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Guías HBR: Mejora tu

escritura en el trabajo
Bryan A. Garner • Reverté Management (REM) © 2017 • 171 páginas

Auto desarrollo / Creatividad

Habilidades Laborales / Hablar, escribir, presentar

Ideas fundamentales
• Escribir de manera clara y concisa es esencial para hacer negocios.
• Es importante saber cuál es el propósito de un mensaje escrito, qué se quiere conseguir con él.
• Conocer y comprender al destinatario es básico para lograr que entienda sus ideas.
• Escribir es un proceso. Divídalo en cuatro pasos o tareas: “el Loco”, “el Arquitecto”, “el Carpintero” y “el
Juez”.
• En el Loco, reúna ideas e información. En el Arquitecto, ordénelas en tres frases completas. En el
Carpintero, redacte el primer borrador. En el Juez, corríjalo.
• Redacte frases breves y sencillas de no más de 20 palabras. Exponga información concreta, hechos y
evidencias sustentadas.
• Conocer y usar la gramática básica demuestra el dominio de la lengua.
• Use un lenguaje llano y sencillo, evite adornarlo con vocabulario empresarial.
• Pida a otras personas que lean y corrijan sus borradores, pues las críticas ayudan a mejorarlos y pulirlos.
• Escriba en un tono relajado y profesional para que el lector responda el mensaje.

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 Reseña
Bryan A. Garner, lexicógrafo y abogado, explica por qué es importante dominar la escritura empresarial y
cómo cultivarla. Con una prosa clara y sencilla, así como con ejemplos explícitos, describe los pasos a seguir
para redactar los documentos más comunes en el trabajo empresarial. Garner también ofrece una serie de
consejos para ordenar ideas, encontrar un tono adecuado para atraer la atención del lector y lograr mensajes
concisos y efectivos. getAbstract sugiere la lectura de este libro a empleados y jefes que quieran mejorar sus
habilidades de escritura con un método práctico y sencillo.

Resumen

Por qué es importante escribir bien en el trabajo

La redacción en el ámbito empresarial es importante porque gran parte del éxito que usted consiga
dependerá de lo que escriba y del efecto que sus textos logren en el lector. Sus colegas se forman una opinión
de usted a partir de sus escritos, asimismo redactar bien permite que una idea sobresalga y se realice. Una
escritura clara y concisa es indispensable para hacer negocios. Escribir correctamente no es innato, sino una
habilidad que, como todas, puede trabajarse al desarrollar ciertas cualidades y ejercicios.

Para empezar a escribir un mensaje

Un mensaje será eficaz si llega de forma rápida y precisa. Para lograrlo, antes de escribirlo, es necesario
saber cuál es su propósito, es decir, qué se quiere conseguir con él y a quién va dirigido. Estos elementos
son la clave para saber qué decir y cómo. Formule de forma convincente y clara el asunto. Posteriormente,
confirme que cada frase escrita contribuya a lograr el objetivo concreto.

“Escribir bien no es una capacidad innata”.

Es imprescindible que usted conozca a su destinatario para lograr que entienda sus ideas. Tome en cuenta
que el lector tiene un tiempo limitado, demuestre rápidamente que su mensaje es importante para él; éste
deberá ser directo, claro y conciso. Emplee un tono cortés y adecuado para cada receptor. Para saber qué
elementos son necesarios y suficientes para la comprensión del mensaje, imagine que escribe para un lector
inteligente que no es especialista en el tema.

Escribir en cuatro fases

Escribir es el resultado de la suma de varias tareas. Según la poeta y profesora Betty Sue Flowers, para
empezar y desarrollar el proceso de escritura es útil dividir el trabajo en cuatro partes como si el escritor
interpretara personajes diferentes:

1. “El Loco” – Pregúntese cuál es su objetivo, qué quiere conseguir y quién es el lector. En esta etapa
recopile ideas, temas, busque información y materiales. Lleve un registro detallado de los datos, hechos y
opiniones, así como de las fuentes; para ello, una hoja de cálculo es una buena opción.

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 2. “El Arquitecto” – Ordene las ideas y la información, organícelas en un esquema básico. El objetivo
es redactar tres frases básicas que expresen sus ideas en oraciones completas. Luego, colóquelas en un
orden lógico. El esquema de tres partes servirá de guía.
3. “El Carpintero” – Una vez reunidas y organizadas las ideas, con ayuda del esquema redacte un primer
borrador; escriba lo más rápido posible sin detenerse a corregir. Desarrolle cada sección en un tiempo
determinado; si alguna se le dificulta, pase a otra y regrese a la anterior más tarde.
4. “El Juez” – Revise y corrija el borrador las veces que sea necesario. Confirme que la estructura sea
la adecuada y que las ideas principales destacan. Pula el texto. No use palabras innecesarias de modo
que el mensaje sea inequívoco y fluido. Asegure que el mensaje sea veraz, diplomático, que presente
argumentos pertinentes y sustentados.

“Pregúntate por qué escribes. ¿Qué te ha llevado a ponerte a escribir? ¿Cuál es la tarea?
¿Qué esperas conseguir?”

Su escritura será más eficiente si sigue las cuatro tareas en orden. Considere que puede regresar a los
pasos anteriores siempre que sea necesario. Si es útil para la comprensión del texto, incluya un gráfico, un
esquema o algún material visual que transmita información esencial, pero no use este recurso en exceso.

Qué habilidades desarrollar

Ser claro es esencial. El objetivo es que el mensaje no dé lugar a malas interpretaciones o confusiones.
Para saber qué tan claro es el mensaje, analícelo desde “el punto de vista del destinatario” y pregunte a
un compañero si al leerlo puede identificar fácilmente las ideas principales. Exprese sus ideas en frases
breves y sencillas, que no tengan más de 20 palabras. Para facilitar la comprensión del mensaje, exponga
información concreta, como hechos y evidencias sustentadas. Escribir cartas es un ejercicio que le puede
ayudar a mejorar estas habilidades de redacción.

“Piensa en quiénes son tus lectores y en qué necesitan saber”.

“Resumir con exactitud” es una herramienta muy útil. Para que el lector comprenda mejor el mensaje,
coloque la información fundamental al inicio de un documento. Resuma la información de tal forma que
las frases respondan a las preguntas qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué. Exponga únicamente la
información que el lector necesite para comprender el asunto del mensaje, “ni más ni menos”.

“Escribe tus tres ideas principales en frases completas, especificando lo máximo posible”.

No malgaste palabras, es decir, no use más de las necesarias. Siempre elija escribir una idea con la menor
cantidad de palabras posible. Sintetice las frases cuidando que suenen naturales. Sustituya palabras
terminadas en –ión por verbos de acción, por ejemplo, en lugar de “hacer una evaluación” escriba “evaluó”;
en vez de escribir frases con ser y estar, emplee verbos más directos, como “trabajaba” por “estaba
trabajando”. Cuide de no escribir expresiones redundantes.

“Lo ideal es que escribas de forma tan inequívoca que a tu lector le resulte imposible no
entenderte o malinterpretarte”.

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 Use un lenguaje llano, es decir, sencillo como el del habla cotidiana. Evite adornarlo con vocabulario
empresarial, ya que las expresiones ostentosas pueden obstaculizar la comunicación. Escriba con
naturalidad, sin recargar el lenguaje. Redacte frases directas para aumentar la legibilidad de su texto. Contar
los hechos en orden cronológico también es bueno para la escritura empresarial, pues ayuda a mantener
eficazmente el interés de los lectores. Antes de escribir ordene los hechos; posteriormente, al redactar,
incluya solo aquellos que sean relevantes y significativos.

“Una escritura fluida consiste en una secuencia de frases y párrafos bien enlazados, no
en una mera recopilación de palabras”.

Emplee los conectores lógicos adecuados. Un texto bien escrito fluye y mantiene una correcta concatenación
de enunciados y párrafos. Para lograr cohesión y continuidad en un texto, conozca y elija los nexos
adecuados, pues estos enlazan una idea con otra. Los conectores pueden indicar:

• Tiempo – Entonces, más tarde, al principio, luego, a continuación, después, ahora.

• Lugar – Ahí, enfrente, en el centro, detrás, a la derecha.
• Concesión – Aunque, por supuesto, no cabe duda, no obstante, aun así.
• Ejemplo – Por ejemplo, tal como.
• Razón – Porque, por consiguiente, por lo tanto, debido a.
• Contraste – Pero, sin embargo, en cambio, aun así, por otro lado.
• Conclusión – Finalmente, en conclusión, en resumen, así pues, en consecuencia.
• Añaden una idea – Además, también, asimismo, de hecho, no solo… sino también.
• Enfatizan – Sobre todo, principalmente, en efecto, al fin y al cabo.

“Tomate el tiempo suficiente para revisar y corregir tu trabajo”.

Otra manera de facilitar la lectura es añadir subtítulos en el texto. Estos ayudan a localizar fácilmente la
información y conducen al lector de una sección a otra. Deben ser descriptivos y concisos.

Tome en cuenta algunas reglas gramaticales esenciales

Conocer y usar algunas reglas gramaticales básicas demuestra el dominio de la lengua. Algunas sugerencias
para evitar errores son: en verbos conjugados como trabajaste, bailaste, comiste, no aumente una s al final;
no conjugue el verbo haber, lo correcto es que permanezca invariable, por ejemplo: había muchos niños. No
use gerundio para expresar que un hecho sucede después de otro, el gerundio solo expresa simultaneidad,
como: estudió escuchando música. Ponga atención en el uso de porque, por qué y porqué, así como de sino y
si no.

“Un buen escritor agradece una buena corrección… de hecho, la anhela”.

Verifique el uso correcto de los signos de puntuación. No se coloca coma entre el sujeto y el predicado. No se
escribe punto en títulos o subtítulos, ni después de signos de exclamación o interrogación. El punto se coloca
fuera de las comillas y los paréntesis.

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 No escriba frases redundantes, como “bajar abajo” o “repetir de nuevo”. Y no use en exceso perífrasis (como:
“dar comienzo, en el día de hoy”), si hay formas más sencillas de expresar una idea. Use correctamente las
preposiciones que o de que, después de un verbo. Prefiera usar palabras en español antes que extranjerismos
innecesarios.

“Revisa todos los documentos antes de enviarlos para asegurarte de que la ortografía y
la gramática sean correctas”.

El dominio del idioma es una habilidad que se puede mejorar. Para ello, lea textos de calidad, solicite a
alguien experimentado que corrija sus escritos y consulte manuales de gramática.

La corrección de los textos

Procure que sus borradores sean leídos y corregidos por otras personas, las críticas ayudan a mejorarlos.
Solicitar cotidianamente a compañeros y colegas que lean sus textos y sugieran correcciones trae dos
beneficios: los documentos se perfeccionan y ellos se convierten en mejores escritores y correctores.
Es importante que esa dinámica se dé en un ambiente abierto y de respeto. Antes de enviar cualquier
documento, verifique que la gramática y la ortografía sean correctas.

Otras sugerencias para mantener la atención del lector

Para que el lector lea el mensaje hasta el final, es vital no aburrirlo. No es conveniente usar demasiado la
primera persona, es decir, “yo”. Use con mayor frecuencia los pronombres nosotros, tú y usted, ya que
mantienen la conversación con el lector. Para evitar frases confusas, prefiera la voz activa a la voz pasiva,
siempre en función de que el texto sea claro y suene natural. Varíe la estructura y el tamaño de sus frases;
intercale oraciones largas y cortas, simples y subordinadas. No utilice demasiadas siglas, pues dificulta la
lectura.

“Si recibes una carta poco cordial, nunca respondas del mismo modo”.

Encontrar un tono apropiado es importante para que los documentos de trabajo sean exitosos. Si el tono es
adecuado las personas responderán el mensaje y querrán colaborar. El objetivo es lograr un tono relajado
pero profesional, como si fuera una conversación con el destinatario. Para ello, siempre llame a las personas
por su nombre, use pronombres personales y evite escribir palabras sofisticadas en lugar de las normales.
No sea sarcástico, en todo momento adopte una prosa amistosa.

Tipos de textos que se usan en el mundo empresarial

Para escribir adecuadamente los textos que más se emplean en el trabajo empresarial, siga los siguientes
consejos:

• Correos electrónicos – Sea directo desde las primeras líneas, con un tono amable y educado.
Especifique puntualmente las fechas y detalles para que el destinatario pueda realizar lo que se le solicita.
Puede hacer cumplidos a su lector, pero sin ser adulador. Copie solo a los destinatarios realmente
interesados en el contenido del correo. Escriba mensajes breves, que no ocupen más de una pantalla. El

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 asunto debe ser corto, pero con información específica. Use las reglas de puntuación y de mayúsculas.
Firme con su cargo e información de contacto.
• Cartas de negocios – Utilice un lenguaje directo, sencillo y personal, evite las frases hechas y
rebuscadas. Enfoque la atención en el lector y motívelo, con razones importantes, a que actúe. Si debe
responder a una negativa, intercale un tono positivo. Sea siempre amable y cortés, aun cuando responda
cartas poco cordiales. Si ha cometido errores, acéptelos con responsabilidad.
• Memorandos e informes – Sirven para actualizar a alguien sobre un asunto o solicitar que lleve
a cabo una acción, por ello inmediatamente deje claro qué debe saber o hacer el lector. Asegúrese de
conocer y comprender el tema. Escriba un título claro y conciso que explique exactamente el contenido
del documento. Resuma el asunto al principio, considere a los lectores inmediatos, pero también a
quienes analizarán el texto en el futuro. Exponga el problema de forma concisa, explique qué solución
propone y por qué es más viable que otras.
• Evaluaciones de desempeño – Para realizarlas será útil haber tomado notas con antelación sobre el
desempeño de los trabajadores y contar con un vocabulario amplio para valorarlo. Los aspectos que debe
tomar en cuenta son: eficiencia, relaciones humanas, actitud, fiabilidad, comunicación y conocimientos.
Respalde sus impresiones sobre los empleados con ejemplos puntuales de su desempeño.

“Evita las expresiones altisonantes que solo añadan pomposidad y verbosidad a una
carta”.

Al seguir estos consejos, usted reunirá la confianza y las herramientas para cultivar la habilidad de escribir.
Podrá vencer el “bloqueo del escritor”, logrará conectar rápidamente con el lector y logrará sus objetivos. Sin
duda, dominar la escritura empresarial le traerá éxito en su desempeño profesional.

Sobre el autor
Bryan A. Garner es escritor, profesor, filólogo, abogado, empresario y fundador de LawProse Inc.

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Este resumen solo puede ser leído por Paola Diana Georgina Tames Huerta (Paola.Tames@my.ula.edu.mx)
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