CURSO:

GESTIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES

Herramientas administrativas
Sesión 6
Gladys Requejo Pacheco

SEMESTRE 2021-2
2
LOGRO
Aplicar herramientas
administrativas en la empresa
para solucionar problemas y
tomar decisiones sobre
procedimientos.
CONTENIDO
1. Herramientas administrativas
2. Diagrama de flujo
3. Flujograma
4. Programa de decisiones de un
procedimiento.

3
Herramientas administrativas

Definición

Son la gestión técnica de una empresa, y se

han diseñado para ayudar en la toma de
decisiones dentro de una organización.

Pueden ayudar al análisis de los problemas

para encontrar soluciones o en la gestión y
planificación de proyectos.

4
 Herramientas administrativas
Herramientas BASICAS (apoyo):

1. Lluvia de ideas

2. Diagrama de afinidad

3. Matriz de priorización

4. Hoja de registro de datos

(lista de verificación o “checklist”)

5
Herramientas BASICAS (apoyo): Herramientas administrativas

5. Diagrama de flujo

6. Diagrama de operaciones

7. Diagrama de procesos

CATEGORIA 1 CATEGORIA 2

8. Diagrama de causa-efecto EFECTO

CATEGORIA 3 CATEGORIA 4

9. Diagrama de Gantt

6
Herramientas AVANZADAS (estadísticas):

1. Hoja de control

2. Histograma

3. Gráfico lineal

4. Gráfico circular

7
 Herramientas AVANZADAS de mejora continua (estadísticas):

5. Diagrama de Pareto

6. Diagrama de dispersión

7. Gráficos de control

8
 Herramientas administrativas
Siete herramientas administrativas
para analizar y solucionar problemas:

1. Diagrama de afinidad

2. Diagrama de interrelaciones

3. Diagrama de Árbol

4. Diagrama de Matricial

5. Diagrama de flechas

6. Cuadro de programa de decisión

7. Diagrama de flujo

9
Diagrama de Flujo y Flujograma
Diagrama de flujo
Representa gráficamente la secuencia de actividades (proceso)
o tareas (procedimiento) y decisiones que ocurren y señala la
dirección que siguen las etapas desde la entrada de insumos
del proceso hasta su salida como producto (bien o servicio).

Flujograma
Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que
implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma
consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos,
movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.
Este documento forma parte de la descripción del
procedimiento.

Uso
Con estos símbolos se pueden diseñar mapas de procesos y sus niveles
para fácil identificación de las partes involucradas y su participación.
Permite: Esquematizar, Analizar y Mejorar procedimientos

10
Definición teórica: Diagrama de Flujo

11
 Definición teórica: Diagrama de Flujo

Decisión: Inicio-Fin:

√ √
√ √
√ √ √
√
12
Ejemplo de Diagrama

13
 Diagrama de Flujo
Definición teórica:

14
Ejemplo de diagrama de flujo para la actividad de vestirse en la mañana: Diagrama de Flujo

Medias,
ropa interior,
Pantalones

Ponerse
la casaca
Ponerse las
medias

Ponerse
el polo

15
 Diagrama de Flujo
Ejemplo de diagrama de flujo para la actividad de vestirse en la mañana:

Medias,
ropa interior,
Pantalones

Ponerse
la casaca
Ponerse las
medias

Ponerse
el polo

16
 Diagrama de Flujo
Ejemplo de diagrama de flujo para la actividad de vestirse en la mañana:

Medias,
ropa interior,
Pantalones

Ponerse
la casaca
Ponerse las
medias

Ponerse
el polo

17
Definición
teórica:

18
Reglas para elaborar un diagrama de flujo (o flujograma)

• Título del diagrama de…

• Utilizar los símbolos básicos establecidos.
Diagrama de flujograma de compras

• Iniciar el diagrama de arriba hacia abajo y

de izquierda a derecha.

Elaborado por: J. Paredes - 13may2020

• Datos del emisor y fecha de emisión (al pie).

19
 Diagrama de Flujo

Revisemos…

20
Seis pasos para elaborar un diagrama de flujo

1. Determine los principales componentes del

proceso. ...

2. Ordene las actividades. ...

3. Elija los símbolos correctos para cada actividad. ...

4. Haga la conexión entre las actividades. ...

5. Indique el comienzo y el final del proceso. ...

6. Revise su diagrama de procesos de negocios.

21
Caso:
Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de control de
indicadores de procesos
Información de tareas realizadas:
1. Juan debe revisar los indicadores de procesos semestral.
2. Recibe información de los dueños de los procesos.
3. Algunos no envían su información o lo envían tarde.
4. Juan pide a su jefe que reiterar la solicitud de la información
faltante.
5. Registra la información en una hoja Excel y genera el resultado
de los indicadores.
6. Juan revisa los resultados versus los del mes anterior.
7. Si la diferencia es mayor al 10% solicita explicación al
responsable.
8. Juan emite un informe de presentación de Power Point.
9. Envía y presenta el informe a su jefe.
10. Juan expone el informe en la reunión de la gerencia.

22
Diagrama de flujo del PROCESO de control de indicadores de procesos

Inicio

Recibe información Consolida y analiza Completa Expone y presenta

de resultados de
resultado de información y informe a la
gestión de
procesos indicadores emite informe gerencia

Fin

Elaborado por: Dpto. de Procesos – 16may2020

23
Diagrama de flujo del PROCEDIMIENTO de control de indicadores de procesos

Inicio

Recibir
oportunamente la
información de Pedir explicación a
gestión de dueños de Si responsable del
¿Más del 10%? proceso y recibir
procesos
respuesta
No

No Solicitar a su jefe que

¿Completo? pida la información Emitir informe en PPT
faltante y envía a su jefe

Si

Registrar informa- Comparar resultados Expone informe en

ción en hoja Excel y versus los del mes reunión de la
generar resultado de anterior. Identifica gerencia
indicadores diferencias a favor y
en contra.

Fin

Elaborado por: Dpto. de Procesos – 16may2020 - grp

24
Diagrama de flujo del PROCEDIMIENTO de control de indicadores de procesos

Agrupado por actividades afines son las etapas o actividades del proceso
Inicio

Recibir
oportunamente la
información de Pedir explicación a
gestión de dueños de Si responsable del
¿Más del 10%? proceso y recibir
procesos
respuesta
No

No Solicitar a su jefe que

¿Completo? pida la información Emitir informe en PPT
faltante y envía a su jefe

Si

Registrar informa- Comparar resultados Expone informe en

ción en hoja Excel y versus los del mes reunión de la
generar resultado de anterior. Identifica gerencia
indicadores diferencias a favor y
en contra.

Fin

Elaborado por: Dpto. de Procesos – 16may2020

25
¿Cumple
objetivo? 5. Diagrama de Flujo
Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Diseño de Ingeniería I - II

26
¿Cumple
objetivo? 5. Diagrama de Flujo
Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Diseño de Ingeniería I - II

27
 Facultad de Ingeniería y Arquitectura 5. Diagrama de Flujo
Revisemos:
Diseño de Ingeniería I - II

No Soluciona
problema

28
 Facultad de Ingeniería y Arquitectura 5. Diagrama de Flujo
Revisemos:
Diseño de Ingeniería I - II

Si Soluciona
problema

Fin 2

29
 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CIERRE DIARIO DE INFORMACIÓN DE DISTRIBUIDORA 24-OCT-11 / grp

Distribuidora-
Inicio
5. Diagrama de Flujo
Operador cómputo
Procesa cierre
Revisemos: diario

Revisa y modifica
Cierre No
consistencia del
exitoso
cierre
Si
A
Genera Inform. de
operaciones

Transmite Soluciona
informac.a Central problema

Servicio mercadeo- Si Transmisión No

Adm. Inf.
exitosa
Valida información Problema Si
transmitida solucionable
No
Información Se comunica con
válida Fin 1
la central
Solicita reenvío de
información
Carga información
al Módulo Central
No Carga Si Servicio mercadeo-
exitosa Adm. Inf.
Carga información
Analiza reporte de Emite reporte de al CID del SCC
consistencias consolidados
Carga sólo los que
son diferentes
Informa a Distrib. Carga información
de inconsistencia a Datamart

Distribuidora-
Operador cómputo Emite reporte de
consolidados
Corrige error con
Nota de Contab.
No Compara Si Iguales y
Genera Inf. De A
reportes falta CD`s
movimientos
corregidos

Transmite Inf. de Fin 2

movimientos
corregidos 30
 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CIERRE DIARIO DE INFORMACIÓN DE DISTRIBUIDORA 24-OCT-11 / grp

Distribuidora-
Inicio
5. Diagrama de Flujo
Operador cómputo
Procesa cierre
Revisemos: diario

Revisa y modifica
Cierre No
consistencia del
exitoso
cierre
Si
A
Genera Inform. de
operaciones

Transmite Soluciona
informac.a Central problema

Servicio mercadeo- Si Transmisión No

Adm. Inf.
exitosa
Valida información Problema Si
transmitida solucionable
No
Información Se comunica con
válida Fin 1
la central
Solicita reenvío de Fin 1
información
Carga información
al Módulo Central
No Carga Si Servicio mercadeo-
exitosa Adm. Inf.
Carga información
Analiza reporte de Emite reporte de al CID del SCC
consistencias consolidados
Carga sólo los que
son diferentes
Informa a Distrib. Carga información
de inconsistencia a Datamart

Distribuidora-
Operador cómputo Emite reporte de
consolidados
Corrige error con
Nota de Contab.
No Compara Si Iguales y
Genera Inf. De A
reportes falta CD`s
movimientos
corregidos

Transmite Inf. de Fin 2

movimientos
corregidos
Fin 2
31
Cuadro de programa de decisión

Definición

Ayuda a anticipar situaciones y prepara acciones que lo controlen.

Se aplica a problemas que en la etapa inicial no permiten visualizar la senda hacia el
resultado final, como el desarrollo de un producto nuevo o de tecnología de
prevención de compromisos de responsabilidad sobre productos, negociación de
reclamaciones o prevención de situaciones graves cruciales.

Uso

Identificación de riesgos, posibles situaciones que se presentan en un proyecto, que

pone en riesgo el logro de objetivos.
Ayuda a disponer de medidas para inducir la situación hacia la orientación deseada o
prevenir situaciones graves, tomando decisiones acertadas para asegurar el logro del
plan esperado.

32
 Cuadro de programa de decisión

Metodología
La estructura es similar a la del diagrama de árbol.
Se aplica en la búsqueda de soluciones a los problemas que
suelen surgir en las organizaciones o procesos en forma
inesperada, analizando de antemano todos los casos
alternativos de acción.

Los pasos a seguir son:

- Definir el problema o situación a analizar.
- Secuencialmente establecer actividades que resuelvan la
situación.
- En los puntos sin posible solución específica o acción a
tomar, es necesario plantear acciones alternativas para
evaluarlas.
- Cuestionar las acciones alternativas y proponer la solución
a cada situación.

33
 Cuadro de programa de decisión
Ejemplo: Cuadro de programa de decisiones de procedimientos.

Problemas encontrados: productos

no conformes, defectuosos…

Plan e implementación de
medidas de emergencia

Investigue la causa del problema

No ¿Hay estándar Si No
Es apropiado
de trabajo?

Si
1 Difícil de Poco práctico
No es la forma entender para o no conduce
Preparar estándar de utilizable los a buenos
No ¿el estándar Si trabajadores resultados
trabajo y asegurar
que todos lo trabajen es seguido?
2 3 4
Decidir dónde Reordenar como Repasar desde
guardar y reescribir procedimiento punto de vista
mejora de métodos específico técnico
de trabajo

Trabajadores no Trabajadores Trabajadores no Procedimiento

sin habilidad aprecian Condiciones de
entienden bien trabajo confunde o Símbolo:
el estándar para seguir el necesidad de equipo
estándar seguir el estándar inadecuadas
complicado : Repetición – contramedida
xx
5 6 7 8 9 de la prevención
Considerar Mejorar métodos
Enseñar los Entrenar o Instruir e indicar a estación y mejorar de trabajo y
reasignar a trabajadores que xx : Decisiones que deben
estándares ambiente de corregir error de
otras áreas sigan estándares trabajo dispositivos ejecutarse

34
Conclusiones
• Herramientas administrativas Son la gestión técnica de una empresa,
ayudan en la toma de decisiones.

• Diagrama de flujo Representa gráficamente la secuencia de actividades

(proceso) o tareas (procedimiento) y decisiones que ocurren y señala la
dirección que siguen las etapas desde la entrada de insumos del proceso
hasta su salida como producto (bien o servicio).

• Flujograma Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que

implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en
representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de
todo tipo a partir de símbolos. Este documento forma parte de la
descripción del procedimiento.

• Programa de decisiones de un procedimiento. Ayuda a anticipar

situaciones y prepara acciones que lo controlen. Se aplica a problemas que
en la etapa inicial y no permite ver la ruta hacia el resultado final.

35
 Aplicamos lo aprendido
1. En grupos de hasta cinco integrantes elaborar bosquejo del
proceso y del procedimiento.
• El trabajo de análisis y descripción del flujograma es GRUPAL.
• El diseño de los diagramas de flujo es INDIVIDUAL.

2. Elija uno de los siguientes temas:

a. Compras (insumos) de una empresa que produce papel.
b. Ventas de útiles de oficina de una librería.

3. Cada estudiante debe diseñar en PPT, Visio u otro similar, según el

método estudiado en clase lo siguiente:
a. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO.
b. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

Instrucciones:
• Colocar en la parte inferior de la hoja de trabajo su número de orden y su apellidos
y Nombres.
• Colocar el nombre del archivo como sigue: número-orden_Apellido-
nombre_tarea+número
• Adicionalmente, indicar los números y nombres de los compañeros con quienes
trabajó en la primera parte del bosquejo y análisis.
• Publicar el archivo (Visio o PPT) original de su trabajo individual en el aula virtual.

36
¿Preguntas?

37
38