“Aplicación de estándares de calidad”

Docente: Miroslava Su Briones

Integrantes:
Víctor Manuel Arias Jiménez
Luis Castillo

Grupo: 603 Contabilidad

R.A 2.1: Clasifica la documentación requerida para la
implementación de estándares de calidad. en la organización
de acuerdo con sus actividades y con lo establecido en las
Normas ISO 9000.

Actividad de evaluación: Resuelve una práctica de

clasificación de la documentación requerida en una empresa.
APROBACIÓN: (LUIS ENRIQUE)
 CONTROL DE REVISION Y APROBACION DE LOS DOCUMENTOS

TITULO DEL DOCUMENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS No. P.CAL-1

ORIGINAL

Preparado por: M.C. Jose Antonio Perez Sanchez Fecha ene-20

Revisado por: Quim. Ana Betariz Pat Villanueva Fecha ene-20
Aprobado por: Ing. Eduardo Molina Ripoll Fecha ene-20

REVISION No.1

Preparado por: M.C. Jose Antonio Perez Sanchez Fecha ene-21

Revisado por: Quim. Ana Betariz Pat Villanueva Fecha ene-21
Aprobado por: Ing. Eduardo Molina Ripoll Fecha ene-21

Descripcion de la revision: Por las modificaciones a los parrafos 3.5.1 3.5.4 4.1.1

REVISION No.2

Preparado por: M.C. Jose Antonio Perez Sanchez Fecha ene-22

Revisado por: Quim. Ana Betariz Pat Villanueva Fecha ene-22
Aprobado por: Ing. Eduardo Molina Ripoll Fecha ene-22

Descripcion de la revision: Incorporación de las oportunidades de mejora propuestas por el organo de control interno

REVISION No.3

Preparado por: M.C. Jose Antonio Perez Sanchez Fecha sep-22

Revisado por: Quim. Ana Betariz Pat Villanueva Fecha sep-22
Aprobado por: Ing. Eduardo Molina Ripoll Fecha sep-22

Descripcion de la revision: Incorporación de las oportunidades de mejora propuestas por organizaciones externas
REVISION Y ACTUALIZACIÓN (Luis Enrique)
 Responsable: Controlador De Información
Documentada
ACTUALIZACION Y CONTROL DE Códigp: ALA-IP-S- Página: 1 de
LA INFORMACION 02 1
DOCUMENTADA Revisi
ón: 1
REFERENCIA: EMISION:
ISO 9001: 2015 7.5 dic-20
ISO14001: 2015 7.5
ISO 50001: 2011 4.5 4.2 4.6.5

No. FECHA DE ACTUALIZACION DESCRIPCION DEL CAMBIO

REVISION
1 12 DE DICIEMBRE DE 2020 Actualización de la norma
2 19 DE ENERO DE 2021 Actualización de la norma
3 12 DE ABRIL DE 2021 Indusión del sello de control que evidencia la revisión

Elaboró Revisó Autorizó

Puesto Controlador de Representante Director
Dctos de Dirección
Fecha 12 de 13 de diciembre de 14 de
diciembre 2020 diciembr
de 2020 e de
2020
Nombre y M.I.I Leonardo LAE Federico ING. Carlo
Firma Gomez Flores Diaz Duarte Ancelotti
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS: (Víctor Arias)
DISPOSICIÓN EN PUNTOS DE USO (Víctor Arias)
 LEGIBILIDAD: (Víctor Arias)
Como bien sabemos la legibilidad es muy importante ya que con ella
podremos identificar de manera oportuna todos aquellos errores en
los documentos como: redacción, puntuaciones y redundaciones por
las que el lector pueda quedar con dudas. La legibilidad se trata
de eso mismo de evitar confusiones y dobles interpretaciones y.
además, la visualización correcta y adecuada de un documento ya
se impreso o electrónico
Así mismo este se puede delimitar y determinar mediante el manual
de procedimientos, ya que igualmente se trata de un tratamiento de
documentos el cual deberá ser realizado con total transparencia y
claridad para que no haya malos entendidos, además de que se
asegura al 100% el envío de información de posibles cambios a todo
el equipo de trabajo:
 DOCUMENTACIÓN OBSOLETA: (Luis Enrique)
La obsolecencia es un problema recurrente en las empresas, pues el
tener documentos obsoletos representa un riesgo tanto, económico,
fiscal, social y relaciones con proveedores y clientes, ya que de
esta manera podemos estar otorgando información no válida y por
ende caer en mentiras que no es lo correcto, quitándole reputación
a nuestra empresa. Por ello la obsolescencia debe ser tomada con
gran importancia para no llegar a temas legales.
Así mismo la obsolescencia viene muy de la mano con la retención
de documentos, ya que dicha retención representa la vigencia del
documento en cuestión (cuando se trata de una retención o guardado
global y no departamental):
 REGISTRO:
INDENTIFICACIÓN: (Sherlin Gómez)
EJEMPLO:
EJEMPLO:
PROTECCIÓN: (Sherlin Gómez)
ALMACENAMIENTO (Sherlin Gómez)
 RECUPERACIÓN: (Luis Castillo)
Esta herramienta se ha convertido en una pieza cada vez más
importante en las empresas debido a la cantidad de información que
generan. Los archivadores, estanterías y otros sistemas antiguos
de almacenamiento tienen demasiadas carencias, y por ello queremos
hablarte de los nuevos sistemas inteligentes de gestión
documental. Aseguran la información ordenada y eficiente para
favorecer la productividad empresarial y reducir los costes. Sus
principales ventajas son:

Mejora el flujo de trabajo, con procesos más eficientes y

automatizados.
Aumenta el control y el seguimiento sobre las tareas realizadas en
la empresa.
Favorece el trabajo colaborativo entre los empleados.
Permite la localización central de la información de la empresa.
Posibilita la rápida recuperación
Ayuda a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos
(RGPD).
Aumenta la seguridad de la información.
Ahorra costes en papel, tinta, etc., y reduce el impacto sobre el
medioambiente.
Mejora la imagen de la empresa.
Aumenta la productividad, ya que se deja de invertir tiempo en
tareas rutinarias.
 TIEMPO DE RETENCIÓN (Luis Castillo)
Instrumento archivístico utilizado para relacionar el listado de
SERIES con sus correspondientes tipologías documentales, a las
cueles se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Tipifican documentos CCD.
Determinan el tiempo de tiempo de pertenencia en el archivo de
Gestión, el Archivo central y su disposición fina
 DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS (Luis Castillo)
Toda la información documentada del SGC debe estar, a su vez, muy
bien controlada. Así, el control de la documentación según ISO
9001:2015 consiste en asegurar que la información documentada se
encuentre:
Disponible para su uso, dónde y cuándo se necesite.
Protegida adecuadamente. Es decir, que no haya riesgos de pérdida
de confidencialidad.
También hay otras actividades a emplear en el procedimiento de
control de documentos ISO 9001:2015. Entre ellos podemos destacar
la distribución, acceso y recuperación adecuada de la información,
el correcto almacenamiento y preservación de los documentos o el
control de cambios (por ejemplo, tener controlados los cambios de
una versión a otra).