MA UAL

SISTEMA CO TABLE

Conta Soft System

AUTOR: WILLIAMS VIDAL PELAEZ e-mail: Wvidal505@Hotmail.com

www.Contasoftsystem.net

MA UAL DEL USUARIO

Sistema desarrollado para el rea Contable de la empresa, realiza anlisis, clculos y contabilizacin por Centro de Costos, Depreciacin de Activo Fijo, Asientos por Destino de manera automtica y Planillas con exportacin al PDT y AFP et. Es Multiusuario y Multiempresa (Le permite llevar la Contabilidad de 99 Empresas y trabaja en Red)

ME U PRI CIPAL

ACCESO AL SISTEMA
CO TRASEA DE USUARIO

Para ingresar debe de elegir el usuario y luego ingresar su clave de acceso. Sin ella no podr acceder al sistema (solo tiene 3 oportunidades). Luego clic en ACEPTAR para ingresar al sistema.

CO TRASEA DE LA EMPRESA Seleccione la empresa a trabajar, en la lista le aparecer los periodos que tiene la empresa, se tiene que seleccionar un periodo a trabajar, luego ingrese contrasea de la empresa finalmente clic en ACEPTAR para ingresar al sistema.

TIPO DE CAMBIO Ingrese el tipo de cambio, esto se har diario; solo la primera vez que cargue el sistema, para las operaciones, que Ud. vaya a consignar.

1._ ME U MAESTROS 1.1 APERTURA DE EMPRESAS Aqu se crearan todas las empresas que vayamos a trabajar, para crear una nueva empresa dar clic en NUEVO, este le llevara a la segunda pestaa del formulario, tal como se muestra en la figura siguientes.

En esta parte del formulario ingresaremos RUC, Razn Social, Telfono y direccin de la empresa que vamos a crear, el sistema automticamente creara la ruta de la nueva empresa, todo dentro de la carpeta SISCON, hay que asignarle una contrasea para la nueva empresa. Algo muy importante, ah vemos un botn con Ao de Apertura, en este botn le indicaremos al sistema a partir de que ao se empezara la contabilidad de la nueva empresa.

Fig. 1.1

1.3 FILES DE ORIGE ES En este formulario ingresaremos todos los orgenes con los cuales vamos a trabajar: ejm Caja, Compras, Ventas, Planillas, Diarios, etc.

Fig. 1.3

1.4 PARAMETROS DE CUE TAS

Esta opcin es muy importante, aqu vamos a definir alguna cuentas especiales que sern usadas en las operaciones de Compras, Ventas y Planillas En las columnas AUTOMATICOS GENERADOS controla las provisiones de Asientos de Activo y Planillas. La columna CIERRE, bloquea el mes que Ud., elija, esto har que ya no se pueda ingresar ningn tipo de informacin en el mes bloqueado. FACTORES._ Se ingresara factor UIT y el porcentaje de IGV del ao en curso. CUE TAS ESPECIALES._ Se ingresaran las cuentas, para ciertos formularios a usar en adelante. El cual sern invocados desde los mismos.

1.5 TIPOS DE DOCUME TOS Tabla de Documentos, que sern usados en los libros de Compras y Venta

1.6 TIPOS DE GASTOS Tipos de gastos las vamos a trabajar con Ordenes de Trabajo las cuales se usaran, con la cuenta-20, en el registro de Compras y el de ventas.

1.7 TIPOS DE AUXILIARES En este formulario ingresaremos todas las cuentas a 2 dgitos (nivel de balance) de la Cuentas que vamos a manejar una cuenta corriente que hallan sido generadas por Compras, Ventas, Caja, Planillas y Asientos de diario.

1.8 AUXILIARES Una vez creados los TIPOS DE AUXILIAR, pasaremos a crear los Auxiliares, para llevar un mejor control de nuestras cuentas corrientes, estas sern codificadas por nmero de RUC, DNI o cdigo interno creado por el usuario. Estos auxiliares los vamos a usar en Compras, Ventas, Caja y Diario. A continuacin un ejemplo de listado de AUXILIARES de la cuenta Clientes.

1.9 PLA DE CUE TAS Creacin del Plan de Cuentas: CUE TA._ Definicin del cdigo de la Cuenta, (10 Caracteres mximos) DESCRIPCI ._ Se le asigna el nombre de la Cuenta (40 Caracteres mximos) AMARRES._ Se ingresar el cdigo de la cuenta, que se reflejar en los resultados por Funcin o Naturaleza de acuerdo al criterio de codificacin para el asiento automtico.

Fig. 1.9 Impresin Plan de Cuentas

Fig. 1.91

Importar Plan Cuentas: Se puede Importar las cuentas de otras empresas; Seleccione la empresa del cual ser importado el Plan de Cuentas; seleccione el periodo ms actual para obtener las cuentas ms actuales, tiene la opcin de importar todo el plan de cuenta o una cuenta especifica, tambin puede importar el nuevo PCGE.

1.11 UMERACIO DE VOUCHERS DE CAJA Crear los todos los bancos que usaremos en nuestra caja: E TIDAD FI A CIERA._ Seleccione el Banco a crear de la lista de Bancos. CODIGO I TER O._ Es una letra Alfabtica, que el usuario define para el control interno de cada operacin. UMERO CUE TA BA CARIA._ Nmero de Cuenta bancaria segn el banco.

CODIGO CUE TA._ Es la cuenta que se asignara segn el plan de cuentas. TIPO DE MO EDA._ Se debe ingresar la moneda del Banco que se usara "Soles y "Dlares.
MESES CORRELATIVOS._ Esta numeracin es automtica y correlativa, esto lo genera el sistema en cada movimiento, al crearlos se inicializaran en cero.

2._ ME U MOVIMIE TOS 2.1 REGISTRO DE COMPRAS: Ingresa Mes/Ao a trabajar.

UEVO._ Para ingresar una nueva provisin. ver Fig. 2.1

Fig. 2.1 UMERO REGISTRO._ Se ingresara el nmero correlativo, de las compras que vaya ingresando. CODIGO RUC._ Se ingresara el nmero de RUC del cliente MO EDA._ Se indicara el tipo de moneda de la provisin. DOCUME TO._ Se indicara el tipo de documento. SERIE y UMERO._ Se indicara el nmero de serie y factura del documento. ( Botn ) REFERE CIA._ Se activara cuando la provion ser una Nota de crdito o Debito, a la vez se activa la tercera pestana Nota Credito, ah vamos a ingresar el Documento que se modifica.

2.2 REGISTRO DE VE TAS: Ingrese Mes/Ao a trabajar.

Fig. 2.2 UMERO REGISTRO._ Se ingresara el nmero correlativo, de las Ventas que vaya ingresando. CODIGO RUC._ Consigne nmero del RUC. Si la provisin en una cuenta corriente. MO EDA._ Indique el tipo de moneda para su provisin. CUE TA PROYECTO._ Solo si Ud. Usara cuenta de proyecto, ingresara datos en la cuadricula; indicando el tipo de gasto. (

2.3 ASIE TOS DE DIARIO

Pasos a seguir: La opcin UEVO, para ingresar los Comprobantes de Diario, luego le mostrara una segunda ventana, donde consignara, los siguientes datos: FECHA._ La fecha del movimiento del documento TIPO DE CAMBIO._ Segn la base de datos. CUE TA._ Consigne cuenta del movimiento. Dar clic en botn buscar, para ubicar la cuenta deseada. AMARRE._ Si la cuenta tuviese amarre, se habilita la opcion amarres. RUC._ En caso de ser Cuenta Corriente se activar esta opcin REGISTRO y DOCUME TO._ De haber provisiones las jalara automticamente, segn el codigo de CUENTA y/o RUC. TIPO DE MO EDA._ Seleccione el tipo de moneda de la operacin, CHECK (ok)._ Para aadir los datos consignados a la cuadricula.

GRABAR._ Graba el comprobante de diario BORRAR._ Borra la fila en el cual esta ubicada el cursor A ULAR._ Elimina todo el comprobante de diario

2.4 VOUCHERS DE CAJA

Pasos a seguir: 1._ Ingrese Mes/Ano, 2._ Seleccione el movimiento (Ingreso o Egreso) 3._ Selecciones el tipo de banco La opcin UEVO, para ingresar los vouchers de caja, luego le mostrara una segunda ventana, donde consignara, los siguientes datos: FECHA._ La fecha del movimiento del documento TIPO DE CAMBIO._ Segn la base de datos. CUE TA._ Consigne cuenta del movimiento. Dar clic en botn buscar, para ubicar la cuenta deseada. AMARRE._ Si la cuenta tuviese amarre, se habilita la opcion amarres. RUC._ En caso de ser Cuenta Corriente se activar esta opcin REGISTRO y DOCUME TO._ De haber provisiones las jalara automticamente, segn el cdigo de CUENTA y/o RUC. TIPO DE MO EDA._ Seleccione el tipo de moneda de la operacin, CHECK (ok)._ Para aadir los datos consignados a la cuadricula. GRABAR._ Graba el comprobante de diario BORRAR._ Borra la fila en el cual esta ubicada el cursor

A ULAR._ Elimina todo el comprobante de diario

2.5 LIBRO DE HO ORARIOS Consignar, todos los recibos por Honorarios Profesionales. UEVO._ Aadir una provisin. Ver Fig. 2.5 A ULAR._ Borra provisin, seleccionada. Ver Fig. 2.5 CA CELA_ Cancela todo el movimiento del registro. Ver Fig. 2.5 GRABAR._ Graba provisin igresada. Ver Fig. 2.5

Fig. 2.5 UMERO REGISTRO._ Se ingresara el nmero correlativo, de la provisin ingresada. CODIGO RUC._ Consigne nmero del RUC. MO EDA._ Indique el tipo de moneda para su provisin. CTA-2-AMARRES._ Si desea distribuir la provisin en 2 cuentas. (dar clic, para desplegar la 2da cuenta).

4._ ME U REPORTES Todos los formularios de reportes tienen 3 opciones: 1. Preliminar._ Se visualizara solo en pantalla. 2. Impresora._ Se imprimira, en la impresora activa 3. Archivo._ Genera un archivo, Ud. pondra el nombre del archivo

4.1 REGISTRO DE COMPRAS Funcin._ Imprime todo el movimiento registrado en el Libro de Compras. Ver Fig. 4.1 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado.

Fig. 4.1 4.2 REGISTRO DE VE TAS Funcin._ Imprime todo el movimiento registrado en el Libro de Ventas. Ver Fig. 4.2 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado.

Fig. 4.2

4.3 REPORTE DE VOUCHERS Funcin._ Imprime todos los asientos de diario ingresados. Ver Fig. 4.3 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Seleccione el tipo de origen de documento Ingrese rango de comprobantes a listar. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado.

Fig. 4.3 4.4 BALA CE GE ERAL Funcin._ Imprime el Balance General. Ver Fig. 4.4 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Balance General.

Fig. 4.4

4.5 ESTADO DE PERDIDAS Y GA A CIAS Funcin._ Imprime el Estado de perdidas y Ganancias.. Ver Fig. 4.5 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Balance General.

Fig. 4.5 4.6 LIBRO DIARIO Funcin._ Imprime el Libro Diario. Ver Fig. 4.6 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Libro diario.

Fig. 4.6

4.7 LIBRO MAYOR Funcin._ Imprime el Libro Mayor. Ver Fig. 4.7 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Libro Mayor.

Fig. 4.7

4.8 I VETARIOS Y BALA CES (Resumen de Cuentas) Funcin._ Imprime el Resumen de Cuentas. Ver Fig. 4.8 Ingresar Mes/Ao del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Resumen de Cuentas.

Fig. 4.8

4.9 A ALISIS DECUE TA Funcin._ Imprime una determinada cuenta para su anlisis. Ingrese el Mes/ao a listar. Selecciones el rango de meses a listar. Busque la cuenta a listar. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado de la cuenta solicitada.

Fig. 4.9 4.10 A ALISIS DE CUE TA POR R.U.C. Funcin._ Imprime las Cuentas Corrientes, por RUC Ingrese el Mes/ao a listar Seleccione el tipo de Auxiliar a listar. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado

4.11 A ALISIS DE CUE TA POR CUE TAS. Funcin._ Imprime saldo de cuentas Ingrese el Mes/ao a listar Seleccione el tipo de Auxiliar a listar. Elegir el tipo de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado

5._ ME U ACTIVOS 5.1 MA TE IMIE TO DE ACTIVOS FIJOS Bienes de uso destinados a la generacin de utilidades en una empresa.

Pasos a seguir: CUE TA._ Se consignara la cuenta del activo fijo CUE TA DESTI O._ Esta cuenta es la Cta-39 la cuenta de depreciacin % DEPRECIACIO ._ El factor segn corresponda al activo MESES._ Es el numero de meses en que ser depreciado el activo fijo.

Fig. 5.1

5.2 CALCULO DE LA DEPRECIACIO Perdida generada por el uso, obsolecencia o insuficiencia de los bienes que forman parte de los activos fijos. El sistema genera el clculo mensual de la depreciacin de los activos fijos que se encuentren en estado activo generando un voucher automtico por este concepto. Pasos a seguir: 1. Elegir la opcin Generar Depreciacin del men Activo Fijo 2. Ingrese la fecha del mes a depreciar. 3. Seleccione Comprobante de Diario (Este ser el numero del comprobante de diario) 4. Dar clic en Depreciar, para realizar los clculos, segn factor. 5. Para trasladar el asiento automtico de la depreciacin, dar clic en mayoriza. 6. Y el botn imprimir, para listar el comprobante de diario.

5.3 REPORTE DE LA DEPRECIACI Emite un reporte con la depreciacin del mes y los saldos acumulados mes a mes, Solo consigne la fecha del mes a litar.

6._ ME U PLA ILLAS Para usar el modulo de Planillas, el primer paso que tenemos que realizar ser la apertura de nuestro personal Empleados y Obreros, ingresando los datos de los mismos, hay campos obligatorios donde tenemos que registrar los datos, para evitar problemas a la hora de procesar la planilla, listar las boletas, listar las Afp, generar los asientos o al exportat al PDT Planillas Electronicas.

CODIGO._Este se generara automticamente, en orden correlativo; es el numero con el que se identificar cada trabajador. REGIME PE SIO ARIO._ Seleccione el rgimen al cual pertenece el trabajador; para los descuentos en Planillas (AFP, ONP y Otros). CUE TA GASTOS ._ Es muy importante y obligatorio llenar estas cuentas, ya que ser usadas para generar los Asientos de Planillas automticas.

6.1._COMISIO ES DEL REGIME PE SIO ARIO Este es el segundo paso para empezar a trabajar con las Planillas. Aperturar y/o modificar los regmenes pensionarios a usar, segn el rgimen que este afiliado el Empleado y/o Obrero; tambin modificar los factores de variacin de las A.F.P. segn los cambios que se dieran en sus comisiones.

Fig. 7.3

6.2 MOVIMIE TO DE ASISTE CIA DEL PERSO AL EMPLEADOS Realiza el clculo de las planillas, aqu vamos a detallar la asistencia resumida del mes, ingresando los das trabajados en el mes, tardanzas, faltas, adelantos, horas extras etc. Pasos a seguir: Ingrese Mes/Ao del mes a procesar. Ingrese el cdigo del trabajador o en su defecto ENTER y le mostrara la ayuda. Luego ingrese los rubros indicados. Finalmente dar clic en GRABAR para guardar los datos.(Grabar por cada registro consignado)

Fig. 6.1

6.3 IMPRESI DE BOLETAS DE PAGO Emisin de Boletas de Pago. Ingrese Mes/Ao a listar Seleccione si va a imprimir todos o un trabajador especifico. - Si eligio ESPECIFICO ingrese o busque el codigo del empleado. Finalmente clic en IMPRIMIR para obtener el listado.

Fig. 6.2

6.4 IMPRESI DE PLA ILLAS Planilla General, de todos los Empleados Ingrese Mes/Ao de planilla a listar. Seleccione opcin de impresin Preliminar o impresora. Dar clic en IMPRIMIR para obtener el listado.

Fig. 6.3

6.5 IMPRESI FORMULARIO DECLARACI A LAS A.F.P. Formulario de declaracin a las A.F.P. Ingrese Mes/Ao de planilla a listar. Seleccione la A.F.P. a listar Dar clic en IMPRIMIR para obtener el listado.

Fig. 6.4

7._ME U CO SULTAS 7.1 CO SULTA DE TIPOS DE CAMBIO Tenemos acceso a todos los tipos de cambio, archivados desde que se aperturo la empresa.

Fig. 7.1 7.2._PATRO DE FACTORES DEL .R.E.I Tenemos que actualizar todos los meses, antes de realizar el proceso de calculo del R.E.I.

Fig. 7.2

8._ME U UTILITARIOS 8.1 MA TE IMIE TO DE ARCHIVOS Permite regenerar los ndices del sistema. (Ocasionados por: falla elctrica, o cuelgue del sistema). Esta opcin debe de realizarse sin que all usuario usando el sistema.

Fig. 8.1

8.2 MA TE IMIE TO DE USUARIOS En este formulario vamos a crear a todos los usuarios que van a tener acceso al sistema.

Para ello, ingresaremos nombres del usuario, y una clave secreta (8 dgitos), luego dar clic para guardar los datos. Ver Fig. 8.2

Fig. 8.2