INSTITUTO TELEDUCATIVO LOS TALLANES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

INTELTA
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Piura, 2013
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INTRODUCCION

El presente Manual de Procedimientos Administrativos (MPA), pretende servir de

herramienta para conducir un proceso de fortalecimiento institucional, es un esquema
de todos los aspectos relacionados a los procedimientos administrativos de INTELTA.
Este instrumento, intenta brindar una fuente de información e introducir conceptos de
planeación, seguimiento y evaluación oportuna de la información necesaria y
concerniente al funcionamiento administrativo.
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ORGANO DE ASESORIA

COMITÉ EJECUTIVO

Directora Ejecutiva : Belia del Pilar Concha Alburqueque

Jefe de Programación : Luis Enrique Lozada Gallado
Gerente de Marketing y Ventas : Verónika Janeth Chuyes Feria
Coordinadora de Proyecto : María del Rocío Farfán Manrique
Administradora : Mereyda López Marchena

RESPONSABLES

Directora Ejecutiva : Belia del Pilar Concha Alburqueque

Administradora : Mereyda López Marchena

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OBJETIVO

El Manual de Procedimientos Administrativos de INTELTA, consiste en contar con un

instrumento de apoyo administrativo. Así como una unidad de medición en los procesos
oportunos en la institución, en función de la misión, visión de la institución.

FINALIDAD

El propósito del manual es precisar los principales procedimientos y criterios necesarios

para mejorar la ejecución del trabajo administrativo que se aplicará en la gestión de
INTELTA, para un manejo adecuado de los recursos propios y de los desembolsos de
fondos de los proyectos financiados.

ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos Administrativos es de aplicación para todos los

colaboradores de INTELTA: Directivo, Ejecutivos y de Apoyo, Así como de terceros: clientes,
proveedores, donantes, contrapartes, e Instituciones Privadas y públicas.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE INTELTA

ASAMBLEA GENERAL
(06 personas)

Órganos de
Gobierno CONSEJO DIRECTIVO
(05 personas)

Comité Directivo
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN EJECUTIVA (SE) • 01 Administradora
• 01 Directora • 01 Contadora
• 01 asistente de DE • 01 Recepcionista
• 01 Conserje
Comité de Gestión • 03 Guardianes de planta
• Persona de limpieza

GÉNERO Y PROGRAMACIÓN MARKETING Y PUBLICIDAD

• 01 Jefe
POLÍTICAS PÚBLICAS • 01 Coordinadora
• 01 Directora • Ejecutivos/as de cuentas
• Coordinadores/as •Asistente
Órganos de
• Promotores/as
Gestión

PRENSA PRODUCCIÓN
• 01 Jefe • 01 Jefa
• Comunicadores/as • Productores/as
Periodistas • Técnicos operadores

CORRESPONSALES
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La Organización de Administración
LA ORGANIZACIÓN INTERNA DEL EQUIPO
Área Responsable del control de los recursos económicos, materiales y humanos que
aseguren el funcionamiento eficaz de la institución, integrada:

01 Administradora
01 Contadora
01 Recepcionista
01 Chofer/conserje
03 Guardianes de planta
01 Persona de limpieza

Las funciones específicas de cada uno de los colaboradores del área de administración, están
establecidas en el Manual de Organización y Funciones.

PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN
Los procedimientos y la documentación requerida para solicitar y efectuar trámites
administrativos comprende:

1. Presupuesto
Estructura del Presupuesto Institucional
Procedimientos y criterios para la afectación presupuestaria.
Informes.

2. El Sistema Contable
Estructura
Vigencia

3. Políticas para la Administración y Manejo de los Recursos.

Recursos Financieros: Normas de Tesorería, Manejo de Cuentas Bancarias, Manejo de Caja
Chica, Normas para Gastos de Viaje y Viáticos; Normas para uso de Vales.
Recursos Materiales: Adquisiciones de Bienes y Servicios, Uso y Registro de Activos Fijos,
Uso de Vehículos, Uso de Equipos de Cómputo y Teléfono.
Recursos Humanos: Manual de Organización y Funciones, Reglamento Interno.
Logístico y Servicios: Seguridad, Mensajería, Refrigerio.
Comunicación y Secretaría: Comunicación Interna, Correspondencia Externa, Archivo,
Biblioteca.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

A. PRESUPUESTO
El presupuesto institucional anual de INTELTA, debe ser formulado con la debida
anticipación, al 31 de Agosto del ejercicio económico anterior al de su ejecución.

Personal responsable: Los responsables del financiamiento del proyecto institucional de

INTELTA son la Compañía de Jesús y el Consejo Directivo de INTELTA, del cual forma parte su
Dirección Ejecutiva.
Los responsables de la formulación del Presupuesto Institucional son los (las) miembros del
Comité Ejecutivo.

1. Composición del Presupuesto Institucional

El Presupuesto Institucional Anual está conformado por los siguientes:
1.- Presupuesto de Ingresos
2.- Presupuesto de Gastos
3.- Pasivos

1.- Presupuesto de Ingresos

Conformado por:
a) Recursos de la Cooperación.
Son los recursos disponibles recibidos y/o por recibir, aprobados mediante Convenios
suscritos por INTELTA y LA COOPERACION, formulados en presupuestos por rubros,
actividades y partidas para cada uno de los proyectos a ejecutarse. Estos recursos
financian proyectos para períodos de 1, 2 y hasta 3 años.
Se administran en cuentas bancarias específicas, por cada donante/proyecto.
Generalmente las monedas de transferencia de estos recursos son: dólares ó euros.
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Para efectos de un mejor seguimiento de su ejecución, se apertura, además de una

cuenta de ahorro en moneda de origen, una cuenta bancaria corriente en moneda
nacional: Nuevos Soles, específicas, y a nombre del Donante/Proyecto.
La denominación de la cuenta bancaria, salvo precisión convenida con el Donante,
deberá detallar al titular Ejecutor y al Donante.
Por su naturaleza, las donaciones provenientes de la Cooperación Internacional se
encuentran exoneradas del ITF, por ello cuando se presenta carta al Banco solicitando
la apertura de la cuenta bancaria, simultáneamente se comunica la exoneración del ITF
de la cuenta, de conformidad con la Ley 28194, apéndice “P”

b) Recursos Propios
Forman parte del presupuesto de ingresos, los recursos propios que genera INTELTA
para contribuir al aporte local de cada uno de sus proyectos, así como la ejecución
propia de la Institución.
Las fuentes generadoras de recursos propios son. Por concepto de los servicios de
publicidad: Producción radial nacional, producción radial regional, producción radial
convenios, avisos, comunicados, otros alquileres, etc.

2.- Presupuesto de Gastos

Conformado por:
A) Gastos financiados por la Cooperación
Lo conforman los gastos propios de cada proyecto, aprobados por la Cooperación y
debidamente sustentados en su Plan Operativo, clasificados por programa, proyecto,
actividades, rubro y fuente.
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c) Gastos financiados con Recursos Propios

Forman parte de este presupuesto, los gastos que contribuyen a la generación de
recursos propios, así como aquellos gastos que constituyen el aporte propio para cada
proyecto en ejecución.
El presupuesto de gastos está debidamente codificado por programa, proyecto,
actividades, rubro y fuente.

3.- Pasivos
Lo conforman los compromisos que INTELTA debe honrar a favor de Terceros. Ejm.
Préstamo obtenido de la Compañía de Jesús, Cuentas por Pagar a la Sunat, AFP u otros.

Procedimiento para la afectación presupuestal

El área de Administración y Contabilidad cuentan con los siguientes documentos que
facilitan la afectación presupuestal:
 Convenio suscrito por INTELTA y La Cooperación (Donante) para cada Proyecto.
 Presupuesto detallado por actividades y rubros para cada proyecto.
 Clasificador de partidas presupuestales por objeto del gasto (Anexo 1).

En la estructura del Presupuesto de cada Proyecto, se aprecian los siguientes

componentes: Resultados, Rubros, Actividades y Partida del Gasto.
De conformidad con el requerimiento del Donante, para un efectivo seguimiento de su
avance y eficiente Informe, se procederá a codificar los diferentes conceptos del
Presupuesto, por Donante y Proyecto, en sus componentes principales: Actividades y
Partidas de Gasto.
Así mismo, se detallan los importes de cada uno de los componentes que financia el
Donante, el Aporte Local o Contribución de INTELTA y Beneficiarios del Proyecto.
La ejecución de cada proyecto se realiza de conformidad con su Plan Operativo, con los
niveles de autorización, verificación y seguimiento de los (las) Coordinadores (as) de
Programa y Administración.
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El comprobante sustentatorio del gasto es sellado y codificado, identificando: Fuente

de Financiamiento, Proyecto, Actividad, rubro y Partida.
A solicitud de la fuente Cooperante, se coloca un sello en el documento con el nombre
del proyecto y del Cooperante.
La administración es encargada de la supervisión del presupuesto.

LOS INFORMES A LOS DONANTES

Los Informes que se proporcionan a los Donantes son:
 Informe Económico ó Financiero, e
 Informe Narrativo.
Estos informes, de acuerdo al Convenio suscrito entre INTELTA y el Donante, pueden
ser mensuales, semestrales, anuales, etc.
Los Informes se ajustan a las exigencias del Donante, según Convenio. Expresados de
acuerdo a Estructura aprobada del Proyecto y moneda.
El seguimiento al avance presupuestal se efectúa Con una periodicidad mensual,
Administración, deberá reportar a la Coordinadora de Programa, el avance
presupuestal del Proyecto, para su revisión y conformidad de las operaciones
afectadas.
Esta revisión de la Coordinadora de Programa, de ser el caso, puede motivar el ajuste ó
corrección de alguna partida, en su operatividad interna; ó solicitar al Donante, con la
debida anticipación y fundamento, el ajuste a una partida o componente del Proyecto.

Informes al Donante
Luego de un seguimiento conciliado entre Administración y la Coordinación de
Programa, se procede a la emisión del Informe Económico. Este Informe debe ser
coherente con lo expuesto en el Informe Narrativo, en cuanto al avance de sus
actividades, resultados, metas y objetivos.
Los Informes Económico y Narrativo deben ser enviados al Donante, dentro del período
convenido.
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B. EL SISTEMA CONTABLE
Desde el año 2011, las operaciones económicas, financieras y patrimoniales de INTELTA, son
registradas en un software denominado WINCONTALL.
Este Sistema ofrece alternativas para registrar y reportar los informes financieros, de
conformidad con las exigencias del Cooperante, del Programa y de la Norma Contable y
Tributaria.
El Sistema Contable vigente consta de los siguientes módulos: Contabilidad (compras, ventas,
Auxiliares y ajustes), Tesorería (Caja, Bancos y Auxiliares), Presupuesto (Proyecto, Fuente,
Actividad, Rubro, Partida, Centros de Costos y Auxiliares) y Estados Financieros.
Con las nuevas disposiciones laborales, la planilla se concentra en archivo electrónico,
denominada PLAME, la que es reportada directamente a Sunat.
Se recomienda que el Software Contable sea sujeto de evaluación, por lo menos cada 5 años.
Evaluar su lenguaje, agilidad, consistencia y conveniencia, de acuerdo a las exigencias
contable-tributario y laboral; como también a las exigencias de los Donantes.

Personal Responsable: Administración, Contabilidad.

C. CRITERIOS PARA LA ADMINISTRACION Y MANEJO DE LOS RECURSOS

RECURSOS FINANCIEROS
Norma de tesorería
La Tesorería de INTELTA es una sección muy importante, inmersa en el área de
Administración, cuya función principal es administrar y regular el flujo de fondos de la
Institución; velando por su correcta aplicación, dando cumplimiento a las Normas
Administrativas Institucionales y a la Normatividad Tributaria, Legal y Contable.
La Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: controlar, registrar, hacer seguimiento y
reportar a la Administración y/o Directora Ejecutiva, periódicamente, la cuantía y naturaleza
de los ingresos, cobranzas, ejecución de los pagos de los compromisos y la custodia de
valores.
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La Administración con el Visto Bueno de la Dirección Ejecutiva, designa a la persona que se

hará cargo de la Tesorería.
La Tesorería es sujeta de Arqueos de Caja periódicos e inopinados por parte de la
Administración y/o Directora Ejecutiva.

1. De su registro
INTELTA cuenta con un sistema financiero eficiente. Para el caso en cuestión, cuenta con un
módulo de tesorería que es registrado conforme se van dando las operaciones de ingreso y
egreso de los recursos de Caja y Bancos.
El módulo de tesorería, en su diseño, está preparado para arqueos diarios de Caja, lo que
permite que la encargada del manejo de estos recursos tenga debidamente controlados sus
saldos. El módulo de tesorería es centralizado al módulo de Contabilidad.
De la operatividad de los recursos
La Coordinadora Administrativa opera los proyectos a partir de cada una de sus cuentas
bancarias, cuentas de ahorros en moneda extranjera y cuentas corrientes en moneda
nacional, Nuevos Soles y moneda extranjera, dólares.

Cambio de Moneda Extranjera

De conformidad con la necesidad del recurso financiero, para la ejecución del proyecto, se
dispone la venta de moneda extranjera a su parida Nuevos Soles, que son depositados en la
cuenta corriente del donante al que corresponde y/o a la cuenta corriente para la ejecución.
La venta de la moneda extranjera (Euros ó Dólares) se procesa con el Banco o Casa de
Cambio, el que cotice mejor tipo de cambio, constituyéndose el comprobante por el Cambio
que otorgan el Banco o la Casa de Cambio, en un documento muy importante que es
presentado al Donante adjunto al Acuse de Recibo o al Informe Financiero.

Del sustento documentario

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Cada una de las operaciones que se ejecutan con cargo al proyecto tiene la debida
correspondencia con sus planes operativos, y cuentan con el Visto Bueno Dirección y
Administración.
El sustento documentario de cada una de las operaciones realizadas, se ajustan a la
normatividad de comprobantes de pago impartida por la Sunat.
Conforme se va ejecutando el proyecto, se procede hacer los retiros correspondientes de sus
cuentas, mediante cheques o transferencias, para atender a los proveedores de bienes y/o
servicios y al personal. Las operaciones se ejecutan en su mayoría en moneda nacional.

Días de atención de Tesorería

Los días regulares de pagos son los días martes y jueves de cada semana, en el horario de
oficina.

Administración de las Cuentas Bancarias

La operatividad de las cuentas bancarias se da a 2 firmas. Se tienen autorizadas y registradas
hasta por lo menos 3 firmas en las Entidades Financieras. Estas firmas son: La de la Directora
Ejecutiva, La Administradora y Jefe de programación.
Las operaciones son de contado inmediato en la generalidad de los casos. En otros, por
razones de stock, a 7 ó 15 días.
Los cheques son girados a la Razón Social cuando se trata de persona jurídica y a nombre del
titular cuando corresponde a personas naturales.
Solo en casos de que el proveedor siendo persona jurídica no pueda acceder a depositar en
su cuenta bancaria, se gira a nombre del representante o gerente, mediando para ello una
comunicación escrita, debidamente firmada y sellada por el Titular.
Tesorería no mantendrá en cartera, cheques girados con antigüedad mayor de 30 días.
Deberá proceder a su anulación.
En el caso de pérdida de cheque ó chequera, la Tesorera procederá inmediatamente hacer de
conocimiento de la Administración y luego hacer la denuncia policial correspondiente.
La Tesorera debe prever el stock de cheques, con la solicitud oportuna de los mismos a los
Bancos.
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2. De las conciliaciones bancarias

La Tesorería realiza conciliaciones diarias de cada una de las cuentas bancarias. Esta práctica
permite una efectiva atención de los pagos semanales y el control de los recursos que nos
son abonados.
La Administración supervisa y visa, por lo menos, 1 vez a la semana conciliaciones de cada
una de las cuentas bancarias. Así mismo, de modo inopinado, la Dirección Ejecutiva y
Administración realizan supervisiones y cruces de información a la Caja y Bancos.

3. De la caja chica o fondo fijo

Aquellos gastos menudos, de hasta S/.100.00 (cien y 00/100 nuevos soles) son atendidos con
dinero en efectivo (Fondo Fijo o Caja Chica). Los gastos que superan este importe se ejecutan
mediante la emisión de cheques. Se deja salvedad, eventualmente por su naturaleza y
urgencia, de que algún desembolso que supera los S/. 100.00 pueda ser atendido con dinero
en efectivo.
El Fondo de Caja Chica será de S/. 1,000.00. Su rotación mensual no será mayor de 4 veces.
Los gastos cubiertos con el Fondo son: Movilidad Local, refrigerio, fotocopias, teléfono,
medicina, gasto notarial, gasto Sunarp, gasto Ministerio de Trabajo, etc.
El sustento documentario, además de estar acorde con la normatividad de comprobantes de
pago, estará visado por la Dirección y Administración. El Fondo de Caja Chica será
administrado por Tesorería.

NORMAS PARA GASTOS DE VIAJE Y VIATICOS

En el marco del desarrollo de los Proyectos que tiene en ejecución INTELTA, se desarrollan
viajes locales, nacionales e internacionales, en los que se afectan desembolsos por conceptos
de Pasajes, Alimentación, Movilidad Local, Alojamiento, etc.; que deben ser tratados y
regulados de conformidad con la cobertura presupuestaria del Donante a cargo.
Los parámetros sobre los que deben regirse los Proyectos en ejecución debidamente
financiados, son los siguientes:
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1.- De los conceptos coberturados

Los conceptos coberturados son: Alimentación, Alojamiento, Pasajes, Movilidad Local,
Impuestos Aéreos.

2.- Del sustento documentario

El sustento documentario de Alimentación será un comprobante de pago a nombre de
INTELTA, En la que deberá detallar.
El sustento documentario de Movilidad Local será un recibo interno INTELTA, en tanto la
suma que se registre sea razonable. En caso de Taxis contratados desde y para Aeropuerto, y
de otros, se solicitará la factura o Boleta de Venta correspondiente.
El sustento documentario del Alojamiento será la Factura ó Boleta, a nombre de INTELTA,
en la que además deberá consignarse el nombre del usuario.
El sustento documentario de los Pasajes son los Boletos.
El sustento del Impuesto Corpac es el tícket autoadhesivo.

3. De las tarifas de viáticos

Según directiva (Anexo 2) Viáticos, movilidad y alojamiento. Para la rendición de gastos de
viaje deberán llenar un formato (Anexo 3) Hoja de afectación de fondos. Adjunto con los
comprobantes correspondientes
Normas para el uso de los vales
La naturaleza de los VALES permite la fluidez operativa de los proyectos, toda vez que por la
ubicación de las zonas de intervención, hace necesaria la ejecución directa de recursos
económicos por parte del personal que ejecuta el Proyecto.

1. De los requerimientos
a) Los vales deberán ser presentados a la Administración con la debida anticipación, teniendo
en cuenta que los días de atención por Caja son los martes y jueves.
b) Los vales, según su procedencia y naturaleza, deberán estar visados por Dirección y
Administración
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c) Los vales deben contener la necesaria información que permita apreciar la naturaleza del
gasto a ejecutar.
d) Los vales son únicamente para cubrir gastos como: viáticos personal, gastos de pasajes,
peajes, refrigerios y movilidad de beneficiarios etc.
e) Los vales no son para cubrir compras de materiales de oficina, materiales de capacitación,
honorarios por servicios profesionales.
f) Los vales no deben tener ningún tipo de enmendaduras.
g) Los vales son concedidos sólo a personal de la Institución (por planilla y honorarios
profesionales).
h) Debe evitarse realizar gastos sin previo desembolso de vale. El personal no debe hacer uso
de sus recursos para cubrir gastos de INTELTA.

2. De la rendición de los vales

a) Los vales deberán ser rendidos dentro de las 48 horas hábiles posteriores a la culminación
de la actividad.
b) En la rendición se adjuntará la copia del voucher de tesorería y del recibo que se les
entregó cuando solicitaron el vale.
c) El vale debe ser rendido en la misma moneda en que le fue entregado, dólares o soles,
según sea el caso.
d) La Administración no atenderá nuevo requerimiento de vale si aún no se ha rendido el
vale anterior, salvo razones debidamente justificadas.
e) Transcurridos 12 días hábiles de realizada la actividad objeto de vale, y no habiendo
rendición, se procederá al descuento por planilla ó descuento del honorario correspondiente.
f) En caso fuera devuelto el íntegro del vale, debe adjuntarse un documento donde se
explique el motivo de la devolución. Este debe efectuarse dentro de las 72 horas de recibido
el dinero.
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3. El sustento documentario.
Las Agencias Financieras son cada día más exigentes en cuanto al sustento que debemos dar
al gasto según su naturaleza. En su generalidad, el sustento debiera darse con comprobantes
de pago aprobados por la Sunat.
3.1 Gastos de Personal INTELTA
a) Existen casos particulares como son: Movilidades Locales y Pasajes a Comunidades o
Caseríos que son sustentados con recibos internos INTELTA. Estos gastos deben detallarse
mencionando los puntos de recorrido, fechas, montos y la actividad desarrollada. Es
importante indicar que no hay medios formales de transporte.
b) Los Refrigerios son sustentados con recibo interno INTELTA. Debe indicarse fechas y
actividad ejecutada. Los montos de refrigerios deben ajustarse a las tarifas aprobadas según
Norma de Gastos de Viaje y Viáticos.
c) Los pasajes interprovinciales o interdistritales deben sustentarse con el Boleto formal que
emite la agencia de viaje.
d) Los gastos provenientes de servicios con terceros son sustentados con Recibo por
Honorarios o Boleta de Venta.
e) Los gastos de hospedaje deben sustentarse con comprobante de pago, teniendo como
tope la tarifa aprobada para Gastos de Viaje y Viáticos.
f) Los gastos que por su naturaleza no puedan ser rendidos con comprobantes de pago
aprobados por Sunat, deben adjuntar adicionalmente una Declaración Jurada justificando el
motivo. Queda a consideración de Administración, su validación o no.
g) Los gastos por llamadas telefónicas deben se sustentados con facturas o boletas de venta
por la compra de tarjetas telefónicas, para esto debe preverse su compra, asimismo se debe
adjuntar un detalle de fecha , números telefónicos y motivo.

3.2 Gastos de Beneficiarios INTELTA

a) Los gastos de movilidad y refrigerio de los Beneficiarios deben sustentarse mediante
planillas que consignen la siguiente información mínima: Nombres y Apellidos completos,
Documento de Identidad o Huella Digital, Lugar de Procedencia, Importe y Firma.
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b) No serán reconocidas como válidas aquellas planillas que presenten enmendaduras o

correcciones.
c) Los pasajes interprovinciales o interdistritales deben sustentarse con el Boleto formal que
emite la agencia de viaje.

4. De la periodicidad de los vales.

Cuando hay períodos continuos de actividades a realizarse por una misma persona, el vale
debe coberturar dentro de lo razonable y de los niveles de seguridad correspondientes, todo
el período necesario, especificando claramente fechas, actividades, lugares e importes. El
vale puede cubrir gastos de actividades hasta por un mes.

5. Otros
a) El Comprobante de Pago siempre debe ser legible y sin enmendaduras o borrones.
b) Los comprobantes de pago deben tener todos los requisitos exigidos por la SUNAT, como
por ejemplo: el RUC de 11 dígitos (tanto del proveedor como de la institución), nombre de
INTELTA correctamente escrito, indicar el 18 % del IGV en el caso de facturas, el cálculo
correcto del IGV, detalles legibles etc.
c) En el caso de los recibos internos se debe indicar los nombres y apellidos completos y el
DNI correcto de la persona quien recibe el dinero.
d) Los documentos pequeños deben ser colocados en hoja bond (ejm. peajes, tickets de
máquinas registradoras), y adjuntarse una fotocopia para evitar que se borre lo impreso en
determinados comprobantes, con la finalidad de que se observe bien el gasto y se pueda
afectar presupuestalmente con facilidad.
e) Los documentos deben ser limpios sin BORRONES NI ENMENDADURAS.
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RECURSOS MATERIALES
CRITERIO PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS
A efectos de cumplir con las exigencias de los Cooperantes y de lograr un ordenamiento que
nos permita uniformizar razonablemente los criterios en cuanto a Adquisiciones de Bienes
y/o Servicios, para un regular desarrollo de las operaciones que se ejecutan por cada uno de
los proyectos, se emite la presente Norma, cuyo desarrollo se detalla como sigue:

1. Del procedimiento
El Requerimiento:
El Proceso de Adquisiciones de Bienes y/o Servicios se inicia con la formulación del
Requerimiento, siendo la Coordinadora de Programa, Administración ó Directora Ejecutiva, ó
quien se le autorice, con el Vo Bo correspondiente, quien lo requiere.
El Requerimiento debe responder al Plan de Operaciones del Proyecto en ejecución,
indicándose la actividad en la que está comprendido. Debe ser muy claro y preciso.
Este requerimiento debe consignar el monto asignado en el presupuesto para este fin, que
será utilizado como referencia importante para la ejecución.
Los Requerimientos deben formularse con la debida anticipación, tomando como base su
programación mensual, trimestral o semestral.
El formato de Requerimiento debe ser impreso y mantener una numeración correlativa.
Deberá diferenciarse el Requerimiento por Programa, en su impresión y correlación, como se
muestra en el anexo 4.

Las Cotizaciones:
Depende del monto de la adquisición, el que se constituyan 1, 2 ó 3 cotizaciones.
Hasta S/. 1,000.00 la adquisición se puede ejecutar directamente (1 cotización).
Más de S/. 1,000.00 y hasta S/. 2,000.00 se solicitarán 2 cotizaciones.
Más de S/. 2,000.00 se solicitarán 3 cotizaciones.
Las cotizaciones son emitidas por el Administración, en un mismo tenor, y con el detalle
suficiente que permita al proveedor hacer efectiva su cotización.
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Deberá consignarse además, la modalidad de pago y la disponibilidad de lo requerido. Se

solicita que los precios cotizados incluyan el IGV. Las Cotizaciones deben estar debidamente
firmadas y selladas por el Proveedor.
Las Cotizaciones se anulan cuando presentan enmendaduras o son recepcionadas fuera del
plazo consignado en ella.
Se dará la indicación al Proveedor del Bien y/o Servicio, que las cotizaciones deben hacerla
llegar en sobre cerrado, debidamente sellado a la Unidad de Administración.
Los sobres que contienen las cotizaciones son aperturados por la Administradora y la
Dirección y/o Coordinadora de Programa, a fin de comparar cada uno de los precios
ofertados, evaluar la calidad y así tomar la decisión más conveniente. La información se
concentra en un Cuadro Comparativo.
Constituyen factores determinantes para el otorgamiento de la Buena Pro: La Calidad del
Bien y/o Servicio, el Mejor Precio, el stock y/o disponibilidad, etc.
Dependiendo del tipo de Bien y/o Servicio requerido, podría darse el caso de consultar con
un especialista sobre la materia para decidir la adquisición.
Una vez determinado el proveedor ganador se procede a emitir la Orden de Compra de
Bienes y/o Servicios.

El Cuadro Comparativo:
Este formato permite apreciar con claridad las ofertas de cada uno de los proveedores de
bienes y/o servicios cotizantes, en igualdad de condiciones. Sus precios unitarios, calidad,
stock disponible, tiempo de entrega, etc.
El Cuadro Comparativo es firmado por la Dirección, Coordinadora de Programa y la
Administración.
Es el documento que determina la buena pro que se otorga al proveedor ganador, el mismo
que es apreciado formalmente en el Acta de Adjudicación.
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El Acta de Adjudicación:
Este formato muestra al proveedor ganador de la buena pro y fundamenta el resultado,
siendo factores determinantes, la calidad, el stock, mejores precios, etc.
En base a este documento, se procede a elaborar la Orden de Compra y/o Servicio
correspondiente.

La Orden de Compra y/o Servicio:

Este formato es el documento que formaliza el compromiso de compra-venta, lo emite
INTELTA y lo suscriben INTELTA y el Proveedor.
En este documento se plantean todas las condiciones de compra y pago, así como algunos
considerandos de excepción.

DE LOS FORMATOS
La presente Norma pone a disposición de los usuarios, los siguientes formatos:
Requerimiento de Bienes y/o Servicios
Solicitud de Cotización
Cuadro Comparativo
Acta de Adjudicación
Orden de Compra y/o Servicio

CRONOGRAMA
Los Requerimientos serán formulados durante los 5 días hábiles de la semana anterior al mes
programado para la adquisición del Bien y/o Servicio, haciéndolo llegar a la Administración.

NORMA PARA USO Y REGISTRO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

1. De su reconocimiento
Los Bienes de Activo Fijo, son aquellos bienes que INTELTA adquiere, construye o produce y
que contribuyen al desarrollo normal de sus actividades para el logro de los objetivos
institucionales, de conformidad con la NIC 16.
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Estos Bienes se caracterizan por que tienen una vida útil superior a un año, generalmente de
4 a más años y su costo no es menor a ¼ de la Unidad Impositiva Tributaria.
Pueden ser: Bienes Inmuebles (Terreno, Edificio) y Bienes Muebles (Mobiliario, Equipos de
Procesamiento de Datos, Vehículos, Maquinaria, etc.).
2. De su registro
Los Bienes de Activo Fijo se registran en las cuentas de Clase 3 del Plan Contable General
Empresarial.
El bien debe ser reconocido como una unidad. Ejm. Un Equipo de Procesamiento de Datos lo
conforma: PC, Monitor, Teclado, Mouse, Parlantes, Estabilizador, etc. Sus costos por
separado podrían estar por debajo de ¼ de la UIT. Por ello su registro en el Libro de Activos
Fijos, debe presentarse como una Unidad, conformada por sus partes.
Muy importante es que al adquirir estos equipos, se tenga consignado el valor de cada una
de sus partes, en la factura.
El Departamento de Contabilidad debe mantener un archivo físico diferenciado de los
documentos que sustentan a cada uno de ellos.
Los Bienes de Activo fijo se encuentran expresados en un Libro Auxiliar de Bienes de Activo
Fijo.
Aquellos Bienes cuyo costo esté por debajo de ¼ de la UIT deberán ser registrados como
bienes de consumo (gasto) y controlados en Cuentas de Orden como Bienes Auxiliares.

3. De su depreciación
La depreciación física está relacionada al uso y desgaste de un activo fijo, a medida que pasa
el tiempo.
Para determinar la vida útil de un activo será necesario considerar los siguientes factores:
 El Uso del Activo
 El desgaste físico
 La Obsolescencia Técnica
 Limitación Legal
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Existen una variedad de métodos de depreciación. INTELTA optará por el método de Línea
Recta, ya que se espera usar todos los activos en forma similar en todos los períodos.
La vida útil del activo fijo se revisará periódicamente y en caso que nuevas evaluaciones
modifiquen significativamente las expectativas de vida útil, se deberá cambiar el cargo por
depreciación para el ejercicio corriente y futuros.
Tasas de Depreciaciones (Línea Recta)
Edificaciones y Construcciones 5%
Vehículos 20%
Equipos de Procesamiento de Datos 25%
Maquinaria y Equipo 10%
Muebles y Enseres 10%
Equipos Diversos 10%
Los bienes de activo fijo se deprecian a partir de su fecha de uso

Los Bienes de Activo Fijo adquiridos con recursos procedentes de la Cooperación ó Donantes
serán depreciados afectando (cargando) la cuenta de clase 5 (cuenta aplicada como destino,
cuando se adquirió el Bien) y con abono a la cuenta de clase 3 (Depreciación Acumulada).
Los Bienes de Activo Fijo adquiridos con Recursos Propios, serán depreciados afectando
(cargando) cuenta de clase 6 (Resultados) y con abono a la cuenta de clase 3 (Depreciación
Acumulada).

4. De su financiamiento
Los Bienes de Activo Fijo son adquiridos con recursos debidamente presupuestados y
financiados por Donantes para el normal desarrollo de los proyectos.
Sólo en aquellos casos en que un bien de activo fijo no sea cubierto en un 100% por el
Donante, se complementa su adquisición con recursos propios. También puede adquirir con
recursos propios según lo presupuestado y la necesidad institucional.
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5. De las Revaluaciones
Siguiendo el tratamiento alternativo permitido, de conformidad con la NIC 16, puede llevarse
el activo a un valor revaluado, el que usualmente corresponde al valor de mercado
determinado mediante tasación efectuada por Peritos Tasadores, Profesionales Especialistas
u Organismos Competentes.
Cuando un Bien se revalúa, su depreciación acumulada a la fecha de la revaluación sigue uno
de los siguientes tratamientos:
a) Se reajusta proporcionalmente al cambio del monto bruto en Libros del Activo, de modo
que el valor en libros del activo después de la revaluación sea igual al monto revaluado.
b) Se elimina debitándola contra el monto bruto que arrastra el activo, y el monto neto se
reajusta con referencia al monto revaluado del activo.

6. De su mantenimiento y seguro
Los Bienes de Activo fijo de INTELTA son sujetos de un mantenimiento regular a cargo del
Administración (Mantenimiento), y en otros casos se solicitan los servicios especializados de
terceros para mantenimiento y reparación de bienes tales como Maquinaria, Equipos de
audio, Cómputo, Vehículos, Central Telefónica, etc.
Los Bienes de Activo Fijo deben estar protegidos con Pólizas de Seguro a todo riesgo.

7. Del inventario físico anual.

Los Bienes de Activo Fijo y Bienes Auxiliares de INTELTA deberán ser inventariados
físicamente, al concluir cada Ejercicio Económico (Anual), uno a uno, para determinar su
conformidad con el Registro Contable, incorporación, retiro, ubicación, su estado de
conservación y usuario.
El Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo es monitoreado por la Administración.
El Inventario físico permite determinar las Bajas de Activos, producto del deterioro, desgaste
u obsolescencia.
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Las Bajas de Activos deberán consignarse en un Acta donde se expone las razones de la Baja,
detalle de los Bienes afectos, valor en libros, fecha y firmas de la Directora Ejecutiva y
Administración.
El Acta es el documento de sustento para registrar contablemente la Baja del Activo.

8. De las ventas de bienes de activo fijo

Los Bienes de Activo fijo podrían ser vendidos, por obsolescencia, por desgaste que no
permite la operatividad requerida por INTELTA, luego de transcurrido el tiempo de
permanencia que el Donante estableció en el convenio, etc.
Para ello la Directora Ejecutiva de INTELTA deberá contar con la facultad específica otorgada
por el Consejo Directivo, debidamente inscrita en Registros Públicos.

NORMA PARA USO DE VEHICULOS

INTELTA debe contar con vehículos propios que le facilite la ejecución de sus proyectos y la
operatividad de las actividad propias de la institución.

1. DE SU PROGRAMACIÓN
Las Unidades son sujetas de programación semanal, diaria con los requerimientos que se
formulan a partir de los programas y/o áreas.
Los requerimientos de vehículos (Anexo 5) deben ser formulados con la debida anticipación,
dentro de los 5 días hábiles anteriores a la fecha de la actividad. Son suscritos por los (las)
usuarios, Coordinadoras de Programa ó Directora Ejecutiva. En él se indica la actividad a
realizar, el proyecto a afectar, la zona de intervención, el horario y la persona responsable de
la actividad. Estos requerimientos son presentados a la Administración para su
programación y correspondiente atención.

2. De los choferes
INTELTA deberá contar con 1 chofer profesionales en su planilla regular, de conformidad con
las actividades y disponibilidad de presupuesto de sus proyectos. En el caso, de los vehículos
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menores, son operados por los periodistas encargados de salir (calle) en actividades
puntuales.
Los choferes son las personas responsables del seguimiento a la operatividad de los vehículos
y su debido mantenimiento. Sus funciones se detallan en el Manual de Organización y
Funciones (MOF).

3. Del combustible
Paralelo al requerimiento de vehículo, se presenta la solicitud de vale (Anexo 6) debidamente
visada por la Coordinadora de programa, para el abastecimiento de combustible del vehículo.
En este vale se consigna la placa del vehículo, chofer, fecha, zona de intervención, código del
proyecto/actividad a ser afectado.
INTELTA, previa cotización, puede seleccionar 1 ó 2 grifos para abastecer de combustible:
gasolina, petróleo; Lubricantes, Lavado y Engrase a sus vehículos. Se conviene con el Grifo, el
uso de vales para requerir el combustible u otros. Estos vales, en original y 1 copia, serán
presentados al Grifo, por el Conductor, con la firma y sello autorizado. El Grifo, semanal,
quincenal o mensualmente (conforme a lo convenido) presentará a INTELTA sus facturas
adjunta de los vales originales debidamente clasificados por proyecto/actividad, para el pago
correspondiente.
Las copia del vale es devuelta por el Grifo al Conductor, con la firma del personal que atendió
el requerimiento y consignando la cantidad y costos del abastecimiento.
El Grifo debe haber sido informado por INTELTA para administrar los vales de combustible,
agrupándolos, por proyecto/actividad, para la correspondiente emisión de la factura por
cada uno de los proyectos/actividades afectados.

4. Del mantenimiento y reparación

Los servicios de reparación y mantenimiento de los vehículos son monitoreados por la
Administración, contando con el apoyo del Conductor del vehículo.
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INTELTA, previa cotización, debe seleccionar un Taller de Mecánica que reúna las condiciones
de garantía, eficiencia y seriedad para atender al vehículo, y sugerir proveedores
especializados.
Los requerimientos de mantenimiento y reparación (Anexo 7) son formulados por la
Coordinadora de Programa ó Directora Ejecutiva, en coordinación con el Conductor del
Vehículo, mediante solicitud a la Coordinadora Administrativa.

5. Del seguro
Los vehículos de INTELTA cuentan con SOAT.
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ANEXOS