La gestión visual es un método que enfoca a la organización hacia la consecución de los objetivos, ayudado por el 

despliegue de
diferentes soportes y elementos visuales en los que se muestra el estatus de los proyectos. Una de las herramientas Lean
para la gestión visual es la sala Obeya (sala de guerra, en japonés). Un espacio físico donde la información está expuesta de
forma gráfica y se gestiona con la participación del equipo involucrado en el proyecto a través de reuniones cortas y
periódicas. De esta manera se consiguen detectar las deficiencias de forma más inmediata para una toma de decisiones ágil,
uno de los objetivos de este método.
El concepto parte de la idea de dedicar un espacio y un tiempo a la coordinación y resolución de problemas en grupo, eliminando las
barreras organizacionales que se hayan crear con el tiempo. Obeya facilita por tanto la comunicación, el trabajo en equipo y
la mejora continua. Otras herramientas necesarias en la implementación de un sistema de gestión visual son la Gestión a Intervalo
Corto (GIC), la planificación y el establecimiento de indicadores.

Qué resuelve
 Ofrece una visión global del proyecto
 Facilita una gestión eficiente y toma de decisiones más ágil
 Promueve la mejora continua
 Participación activa y colaboración del personal

Cómo lo aplicamos
 Formación y sensibilización
 Planificación de las fases estándar del proyecto
 Definición de los entregables
 Fijación de los objetivos e indicadores
 Definición de los soportes visuales
 Diseño del lay out de la sala
 Lanzamiento del piloto

La Sala Obeya es una herramienta para la gestión visual de proyectos usada en

la cultura Lean. Obeya se refiere a un espacio físico, pero también a una forma de
trabajar que se basa en la colaboración, la comunicación y la toma de decisiones
con agilidad.
Para nuestro cliente, Hortícola D’aucy, la creación de su sala obeya resultaba un
paso natural lógico dentro del proceso de transformación Lean que se inició en
2013. Una evolución que ha llevado a la empresa a desarrollar su propio sistema
para la gestión y mejora de los procesos y que se asienta en tres pilares:
personas y participación, eliminación del no valor y generación de valor para el
cliente.
A lo largo del  último año la compañía llevó a cabo la definición de un proceso
estándar de industrialización para nuevos productos. La sala Obeya nace
para convertirse así en el «centro de operaciones » desde la que el equipo va a
gestionar los nuevos proyectos de industrialización.
Esta planta productora de conservas de verdura precocinada ubicada en Navarra
pertenece a uno de los principales grupos de alimentación de Francia, y en la
actualidad cuenta con cerca de 30 personas en plantilla.

Las claves del proyecto:

1. Un equipo multidisciplinar formado por gerencia, el director técnico y los responsables de las diferentes áreas
(producción, compras, calidad y mantenimiento) es el encargado de liderar esta iniciativa. Se trata del mismo grupo que
viene conduciendo el despliegue Lean en la fábrica desde el comienzo.
 2. Encontrar el espacio idóneo para crear la sala Obeya es uno de los primeros retos de las empresas, tarea en la que es
importante tirar de creatividad. En este caso, se eligió una estancia poco utilizada que hacía las veces de almacén y
requería cierto acondicionamiento, pero contaba con una pared metálica que será muy útil para la disposición de los
elementos visuales magnéticos. Los trabajos de creación de la sala se realizaron durante un taller de 5S.
3. Definir las bases de la sala es, sin duda, uno de los aspectos esenciales en la etapa de prelanzamiento. En ésta, el
equipo decide qué tipo de proyectos se van a gestionar desde aquí, qué entregables e indicadores se van a emplear. Así,
el equipo de Hortícola acordó que en este espacio se dirigirán los proyectos de industrialización de nuevos productos y
otros proyectos de desarrollo siempre que participen todos los departamentos.

La planificación de éstos se hace teniendo en cuenta los picos de producción en

la fábrica, y por tanto los recursos disponibles, mediante un kanban con proyectos
en curso y un FIFO de proyectos en espera.
En esta etapa también se consensúa la distribución de la sala, los elementos
visuales y las cuestiones relacionadas con la operativa de las reuniones: guión,
duración, periodicidad de los encuentros, etc.

 
Construyendo la sala obeya con el equipo
Los encuentros del equipo son breves, ágiles y enfocados a la resolución de problemas

Qué se realizó
 Formación inicial en gestión visual de proyectos
 Definición de la sala
o Tipología y planificación de los proyectos
o Sistema de seguimiento
o Diseño del espacio
 Acondicionamiento y montaje de la sala
 Realización de la primera reunión y validación del método
Conclusiones
 Este caso pone de manifiesto que la cultura lean se puede aplicar en empresas de cualquier sector,
independientemente de su tamaño o actividad.
 No existe una sala Obeya estándar: cada sala es única y se diseña por y para el equipo en función de la naturaleza de
los proyectos.
 La gestión visual es una herramienta eficaz no sólo para la coordinación de los equipos a nivel operativo, también para
la gestión de proyectos a largo plazo.

Resultados
 OK

Asegurar calidad, costes e inversión en el lanzamiento

 ↓20%

Reducción del time to market

 70%

Eficiencia inicial

 OK

Cumplimiento del presupuesto

Cinco razones por las que Obeya

promueve la mejora continua en
la construcción
Por Oscar Castillo
Junio 11, 2019El Obeya Room, o cuarto grande, es uno de los diálogos de desempeño más
efectivos en los procesos constructivos, es una herramienta que enfoca a la organización hacia la
consecución de los objetivos, apoyándose en diferentes soportes y elementos visuales.

Uno de los principales problemas que enfrenta el rubro de la construcción en su proceso de

gestión, es que los involucrados en él se enfocan básicamente en planificar las etapas de
construcción sin dar una mirada a las áreas de apoyo que soportan el proceso en general como
pueden ser las de mantenimiento de equipos, calidad, abastecimiento, seguridad, entre otras.
Normalmente, estos procesos inciden en grandes atrasos por problemas de desempeñoen su
gestión, lo que se traduce en excesivos costos por tener que disponer de más recursos y
maquinaria, o por el pago de multas por no cumplimiento de los plazos establecidos.

Por todo lo anterior, resulta fundamental el desarrollo de un esquema formal mediante el cual se
dé seguimiento al resultado de lo planeado con un enfoque de mejora continua, es decir, que
ante las desviaciones, se tomen acciones que permitan enmendar el camino.

Una solución efectiva

La amplia experiencia de TBM interviniendo en procesos de construcción con un enfoque de

mejora continua, le ha permitido comprobar que el desarrollo de diálogos de desempeño como los
Obeya Room son la opción idónea para medir el desempeño de una obra constructiva. ¿Cómo?
Mediante la definición de los KPI clave del proyecto, tanto de construcción como de apoyo, y de
una rutina ordenada de presentación de resultados, con una frecuencia acorde a la velocidad del
proyecto, esto permite tomar acciones ante desviaciones y prevenir costos al atenderlas a tiempo.

Es importante destacar que esta metodología se concatena con las reuniones de planificación tres
veces a la semana y de planificación diaria (POD), permitiendo conectar el proceso de
planificación, ejecución y la medición de los resultados.

En resumen, los Obeya Room favorecen la mejora continua en los procesos constructivos porque:

1. Promueven una cultura de seguimiento y mejora al resultado del avance constructivo

2. Logran una mejora en el desempeño del proyecto porque se resuelven problemas claves
que atrasan la obra a tiempo
3. Reducen los costos por no cumplimiento a plazo
4. Mejora la seguridad del proyecto porque se logra un enfoque preventivo a la gestión en el
contrato
5. Impulsa una cultura de mejora continua en la organización ya que permite de forma
transversal mejorar el desempeño de sus procesos.

El equipo de expertos de TBM se ha especializado en lograr que los procesos de diálogo de

revisión tales como los Obeya Room, tengan un enfoque colaborativo de mejora continua,
ese es el valor de nuestra experiencia en todo tipo de procesos constructivos. ¡Contáctenos
y compruebe los resultados en su organización!

Los Obeya Room son mucho más que un espacio físico, son una forma de trabajar
que se basa en la colaboración, la comunicación y en la toma de decisiones con
rapidez.
 Como vimos en el blog “Cinco razones por las que Obeya promueve la mejora
continua en la construcción”, uno de los aspectos fundamentales de los diálogos de
desempeño como los Obeya radica en su naturaleza colaborativa ya que funcionan
entre el contratista y el dueño del contrato. Con estas reuniones entre ambos, se
toman decisiones y acciones de mejora, pero veamos cuáles son los elementos
fundamentales que deben cumplir estas reuniones para que sean exitosas:

El primer elemento que presenta el Obeya es la gestión visual, ésta permite a los

dueños de los procesos ver de una forma clara, entendible y eficiente el resultado del
proyecto, identificando las desviaciones y tendencias del resultado semana a
semana.

El segundo elemento son los diagramas de pareto que permiten identificar de una

forma clara y cuantificable los impactos de las causas que generaron las
desviaciones, dando oportunidad a los participantes de resolver los problemas
ocurridos.

El tercer elemento es la liberación de restricciones. Este proceso dentro del Obeya

orienta a los participantes y tomadores de decisiones a resolver con antelación las
posibles afectaciones en cuanto a seguridad, plazo y costo.

El cuarto elemento es la estructuración de la junta. Para que sea eficiente no debe

durar más de 1 hora; tiene que ser una reunión ágil y ordenada que permita
el accountability de todos los dueños de los procesos; tanto el contratista como el
cliente deben interactuar en un mismo momento con un enfoque colaborativo. En
esta hora se revisa todo el desempeño del proyecto, lo que va a suceder en la
siguiente semana y además se toman acciones de mejora a través de un método
disciplinado y ordenado.

Adicionalmente, la aplicación de una herramienta como Obeya:

 Permite identificar posibles desviaciones que afecten el proceso constructivo

futuro (liberación de restricciones)
 Permite atender y corregir desviaciones al resultado priorizando aquellas que
más impactan
 Fomenta el accountability de los dueños del proceso por medio de una gestión
visual sencilla y entendible por todos
 Focaliza y promueve la cultura de eventos de mejora kaizen para resolver las
principales desviaciones.
La amplia experiencia de los expertos de TBM en el desarrollo y aplicación de
procesos de diálogo de revisión como los Obeya Room nos ha permitido mejorar los
resultados de un sinnúmero de empresas siempre con un enfoque colaborativo de
mejora continua, descubra lo que podemos hacer por su empresa. ¡Contáctenos!

  Andon (行灯) (Una gran pizarra que se usa para alertar al supervisor de planta de un
problema en una estación específica)
 Chaku-Chaku (着々 o 着着) (Carga-carga)
 Genba (現場) (Lugar donde el verdadero trabajo se hace, estar en sitio)
 Genchi Genbutsu (Vaya y vea por sí mismo)
 Hansei (反省) (Autoreflexión)
 Heijunka (平準化) (Producción fluida)
 Jidoka (自働化) (No dejar que el error pase)
 Just In Time (ジャストインタイム) (Justo a tiempo)
 Kaizen (改善) (Mejora continua)
 Kanban (看板, also かんばん) (Tarjeta o ficha)
 Muda (無駄, también ムダ) (Gasto)
 Mura (斑 or ムラ) (Inconsistencia)
 Muri (無理) (Sobrecarga)
 Nemawashi (根回し) (Consensuar)
 Obeya (大部屋) (Junta de gerentes)
 Poka-yoke (ポカヨケ) ((Protección contra errores: evitar (yokeru) errores inadvertidos
(poka))
 Seibi (Preparar)
 Seiri (整理) (Escoger, quitar lo que no sea necesario)
 Seiton (整頓) (Organizar)
 Seiso (清掃) (Limpiar e inspeccionar)
 Seiketsu (清潔) (Estandarizar)
 Shitsuke (躾) (Sostener, continuar)