MANUAL DE FUNCIONES REALIZAR TABLA CONTENIDO O GUIA REVISE

PORFA EL MANUAL DE MELISA PARA QUE QUEDE IGUAL

El proceso del cargo como auxiliar contable se deben ejecutar unas funciones basadas en el

registro de facturación electrónica e inventario, para estos se va a desglosar una serie de

pasos en el manual de funciones día a día. La actividad principal del puesto es ingresar las

facturas de compra de materia prima tanto en el programa de producción Busint y en el

programa contable siesa.

ACTIVIDADES A REALIZAR

1. Revisar correo:
En la mañana y en la tarde además en todo momento revisar el correo de facturación, es
importante porque es donde llegan todas las facturas de los proveedores de telas e insumos
y gastos de la empresa.

CORREO: facturacionelectronica@tceluniverso.com

CONTRASEÑA:
Imprimir factura.

Se imprimen todas las facturas de telas, preguntar a CARGO don Jimmy si se aceptan o se
rechazan, ya que a veces no es la tela requerido o no se ha hecho el pedido y de igual forma
nos facturan, en el caso de que se rechacen, solicitar al proveedor la nota crédito para tener
el soporte de la devolución.

2. INGRESO DE FACTURAS DE TELA.

En el ingreso de la tela principalmente se debe tener en claro el código con el que se va a

ingresar, se solicita al asistente de bodega ( jesus Ramos), luego que el cree o coloque los
códigos se procede a hacerle la respectiva entrada, al sistema de inventario, se comienza
por una orden de compra y posteriormente se hace la respectiva entrada con el número de
orden de compra. FOTO DEL FORMATO QUE LE PASAN CON LOS CODIGOS

Nota: antes de hacer la orden de compra, colaboramos al asistente de bodega (Jesús Ramos)
a realizar la conversión de los kilos a metros con el rendimiento que se obtiene en las
relaciones de las telas. FORMULA Y FORMATO PARA REALIZAR ESTO

3. ORDEN DE COMPRA: ENUMERO LAS ACTIVADES A REALIZAR

PARA REALIZAR LA ACTIVIDADES DE INGRESO DE LAS
FACTURAS
Cuando se obtiene bien los códigos y están claras las cantidades se procede a hacer la orden
de compra, primero se ingresa el código luego las cantidades, se debe tener en cuenta que
los valores de la orden de compra deben de ser los mismos que la facturas, cada tela debe
ser el mismo valor con la factura. Importante en la observación colocar el número de la
factura y el rendimiento, si la unidad de medida se es en metros también colocarla. Luego
asentar la EXPLICAR QUE VA EN TIPO DE DOCUMENTO CONCEPTO orden y
escribirlo en la factura para posterior mente hacer la entrada que es el paso final de ingreso.

Tipo de documentos es factura y el centro de operaciones es 036.

HACER ENTRADA:
La entrada se hace con el número de la orden de compra, importante la fecha que se
verifique los valores, cambiar la clase de documento y colocarte Factura, N° se coloca el
NUMERO DE FACTURA, el concepto CTELA el significado es compra de tela, y en el
centro de operación es 036 línea universo. Realizar un ejemplo con insumos y detallar
que debe ir en la factura el nro. de la orden de compra y en la entrada la referencia y el
lote para cual es asignada la compra del insumo
1.1 Revisar las facturas de insumos y telas:
La revisión de las facturas es importante para saber si están bien con las entradas se revisa:

1. La fecha que sea la misma en la del mes que estamos.

2. El tercero que corresponda al Nit de la empresa Textiles y Creaciones el Universo sas.

pues en algunas ocasiones se equivoca el proveedor de empresa y nos llega una factura que
no nos pertenece.

3. que tenga código QR O CUFE que son códigos que nos certifica que son factura
electrónica

4. los valores y las unidades que sean las mismas que la entrada en busint

5 que las entadas estén en el mismo mes y día que la factura.

Importante tener conocimientos contables para saber que impuestos aplicar o tarifas a
diferentes proveedores, además de diferenciarlos. Detallar las cuentas que aplicas para
impuestos y la causacion

Subir archivo plano:

Subir el archivo plano tanto de telas, insumos y devoluciones se debe entrar a busint
módulo de gerencia > informes > exportaciones a contabilidad >

cuentas por pagar; se debe poner el rango de fechas en el que se va a exportar el archivo
ejemplo si le llegan facturas de insumos del 1 de enero al 15 de enero se tiene que poner ese
rango de fecha.

Luego dar clic en COMPRAS y en aceptar luego escoger el concepto en este caso es de
insumos es INSU Y telas es CTELA

Se verifica que todas las entradas que parecen en el archivo plano se tengan físicas junto
con la factura, en caso de que no estén preguntar al encargado de insumos (Olmedo Muñoz)
y telas (Jesús Ramos Provisional), si está todo bien las facturas y las entradas se procede a
copiar el archivo de BUSINT y luego pegar en SIESA
Entramos a SIESA se va a la ruta ARCHIVO > IMPORTAR DATOS > IMPORTAR >
damos clic en el botón que tiene tres puntos que está en la parte inferior derecha de la
pantalla.
El siguiente paso a seguir es dar clic en el botón de los 3 puntos (…), para seleccionar el
archivo plano.

En caso de error en el archivo en siesa genera unas observaciones por ejemplo ******
foto siesa, con estos errores llamamos al departamento de contabilidad para que nos
colaboren o expliquen los errores . ejemplo de los errores frecuentes ****

Causación de las devoluciones

de la materia prima:

Primero se utiliza la cuenta de

devolución, hay una para cada uno de los procesos. Relacionar todas las que usamos mejor
en una tabla, por ejemplo

cuentas compra de mp cuentas de retención

cuenta de dv de mp cuentas de retención para dv
Ejemplo: la cuenta de materia prima que sería para ingresos es 14050101 y para
devoluciones es 14050103
IVA: INGRESOS 24081011 devoluciones 24081006
Retención en la Fuente: estas cuentas dependen de la tarifa que se debe de aplicar a cada
compra esto varia dependiendo de la razón social del proveedor, compra 23654002
devoluciones en compra 23654098.
Ica: estas cuentas varias según la ubicación y la razón social. 23680501 devolución
23680507.
Hacer firmar las facturas

Las facturas se deben hacer firmar de cada uno de los gestores de la línea, para posterior
mente relacionar las facturas y enviarlas con el mensajero (miguel), en la relación de Excel
debe estar el proveedor, número de factura y valores. Actualizar el formato este no es el

que se actualizo hace poco

Se imprime se hace un paquete con las facturas y firmas ? y la relación, se envían a

contabilidad.

****CONCILIACION DEL IVA que punto es

En la conciliación el PRIMER PASO. es que no hallan facturas pendientes por
contabilizar. SEGUNDO PASO. Se descarga el archivo de la Dian, para que cada factura
cruce con lo que esta reportado con la Dian.

El archivo de la Dian se descarga con los siguientes pasos,

1. ir a l correo de Outlook del señor Albeiro aristizabal, dar clic en el correo que dice
token y donde dice acceder.

2. al dar click en acceder, lo envía a la página de la Dian donde se debe ingresar con
un usuario y una clave, la ruta es empresa > representante legal.
3. luego entra a la página de la Dian,, da a exportaciones > exportaciones, grupos y
después en recibidos.

4. Dar clic en exportar, para comenzar a bajar el archivo WINRAR que es donde viene
varios documentos entre ellos el Excel de la Dian.
 Donde esta toda la información de las facturas que nos han enviado durante el mes o
durante el rango de fechas que hallamos escogido, con este mismo tenemos una
información más detallada de las facturas, cabe resaltar que el valor que nos da es el
valor del IVA.

Se debe acomodar cada columna como se requiera para hacer la tabla dinámica y que
crucen las facturas, el orden es Nit del proveedor, nombre del proveedor, numero de
factura, valor de IVA. Para sacar el valor de la base con el valor del IVA, se divide el IVA
con 0.19 da como resultado la base. Ya que en la Dian no aparece.
El BIABLE

El Biable es una herramienta la cual funciona junto con el programa siesa, los que hace el
viable es darnos la información de lo que se ha ingresado al sistema contable, se obtiene
digitando unos datos como los siguientes. En la fila A esta los nombres de la
parametrización algunos no se modifican como la conexión ni la empresa, en las demás
como la cuenta y el periodo depende los que se valla solicitar, por ejemplo, el numero 24
significa que es una cuenta de IVA por como comienza. y el periodo es donde se solicita la
información, ejemplo es 202112 quiere decir que es el año 2021 el mes 12.
se actualiza subiendo un archivo plano que lo hace la auxiliar contable, y nosotros los
actualizamos con el botón objeto, que está en la barra de herramientas del biable.
De este archivo copiamos la misma información para completar la tabla dinámica, pero esta
ves toca organizar cada una notas de cada una de la información de cada una, para que
solamente quede con la factura. De la siguiente manera.

En la siguiente imagen mostramos como se copia la información del biable para

organizarla.
En la siguiente imagen procederemos a delimitar la informacion de la fila D donde se
delimitara por espacios, y el objetivo de esta delimitacion es que nos quede solamente el
numero de la factura.
Se deben colocar el numero igual en el orden que se sacaron no se pueden perder el orden:
ejemplo si delimitas la informacion debes hacerlo al frente se cada proveedor.

En la sigueinte imgen aparece ya los datos delimitados por espacio donde solo sacaremos
el numero de la factura, como nos damos cuenta de cuales son los numeros de las facturas,
La siguiente imagen nos mustra donde se coloca la infomacion tanto de la dian y de siesa,
para poder tomar los datos y proceder a hacer la tabla dinamica, esta como la hoja siesa vs
dian.
Luego se procede a la tabla dinamica

La tabla dinamica es donde se organizan y cruzan los datos es decir las los numeros de las
facturas de los proveedores tiene que ser iguales, las que estan reportadas en la Dian con lo
que tenemos en nuestro sistema contable Siesa Enterprice es imporatnate que lo que
tenemos en el sistema contable la base la convirtamos en negativo ya sea multimplicandolo
por -1 o simplenete colocarlo negativo. Para que asi mismo nos de un valor a final cero o
algunos pesitos no superiores a mil y da mas de mil pesos es por algun error que se tiene
con los valores y toca revisar nuestros datos. Despues de conciliar se envia el correo a
contabilidad. Marlon relacionar un punto del manual o actividad aparte de lo que
realizas netamente en produccion.