PROTOCOLO PARA LAS VISITAS A EMPRESAS

Participante: Marlyn Flores G.

Procedimiento de visitas a empresas

El protocolo de visitas a la empresa deberá adaptarse a las circunstancias

concretas de esta, aunque algunas pautas generales pueden ser las siguientes:

Recepción de la visita por el personal de recepción (ver bajo).

Recepción y saludo por parte del anfitrión principal. (Ver bajo)

Recorrido por las instalaciones (si es oportuno) comentando la organización

general de la empresa, o si no fuera necesario, comentar al menos en el
recorrido hasta la sala de reuniones, las zonas de la empresa por las que
vamos pasando.

Despedida: Siempre que sea posible acompañar a nuestro invitado a la salida y

agradecer al visitante su tiempo.

Comunicación en la recepción de visitas

En la mayoría de las ocasiones, el personal de la recepción será el primero en

comenzar el protocolo de visitas a la empresa. La acogida debe ser amable y
se debe invitar a la persona a pasar a la sala de espera y hacer que se sienta
cómoda en la medida de nuestras posibilidades. Desde la recepción se avisará
a la persona de la empresa correspondiente para que acuda a la recepción en
cuanto le sea posible.

También cabe la posibilidad de que el personal de recepción acompañe al

invitado hasta el despacho o zona donde está el anfitrión de la empresa que se
le ha citado.

Cómo recibir una visita en la empresa

La forma en la que recibamos a nuestro visitante marcará la imagen que este

se forme de la empresa. La persona que atienda la visita debe hacer que el
visitante se sienta cómodo en todo momento.

Para ello, debemos tratarla con respeto y cortesía y...

Llamarle por su nombre

Presentarnos, saludar y ofrecerle asiento

Informarle por adelantado de en qué va a consistir la visita (recorrido por las

instalaciones, las personas que le vamos a presentar, duración...)

Para ello el protocolo Covid para las visitas a las empresas, debe comprender
las medidas de seguridad y de prevención de riesgos laborales que se deben
adoptar en nuestra relación con terceras personas que asistan a nuestras
instalaciones. Algunas recomendaciones del protocolo post Covid para las
visitas a las empresas serán las siguientes:

La visita será siempre con cita previa mediante contacto telefónico o vía mail
con la persona de la empresa responsable de la visita.

Antes de la entrada se le tomará la temperatura y si ésta fuera superior a 37º,

no podrá entrar al centro, anulándose la cita.

Se solicitará al visitante que se desinfecte las manos con gel hidroalcohólico

antes de la reunión.

Los recorridos por las instalaciones se realizarán por el lado derecho en el

sentido de ida y por el lado izquierdo en el de vuelta, tal y como deben indicar
las flechas de sentido direccional.

1. Protocolo de actuación

Establece un protocolo de actuación, de manera formal y por escrito, en el que

se detallen los pasos a seguir teniendo en cuenta aspectos como el tipo de
visita, el motivo, número de asistentes o duración. De esta manera, cualquier
trabajador tendrá las pautas necesarias para intervenir y actuar según los
objetivos de la empresa.

Elabora este manual de procedimiento en colaboración con la Dirección de la

empresa y los responsables de los diferentes departamentos o áreas de la
compañía, incluido el departamento de seguridad

2. Invitados

Si eres tú quien organiza la visita y no es una solicitud externa, determina bien

a quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones,
comerciales, institucionales o promocionales. No es lo mismo organizar una
visita para unos posibles clientes que para recibir a autoridades.
3. Recibimiento

Las atenciones vendrán determinadas por el rango de los visitantes. Las visitas
de mayor nivel serán recibidas por los cargos más altos de la empresa, las de
segundo nivel serán recibidas por los cargos directivos, y por último, las
generales, serán recibidas por el responsable del departamento implicado en la
visita o el encargado de las relaciones institucionales o el protocolo, en su
caso.

4. Establece de antemano quién será el responsable de recibir a los invitados y

dónde esperará. Dependiendo del rango de los invitados, se hará en un lugar u
otro.

Si la visita es de autoridades, será la dirección de la empresa quien, junto con

el jefe de protocolo o relaciones institucionales, esperarán a los visitantes en el
vestíbulo, la puerta del edificio o incluso a pie de coche, si las autoridades que
nos visitan son de altísimo rango. Por otro lado, para visitas más generales,
determina el personal técnico que atenderá, dará las explicaciones y contestará
aquellas preguntas que realicen los invitados durante la visita.

La despedida

Este es uno de los aspectos que más debes cuidar, ya que por muy bien que
haya ido la visita, un final descuidado puede estropear el conjunto. Realiza una
despedida en la que se agradezca a los invitados su asistencia e intenta que se
les quede el mejor sabor de boca posible del día y de la empresa.

No todos los invitados tienen que ser despedidos por el anfitrión, de ahí la
importancia de tener claro previamente el criterio de cómo, dónde y a quién hay
que despedir. Toma como referencia las máximas de “Quien recibe, despide”, y
“la persona que despide, nunca debe ser de rango inferior a la que recibe”.

-Reglamento para ingreso a planta proveedores y visitantes.

Los proveedores y visitantes deben:

1. Presentar identificación oficial.

2. Mantenga su gafete recibido por la caseta de vigilancia.

3 .La circulación de vehículos en el sitio es solo para vehículos autorizados.

4. Prohibido ingresar a las áreas restringidas.

5. Esté atento al tráfico de montacargas y automóviles que ingresan GONAC.

6. Portar la playera o camisa bien fajada.

7. No deambular por áreas no autorizadas en su solicitud de ingreso.

8. Portar gafete de identificación.

9. Informe a vigilancia de todas las herramientas, equipos u otro material de su

propiedad que trae con usted.

10. Queda prohibido el portar armas, cuchillos, navajas, objetos cortantes o

bebidas alcohólicas.

11. Ajustarse a las normas de seguridad y buenos hábitos de manufactura

antes de entrar a las áreas de proceso:

A. Utilizar zapato cerrado de suela antideslizante, no ropa ni zapatos

deportivos, no zapatillas.

B. Prohibido correr dentro de las instalaciones.

C. En las áreas administrativas, usar zapatos con un máximo de 4 cm de tacón.

D. No ingresar con falda, ropa holgada, mangas o escotes pronunciados.

E. No entrar con bermudas, camisas cortas y sandalias.

F. No ingresar portando joyería.

G. Utilización de cofia o casco y cubre boca, cubriendo totalmente cabello,

boca y nariz respectivamente.

H. No ingresar con alimentos o bebidas.

I. Prohibido subirse en la parte trasera de las camionetas pick up o camiones,

montacargas y remolques.

J. Queda estrictamente prohibido el fumar en todas las áreas de la

comercializadora GONAC.

K .No ingresar con cámaras fotográficas o de video, no utilizar teléfono celular.

Se hará uso de estos solo con autorización escrita del personal de GONAC.

L .No copiar ni recolectar información sin autorización previa.

M. Prohibido salir con productos, o artículos pertenecientes a GONAC.

N. Su vehículo será inspeccionado en vigilancia antes y después de salir.