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PROCEDIMIENTO

E-PR-PLA-016
Versin: 2

Auditoras Internas del Sistema de Gestin Integrado


1. OBJETIVO

Planear y coordinar las auditoras que se realicen en la Superfinanciera, con el fin de proveer
evaluaciones objetivas acerca de la capacidad del Sistema de Gestin Integrado, en el
cumplimento de los requisitos de las normas auditadas, en procura de una mejora continua en
el desempeo y prestacin del servicio de la entidad.
2. ALCANCE

Este procedimiento inicia a partir de la definicin del Programa de Auditoras Internas y finaliza
con la verificacin de la implementacin de los planes de accin o correcciones a que haya
lugar.
Aplica para todos los componentes y/o procesos del Sistema de Gestin Integrado.
3. DEFINICIONES

3.1 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar las causas de una No Conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
3.2 Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar las causas de una No Conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
3.3 Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. Incluye una descripcin de
las reas, las actividades y los procesos as como el periodo de tiempo cubierto.
3.4 Auditado: Organizacin, sistema, proceso o rea de la organizacin, que es auditada.
3.5 Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y la competencia para llevar a
cabo una auditora.
3.6 Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de
la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de auditora.
3.7 Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora.
3.8 Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados esperados.
3.9 Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora tras considerar los objetivos
de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.
3.10 Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
3.11 Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditora.
3.12 Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es

necesario, de expertos tcnicos.


3.13 Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
3.14 Expertos tcnicos: Persona que aporta conocimientos o experiencia especfica al equipo
auditor.
3.15 Gua: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.
3.16 Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora
recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de auditora pueden ser: fortalezas,
oportunidades de mejora, observaciones, producto y/o servicio no conforme o no
conformidades.
3.17 No conformidad: Incumplimiento de un requisito (legal, de la norma auditada y los
establecidos por la SFC en la documentacin).
3.18 Observacin: Es un hallazgo sobre el cual no existe evidencia suficiente para
determinar si es una no conformidad. En su redaccin debe establecerse qu informacin
adicional se requerira analizar para confirmar o descartar la no conformidad. Es una
sugerencia para que en otras auditoras se realice esa verificacin.
3.19 Observador: Persona que acompaa al equipo auditor pero no audita.
3.20 Papeles de Trabajo: Soporte documental del informe de auditora. Los papeles de
trabajo constituyen documentos que contienen las evidencias obtenidas por los evaluadores a
travs de los procedimientos de evaluacin.
3.21 Plan de accin: Es un conjunto de acciones propuestas por el auditado para subsanar
los hallazgos encontrados en la auditora.
3.22 Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una
auditora.
3.23 Producto no conforme: Incumplimiento de los requisitos una vez finalizado el producto
y/o servicio. (Aplica para los procesos misionales)
3.24 Programa de la auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
3.25 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
3.26 Riesgo: Efecto de la incertidumbre en cumplimiento de los objetivos del programa de
auditora.
4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Programacin de las auditorias


Los principios que enmarcan la actividad de la auditora interna se basan en la
integridad, independencia, presentacin ecunime, debido cuidado profesional,
confidencialidad, y en el enfoque basado en la evidencia, de tal forma que las
conclusiones de las auditoras sean fiables y verificables con la informacin disponible
La programacin de auditoras internas debe ser elaborada teniendo en cuenta uno o
ms de los siguientes elementos: el estado y la importancia del proceso, los resultados

de auditoras previas, los requerimientos del Comit de Calidad, el comportamiento de


los indicadores, materializaciones de riesgos, no conformidades reportadas, ms los
que se consideren necesarios para garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad del
Sistema de Gestin Integrado.
Las auditoras a realizar durante el ao deben ser incluidas en el Programa de
Auditoras para presentacin al Comit de Calidad. En la elaboracin del programa de
auditora se deben tener en cuenta, el alcance y objetivo del programa adems de los
riesgos que puedan afectar el cumplimiento del objetivo del programa.
El programa de auditoras del SGI lo elabora el Representante de la Direccin y/o el
lder del Proceso de Planeacin y una vez es aprobado por el Comit de Calidad se
enva a la OCI para incluirlo dentro del Programa de auditoras de la SFC. La ejecucin
operativa del mismo lo coordina el Grupo de Planeacin y Gestin. El programa de
auditora podr ser monitoreado, revisado y ajustado cuando sea necesario y ser
ratificado por el Comit de Calidad.
El programa de auditora debe estimar el tiempo necesario para cubrir el proceso o
sistema a auditar (planeacin, ejecucin e informe) con el fin de determinar el nmero
de auditores a requerir.
La designacin de los auditores se realizar teniendo en cuenta la competencia
necesaria para alcanzar los objetivos de la auditora individual dentro del alcance
definido.
De acuerdo con el alcance de la auditoria, se designar un auditor lder principal y los
auditores lderes que se requieran. El auditor lder principal es designado por el
Superintendente Financiero y evaluado por el lder del proceso de Planeacin. Los
auditores son nombrados por el Coordinador del Grupo de Planeacin y evaluados por
el auditor lder designado.
Competencias y responsabilidades
Superintendencia Financiera:

de

los

auditores

internos

en

la

Ser funcionario y/o particular que ejerza funciones pblicas.


Certificado de formacin como auditor para las normas objeto de la auditora.
Conocimientos y habilidades en principios, procedimientos y mtodos de
auditora. y gestin de riesgos.
Conocimientos y habilidades en la aplicacin de la metodologa para la
planificacin, desarrollo, elaboracin de reportes y seguimiento a los resultados
de las auditoras internas.
Habilidades para dirigir entrevistas y/o interactuar con los auditados.
Conocimiento progresivo de la estrategia y operacin de la Superintendencia
Financiera.
Conocimiento de la documentacin del Sistema de Gestin Integrado.
Trabajo en equipo y habilidades de negociacin.
Los auditores lderes son responsables de:
Asistir a las reuniones preparatorias.
Organizar, dirigir y asignar tareas al equipo auditor.
Orientar a su equipo de auditores en la preparacin de la documentacin
necesaria para la realizacin de la auditora.
Realizar reunin con equipo auditor para precisar y clasificar hallazgos.
Apoyarse en el criterio y conocimiento de expertos tcnicos en los eventos y
situaciones que as lo requieran.
Realizar el cierre de hallazgos detectados en la auditoria segn programacin

del lder del proceso de Planeacin.


Orientar, apoyar y dirigir a los auditores en formacin.
Realizar la evaluacin de los auditores a cargo.
Los auditores son responsables de:

Asistir a las reuniones preparatorias al plan de auditoras.


Preparar los documentos necesarios para realizacin de las auditoras.
Desarrollar en el tiempo presupuestado la auditora asignada.
Elaborar el informe de auditora.
Entregar la documentacin y soportes recolectados durante la auditora.

El Representante de la Direccin y/o el Lder del Proceso de Planeacin es


responsable de:
Presentar la propuesta del programa de auditoras al Comit de Calidad.
Generar propuestas para la mejora en la dinmica de las auditoras internas.
4.2 Desarrollo de las auditorias
Las auditoras deben ser comunicadas mediante correo electrnico a los lderes de
proceso, con copia a los jefes de rea que participan en el proceso por lo menos tres
(3) das hbiles antes de su inicio, adjuntando el Plan de Auditoria.
En la elaboracin de los planes de auditora se deben tener en cuenta, el objetivo,
alcance, asignacin de recursos y tiempo de ejecucin de la auditora.
Los auditados son responsables de entregar la informacin requerida por los auditores
y de cumplir con el plan de auditoras.
La informacin y/o registros deben ser consultados por parte del auditor en los
sistemas de informacin con que cuenta la SFC o en el sitio de la auditora; las copias
de la misma en caso de requerirse, deben ser solicitadas por correo y su entrega se
realizar tambin por medio electrnico.
El equipo de auditora debe reunirse con la frecuencia que sea necesaria para revisar
los hallazgos de auditora, a intervalos adecuados durante la auditora.
Una vez finalizada la sesin con el auditado, el Auditor Lder cuenta con un da
hbil para preparar la descripcin y clasificacin preliminar de los hallazgos (E-PIPLA-053) y en el da hbil siguiente lo presenta al auditado para revisin y
aprobacin. El auditado tiene un da hbil para presentar al auditor las
observaciones sobre la clasificacin preliminar de los hallazgos, de lo contrario se
entender aprobado. El auditor tiene un da hbil para realizar los ajustes y
remitirlos al auditor lder.
Los hallazgos de la auditora interna pueden clasificarse en fortalezas, oportunidades
de mejora, no conformidades y observaciones.
Resolucin de diferencia de concepto respecto de la clasificacin de los hallazgos:
Entre el Auditor Lder y el Auditor Lder Principal: Se presenta a consideracin
de por lo menos otro auditor lder, quien emitir un concepto y quedar a
consideracin del Representante de la Direccin la decisin.
Entre el Auditor Lder y el auditado: Se presenta a consideracin del Auditor
Lder principal quien valora la evidencia recogida en la auditora y define cul es
la clasificacin del hallazgo.

Si despus de realizar todo intento de resolver las opiniones divergentes


relacionadas con la clasificacin del hallazgo, stas se mantienen, se dejar
registro de tal situacin en el informe de auditora respectivo.
Los auditores que dirimen la clasificacin de un hallazgo no podrn ser del
Grupo de Planeacin y Gestin.
Los informes de auditora deben estar soportados por evidencias competentes y
debidamente documentadas y referenciadas en los papeles de trabajo.
El informe de auditora, es elaborado por el Auditor Lder Principal y presentado al
lder del proceso de Planeacin y al Representante de la Direccin, quin lo presentar
al Cliente de la auditora.
El lder del proceso de Planeacin distribuye copia del Informe de la auditora a los
lderes de proceso va correo electrnico
El lder del proceso de Planeacin o el Representante de la Direccin, posteriormente,
expone el informe al Comit de Calidad, realizando simultneamente, en este Comit,
la Revisin por la Direccin del SGI.
Es responsabilidad de cada lder de proceso divulgar el informe de auditoria
respectivo.
4.3. Cierre de hallazgos de las auditorias
Despus de conocido el informe, el Lder de proceso contar con siete (7) das
calendario para implementar correcciones o acciones correctivas para subsanar la No
Conformidades y, acciones preventivas para atender las Observaciones.
Para definir el plan de accin, si lo considera necesario, utilice como borrador la
proforma interna E-PI-PLA-049 Plantilla Plan de Mejoramiento antes de ingresar la
informacin en el aplicativo.
Los planes de accin que se originen como resultado de las auditorias deben ser
oficializados en el SGI, por parte del Lder del Proceso o Facilitador, una vez se haya
registrado en el aplicativo la accin de mejoramiento (no conformidad, accin de
mejora, preventiva), de acuerdo con lo establecido en la E-GU-PLA-004 Gua de
Usuario Aplicativo del SGI.
Una vez haya sido oficializada la correccin o el plan de accin en el aplicativo del
SGI, el facilitador debe informar mediante correo electrnico dirigido al SGI.
El seguimiento de las actividades de correccin o del plan de accin debe ser
registrado en el aplicativo del SGI, por parte del responsable de cada actividad (ver EGU-PLA-004 Gua de Usuario Aplicativo del SGI).
Cuando se presente alguna situacin que impida la ejecucin del plan de accin, el
lder o facilitador debe registrar en el aplicativo del SGI, las razones por las cuales no se
puede continuar con la ejecucin del plan de accin y efectuar el cierre del mismo (Ver
E-GU-PLA-004 Gua de Usuario Aplicativo del SGI).
Cuando se requiera la reprogramacin y/o modificacin del plan de accin, el lder, o
facilitador debe registrar la solicitud a travs del aplicativo del SGI, opcin Reportes y
solicitudes al SGI con destinatario "Sistema de Gestin Integrado (Ver E-GUPLA-004 Gua de Usuario Aplicativo del SGI).

5. DESARROLLO

No.

Actividad

Responsable

Norma/Poltica

Elaboran el programa de auditora


con base en los elementos definidos
para ello en las condiciones
generales de este procedimiento.

Representante
de la
Direccin
y/o
Lder
proceso
de
Planeacin

E-PG-PLA-1 Auditoras
del
Sistema
de
Gestin
Integrado
Programa
de
Auditoras del Sistema
de Gestin Integrado

Presenta el Programa de Auditoras


para aprobacin del Comit de
Calidad.

Representante
de la
Direccin
y/o
Lder
proceso de Planeacin.

Presentacin para el
comit y/o Programa
de
Auditoras
del
Sistema de Gestin
Integrado

Designa Auditor Lder Principal.

Superintendente
Financiero

Selecciona
equipo
Auditor
(auditores lderes y auditores), con
base en el Programa de auditoras
del Sistema de Gestin Integrado.

Enva comunicacin designando a


los auditores e informado a los
auditores y a los jefes inmediatos,
que debern coordinar lo necesario
para permitir su participacin en la
realizacin de las auditoras.

Lder del Proceso de


Planeacin
y/o
Auditor Lder Principal.

E-PG-PLA-1 Auditoras
del
Sistema
de
Gestin
Integrado
Programa
de
Auditoras del Sistema
de Gestin Integrado

Superintendente
Financiero

Esta comunicacin se remite con


copia a la hoja de vida.
Lder del proceso de
Planeacin y Auditor
Lder Principal.

E-PI-PLA-54 Plan de
auditoria interna -SGI
Plan
de
auditora
interna- SGI

Lder del proceso de


Planeacin y/o Auditor
Lder Principal.

E-PI-PLA-39
Control
de
asistencia
Control de Asistencia

Elaboran plan de auditora.

Realiza
reunin
con
Internos designados.

Asigna tareas al equipo auditor.

Auditor lder Principal.

Recopila y revisa documentacin


pertinente al alcance de la auditora
para elaborar el plan de auditora
y/o papeles de trabajo.

Auditor
Equipo auditor

10

11

Auditores

lder

Remite listas de chequeo al Auditor


Lder Principal.

Equipo
Auditor lder

auditor

Informa al auditor lder ajustes si


aplica.

Auditor Lder Principal.

E-PI-PLA-54 Plan de
auditoria interna -SGI
Plan
de
auditora
interna - SGI
E-PI-PLA-57 Lista de
chequeo
auditoria
internaSGI
Lista
de
chequeo
auditoria interna
E-PI-PLA-57 Lista de
chequeo
auditoria

internaSGI
Lista
de
chequeo
auditoria interna

12

Enva comunicacin y el Plan de


Auditora al lder(es) de proceso(s)
objeto de la auditoria, informando
apertura de la auditora.

Lder de proceso
Planeacin.

de

A solicitud de los lderes de proceso


realiza los ajustes requeridos.

13

14

Realiza
reunin
de
apertura:
presentacin equipo auditor, expone
objetivo de la auditora, confirma
los canales de comunicacin y
realiza
aclaraciones
con
los
auditados.
Realiza la auditora, recolecta y
verifica la informacin solicitada e
identifica y registra evidencias de la
auditora.
Informa al auditado los hallazgos,
sin clasificarlos y solicita al auditado
la firma de la Lista de chequeo
respectiva.

15

Analiza con el equipo auditor los


resultados de la auditora para
precisar y clasificar hallazgos.
Registra hallazgos encontrados y
realiza clasificacin preliminar.

16

Remite por correo electrnico la


clasificacin
preliminar
de
los
hallazgos al auditado, para su
consideracin.

17

Revisa y de requerirse solicita


ajustes, dentro de los plazos
establecidos en las condiciones
generales de este procedimiento.

18

Revisa y, en caso de ser aceptados,


realiza ajustes a los hallazgos.

19

Presenta proyecto de Anexo del


Informe de Auditora al Auditor
Lder Principal.

E-PI-PLA-54 Plan de
auditoria interna -SGI
Plan
de
auditora
interna- SGI

Representante
de la
Direccin o Lder del
proceso de Planeacin,
lderes
de
proceso,
Auditor Lder Principal,
Auditores lderes

E-PI-PLA-39
Control
de
asistencia
Control de asistencia

Auditor
Equipo auditor

Lder

E-PI-PLA-57 Lista de
chequeo
auditoria
internaSGI
Lista
de
chequeo
auditoria interna

Auditor
Equipo auditor

Lder

E-PI-PLA-53 Hallazgos
de Auditora Interna
Hallazgos de Auditora
Interna- SGI

Auditor Lder.

E-PI-PLA-53 Hallazgos
de Auditora Interna
Hallazgos de auditora
Interna- SGI

Auditado.

E-PI-PLA-53 Hallazgos
de Auditora Interna
Hallazgos de Auditora
Interna- SGI

Auditor Lder.

E-PI-PLA-55 Informe
auditora
interna
Informe
auditoria
interna

Auditor lder.

E-PI-PLA-55 Informe
auditora
interna
Informe
y
anexo
auditoria interna

20

De requerirse solicita ajustes.

Auditor Lder Principal.

E-PI-PLA-55 Informe
auditora
interna
Informe
y
anexo
auditoria interna

21

Organiza

Auditor Lder.

E-PI-PLA-56

papeles

de

trabajo,

Evaluacin
de
AuditoresSGI
E-PI-PLA-55 Informe
auditora
interna
Evaluacin Auditores
Informe
y
anexo
auditoria
Papeles de trabajo.

elabora Anexo al informe final de


auditora y Evaluacin de Auditores
y presenta al Auditor Lder Principal.

22

Consolida informe de auditora y


organiza
el
anexo
por
proceso/sistema y por Delegatura o
Direccin Tcnica y lo presenta al
Lder del proceso de Planeacin.

Auditor Lder Principal.

23

Realiza distribucin del informe de


auditora respectivo a los lderes de
proceso.

Lder
Planeacin.

24

Presenta el informe de auditora en


el siguiente Comit de Calidad,
realizando
simultneamente
la
Revisin por la Direccin al SGI.

Representante
de la
Direccin/Lder
del
proceso de Planeacin.

E-PI-PLA-55 Informe
auditora
interna
Informe
y
anexo
auditoria interna

25

Evala los auditores lderes a cargo


y entrega proforma al Lder del
proceso de Planeacin.

Auditor Lder Principal.

E-PI-PLA-56
Evaluacin
de
AuditoresSGI
Evaluacin auditores
internos

26

Analiza las evaluaciones de los


auditores en lo relacionado con sus
competencias,
conocimientos
y
habilidades, con el propsito de
identificar los aspectos a fortalecer
en los mismos.

Lder del Proceso


Planeacin.

E-PI-PLA-56
Evaluacin
de
Auditores- SGI
Evaluacin auditores
internos

27

Enva copia de las evaluaciones de


los auditores a los respectivos jefes
inmediatos, para que se tenga en
cuenta
en
la
evaluacin
del
desempeo del funcionario.

E-PI-PLA-55 Informe
auditora
interna
Informe
y
anexo
auditoria interna

proceso

Lder del Proceso


Planeacin.

de

de

E-PI-PLA-56
Evaluacin
de
AuditoresSGI
Evaluacin auditores
internos

Se encontraron no conformidades?
Lder
del
Facilitador

proceso

29

Registra correccin y/o plan de


accin para atender hallazgos de la
auditora SGI e informa mediante
correo electrnico al SGI.

Lder
del
Facilitador

proceso

30

Realiza la correccin y/o desarrolla


actividades de plan de accin.

Lder del Proceso y/o


equipo de trabajo.

31

Convoca a Auditores Lderes para


cierre
de
hallazgos
y
enva
comunicacin anunciando el cierre
de hallazgos.

Lder del Proceso de


Planeacin y/o Auditor
Lder Principal.

32

Realiza

Auditor

28

Si: Contine en el paso 29.


No: Finaliza el procedimiento.

el

seguimiento

la

Lder

Aplicativo
SGI
Mdulo
Mejoramiento

de

E-PI-PLA-53 Hallazgos

auditora,
verificando
la
implementacin de correcciones y/o
el diseo y/o la implementacin de
los planes de accin; registra los
resultados obtenidos en la E-PIPLA-037 Hallazgos de auditora.
33

Presenta el seguimiento de la
auditora al lder de proceso
auditado y solicita su firma en la EPI-PLA-037 Hallazgos de Auditora.

34

Enva registros del seguimiento al


Auditor Lder Principal, quien los
hace llegar al lder del Proceso de
Planeacin.

35

FIN.

Equipo auditor

de Auditora Interna
Mdulo
de
Mejoramiento
Aplicativo
del
SGI
Hallazgos de Auditora
interna

Auditor Lder.

E-PI-PLA-53 Hallazgos
de Auditora Interna
Hallazgos de Auditora
interna

Auditor Lder.

E-PI-PLA-53 Hallazgos
de Auditora Interna
Hallazgos de Auditora
interna

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Versin

Fecha

Cambios

. Se ajusta la redaccin de la ltima condicin general e incluyendo en la


misma que se realiza la Revisin por la Direccin en el comit de Calidad
en el que se presenta el informe de la auditora interna.
13/Oct/2015
. Se cambia el orden del paso 22 por el paso 23 y se aclara su redaccin.
. En el paso 24 se incluye en el Comit de Calidad que se presenta el
informe de la auditora, la Revisin por la direccin.

Elabor

Revis

Aprob

Nombre: Adriana Suarez Agudelo


Juan David Gutierrez
Juan David Gutierrez
Nombre:
Nombre:
Franco
Franco
Profesional Universitario
Cargo:
2044-09
Profesional
Profesional
Cargo:
Cargo:
Especializado 2028-19
Especializado 2028-19
Fecha:
13/Oct/2015
Fecha:
13/Oct/2015
Fecha:
13/Oct/2015
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versin vigente
reposa en el aplicativo del SGI.