Manual de Procedimientos (Logistica y Transportes)

PROCEDIMIENTO Código: FD.
MP-01
Elaborado: Asistente de Logística

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL
PUESTO DE ASISTENTE DE Área: Logística y transportes
LOGÍSTICA Y TRANSPORTES Versión: 001
FECHA DE EMISIÓN: 07/11/22 Aprobado: Gerencia General
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL

PUESTO DE ASISTENTE DE LOGÍSTICA
Y TRANSPORTES
Elaborado por: Revisado 1 por: Revisado 2 por: Aprobado por:

Urcia Reyes Johm N.
Fecha de Elaboración: Fecha de Elaboración: Fecha de Elaboración: Fecha de Elaboración:
MOCHE - TRUJILLO – LA LIBERTAD

PROCEDIMIENTO Código: FD.MP-01
Versión: 001
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL PUESTO DE Vigente: Noviembre 2022
ASISTENTE DE LOGÍSTICA Y TRANSPORTES Página 1 de 24
1. INTRODUCCIÓN
El puesto de Asistente de Logística y transportes abarca labores en las diferentes etapas de
la cadena de suministro, así como en la gestión para la oportuna devolución de los gastos
de transportistas y usuarios que generan compras.
2. OBJETIVOS
+
2.1. Objetivo General

- Especificar el perfil y todas las funciones del cargo de Asistente de Logística y
transportes en la empresa Forestales Daxsa S.A.C. con el presente procedimiento.
2.2. Objetivos Específicos

- Mostrar paso a paso las actividades del área.
- Realizar gráficos y diagramas de proceso o flujo.
- Especificar con ilustraciones los procesos a realizar en el sistema.
3. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
3.1. REPORTES DIARIOS

 De forma diaria entre 6:45 am y 7:00 am se establece comunicación con el Sr.
Samuel Alfaro Cerna, Gerente Comercial, para informar respecto a los
pendientes del día y si existe alguna nueva solicitud de su parte, en caso de que
no exista respuesta telefónica se deja por medio escrito los pendientes por
WhatsApp.
 De forma diaria entre 4:30 pm y las 6:00 pm se establece comunicación con el

Sr. Samuel Alfaro Cerna, Gerente Comercial, para informar respecto a las tareas
del día y si existe alguna observación, incidencia ocurrida, o por lo contrario
todo está conforme y listo para cerrar el día. Adicionalmente se realiza el
llenado del “FORMATO DE REPORTE DE ACTIVIDADES PENDIENTES”
para plasmar las actividades para el próximo día y se le debe enviar en imagen
por WhatsApp.
Fecha: 5/11/22
ITEM PENDIENTES
1 Llevar Taladro inhalambrico a SERVITEC en Guzman Barron 364A

Comprar codos, T y accesorios de PVC para implementación de
2
Grifo en la parte posterior de la impregnadora.
Solicitar aprobación para el cambio de llantas del Montacargas y
3
su Vulcanizado
4 Culminar reporte de Gastos sin sustento pendientes
5 Actualizar mi base de datos de requerimientos pendientes
Organizar, verificar e imprimir liquidaciones de gasto enviadas
6
por Manuel
Sacar copias de las liquidaciones de gasto culminadas y
7
almacenar en su respectivo archivador
Seguimiento a requerimientos en general y realizar compras
8 rápidas o de emergencia en diferentes establecimientos entre
Moche y Trujillo.
Generar las órdenes de compra y de servicios que se requieran
9
ante un nuevo requerimiento.
10
11
12
 De forma diaria se reporta en el Grupo de WhatsApp de nombre

“PROGRAMACIÒN DE CARGAS” la ubicación y condición actual de los
Versión: 001
transportistas y sus unidades, esta se realiza en base al siguiente esquema de

ejemplo:
FECHA: 05/11/22 - SABADO
BUENOS DIAS CON TODOS

• T2H-949 (SR. MARSEL CUSQUISIBAN) - Entrando a Trujillo.
• TAU-802 (SR. FRANCISCO SANCHEZ) - En Beta Olmos.
• TAF-884 (SR. JULIO GALLARDO) - Ingresando a Lucllapuquio.
• TCB-808 (SR. PAUL CHAVEZ) - En almacén Limoncarro.
Tanto el día como la ubicación van cambiando según los conductores se

reporten en el grupo de WhatsApp llamado “INCIDENCIAS -
TRANSPORTE”, este reporte se envía entre 7:30 am y 8:30 am máximo todos
los días.
Dado el caso algún conductor por falta de cobertura o por otros motivos no
pueda establecer comunicación y no se pueda reportar ni con llamada, me apoyo
de las herramientas de GPS brindadas por Hunter Monitor o por Volvo GPS, de
las cuales podemos obtener la información más cercana del vehículo, posición y
hora de conexión, pudiendo reportar las coordenadas, la hora y el lugar más
cercano al punto, a continuación, se presenta un ejemplo.
Es importante recalcar que por el grupo de “INCIDENCIAS – TRANSPORTE”

se indica a los conductores no olvidar reportarse de forma obligatoria todos los
días antes de iniciar labores.
 De forma diaria se debe verificar en la página de la Sutran si alguna de las

unidades de la empresa ha obtenido alguna infracción, se debe ingresar placa
por placa, así como el código de verificación para obtener el resultado, se
muestra un ejemplo a continuación.
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http://www.sutran.gob.pe/consultas/record-de-infracciones/record-de-
infracciones/
Así también se verifica la casilla electrónica del MTC de la empresa si existe
alguna notificación nueva, se selecciona “PERSONA JURIDICA” y se ingresan
los datos correspondientes, se inicia sesión y se verifica si existe algún mensaje
nuevo a la fecha.
https://casilla.mtc.gob.pe/app/loginCasilla.html#!/
En caso de existir infracción o alguna notificación nueva en la casilla
electrónica, se informa al área de “Administración” y se cambia el mensaje
diario enviado por el grupo de WhatsApp “PROGRAMACIÒN DE CARGAS”
por lo que corresponda, este se envía entre 7:30 y 9:00 máximo. El ejemplo se
presenta a continuación.
FECHA: 5/11/2022 – SÁBADO

▪︎CASILLA ELECTRÓNICA: NO HAY NINGÚN MENSAJE NUEVO A LA FECHA
▪︎INFRACCIONES:
T2H-949 (SR. MARCEL CUSQUISIBAN) - NO TIENE INFRACCIONES
TAU-802 (SR. FRANCISCO SANCHEZ) - NO TIENE INFRACCIONES
TAF-884 (SR. JULIO GALLARDO) - NO TIENE INFRACCIONES
TCB-808 (SR. PAUL CHAVEZ) - NO TIENE INFRACCIONES
AMU-924 (SR. YORDANI VALERA) - NO TIENE INFRACCIONES
BEN-824 (SR. ADRIANO VALDEZ) - SIN INFRACCIONES NUEVAS A LA FECHA
T4U848 (SR. ALEJANDRO CARRANZA) - SIN INFRACCIONES NUEVAS A LA FECHA
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 De forma diaria debo solicitar por el grupo de WhatsApp “INCIDENCIAS –

TRANSPORTE” entre 7:45 am y 9:00 am los requerimientos o necesidades que
cualquiera de los conductores requiera para sus unidades y para el buen
desempeño de sus funciones. Adicionalmente se solicita que sean específicos en
sus pedidos, con datos técnicos y para cuando se requiere en caso de ser de
Urgencia.
 De forma diaria se debe verificar las unidades presentes en las instalaciones, así
como asegurar que estén en óptimas condiciones para su correcto
funcionamiento, haciendo firmar al encargado del área de Producción donde
deje en constancia la Operatividad de las unidades o por lo contrario si requiere
algún tipo de Mantenimiento preventivo o correctivo.
 De forma diaria se debe inspeccionar las áreas de trabajo entre 4:45 pm y 5:05
pm, verificando que todo esté debidamente ordenado y limpio, caso contrario
tomar fotografías y subirlas al Grupo de WhatsApp “MANTENIMIENTO –
TRANSPORTE” y negar la salida de los trabajadores hasta dejar sus áreas
correctamente.
3.2. REGISTRO DE REQUERIMIENTOS, COMPRAS DE URGENCIA Y

APROBACIONES
De forma diaria, tanto en las instalaciones de Moche como por WhatsApp, el

personal realiza diferentes requerimientos en su día a día, en ocasiones con el debido
tiempo, pero en su mayoría son de última hora.
En el caso de recibir requerimientos de un personal que se encuentra en las mismas

instalaciones se le hace llenar el “Formato de Requerimiento” que se detallara en el
ANEXO 1, este debe indicar todos los datos requeridos en el formato y describir lo
mejor posible el producto, con código en caso de tenerlo y marca recomendada, así
como el Proveedor de ser posible.
En el caso de personal que no se encuentra en las instalaciones, los requerimientos se

hacen por los Grupos de WhatsApp, el grupo de “MANTENIMIENTO –
TRANSPORTE” para requerimiento relacionados al mantenimiento en General y en
“INCIDENCIAS – TRANSPORTE” para cualquier requerimiento de los
conductores para el buen desempeño de sus funciones.
Versión: 001
Posteriormente me encargo de registrarlo en una base de datos para darle número de

serie de requerimiento y posterior seguimiento, indicando si está pendiente de
cotización, cotizado y por aprobar, aprobado y por pago, cancelado y por recoger, o
recogido y atendido.
Al momento de registrar el requerimiento, hago las consultas de ser necesario con el

Señor Samuel Alfaro y el Señor Yordani Valera para mayor información y cualquier
observación al respecto, posteriormente me recomiendan algún proveedor con el cual
posteriormente hago contacto para que me prepare una cotización.
Dicha cotización una vez se me remite, se le toma captura de forma adecuada y se

reenvía por el grupo de WhatsApp “APROBACIONES – LOGISTICA”, en la cual
se notifica al Señor Samuel Alfaro para pueda proceder con su “Aprobado”, salvo
casos en los que los requerimientos guarden relación con útiles y/o herramientas de
oficina, limpieza o aseo, las aprobaciones se coordinan con la Señora Diana Araujo,
quien también aprueba los requerimientos en el caso al Señor Samuel Alfaro no se le
pueda contactar y el requerimiento sea urgente.
En el caso ninguno de los dos Gerentes responda pasado los 20 minutos y el pedido
sea urgente, la Señora Emilia López, administradora de la empresa es quien tiene
facultad para dar aprobación si así lo cree ella conveniente.
Al momento de enviar la captura de la cotización, se redacta un párrafo en el que se

especifique para que máquina, equipo u proceso se utilizara la compra y el costo
total incluido IGV.
En los casos en los que sea imposible el cotizar y se tenga que salir a buscar en
tiendas y establecimientos, las cotizaciones del momento se comunican por llamada
o envían al Chat directo de la persona que aprobara el requerimiento, se notifica la
salida de las instalaciones por el grupo de WhatsApp “MANTENIMIENTO –
TRANSPORTE”, indicando motivo y dejando en evidencia mi hora de salida.
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Para efectos de los requerimientos en General es el Señor Samuel Alfaro con quien
se realiza la coordinación, se le consulta si está de acuerdo con el precio y el da su
aprobación, posteriormente también se publica la compra por el Grupo
“MANTENIMIENTO – TRANSPORTE” donde usualmente posteara su Aprobado
en caso de ser compras grandes, siempre indicando en que maquina u proceso se
utilizara la compra, o si es para stock o quien está solicitando dicha compra, por
último el costo; se muestra un ejemplo a continuación.
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3.3. ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIO

Una vez aprobada una cotización por el grupo de WhatsApp “APROBACIONES –
LOGISTICA”, tengo autorización para generar su orden de Compra, la cual se crea
en el Sistema SPRINTER, accediendo al Módulo de “Gestión de Compras”, y luego
en “Órdenes de compra”.
Posteriormente en el formulario de registro que me aparece le doy en añadir Nuevo

registro para continuar con la Orden de compra nueva.
Una vez añadido el nuevo registro procedo a llenar todos los datos necesarios, es
importante recalcar que para las compras de Logística se utiliza la Serie “00002”,
unidad Negocio y punto de Emisión “01”.
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Ingreso el RUC del proveedor asegurándome que este bien digitado y

automáticamente me aparece la Razón Social, en caso de no estar registrado se
registra el nuevo proveedor en el módulo “Maestros”, “Catalogo de Terceros”.
Una vez seleccionado, nos abre un formulario de registro al cual igualmente le

daremos en añadir nuevo registro, seguidamente ingreso el RUC y automáticamente
me llenara los demás datos, selecciono que es un Proveedor y posteriormente se le da
en Guardar.
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Una ves registrado el proveedor, regreso a la orden de compra y lo digito en Código

y Razón Social, si el producto a comprar se tratase de un activo, en la lista
desplegable de Tipo lo selecciono.
Se especifica según acuerdo con el Proveedor si el pago es al contado, con crédito o

50/50, según corresponda.
Adicionalmente se especifica la moneda (01 para soles y 02 para dólares) y se dan

las observaciones del caso, especificando para que máquina, vehículo o proceso se
realiza la compra.
Posteriormente doy clic en el botón + para añadir una nueva fila en la cual me
solicitaran el código del producto con su descripción, la unidad de medida, cantidad
a comprar, costo unitario y porcentaje de descuento.
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Una vez añadida la nueva fila, se hace clic en el espacio del código y se presiona F2
para que me aparezca el cuadro de búsqueda, en los espacios superiores se digita o
bien el código en el primer recuadro o el nombre en el segundo, se da ENTER y
realiza la búsqueda.
En este caso no se encuentra el material a comprar, por lo que se debe añadir un

nuevo producto, esto lo realizo en el modulo “Maestros”, sección “Catálogo de
productos”.
Se añade un nuevo registro, lo más relevante siempre es identificar bien a que

familia pertenece, en este caso es un Material, con F2 buscamos su familia y
posteriormente registramos el nombre, en el código Sunat se busca una cuenta
relacionada al producto.
En caso de tener Servicios, se selecciona la opción, de lo contrario se deja en
Existencia y en Mercadería/Mat. Prima, se le da la unidad de medida y se marca la
casilla se compra para que nos aparezca el producto en el cuadro de búsqueda, para
finalizar se da en guardar.
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Una vez guardado el producto regresamos a la Orden de compra y ya podemos

identificar el producto, puedo seguir añadiendo más productos según mi pedido y
cotización. Los precios al ser añadidos deben ingresarse sin IGV, de lo contrario se
debe marcar la opción “Los precios incluyen IGV”, labor no recomendable por
motivo de observaciones posteriores en el área contabilidad al no cuadrar los montos
por centavos de diferencia.
Una vez culminado me cercioro que en la sección de importes la cantidad total final
sea igual al monto a cancelar según la cotización, revisado ello guardo la orden de
compra y la exporto en PDF para imprimirla o enviarla al proveedor en caso de ser
compra a crédito.
Para las ordenes de servicio el proceso es muy similar, con la diferencia que debo
especificar el servicio en observaciones, no es necesario añadir más servicios en el
“Catalogo de productos”, simplemente especificar si es un servicio Técnico,
electricista, de transporte, etc., e indicar motivo con su código de máquina, vehículo
o especificando el proceso o proyecto al cual será usado.
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Si se conoce el centro de costos, se agrega, en este ejemplo seria el F1D-024.

Una vez guardada y exportadas las ordenes de compra o de servicios, estas se
imprimen junto a su cotización y a la aprobación hecha en el grupo de WhatsApp
“APROBACIONES – LOGÍSTICA”.
Los documentos se suben al área de Administración con la Señora Emilia López,

quien dará revisión y aprueba la orden, en los casos de ordenes de servicio con un
monto superior a los 350 soles siempre se consulta antes con contabilidad si tiene
detracción o no y cuanto es lo que se debe pagar de ello, y con esa información
posteriormente la Administradora da su V°B° y pasa la orden a Tesorería, quien
realiza los pagos.
Se hace la consulta constantemente al área de Tesorería sobre si ya se efectuó el

pago, una vez me envié el comprobante de pago se le reenvía al proveedor para
confirmar la compra y se solicita se facture lo más pronto posible.
Una vez el proveedor me envié la factura, esta se remite al área de tesorería,

cerrando el ciclo de compra.
3.4. REGISTRO DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACÉN

Posterior al recibir una compra, el área de contabilidad por parte de Tesorería recibe
las Facturas para proceder a realizar las conciliaciones, posteriormente registran lo
comprado como ingreso de almacén, anexando la orden de compra.
Una vez el área contable ingrese la compra, yo debo dar salida de ser el caso para
que no se altere el inventario, utilizando el módulo de “Almacenes”, en la sección
“Movimiento de Salida de almacén”, se da clic en agregar registro para proceder a
registrar la salida.
Versión: 001
Una vez disponible el registro, debo llenar los datos indicados y posteriormente
dándole clic en el +, agregar los elementos tal cual se hace en la orden de compra,
asegurándome que los costos unitarios y unidades de medidas sean los mismos con
los que se realizó la orden de compra previa.
Posteriormente se guarda y de ser el caso se imprime para que quede la constancia de

entrega, en los casos en los que las compras las haya realizado directamente mi
persona, el ingreso a almacén los realizo yo mismo, debiendo utilizar el mismo
módulo, pero la sección “Movimiento de Ingreso de almacén”.
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Se añade el nuevo registro y se procede con los datos requeridos en los cuadros de
dialogo, terminado ello se le da clic en el botón + y se procede con la búsqueda de la
Orden de compra.
Se busca la orden de compra y automáticamente las filas serán llenadas con los
productos señalados, en el caso de las compras directas usualmente no tienen
órdenes por lo cual se requiere añadir una a una o en el mejor de los casos crear una
orden de compra propia.
Versión: 001
En algunos de los casos se requerirá realizar transferencia entre almacenes de

diferentes activos, máquinas, motores, etc. Por lo cual se muestra también que existe
en el mismo modulo la sección “Movimiento de Transferencia para Almacenes”, en
los cuales se me permite dar salida de mi almacén general e ingreso a cualquiera de
los otros almacenes de la empresa Forestales Daxsa S.A.C. según sea el caso.
Como herramienta de control, en el mismo módulo tengo el “Reporte de Stocks de

almacén”, en el cual se me permite visualizar el stock virtual y poder comparar
mensualmente con mi inventario físico para realizar ajustes y regularizar cualquier
disconformidad en el sistema.
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3.5. ORDEN Y LIMPIEZA DEL ALMACÉN
De forma diaria, se realizan despachos de herramientas, materiales, búsqueda y

entrega de repuestos, etc. Debido a esto el almacén requiere constantemente se
barrido desde sus filas posteriores hasta la puerta, igualmente las veredas de la parte
exterior requieren ser barridas con mayor frecuencia, el tapete sacudido y las puertas
y ventanas una limpieza con trapo. Realizar un barrido de todo el almacén toma unos
20 a 25 minutos.
Cada andamio permite tener una clasificación por espacios según el código asignado,
por ello cada repuesto y/o material se identifica y separa por grupos para poder
identificarlo rápidamente cuando estos se requieran.
Es un trabajo pendiente poder identificar cada elemento del almacén y asignarle el

código de ubicación en el sistema.
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3.6. COMPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA CONTABILIDAD
Tanto al recoger paqueterías como recibir productos enviados a nuestras

instalaciones, se reciben Guías de remisión y facturas constantemente que no
necesariamente tienen Orden de compra o de servicio, por lo que debo estar al
pendiente de ello y organizarlas con el siguiente orden:
1. Factura
2. Orden de compra o servicio
3. Guía de remisión remitente y/o transportista
4. Cotización
5. Aprobación por medio escrito en los grupos de WhatsApp o firmada
directamente en las cotizaciones
6. Fotografías del producto recibido en las instalaciones.
Toda esta documentación ya organizada debe ser subida al área de contabilidad lo

antes posible para los trámites correspondientes.
3.7. LIQUIDACIONES DE GASTO DE CONDUCTORES Y USUARIOS
Para liquidar los gastos de los trabajadores que se me designe realizar una
liquidación, se debe entender que existen dos medios por los cuales hacerlo, uno es
por los gastos con sustento, los cuales incluyen todo tipo de documentación contable
como facturas, boletas, tickets, etc., en los que especifique el RUC y razón social del
remitente y el RUC y razón social de nuestra empresa, así como un número y serie
de comprobante y su fecha de emisión. El otro medio son los gastos sin sustento,
aquellos que por motivos de fuerza mayor se realizaron con proveedores informales
que no emiten ningún tipo de documentación contable.
A) Gastos con sustento

Los gastos con sustento que a la fecha el área ha realizado y realiza son de los
siguientes en mención:
- Gallardo Marin Julio Edilberto - Conductor
- Cusquisiban Mirando Segundo Marsel - Conductor
- Sanchez Trujillo Francisco - Conductor
- Chavez Avalos Micky Paul - Conducto
- Valdez Vasquez Adriano Adrienzen - Conductor
- Carranza Alayo Alejandro – Conductor
- Alfaro Cerna Samuel – Gerente Comercial
- Urcia Reyes Johm Nicols – Asistente de Logística y transporte
- Valera Leon Yordani – Jefe de Proyectos
A esta lista se añadirán más usuarios según de la indicación el Jefe inmediato el

señor Samuel Alfaro.
Las liquidaciones llegan a mi control de dos formas, por fotografías o en físico,

lo que se hace es registrarlas en el sistema Sprinter con el módulo “Gestión de
compras”, apartado “Transacciones”, sección “Liquidación de gastos”.
Usualmente los conductores llenas sus gastos en un reporte de gastos (ANEXO

02) del cual hacen la sumatoria general de su gasto por cada viaje realizado (Con
y sin sustento), estos reportes para viajes al norte de Trujillo llegan a manos
inicialmente del encargado de Almacén Limoncarro, quien cuando dispone de
Versión: 001
tiempo sube los reportes al sistema y posteriormente me envía las fotografías con
el número de asiento, o simplemente me envía las fotografías para yo hacer el
ingreso, todo depende y varia de las condiciones y movimiento laboral del
almacén en Limoncarro.
Los conductores que realizan viajes al Sur de Trujillo me hacen entrega directa
del reporte a mi persona para poder gestionarlo lo más pronto posible su
reembolso de lo gastado.
Para los casos de los demás usuarios, los gastos son usualmente relacionados con
compras de urgencia o de necesidad inmediata y de bajo costo donde el
trabajador pone dinero de su bolsillo o de su caja chica en caso de tenerla y
posteriormente debe reponerse dicho monto, cada comprobante debe tener su
reporte en el grupo de WhatsApp “MANTENIMIENTO – TRANSPORTES”, y
en caso de montos grandes la debida aprobación del señor Samuel Alfaro.
Para ingresar cada comprobante inicialmente se verifica que estos estén con los
datos correctos de la empresa, RUC, razón social y dirección, así también en
caso de las boletas verificar no existan borrones, faltas ortográficas o datos
incompletos.
Una vez verificado cada comprobante, en los casos de que en alguno de ellos la
tinta sea de aquellas que con el pasar de los días se borran, se deberá sacar una
fotocopia y pegar la original al costado, en el caso de comprobantes pequeños
como boletas se pegan en hojas A4 para mayor orden.
Para el caso de las fotos, se debe descargar cada una de ellas, ingresar en un
archivo Word, recortar y mejorar la nitidez, para que al momento de imprimir
sea clara la lectura de los datos de cada una de ellas.
Para el registro en el sistema, una vez hallamos seleccionado la sección

“Liquidación de gastos”.se abre el cuadro de dialogo y se debe dar clic en nuevo
registro.
Versión: 001
Una vez habilitado el registro se inicia el llenado de los datos requeridos, en el

apartado código se ingresa el número de DNI del usuario a liquidar, en el
apartado Serie se coloca el año seguido del número del mes (por ejemplo
“202211”), luego se le da enter y automáticamente aparece el número de
Liquidación de gasto que le corresponda, se coloca la fecha actual de registro
que debe ser más reciente que cualquiera de las fechas de emisión de los
comprobantes.
En el apartado Glosa, en el caso de conductores se coloca, por ejemplo:

“REPORTE DE GASTOS DE VIAJE T2H-949 N°128”, la placa según la
unidad la cual está operando el conductor y el número final varía según el
reporte del vehículo operado y según van aumentando los reportes, es un número
de serie consecutivo.
En el apartado Glosa, en el caso de otros usuarios, se coloca, por ejemplo:

“REPORTE DE GASTOS DEL MES DE NOVIEMBRE N°01”, el número
según la cantidad de reportes ya realizada.
Se especifica si el gasto es en soles o dólares, cuando sean de diferente moneda,

se debe hacer un reporte para cada uno, separado del otro.
Una vez llenados todos los datos principales, se añade una fila para dar inicio
con el registro de comprobantes, dándole clic al botón +, ingresamos el RUC
indicado en el comprobante, seguidamente seleccionamos el tipo de documento
como se muestra en la imagen.
Versión: 001
Una vez seleccionado el tipo de documento, procedo prudentemente a colocar el

número y serie del documento, seguido de la fecha de emisión.
Posteriormente ingreso el número de cuenta a la que pertenece el comprobante,

según me indicaron las cuentas con el número 93 son para conductores, la 95
para gerencia y la 92 para compras en general relacionadas a mantenimiento y
logística, debiendo evitar usar las cuentas que en su tercer digito lleven el
número 1.
Pulsando F2 nos aparece el cuadro de dialogo que se presenta a continuación, en
él se da búsqueda de las cuentas correspondientes.
Posterior al número de cuenta, se selecciona el centro del costo, pulsando F2, en

los reportes de conductores se utilizan las placas, en el caso de reportes de
combustible, lavado, repuestos para mantenimiento y todo gasto relacionado a la
maquina o vehículo, el centro de costo es su placa. Para gastos de
representación, hospedaje, alimentación del Gerencia, se utiliza la cuenta del
nombre de su área. Para los demás casos el centro de costos es del área de
Logística.
Versión: 001
Posteriormente se selecciona el tipo de moneda, dólares o soles según

corresponda. Al pasar a la glosa, se procura especificar en qué se está utilizando
dicha compra, es necesario borrar el nombre que sale automáticamente y
especificar, normalmente se usa el nombre del centro de costo.
Seleccionamos el tipo de bien, que son usualmente el número 5. “Otros gastos”.
Seleccionamos luego el tipo de adquisición, usualmente es el número 1.

“Destino gravado”, pero en el caso de boletas se usa el número 4. “No
Gravadas”.
Versión: 001
Posteriormente se digita el valor de la compra sin IGV, siendo observador en que

el monto total sea el mismo con decimales incluidos al del comprobante de pago,
Visto esto se da en “Aceptar” y como resultado me brinda un número de asiento,

este se debe anotar en el comprobante de pago colocando por ejemplo “N° 050 –
11”, el número final refiere al número del mes actual, posteriormente se repite el
proceso añadiendo más y más comprobantes.
Al finalizar el ingreso de todo se verifica en la parte superior, el total de totales

cuadre con la suma de los montos ingresados, posteriormente se guarda la
liquidación y se exporta en PDF para imprimir.
Una vez impresa la Liquidación, esta con toda su documentación debidamente

visada con los asientos y firmada por mi persona, se adjunta el reporte de gastos
(Se toma una fotografía del reporte de gastos para trabajar los gastos sin sustento
posteriormente junto a los kilometrajes y combustibles) y es entregada al área de
contabilidad en los horarios de 10:00 am a 11:00 am y por la tarde de 2:00 pm a
3:00 pm.
En el caso de errores u observaciones identificadas por el área contable la

Liquidación es rechazada u modificado por la misma área dependiendo la
severidad de los errores, usualmente no se han rechazado Liquidaciones a la
fecha.
Una vez aprobada y firmada por el área de contabilidad, pasa al área de

administración a ser revisada, aprobada y firmada por la Administradora, quien
verifica las aprobaciones y valides de los gastos. Posteriormente pasa al área de
Tesorería para proceder con la devolución del efectivo a cada usuario, se
especifica el proceso en el ANEXO 03.
Culminado el pago, el área de tesorería coloca su sello y pasa al área de

contabilidad para que realice la conciliación respectiva, posteriormente me
envían las liquidaciones para yo sacarles copia a la hoja original con los sellos y
dejarle solo a contabilidad dicha copia con todas las facturas originales.
Versión: 001
En el caso de las Facturas enviadas por foto, se regulariza el pegado y cambio

por las originales una vez llegan a mis manos.
Versión: 001
B) Gastos sin sustento

Culminado los gastos con sustento, habiendo capturado una foto del reporte de
gastos de viaje en el caso de conductores, se procede a llenar el cuadro de gastos
sin sustento de cada gasto realizado y reportado, verificando la evidencia del
gasto o reporte de estos en el grupo de WhatsApp “INCIDENCIAS –
TRANSPORTE” para conductores, o el Grupo de WhatsApp
“MANTENIMIENTO – TRANSPORTE” para demás trabajadores que realicen
gastos sin sustento autorizados.
Para el caso de conductores, se coloca el nombre del trabajador seguido de un

guion y la placa de la unidad que opera, en dirección Trujillo, en motivo la ruta
que realizo seguidamente del nombre de la liquidación de gasto, a continuación,
un ejemplo.
SEÑOR SANCHEZ TRUJILLO FRANCISCO -TAU802

DIRECCION TRUJILLO
MOTIVO LIMONCARRO - OLMOS - LIMONCARRO 202211-00000008
LIQ. GASTO N°: LG 202211-02
GASTOS SIN SUSTENTO
NRO
ITEM FECHA DESCRIPCIÓN DETALLE IMPORTE
PROFORMA
1 30/10/2022 COLOCACIÓN DE PERNO CENTRAL MANTENIMIENTO CORRECTIVO S/ 80.00
2 1/11/2022 BALANZA CRUCE SOBREPESO S/ 50.00
3 1/11/2022 BALANZA PACANGUILLA SOBREPESO S/ 100.00
TOTAL S/ 230.00
TOTAL A PAGAR S/ 230.00
URCIA REYES JOHM NICOLS SAMUEL ALFARO CERNA

LOGISTICA GERENTE COMERCIAL
Del lado derecho del reporte, suelo colocar de manera similar a la liquidación
con sustento del Sistema Sprinter una serie numerativa con el periodo año-mes,
de la cual tengo un control en un cuadro Excel.
PLACA NRO REPORTE TOTAL GASTO TOTAL GASTO NO
ITEM NOMBRE DEL CONDUCTOR FECHA INICIO FECHA FIN RUTA NRO DOC GS NRO DOC GNS
VEHÍCULO DE GASTO SUSTENTABLE SUSTENTABLE
GALLARDO MARIN JULIO LIMONCARRO - CAJAMARCA -

1 13/08/2022 16/08/2022 TAF884 N° 158 S/ 112.00 202209-00000018 S/ 105.00 202208-00000005
EDILBERTO CHETILLA
GALLARDO MARIN JULIO CIUDAD DE DIOS -
2 16/08/2022 20/08/2022 TAF884 N° 159 S/ 46.00 202209-00000019 S/ 225.00 202208-00000006
EDILBERTO CAJAMARCA - CHETILLA -
CUSQUISIBAN MIRANDA
3 20/08/2022 23/08/2022 T2H949 LIMONCARRO - CAJAMARCA N° 103 S/ 76.00 202209-00000015 S/ 65.00 202208-00000001
SEGUNDO MARSEL
GALLARDO MARIN JULIO TRUJILLO - CAJAMARCA -
4 20/08/2022 23/08/2022 TAF884 N° 160 S/ 320.10 202209-00000020 S/ 145.00 202208-00000007
EDILBERTO LIMONCARRO
SANCHEZ TRUJILLO LIMONCARRO - CAJAMARCA -
5 21/08/2022 23/08/2022 TAU802 N° 125 S/ 153.00 202209-00000040 S/ 95.00 202208-00000015
FRANCISCO LIMONCARRO
CUSQUISIBAN MIRANDA CRUCE - TRUJILLO -
6 23/08/2022 27/08/2022 T2H949 N° 104 S/ 223.20 202208-00000016 S/ 100.00 202208-00000002
SEGUNDO MARSEL CAJAMARCA
7 23/08/2022 25/08/2022 TAF884 N° 161 S/ 107.00 202209-00000021 S/ 85.00 202208-00000008
EDILBERTO TANTACHUAL
CHAVEZ AVALOS MICKY TRUJILLO - CAJAMARCA -
8 23/08/2022 25/08/2022 TCB808 N° 001 S/ 330.10 202209-00000029 S/ 75.00 202208-00000011
PAUL LIMONCARRO
9 25/08/2022 27/08/2022 TAF884 N° 162 S/ 107.00 202209-00000022 S/ 105.00 202208-00000004
EDILBERTO LLULLAPUQUIO
CHAVEZ AVALOS MICKY
10 25/08/2022 28/08/2022 TCB808 LIMONCARRO - CAJAMARCA N° 002 S/ 112.00 202209-00000030 S/ 75.00 202208-00000012
PAUL
Versión: 001
En este cuadro en Excel se anota cada dato del reporte de gastos de viaje,
empezando con el nombre del trabajador, fecha de inicio y fecha de fin del viaje,
la ruta realizada, el número de reporte de gasto que es el consecutivo del reporte
según las placas y se coloca en la Glosa de la liquidación de gasto del sistema
Sprinter, kilometraje inicial y final, total del gasto sustentable y su número de
liquidación, posteriormente el monto del gasto sin sustento ya calculado y el
numero otorgado.
Una vez realizado lo anterior mencionado, se envía el reporte como captura al

Señor Samuel Alfaro, así también se captura cada reporte como evidencia del
gasto y se imprimen junto al reporte, estos se engrampan y se presenta luego
para ser firmado y autorizado. El Señor Samuel Alfaro en cuanto tenga la
disponibilidad realiza el pago, en ocasiones los reportes son acumulados y se
deposita el total, dicha constancia de pago se me es enviada y se procede a
colocar en el cuadro de Excel los cancelado correspondientes, este cuadro
filtrado como resumen del total de reportes cancelados se imprime para
adjuntarlo a los reportes en físico, a cada uno de ellos se coloca su respectivo
“Cancelado” en los bordes inferiores derechos de cada hoja.
PLACA TOTAL GASTO NO EFECTIVO OTORGADO SITUACIÓN ACTUAL

ITEM NOMBRE DEL CONDUCTOR FECHA INICIO FECHA FIN RUTA NRO DOC GNS
VEHÍCULO SUSTENTABLE NO SUSTENTADO GSS
CHAVEZ AVALOS MICKY

70 30/09/2022 1/10/2022 TCB808 LIMONCARRO - OLMOS S/ 180.00 202210-00000003 S/ 180.00 CANCELADO
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY
72 2/10/2022 4/10/2022 TCB808 LIMONCARRO - CAJAMARCA S/ 50.00 202210-00000009 CANCELADO
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY
83 9/10/2022 11/10/2022 TCB808 LIMONCARRO - CAJAMARCA S/ 70.00 202210-00000017 S/ 260.00 CANCELADO
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY TRUJILLO - CHULUCANAS -
91 11/10/2022 14/10/2022 TCB808 S/ 160.00 202210-00000026 CANCELADO
PAUL PIURA
CHAVEZ AVALOS MICKY
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY
PAUL
CHAVEZ AVALOS MICKY CAJAMARCA - OLMOS -
122 19/10/2022 29/10/2022 TCB808 S/ 50.00 202210-00000036 S/ 310.00 CANCELADO
PAUL LIMONCARRO
Poner foto de reporte con el “CANCELADO”

Versión: 001
3.8. REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE

Para el control de combustible, se lleva de forma en que los trabajadores emiten su
abastecimiento por el grupo de WhatsApp “ABASTECIM. DE COMBUSTIBLE”,
donde emiten fotografías del Kilometraje de la unidad al momento del
abastecimiento, marcador de grifo en cero y posteriormente con los galones
abastecidos y el precio, así mismo la foto del comprobante de abastecimiento.
Se registra la fecha de abastecimiento, el nombre del chofer, la placa de la unidad, el

proveedor del combustible, la ciudad donde se abastece, el tipo de documento según
el comprobante otorgado por el proveedor, el número y/o serie del comprobante, el
kilometraje marcado en el tablero del vehículo, los galones abastecidos y por último
en caso de tenerlo el precio del combustible.
RANGO DE
ITEM FECHA CHOFER PLACA PROVEEDOR CIUDAD TIPO DE DOC NRO/ SERIE DOC KM RECORRIDO GALONES PRECIO TOTAL
CONSUMO
270 17/10/2022 ALEJANDRO CARRANZA T4U848 0.00 0 168 0.00 S/ 18.86 S/ 3,168.48
271 18/10/2022 JULIO GALLARDO TAF884 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS NOTA DE DESPACHO 17191 132,157.00 530 100 5.30 S/ 19.90 S/ 1,990.00
272 18/10/2022 PAUL CHAVEZ TCB808 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS NOTA DE DESPACHO 17194 18,706.00 411 70 5.87 S/ 19.90 S/ 1,393.00
273 19/10/2022 ADRIANO VALDES BEN824 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS NOTA DE DESPACHO V99T-00019176 142,533.00 893 143.279 6.23 S/ - S/ -
274 19/10/2022 ALEJANDRO CARRANZA T4U848 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS NOTA DE DESPACHO V85P-00007624 551,117.00 551117 80 5.00 S/ - S/ -
275 20/10/2022 PAUL CHAVEZ TCB808 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS VALE DE CONSUMO N° 000325 19,114.00 408 78.1 5.22 S/ 19.90 S/ 1,554.19
276 20/10/2022 JULIO GALLARDO TAF884 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS VALE DE CONSUMO N° 000332 132,599.00 442 89 4.97 S/ 19.90 S/ 1,771.10
277 20/10/2022 MARSEL CUSQUISIBAN T2H949 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS VALE DE CONSUMO N° 000327 511,417.00 728 129 5.64 S/ 19.90 S/ 2,567.10
278 22/10/2022 JULIO GALLARDO TAF884 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS VALE DE CONSUMO N° 000342 133,079.00 480 100 4.80 S/ 19.90 S/ 1,990.00
279 23/10/2022 ADRIANO VALDES BEN824 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. MOCHE NOTA DE DESPACHO V02S-00024608 143,373.10 840.1 138.412 6.07 S/ - S/ -
280 23/10/2022 MARSEL CUSQUISIBAN T2H949 COESTI S.A. MOCHE NOTA DE DESPACHO V01S-00008737 512,150.00 733 151 4.85 S/ - S/ -
281 23/10/2022 FRANCISCO SANCHEZ TAU802 MULTISERVICIOS FADA S.R.L. CIUDAD DE DIOS VALE DE CONSUMO N° 000345 89,688.90 853.1 156 5.47 S/ 19.90 S/ 3,104.40
282 24/10/2022 ADRIANO VALDES BEN824 COESTI S.A. CENTRO POBLADO GARGANTO
NOTA DE DESPACHO V55R-00007816 144,260.00 886.9 100 8.87 S/ - S/ -
283 24/10/2022 MARSEL CUSQUISIBAN T2H949 COESTI S.A. CENTRO POBLADO GARGANTO
NOTA DE DESPACHO V52R-00006568 513,120.00 970 120 8.08 S/ - S/ -
286 26/10/2022 ALEJANDRO CARRANZA T4U848 COESTI S.A. MOCHE NOTA DE DESPACHO V02S-00024670 552,465.00 1348 180.002 7.49 S/ - S/ -
287 26/10/2022 ADRIANO VALDES BEN824 COESTI S.A. MOCHE NOTA DE DESPACHO V99T-00019328 145,137.10 877.1 118.309 7.41 S/ - S/ -
288 27/10/2022 PAUL CHAVEZ TCB808
ESTACIÓN DE SERVICIOS OLMOS E.I.R.L OLMOS FACTURA FPP1-005323 20,186.40 1072.4 128.357 8.35 S/ 20.39 S/ 2,617.20
289 28/10/2022 FRANCISCO SANCHEZ TAU802 BENICORP S.A.C. OLMOS FACTURA F005-00038666 90,636.20 947.3 121.784 7.78 S/ 20.29 S/ 2,471.00
Una vez registrado, se identifica por periodo, placa o trabajador el control del rango
de consumo en gráficas que permiten identificar cuando un consumo suele estar
fuera del estándar, en los cuales se puede analizar e investigar si está ocurriendo
algún tipo de negligencia.
Versión: 001
4. ANEXOS
ANEXO 01 – FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES,

SUMINISTROS Y HERRAMIENTAS
Localidad : TRUJILLO -MOCHE N° Req:
REQUERIMIENTO MATERIALES, SUMINISTROS Y/O HERRAMIENTAS

Solicitado por: Área:
Motivo, máquina o proceso: Código:
Fecha Req: Fecha Max Req:
Código Cant. Und. Descripción Marca Provedor Recom.

1
Motivo del requerimiento:
Solicitado por: Aprobado por : Atendido por:
Nombre: Nombre: Nombre:

Versión: 001
ANEXO 02 – FORMATO DE REPORTE DE GASTOS DE VIAJE
REPORTE DE GASTOS POR VIAJE
RUTA: COMBUSTIBLE
FECHA LUGAR FAC/BOL GALONES KILOMETRAJE
CONDUCTOR:
PLACA:
FECHA DE SALIDA:
FECHA DE LLEGADA:
TOTAL CONSUMIDO -
GASTOS VARIOS
DETALLE MONTO T.G
PEAJES
CONTROL DE COMBUSTIBLE
KILOMETRO INICIAL
KILOMETRO FINAL
RECORRIDO TOTAL
CONSUMO TOTAL COMBUSTIBLE

CONSUMO POR VIAJE DE COMB. - REAL
CONSUMO POR VIAJE DE COMB. - SEGÚN
DIFERENCIA
EFECTIVO
FECHA LUGAR QUIEN DIO TIPO IMPORTE
SALDO ANTERIOR
TOTAL
TOTAL -
CARGA DE IDA CARGA DE VUELTA
NOTA: TODOSAUTORIZADO
LOS GASTOSPOR GERENCIA
SERAN SUSTENTADOS CON
RESUMEN DE GASTOS FACTURA O BOLETA, LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR
EFECTIVO TOTAL CORRECTAMENTE LLENADOS O IMPRESOS, CUALQUIER ERROR
GASTOS TOTAL - O BORRON DESCARTARA LA VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO Y
SALDO A FAVOR EL CONDUCTOR ASUMIRA AL SER SU RESPONSABILIDAD.
SALDO A
Versión: 001
ANEX0 03 – DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE VALIDACIÓN Y PAGO

DE LIQUIDACIONES
INICIO
Document
Recepción
o
de Corrección con el
Proveedor
rechazado
document
,a
os
corregir.
¿Los
datos
de los No
doc.
están
correcto
s?
Si
Orden de Revisión
Ingreso de
document de datos
datos en
os y copias antes de
Sistema
s/c guardar
Elaboración de
Traslado al área la liquidación de
de Contabilidad gasto.
¿Los
datos
registra No
dos
están
correcto
s?
Si
¿Los
gastos No
Traslado al área de
Administración
están
justifica
dos?
Pago por
Fin
Si
parte de
Tesorería

Manual de Procedimientos (Logistica y Transportes)

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Manual de Procedimientos (Logistica y Transportes)

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PROCEDIMIENTO Código: FD.

Elaborado: Asistente de Logística

FECHA DE EMISIÓN: 07/11/22 Aprobado: Gerencia General

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL

Elaborado por: Revisado 1 por: Revisado 2 por: Aprobado por:

MOCHE - TRUJILLO – LA LIBERTAD

2.1. Objetivo General

2.2. Objetivos Específicos

3.1. REPORTES DIARIOS

 De forma diaria entre 4:30 pm y las 6:00 pm se establece comunicación con el

1 Llevar Taladro inhalambrico a SERVITEC en Guzman Barron 364A

 De forma diaria se reporta en el Grupo de WhatsApp de nombre

transportistas y sus unidades, esta se realiza en base al siguiente esquema de

FECHA: 05/11/22 - SABADO

BUENOS DIAS CON TODOS

Tanto el día como la ubicación van cambiando según los conductores se

Es importante recalcar que por el grupo de “INCIDENCIAS – TRANSPORTE”

 De forma diaria se debe verificar en la página de la Sutran si alguna de las

FECHA: 5/11/2022 – SÁBADO

 De forma diaria debo solicitar por el grupo de WhatsApp “INCIDENCIAS –

3.2. REGISTRO DE REQUERIMIENTOS, COMPRAS DE URGENCIA Y

De forma diaria, tanto en las instalaciones de Moche como por WhatsApp, el

En el caso de recibir requerimientos de un personal que se encuentra en las mismas

En el caso de personal que no se encuentra en las instalaciones, los requerimientos se

Posteriormente me encargo de registrarlo en una base de datos para darle número de

Al momento de registrar el requerimiento, hago las consultas de ser necesario con el

Dicha cotización una vez se me remite, se le toma captura de forma adecuada y se

Al momento de enviar la captura de la cotización, se redacta un párrafo en el que se

3.3. ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIO

Posteriormente en el formulario de registro que me aparece le doy en añadir Nuevo

Ingreso el RUC del proveedor asegurándome que este bien digitado y

Una vez seleccionado, nos abre un formulario de registro al cual igualmente le

Una ves registrado el proveedor, regreso a la orden de compra y lo digito en Código

Se especifica según acuerdo con el Proveedor si el pago es al contado, con crédito o

Adicionalmente se especifica la moneda (01 para soles y 02 para dólares) y se dan

En este caso no se encuentra el material a comprar, por lo que se debe añadir un

Se añade un nuevo registro, lo más relevante siempre es identificar bien a que

Una vez guardado el producto regresamos a la Orden de compra y ya podemos

Si se conoce el centro de costos, se agrega, en este ejemplo seria el F1D-024.

Los documentos se suben al área de Administración con la Señora Emilia López,

Se hace la consulta constantemente al área de Tesorería sobre si ya se efectuó el

Una vez el proveedor me envié la factura, esta se remite al área de tesorería,

3.4. REGISTRO DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACÉN

Posteriormente se guarda y de ser el caso se imprime para que quede la constancia de

En algunos de los casos se requerirá realizar transferencia entre almacenes de

Como herramienta de control, en el mismo módulo tengo el “Reporte de Stocks de

3.5. ORDEN Y LIMPIEZA DEL ALMACÉN

De forma diaria, se realizan despachos de herramientas, materiales, búsqueda y

Es un trabajo pendiente poder identificar cada elemento del almacén y asignarle el

3.6. COMPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA CONTABILIDAD

Tanto al recoger paqueterías como recibir productos enviados a nuestras

Toda esta documentación ya organizada debe ser subida al área de contabilidad lo

3.7. LIQUIDACIONES DE GASTO DE CONDUCTORES Y USUARIOS

A) Gastos con sustento

A esta lista se añadirán más usuarios según de la indicación el Jefe inmediato el

Las liquidaciones llegan a mi control de dos formas, por fotografías o en físico,

Usualmente los conductores llenas sus gastos en un reporte de gastos (ANEXO

Para el registro en el sistema, una vez hallamos seleccionado la sección

Una vez habilitado el registro se inicia el llenado de los datos requeridos, en el

En el apartado Glosa, en el caso de conductores se coloca, por ejemplo:

En el apartado Glosa, en el caso de otros usuarios, se coloca, por ejemplo:

Se especifica si el gasto es en soles o dólares, cuando sean de diferente moneda,

Una vez seleccionado el tipo de documento, procedo prudentemente a colocar el