Guía básica para el uso del

sistema Valery en prevaler

ÚNICAMENTE PARA EL CONTROL DE INVENTARIO

REALIZADO POR: ING. CLAUDIO LLANOS/ING. ALEXÁNDER DEYÁN

TELSACON | Municipio Valencia – Estado Carabobo – Venezuela

 Guía para el uso Sistema Valery – “Control de Inventario y Costos”
Por: TELSACON

INDICE DE CONTENÍDOS

TEMA Pág.

Módulo de Inventario...................................................................................................... 3

Registro de Inventario ........................................................................................................... 3

Operaciones de Inventario .................................................................................................... 4
Pedidos y Entrega de artículos a coordinadores ............................................................... 5

Módulo de Ventas ................................................................................................................. 5

Módulo de Compras “Control de Costos” ....................................................................... 10

Devoluciones ................................................................................................................ 11

Reportes de Movimientos de Inventario y Costos........................................................... 12

Muestra del reporte “Toma de Inventario Físico (Resumido) ............................................. 14

Reporte de Ventas (entrega de artículos a departamentos) .............................................. 15
Reporte de Compras............................................................................................................ 17
Configuraciones Avanzadas ........................................................................................... 18

Pasos Proceso del uso Sistema Valery en Prevaler .......................................................... 19

FORMATOS OBLIGATORIOS DE CONTROL....................................................................... 20

Formato “PEDIDOS / SOLICITUDES” .................................................................................... 21

Formato “TRASLADO DE ARTÍCULOS” ................................................................................. 22
Formato “ENTREGA FINAL” ................................................................................................. 23
Formato “GUÍA DE DESPACHO” .......................................................................................... 24
Recomendaciones finales .............................................................................................. 25

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Módulo de Inventario

Registro de Inventario

Procedimiento para el registro de inventario

a. Departamentos. Se refiere o se utiliza para clasificar, dividir, agrupar u

organizar los artículos cargados para así poder generar reportes
ordenados de dicho artículo.

b. Depósitos. En esta opción es donde se configurará los almacenes o

áreas donde se cargará el inventario y así poder generar reporte de
“Movimiento de Inventario” más detalladamente

c. Ubicaciones por Depósitos. Se puede utilizar para zonificar el

inventario dentro de un depósito, por ejemplo, los nombres de los
estantes, o bien se puede repetir el mismo nombre que los depósitos

d. Unidad. Aquí se configura la muestra del producto, por ejemplo; si el

producto está representado por Unidad, Saco, Pieza, Galón, Kilo, Litro,
entre otros

e. Productos Terminados. Aquí es donde se le abrirá código a un nuevo

registro de inventario sin cantidades, los campos obligatorios y
recomendados a llenar serían los siguientes:

 Código
 Nombre
 Departamento
 Referencia
 Unidad
 I.V.A. para la Compra
 I.V.A. para la Venta = Exento
 Costos
 Precio Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo = El mismo de Costos

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Operaciones de Inventario

Procedimiento para la Carga vs Conteo de Inventario

Para hacer la carga de las cantidades de cada artículo aplicar los siguientes
procedimientos:

a. Operaciones de Inventario
b. Carga de Inventario
c. Descripción de los Campos Obligatorios
d. Reporte de Existencia vs Conteo (En el módulo de reportes)

Ejemplo de Carga de Inventario

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Pedidos y Entrega de artículos a coordinadores

Módulo de Ventas

Para comprender el proceso del flujo de trabajo en PREVALER y adaptarlo al

Sistema Valery 3 Profesional se comprendió los siguientes resultados:

1. Los que solicitan los artículos

al almacén principal son
únicamente los Coordinadores
de cada área o departamento
organizacional de PREVALER.
En el Sistema estas áreas o
Departamentos organizacional
se llamarán “CLIENTES”

2. Algunas de las diferentes áreas o departamentos organizacionales de

prevaler son:

a. Quirófano
b. Odontología
c. Oftalmología
d. Servicios Generales
e. Material de Oficina y Papelería
f. Médico Quirúrgico
i. Pre-Clínica
ii. Gastro
iii. Cardio
iv. Imageneología
v. Médicos
g. Sistema
h. Limpieza y Consumos

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Para hacer solicitudes o pedidos de artículos al almacén o depósito principal

se debe de hacer los siguientes procedimientos con el sistema Valery 3
Profesional:

1. Pedidos. Cargar aquí la solicitud que realiza cada Coordinador de área

o Departamento Organizacional de PREVALER para que así los
artículos queden en el estado de “COMPROMETIDOS” y poder así
generar reportes. A continuación los campos obligatorios a llenar:

a. Cliente. e. Matriz de selección del inventario

b. Vendedor i. Código
c. Depósito ii. Nombre
d. Tipo de precio iii. Cantidad
iv. Unidad
v. Precio / Dcto. 1 / Total

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2. Preparar artículos para el despacho. Antes de efectuar la entrega de

mercancía justo después de hacer un pedido se deberá verificar que se
encuentre en el depósito correspondiente o hacer un traslado del
depósito principal al depósito solicitado (entendiendo que los depósitos
también son los departamentos o áreas organizacional de PREVALER).

Para realizar esta operación se aplica por la opción de “Operaciones de

Inventario” en el módulo de “Inventario”, luego de allí elegir la opción de
“Traslado” y seguir los pasos correspondientes.

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3. Entrega Final. Es el último paso para la entrega física de los artículos

a las diferentes solicitudes requeridas por cada coordinador de área o
departamento organizacional en PREVALER (cierre del proceso o
último paso).

La entrega final de cada artículo solicitado por cada coordinador de área

se hace única y exclusivamente por el módulo de:

Módulo de Ventas “Facturas de Ventas”

4. Opción de “Factura de Ventas. Los campos obligatorios que se deben

de llenar en el módulo de Factura para la entrega final son:

a. CLIENTE: Área o departamento de PREVALER

b. VENDEDOR: Coordinador de cada área (responsable)
c. DEPÓSITO: De donde se toma la mercancía y para cuál área va
dirigida

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d. ITEMS: realizar el debido procedimiento de la carga del “Pedido”

con sus respectivas cantidades solicitadas donde el monto
representado en bolívares deberá ser el mismo del costo del
producto para así determinar cuánto son los gasto en Bs. que
tiene dicha solicitud u operación.

e. REGISTRAR (F9): Al darle al botón

“Registrar” omita la mayoría de las
opciones de los campos que se
presenten menos los campos
mencionados a continuación:

i. Fecha Emisión
ii. Orden de Compra (número del
pedido)
iii. Comentarios (si se requiere alguna
acotación)
iv. Impresión (cantidad de copias del
comprobante)
v. Generar documentos (utilizable
“Orden de despacho)

f. DESGLOSAR PAGO:

Como última opción en

este botón se deberá elegir
la opción de EFECTIVO y
el monto debe de ser la
suma de los COSTOS que
se le está entregando al
departamento solicitante.

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Módulo de Compras “Control de Costos”

Este módulo es importante para hacer las órdenes de compra según sistema
Valery para así llevar el control de gastos en el sistema, ya que al comprar
artículos a un proveedor registrado con anterioridad en el módulo de
inventarios donde al realizar la COMPRA se llenan automáticamente las
cantidades actualizando los costos. A continuación una breve descripción del
procedimiento:

1) Para emitir órdenes de compra se debe de realizar lo siguiente:

2) Para cargar las cantidades a través de una compra dando ingreso al

inventario actualizando los costos se hace por “Recepción de Factura
de Compra”, ejemplo:

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Devoluciones

Las devoluciones aplican únicamente a “FACTURA DE VENTAS” que es el

proceso final de la entrega que se hace debido a error de operación o
mercancía dañada donde al aplicar esta operación los artículos entregados
vuelven a su lugar originario reponiendo así el inventario correspondiente.

Para realizar una devolución debe de ir al módulo de “Ventas” luego la opción

de “Devoluciones de Venta Automáticas”, por ejemplo:

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Reportes de Movimientos de Inventario y Costos

Uno de los módulos más importantes es ver el resultado de las operaciones

realizadas con el uso de este sistema, cada vez que se requiera generar
reporte de cualquier operación realizada con el sistema se deberá acudir a
este módulo que se encuentra en la siguiente imagen:

Los diferentes tipos de reportes más utilizados en PREVALER serán:

 Clientes (Áreas o Departamentos Organizacional)
 Proveedores
 Productos
 Ventas
 Compras

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Las opciones de reportes más

utilizadas será la de “LISTADO DE
PRODUCTOS” donde se puede
filtrar la búsqueda y seleccionar la
condición que mostrará el reporte
con las siguientes condiciones:

 Por “Departamentos” (clasificación de artículos no de organización)

 Por “Proveedor”

 Existencia y reposición (para contar)

 Movimiento de Inventario (con las siguientes opciones)

o Producto más vendido
o Listado de productos que fueron comprados por cliente (que
sería: “listado de productos que fueron despachado a
departamentos)

 Y muchas otros reportes de utilidad

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Muestra del reporte “Toma de Inventario Físico (Resumido)

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Reporte de Ventas (entrega de artículos a departamentos)

En esta opción es donde se podrá observar únicamente las cantidades de

artículo despachado a las diferentes áreas o departamentos (clientes) en un
rango de fecha específico o algún filtro personalizado como se muestra en la
imagen a continuación:

En la opción de “Ventas” del reporte sub-menú “Relación de ventas (despacho)

diarias detallado” al seleccionar esta opción se pueden aplicar las siguientes
condiciones para generar el reporte:
 Por “Rango de fecha”
 Clientes específicos (departamento o área específico)
 Vendedores (Coordinadores de área)
 Usuario (Responsable de la operación en el sistema)

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Otras de las muchas opciones del reporte de ventas en el sistema de utilidad

serían:
 Relación de ventas por depósito: que se traduciría en “relación de
despacho por depósito” que el depósito se usa como referencia alusivo
también a los departamentos o almacenes.

 Relación de ventas por departamento: que se traducirá este

departamento como la “clasificación del inventario” NO a los
departamento de las áreas organizacional de PREVALER

 Relación de ventas por producto: movimiento de un solo producto o

rango de la misma

 Listado de transacciones de ventas: aquí se puede generar reporte

detallado de las siguientes operaciones utilizables:
o Pedido (solicitudes)
o Orden de despacho
o Factura de ventas (entrega final de artículos a depto.

 Listado de pedidos pendiente por despachar: utilizable para generar

reporte de los artículos comprometidos, en este caso son los “Pedidos”
pendiente por “Facturar” (“Facturar” siempre sería en cualquiera de los
casos “Despacho final” a cada área que hizo la solicitud)

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Reporte de Compras

Aquí se genera los reportes de todos los movimientos concernientes a esta

operación, su operatividad del uso son las mismas técnicas aplicadas en el
reporte de ventas y es utilizable las siguientes opciones:
 Orden de Compra
 Recepción de Compra
 Factura de Compra
 Devoluciones de Compra
A continuación se presenta imágenes del módulo de compras:

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Configuraciones Avanzadas

En este módulo es donde se configura todas las opciones posibles en cuanto

a la modificación, cambio y uso de todos los elementos del Sistema Valery,
que está permitido hacer y que no, por ejemplo; Realizar cargos y descargos
con existencia en cero (0) o mover de un depósito a otro mercancía
comprometida entre otros.

Lo que se quiere mostrar con este tema es indicar que aquí es donde se
configuran los usuarios y sus accesos o restricciones a los diferentes módulos
del sistema, a continuación las imágenes:

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Pasos Proceso del uso Sistema Valery en Prevaler

A continuación se describe en el siguiente diagrama cómo sería el flujo de

trabajo en Prevaler para el control de Inventario con el Sistema Valery.

El Operador del Sistema El Coordinador de Area

El Coordinador del Depto. Procesa el pedido por verifica si está bien el
1 2
o área hace un pedido "Pedidos" e imprime pedido en la Planilla y
Planilla de "Pedidos" firma su aprobación

Se imprime el Formato de El operador procesa el El Operador hace un

Entrega para archivar y Pedido tomándolo del Traslado de Artículos del
Formato "Orden de 5 Depósito según Depto. 4 Depto. principal al
Despacho" para entregar solicitado y lo PROCESA en Depósito del Depart. y si lo
al Coordinador "Factura de Ventas" requiere imprime planilla

Verificar Reporte de Modificar y Configurar

Verificar Reportes de Ventas o Transacciones reportes acorde a us
7 8
Movimiento de Productos pendiente para saver los necesidades y guardar los
pedidos sin despachar cambios

Fuente: TELSACON (2013)

Existen otros procedimientos como las devoluciones, ajustes o reposición de

inventario, módulo de compras y otros módulos que ya están descritos con
anterioridad en esta guía.

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FORMATOS OBLIGATORIOS DE CONTROL

Formatos de Control que se debe archivar en cada operación del Sistema

Valery en Prevaler

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Formato “PEDIDOS / SOLICITUDES”

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Formato “TRASLADO DE ARTÍCULOS”

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Formato “ENTREGA FINAL”

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Formato “GUÍA DE DESPACHO”

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Recomendaciones finales

Una de las principales recomendaciones que siempre deberá de estar

presente es hacer un “Auto-Respaldo” cada vez que se valla hacer una
operación comprometedora que no se puede revertir la operación, por ejemplo
cada vez que se realice las siguientes operaciones:

 Todas las operaciones de “Operaciones de Inventario” ya sea Cargos,

Descargos, Traslados y otras operaciones más de esta opción
 Al hacer Pedidos por el módulo de ventas
 Al Facturar una venta (que traducido sería “Entrega de artículos”)
 Al Hacer cualquiera operación en el módulo de “Compras”

Para hacer respaldo es recomendable que el Sistema “Valery” esté cerrado en

todas las estaciones de trabajo y el único equipo donde se podrá hacer dicho
respaldo es en el Principal donde está instalado el Sistema Valery como
Servidor.

Para realizar el respaldo hacer los siguientes pasos:

1. Abrir el programa de “Cobian Backup” que se encuentra en el ícono del

starup o inicio que está cerca del reloj en la parte inferior derecha del
escritorio del monitor

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2. Al abrir el programa presionar seleccionar cualquiera tarea programada

y presionar el botón de Play

3. Esperar a que termine el proceso y verificar que el resultado del reporte

no de ningún error.

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Cualquier inconveniente que se presente pida asistencia remota enviando al

soportista del sistema el ID y la Clave aleatoria del programa “Teamviewer” y
así podrá recibir el soporte técnico especializado en el sistema.

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GUÍA BÁSICA PARA EL USO

DEL SISTEMA VALERY EN
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SOPORTE TÉCNICO POR:

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Valencia – Estado Carabobo – Venezuela

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