Hoja de Ruta Distelnet V1

Direcciòn/Area:
Responsable:
Fecha de Inicio:
No ACTIVIDAD
Asignación de Tarea
1
ORGANIGRAMA
2 Solicitud del Organigrama del área
Análisis del Organigrama
3
Recomendaciones al Organigrama
4
Aplicación de las Mejoras del
5 Organigrama
RECAUDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Coordinación de las Entrevistas

6
Desarrollo de la Entrevista
Entrevistas de Almacén
7.1
Entrevistas de Compras
7.2
7.3 Entrevista Administración
Digitalización de la Entrevista
8
Análisis de la Entrevista
9
Ampliación y Consolidación de la
Entrevista
10
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Desarrollo de la Descripción de Cargo

11
Consolidación de la Descripción de
12 Cargo
Socialización de la Descripción de Cargo
13
Cierre de la Descripción de Cargo
14
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Creación de la Lista Maestra de

Procesos
15
Desarrollo de los Procedimientos
16
17 Formatos
Mejora o desarrollo de los formatos

18
Cierre Primera Etapa de los Procesos y
Procedimientos
19
Creación y desarrollo de los flujogramas

20
Socialización de los procesos y
procedimientos
21
Consolidación de los Anexos
22
Desarrollo de los Instructivos

23
24 Consolidación de los Instructivos
Socialización de los Instructivos

25
Cierre de los Instructivos
26
Consolidación de los Procesos y
27 procedimientos
Cierre de los Procedimientos
28
Manual del Sistema de Gestión de
29 Cailidad Distelnet
HOJA DE RUTA
DISTELNET, C.A
DISTELNET
GUSTAVO PEREZ
12/1/2021
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
La Junta Directiva Administrativa, la Gerencia de
Gestión, Control y Procesos o la Coordinación de
Proceso asigna la tarea a realizar
Solicitar el organigrama al responsable del área.

Comprender la estructura organizacional del
Organigrama.
Sugerencias o mejoras al Organigrama en caso de
ser necesario.
Consolidación del Organigrama.
MACIÓN
Reunión de apertura a la etapa de entrevistas
estableciendo un cronograma de atención con el
encargado del Área.
Aplicación de la entrevista a partir del formato
estandarizado: Entrevista semiestructurada,
utilizando la herramienta de grabador de audios
para fundamentar la información suministrada por el
entrevistado.
Jefe de Almacén - Marcos Brizuela
Almacenista 1 - Wilmer Lobo Almacenista
2 - Eduardo Sanchez
Coordinador de Compras - Karina Armas
Analista de Compra - Jenifer Ramos
Jefe de Administración - Glenda Tortoledo
Analizar y transcribir el audio de la entrevista y
pausar la grabación las veces que sea necesario
para desarrollar la información suministrada con
exactitud.
Leer las entrevistas y sustraer la información
necesaria para desarrollar las descripciones de
cargo y posteriormente los procesos y
procedimientos.
A partir del análisis de las entrevistas solicitar una
segunda oportunidad de entrevista para consolidad
el levantamiento de la información.
Describir de forma puntualizada las funciones según
los cargos establecidos en la estructura del área.
Revisión y mejora de las descripciones de cargos.

Presentar y socializar a quienes desarrollan los
cargos dentro de la Coordinación.
Resguardo de las descripciones de cargos. Hasta
su presentación y entrega formal.
TOS
Apartir del análisis de las entrevistas y el desarrollo
de las descripciones de cargos, se construyen y
codifican los procesos y procedimientos de manera
cronológica u ordenada siguiendo las actividades
del área.
Establecer y especificar de forma secuencial los
pasos que contribuyan al cumplimiento y ejecución
de cada proceso. Haciendo referencia a las
responsabilidades, intervención de los cargos y la
interacción de los formatos ligados al
procedimiento.
Codificar y nombrar los distintos formatos a crear o
existentes en el área
Analizar los formatos existentes del área, y de no
disponerlos, se deben diseñar adecuadolos a los
procedimientos del trabajo.
Revisar los procesos y procedimientos de acuerdo a
listas maestras y verificar que esten correctamente
desarrollados.
Describir de forma gráfica las entradas, los
responsables y las salidas que tendra cada
procedimiento.
Presentar y socializar los procesos y procedimientis
a quienes desarrollan los cargos dentro de la
Coordinación.
Muestra gráfica de los formatos que intervienen en
los procedimientos.
Proceso relacionado a las instrucciones escritas, es
decir el paso a paso del formato desarrollado en los
procedimientos.
Revisión y mejora de los instructivos.
Presentar y socializar los instructivos a quienes

desarrollan los cargos dentro de la Coordinación.
Resguardo de los instructivos. Hasta su

presentación y entrega formal.
Revisión y mejora de los procedimientos.
Resguardo de los procedimiento. Hasta su
LINEA
EL ORGANIGRAMA SE DEBE PONER EN

DEBE RESPONDER FUNCIONAMIENTO SE REALIZ
EN FUNCIÓN DE LA LA LICENCIA DESCRIPC
DEBEN
ACTIVIDAD MULTIEMPRESARIAL DE CARGO
DOCUMENTARSE
ECONÓMICA DE LA DEL PROFIT PARA ESTÁNDAR
LAS FUNCIONES
EMPRESA. SE DAR RESPUESTA A 9001 Y
DEL PERSONAL DE
REALIZA DESCONTROL RESPUEST
LA EMPRESA
PROPUESTA DENTRO DE LOPCYM
ALMACÉN
INICIO
EN EL ÁREA DE
EN EL PROCESO ALMACEN SE
DE ENTREVISTAS EVIDENCIA MANEJO
SE EVIDENCIÓ
SE EVIDENCIÓ INADECUADO DEL NO EXI
POCA
FUNCIONALIDAD QUE EL PERSONAL SISTEMA PROFIT, DESCRIPC
EN EL TIENE SIENDO SUB DE CAR
ORGANIGRAMA. CONOCIMIENTOS UTILIZADO Y EL
DEL MANEJO DE ALMACENISTA
SUS ÁREA. SUGIERE
CAPACITACIÓN
SE EVIDENCIÓ INADECUADO DEL NO EXI
POCA
FUNCIONALIDAD QUE EL PERSONAL SISTEMA PROFIT, DESCRIPC
EN EL TIENE SIENDO SUB DE CAR
ORGANIGRAMA. CONOCIMIENTOS UTILIZADO Y EL
DEL MANEJO DE ALMACENISTA
SUS ÁREA. SUGIERE
CAPACITACIÓN
LINEA DE PROCESO
SE CREAN LISTAS
MAESTRAS Y
PROCEDIMIENTOS.
SE REALIZARON AFIANZADOS EN LA
DESCRIPCIONES NORMA ISO 9001 Y LA
DE CARGOS CON GESTIÓN DE
ESTÁNDARES ISO ALMACENES Y LAS
9001 Y EN TIC DE LA
RESPUESTA A LA UNIVERSIDAD
LOPCYMAT NACIONAL DE
COLOMBIA
FIN
NO ESTAN
NO EXISTEN DEFINIDOS Y
DESCRIPCIONES DOCUMENTADOS
DE CARGOS LOS
PROCEDIMIENTOS
NO EXISTEN DEFINIDOS Y
DESCRIPCIONES DOCUMENTADOS
DE CARGOS LOS
PROCEDIMIENTOS
FIN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FECHA DE INICIO FECHA DE FINALIZACIÓN HORA DE
COLOR EDT NOMBRE DE LA TAREA / TITULO COLABORADOR PLANIFICADA PLANIFICADA EJECUCIÓN
DISTELNET 02/12/21
ORGANIGRAMA 02/12/21 12/2/2021
2 Solicitud del organigrama del área Glenda Tortoledo 02/12/21 12/2/2021
Análisis del organigrama

3 02/12/21 12/2/2021
4 02/12/21 12/2/2021
Aplicación de Mejoras del organigrama
5 02/12/21 12/2/2021
RECAUDACIÓN DE LA INFORMACIÓN 03/12/21 12/17/2021
6 Coordinación de las Entrevistas 03/12/21 12/3/2021
7 Desarrollo de la Entrevista 03/12/21 12/6/2022
7.1 Jefe de Almacén Marcos Brizuela 03/12/21 12/3/2021
7.2 Almacenista 1 Wilmer Lobo 03/12/21 12/3/2021
7.3 Almacenista 2 Eduardo Sanchez 03/12/21 12/3/2021
7.4 Jefe de Administración Glanda Tortoledo 06/12/22 12/6/2022
7.5 Coordinador de Compras Karina Armas 06/12/22 12/6/2022
7.6 Comprador 1 y 2 Jennifer Ramos 06/12/22 12/6/2022
8 Digitalización de la Entrevista 07/12/21 12/16/2021
8.8 Coordinador de Compras Maria Requena 16/12/21 12/16/2021
9 Análisis de lla Entrevista 17/12/21 12/17/2021
9.8 Coordinador de Compras Maria Requena 17/12/21 12/17/2021
DESCRIPCIÓN DE CARGO 20/12/21 1/17/2022
11 Desarrollo de la Descripción de Cargo 20/12/21 1/12/2022
11.1 Gerente General 20/12/21 12/20/2021
11.2 Analista de Capital Humano 20/12/21 12/21/2021
11.3 Servicios Generales 22/12/21 12/22/2021
11.4 Coordinador de Finanzas 22/12/21 12/23/2021
11.5 Tesorero 27/12/21 12/27/2021
11.6 Analista 1 27/12/21 12/28/2021
11.7 Contador 29/12/21 12/29/2021
11.8 Analista 1 29/12/21 12/30/2021
11.9 Analista 2 03/01/22 1/3/2022
11.10 Coordinador de Compras 03/01/22 1/4/2022
11.11 Analista de Compras Nacionales 05/01/22 1/5/2022
11.12 Activador de Compras 05/01/22 1/6/2022
11.13 Analista de Compras Internacionales 07/01/22 1/7/2022
11.14 Almacenista 07/01/22 1/8/2022
11.15 Auxiliar de Almacen 09/01/22 1/9/2022
11.16 Logistica 09/01/22 1/10/2022
11.17 Coordinador de Ventas 11/01/22 1/11/2022
11.18 Analista de Ventas 11/01/22 1/12/2022
12 Consolidación de la Descripción de Cargo 13/01/22 1/17/2022
12.1 Gerente General 13/01/22 1/13/2022
12.2 Analista de Capital Humano 13/01/22 1/13/2022
12.3 Servicios Generales 13/01/22 1/13/2022
12.4 Coordinador de Finanzas 13/01/22 1/13/2022
12.5 Tesorero 13/01/22 1/13/2022
12.6 Analista 1 13/01/22 1/13/2022
12.7 Contador 13/01/22 1/13/2022
12.8 Analista 1 13/01/22 1/13/2022
12.9 Analista 2 14/01/22 1/14/2022
12.10 Coordinador de Compras 14/01/22 1/14/2022
12.11 Analista de Compras Nacionales 14/01/22 1/14/2022
12.12 Activador de Compras 14/01/22 1/14/2022
12.13 Analista de Compras Internacionales 14/01/22 1/14/2022
12.14 Almacenista 14/01/22 1/14/2022
12.15 Ampliación de la Entrevista Marcos Brizuela 14/01/22 1/14/2022
12.16 Auxiliar de Almacen 14/01/22 1/14/2022
12.17 Logistica 14/01/22 1/14/2022
12.18 Coordinador de Ventas 17/01/22 1/17/2022
12.19 Analista de Ventas 17/01/22 1/17/2022
14 Cierre de la Descripción de Cargo 17/01/22 1/17/2022
PROCEDIMIENTO 18/01/22 1/28/2022
15 Creación de la Lista Maestra de Procedimientos 18/01/22 1/18/2022
16 Desarrollo de los Procedimientos 18/01/22 1/18/2022
16.1 Compra de bienes, muebles y/o servicios 18/01/22 18/01/22
16.2 Evaluación y selección de proveedores 18/01/22 18/01/22
16.3 Compra por caja chica 18/01/22 18/01/22
16.4 Recepción de Materiales 18/01/22 18/01/22
16.5 Preservación de Productos 18/01/22 18/01/22
16.6 Identificación de Materiales 18/01/22 18/01/22
16.7 Despacho de Materiales 18/01/22 18/01/22
16.8 Control de Productos no Conformes 18/01/22 18/01/22
17 Creación de la Lista Maestra de Formatos 1/24/2022 1/24/2022
18 Mejora o desarrollo de los Formatos 18/01/22 1/20/2022
18.1 Orden De Compra 18/01/22 18/01/22
18.2 Maestro De Artículos 18/01/22 18/01/22
18.3 Análisis De Cotización 18/01/22 18/01/22
18.4 Listado De Proveedores Calificados 19/01/22 19/01/22
18.5 Cuestionario Para Evaluación De Proveedores 19/01/22 19/01/22
18.6 Reposición De Caja Chica 19/01/22 19/01/22
18.7 Requisición Interna 19/01/22 19/01/22
18.8 Inspección En Recepción 19/01/22 19/01/22
18.9 Nota De Recepción 19/01/22 19/01/22
18.10 Nota De Entrega 19/01/22 19/01/22
18.11 Productos No Conformes 19/01/22 19/01/22
18.12 Nota De Salida 20/01/22 20/01/22
18.13 Guía De Despacho 20/01/22 20/01/22
19 Cierre de la Primera Etapa de los Procedimientos 20/01/22 20/01/22
20 Creación y desarrollo de los flujograma 20/01/22 1/21/2022
20.1 Compra de bienes, muebles y/o servicios 20/01/22 20/01/22
20.2 Evaluación y selección de proveedores 20/01/22 20/01/22
20.3 Compra por caja chica 20/01/22 20/01/22
20.4 Recepción de Materiales 20/01/22 20/01/22
20.5 Preservación de Productos 20/01/22 20/01/22
20.6 Identificación de Materiales 21/01/22 21/01/22
20.7 Despacho de Materiales 21/01/22 21/01/22
20.8 Control de Productos no Conformes 21/01/22 21/01/22
22 Consolidación de los Anexos 04/03/22 3/4/2022
22.1 Orden De Compra 21/01/22 21/01/22
22.10 Nota De Entrega 21/01/22 21/01/22
22.12 Nota De Salida 21/01/22 21/01/22
22.13 Guía De Despacho 21/01/22 21/01/22
23 Desarrollo de los Instructivos 21/01/22 1/26/2022
23.1 Orden De Compra 21/01/22 21/01/22
23.10 Nota De Entrega 25/01/22 26/01/22
23.12 Nota De Salida 26/01/22 26/01/22
23.13 Guía De Despacho 26/01/22 26/01/22
28 Cierre de los Procedimientos 26/01/22 1/28/2022
28.1 Consolidación de los Instructivos 26/01/22 27/01/22
28.2 Cierre de los Instructivos 28/01/22 28/01/22
28.3 Consolidación de los Procedimientos 28/01/22 28/01/22
28.4 Cierre de los Procedimientos 28/01/22 28/01/22
DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO
PROGRESO
HORA (%) ESTADO PRIORIDAD OBSERVACIONES
S1 S2 S3 S4 S5 S1 S2 S3 S4 S5 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
251
6 100%
1 100% COMPLETADO ALTO ❌
Se observo poca
funcionalidad en el
1 100% COMPLETADO ALTO ❌ Organigrama facilitado
Se realiza la propuesta
junto a la Misión y Visión en
base a la actividad
Económica para la cual fue
2 100% COMPLETADO ALTO ❌ constituida.
Fueron revisadas por la

Junta Directiva
Administrativa, despues de
un largo tiempo de espera y
2 100% COMPLETADO ALTO ❌ modificada
79 100%
1 100% COMPLETADO BAJO ✔
111 100%
100% COMPLETADO ALTO ❌
0.5 100% COMPLETADO ALTO ❌
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
8 0% POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
2 0% POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
26 0% POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
17 POR INICIAR
9 0% POR INICIAR
2 0% POR INICIAR
5 0% POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
MARZO
S5
Coordinación:
Área / Proceso:
Responsable:
Fecha de Inicio:
No ACTIVIDAD
ORGANIGRAMA
2
3
4 Organigrama

5
6
Entrevistas de Compras
6.1
7
8
Entrevista
9
10
Cargo
11

12
13

Procesos
14
Lista maestra de procesos.

14.1
14.1.1 Proceso y procedimientos
Solicitud de la Compra
14.1.1.1
Solicitud de Cotización
14.1.1.2
Analisis de Cotización
14.1.1.3
Orden de Compra
14.1.1.4
Pago de la compra
14.1.1.5
Logistica de Compra
14.1.1.5
Evaluación del Proveedor
14.1.2.1
Selección del Proveedor

14.1.2.2
Compras Generales
14.1.3.1
Compras de Campo
14.1.3.2
15 Formatos
Lista maestra de Formatos.
15.1

16
Procedimientos
17

18
Socialización de los procedimientos

19
20

21

23
24
25 procedimientos
26
HOJA DE RUTA
DISTELNET, C.A
COMPRAS
COMPRA
GUSTAVO PEREZ
12/1/2021

En la primera estructura organizacional la compra y
el almacenaje estaban separados.
La Coordinación de Compras se estructuró la

organización para dar respuesta a dos de las
primeras fases de la trazabilidad de los materiales
MACIÓN
Realización de la entrevista a partir del formato
entrevistado.
Coordinador de Compras - Karina Armas
Analista de Compra - Jenifer Ramos
exactitud.
cargo y posteriormente los procedimientos.
A partir del enfoque que se dará a Distelnet, se crea
una estructura organizacional que de respueta a su
actividad ecónomica y para ello la empresa contará
con 18 cargos y compras con 4.
Los cargos que se desarrollaran en la Coordinación

de Compras en el área de compras son:
Coordinador de Compras, Analista de Compras
Nacionales, Analista de Compras Internacionales,
Activador de Compras.
Presentar y socializar las descripciones de cargos a

quienes desarrollan los cargos dentro de la
Coordinación.
TOS
A partir del análisis de las entrevistas y el desarrollo
codifican los procesos de manera cronológica u
ordenada siguiendo las actividades del área de
compras que son 3.
1 Compra de bienes, muebles y/o servicios.
2 Evaluación y selección de proveedores.
3 Compra por caja chica.
1 Compra de bienes, muebles y/o servicios.
El coordinador de compras recibe requisición

interna por parte del director solicitante, el
Coordinador de Compras consulta disponibilidad del
stock en almacén, de ser negativa entrega la
requisición interna a el analista de compras y
procede a segmentar los productos, buscando en el
listado de proveedores calificados cual ofrece cada
uno de ellos.
Se solicitan cotizaciones a no menos de 3

proveedores con mejor calificación, en base a la
respuesta recibida se incia la negociación, se filtrar
la información para alimentar el Análisis de
Cotización.
Como resultado de las negociaciones se transcribe
información recibida en las cotizaciones, tomando
los 3 proveedores que ofrecieron mejores
condiciones y calidad para presentar un resumen
en el formato análisis de cotizaciones al
Coordinador de Compras y a su vez al Gerente
General.
Luego de ser aprobada la compra por el Director del
área requiriente, el analista con la orden del
coordinador emite la orden compra para que el
proveedor proceda a facturar y entregar los
productos.
Coordinar con el área de contabilidad y tesorería el

pago al proveedor enviando expediente digital de la
compra el cual contiene: factura, retenciones,
autorización, orden de compra, análisis de
cotización y demas soportes para que se efectue la
erogación de fondos.
Una vez recibida la factura, nota de entrega y/o

finiquito de importación, realizado el pago, el
analista coordina como será el traslado de la misma
hasta las instalaciones de la empresa.
2 Evaluación y selección de proveedores.
Captado un proveedor se le aplica un cuestionario,

donde el proveedor responderá en base a varias
variables de importancia para incluirlo en los
proveedores calificados, tales como:
• Tiempo de Entrega
• Precio de Venta
• Condiciones de pago
• Sistema de Calidad
• Apoyo Técnico
• Calidad de Productos o Servicio
La calificación de los proveedores se dará una vez

analizado y ponderado el cuestionario junto a una
entrevista inicial.
3 Compra por caja chica.
Se realiza estudio de la compra y su prioridad para
que se pueda aplicar el proceso de compra por caja
chica.
Desde la Obra se dará respuesta especifica a la

necesidad a través de la compra cuando su
prioridad sea alta para seguir el curso de la misma.

Para dar respuesta y evaluar los procedimientos a
través del seguimiento y la auditoría se crea la
siguiente lista de formatos:
• Orden de Compra
• Maestro de Artículos
• Análisis de Cotización
• Listado de Proveedores Calificados
• Cuestionario para Evaluación de Proveedores
• Reposición de Caja Chica
Los formatos desarrollados son:

• Análisis de Cotización
• Reposición de Caja Chica
Revisar los procedimientos de acuerdo a listas

maestras y verificar que esten correctamente
desarrollados.
procedimiento.
Presentar y socializar los procesos y
procedimientos a quienes desarrollan los cargos
dentro de la Coordinación.
Es la muestra gráfica de los formatos que
intervienen en los procedimientos.
procedimientos.
Presentar y socializar los instructivos a quienes

Revisión y mejora de los procesos y
procedimientos.
Resguardo de los procesos y procedimientos. Hasta
SOLICITUD DE
SOLICITUD DE COMPRA. ANÁLISIS DE LA
COMPPRA. REQUISICIÓN.
* REQUISICIÓN DE
* REQUSICIÓN DE MATERIALES DIRECTOR * ANÁLISIS DE LA
MATERIALES SOLICITANTE REQUISICIÓN DE
* CONSULTA STOCK * PEDIDO DIRECTOR MATERIALES POR EL
INVENTARIO SOLICITANTE COORDINADOR DE
* COORDINADOR * RECEPCIÓN DE LA COMPRAS
SOLICITANTE CON REQUISICIÓN * CALIFICAR EL TIPO DE
APROBACIÓN DEL COORDINADOR DE COMPRA (DONDE SE
DIRECTOR COMPRAS DEBE COMPRAR)
INICIO
SOLICITUD DE SOLICITUD DE ANÁLISIS DE LA

COMPPRA. COMPRA. REQUISICIÓN.
* SOLICITUD DE * SOLICITUD DE * ANÁLISIS DE

MATERIAL MATERIAL POR EL SOLICITUD DE
* CONSULTA STOCK DIRECTOR MATERIAL
INVENTARIO SOLICITANTE * COSULTA DE
* COORDINADOR * RECEPCIÓN DE LA STOCK
SOLICITANTE CON SOLICITUD POR EL * COORDINADOR
APROBACIÓN DEL COORDINADOR DE DE COMPRAS
DIRECTOR COMPRAS
* SOLICITUD DE * SOLICITUD DE * ANÁLISIS DE
MATERIAL MATERIAL POR EL SOLICITUD DE
* CONSULTA STOCK DIRECTOR MATERIAL
INVENTARIO SOLICITANTE * COSULTA DE
* COORDINADOR * RECEPCIÓN DE LA STOCK
SOLICITANTE CON SOLICITUD POR EL * COORDINADOR
APROBACIÓN DEL COORDINADOR DE DE COMPRAS
DIRECTOR COMPRAS
LINEA DE PROCESO DE COMPRA
COMPRA
COMPRA INTERNACIONAL.
SIS DE LA COMPRA
NACIONAL.
ISICIÓN. INTERNACIONAL.
* REQUISICIÓN DE
* SOLICITUD DE MATERIALES
SIS DE LA * ANÁLISIS DE
COTIZACIÓN * NEGOCIACIÓN POR
SICIÓN DE COTIZACIÓN
* ANÁLISIS DE INCOTERMS LO REALIZA
LES POR EL * PRESIDENCIA
COTIZACIONES PRESIDENCIA Y
NADOR DE *ORDEN DE COMPRA
* EMISIÓN DE DIRECTOR NUEVOS
MPRAS * TIPO DE
ORDEN DE PROYECTOS
R EL TIPO DE INCOTERMS Y
COMPRAS * FACTURA PROVEEDOR
(DONDE SE AGENTE ADUANA
* COORDINADOR DE * COORDINADOR DE
COMPRAR) * COORDINADOR DE
COMPRAS COMPRAS COMPRAS
COMPRA COMPRA
SIS DE LA COMPRA NACIONAL. INTERNACIONAL. INTERNACIONAL.
ISICIÓN.
* SOLICITUD DE * SOLICITUD DE * ORDEN DE
LISIS DE COTIZACIÓN MATERIAL COMPRA
CITUD DE * EMISIÓN DE * NEGOCIACIÓN DE * LOGÍSTICA Y TIPO
TERIAL ORDEN DE PRECIOS DE ENTREGA
ULTA DE COMPRAS * DIRECTOR * DIRECTOR
TOCK * COORDINADOR DE NUEVOS NUEVOS
RDINADOR COMPRAS PROYECTOS PROYECTOS
OMPRAS
* SOLICITUD DE * SOLICITUD DE * ORDEN DE
LISIS DE COTIZACIÓN MATERIAL COMPRA
CITUD DE * EMISIÓN DE * NEGOCIACIÓN DE * LOGÍSTICA Y TIPO
TERIAL ORDEN DE PRECIOS DE ENTREGA
ULTA DE COMPRAS * DIRECTOR * DIRECTOR
TOCK * COORDINADOR DE NUEVOS NUEVOS
RDINADOR COMPRAS PROYECTOS PROYECTOS
OMPRAS
O DE COMPRA
NACIONALIZACIÓN
COMPRA IMPORTACIÓN.
RECEPCIÓN
INTERNACIONAL. PAGO A COMPRA
* FACTURA PROFORMA, PROVEEDORES.
* ANÁLISIS DE BL Y/O FINIQUITO DE
* AUXILIAR
COTIZACIÓN IMPORTACIÓN * ANALISTA DE ALMACÉN
* PRESIDENCIA * AGENTE ADUANAL TESORERÍA ALMACENI
ORDEN DE COMPRA * DECLARACIÓN UNICA * FACTURA O NOTA * ORDEN DE C
* TIPO DE DE ADUANA DE ENTREGA NOTA DE ENT
INCOTERMS Y * PAGO DE IMPUESTO * COMPROBANTE FACTURA
AGENTE ADUANA * COORDINADOR DE * COORDINADOR DE MANIFIEST
* COORDINADOR DE COMPRAS COMPRAS IMPORTAC
COMPRAS
COMPRA PAGO A
INTERNACIONAL. NACIONALIZACIÓN PROVEEDORES.
IMPORTACIÓN. RECEPCIÓ
* ORDEN DE * ANALISTA DE
TESORERÍA COMPRA
COMPRA * FACTURA PROFORMA,
* LOGÍSTICA Y TIPO BL Y/O FINIQUITO DE * FACTURA O NOTA
DE ENTREGA * JEFE DE ALM
DE ENTREGA IMPORTACIÓN Y ALMACEN
* DIRECTOR * AGENTE ADUANAL * COMPROBANTE
* COORDINADOR DE * FACTUR
NUEVOS * DECLARACIÓN UNICA
PROYECTOS DE ADUANA COMPRAS
* PAGO DE IMPUESTO
* COORDINADOR DE
* ORDEN DE COMPRA
COMPRA * FACTURA PROFORMA, TESORERÍA
* LOGÍSTICA Y TIPO BL Y/O FINIQUITO DE * FACTURA O NOTA
DE ENTREGA * JEFE DE ALM
DE ENTREGA IMPORTACIÓN Y ALMACEN
* DIRECTOR * AGENTE ADUANAL * COMPROBANTE
* COORDINADOR DE * FACTUR
NUEVOS * DECLARACIÓN UNICA
PROYECTOS DE ADUANA COMPRAS
* PAGO DE IMPUESTO
* COORDINADOR DE
COMPRAS
RECEPCIÓN DE
COMPRAS.
* AUXILIAR DE
ALMACÉN Y
ALMACENISTA
* ORDEN DE COMPRA,
NOTA DE ENTREGA,
FACTURA Y/O
MANIFIESTO DE
IMPORTACIÓN
FIN
RECEPCIÓN DE
COMPRAS.
* JEFE DE ALMACÉN
Y ALMACENISTA
* FACTURA
COMPRAS.
* JEFE DE ALMACÉN
Y ALMACENISTA
* FACTURA
4 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 18/01/22 1/28/2022
4.1 Creación de la Lista Maestra de Procedimientos 18/01/22 1/18/2022
4.2 Desarrollo de los Procedimientos 18/01/22 1/18/2022
Compra de bienes, muebles y/o servicios 18/01/22 18/01/22
Evaluación y selección de proveedores 18/01/22 18/01/22
Compra por caja chica 18/01/22 18/01/22
Recepción de Materiales 18/01/22 18/01/22
Preservación de Productos 18/01/22 18/01/22
Identificación de Materiales 18/01/22 18/01/22
Despacho de Materiales 18/01/22 18/01/22
Control de Productos no Conformes 18/01/22 18/01/22
4.3 Creación de la Lista Maestra de Formatos 1/24/2022 1/24/2022
4.4 Mejora o desarrollo de los Formatos 18/01/22 1/20/2022
Orden De Compra 18/01/22 18/01/22
Maestro De Artículos 18/01/22 18/01/22
Análisis De Cotización 18/01/22 18/01/22
Listado De Proveedores Calificados 19/01/22 19/01/22
Cuestionario Para Evaluación De Proveedores 19/01/22 19/01/22
Reposición De Caja Chica 19/01/22 19/01/22
Requisición Interna 19/01/22 19/01/22
Inspección En Recepción 19/01/22 19/01/22
Nota De Recepción 19/01/22 19/01/22
Nota De Entrega 19/01/22 19/01/22
Productos No Conformes 19/01/22 19/01/22
Nota De Salida 20/01/22 20/01/22
Guía De Despacho 20/01/22 20/01/22
4.5 Cierre de la Primera Etapa de los Procedimientos 20/01/22 20/01/22
4.6 Creación y desarrollo de los flujograma 20/01/22 1/21/2022
4.7 Consolidación de los Anexos 04/03/22 3/4/2022
Orden De Compra 21/01/22 21/01/22
Nota De Entrega 21/01/22 21/01/22
Nota De Salida 21/01/22 21/01/22
4.8 Desarrollo de los Instructivos 21/01/22 1/26/2022
Orden De Compra 21/01/22 21/01/22
Nota De Entrega 25/01/22 26/01/22
Nota De Salida 26/01/22 26/01/22
PROGRESO
1 POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
8 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
2 POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
0% POR INICIAR
26 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
17 0% POR INICIAR
9 0% POR INICIAR
2 0% POR INICIAR
5 0% POR INICIAR
1 POR INICIAR
MARZO
S5
Coordinación:
Área / Proceso:
Responsable:
Fecha de Inicio:
No ACTIVIDAD
ORGANIGRAMA
2
3
4 Organigrama

5
Entrevistas de Almacén
6.1
7
8
Entrevista
9
10
Cargo
11

12
13

Procesos
14
Lista maestra de procesos.
14.1
Proceso y procedimientos
14.1.1
Inspección en Recepción
14.1.1.1
Recepción de Materiales
14.1.1.2
Preservación y Ubicación de Materiales
14.1.2.1
14.1.3
Identificación y Codificación de
Materiales
14.1.3.1
14.1.4
Despacho de Materiales
14.1.4.1
14.1.5
Devolución de Materiales
14.1.5.1
Control de Materiales No conformes
14.1.6.1
Logística y Distribución de los

Despachos
14.1.6.2
15 Formatos
Lista maestra de Formatos.
15.1

16
Procedimientos
17
18
Socialización de los procesos y
procedimientos
19
20

21

23
24
25 procedimientos
26
HOJA DE RUTA
DISTELNET, C.A
COMPRAS
ALMACÉN
GUSTAVO PEREZ
12/1/2021

La primera estructura la compra y el almacenaje
estaban separados.
La Coordinación de Compras se estructuró la

organización para dar respuesta a dos de las
primeras fases de la trazabilidad de los materiales
MACIÓN
Realización de la entrevista a partir del formato
entrevistado.
Jefe de Almacén - Marcos Brizuela
Almacenista 1 - Wilmer Lobo Almacenista
2 - Eduardo Sanchez
exactitud.
cargo y posteriormente los procesos.
A partir del enfoque que se dará a Distelnet, se crea
una estructura organizacional que da respueta a su
actividad ecónomica y para ello la empresa contará
con 18 cargos y almacén con 4.
Los cargos con quien cuenta la Coordinación de

Compras en el área de almacén son: Coordinador
de Compras, Almacenista, Auxiliar de Almacén y
logistica.
Presentar y socializar las descripciones de cargos a
quienes desarrollan los cargos dentro de la
Coordinación.
TOS
A partir del análisis de las entrevistas y el desarrollo
codifican los procesos de manera cronológica u
ordenada siguiendo las actividades del área de
compras que son 3.
1. Recepción de materiales, equipos y/o

herramientas.
2. Preservación del producto.
3. Identificación de materiales, equipos y/o
herramientas.
4. Despacho de materiales, equipos y/o
herramientas.
5. Devolución de materiales, equipos y/o
herramientas.
6. Control de productos no conformes.
1. Recepción de materiales, equipos y/o

herramientas.
En esta etapa se verifica el estado del container y
del transporte que traslada la mercancia y las
condiciones de llegada de la compra.
Verificada la condición de la mercancia se realiza el

ingreso a almacén y la carga al sistema profit plus.
2. Preservación del producto.

La preservación del producto incluye identificación,
manipulación, embalaje, almacenamiento y
protección. Se ubican de manera estratégica y por
clasificación de los materiales según sus
características.
3. Identificación de materiales, equipos y/o
herramientas.
Colocar las características y especificaciones a
cada material y su código según lo establecido en
los procedimientos.
4. Despacho de materiales, equipos y/o
herramientas.
Preparar según factura o nota de entrega emitida
por la coordinación de ventas y proceder al picking
para su despacho.
5. Devolución de materiales, equipos y/o
herramientas.
En el caso de la devolución de materiales por
defecto o daños se debe analizar para poder
aceptarla y cargar la devolución por el profit.
6. Control de productos no conformes.
Los materiales recibidos y devueltos que por causa
ajena a la empresa no pueden ser utilizados deben
ser desincorporados y destruidos previa
autotización de la Gerencia General y el Área de
Auditoria.
Se debe contar con una flota de vehículos
(alquilados o propios) para la distribución de los
despachos ya que la empresa no cuenta con
cuadrilas de instalación de los equipos y materiales
comercializados.
Para dar respuesta y evaluar los procedimientos a

través del seguimiento y la auditoria se crea la
siguiente lista de formatos:
• Requisición Interna.
• Pedido.
• Inspección en recepción.
• Nota de Recepción.
• Nota de Entrega.
• Guía de Despacho.
• Nota de Devolución.
• Control de Productos no Conformes.
• Nota de Salida.
Los formatos desarrollados son:

• Requisición Interna
• Inspección en Recepción
• Control de Productos no Conformes
Revisar los procedimientos de acuerdo a listas
maestras y verificar que esten correctamente
desarrollados.
procedimiento.
Presentar y socializar los procesos y
procedimientos a quienes desarrollan los cargos
dentro de la Coordinación.
Es la muestra gráfica de los formatos que
intervienen en los procedimientos.
procedimientos.
Presentar y socializar los insstructivos a quienes


Revisión y mejora de los procedimientos.
Resguardo de los procedimiento. Hasta su
INSPECCIÓN EN
RECEPCIÓN.
RECEPCIÓN DE
MATERIALES.
RECEPCIÓN DE * AUXILIAR DE
COMPRAS. ALMACÉN
*ALMACENISTA
* FACTURA Y/O
(FACTURA O
* ANALISTA DE MANIFIESTO DE
MANIFIESTO DE
COMPRAS IMPORTACIÓN
IMPORTACIÓN)
ENVÍA ORDEN * EMITE LA
* PROFIT PLUS-NOTA
DE COMPRA A INSPECCIÓN EN
DE RECEPCIÓN.
ALMACÉN. RECEPCIÓN.
INICIO
RECEPCIÓN RECEPCIÓN DE
DE COMPRAS. INSPECCIÓN EN MATERIALES.
RECEPCIÓN.
*ALMACENISTA 1
* NO SE * ALMACENISTA 1 (FACTUTA O
ANTICIPA LA * INFORME DE MANIFIESTO DE
LLEGADA DE RECEPCIÓN IMPORTACIÓN)
MATERIALES. * JEFE DE ALMACÉN
* PROFIT PLUS-NOTA
DE RECEPCIÓN.
*ALMACENISTA 1
* NO SE * ALMACENISTA 1 (FACTUTA O
ANTICIPA LA * INFORME DE MANIFIESTO DE
LLEGADA DE RECEPCIÓN IMPORTACIÓN)
MATERIALES. * JEFE DE ALMACÉN
* PROFIT PLUS-NOTA
DE RECEPCIÓN.
LINEA DE PROCESO ALMACÉN
DESPACHO DE
ÓN DE MATERIALES.
PRESERVACIÓN DE
LES. MATERIALES. IDENTIFICACIÓN.
* ALMACENISTA
NISTA * ALMACENISTA * PEDIDO
* AUXILIAR DE
RA O * CODIFICACÓN Y * COORDINACIÓN
ALMACÉN
TO DE CARACTERISTICAS INSTALACIONES O
* TABLA
CIÓN) * SE EMITE EPERACIONES Y/O
PRESERVACIÓN
US-NOTA * UBICACIÓN DE FORMATO DE CONTRATISTA
CIÓN. ARTÍCULO * NOTA DE
MATERIAL
ENTREGA
ÓN DE DESPACHO DE
LES. IDENTIFICACIÓN. MATERIALES.
PRESERVACIÓN
NISTA 1 DE MATERIALES. * JEFE DE * JEFE DE
TA O ALMACÉN ALMACÉN
TO DE * ALMANECISTA 1 * CODIFICACÓN Y * DIRECCIÓN DE
CIÓN) * UBICACIÓN DE CARACTERISTICAS OPERACIONES
LMACÉN MATERIAL
* GUIA DE
US-NOTA DESPACHO
PCIÓN.
NISTA 1 DE MATERIALES. * JEFE DE * JEFE DE
TA O ALMACÉN ALMACÉN
TO DE * ALMANECISTA 1 * CODIFICACÓN Y * DIRECCIÓN DE
CIÓN) * UBICACIÓN DE CARACTERISTICAS OPERACIONES
LMACÉN MATERIAL
* GUIA DE
US-NOTA DESPACHO
PCIÓN.
O DE
ES.
CONTROL DE
DESPACHO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS NO
ISTA
MATERIALES. MATERIALES. CONFORMES.
O
ACIÓN
* LOGÍSTICA * ALMACENISTA * ALMACENISTA
NES O
* CLIENTE FIRMA * FACTURA * DEVOLUCIÓN
ES Y/O
LA COPIA DE LA * NOTA DE * AUTORIZACIÓN-
STA
FACTURA Y SE DEVOLUCIÓN AUDITORIA
DE
ARCHIVA. * NOTA DE SALIDA
GA
O DE
DESPACHO DE DEVOLUCIÓN DE
ES. CONTROL DE
MATERIALES. MATERIALES.
PRODUCTOS NO
E CONFORMES.
* ALMACENISTA 2 * ALMACENISTA 1
N
* GUIA DE * GUIA DE
N DE * NO SE EJECUTA
DESPACHO DESPACHO
NES
E
HO
E CONFORMES.
* ALMACENISTA 2 * ALMACENISTA 1
N
* GUIA DE * GUIA DE
N DE * NO SE EJECUTA
DESPACHO DESPACHO
NES
E
HO
LOGÍSTICA Y
DISTRIBUCIÓN
* SE DEBE
CONTAR FLOTA
DE TRANSPORTE.
FIN
LOGÍSTICA Y
DISTRIBUCIÓN
* NO SE CUENTA
CON UNA FLOTA DE
TRANSPORTE.
* NO SE CUENTA
CON UNA FLOTA DE
TRANSPORTE.
4 PROCEDIMIENTO 18/01/22 1/28/2022
4.1 Creación de la Lista Maestra de Procedimientos 18/01/22 1/18/2022
4.2 Desarrollo de los Procedimientos 18/01/22 1/18/2022
4.3 Creación de la Lista Maestra de Formatos 1/24/2022 1/24/2022
4.4 Mejora o desarrollo de los Formatos 18/01/22 1/20/2022
Orden De Compra 18/01/22 18/01/22
Nota De Entrega 19/01/22 19/01/22
Nota De Salida 20/01/22 20/01/22
4.5 Cierre de la Primera Etapa de los Procedimientos 20/01/22 20/01/22
4.6 Creación y desarrollo de los flujograma 20/01/22 1/21/2022
4.7 Consolidación de los Anexos 04/03/22 3/4/2022
Orden De Compra 21/01/22 21/01/22
Nota De Entrega 21/01/22 21/01/22
Nota De Salida 21/01/22 21/01/22
4.8 Desarrollo de los Instructivos 21/01/22 1/26/2022
Orden De Compra 21/01/22 21/01/22
Nota De Entrega 25/01/22 26/01/22
Nota De Salida 26/01/22 26/01/22
PROGRESO
1 POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
8 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 POR INICIAR
1 0% POR INICIAR
2 POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
POR INICIAR
0% POR INICIAR
26 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
2 POR INICIAR
17 POR INICIAR
9 0% POR INICIAR
2 0% POR INICIAR
5 0% POR INICIAR
1 POR INICIAR
MARZO
S5

Hoja de Ruta Distelnet V1

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Direcciòn/Area:

Coordinación de las Entrevistas

Desarrollo de la Descripción de Cargo

Creación de la Lista Maestra de

Desarrollo de los Procedimientos

Mejora o desarrollo de los formatos

Creación y desarrollo de los flujogramas

Desarrollo de los Instructivos

Socialización de los Instructivos

Solicitar el organigrama al responsable del área.

Consolidación del Organigrama.

Revisión y mejora de las descripciones de cargos.

Presentar y socializar los instructivos a quienes

Resguardo de los instructivos. Hasta su

EL ORGANIGRAMA SE DEBE PONER EN

Análisis del organigrama

Aplicación de Mejoras del organigrama

Fueron revisadas por la

Coordinación de las Entrevistas

Socialización de la Descripción de Cargo

Creación de la Lista Maestra de

Lista maestra de procesos.

Evaluación del Proveedor

Selección del Proveedor

Mejora o desarrollo de los formatos

Creación y desarrollo de los flujogramas

Socialización de los procedimientos

Desarrollo de los Instructivos

Socialización de los Instructivos

Solicitar el organigrama al responsable del área.

La Coordinación de Compras se estructuró la

Consolidación del Organigrama.

Los cargos que se desarrollaran en la Coordinación

Presentar y socializar las descripciones de cargos a

El coordinador de compras recibe requisición

Se solicitan cotizaciones a no menos de 3

Coordinar con el área de contabilidad y tesorería el

Una vez recibida la factura, nota de entrega y/o

Captado un proveedor se le aplica un cuestionario,

La calificación de los proveedores se dará una vez

Desde la Obra se dará respuesta especifica a la

Codificar y nombrar los distintos formatos a crear o

Los formatos desarrollados son:

Revisar los procedimientos de acuerdo a listas

Presentar y socializar los instructivos a quienes

SOLICITUD DE SOLICITUD DE ANÁLISIS DE LA

* SOLICITUD DE * SOLICITUD DE * ANÁLISIS DE

Coordinación de las Entrevistas

Socialización de la Descripción de Cargo

Creación de la Lista Maestra de

Lista maestra de procesos.

Preservación y Ubicación de Materiales

Control de Materiales No conformes

Logística y Distribución de los

Lista maestra de Formatos.

Mejora o desarrollo de los formatos

Desarrollo de los Instructivos

Socialización de los Instructivos

Solicitar el organigrama al responsable del área.

La Coordinación de Compras se estructuró la

Consolidación del Organigrama.

Los cargos con quien cuenta la Coordinación de