``AÑO DEL DIALOGO Y LA RECONCILIACIÓN NACIONAL´´

UNIVERSIDAD NACIONAL DANIEL

ALCIDES CARRION
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

GESTION DE LA CALIDAD
PROCESO DE LA PLANEACION DE LA
AUDITORIA
LIC. FUSTER ZUÑIGA, Nelly
Cerro de Pasco – Perú 2018
 AUDITORIA EN SISTEMA DE GESITON DE CALIDAD
https://blog.softexpert.com/es/las-4-etapas-esenciales-en-auditorias-de-calidad/

Las auditorías de calidad son un importante instrumento para ayudar en el crecimiento y en la

prosperidad de las organizaciones. Proveen mecanismos para evaluar la eficiencia del negocio.
Aunque las auditorías de calidad sean enfocadas en procesos y productos, ayudan a los gestores a
identificar si las estrategias aplicadas están trayendo resultados. En caso de desvíos, ayudan además
a identificar la causa raíz y a tomar las acciones correctivas necesarias. Conducir una auditoría
correctamente es fundamental para evidenciar al mercado y a los clientes la conformidad del SGQ
frente a la norma.
 PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE CALIDAD
https://www.monografias.com/trabajos-pdf5/planificacion-auditoria-calidad/planificacion-
auditoria-calidad.shtml

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
La preparación de una auditoría es la máxima importancia para que resulte satisfactoria y eficaz. La
preparación de auditorías se puede dividir en cuatro elementos:

DETERMINACIÓN DEL ÁMBITO DE AUDITORÍA

El auditor debe asegurarse de qué procesos o área(s) debe examinar. Ésta es una información que
será proporcionada por el Programa de Auditoría y/o el personal responsable de la programación de
la auditoría. Esto se puede saber por sentido común pero es muy importante que se comprenda
claramente la magnitud de la auditoría, de lo contrario la naturaleza global del Programa de
Auditoría se verá comprometida.

Sin embargo, esto no sólo lo deben comprender el auditor y quien programa la auditoría, porque
existe una parte importante en ella que desempeña un papel clave en el proceso de auditoría, es
decir, el auditado. Si ellos no están involucrados en esta etapa tan temprana de la auditoría, existe
el riesgo de malentendidos y problemas durante la misma. Si se plantea este tema por primera vez
en la reunión de apertura, será demasiado tarde. Mientras se acuerda el ámbito en la etapa de
preparación, se puede también concretar el itinerario de auditoría - véase más adelante en esta
sección.
ESTUDIO DE DOCUMENTACIÓN RELEVANTE
Una vez, establecido el ámbito de auditoría, se desarrollará un estudio inicial que, consistirá en una
revisión general de:

 El manual de calidad y los procedimientos de aplicación (si están disponibles), al área

auditada.
 Reglamentación, especificaciones técnicas, etc., que típicamente se aplican al área auditada.
 Los resultados de la última auditoría del área, además de los
(documentos de trabajo disponibles (ej., listas de comprobación) relacionados con esa área.
 Informes de análisis de acción correctora relativos al área.
 En esta etapa la revisión no se realizará en profundidad, y el auditor debe tener en cuenta:
 Que el ámbito de auditoría sea adecuado.
 Tiempo necesario para preparar las listas de control (Compatible con el tiempo asignado).
 Tiempo necesario para realizar la auditoría (Compatible con el tiempo asignado).
 ¿Tengo experiencia y conocimientos para hacer esto?

En dicha etapa, también resulta útil que el auditor revise su propio Procedimiento de Auditoría para
asegurarse de que lo ha comprendido, y teniendo en cuenta especialmente los cambios desde que se
vio involucrado en el proceso de auditoría.
ACORDAR UN ITINERARIO DE AUDITORÍA
Establecer un diálogo entre el auditor y el responsable del área que se va a auditar, antes de la fecha
de auditoría, facilita el desarrollo de la misma. Sin embargo, el auditor deberá cumplir con su
propio procedimiento y lo hará de manera formal, ej, memorándum, notificación formal, visita, etc.
Sin tener en cuenta la manera en que se hace esto, el auditor deberá establecer lo siguiente:
 Duración total de la auditoría.
 Ubicación y hora de inicio.
 Ámbito y áreas que se van visitar.
 Agenda, detallando el progreso de la auditoría, siempre y cuando sea de aplicación, ej. si
hay que visitar varios departamentos.
 Planificar la reunión final para aprobar los resultados de la auditoría y debatir los requisitos
de la acción correctora.
 Personal responsable que deberá estar relacionado con la auditoría, en cada etapa de la
misma.
PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE TRABAJO
El formato y la cantidad de documentos de trabajo utilizados durante la auditoría, depende de los
requisitos de procedimiento de la empresa y/o de la preferencia de los auditores en particular.
Normalmente incluirán listas de comprobación y formatos estándar utilizados para informar de las
no conformidades u observaciones.

El formato de las listas de comprobación varía de forma considerable de una empresa a otra, pero
un requisito fundamental es que el auditor se sienta cómodo utilizándolo. Sólo se podrá utilizar
como recordatorio, en cuyo caso se puede cambiar a un formato para uso personal o puede formar
parte de los informes de auditoría y detallar el ámbito y el desarrollo de la auditoría.

Se recomienda que, a efectos de las auditorías internas se desarrollen listas de comprobación,

aunque sean limitadas.

Se deben evitar las listas de comprobación de tipo estándar preparados por otro personal. Este tipo
de lista de comprobación resultará en una restricción innecesaria y anulará la iniciativa del auditor.

Aunque los auditores siempre deben actuar dentro del ámbito de la auditoría, los documentos de
trabajo no deberán ser definidos de manera fija, porque restringirían actividades
o investigaciones adicionales que resultan necesarias para la información que se obtiene de la
auditoría.

Un tema de debate es si se debe utilizar una lista de comprobación ya utilizada, o una nueva.
Aunque es preferible una lista nueva, puede que no resulte práctica en cuanto a
los recursos disponibles. Se podrían utilizar listas de comprobación disponibles, pero se deben
revisar comparándolas con la documentación relevante, y establecer así su aplicación continua.
CONTENIDO DE LAS LISTAS DE COMPROBACIÓN
Cuando se audite un Procedimiento o área, se deben tener en cuenta ciertos aspectos generales.
Cuando se prepare una lista de comprobación se considerará cada uno de estos puntos:

CONTENIDOS DE LA LISTA DE COMPROBACIÓN

 Cuestiones para comprender mejor lo siguiente:

 Proceso
 Etapas del proceso
 Controles del proceso
 Métodos para verificar la conformidad y eficacia:
 Preguntas o Registros o Informes
 Actividades
 Detalles de rutas de auditoría
 Se utilizan diferentes formatos para la elaboración de listas de control:
 Tabuladas con campos para:
 Puntos que se deben incluir o verificar
 Método que se va a utilizar
 Referencia del sistema
 Notas del auditor
 Diagramas de flujo
 Mapas Mentales
 Anotaciones del propio procedimiento
El auditor probará formatos diferentes y utilizará el que prefiera.
Sea cual fuere el formato que se utilice, el auditor se asegurará que las cuestiones y tópicos siguen
una secuencia lógica. Los auditores establecerán mentalmente un esquema de la secuencia de
acontecimientos propuestos en la auditoría y se reflejará en la lista de comprobación.
PROCESOS DE AUDITORÍA
Cuando realícemos una auditoría, verificaremos procesos dentro del sistema de gestión
La estructura del Sistema de Gestión se puede representar en dos procesos diferentes
1. Vertical: relacionado con lo propuesto por la Política de Calidad, Objetivos de Calidad
y Planificación de Calidad.
2. Horizontal: relacionado con el proceso de realización del producto (El proceso cliente a
cliente¨).
Por lo tanto, en las listas de control debemos anotar cómo vamos a hacer la verificación:
 Proceso vertical
 Objetivos relevantes: De organización Localizados
 Proceso horizontal
 Proceso / procesos específicos: Entradas
 Salidas Controles Mecanismos Medidas Resultados

SEIS ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORÍA

El "Proceso de Seis Etapas" es como se denomina a la estructura útil para llevar a cabo una
auditoría.
Si este proceso es adaptado, formará un marco para la lista de comprobación y si se sigue, asegurará
la realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. El propósito de cada etapa es el
siguiente:

1. SITUAR LA ESCENA:

 Introducción y explicaciones informales para

 Relajar al auditado
 Informar al auditado del proceso de auditoría.
2. CONFIRMAR ASPECTOS BÁSICOS:

 Para determinar
 Estructura de organización.
 Asignación de responsabilidades.
 Estado del sistema documentado.
 Competencia y formación de personal.
3. ESTABLECER EL PROCESO:

 Para comprender el proceso que se va a auditar;.

 Identificar las etapas del proceso
 Identificar lo que sucede en cada etapa del proceso.
 Es vital, si la documentación es limitada
 Para establecer cómo se controla el proceso.
4. BUSCAR EVIDENCIAS OBJETIVAS:

 Recopilación de evidencias que demuestren la conformidad y eficacia del sistema:

 Formulando preguntas al personal.
 Revisando informes.
 Observando las actividades.
5. VOLVER A COMPROBARLO:

 Confirmar la conformidad con los planes acordados.

 Establecer rutas de auditoría.
 Seguimiento de rutas previamente establecidas.
 Confirmando que todos los aspectos de la auditoría se han cubierto.
6. CIERRE.

 Agradezca la cooperación.
 Resuma las conclusiones hasta el momento.
 Informe al auditado de lo que va a ocurrir a continuación.
Es normal que los auditores dividan el proceso en pequeñas partes para facilitar el trabajo. Esto
significa que las etapas 3,4 y 5 pueden repetirse varias veces en un mismo proceso, ej. En lugar de
examinar todo un proceso de inspección final dentro de una empresa. Se puede dividir en:
 Ensayo del producto final
 Salida del producto de áreas de despacho
 Producto en área de envío
ETAPAS Y FASES DE LA AUDITORÍA INTERNA

https://www.riesgoscero.com/blog/etapas-y-fases-de-la-auditoria-interna

FASE DE PREAUDITORÍA
Antes de comenzar el proceso, se realiza un análisis general de la organización que será auditada.
De esa manera, el equipo de auditoría puede tener una mejor comprensión de cómo funcionan los
procesos y cuáles son los objetivos de la entidad.

En este punto deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

 MARCO JURÍDICO: este es el contexto legal que regula a la empresa, su actuación y la

forma en la que se asocia con otras organizaciones.
 REGULACIÓN INTERNA: aquí se incluye la información que ha generado la propia
entidad como mecanismo de autorregulación. Por ejemplo, los reglamentos, los acuerdos,
las actas de junta directiva, resoluciones, etc.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: son todos los elementos que ayudan a alinear
todos los niveles de la organización, como ideas rectoras, misión, principios, valores,
objetivos, metas, procesos, métodos, tecnología, finanzas, etc.

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
En esta fase de la auditoría interna se toman los datos recopilados en la etapa anterior y  se crea un
plan de auditoría, que debe ser acordado con el cliente. El plan de auditoría debe contener las
siguientes informaciones:

 Objetivos, alcance y criterios de la auditoría.

 Unidades y áreas que serán auditadas dentro de la empresa.
 Funcionarios encargados de la calidad de los procesos.
 Aspectos prioritarios.
 Tiempo y duración de las inspecciones: fechas y lugares.
 Cronograma de reuniones.
 Requerimientos confidenciales.
 Estructura y entrega del informe final.
 ASIGNACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
El auditor líder debe definir quiénes son los funcionarios que se ocuparán de realizar cada una de
las actividades de la auditoría. Para que el proceso sea lo más objetivo posible, los miembros del
equipo deben estar libres de conflicto de intereses y no deben estar involucrados en las actividades
que están auditando.

 Auditor líder: Se asegura de que se cumpla el plan de auditoría, de que las actividades sean
efectivas y de que se mantenga el alcance definido previamente.
 Auditores: son los encargados de planear y desarrollar las tareas asignadas. Recopila y
analiza las evidencias y extrae las conclusiones. Documenta los resultados y redacta los informes.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Esta fase de la auditoría interna comienza con una reunión de apertura, donde se presentan los
miembros del equipo y se revisa el plan. Asimismo, se plantean las metodologías y los
procedimientos que se van a utilizar, se definen los recursos que se necesitan y se revisan los
procedimientos de seguridad y emergencia.

Posteriormente se recopila y analiza la información recolectada por el equipo auditor y se evalúa si

los criterios del plan de auditoría se están cumpliendo cabalmente.

Después de que se recopila toda la evidencia, los auditores se reúnen con la gerencia y con los
responsables de las funciones auditadas. En esta reunión se presentan los resultados, se resuelven
los desacuerdos y se plantean las conclusiones.  

PREPARACIÓN DEL INFORME

El objetivo final de la auditoría interna es divulgar los resultados obtenidos. En esta fase de la
auditoría se elabora el informe de auditoría, que debe contener las informaciones que fueron
predeterminadas en el plan inicial de auditoría, como la información del cliente, los objetivos y el
alcance, los criterios acordados, los tiempos de auditoría, la identificación del equipo auditor, el
resumen del proceso, las conclusiones, la declaración de confidencialidad y la lista de distribución
del informe.

DISTRIBUCIÓN DEL INFORME

Cuando ya esté preparado y aprobado el informe final, una copia de este debe ser enviada al
responsable de la sección correspondiente. El informe y los documentos se entrega al encargado de
calidad de la empresa y a la Junta Directiva para que posteriormente sea archivado.
SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES
Cuando no haya conformidad con el informe final, se plantean y se registran las acciones
correctivas. Estas deben ser notificadas al encargado de calidad para que haga el trámite
correspondiente y las resuelva en el tiempo estipulado.   

Es una buena práctica también incluir en el proceso de auditoría una lista de chequeo que ayude a
identificar los aspectos más críticos. A continuación puede descargar una guía gratuita para hacerlo.

4 ETAPAS PARA REALIZAR AUDITORIAS DE CALIDAD CON EXITO

1. PLANIFICACIÓN

Las acciones tomadas en el momento anterior a la realización de la auditoría son

determinantes para el éxito de las actividades. La planificación comienza con la
elaboración de un plan, que orientará la ejecución de la auditoría. Ese plan deberá
presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance, con
procesos, departamentos o productos que serán auditados. En esta etapa también es
importante que el auditor identifique toda la documentación relacionada, tales como
políticas o procedimientos de calidad. Aún en esta etapa, puede ser elaborada la lista
preliminar de las personas que serán entrevistadas.

2. PREPARACIÓN

Este es el momento en que los auditores podrán conocer un poco más sobre el SGQ
de la empresa, analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la
actividad, con acceso al checklist de verificación. El checklist es fundamental para
orientar al auditor de modo que no se olvide ningún detalle a ser evaluado, así como
para registrar las constataciones y observaciones.
3. EJECUCIÓN

La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que

determinan si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y
procedimientos de control de calidad establecidos. En esta fase, el auditor entrevista
a las personas, haciendo preguntas y tomando nota de las constataciones. De acuerdo
con lo que sea constatado, los planes de auditoría y checklists pueden tener su
alcance expandido, y pueden ser sometidos a una evaluación más profunda.
Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones
que ocurrieron en desacuerdo con el proceso y procedimiento estandarizado.

4. FINALIZACIÓN Y FOLLOW-UP

Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”. El

equipo de auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas, y para determinar
las recomendaciones para corregir problemas de calidad. Esas informaciones
compondrán el informe de Resultados de la Auditoría. Ese informe es un insumo
importante para las reuniones estratégicas realizadas por los liderazgos. Ayuda a
evaluar los resultados y a definir cómo implementar las acciones de mejora
sugeridas por el equipo de auditores.
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