ORGANIZACIÓN DE

REUNIONES
INTEGRANTES:
PARI CONDORI ANGELICA

BEJARANO CHIRINOS ANTONELLA

CASTRO SAYA SERAFINA

 5.TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES,
JUNTAS Y ASAMBLEAS

5.1. Orden del día o agenda Puntos en el orden del día o

agenda
Es una recopilación de asuntos que se van
Nombre de la empresa organizadora
de tratar durante la reunión, con el
Tipo de reunión
nombre de los participantes, la estimación
Día, hora y lugar
de los tiempos y la duración total prevista
Objetivos o agenda
para la reunión, durante el transcurso de
Apertura de sesión.
la reunión, servirá como guía tanto para la
Revisión y aprobación del acta de la
presidencia como para quien se encargue
anterior sesión
de moderar el encuentro.
Discusión de puntos pendientes.
Debate y aprobación de los puntos de esta
sesión
Acuerdos y firma.
Cierre de la sesión.
 5.2. Convocatoria -dentro o fuera de la empresa-. Texto de la
convocatoria

¿Que es Técnicas con respecto apartados que deben

convocatoria?
La convocatoria es un
escrito elaborado por quien
se encarga de la
organización del evento, en
el que se recogen de forma
breve y precisa las pautas
de la reunión que se va a
celebrar.
al modo de convocar aparecer en la
convocatoria
Miembros internos de
Reseña del organizador.
la organización
Listado de participantes
Miembros externos Fecha, hora, duración y lugar.
Convocatoria de Objetivos.
juntas de accionistas Orden del día
de empresas Otros requisitos
importantes Petición de confirmación
Saludo y firma

 6.EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA

REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS

En el desarrollo de una reunión un factor muy importante y que hay que tener
bien presente es la duración de la misma.

DURANTE EL DESARROLLO DE UNA LA DURACIÓN DE CADA PAUSA DEPENDERÁ

REUNIÒN PUEDEN DISTIGUIRSE DEL TIPO DE DESCANSO QUE SE CONCEDA:
GENERALMENTE LAS SIGUIENTES ETAPAS:

Pausas para el café.
Presentación de los objetivos y del Pausa para comer.
proceso para tratarlo. Bufé.
Exposición de la información opinión. Comidas.
Aprobación de propuestas.

Cierre.

 7.7.TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA

REUNIÓN. DIRECCIÓN, SECRETARIO, MODERADOR, TESORERO,
VOCALES, PRESENTADOR, PROVEEDOR, CLIENTE Y OTROS

PARA EL BUEN DESARROLLO DE UNA REUNIÓN, UNA DE

LAS DECISIONES MÁS IMPORTANTES A TOMAR POR EL
ORGANIZADOR ES LA CORRECTA SELECCIÓN DE LOS
PARTICIPANTES.SEGÚN EL TIPO DE REUNIÓN (DE VENTAS,
REUNIÓN ORDINARIA, JUNTA DIRECTIVA, DE
ACCIONISTAS, ETC.) ESTE OPTARÁ POR UNOS U OTROS.
NO OBSTANTE, EN LA ELECCIÓN DE LOS PARTICIPANTES
INFLUYE, ADEMÁS DE SUS CONOCIMIENTOS EN LA
MATERIA, SU FORMA DE ACTUAR EN LA REUNIÓN.
 7.1 DIRRECCION
EL DIRECTOR O ENCARGADO DE LA DIRECCIÓN SERÁ QUIEN
TOME LA DECISIÓN DE LA CONVENIENCIA DE ORGANIZAR UNA
REUNIÓN

FIJAR OBJETIVOS Y TEMAS A TRATAR.

SELECCIONAR A LOS PARTICIPANTES.
ESTABLECER LOS PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA Y LA
CONVOCATORIA.
PROPORCIONAR UN LISTADO CON LOS MEDIOS NECESARIOS
PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA REUNIÓN: MARCA

LOGÍSTICA.
F I R M A R L A S P R O P U E S T A S A PMRA ROC AB A D A S ,
AL FINALIZAR LA REUNIÓN.
VALORAR LA REUNIÓN Y REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE LOS
ACUERDOS ADOPTADOS.
 7.2 SECRETARIA
Comparte responsabilidades con la dirección, por lo que ambas tendrán que reunirse
con anterioridad al inicio de la reunión para acordar cómo deben trabajar.
Con carácter previo al día de la reunión: enviar la convocatoria, preparar la
documentación, comprobar la confirmación de asistencia, preparar los medios
audiovisuales requeridos, contratación de salas, de servicio de catering, etc.
El día de la reunión: comprobar que todo está en orden, es decir, realizará un
chequeo de cada uno de los medios que para el desarrollo de la reunión se necesitan
(sala, iluminación, sonido, asientos, documentación, etc.), y si algo no está como se
previó, tendrá que estar preparado para poder hacerle frente. Además, entre otras de
sus funciones está la de confirmar la asistencia de todos los participantes, etc.
Tras la reunión: una vez redactada el acta, la enviará al director o presidente para que
este la apruebe previa revisión, y seguidamente mandarla a todo el que le interese.
 7.3. MODERADOR O PRESENTADOR

P r e s e n t a r l a r e u n i ó n , a s í c o m o a l o s d i s t i n t o s

p a r t i c i p a n t e s .

D a r c o n f i a n z a y c r e a r u n b u e n a m b i e n t e d e t r a b a j o .

D i s t r i b u i r b i e n l o s t i e m p o s y t u r n o s d e

p a r t i c i p a c i ó n . A n i m a r a l a p a r t i c i p a c i ó n y e v i t a r l a

f o r m a c i ó n d e g r u p o s e n t r e l o s a s i s t e n t e s .

A l c a n z a r l o s o b j e t i v o s p r o p u e s t o s .

C e r r a r l a s e s i ó n , h a c i e n d o u n r e p a s o s o b r e l o s

t e m a s y a c t u a c i o n e s a p r o b a d a s .
 7.4. TESORERO 7.6. PROVEEDORES Y CLIENTES
Ambas figuras constituyen dos
El tesorero es la figura
eslabones de una misma cadena. El
encargada de la tesorería
cliente la persona, física o jurídica,
de la empresa, es decir,
por la que se crean, fabrican y
quien debe controlar
venden productos y servicios,
todos los movimientos de
mientras que el proveedor quien
la caja
suministra o abastece a la empresa
para que fabrique o produzca sus
bienes o servicios
7.5. VOCALES
7.7. OTROS PARTICIPANTES
Son miembros que
Además de toda la tipología de
asisten a la reunión, cuya
participantes anteriores, en las
función es simplemente
reuniones se pueden dar otras
participar en la toma de
distintas, entre ellas cabe destacar
decisiones,
representantes y vicesecretarios.
 8.El papel del secretario el día de la reunión:
preparar, comprobar y atender
El secretario juega un papel muy importante en la empresa, ya que
el director delega en este muchas de sus responsabilidades.

8.1. Comprobaciones y preparación: últimos retoques

Ya se ha planificado y preparado la reunión, se sabe qué se
persigue, cómo debe desarrollarse y dónde debe estar todo.

A continuación, se describen las pautas que se pueden seguir:

La sala.
Iluminación y ruido.
Temperatura y ventilación.
Decoración.
Medios audiovisuales o informáticos .
Regalos .
Catering y bebidas .
 8.2. Atención a los asistentes

Otra de las actividades que tiene que realizar el

personal de secretaría es recibir y atender a los
participantes. El lugar de celebración de la
reunión debe estar señalizado de forma clara.

Por otro lado, si alguno de los participantes cuya

presencia es importante se retrasa, el personal
de secretaría deberá localizarlo y averiguar el
motivo del retraso, informando al resto de
participantes de dicho retraso y así dará inicio a
la reunión.
Por último, será el personal de secretaría el
encargado de ordenar y recoger la sala tras
finalizar la reunión.
 9.La evaluación de la reunión. Actuaciones
posteriores a la reunión
9.1. Cuestionario de evaluación
Es un documento que recoge una serie de
preguntas acerca de diversos aspectos de
la reunión su elaboración se lleva a cabo
con antelación. Los cuestionarios de
evaluación son una herramienta de gran
valor para poder analizar si un evento se
ha llevado a cabo de forma eficiente, y
para corregir posibles errores.
9.2. Acta resumen: elaboración del
borrador, envío y libro de actas
Es el documento que refleja los temas
tratados y acordados durante la reunión. La
persona encargada de redactarla será el
secretario de la reunión.
El acta deberá recoger los siguientes puntos:
Nombre de las personas
Lugar y hora de celebración.
Orden del día.
Resumen de los temas tratados.
Acuerdos aprobados.
Hora del final de la reunión.
Firmas
 9.4. Informe económico
9.3. Informe
Todo informe debe iniciarse con la Es un documento que contendrá la
presentación del tema, consiguiendo la cuenta de pérdidas y ganancias de la
situación de la reunión, tras ello se pasa a reunión. De su elaboración se encargará el
enumerar los objetivos marcados, equipo financiero
indicando su consecución o no

9.5. Seguimiento de 9.6. Archivo del dosier

acuerdos de la reunión
quien realice el seguimiento deberá:
Conservar, con sus oportunas hay que guardar una copia del acta junto
actualizaciones, la lista de acuerdos. al resto de la documentación elaborada
Requerir al personal correspondiente para la reunión, formando un dosier que
información sobre el alcance de los se archivará en el lugar que la empresa
acuerdos. tiene reservado para ello, junto con los
Informar a los demás miembros partícipes dosieres de reuniones anteriores
de la reunión.