CÓDIGO: F-GI-02

INFORME DE AUDITORIA
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INFORME DE AUDITORIA
NOMBRE DEL AUDITOR BRAYAN ALBERTO DIAZ SARRIAS Fecha: 07/04/2022

Verificar y evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestión documental del Colegio

Metropolitano del Sur de Floridablanca, basado en los criterios establecidos,
OBJETIVOS contribuyendo a la determinación y efectividad de los sistemas, proponiendo mejoras.

ALCANCE  Aplica a todos los procesos y áreas de la compañía o institución hasta el seguimiento a las actividades del
plan de mejora.
Gestión Ambiental (ntc 14001: 2015), Sistema de Gestión de Calidad Norma (ISO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
9001:2015), la ISO (45001:2018) Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
HALLAZGOS
PROCESO FORTALEZAS OBSERVACIONES/OPORTUNIDADES DE NO
MEJORA. CONFORMIDAD
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 2 2 1
INVESTIGACION 3 1 0
GESTION DOCUMENTAL 4 2 1
3 0 0
GESTION DE RECURSOS FISICOS

GESTION AMBIENTAL 3 2 3
GESTION DE CONTROL INTERNO 4 3 0
GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL 2 4 2
TRABAJO

CONCLUSIONES

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PROCESO FORTALEZAS
Se resalta el compromiso del
responsable y su equipo de trabajo,
logrando evidenciar la importancia
DIRECCIONAMIENTO de la aplicación de los procesos del
INSTITUCIONAL Sistema Integrado de Gestión y
como contribuye al principal
componente de la misión del colegio.
La adopción del procedimiento de las
tablas de retención documental
(TRD), durante el mes de marzo,
evidencia la mejora continua en el
marco del cumplimiento del modelo
integrado de Planeación y Gestión.
Se evidencia un equipo de trabajo
unificado y comprometido en el
cumplimiento de los objeticos de los
procesos.
Se resalta el liderazgo del proceso
en la transformación digital de los
documentos y dando uso de las TIC
como aporte a la disminución de los
INVESTIGACION
impactos ambientales relacionados
con el consumo de papel.
La implementación de la plataforma
institucional como herramienta de
apoyo para el proceso ya que
elimina trámites y procesos,
facilitando el acceso a estudiantes y
padres de familia.
GESTION Cumple debidamente con el
DOCUMENTAL cronograma de transferencia
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OBSERVACIONES/OPORTUNIDADES DE NO
MEJORA. CONFORMIDAD
Al verificar el cumplimiento de las acciones En la verificación
implementadas en el plan de mejoramiento de los requisitos
del año 2021, no se ha cumplido con el del proceso se
plan de mejoramiento en relación con lo evidencia una
etiquetado. desactualización
en los registros de
los
procedimientos.
Al ingresar al archivo de gestión y archivo
central, se recomienda ajustar la
información que allí se encuentra, con el fin
de evitar confusiones, teniendo en cuenta
que toda la información almacenada digital
y física debe coincidir.
Se sugiere al proceso de Gestión de
Archivo solicitar al director, las directrices
relacionadas con la ruta establecida por la
normatividad legal vigente para adquirir
recursos, bienes y servicios necesarios
para la ejecución de actividades de
investigación e innovación.
No se encuentra implementado las buenas Se evidencio que
practicas archivísticas acorde a la norma, y no se encuentran
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documental. la práctica de cero papeles, mediante la al día con el

Cuenta con una plataforma en racionalización y control de producción manejo de
atención al cliente y ventanilla única. documental. documentación de
Cuenta con equipo sólido y eficiente. Requiere mayor socialización por parte de años anteriores de
Cuenta con actualización de archivo Gestión Documental con la comunidad manera digital para
y organización. administrativa y dar continuidad al proyecto un mejor manejo y
de automatización de servicios y tramites proceso del
institucionales, donde se implementa el archivo central
sistema de gestión de documento digital y físico.
electrónico.
Se tiene en cuenta todos los actores
relacionados con los procesos, al
igual se realiza la matriz DOFA la
cual se está revisando y
actualizando periódicamente.
Se mantiene la construcción y
GESTION DE actualización del manual de
RECURSOS FISICOS mantenimiento, puesto que
documenta aspectos necesarios y
prioritarios en cuanto a la
infraestructura de la institución.
La evidente unión y buen nivel de
comunicación al interior del área.

Se realiza el respectivo seguimiento Se recomienda que se solicite al proceso

a los tramites ambientales que a la
fecha se han generado.
GESTION
Se realizan campañas informativas
AMBIENTAL
en aspectos e impactos ambientales.
Se cuenta con los certificados de
disposición final de residuos.
GESTION DE Actualización del mapa de riesgos.
CONTROL INTERNO El conocimiento por parte del
funcionario de la norma y del
de SST la matriz de peligros del proceso de
Gestión Ambiental.
Se recomienda verificar el procedimiento de
clasificación y etiquetado de la información,
al momento de etiquetar los documentos
generados en el proceso.
El nombramiento del líder del proceso.
Solicitar la visita del profesional del SSG
para la evolución de los puestos de trabajo
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proceso en si Gestión con la TRD. de control interno.

La disposición del funcionario de Revisar el factor, características y aspectos
asumir el reto y no contar con líder que le corresponden al área en el tema de
del proceso. acreditación.
Los acompañamientos y
seguimientos realizados a la gestión
institucional sin contar con líder en el
proceso.
La oportuna colaboración y Se recomienda que en el mapa de riesgos No presenta la
responsabilidad para el apoyo e se cambie la norma OHSAS 18001 por la matriz de
implementación del protocolo de los ISO 45001 ya que esta aplica desde 2018. elementos de
elementos de bioseguridad Socializar las instrucciones impartidas por protección
necesarios que se deben tener para las entidades para mitigar el riesgo del personal EPP y
evitar el contagio del Covid-19. contagio COVID-19. por consiguiente
Se han realizado capacitaciones con Se recomienda que para este proceso se no se está
apoyo de la ARL y las entidades de cuente con por lo menos una persona de llevando al
la secretaria de salud. apoyo ya que actualmente recaen todas las COPASST para
GESTION DE actividades en un solo funcionario. que lo revisen.
SEGURIDAD Y Al verificar el proceso de seguridad y salud No se evidencia el
SALUD EN EL en el trabajo no hay elaborado ningún drive institucional
TRABAJO instructivo o documento donde se indiquen de seguridad y
los protocolos que se tiene para el ingreso salud en el trabajo
a la institución. para cumplir con
las políticas y
normas de
seguridad que se
debe tener en todo
lo relacionado con
la información del
proceso.

CONCLUSIONES
Para garantizar la ejecución y el cumplimiento de dicho programa se contó con el apoyo de auditores formados y capacitados en
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sistemas de gestión de calidad, gestión de seguridad de la información, gestión ambiental y gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
Los aspectos para mejorar identificados, son revisados por los líderes de cada uno de los procesos para determinar la pertinencia
o no de los mismos.