02 PPT Manejo Efectivo Tiempo

Manejo Efectivo del Tiempo
Antes de empezar… por favor, ten en cuenta lo

siguiente:
▪ Apagar el celular o ponerlo en modo Respetar las opiniones de
silencio. los demás.
▪ Verificar que la cámara y el audio de
su equipo se encuentren activos.
▪ Contar con los materiales adicionales
para el desarrollo de las sesiones.
▪ Si desea participar en clase, solicítela
levantando la mano, emplee la
herramienta para este fin y espere la
autorización del docente.
Fuente de imagen: https://emekaonline.wordpress.com/
Fuente de imagen: http://blogs.infobae.com/educacion-tecnologias/2013/09/26/no-usaras-el-celular-en-clase-las-nuevas-reglas-del-aula/

Competencia del curso:

Diseña instrumentos que permitan una gestión
efectiva del tiempo para coadyuvar a potenciar su
desempeño personal y profesional valorando el
análisis de la actual administración de su tiempo.
¿Cómo lo lograremos?
Con tu participación activa y buena disposición para aprender.
Animación: https://sanchoii-primerciclo.blogspot.com/2017/03/numbers-0-100_15.html?m=1
Unidades:
1 Bases teóricas sobre la gestión del tiempo
2 Instrumentos para la gestión efectiva del tiempo

Metodología
• Participación activa en clase: individual

y en equipos
• Lectura previa al material del curso
• Realizar las actividades planteadas por Sistema de Calificación
el docente
• Trabajo Individual : 30%
• Trabajo Colaborativo : 30%
• Estudio de Casos : 40%
Nota mínima de aprobación: 14
Fuente imagen: www.sumatealexito.com

Unidad I: Bases teóricas sobre la Gestión del Tiempo
Capacidad 01:
Identifica su estilo actual de administración del

tiempo mediante el análisis de la base teórica
para la mejora de la misma vinculándola al
desarrollo de sus actividades.
Fuente imagen: www.avanzaentucarrera.com

Veamos el video:
Click
(1er segmento)
Fuente imagen: http://clipart-library.com/clipart/1126374.htm

Características del Tiempo
Limitado Intransferible
No renovable Si no se usa, se
desperdicia

5 maneras en que pierdes el tiempo sin darte cuenta
Fuente imagen: https://www.entrepreneur.com/article/274308

5 maneras en que pierdes el tiempo sin darte cuenta
LOS RITUALES LAS DISTRACCIONES COMUNICACIÓN
NEGATIVA A ADAPTARSE TRABAJAR EN PRIORIDADES EQUIVOCADAS

La Psicología de la Administración del Tiempo
“Cuanto más competente, capaz y productivo te sientas, mayor será tu

autoestima. Cuanto mayor sea tu autoestima, más productivo y capaz serás”.
Son componentes de tu personalidad que se apoyan recíprocamente.
Las personas que administran bien su tiempo se sienten positivas, confiadas y

a cargo de sus vidas.

La Psicología de la Administración del Tiempo
Tus Pensamientos Las Creencias se

y Sentimientos hacen Realidad
La Ley de Control Toma una decisión

v
Actúa “Como si” Programa tu

Mente
Visualízate a ti mismo
como quieres ser

Gestión del tiempo
Veamos el video:
Click
(2do segmento)

Establece tus Valores
DADO QUE LA GESTIÓN del tiempo es realmente la gestión de la vida, la mejora

de tu productividad personal comienza con un examen de tus valores. Una de las
Leyes de Murphy dice que antes de hacer nada, hay que hacer otra cosa primero.
No es posible manejar tu tiempo adecuadamente a menos que sepas
exactamente cuáles son tus valores.

¿Por qué hago lo que hago?
¿Qué valoras más?
La siguientes preguntas a formularse son:
«¿Qué valoras más en la vida?». ¿Qué es lo que realmente te preocupa y

defiendes? ¿Qué no representa algo significativo para ti?

La Rueda de la Vida
La Rueda de la Vida
¡¡Proyecta hacia adelante y mira hacia atrás!!
¿Cuál es el trabajo más importante que efectúas en cualquier labor o profesión?

¡Ayer ya no ¡Mañana
existe! aún no llega!

Aparta treinta
El mejor momento
minutos o más
para realizar esta
cada día para
revisión es a
revisar tus metas,
primera hora de
planes y
la mañana.
progreso.


Redacta tus Planes y Registra tus Proyectos
Pautas para organizar el tiempo
Hay una regla que dice que cada minuto invertido en planificación
ahorra diez minutos de ejecución. El tiempo que inviertes en pensar
sobre el papel lo que necesitas llevar a cabo, antes de comenzar el
trabajo, te devolverá un rendimiento en energía personal del mil
por cien: diez minutos ahorrados por cada minuto que inviertes en
la planificación de tu trabajo en primer lugar.

Cuatro preguntas que debes formularte
1. ¿Cuáles son las dificultades y obstáculos que se interponen entre ti y el logro de tu

meta?
2. ¿Qué otros conocimientos, habilidades o información son necesarios para lograr
tu objetivo o completar tu proyecto?

Cuatro preguntas que debes formularte
3. ¿Quiénes son las personas, grupos u organizaciones cuya ayuda y cooperación

necesitas para alcanzar tu meta?
4. De todas las personas que pueden ayudarte a alcanzar tu meta, ¿cuál es la
persona más importante de todas?

Malversadores del Tiempo
VISITAS LLAMADAS
REUNIONES
INOPORTUNAS TELEFÓNICAS
CRISIS, INCENDIOS, IDENTIFICACIÓN DE

URGENCIAS PROCASTINACIÓN OBJETIVOS Y METAS
CONFUSIÓN DE TENDENCIA A LA
PRIORIDADES IMPROVISACIÓN

Malversadores del Tiempo
FALTA DE DEMASIADAS ACTITUD

PLANIFICACIÓN ACTIVIDADES PERFECCIONISTA
IMPRECISIONES Y
ERRORES IMPUNTUALIDAD DESMOTIVACIÓN
FALTA DE DIFICULTAD PARA

DISCIPLIMA TOMAR DECISIONES

Pautas para organizar el tiempo en el trabajo
• ¿Aprovecha más su tiempo haciendo el trabajo por sí mismo o capacitando a su

equipo?
• ¿Aprovecha más su tiempo leyendo manuales para aprender una nueva destreza o
al asistir a unas cuantas sesiones intensivas y estructuradas de aprendizaje?
• ¿Aprovecha más su tiempo y el de su equipo con una política de disponibilidad
permanente de su parte u ofreciendo apoyo para las soluciones del equipo?

Crea Bloques de Tiempo y Agrupa tus Tareas

La Auditoría del Tiempo
Para evidenciar el aprovechamiento de su tiempo es necesario evaluar cómo lo

está usando en la actualidad, por ello, es vital realizar una auditoría del tiempo
que emplea en sus actividades diarias y constituye un primer paso en su
aprovechamiento.

La Auditoría del Tiempo
Incluya su tiempo personal

en la auditoría, además del
laboral:
La gestión del tiempo no
Examina cuidadosamente el
incluye solo trabajar más
tiempo que dedica a cada Aproveche su tiempo para
eficientemente y lograr
actividad durante una lograr el estilo de vida que
hacer más, sino que es una
semana. Dicha evaluación le desee.
herramienta valiosa para
brindará una visión de cómo
lograr equilibrio en su vida.
ocupa hoy su tiempo.
Para ello, haga una
auditoría del tiempo que
emplea fuera de casa (en
gráfico aparte), ello le
permitirá tener una visión
completa.

Pasos para aplicar la Auditoría del Tiempo
Construya una tabla

como el modelo
propuesto.
Al término de una actividad,

registre el tiempo bajo la
categoría relacionada.
Al término del día y de la semana,

sume el total de horas registradas
bajo cada categoría.
Elabore un gráfico de torta que

muestre visualmente cómo ha
ocupado su tiempo.
Finalmente, evalúe los resultados

de su auditoría.

Pasos para hacer una auditoría del tiempo semanal
Actividad Actividad Actividad Actividad

Actividad Total
Gestión del Gestión del Planificación Gestión hacia
Semana Ventas horas
cliente equipo Estratégica arriba
(horas) (horas)
(horas) (horas) (horas) (horas)
Lunes 4 1 3 0 0 8
Martes 5 1 4 0 0 10
Miérc. 9 0 0 0 1 10
Jueves 2 3 3 0 0 8
Viernes 2 2 0 3 1 8
Total horas de
22 7 10 3 2 44
la activ.
Tiempo activ.
22/44 7/44 10/44 3/44 2/44 1
/Total.
% de tiempo 50% 16% 23% 7% 4% 100
33
Asignación real de
su tiempo
34
Categorías relacionadas con la meta
Planificación estratégica
4%
12% 2%
Gestionar hacia arriba
Ejecución
18%
12% Capacitación
Otro
2%
Planificación estratégica
3%
Ambiente familiar
Actividades personales
14%
25%
Reposo
4%
4% Transporte
Otro
Fuente imagen: http://www.rinconpsicologia.com/2013/04/quieres-recordar-los-nombres-propios.html

35
Evaluando resultados y efectuando ajustes
✓ Cotejar los resultados de la auditoría con

lo que tenía planteado como actividades
prioritarias.
✓ Una vez realizada la evaluación tiene que

reflexionar si el destino que le está dando
a su tiempo es el que debe darle.
✓ Así también, se debe reflexionar si la

forma de usar el tiempo, es la que
corresponde para el logro de las metas
planteadas.
36
Evaluando resultados y efectuando ajustes
✓ Dependiendo del resultado podrá darse

cuenta qué tanto está alejado de sus
prioridades.
✓ Deberá efectuar los ajustes hacia sus

objetivos y metas planteadas.
✓ El tener un plan con actividades enfocadas

a los objetivos y metas permite efectuar su
monitoreo.
37
Unidad II: Instrumentos para la gestión efectiva del tiempo
Capacidad 02:
Elabora un plan de aprovechamiento del

tiempo a través de la utilización de
instrumentos para la gestión efectiva del
tiempo con miras a optimizar su desempeño
profesional.

Técnicas para el manejo efectivo del tiempo
El Método Eisenhower
Ike Eisenhower
¿Qué es importante?
Alto impacto en el tiempo
Suelen permanecer en el recuerdo

¿Qué es urgente?
Requieren atención inmediata
Suelen hacer posible lo importante

AGENDA ¡¡HAZLO!!
DESECHA DELEGA
No Urgente Urgente
Planeación Crisis
Importante
Preparación, prevención Proyectos con fecha de vencimiento
Clarificación de valores Reuniones
Catalizar el poder interior Trabajos que tienen que entregarse hoy
Convivir con la familia Ir al médico por dolencias fuertes o
Todo lo preventivo graves
La preparación y el estudio Reparar algo sumamente necesario
Interrupciones Trivialidades
No Importante
Llamadas telefónicas Llamadas telefónicas personales

Correspondencia, informes Actividades de “Escape”
Reuniones que alguien clasificó mal Navegar en Internet
Messenger
Chismes
Puntos a tener en cuenta
Frecuencia diaria o semanal
El cuadrante de Eisenhower es DINÁMICO
¿Sistema o Herramienta?
Técnicas para el manejo efectivo del tiempo
El Sistema GTD (Getting Things Done)

David Allen
Elementos Necesarios: Bandeja de Entrada
Punto de recepción de proyectos, tareas, ideas, etc.
Medio Físico o Digital

Elementos Necesarios: Tarea

Acción simple con cuya finalización se alcanza el resultado
¿Tuyas o de otros?
Elementos Necesarios: Proyecto

Conjunto de tareas encaminadas a la consecución de una META
Horizonte temporal definido
Existe “Acción siguiente”
Elementos Necesarios: Algún día / Sueños

Proyecto sin horizonte temporal definido
Carente de “Acción siguiente”

Fases
Fase 1: Recopilar
• Vaciar la mente
• TODO a la bandeja de entrada
• Sin filtros
Fase 2: Organizar
• Vaciar la Bandeja de Entrada

• Cada cosa en su sitio
• Nada vuelve a la Bandeja de Entrada
Fase 3: Chequear
• El Calendario es lo Primero
• Chequeamos las acciones siguientes

Fase 4: Hacer
• Por Contexto
• Importancia / Urgencia
• Energía disponible
Fase 3: Revisar
• A diario: Bandeja de Entrada / En Espera
• Semanalmente: Proyectos / Siguientes

• Mensualmente: Algún día / Sueños
La Técnica del Time Boxing
✓ Método práctico y eficaz para programar su

tiempo y ayudar a reservar sus ideas.
✓ Permite mejor planificación y organización del
tiempo.
✓ Ayuda a tener una visión global de su tiempo
y cómo lo emplea.
✓ Agrega tiempo no programado para abordar
lo inesperado.
Organización genérica Planificación de las tareas Brinda un marco para

y un orden mental de diarias y del periodo establecer expectativas y
las actividades requerido para ellas límites
Estimación de las Evaluación de iniciativas Abordaje de contingencias

exigencias del tiempo y no productivas y que de una manera más eficaz
cuánto requerirá realizar consumen demasiado (están incluidas en la
una tarea tiempo planificación)

¿Cuál es la secuencia?
Fortalezca su
capacidad para
Elabore una calcular el Genere un
Registre su uso
lista de cosas Divida su lista tiempo, de espacio para
del tiempo
por hacer, en categorías, esta manera acomodarse
durante una
deberá de realice una lista establecerá de manera que
semana, para
decidir qué es de cosas por parámetros encaje la
que mantenga
lo que quiere hacer y para el tiempo cantidad de
un registro de
lograr y luego organícela dedicado a tiempo
lo que hace y
elabore una dividiéndola en cada tarea y adecuada en su
cuánto tarda
lista de tareas categorías. una lista de calendario para
cada tarea.
por hacer. cosas por hacer cada ítem.
que serán de
mucha ayuda.

La Herramienta

Ejemplo
Hora Lunes Martes
Tarea: Investigar plan FODA. Tiempo realmente Tarea: Investigar plan FODA. Tiempo realmente
8:00 am
utilizado utilizado
Tarea: Reunión de personal del lunes Tarea: Seguimiento a deudores

9:00 am Tiempo realmente utilizado Tiempo realmente utilizado
Tarea: Reunión con equipo de marketing

Tarea: Plan para delegar tarea de logística
10:00 am Tarea: Revisar CV para puesto de contabilidad
Tiempo Realmente utilizado
Tiempo realmente utilizado
Tarea: Trabajar con Paty para elaborar Plan

Tarea: Contestar e-mails. Tiempo realmente financiero
11:00 am
utilizado Tiempo realmente utilizado

Conclusiones
✓ Tiempo Fijo / Entregable.
✓ Variables en función al grado de detalle.
✓ Es factible cambiar los resultados (redefinición de lo planificado).
✓ Es factible descartar alguna parte del proyecto o la totalidad.

✓ Son válidas las alternativas resultantes siempre que estén a lineadas al resto del
proyecto.

Beneficios
✓ Mejora la productividad.
✓ Es más fácil mantenerse concentrado.
✓ Permite mantener el sentido de urgencia en espacios cortos de tiempo.
✓ Las actividades no se extienden sin control – De antemano s ele pone límite a la duración.
✓ Fomenta la terminación de etapas, con resultados al término de cada una.
✓ Facilita la delegación – Distribuir el trabajo entre varias personas.
✓ Facilita retomar actividades suspendidas.

✓ Evidencia progreso: Permite conocer un avance más real del proyecto.

Veamos el video:
Cómo gestionar el tiempo

Herramientas para el manejo efectivo del tiempo
Fuente imagen: http://manualdelinvestigador.blogspot.pe/ 68

El uso de la agenda: Pasos para crearla
Programe actividades No reserve hasta el último

Cree listas de actividades importantes que demanden minuto.
por hacer con creatividad e inteligencia en Deje tiempo para abordar Combine tareas
ESTIMACIONES DE TIEMPO. momentos que su nivel de crisis y eventos
energía está más alto. inesperados.
Mantenga su agenda
fácilmente accesible. Identifique actividades que Proceda desde atrás hacia
Decida a qué hora quiere
Verifique su progreso a lo puede desarrollar cuando adelante y empiece
terminar el trabajo y
largo del día para disponga de tiempo libre no primero con las tareas más
abandonar la oficina.
cerciorarse de estar presupuestado. importantes en su agenda.
cumpliendo su objetivo.
69
Aprovechamiento de su tiempo de inactividad
inesperado
Ejemplo:
Tareas que pueden hacerse en momentos de inactividad
Bloque de 5 minutos Bloque de 10 minutos Bloque de 30 minutos

Programar una cita Hacer una llamada Hojear publicaciones,
telefónica rápida revistas y diarios
Escribir una nota rápida Hacer una tentativa de Planificar su agenda
la agenda para una semanal
reunión
Actualizar su agenda Leer y responder Hacer apuntes para un
emails informe
Revisar cumplimiento Planificar una Llenar un informe de
de actividades actividad de gastos
pendientes esparcimiento
70
Fuente imagen: http://blog.derrama.org.pe
Delegación de tareas
71
Fuente imagen: http://revistasumma.com; https://eligetuelcaminoconmaribel.wordpress.com
Delegación de tareas
✓ Asignación de deberes
✓ Otorgar de autoridad
✓ Asignación de responsabilidad
✓ Creación de confianza
72
Fuente imagen: http://revistasumma.com; https://eligetuelcaminoconmaribel.wordpress.com
Herramientas para manejar el tiempo de manera efectiva en el
uso de los medios de comunicación en el trabajo
Gestiona Potencia el uso de las Usa eficaz mente

mensajes llamadas telefónicas el mail
73
Fuente imagen: http://freepik.es; http://rankia.com; http://es.ccm.net/faq/10757-como-reenviar-tus-correos-a-otra-cuenta-de-correo-electronico
Plan de aprovechamiento del tiempo
Herramienta que permite tener una visión global de

cómo gestionar eficientemente el tiempo.
• Plasme la
• Coloque todas información en
Paso sus categorías y

actividades de
alta prioridad .
Paso un gráfico de
tortas.
• Asimismo, de ser
1 • Asigne el tiempo
en términos de
porcentaje.
2 necesario, le
permitirá realizar
cambios a su
plan.
74
Plan de aprovechamiento del tiempo - Ejemplo
75
Producto final:
Plan de aprovechamiento del tiempo
Instrucciones: Elabore un plan de aprovechamiento del

tiempo de sus actividades.
Fuente imagen: http://www.allcomolavarria.com

77

02 PPT Manejo Efectivo Tiempo

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Competencia del curso:

1 Bases teóricas sobre la gestión del tiempo

2 Instrumentos para la gestión efectiva del tiempo

• Participación activa en clase: individual

Nota mínima de aprobación: 14

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Identifica su estilo actual de administración del

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LOS RITUALES LAS DISTRACCIONES COMUNICACIÓN

NEGATIVA A ADAPTARSE TRABAJAR EN PRIORIDADES EQUIVOCADAS

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“Cuanto más competente, capaz y productivo te sientas, mayor será tu

Las personas que administran bien su tiempo se sienten positivas, confiadas y

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Tus Pensamientos Las Creencias se

La Ley de Control Toma una decisión

Actúa “Como si” Programa tu

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DADO QUE LA GESTIÓN del tiempo es realmente la gestión de la vida, la mejora

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La siguientes preguntas a formularse son:

«¿Qué valoras más en la vida?». ¿Qué es lo que realmente te preocupa y

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¿Cuál es el trabajo más importante que efectúas en cualquier labor o profesión?

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Pautas para organizar el tiempo

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1. ¿Cuáles son las dificultades y obstáculos que se interponen entre ti y el logro de tu

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3. ¿Quiénes son las personas, grupos u organizaciones cuya ayuda y cooperación

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CRISIS, INCENDIOS, IDENTIFICACIÓN DE

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FALTA DE DEMASIADAS ACTITUD

FALTA DE DIFICULTAD PARA

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• ¿Aprovecha más su tiempo haciendo el trabajo por sí mismo o capacitando a su

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Para evidenciar el aprovechamiento de su tiempo es necesario evaluar cómo lo

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Incluya su tiempo personal

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Construya una tabla

Al término de una actividad,

Al término del día y de la semana,

Elabore un gráfico de torta que

Finalmente, evalúe los resultados

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Actividad Actividad Actividad Actividad

Fuente imagen: http://www.rinconpsicologia.com/2013/04/quieres-recordar-los-nombres-propios.html

✓ Cotejar los resultados de la auditoría con

✓ Una vez realizada la evaluación tiene que

✓ Así también, se debe reflexionar si la