los costos
indirectos de fabricación.
Diferencia entre costo y gasto
Costo es todo desembolso, pasado, presente o futuro, que se involucra al proceso
de producción, cuyo valor queda incluido en los productos y contablemente se observa
en los inventarios (desembolso capitalizable.
Gasto es todo desembolso o erogación relacionada con los departamentos de
administración y ventas, cuyo valor se consume en el periodo contable (desembolso no
capitalizable.
Elementos del costo
En el costo de fabricación se identifican tres elementos: las materias primas, la mano de
obra directa y los costos indirectos de fabricación, conceptos básicos que deben agrupar
los valores de todo lo necesario para cumplir con el proceso productivo.
Materias primas (MP.): es el primer elemento del costo y comprende los materiales
que guardan una relación directa con el producto terminado bien sea por su clara
identificación, por la fácil asignación a este o lo relevante de su valor.
Ej.: la tela, el cierre, la marquilla, el hilo y los botones son materia prima de un blue jean;
el cuero la suela, los ojalillos y los cordones son materia prima del zapato.
Mano de obra directa (MOD.): es el segundo elemento del costo y comprende toda
remuneración (salario, prestaciones sociales, aportes para fiscales, auxilio de
transporte, horas extras, incentivos, etc.) a los operarios (trabajadores que interviene
directamente en la transformación de las materias primas. EJ: salarios y prestaciones
sociales de cortadores, costureras. Pulidores, empacadores.

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Costos indirectos de fabricación (CIF.): es el tercer elemento del costo e incluye
aquellas erogaciones necesarias para producir diferentes a MP Y MOD. Se compone,
entre otros, de: Materiales, repuestos y accesorios (Mrya) : Elementos físicos diferentes
de las materias primas que se requieren para obtener un producto terminado y no están
físicamente en éste; entre los materiales tenemos las grasas, lubricantes, aceites.
Combustibles, algunos repuestos son los piñones, poleas. Bandas, motores, lanzaderas;
como accesorios están el metro, la regla, los moldes, lápices, tijeras, cartulina, otros.
Mano de obra indirecta (MOI): Toda contra prestaciones (salario, prestaciones
sociales, aportes parafiscales, horas extras, bonificaciones, auxilio de transportes, etc.)
al personal de producción diferente de los operarios (gerente de producción, jefe de
planta, electricistas, supervisores, ingeniero industrial, secretarias, supernumerarios,
personal de mantenimientos, mecánicos, celadores, todos de producción.)
Otros CIF: Son desembolsos necesarios para elaborar el producto final que por sus
características de valor y/o variedad no son fácilmente identificables o cuantificables
en el producto final, como pueden ser la Depreciación del equipo, las pólizas de seguros,
los arrendamientos de la planta de producción o equipos, impuestos municipales
(predial y valorización), fletes de poco valor en la compra de M.P, servicios públicos de
la fábrica, entre otros.

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