PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNAS

11 De Febrero De 2019

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE

 GESTIÓN DE CALIDAD
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1. OBJETIVO:

Definir las actividades para la programación, planeación, ejecución y cierre de las

auditorías de calidad de los procesos determinados en PIROMAX SAS con el fin de
evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos incluidos en el Sistema de

Gestión de la Calidad de PIROMAX SAS incluyendo aquellos procesos realizados
por contratistas.

3. DEFINICIONES:

Auditoría de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría de Certificación: Auditoría que realiza el ente certificador Se denomina

Auditoría de tercera parte.

Auditoría de Seguimiento: Proceso de auditoría cuyo alcance se limita a la

verificación de la implementación oportuna de los planes de acciones correctivas o
preventivas planteadas por los auditados para dar solución a los hallazgos de
auditorías previas.

Auditoría Interna: Auditoría realizada por una organización con base a su propio
sistema, procedimientos, procesos e instalaciones. Los auditores usualmente
forman parte de la organización, y deben estar debidamente entrenados y en
algunos casos llegan a ser contratados externamente para actuar en nombre de la
organización.

Auditoría remota: Auditoría que no implica interacción humana con las personas
que representan al auditado, y se realiza a través de herramientas de
telecomunicaciones establecidas para tal fin.
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Auditor Líder: Persona con una formación, habilidades y aptitudes de líder,
descritas en el procedimiento de auditoría, responsable de la planeación,
designación y coordinación del Equipo de Auditores Internos.

Acción de Mejora: Acción encaminada a identificar oportunidades de mejora en

los procesos con el fin de optimizarlos, aumentando su capacidad para cumplir con
los requisitos y evidenciándolo con los resultados obtenidos.

Criterios de Auditoria: Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos frente a los

cuales el auditor compara las evidencias recogidas
Equipo de Auditores Internos de Calidad: Uno o más auditores que llevan a
cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. El Equipo
de Auditores Internos está conformado por los colaboradores de diferentes
procesos de PIROMAX SAS con la formación, competencia, experiencia y
conocimiento en técnicas de auditoría.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al

equipo auditor.

Programa: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de

tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan: Descripción de las actividades y los detalles acordados de una auditoria.

Informe de Auditoría: Constituye la etapa final del proceso de auditoría, en el

mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para
sustentar lo emitido.

Observación: Son recomendaciones que le dan mayor solidez al sistema.

Corresponden a oportunidad de mejora, ésta podría evitar una futura No
Conformidad.

Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.

Oportunidad de Mejora: Puede afectar a un proceso, producto, servicio, recurso,

sistema, habilidad, competencia o área de la organización.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

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4. RESPONSABLES:

4.1 RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DE CALIDAD

• Realizar la programación de auditorías de cada proceso involucrado en el

Sistema de Gestión de la Calidad.
• Definir objetivos, alcance y criterios para la realización de la auditoría.
• Designar auditor líder.
• Seleccionar equipo auditor de acuerdo al perfil definido en la Compañía. (... Ver
ANEXO A...)
• Enviar Plan de auditoría al responsable del proceso auditado diez días hábiles
antes de la fecha estipulada de realización de la auditoría.
• Hacer seguimiento al plan de acción establecido frente al resultado de la
auditoría, de acuerdo con los vencimientos de los plazos definidos para ellos, en
las reuniones de seguimiento.
• Verificar la eficacia de las acciones tomadas.
• Preparar Plan de Auditoría con el Equipo Auditor, teniendo en cuenta el objetivo,
alcance, criterios, procesos, programa y horarios de auditoría.
• Enviar copia del Plan de Auditoría al Representante de la Dirección para el SGC. •
Solicitar la documentación de cada proceso a auditar.
• Hacer seguimiento, revisión y mejora la Programa de auditoría interna.

4.2 RESPONSABILIDADES AUDITOR LÍDER

• Solicitar experto técnico para el desarrollo de la auditoría, si el conocimiento y

habilidades necesarios de los miembros del equipo auditor no cumplen en su
totalidad.
• Realizar reunión de Apertura en presencia del personal reportado en el Plan de
Auditoría aprobado por el auditado y el auditor.
• Confirmar el Plan de Auditoría, describiendo el desarrollo de las actividades, los
criterios de las mismas y aclarar cualquier duda de los auditados.
• Realizar reunión de Cierre en el que se presentan los hallazgos y conclusiones de
la auditoría.
• Entregar máximo cinco días hábiles después de la reunión de cierre al
Representante de la Dirección y a la Coordinación de Calidad un informe ejecutivo
de los resultados de la auditoría.

4.3 RESPONSABILIDADES EQUIPO AUDITOR

• Analizar la documentación relativa a manuales, procedimientos, instructivos, y

otros documentos, establecida para cada uno de los procesos.
• Ejecutar la auditoría de acuerdo con el plan establecido.
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• Redactar los hallazgos encontrados en el desarrollo de la auditoría.
• Establecer conclusiones y recomendaciones de la auditoría de acuerdo a los
hallazgos encontrados.
• Hacer seguimiento al plan de acción establecido frente al resultado de la
auditoría, durante la ejecución de la siguiente auditoría.

4.4 RESPONSABILIDADES LÍDER DE PROCESO

• Establecer acciones correctivas y de mejora de acuerdo a los resultados de la

auditoría, como plan de acción para eliminar los hallazgos.
• Hacer seguimiento al plan de acción establecido frente al resultado de la
auditoría, de acuerdo con los vencimientos de los plazos definidos para ellos.

4.5 RESPONSABILIDADES PERSONAL DE CALIDAD

• Hacer seguimiento a las acciones definidas por el responsable de proceso para

corregir las No conformidades encontradas durante la auditoría, al cumplirse el
período estipulado para el cierre de los planes de acción.

6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

No RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

Elaborar el Plan anual de auditoria

interna incluyendo el número de
Plan anual de
Elaboración ciclos de auditoria a realizar, previa
Auditoria
y aprobación identificación de las necesidades.
Responsable Interna,
del plan
1 Gestión de GC-F-21
anual de Una vez elaborado el Plan anual de
Calidad
auditoria Auditoria Interna, CE-PL-01 y el
Cronograma de
interna Cronograma de Auditoria: CE-F-
Auditoria,
02, se presentará al Gerente
GC-F-24
General para su aprobación.

Plan anual de
Aprobación
El Gerente General aprobara el Plan Auditoria
Gerente General Plan anual
2 de auditoria interna mediante la firma Interna,
y/o Sub Gerente de auditoria
del mismo. GC-F-21
interna
(Aprobado)

3 Responsable Comunicació Se comunica a todos los líderes de

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Gestión de n a los los procesos o responsables de las Correo
Calidad líderes de actividades, mediante correo electrónico
los procesos electrónico el Plan Anual de
Auditoria Interna Plan anual de
Auditoria
Interna,
GC-F-21
(Aprobado)

ELABORACIÓN DE PLANES DE AUDITORIA INTERNA

Elaboración del Plan de Auditoria de

calidad por procesos según el
Formato Plan anual de Auditoria
Interna,
GC-F-21 a partir del Plan establecido
Elaboración definiendo claramente el objetivo de Plan anual de
Responsable del Plan de la auditoria, alcance, criterios, Auditoria
4 Gestión de Auditoria de estudiar la información necesaria Interna,
Calidad calidad por para la realización de la auditoria GC-F-21
procesos como: normas, procedimientos (Aprobado)
documentos generales del SGC,
auditorias anteriores, lineamientos
generales y demás variables
establecidas en el formato Plan de
Auditoria.

Se comunica los Planes de Auditoria

por proceso a cada uno de los
Comunicació
líderes de los procesos auditar,
Responsable n Plan de
mediante correo electrónico Correo
5 Gestión de Auditoria
corporativo, con cinco (5) días electrónico
Calidad Interna por
hábiles de anticipación como mínimo
proceso
antes de ejecución de la Auditoria
Interna.
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Responsables Confirmación Correo
6 de procesos del Plan de Cada uno de los líderes de procesos electrónico Plan
auditoria revisara el Plan de Auditoria por anual de
Interna por proceso, para concertar lo Auditoria
proceso establecido o generar cambios a que Interna,
ala a lugar, finalizando con la
aceptación del Plan mediante GC-F-21
confirmación por correo electrónico. (Aprobado)

PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

Estudiar, analizar y evaluar la

documentación del proceso según el
alcance de la auditoria, con el objeto
Diagnostico
de conocer el estado del proceso a Documentos de
documentaci
7 Equipo Auditor ser auditado (Caracterización, trabajo
ón de los
procedimientos, indicadores, riesgos.
procesos
Estructura de control de la gestión,
planeación, planes de mejoramiento
de auditorías anterior. , Mapas de
riesgos del proceso etc.)

Se elabora la lista de verificación

según alcance de la auditoria, para
contar con una orientación básica de
elementos que sean importantes de
evaluar, verificar y evidenciar, en el
desarrollo de la entrevista.

Elaboración Se diligencia el formato Lista de

lista de verificación o chequeo: GC-F-22, Lista de
verificación siguiendo el PHVA del proceso con verificación o
8 Equipo Auditor
según base en la revisión documental chequeo,
alcance de analizada y los requisitos (Cliente, GC-F-22
los procesos legales, organización
(procedimientos) y de la norma de
calidad.

Incluye también la identificación de

la información a solicitar,
determinación de la muestra de
auditoria, diseño de papeles de
trabajo y pruebas de auditoria.
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REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

Anteriormente notificada la auditoria

y en la fecha establecida, realiza la
reunión de apertura con el líder del
proceso a auditar y personal bajo su
cargo, con el fin de que comuniquen
los siguientes puntos: Acta de reunión
general,
Reunión  Presentación Auditor GC-F-05
9 Equipo Auditores apertura  Explicación de la metodología (Apertura
Auditoria de trabajo Auditoria
 Objetivo de la auditoria Interna)
 Horario.
 Disponibilidad de recursos.
 Aclaración de inquietudes.
 Fecha y hora de reunión de
cierre.

10 Equipo Auditores Documentos de

Ejecución de Terminada la reunión de apertura, se trabajo
Auditoria inicia con la auditoria del proceso de
la siguiente manera: Lista de
verificación o
1. Trabajo de campo de acuerdo al chequeo,
Plan de Auditoria del proceso, GC-F-22
recolectando evidencias acerca
del funcionamiento del Sistema Arqueo de caja
de Gestión de Calidad (SGC) del menor: GC-F-26
proceso auditado.
2. Entrevista al líder del proceso o
quien haya sido designado con la
lista de verificación para
Auditorías Internas.
3. Confronta la entrevista con la
ejecución de la actividad, hace
muestreo y seguimiento.
4. Aplicación de pruebas de
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auditoria y análisis y evaluación
de datos.

NOTA: En caso de los arqueos de

caja menor en las Auditorías
Internas se utilizará el formato
Arqueo de caja menor: GC-F-26.

Terminada la ejecución de la
auditoria, se consolidan los
hallazgos y se definen cuales son
Reporte de
catalogados como evidencias Reporte de No
no
11 Equipo Auditores objetivas de no conformidades, conformidades,
conformidad
determinando la necesidad de GC-F-07
es
realizar una auditoría de seguimiento
en el siguiente ciclo de auditoria
interna.

12 Equipo Auditores Acta de reunión

Reunión Se realiza la reunión de cierre con general,
cierre las mismas personas que GC-F-05
Auditoria participaron en la reunión de (Cierre Auditoria
apertura. Interna)

1. Informa las oportunidades de

mejora halladas en el estudio de
campo.
2. Valida la no conformidad con el
proceso auditado y permite que
presenten evidencias objetivas
de conformidad no observadas
por el Auditor.
3. En caso que el Auditado tenga
una discrepancia objetiva con el
resultado de la auditoria en uno o
más hallazgos y no se logre
conciliar las diferencias con el
Auditor; le corresponde al
Gerente General y/o Sub Gerente
mediar y dirimir el conflicto de
forma objetiva.
4. Se solicita se emprendan
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acciones correctivas para las no
conformidades que se
levantaron.
5. Informa la procedencia de una
auditoria se seguimiento con el
fin de verificar la eficacia de las
acciones correctivas, preventivas
y de mejora y cerrar las no
conformidades.

Terminada la reunión de cierre, en

los cinco (5) días hábiles siguientes
el Auditor envía el Informe de
Documentos de
Auditoria Interna según el formato
trabajo
Entrega GC-F-23, mediante correo
Informe de electrónico al Gerente General y/o
13 Auditores Reporte
Auditoria a la Sub Gerente o quien haga sus veces
preliminar de
Alta con las listas de verificación
NO
Dirección diligenciadas según el formato
conformidades,
GC-F-22, y los documentos de
GC-F-07
trabajo que contengan los hallazgos
de la Auditoria.

Entrega Terminada la reunión de cierre, en Correo

Informe delos cinco (5) días hábiles siguientes electrónico
14 Auditores Auditoria a
el Auditor envía el Informe de ( Informe
Líder deAuditoria Interna según el formato Auditoria: GC-F-
proceso GC-F-23, mediante correo 23)
electrónico al líder del proceso.
SEGUIMIENTO A LA AUDITORIA INTERNA

Para la implementación de acciones

correctivas, preventivas y de mejora
Diseño a los hallazgos encontrados: Acciones
Responsable de acciones correctivas,
15 proceso/Auditad correctivas, 1. Ejecuta el Procedimiento preventivas y de
os preventivas y acciones correctivas, mejora,
de mejora preventivas y de mejora: GC- GC-F-07
PR-02, para los hallazgos
registrados por el Auditor. Se
debe establecer la corrección, el
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análisis de causas, el método
para definir el plan de acción, las
acciones correctivas o
preventivas bajo el enfoque
PHVA en el formato Accione
correctivas, preventivas y de
mejora: GC-F-07.
2. Envía por correo electrónico al
Auditor Interno los planes de
acción propuestos para su
aprobación según el formato
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora: GC-F-
07, máximo cinco (5) días hábiles
después de recibido el Informe
de Auditoria Interna: GC-F-23.

Una vez recibidas las acciones

correctivas, preventivas y de mejora
propuestas se procede de la
siguiente manera.
Correo
Responsable 1. Se analizan y se confrontan con
electrónico
Gestión de Verificación los hallazgos encontrados para
Acciones
16 Calidad y y aprobación determinar aprobación del Plan
correctivas,
Gerente General de ACPM de acción.
preventivas y de
y/o Sub Gerente 2. Se envía mediante correo
mejora: GC-F-07
electrónico el formato Acciones
correctivas, preventivas y de
mejora: GC-F-07, Aprobado por
Auditor, al Gerente General y/o
Sub Gerente para concertación
del Plan.
17 Auditor y Informe de
Responsable Seguimiento Realiza la Auditoria de Seguimiento, Auditoria de
Gestión de implementaci aplicando desde el punto 6, de este seguimiento a
Calidad ón de ACPM procedimiento con el fin de: las acciones
correctivas,
1. Verificar la eficacia de las preventivas y de
acciones correctivas, preventivas, mejora,
y de mejora emprendidas. GC-F-23
2. Cerrar las No conformidades si
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es el caso.
3. Presentar el informe de auditoría
de seguimiento a la eficacia de
acciones correctivas, preventivas
y de mejora al líder del proceso
Auditado y al Gerente General
y/o Sub Gerente.

NOTA: La auditoría solo se cierra

una vez se hayan cerrado la
totalidad de las NO conformidades
levantadas.

Se archivan los documentos de la

Auditoria Interna, verificando que
contenga la siguiente
documentación:

1. Plan de Auditoria Interna por

proceso
Responsable Carpeta
Guardar en 2. Documentación de trabajo y
18 Gestión de Auditoria Interna
archivo evidencias
Calidad – Año 2019
3. Acta y lista de asistentes
(reuniones de apertura y cierre).
4. Informe final de Auditoria Interna
5. Reporte de NO Conformidades
6. Acciones correctivas, preventivas
y de mejora.
7. Informe de seguimiento a las
acciones correctivas.

7. DOCUMENTACION INTERNA:

 Formato Acta de reunión general: GC-F-05.

 Formato Acciones correctivas, preventivas y de mejora GC-F-07.
 Formato Reporte de NO conformidades: GC-F-11.
 Formato listo de chequeo: GC-F-22.
 Formato Informe Auditoria/Seguimiento: GC-F-23.
 Formato Cronograma de Auditoria: GC-F-24.
 Formato Arqueo caja menor: GC-F-26.
 Plan Anual de Auditoria: GC-F-21.
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7.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 NTC-ISO 9001:2015
 NTC-ISO 19011
 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora: GC-PR-
02.

8. RIESGOS:

 Mapa de riesgos y oportunidades.