LA SECRETARIA Y LA RECEPCIONISTA

ANGELINA MENDOZA QUINTERO

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COLEGIO DE LAS AMÉRICAS

“INCLUSO SI NO ERES PERFECTO, ERES DE EDICIÓN LIMITADA”
BARRANCABERMEJA
2020
 LA SECRETARIA Y LA RECEPCIONISTA

ANGELINA MENDOZA QUINTERO

8

AUDRY RODRIGUEZ
CONTABILIDAD

COLEGIO DE LAS AMÉRICAS

“INCLUSO SI NO ERES PERFECTO, ERES DE EDICIÓN LIMITADA”
SEPTIEMBRE 22
2020
 TABLA DE CONTENIDO

PÁG
INTRODUCCIÓN 4
LA SECRETARIA 5
1. FUNCIONES DE LA SECRETARIA 6
LA RECEPCIONISTA 7
2. FUNCIONES DE UNA RECEPCIONISTA 8
CONCLUSIÓN 9
WEB GRAFÍA
INTRODUCCIÓN

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 LA SECRETARIA

Una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y

redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda
de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa
una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo. La secretaria, por lo
tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u
organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana,
siempre rindiendo cuentas a su superior. Atender el teléfono, responder los
correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los
pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de
documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo
que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su
jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u
oficina.
Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas
funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga
amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la
ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas
tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares
de gestión de bases de datos.

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1. FUNCIONES DE LA SECRETARIA

1.1 Atención al público: La atención al público es la tarea más importante que

realizará la secretaria. El trabajador o trabajadora deberá responder a las llamadas
recibidas dentro de la oficina y registrarlas. La recepcionista recibirá a todos los
visitantes que accedan a la empresa. Por ello, se deberá guardar una imagen
corporativa correcta dentro del lugar de trabajo.

1.2 Gestión de la agenda: La secretaria debe mantener actualizada la agenda de

su jefe para poder llevar una buena organización diaria. En dicha agenda debe
indicar todos los reflejar los compromisos laborales y personales que sean
requeridos.

1.3 Gestión de documentos: La secretaria deberá recibir y gestionar toda la

correspondencia de la persona al cargo, deberá redactar y responder a la mayoría
de emails o cartas recibidos. Debe estar formada en el manejo de aplicaciones
informáticas que le sirvan para poder desarrollar sus funciones con documentos
con rapidez y agilidad. Tiene que administrar y apuntar todos los asuntos que sean
tratados en las reuniones realizadas en la empresa para un mayor control.

1.4 Organización de la oficina: La secretaria deberá manejar y mantener el equipo

informático y del mobiliario en la oficina como pueden ser los teléfonos, muebles,
archivadores, fotocopiadoras, etc. Lleva el manejo del inventario de y equipos de
oficina. Mantiene el orden de los sistemas de archivos electrónicos y físicos para
que la información esté disponible en todo momento y mantendrá su trabajo de
manera organizada y limpia para los empleados de la empresa o visitantes.

1.5 Manejo de información: Entre las funciones principales de una secretaria son
las mantener eficientemente toda información que sea importante para el
desarrollo del trabajo en la empresa. Debe mantener el control de los documentos
importantes o legales como pueden ser albaranes, facturas o contratos.

1.6 Vigilancia administrativa: Es tarea de la secretaria la de vigilar que se cumplan

los procedimientos y políticas necesarias para administrar los bienes de la oficina.
Tiene que validar los datos reflejados en las operaciones presupuestales. Dentro
de las labores de una secretaria entra la de llevar la organización y gestión
administrativa correcta de los recursos en la empresa.

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 LA RECEPCIONISTA

Recepcionista es quien tiene la función de recibir a alguien, en sitios abiertos al

público, como edificios de departamentos, Bancos, empresas de turismo, hoteles,
centros de conferencias, consultorios, oficinas, cines, teatros u otros espectáculos.
Es muy útil la presencia de recepcionista en lugares donde existen muchas
oficinas de atención al público, para poder derivar eficazmente a los usuarios o
concurrentes hacia el sitio correcto, evitando pérdidas de tiempo. Son personas
especializadas en atención a la clientela, con algunos estudios de secretaría. Se
ubican a la entrada de estos lugares, tras algún escritorio o compartimiento
destinado a ese fin, y dan la bienvenida a quienes allí ingresan, además de
corroborar que no sean visitantes no deseados. En los hoteles, informan sobre los
servicios, registran a los huéspedes, indican donde se hospedan a quienes lo
soliciten con permiso de los huéspedes, reciben las llaves en caso de que los
residentes salgan, guardan correspondencia, atienden teléfono, derivan los
llamados si correspondiera, resuelven reclamos, asesoran sobre los servicios del
hotel, sobre medios de transporte y ubicación de los lugares más representativos
del sitio donde está emplazado el edificio, y reservan habitaciones. En la mayoría
de los casos, es en la recepción donde se realiza el check in y el check out, y se
paga la estadía. Es conveniente que los recepcionistas posean conocimiento de
idiomas, para lograr una mejor comunicación con los huéspedes extranjeros. Para
todo recepcionista, el buen trato, el espíritu solidario, la simpatía y la cultura
general, son los atributos más requeridos por quienes los contratan.

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2. FUNCIONES PRINCIPALES DE UNA RECEPCIONISTA:

2.1 Crear un ambiente acogedor, recibiendo, informando y guiando a los

visitantes, empleados y proveedores de manera cordial, amigable y profesional.

2.2 Hacerse cargo de todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y

faxes entrantes y salientes.

2.3 Responder a solicitudes de información sobre la empresa u organización en

persona, por vía telefónica o por correo electrónico.

2.4 Recibir a los visitantes, registrarlos y guiarlos hacia las personas o destinos
correspondientes.
2.5 Responder, filtrar y transferir llamadas o tomar mensajes.
2.6 Ocuparse de las solicitudes de información, respondiendo preguntas o
resolviendo problemas, tanto de los visitantes como de los clientes.
2.7 Realizar reservas, concertar citas y gestionar los calendarios de citas.
2.8 Recibir pagos y archivar los recibos.
2.9 Mantener limpia el área de recepción y cerciorarse de que en todo momento
se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.
2.10 Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo.
2.11 Comunicarse con personas de otros departamentos.

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CONCLUSIÓN
 WEB GRAFÍA

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