COLEGIO VILLA DE AMPUDIA

AREA: Comerciales ASIGNATURA: Emprendimiento PERIODO:

IGRADO: 10º
Tema: CONCEPTUALIZACION DE TECNICAS DE OFICINA

Técnicas de oficina. Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el

oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

TECNICAS DE OFICINA

PROCEDIMIENTOS DE OFICINA
SON EL CONJUNTO DEPROCEDIMIENTOS Y HABILIDADES QUE DEBE CONOCER EL OFICINISTA
PARA ORGANIZAR Y DESARROLLAR EFICIENTEMENTE SU TRABAJO DE LA OFICINA.

IMPORTANCIA:

1) LAS TECNICAS DE OFICINA PERMITEN UNA ORGANIZACION Y SISTEMATIZACION DE

TODA LA INFORMACION DELA EMPRESA

2)FACILITAN EL DESEMPEÑO LABORAL DE LAS EMPRESAS Y OFICINISTAS

3) AJILISAN EL CURSO DELAS TRANSACCIONES DE LA EMPRESA DEJANDO UNA IMAGEN

DE EFICIENSIA Y ORGANIZACION ANTE SU PUBLICO.

APLICACION

LAS TECNICAS DE OFICINA SE APLICAN EN TODOS Y CADA UNO DE LOS CARGOS DE OFICINA
ES DECIR EN LAS DIFERENTES OCUPACIONES NECESARIAS SEGUN EL OBJETO DE LA
EMPRESA, EN EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE UNA OFICINA CUAL QUIERA QUE SEA LA
NATURALEZA DE SUS ACTIVIDADES, SE CONSIDERAN 3 FACTORES ESENCIALESQUE SON:

-EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO

 CONOZCAMOS LAS OCUPACIONES MAS COMUNES EN LA OFICINA

1)RECEPCIONISTA

ES UNA FUNCION QUE DESEMPEÑA UNA PERSONA CUANDO PERSONAL O

TELEFONICAMENTE A TIENDE AL PIBLICO SIRVIENDO DE ENLACE ESTE Y
LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA ES UNA TAREA INTERESANTE Y
AVECES MUY DIFICIL POR QUE EN ALGUNAS OCASIONES PONDRA A
PRUEBA EL CRITERIO Y LA PERSONALIDAD DEL CONTRATADO

LOS REQUISITOS MAS IMPORTANTES DE UN OFICINISTA SON:

-LOS MODALES Y LA CORTESIA

-DOMINIO ORAL Y ESCRITO DEL IDIOMA
-DESCRIPSION Y BUEN CRITERIO
-CAPACIDAD DE ANALISIS PARA IDENTIFICAR SITUACIONES, TOMAR
DETERMINACIONES Y SELECCIONAR AL PUBLICO
-MANEJO DE CONMUTADOR O CENTRAL TELEFONICA
-FIRMESA EN SITUACIONES FALSAS O DESCORTESES
-PACIENCIA
-APROPIADA ATENCION TELEFONICA

SECRETARIA

DEBE SER EL ASISTE PERFECTA DE SU JEFE SUS RESPONSABILIDADES

LABORALES PUEDEN SER MUY DIFERENTES EN UNA OFICINA U OTRA
DEPENDIENDO DE LA EMPRESA EN LA CUAL TRABAJE SUS PRINCIPALES
FUNCIONES CONSISTE EN REPRESENTAR AL SUPERIOR O A LA EMPRESA,
ORGANIZAR EL TRABAJO Y CORDINAR LOS DIFERENTES TIPOS DE
COMUNICACIONES TANTO INTERNAS COMO EXTERNAS EL MANEJO DE LA
ORGANIZACIION DE SUTRABAJO Y DE SU JEFE LO HARA MAS EFECIENTE
CON EL USO DE LA AGENDA
- EQUIPO MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO
-EQUIPO MECANICO O MAQUINAS DE LA OFICINA

Auxiliar administrativo
QUE ES UN
OFICINISTA?
La profesión de OFICINISTA, SECRETARIO (A) O AUXILIAR ADMINISTRATIVO
está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos. Sin duda,
son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.
Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:
Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
Recepción de documentos.
Atender llamadas telefónicas.
Atender visitas.
Tomar recados
Ordenar la oficina
Clasificar los documentos
Archivo de documentos.
Cálculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
 Estar al día de la tramitación de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones. Poseer
conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más
relacionada la sección de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras
hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos
que conllevan.
Completo conocimiento de uno o más idiomas extranjeros. Opcional.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
Excelente atención en reuniones y al público en general
Secretaria
En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del
tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la
toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.
SECRETARIA, viene el origen SECRETA.
Esto es algo que no debemos olvidar cuando trabajamos; ya que, nuestro nivel de
CONFIDENCIALIDAD Y LEALTAD es para con nuestros directivos.
En tal sentido, jamás divulgaremos información de nuestro departamento u oficina. Centros
de trabajo
Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad
suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro
lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas. En diferentes oficinas de
Administración Pública se requieren otras características añadidas a las exigidas y que
están redactadas en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso
al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder
una serie de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología
que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún
software informático (Saint, Excel, Etc), donde se demuestra que tiene la
capacitación necesaria para el desempeño de la tarea.
La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda
la vida (funcionario público) mientras las leyes no digan lo contrario.
En algunas empresas privadas también se da algún caso puntual donde es necesario realizar
alguna prueba demostrativa de capacitación, pero muchas de éstas pueden ser "empresas
familiares", siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y trabajadores, por lo que el
acceso algunas veces es más limitado.
Implementos de oficina (1/2)
IMPLEMENTOS QUE SE USAN EN LA OFICINA
MOBILIARIO:
 Debe estar ordenado y limpio. La mesa de trabajo ordenada, los estantes limpios y
con su material ubicables con sus respectivas identificaciones, el ambiente despejado y
aseado.
SALON DE REUNION O CONFERENCIA

Es el lugar donde se reúnen jefes y personal de distintos departamentos o lugares

con la finalidad de tratar puntos de interés.
Este lugar es importante mantenerlo en orden (con clima agradable) y antes de
iniciar la reunión se deben prever lo siguiente: CONFIRMACION DE LOS ASISTENTES
(número de personas, nombres, cargos y empresas) LOGISTICA (refrigerios, café, agua,
etc) PAPELERIA (carpetas con hojas blancas, material de la reunión y bolígrafos en buen
estado. Todo esto en casa asiento) EQUIPO DE PROYECCION VISUAL (Video beam,
laptop, retroproyector de imágenes, etc) ACTIVIDADES PROPIAS DE LA REUNION
(entrega de algún material adicional, etc)
COMPUTADORAS, ESCANER E IMPRESORA:
Si no se está usando, preferiblemente manténgale apagada y cubierta para
protegerla del polvo. Úselo con responsabilidad, si no tiene conocimiento de algo, pregunte
primero, con esto usted evita dañar la información interna. Estos equipos no se usan para
JUGAR, CHATEAR EN INTERNET, VER PAGINAS FUERA DE LUGAR, ENTRE
OTROS.
Impresoras de varios modelos y Multiuso
Implementos de oficina (2/2)
MAQUINAS DE ESCRIBIR O COMPUTADORES
A pesar de ser un implemento descontinuado, existe oficina donde su uso es un
Instrumento de vital importancia, mayormente para llenar formatos. Cuídelo, use hojas
blancas para proteger el rodillo y use correctamente el teclado. No olvide que la calidad de
un oficinista se saca por la forma como transcribe.
PAPELERIA:
Los implementos que usamos para trabajar deben estar en orden, en su lugar, debe
mantenerse protegido del polvo, grasa, entre otros. Estos son: HOJAS DE CARTAS,
HOJAS DE FOTOCOPIAR, HOJAS DE COPIAS, CARPETAS, SOBRES, PAPEL
CARBON, ENTRE OTROS.
 GRAPAS Y GRAPADORAS:
Debe encontrarse en un lugar determinado para su pronta ubicación y en buen
estado. Trátelo con cuidado, debido a que muchas veces se dañan por el repetido abuso del
mismo.
SELLOS, CLIPS, CORRECTOR LÍQUIDO, CINTAS O GOMA
CORRECTORA (TIPE) Y DEMAS ARTICULOS DE OFICINA:
Fundamental para un oficinista, ya que nos permite agilizar efectivamente el
manejo de documentos escritos y aplicar su correctivo, según sea el caso.
TELEFONO
Este es el instrumento más importante de un oficinista.
Atender el teléfono es UN ARTE, y no todo oficinista logra aprenderlo
eficazmente.
No olvide EL CLIENTE SIEMPRE TIENE LA RAZON, y es inculto discutir por
teléfono.
Usemos nuestro mejor timbre de voz y tratemos a todos con la elegancia y la mejor
cultura.
El correcto TIMBRE DE VOZ en el teléfono debe ser bajo y paciencia al
conversar con el interlocutor.
Recuerde que su voz es la imagen que proyecta la empresa. FAX:
Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir
a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).
Método y aparato de transmisión y recepción de documentos mediante la red
telefónica conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las imágenes
«leídas» por el emisor, impulsos que son traducidos en puntos -formando imágenes- en el
receptor.
Al marcar el número se pide tono para enviar y es el mismo para enviar.
FOTOCOPIADORA:
Equipo encargado de fotocopiar todo material impreso a color negro o a colores,
según sea el tipo de equipo.
Debe ser tratado con mucha cautela, ya que a veces por la excesiva cantidad de
trabajo, pudiera ocasionar fallas y lamentables pérdidas.
Técnicas de oficina
TECNICAS OFICINISTAS QUE DEBE TENER EN CUENTA:
Limpieza de su lugar de trabajo y preparar material de trabajo del dia: hojas,
computadoras, máquina de escribir, preparar el café, la correspondencia del dia, preparar
material de trabajo del jefe o superior, colocar la correspondencia a contestar, mantener el
orden, entre otros.
AGENDA DEL DIA: TELEFONICA: Se lleva el registro de clientes,
conocidos, entre otros. Nombres, E-Mail, Telef. Etc.
DE REUNIONES Y ACTIVIDADES: Día por día, se lleva un cronograma de todas
las actividades que se llevarán a cabo. Con fecha, hora, actividad, entre otros.
 DE VISITAS: TOMAR NOTA DE TODAS LAS PERSONAS QUE VAN A LA
OFICINA. Esto es indispensable en todo oficinista. DAR RECADOS.
El archivo: la vida de una oficina. Se debe mantener en orden y pulcro.
Los implementos de trabajo: hojas, grapas, carpetas, tintas, computadora, teléfono,
entre otros...se deben cuidar y no usarlo en el plano personal.
La papelera debe estar en un sitio visible y desocupado.
Aproveche los momentos en que no hay mucho trabajo, y procure mantenerse
activa, realizando alguna labor productiva. No jugando en la computadora, hablando por
teléfono con algún conocido, durmiendo en nuestro lugar de trabajo o abandonando nuestra
área laboral.
Mantenga el lugar armonioso y libre de toda carga negativa. Un ambiente musical,
con melodías suaves y relajantes, si se lo permiten puede usar ambientadores; esto causa
una excelente impresión al público.
MANTENGA SU ASPECTO IMPECABLEMENTE VESTIDO Y
MAQUILLADO (DAMAS).Si usted es una persona que no se maquilla, le sugerimos
aplicar un maquillaje moderado.
Porque la imagen de una organización solo estará a cargo de la que se encuentre
mejor vestida y presentada.
Practique la solidaridad laboral con sus compañeros. Sin embargo, nunca abandone
su lugar de trabajo, ni deje para luego lo que puede hacer en ese momento.
Procure mantener al público satisfecho, cómodamente sentado e informado. Este
arte de atender al público, solo se adquiere con la práctica y con mucha paciencia.

Actividad No.1
1. En tu cuaderno deberás consultar cada uno de los objetos y herramientas
en español e inglés que se usan en una oficina describiendo su uso,
manejo; describiendo las partes para poderlo utilizar. La docente explicara
cómo realizar el trabajo.
2. Consulta y entrega, en resumen:
Reglas de etiqueta que no deben romperse en la oficina
3. Consulta las reglas ortográficas escríbelas o pégalas en tu cuaderno
4. Consulta que son sinónimos - antónimos