INSTITUTO TECNICO COMERCIAL “INCOS” – EL ALTO

CARRERA SECRETARIADO EJECUTIVO

GESTION SECRETARIAL I

I. INTRODUCCION................................................................................................2
II. DESARROLLO....................................................................................................2
2.1 VISITAS CON CITAS...................................................................................2
2.1.1 Visitas Institucionales.................................................................................3
2.1.2 Visitas a la Presidencia..............................................................................3
2.2.3 Visitas a Altos Directivos y Directivos........................................................5
2.2.4 Visitas a la Sede........................................................................................6
2.2 VISITAS SIN CITAS......................................................................................6
2.2.1 Visitas habituales.......................................................................................6
2.2.2 Visitas imprevistos.....................................................................................7
2.2.3 Visitantes enojados....................................................................................7
2.2.4 Visitantes agresivos...................................................................................8
2.2.5 Visitas con deficiencia física......................................................................8
2.2.6 Visitas extranjeras......................................................................................9
2.2.7 Visitas de los niños....................................................................................9
III. CONCLUSION...............................................................................................10
WEBGRAFIA...........................................................................................................11

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I. INTRODUCCION

En cualquier empresa, se producen un sinfín de visitas, ya sean de negocios,

institucionales, visitas a las personas, visitas promocionales, etc.

Sean del tipo que sean, las visitas, en beneficio de la mejor imagen de la empresa,
se deben tener estructuradas de acuerdo a las características propias de la
empresa.

Solamente con diseñar una forma de comportarse de las personas implicadas en

la atención de aquellos que visitan la empresa, se tiene mucho ganado ya que la
impresión que se lleva una persona que visita la empresa, sea cual sea el motivo
de la visita, forma parte fundamental de la imagen que de la empresa va a tener e
influye claramente en la imagen global que la entidad ofrece. Por ello, se debe
cuidar al máximo la cortesía y las buenas maneras hacia sus visitantes, a todos
los niveles.

II. DESARROLLO

De una manera general, se puede decir que cualquier empresa, esté en el

sector en el que esté inmersa, deberá establecer, adaptándose a las
características propias, los siguientes tipos de visitas:

II.1 VISITAS CON CITAS

Se clasifican las visitas en diferentes niveles par de este modo establecer el

protocolo a seguir en cada una de ellas. (No se distingue entre visitas de
cortesía, de trabajo o privadas, por cuanto el protocolo a seguir será el mismo,
exceptuando las visitas institucionales).

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2.1.1 Visitas Institucionales

Se entienden como visitas institucionales aquéllas que realicen distinguidas

autoridades y personalidades de todos los campos y que acudan a un edificio
de la empresa como consecuencia de una invitación para conocer la entidad o
para asistir a algún tipo de acto que en su edificio se celebren. Fuera de este
marco, el resto de visitas se considerarán de trabajo.

La organización y protocolo de estas visitas institucionales comenzarán con el

envío de una carta de invitación (no es aconsejable la tarjeta de invitación para
estos casos, aun cuando se trate de un acto muy puntual; siempre mejor la
carta personalizada) a la autoridad o personalidad deseada. Debe ser una
carta breve, a la que puede adjuntarse un dossier más amplio explicativo de la
realidad objeto de visita, un video u otro soporte audiovisual.

La fórmula en estos casos es enviar un cronograma con los sucesivos pasos

protocolarios previstos. Cuanto más completa y precisa sea la información,
mejor será para la imagen de la entidad y para el éxito de la visita. En ningún
caso debe darse a conocer la visita a los medios de comunicación hasta que el
programa esté definitivamente aprobado (salvo autorización en otro sentido o
conveniencia por ambas partes).

2.1.2 Visitas a la Presidencia

Se entienden como visitas a la Presidencia, aquéllas que realicen autoridades y

personalidades, tanto al presidente como a sus vicepresidentes.

Según el carácter de la visita y el rango del visitante, podemos clasificarlas en

diferentes niveles

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LUGAR DE PERSONAS QUE SALA DE

NIVELES
RECIVIMIENTO RECIBE ESPERA

VISITAS
EXTERNAS

Puerta principal o Secretaria de la

NIVEL 0 NO
Parking VIP Presidencia

CONFODENCIALES SI

Presidente o en su
Puerta principal o
NIVEL 1 representación un alto NO
Parking VIP
directivo por el asignado

EXCEPCIONALES

Puerta principal o
NIVEL 2 Jefe de protocolo SI
Parking

VIPS

En la puerta
NIVEL 3 Auxiliar de Protocolo SI
principal

GENERALES
En la planta del
Secretaria SI
despacho
NIVEL 4
En la puerta
IMPREVISTAS Auxiliar de Recepción SI
principal

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2.2.3 Visitas a Altos Directivos y Directivos

a) Visitas al personal adscrito a los gabinetes y secretarías de

altos directivos

Los visitantes que vengan a entrevistarse con miembros de la secretaría o

de los gabinetes de la presidencia serán recibidos en el vestíbulo por el
auxiliar de recepción, quien avisará por teléfono a la secretaría de su
llegada.

Dado que estas personas van a acceder a zonas protocolizadas sin

acompañamiento, tras su identificación, será necesario comunicarlo al
personal de seguridad y al conserje de la planta hacia donde se dirija. El
visitante deberá ser conducido a una sala o zona donde pueda esperar
sentado. La entrevista se celebrará en el despacho si éste no fuera
compartido, o en una sala dispuesta para estas situaciones. Es necesario
evitar que las entrevistas se celebren en zonas compartidas de trabajo.

b) Visitas al resto de personal

Serán recibidos inicialmente por el auxiliar de recepción, quien telefoneará a

la persona que es objeto de la visita para indicarle su llegada y que pueda
recibirle en la planta.

Después, indicará al visitante cómo acceder a la planta, en la que estará

esperándole bien el empleado al que viene a visitar o, si la tuviera, su
secretaria.

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2.2.4 Visitas a la Sede

Público en general, para la asistencia a determinados actos

Se trata del público asistente a actos culturales o financieros o de otro tipo,

organizados por la empresa, como pueden ser exposiciones, celebraciones,
presentaciones, conmemoraciones, entrega de premios.

Para este tipo de eventos será necesario habilitar en la entrada un mostrador

donde azafatas (nunca personal de seguridad) den la bienvenida y acrediten a
los asistentes, quienes previamente deberán mostrar su invitación si fuera el
caso. Si el acceso es con invitación no se dará credencial alguna, si bien podrán
controlarse usos indebidos.

2.2 VISITAS SIN CITAS

2.2.1 Visitas habituales

En toda oficina hay visitantes habituales pacientes, clientes, socios de la

empresa y miembros de la familia, conforman una gran parte de los visitantes
que la frecuentan con cita regularidad. Unos serán recibidos cordialmente a
otros se les impedirá las visitas frecuentes, ya habrá otros a quienes tu jefe no
deseará ver bajo ninguna circunstancia. Puesto que toda compañía debe
adquirir materia prima, equipos entre otros. Tu jefe buscará siempre mejores
productos y servicios al precio más accesible. Las pautas más importantes son:
Saludarlos por su nombre, manifestar un verdadero interés al verlos de nuevo y
acogerlos lo mejor posible.

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2.2.2 Visitas imprevistos

En primer lugar, recuerde que el visitante desconocido y sin cita debe ser
tratado con diferencia. No le des la impresión que tú o cualquiera de los demás
están demasiado ocupadas y nos pueden atenderlos. Es importante conocer su
nombre y la finalidad de su visita. Si él no se presenta ni ofrece una tarjeta de
negocios inmediatamente puedes sonreír y preguntarle: ¿puede darme su
nombre, por favor? O ¿A quién debo anunciar?

Infórmate sobre la compañía a que pertenece. Si logra saber rápidamente la

finalidad de su visita podrá decidir cómo tratarlo.

2.2.3 Visitantes enojados

Un visitante irritado será su desafío más difícil, el enojo des una de las
emociones más difíciles de controlar por otra parte cada, uno de nosotros tiene
diferentes niveles de paciencia o tolerancia en el trato con los demás, presente
varias directrices para cuando un visitante exigente, furioso e incluso aparezca
frente a tu escritorio

1. En primer lugar, nunca pierdas el control, esta será tu mejor prueba de

madures

2. Escucha al visitante, tal vez tenga razón para estar furioso

3. Hazle ver que estás procurando entender el problema, no lo critiques

4. Escúchalo y entérate del problema para ver quién podrá resolverlo mejor,

quizás no seas más un mal entendido que puedes aclarar.

5. Mantén tu calma y tranquilidad mientras lo atiendes

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2.2.4 Visitantes agresivos

Son otra categoría de personas que encontrarás en el trabajo, algunos

presentan exteriores ásperos, que pueden revelarse bajo forma de
comportamiento grosero modales descorteses y personalidades difíciles. Tu
mayor desafío será convertir la actitud defensiva y de rechazo en una actitud de
aceptación.

2.2.5 Visitas con deficiencia física

Los visitantes de este tipo necesitarán especial atención de su parte. Esta

ayuda debe darse con naturalidad y sin llamar mayormente la atención. Los
inválidos han de ser tratados con calma de un modo normal y respetuoso.

a) Los sordos

Suelen comunicarse escribiendo sus preguntas y respuesta. Como  muchos de

ellos pueden leer los labios, debes mirarlos directamente mientras les hablas,
habla despacio y articula bien las palabras

b) Los invidentes 

Que son capaces de desplazarse por sí mismo necesitarán un cuidado especial

de su parte, con tu voz los puedes orientar hasta la ubicación de tu escritorio,
no necesitas levantar la voz.

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Por tales razones de cortesía debes notificar al invidente si sales del lugar
donde se encuentra. Cuando llegue la hora de su cita, díselo, camina hacia él,
ofrécele el brazo y acompáñelo a la oficina correspondiente.

2.2.6 Visitas extranjeras

Es probable que te encuentres con visitas de otras naciones, puede ser que
hablen con acento difíciles de entender y que debas escuchar cuidadosa y
pacientemente. Es útil tener en el archivo los nombres de los empleados que
hablan idiomas extranjeros ya que pueden servir de intérpretes.

2.2.7 Visitas de los niños

El tipo de oficina en que trabajes determina la frecuencia con que debas tratar
con niños sin embargo cabe suponer que en ocasiones te encontrarás con
niños en la compañía. Con el objetivo de prevenir conserva en el cajón de tu
escritorio algunos libros o juguetes sencillos especiales para los niños, si la
visita de los niños es frecuente se deberá disponer de un espacio especial para
que jueguen

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III. CONCLUSION

Es muy evidente que se tiene diferentes tipos de visitas en las oficinas tanto
estatales y públicas, por lo que se debe de atender con el mínimo respeto y
brindando las necesidades del cliente.

Así mismo, en toda empresa, ya sea grande o pequeña, se producen diariamente

multitud de visitas, algunas de ellas institucionales, otras meramente
empresariales o comerciales, e incluso, en menor medida, personales.
Independientemente de su formalidad y relevancia.
Sean del tipo que sean, las visitas, en beneficio de la mejor imagen de la empresa,
se deben tener estructuradas de acuerdo a las características propias de la
empresa.
Estableciendo de forma sencilla el modo de comportarse de las personas
implicadas, el orden en el recorrido o el tiempo de duración. Por ello, las buenas
maneras, la cortesía y el orden deben cuidarse al máximo para tener una atención
de buen prestigió.

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WEBGRAFIA

 http://gestion.itver.edu.mx/visitas-empresas/

 http://marimendozap.blogspot.com/2014/05/recepcion-de-visitantes.html

 https://www.abc.com.py/edicion-impresa/suplementos/escolar/los-tipos-de-
visitas-381376.html

 https://www.protocolo.org/familiar/visitas/las-diferentes-clases-de-visitas.html

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