Gestión de Proyectos

Ingeniería Civil Industrial

Clase 02
Capítulo 2. Alcance del proyecto

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2.1 Procesos del alcance del proyecto

◼ La administración del alcance debe incluir los procesos

necesarios para asegurar que el proyecto comprenda todo el
trabajo que permita completarlo en forma exitosa.

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Se distinguen 5 procesos de gestión para la
administración del alcance
1. Planificación: se documenta cómo se definirá, verificará y controlará
el alcance del proyecto. Además, se menciona cómo se creará
estructura de desglose del trabajo (EDT).
2. Definición: se elabora en detalle el plan del proyecto.
3. Creación de la EDT: se divide el proyecto en componentes menores
y más fáciles de manejar.
4. Verificación: se formaliza la aceptación de los entregables del
proyecto.
5. Control de cambios: se controlan los cambios del proyecto.

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Gráfica 2.1 Alcance del proyecto
Planificación ¿Cómo se planificará?
“Plan preliminar”

Definición “Plan detallado”

Alcance del Subdivisión del proyecto

proyecto
EDT
“Estructura de desglose del trabajo”

Verificación Aceptación formal de los entregables

Control Control de cambios en el alcance del

proyecto

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2.2 Criterios de selección de proyectos

◼ Para seleccionar los mejores proyectos primero se deben

identificar las alternativas de proyecto posibles. Luego, se
debe determinar la necesidad u oportunidad de cada
proyecto y establecer los presupuestos y el cronograma de
trabajo.

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◼ Una vez obtenida esta información, se deberá analizar la
viabilidad:
❑ Técnica
❑ Financiera
❑ De gestión y
❑ Legal de cada alternativa
Así como también el riesgo asociado a cada una de ellas.

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◼ Antes de tomar una decisión, es fundamental lograr el

consenso de los interesados acerca de las características

evaluadas, para comprometerlos en la selección.

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◼ De esta forma se evitarán conflictos futuros entre el director
del proyecto y los directivos, como, por ejemplo, “¿Por qué se
eligió un proyecto tan malo?”.
◼ Por último se deben excluir todos aquellos proyectos
inapropiados o inviables y seleccionar los que resulten más
importante.

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Criterios generales

◼ Los criterios de administración utilizados para escoger los

mejores proyectos son todos aquellos necesarios para

determinar los beneficios del producto.

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◼ Entre los criterios de selección de proyectos más utilizados

se incluyen:

❑ las características técnicas del producto y

❑ la rentabilidad financiera del proyecto.

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◼ Además, es importante analizar la viabilidad de la
gestión para evaluar si es posible adecuar los recursos
humanos disponibles a la ejecución del proyecto.

12
◼ Por otra parte, no debe olvidarse la identificación de las
restricciones legales que podrían prohibir la ejecución de
un proyecto, como suele ocurrir en la legislación sobre
impacto ambiental (por ejemplo, impedir la instalación de una
fábrica en medio de una ciudad).

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◼ Por último, otro criterio de selección que debería analizarse a

la hora de elegir entre un proyecto u otro, es el factor de

riesgo asociado a cada alternativa (por ejemplo, la
probabilidad de que se cumplan las ventas estimadas).

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◼ Estos criterios tienen por objeto valorar las ventajas y

desventajas del proyecto, para que sean utilizados por los

inversores.

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Ficha práctica para la selección de proyectos

◼ Suponga que usted debe elegir entre cuatro alternativas de

proyectos (A, B, C y D) para diversificar la producción actual

de su empresa.

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◼ Los criterios que está evaluando para seleccionar cada
alternativa son:
❑ Rentabilidad (lo más importante)
❑ Incremento de la participación de mercado (muy importante)
❑ Mejoras en la imagen empresarial (importante) y

❑ Adquisición de nuevos conocimientos para la empresa (poco

importante)

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◼ Para seleccionar el mejor proyecto, en primer lugar se deben
definir las pautas que se utilizarán. Por ejemplo, en
función de cada proyecto en particular, se podría otorgar
distinto peso relativo a cada criterio, como se observa en la
segunda columna de la tabla 2.1.

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◼ Luego, se podría definir una calificación para cada
evaluación, como la siguiente:
❑ muy malo =1,
❑ malo =2,
❑ regular =3,
❑ bueno=4,
❑ muy bueno =5.

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◼ Mediante la multiplicación del peso por la calificación, se

obtiene el puntaje de cada criterio.

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 Tabla 2.1 Matriz de selección de proyectos

A B C

Criterio Peso Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje

(%)

Rentabilidad 40 5 200 5 200 4 160

Participación 30 3 90 3 90 3 90

Imagen 20 4 80 5 100 4 80

Conocimiento 10 4 40 3 30 4 40

100 410 420 370

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2.3 Inicio del proyecto

◼ El proceso de iniciación es la autorización formal para el

comienzo de un nuevo proyecto o para pasar a la fase
siguiente en un proyecto en marcha.

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◼ Los proyectos se originan a partir de un problema o de una
oportunidad de mercado ocasionada por cuestiones de:
❑ oferta,
❑ demanda,
❑ cambios tecnológicos,
❑ modificaciones en la legislación o
❑ cualquiera otra necesidad.

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Disparadores del proyecto

◼ Demanda: una bodega crea una nueva línea de vino orgánico

para satisfacer la creciente demanda de mercado, o el
ministro de Defensa planifica un proyecto de desarme nuclear
ante el pedido del presidente.

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◼ Cambio tecnológico: una universidad crea cursos on-line
como una consecuencia de una reducción en los costos de
conexión a Internet.
◼ Requerimientos legal: una mina de oro crea una escombrera
para residuos tóxicos a los efectos de cumplir con la
legislación sobre impacto ambiental.
◼ Necesidad social: una organización filantrópica no
gubernamental crea un hospital para tratar a niños
desnutridos.

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Elementos del inicio
◼ Antes de comenzar con la planificación y definición del
alcance es fundamental identificar y definir el problema que
se requiere resolver. Luego, deberán precisarse los
resultados que se quieren obtener en función de la misión,
los objetivos y las metas del proyecto. Por último, para lograr
esos resultados, será necesario formular el plan estratégico.

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◼ El problema se puede definir como la brecha con obstáculos que
debería cubrir el inicio del proyecto.
◼ La misión provee las bases para alcanzar las metas y objetivos del
proyecto.
◼ El objetivo es el resultado esperado de un proyecto.
◼ Las metas detallan cuáles son los bienes y servicios que se deben
producir para lograr esos objetivos
◼ El plan estratégico sirve para identificar las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que enfrenta el proyecto para especificar
como deben alcanzarse con éxito los objetivos.

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Gráfica 2.2 Inicio-dinámica

Misión
Definir el Plan
Objetivos
problema Estratégico
Metas

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Características de las metas y objetivos

◼ Los objetivos del proyecto deberán desagregarse en menores

metas, que deberían ser:
❑ claras,
❑ realistas,
❑ temporales y
❑ mensurables

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2.4 Alcance del proyecto vs. Alcance del producto

◼ El alcance del producto se refiere a las características y

funciones del bien o servicio que se habrá de producir. Este

alcance se logra cuando el bien cumple con los

requerimientos específicos.

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Gráfica 2.3 Alcance-etapas

Bien o
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4
Servicio

Generación de características y funciones Materialización

31
◼ El alcance del proyecto es más amplio que el alcance del

producto. Este último es uno de los ítems que se debe

especificar cuando se define el alcance del proyecto.

32
◼ Por ejemplo, el alcance de un diseño de computadora
finalizará cuando el producto esté funcionando en forma
correcta y cumpla con los requerimientos técnicos
preestablecidos.

33
◼ Sin embargo, dentro del proyecto de crear un nuevo diseño
de computadora, este alcance del producto podría ser sólo un
componente más del alcance del proyecto (gráfica 2.5).

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Gráfica 2.4 Alcance del proyecto y del producto

PROYECTO

Producto

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◼ Ejemplo: el proyecto para crea un nuevo vino tendrá algunos
componentes subsidiarios, como:
❑ La selección de uvas
❑ Los procesos de elaboración
❑ El diseño de envases y
❑ La elección de los canales de distribución.

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2.5 Planificación y definición del alcance

◼ Esta se realiza de acuerdo a los siguientes pasos:

❑ Definir el alcance del proyecto.
❑ Desarrollar el plan detallado del proyecto.
❑ Elaborar la estructura de desglose del trabajo.
❑ Verificar con el cliente el alcance del proyecto.
❑ Controlar los cambios en el alcance del proyecto.

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Dentro de los contenidos mínimos del plan se incluye:

◼ Justificación de la necesidad comercial de implementar el proyecto, lo

cual generará las bases para las negociaciones futuras sobre los
cambios de alcance.
◼ Descripción del producto con las características técnicas y comerciales
de los bienes a producir.
◼ Lista completa de los entregables con los subproductos que producirá
el proyecto.
◼ Objetivos que especifiquen los criterios cuantificables que debe
alcanzar el proyecto, tales como plazos, costos y calidad.

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Gráfica 2.5 Plan - dinámica

Plan ¿Qué? Contenidos del plan

¿Cómo? ¿Quién? ❑ Justificación del proyecto.
¿Cuándo? ¿Cuánto? ❑ Descripción del producto.
❑ Descripción de entregables.
❑ Objetivos del proyecto: tiempos,
Definición del costos, niveles de calidad.
Alcance ❑ Requerimientos: personal,
plan de gestión equipamiento, materiales,
servicios de apoyo.
❑ Análisis de riesgo.
❑ Mecanismo de monitoreo y
control.

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2.6 Estructura de desglose del trabajo (EDT)

◼ Una vez establecido el alcance del proyecto, es necesario

definir cuáles son los elementos o actividades necesarios
para lograrlo. Con la estructura de desglose del trabajo (EDT)
se dividirá el proyecto en menores partidas con el objeto de
poder definir qué hay que hacer, quién lo hará, cuánto
demorará y cuánto costará.

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Gráfica 2.5 Estructura de desglose del trabajo

Programa

Proyecto 1 Inicio

Hito 2 Hito 1 Hito 3 Hito 1 Hito 2

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 1 Tarea 2

Subtarea 1 Subtarea 2 Subtarea 3

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Ejemplo. Programa Provincial de Turismo

Programa provincial de turismo

Fiesta provincial Plan turismo aventura

Promoción Espectáculo Extranjeros Nacionales

Prensa Escenario Artistas Agencias

Cartelería Embajadas

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Características de la EDT

◼ Generalmente, en cada partida de la EDT se señala la

organización o la persona responsable de cada una. No
obstante, la EDT no tiene por qué ser simétrica y no indica
secuencia de tareas.

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◼ Los criterios para decidir el grado de detalle de la EDT
dependen del nivel de responsabilidad que puede asignarse
a cada persona y del nivel de control que se ejercerá sobre el
proyecto.

44
¡No descomponga la EDT en más
partes que las que usted
puede manejar!

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2.7 Verificación del proyecto y control de cambios

◼ El proceso de verificación consiste principalmente en que el

plan del proyecto y su definición vuelva al cliente, a fin de que
éste acepte formalmente las tareas a llevar a cabo. Sino,
para realizar los cambios necesarios.

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