Herramientas

Ofimáticas
 Definición
• La ofimática es un conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas
informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,
automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. En definitiva,
las herramientas de ofimática permiten crear, almacenar y manipular
información, entre ordenadores que se encuentran conectados a una red
de internet.
Historia

https://concepto.de/ofimatica/#ixzz7LToIpHH3
Ventajas de las Herramientas
Ofimáticas

Están disponibles en Brindan paquetes de

Son fáciles de utilizar Se pueden adaptar a
todo momento para programas
y sencillas. cualquier ordenador.
los usuarios. ejecutables.

Si los usuarios lo Facilitan la

desean, pueden Posibilitan la subida configuración de
compartir los y descarga aquellas páginas en
archivos creados con de documentos. las que se realizan
estas herramientas. los trabajos.
 • Word: procesador de textos que se utiliza para redactar y darle un formato a
cualquier tipo de texto.

Herramientas •

•
Excel: hoja de cálculo donde se pueden crear archivos de facturas, llevar el
control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.

Power Point: programa para desarrollar presentaciones donde se pueden

Ofimáticas •
insertar imágenes, sonidos, videos y demás.

Access: herramienta de gestión de bases de datos donde se puede controlar

el inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.
Principales Funciones
de Microsoft Word

• Estilos
• Plantillas (machotes) u hojas modelo
• Revisión ortográfica
• Autocorrección
• Tablas
• Dibujos e imágenes
• Gráficos
Fuente: Aprendiendo a usar Microsoft Word –
Estudia enlínea (laedu.digital)
Guía 1: Carta de Presentación

• Una carta de presentación es un texto que plantea tu deseo de pertenecer a

una empresa, industria o empleo específico; que detalla tus motivos, que resalta
tu experiencia o habilidades particulares que pueden ser útiles en el trabajo
solicitado.
• Las cartas de presentación deben contener los datos que no tiene tu currículum
vitae.
• Una carta de presentación siempre debe estar personalizada, no es correcto
elaborar copias de carta que se va entregando en varias solicitudes. Lo ideal es
que la carta vaya dirigida a la persona de Recursos Humanos, o el Jefe del
Departamento al que quieres enviar tu documento, de esta manera muestras
respeto y un genuino interés. .

Utiliza un lenguaje claro y
profesional.
Características Cuida la ortografía y la forma
de redactar: evita ser
de las Cartas de
demasiado “elegante” o
bien, tan “confianzudo” que
parezca que eres
irrespetuoso.
Presentación
Piensa en el valor o
aportación que puedes dar a
la empresa, al equipo o al
puesto.
La extensión del texto no
debería extender una
cuartilla. Sé breve
Demuestra con hechos tus
habilidades, tus
conocimientos y logros.
Cifras, cantidades y datos
siempre ayudan en esta
parte.
No resaltes los atributos que
éste empleo u oportunidad
pudieran tener para ti, para
tu carrera; eso puede enviar
un mensaje de que tu interés
es egoísta.
Investiga al respecto de la compañía y
los retos que enfrentan. Usa esto a tu
favor sumándote a las ideas o
propuestas de mejora. Lee su misión o
filosofía, y alude a ellas cuando te sea
posible.
Si la vacante que te interesa cuenta con
una descripción de las actividades, o
detalle del puesto, haz referencia a los
mismos. Busca los puntos en
donde puedes colaborar y ser
proactivo.

Elige una fuente sencilla y limpia. Las

Sé honesto, sincero. No es correcto plantillas para hoja membretada
inventar cosas o dar datos falsos sobre de Canva ofrecen combinaciones de
ti, tu experiencia y tus estudios. tipografías pensadas para que tu carta
se vea increíble.

Elige un nombre para el archivo que

sea corto y claro. Incluye tu nombre o
apellido. Imagina cuántos archivos
titulados “carta presentación” deben
recibir los reclutadores. Ayúdales a
distinguir la tuya. Cuando “bajas” tu
diseño, Canva te permite nombrarlo y
guardarlo como PDF.
Actividad 1.
Teniendo en cuenta el
siguiente paso a
paso realizar Carta
de Presentación.
Te recomendamos elegir
una plantilla que vaya
Paso 1: Selecciona una acorde a tu personalidad, Paso 2: Escribe el
plantilla adecuada empresa en la que quieres encabezado
conseguir tu siguiente
empleo.

Escribe la fecha, nombre de

la institución, el nombre de
la persona a la que va
dirigida, y su título o puesto. El primer párrafo es en el
Paso 3: Redacta el párrafo Paso 4: Escribe el cuerpo
Si quieres mostrar tu que saludas y expresas la
introductorio de la carta
creatividad, puedes hacerlo razón de tu carta. Es breve.
en el encabezado o
añadiendo una frase de
impacto.

En este último párrafo

Es aquí donde resaltas tu
aprovechas para dar algún
experiencia y valor para el
Paso 5: Realiza el cierre y dato que pueda resultar
puesto. Normalmente no
firma de la carta interesante. No olvides
debe exceder de 2 o 3
firmar la carta con todos tus
párrafos como máximo.
datos de contacto.
Guía 2 :
Folleto
 Claridad.- El folleto se realiza en forma clara y concisa, pues tiene que resumir grandes cantidades de información.

Divulgación.- La divulgación de los folletos es por medio de las empresas, industrias, escuelas e instituciones, que los
entregan a sus miembros, clientes o asociados, se entregan por medio del correo o incluidos en los artículos descritos
en los folletos.

Imágenes.- Los folletos incluyen imágenes, que pueden ser ilustrativas o didácticas, pues sólo pueden ser de
representación o ilustrativas que guíen en el entendimiento de la información plasmados.

Lenguaje.- El lenguaje es claro, simple y puede llegar a ser técnico, pues puede ser técnico y especializado.

Características de Publicidad.- El folleto es utilizado en forma masiva para publicitar como se plasmó arriba información dirigida, ya sea
de productos o de actividades.

un Folleto Tamaño.- El tamaño suele ser muy reducido, abarcando desde tamaños carta (revista), como media carta o incluso más
pequeños. Los folletos se pueden hacer en trípticos pero básicamente se pueden considerar de otro género.

Usos.- Los usos son muy variados, pues pueden ser informáticos, propagandísticos, instructivos de uso, etc.

Formato.- El formato de un folleto no implica exclusivamente al tamaño y tipo de papel, pues existen aspectos como el
tipo de información y la exposición de la misma, también debemos incluir el título, el cuerpo, el texto, el tema, su
logotipo (si es que lo hay) y el autor (si lo hay). También influyen claramente las imágenes, pues pueden existir folletos
que contienen un 80 o 90% de imágenes con textos explicativos.

Fuente: https://www.ejemplode.com/14-diseno/3547-caracteristicas_de_un_folleto.html#ixzz7QlTNw7YA
PowerPoint

• La función principal de esta herramienta es

el diseño y exposición de presentaciones.
Basa su funcionamiento y su editor en un
sistema de diapositivas clásico, que avanza y
retrocede según lo indica el usuario. Cada
diapositiva puede contener imágenes, formas,
texto o cualquier otro objeto. En las últimas
versiones de PowerPoint incluso es posible
incrustar vídeos de YouTube y tuits.
Microsoft Excel

Microsoft Excel es una aplicación desarrollado por

Microsoft y distribuida en el paquete Office, de modo
que si ya conoces otro programa de Office como Word o
PowerPoint, te resultará familiar utilizar Excel, puesto que
muchos íconos y comandos funcionan de forma similar
en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de
trabajar con datos de forma sencilla e intuitiva, para lo
cual utiliza una cuadrícula compuesta por filas y
columnas donde se pueden introducir números, letras,
formulas, funciones y gráficos.
Los documentos creados con Excel son almacenados en
archivos con extensión ".xls", o ".xlsx" (a partir de Excel
2007), aunque soporta otro tipo de extensiones.
Hacer uso de la herramienta Microsoft Excel para
aplicarla en diferentes escenarios y requerimientos
del cliente como:

• Crear base de datos y elaborar una formato de

cotización
• Automatización de la cotización
• Manejo de funciones y gráficos
• Tablas dinámicas
• Uso de formato condicional y formulas lógicas
Actividad 1
• Vamos a iniciar con lo básico y fundamental de
esta temática y para ello nos vamos a apoyar en un
tutorial llamado Introducción-Explorando Excel.
• Se debe estudiar a conciencia este material
siguiendo los pasos allí explicados, con ello
lograrás explorar de forma general las
funcionalidades proporcionadas por esta
aplicación.
INTRODUCCION- EXPLORANDO EXCEL
Descripción: Lee el caso planteado a continuación
La ferretería “Las Colinas” acaba de abrir sus puertas al público y para organizar y tener un buen
manejo de la información de la empresa usted ha sido contratado para crear un formato de cotización,
de acuerdo al manejo de Excel y sus Herramientas en el que a través de hojas de cálculo podrá
acceder, analizar, diseñar y presentar su información de manera rápida y eficiente.
Para iniciar, se necesita:
a. Tener un listado de precios de sus productos.
b. Tener la base de datos de sus vendedores y clientes.
c. Poder realizar cotizaciones a sus clientes de manera rápida.

Actividad 2

Utilizar funciones y formulas básicas de
las hojas de cálculo para la
automatización de la hoja de
cotización.
Las acciones que se deben realizar y
las formulas a utilizar son las
siguientes:
En esta Actividad se trabajarán
•Crear rangos de celdas
diferentes funciones que contiene
•Función SUMA
Excel, funciones un poco más •Función BUSCARV
profundas que las vistas en la anterior. •Función SI.ERROR
•Función ENTERO
•Función CONCATENAR
Crear tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel son un tipo de

tabla que nos permiten decidir con facilidad
los campos que aparecerán como columnas,
Son una gran herramienta que nos ayuda a
como filas y como valores de la tabla y
realizar un análisis profundo de nuestros
podemos hacer modificaciones a dicha
datos ya que podemos filtrar, ordenar y
definición en el momento que lo deseemos.
agrupar la información de la tabla dinámica
Las conocemos como tablas dinámicas
de acuerdo a nuestras necesidades
porque se puede decidir “dinámicamente” la
estructura de la tabla, es decir sus columnas,
filas y valores.
 En una Universidad se requiere crear una base
de datos de sus estudiantes de séptimo, octavo y
noveno semestre, en la cual se tenga
información de cada uno de ellos.
Los datos que se requieren son:
o Nombres y Apellidos del estudiante.

Actividad 3: Aplicar o Carrera

o Semestre

formato condicional o Promedio

a las celdas y aplicar

o Nivel académico
o La finalidad de crear esta base de datos es
poder tener diferentes opciones de organizar

funciones lógicas. la información y de poder identificarlos más

fácilmente según los parámetros o datos a
tener en cuenta. Para esto se usa el formato
condicional y se aplica la función lógica SI y la
función CONTAR.SI.
 ALUMNO
Apellidos Nombres Carrera Semestre Promedio Nivel
ACOSTA LUIS DERECHO SEPTIMO 4.9 EXCELENTE
ALVARES PEDRO MEDICINA NOVENO 3.8 BUENO
ANACONA ANDREA INGENIERIA SEPTIMO 4.7 EXCELENTE
ANDRADE JUAN ARQUITECTURA OCTAVO 3.3 MEDIO
Astudillo SANDRA ECONOMIA OCTAVO 1.9 INSUFICIENTE
BERMUDES LUISA DERECHO NOVENO 1 INSUFICIENTE
BOTIN MILENA MEDICINA SEPTIMO 2.7 BAJO
CASTILLO DAVID ARQUITECTURA OCTAVO 3 MEDIO
CASTRO CARLOS DERECHO NOVENO 4.5 EXCELENTE
CERON JULIANA MEDICINA SEPTIMO 2 BAJO
GOMES MIGUEL INGENIERIA NOVENO 1 INSUFICIENTE
GUTIERRES ROMAN ECONOMIA NOVENO 3.6 BUENO
JARAMILLO TULIO ECONOMIA OCTAVO 2.2 BAJO
ORTEGA CAMILA MEDICINA OCTAVO 4 BUENO
PORTILLA SANTIAGO DERECHO SEPTIMO 2.9 BAJO
RENDON IVAN INGENIERIA OCTAVO 3.4 MEDIO
SANCHES VALENTINA INGENIERIA NOVENO 4 BUENO
VALENCIA JOSE MEDICINA OCTAVO 1.2 INSUFICIENTE