Organización y despacho de

materiales y bienes del almacén

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 Generalidades de Almacenamiento
Concepto de Almacén
Un almacén básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele
guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como
por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios
(tanto para el mantenimiento como para la existencia técnica), etc., más
profundamente diríamos que el término almacén viene derivado del árabe
(almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan géneros de cualquier clase.

Tipos de Almacén
Según su situación geográfica y la actividad que realicen, podemos distinguir
entre:
- Almacén Central: Es el almacén más próximo a los centros productivos con el fin

de disminuir los costes. Una de las funciones que tiene este tipo de almacén es
suministrar productos a los almacenes regionales. Se caracteriza porque en él se
manipulan unidades de carga completas, tales como paletas.
- Almacén Regional: Es el almacén que se localiza cerca de los lugares donde se van

a consumir los productos. Se caracteriza por su especial diseño: adecuado para

recibir grandes vehículos para la descarga de mercancía y con una zona de
expedición menor. La ruta de distribución de los productos del almacén a los
centros de consumo no debe ser superior a un día.
- Almacén de Tránsito: Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la

recepción y expedición rápida de productos. Se suele localizar en algún punto

intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay
una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día. Suele aplicar
equipos y sistemas de almacenaje sencillos.
Según el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados, podemos
distinguir los siguientes tipos de almacenes:
Almacén con productos en régimen fiscal general: Es aquel en el que los
INFOTEP
productos almacenados no gozan de exenciones fiscales, por lo que se les aplican los
impuestos vigentes y de forma general.
Almacén con productos en régimen fiscal especial: Es el almacén cuyos
productos están exentos de impuestos ordinarios mientras estén situados en ese
espacio en concreto; un ejemplo de ello son las zonas francas, los depósitos
aduaneros, etc.
Según el recinto del almacén, tenemos los siguientes tipos:

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- Almacén Abierto: Es aquel que no requiere ninguna edificación, la superficie

destinada a almacenaje - al igual que los pasillos- queda delimitada por una valla, o
bien por números o señales pintadas. Debe almacenarse productos que no se
deterioren cuando estén expuestos a la intemperie.
- Almacén Cubierto: Es el almacén cuya área destinada al depósito de los productos

está constituida por un edificio o nave que los protege. En ocasiones hay productos
que necesitan estar protegidos de la luz, tener unas condiciones térmicas especiales,
etc., por lo que debe existir un edificio adecuado para estos casos.
Según el grado de mecanización podemos distinguir distintos tipos de
almacenes, en función de cómose manipulen los productos, se usen los equipos
y se apliquen los sistemas de almacenaje:
- Almacén convencional: Es aquel cuyo equipamiento máximo de almacenaje consiste

en estanterías para el depósito de paletas, con carretillas de mástil retráctil. Esto

influirá en las dimensiones del almacén, cuya altura oscilará entre 6 y 7 m; además
deberá tener pasillos anchos para que discurran sin dificultad las carretillas.
- Almacén mecanizado: Es el almacén en el que la manipulación de productos se

realiza mediante equipos automatizados, por lo que reduce al mínimo la actividad

realizada por los trabajadores. Su altura sobrepasa los 10 m, por lo que permite
almacenar mayor volumen de productos. Todo esto requiere que las unidades de
carga tengan las mismas dimensiones.
Funciones de un Almacén
Objetivos de Almacenamiento
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.

INFOTEP
Su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales allí
guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos
de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de líneas de producción) y los de
entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en líneas de producción o ventas). Es,
en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los
procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables,
denominándose entonces gestión de existencias.

Principios y Procedimientos en el Almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser
requeridos para a la administración, la producción o al venta de artículos o
mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable o rentable para un negocio según el

apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento

rápido de entrado y salida,o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo

del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo
de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de
operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén

1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe

encontrarse siempre bajo laresponsabilidad de una solo persona en cada

almacén.
INFOTEP
 2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones

especializadas de recepción,almacenamiento, registro, revisión,

despacho y ayuda en el control de inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de

salida (ambas con sudebido control).

4. Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

5. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y

control de producción sobre lasexistencias.

6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el

nombre común y conocido de compras, control de inventario y

producción.

7. La identificación debe estar codificada.

8. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe

encontrarse siempre bajo laresponsabilidad de una solo persona en cada

almacén.

9. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones

especializadas de recepción,almacenamiento, registro, revisión,

despacho y ayuda en el control de inventarios.

10. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de

salida (ambas con sudebido control).

11. Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

12. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y

control de producción sobre lasexistencias.
INFOTEP
 13. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el

nombre común y conocido de compras, control de inventario y

producción.

14. La identificación debe estar codificada.

15. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e

identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su

ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.

16. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro-personal ajeno al

almacén.

17. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere

documentación autorizada segúnsistemas existentes.

18. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté

asignada a él, y estarárestringida al personal autorizado por la gerencia o

departamento de control de inventarios.

19. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para

poder realizarmodificaciones pertinentes con mínima inversión.

20. Los materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar.

21. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

22. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del

almacenamiento propiamentedicho, debe ser tan pequeña como lo

permitan las condiciones de operación.

Procedimientos de Almacén
1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar

asignado para ella en elalmacén.

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 2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir

accidentes y deteriorodel producto.

4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que

todo esté en orden(checar la mercancía que más se utiliza).

5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que

tenemos en sistema.

6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole

prioridad y salida a losde más cercana caducidad.

7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control

de esta (ítems o productos hijos).

8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán

realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el

encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de
mercancías.

9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser

registrada en el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el

departamento al que se haya hecho la transferencia.

Importancia de la coordinación en todas las operaciones de almacén

Tal su nombre lo afirma, un almacén es un lugar o punto que anda con el almacenaje
de ciertos modelos de productos. Los almacenes toman parte indispensable de todo
el patrón de organización de una empresa actualmente es ahí a donde llegan los
bienes para su futuro traslado o para su posterior comercialización.

INFOTEP
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya
que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el
departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Documentos de un almacén
Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en el almacén.

Entrada de Almacén
Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento
al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar
los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.

Objetivo
Los comprobantes de entrada deben tener la siguiente información básica:
1. Nombre de la dependencia correspondiente.

2. Nombre o razón social del proveedor.

3. Domicilio del proveedor.

4. Fecha de ingreso de los bienes o insumos al almacén.

5. Numero consecutivo que se maneje para el control de entradas de

bienes o insumos alalmacén.

6. Numero de pedido correspondiente.

7. Numero de modificación al pedido, en su caso.

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 8. Numero de la requisición u orden de compra que dio origen al pedido.

9. Numero de la factura que ampara los bienes e insumos recibidos en el

almacén.

10. Numero de la remisión que ampara los bienes e insumos recibidos en el

almacén.

11. Numero de codificación asignado por la dependencia a un bien o insumo del

almacén.

12. Nombre y las especificaciones del bien o insumo.

13. Numero de bienes o insumos que ingresaron al almacén.

14. Unidad de medida del bien o insumo.

15. Precio unitario del bien o insumo.

16. Importe de los bienes o insumos.

17. Nombre, cargo y firma de la persona que recibió en el almacén los bienes o
insumos.

1. Importe total de los bienes o insumos recibidos.

Se formulará en original y tres copias, distribuidas de la siguiente forma:

▪ Original, para remitir a la Unidad de Contabilidad y Tesorería de la
Oficina deAdministración de la Sede Central.

▪ 1ra. Copia, para el Proveedor o Transportista.

▪ 2da. Copia, para el archivo de Administración de la Gerencia Local.

▪ 3ra. Copia, para el archivo del Almacén de la Gerencia Local.

Salida de Almacén

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Es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de
un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la
responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc. Por parte del
almacenista y quedando en poder del funcionario.

Los comprobantes de salida deben tener la siguiente información básica:

1. Logo y nombre de la entidad.

2. Descripción del almacén.

3. Nombre del comprobante y tipo de bien.

4. Fecha y consecutivo.

5. Descripción del movimiento.

6. Responsable y número de identificación.

7. Dependencia.

8. Numero de solicitud y fecha.

9. Observaciones.

10. Categoría contable a la que pertenece el bien.

11. Código interno del inventario del almacén del elemento a salir.

12. Referencia interna del elemento.

13. Nombre del bien.

14. Unidad de media.

15. Cantidad.

16. Valor de unidad.

17. Valor total de unidad.

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 18. Valor total de salida.

19. Firma del funcionario que recibe

20. Firma del funcionario del almacén que entrega

Recepción de Mercancías

La recepción es el proceso de planificación de las entradas de mercancías, descargar y

verificación tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario.

Se trata de un proceso de altísima importancia dentro de las actividades de almacén,

puesto que de ella depende en gran medida la calidad del producto final.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la

automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e
intervenciones humanas que no añaden valor al producto.

Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancías recibidas

coincidan en precio, calidad, cantidad y presentación con los pedidos realizados.

Principios de Recepción de Mercancías

▪ Primera Entrada Primera Salida.

▪ Ultima Entrada Primera Salida.

▪ Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano cerda de las puertas de
recepción y entrega, clasificando la mercancía en tres grados de mayor rotación
media y baja (A, B,C). La regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser
satisfecha con el 20% de los artículos.
INFOTEP
 ▪ Reducir movimientos y maniobras.

▪ Anchura de los pasillos apropiadas a los medios necesarios para la manipulación.

Procedimientos de Recepción de Mercancías.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe cimentarse en una previsión
de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al
menos, el horario, artículos, y procedencia de cadarecepción.

Conviene distinguir entre las llegadas de mercancía interna de las externas. En el primero
de los casos, los requerimientos de recepción son significativamente menores que las
mercancías de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo
de la vida de las mercancías.
Además, una correcta metodología de identificaciones a lo largo de la vida de la compañía
también favorece enormemente la actividad de recepción. Es el caso de traslado de
mercancías entre almacenes o de proceso de transformación a almacén.

Las mercancías de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada más

exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor, con lo que se
precisa mayor actuación y responsabilidad desde el almacén.

Tras la descarga e identificación, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en

zona específica habilitada a tal efecto, las mercancías deben pasar a almacenamiento, bien
temporal a la espera de su ubicación definitiva, bien fijo en su ubicación definitiva.

Coordinación de Recepción
Coordinación de recepción por los encargados del almacén (a efectos de cantidad o
medida). Se harán lassiguientes comprobaciones:
- Que el material recibido tenga grabado en sí o en su envoltura la referencia o marca
solicitada.

INFOTEP
- Que sea igual al existente con ese mismo código, en caso de que lo hubiese.

- Que sea correcto el plano, el croquis o el catálogo, si existe, en el supuesto de que el

recepcionista sepa o puedainterpretar este extremo, teniendo en cuenta su capacidad

profesional.

Funciones de la Recepción
▪ Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de
compra y el envío.

▪ Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones

a los vendedores.

▪ Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.

▪ Entregar la mercancía a los almacenes.

Disposición de las informaciones básicas para la recepción

▪ Controlar las entradas de mercancías y compararlas con los documentos de
pedido.

▪ Informar sobre las posibles discrepancias.

▪ Almacenar en los lugares previstos.

▪ Controlar las entregas y la rotación de inventarios.

▪ Entre otras...

Normas de recepción para la organización y recepción de materiales en el almacén.

1. Recibir de una manera ordenada.

2. Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento).

3. Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.

4. Utilizar el equipo suficiente y necesario.

5. Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.

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 6. Sistemas de seguridad y protección procedentes.

7. No recibir nunca, sin pensar contar o medir.

8. Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo

acompañan.

Resultados de Recepción
Es la zona donde se prepara la mercancía para la carga, y se realiza la verificación de la
mercancía que sale, unbuen control en las entradas y salidas de mercancía es básico para
que no se produzcan diferencias de inventario.

Tiempo de Reaprovisionamiento
El tiempo de reaprovisionamiento es el tiempo que se necesita para pedir o fabricar el
material solicitado.

Dependiendo del tipo de material, podrá calcularse el tiempo de reaprovisionamiento

según diversos períodos detiempo.

En caso de mercadería, por ejemplo, éste se determinará según el plazo de entrega previsto,
tiempo de tratamientode compras y tiempo de tratamiento de entrada de mercancías.

Las Áreas de un Almacén

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres
áreas en el almacén, comobase de su planeación. Las cuales son:

▪ Recepción o Entrada de Mercancía.

▪ Almacenamiento.

▪ Entrega o Despacho de mercancía.

Máximo
Representa la mayor cantidad que se ha de almacenar de una mercancía para evitar su

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deterioro e incurrir en loscostos mínimos de inventario en el almacén.

Mínimo
Cantidad exigible de un producto en almacenamiento que sea capaz de cubrir su demanda
hasta el momento dereposición o entrega.

Documentos que intervienen en la recepción

Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio, teléfono,
firma, entre otros. Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que
utilizara el proveedor para hacer el embarquey la facturación de los materiales y que
permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior.
Fechas de emisión y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de
materiales.
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la
orden, efectos de pago, encaso de algún reclamo.
Transporte: Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril o avión.
Descripción de lo que se compra: La descripción de los diferentes artículos pedidos debe
de ser especificada.
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el
pedido.
Tratamiento Correcto a Faltantes y Materiales o
Mercancías Dañadas.Ajustes a almacén
Cuenta de Almacén: Constituye la existencia de mercancías, sin embargo dichos saldos
no siempre coinciden con el valor del inventario físico, debido a varios motivos, los cuales se
pueden mencionar
▪ Que haya mercancías en malas condiciones, por ejemplo: rotas, pasadas, picadas,
etc.

▪ Que haya mermas, ejemplo, mercancías que son susceptibles de volatizarse o

que se despacha porkilo, por litro. (desperdicios en los supermercados).

▪ Que haya sin justificación faltantes de mercancías.

INFOTEP
El asiento de ajustes por los conceptos anteriores se hace con abono a la cuenta de
almacén para dar salida a lamercancía que ya no existe o se encuentra en malas
condiciones; con cargo a la cuenta de Gastos de Ventas, cuando
el faltante se justifique como normal o a la de Deudores Diversos cuando se compruebe
que el almacenista es responsable.

Informes de avería en el mantenimiento de equipos

1. Datos de contacto del cliente (Nombre, dirección, teléfono, etc.).

2. Síntomas de avería detectados por el cliente.

3. Detalles del equipo entregado: marca, modelo, número de serie, componentes,

posibles desperfectos, etc.
4. Nombre del técnico que recoge el equipo.

5. Fecha de entrega del equipo.

La salud ocupacional, como entidad multidisciplinaria que es, se enfoca en la consecución

del más completo estado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores en el
desempeño del trabajo. En España esta actividad se asocia, habitual y erróneamente, a la
Prevención de Riesgos Laborales, aunque en esencia no sean lo mismo, ya que la PRL
engloba menos disciplinas.

La salud ocupacional abarca diversas áreas, enfocándose sobre todo en prevenir y

controlar los riesgos laborales, disminuir las enfermedades y los accidentes asociados a
cualquier tipo de trabajo, aspectos que cada vez más personas son conscientes de su
importancia. Valga como ejemplo el interés cada vez más creciente de los líderes de las
empresas en fortalecer una cultura empresarial centrada en mejorar la salud laboral a
través de la creación de espacios de trabajo saludables.

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Según cifras de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), cada año fallecen
aproximadamente más de 2 millones de personas a causa de enfermedades y accidentes
laborales. Además, se registran más de 200 millones de casos por dolencias profesionales
al año. Asimismo, las enfermedades no transmisibles en la oficina también causan de forma
directa o indirecta que cada país pierda hasta un 6% de su PIB. Es por ello que la salud
ocupacional debería ser algo prioritario y un aspecto que todas las empresas y el Estado
deben garantizar.

La salud ocupacional en los entornos de trabajo del siglo XXI

No cabe duda de que en los últimos años ha habido un cambio de tendencia en la

prevención de riesgos laborales, pasando del mero objetivo de evitar accidentes, a la
promoción de la salud ocupacional para conseguir tener empleados sanos y felices. No
obstante, esto ya no es algo exclusivo de las grandes compañías, con estrategias
de empresa saludable, que disponen de muchos recursos, sino que es una práctica que
adoptan cada vez más lasdiferentes compañías alrededor del mundo.

Muchos estudios a nivel mundial demuestran que una baja productividad debido al estrés
puede provocar, no solo una carga laboral perjudicial, sino un espacio colaborativo poco
saludable para el conjunto de los trabajadores. En este sentido, datos de la OMS indican
que los trastornos por depresión, ansiedad y estrés, cuestan a la economía mundial más de 1
billón de dólares anual en pérdida de productividad.

Ante este panorama, el diseño biofílico, inspirado en la atracción y conexión que siente el
ser humano de forma innata por la naturaleza, atesora un inmenso potencial para revertir
las citadas problemáticas. Con el objetivo de reconectar al usuario con el medio natural y
mejorar de ese modo su salud, bienestar, productividad y creatividad, desde Simbiótica
recomendamos a las empresas invertir en la calidad de los espacios de trabajo a
través de la integración de elementos naturales. De este modo, las compañías
INFOTEP
percibirán una mejora visible de sus resultados gracias al aumento del bienestar y
felicidad de sus trabajadores.

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