HWTCV CS-06 IngresoReservas en Sistema

CODIFICACION:
DEPARTAMENTO DE CENTRAL SERVICE HWTCV.CS.PROC-06

FECHA:
NOVIEMBRE 2016
INGRESO DE RESERVAS EN SISTEMA SAP 1 DE 12
OBJETIVO:
Mostrar paso a paso el porcedimiento para elaborar solicitudes de reservas de habitación
de clientes según cada segmento de mercado.
ALCANCE:
Facilitar a todo el personal involucrado la forma de realizar reservas en sistema con el
menor margen de error.
RESPONSABLES:
 El Gerente de Reservas es responsable de informar, capacitar y mantener al dia
dicho procedimeitno.
 Supervisor de Central Service; es responsable de velar por el cumplimiento de
dicho procedimiento.
 Ejecutivos Cajeros son responsables del cumplimiento de dicho procedimiento.
PROCEDIMIENTO
1. Ingresar al SAP con el ususario asignado:
2. Ejemplos de Codigos de clientes:

 Cliente Particular : Cód. 1000
 Cliente por CIA: Ej: PDVSA Cód. 2200144143
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: APROBADO POR:
Gerente de Reservas Gerentes de Central Director General Director de Operaciones

Service de Venezuela
Yuliana Michelangelli Yuliana Michelangelli – Raúl Cabré Oscar Fernández
Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
3. Procesar la reserva pulsando la opción F8 o “ENTER”
Opci
on
4. Se procede al ingreso de los datos del cliente:
F8
 Colocar fecha de llegada y salida
 Tipo de Habitación
 Cantidad de adultos Max (2)
 Regimen (BB o RO)
 BB: breakfast and Bed
 RO: Only Room

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
5. Colocar nombre de la persona contacto y las iniciales del Ejecutivo Cajero y

Recepcionista en caso de que la reserva haya sido procesada por RECEPCION.
Colocar el numero de contacto (celular preferiblemente).
6. En la opción del correo se coloca en caso de que la reserva haya sido procesada por
un Ejecutivo Cajero.
7. En el BONO: se utiliza para colocar el porcentaje de descuento otorgado a la tarifa

o tarifa negociada. En caso de que sea una reserva para paquetes se coloca el
nombre del PAQUETE ofrecido.
8.

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
8. Se ingresan los Datos del huésped: colocar el nombre. Datos en las observaciones: Si
esta garantizada (TDC) o habitación esta pagada.
9. Datos de Facturación: colocar el tipo de tarifa que corresponde:

 PART_MTF: Particulares
 CORP_MTF: Corporativas
 TOP_CORP: Top Acount
 SOCIAL_ MTF: Social
 WEB_MTF: Web
 RO_MTF: sin desayuno

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
Colocar datos de TDC

cuando se garantizan las
reservas
10. Una vez completado todos los datos, se presiona la Opción de grabar en el Disket
11. Una vez grabada la reserva se dará un numero de LOCALIZADOR se debe

comprobar que el PRECIO de la habitación este cargado.

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
12. En caso de que la reserva solicitada sea manejada con un (%) de descuento se debe
aplicar de la siguiente manera.
la
Desplegar
viñeta
13. Colocar el (%) de descuento el cual fue otorgado de la siguiente manera:
14. Una vez finalizada la reserva se debe realizar la confirmación de la siguiente

manera:
 Fecha de llegada y de salida
 Tipo de Habitación
 Localizador
 Enviar confirmacion por correo
Nota: en caso de ser solicitada por atención telefónica

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
RESERVAS DE PAQUETES ESPECIALES :

1. Se realiza el mismo procedimientos que las reservas particulares (ver imagen )
2. En el BONO debe colocarse el nombre del paquete reservado, se deberá realizar un

cargo con el Costo del paquete (ver siguiente imagen).
3. En la pestaña de FOLIO se debe tildar, Se despliega la ficha de folios de reservas creadas
se debe tildar la opción tratar (ver imagen)

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
1. en concepto usar el ítem OTHO en concepto luego colocar el PRECIO del PQT
Colocar (ver imagen), Una vez finalizado se deberá tildar la opción INSERTA LINEA
dar CLICK verificar que el monto haya sido cargado. (ver imagen siguiente)
Procedimiento de INSERTAR LINEA y una vez que el PRECIO se refleje luego pulsar la tecla
GUARDAR.

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
Se debe verificar en el FOLIO de reserva que el cargo se encuentro cargado junto con la
TARIFA y el costo del PAQUETE Cargue igual en el SISTEMA
Nota: esto incluye todos los PAQUETES ofrecidos Por los AGENTES y WEB

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
RESERVAS DE CLIENTES CORPORTIVOS:

1. se deberá chequear que el cliente mantenga con el Hotel una LINEA DE CREDITO
dentro del sistema cotejando la información con el listado de acuerdo a la
siguiente opción:

Yuraima Méndez
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NOVIEMBRE 2016
Todo el procedimiento de reservas debe ser verificado una vez finalizada la reserva en el
SISTEMA, Se le deberá confirmar al cliente fecha de llegada y salida, tipo de habitación,
tarifa vendida y localizador una vez que la misma se encuentre garantizada.

Yuraima Méndez

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3. Procesar la reserva pulsando la opción F8 o “ENTER”

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5. Colocar nombre de la persona contacto y las iniciales del Ejecutivo Cajero y

7. En el BONO: se utiliza para colocar el porcentaje de descuento otorgado a la tarifa

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9. Datos de Facturación: colocar el tipo de tarifa que corresponde:

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Colocar datos de TDC

11. Una vez grabada la reserva se dará un numero de LOCALIZADOR se debe

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13. Colocar el (%) de descuento el cual fue otorgado de la siguiente manera:

14. Una vez finalizada la reserva se debe realizar la confirmación de la siguiente

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RESERVAS DE PAQUETES ESPECIALES :

2. En el BONO debe colocarse el nombre del paquete reservado, se deberá realizar un

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