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(PTH-26) Procedimiento Desvinculación del Personal

Versión: 5 Fecha de Aplicación: 01/08/2017

Registro Histórico de Modificaciones


Fecha de
Edición # Descripción del Cambio
Aplicación
1 17/03/2010 Documento Inicial
Se aclarará En caso que el funcionario desista de realizarse el
examen médico, como mínimo deberá existir la remisión para
2 08/09/2011
efectuarse el mismo y/o carta del funcionario renunciando a
realizárselo.
Se incluye el Formato (FTH-59) Entrevista Psicológica de Retiro
3 20/03/2012
Voluntario
Se ajustan las políticas específicas y se ingresa el cargo de
4 28/05/2014 Asistente de Talento Humano como responsable de actividades
del desarrollo del procedimiento
Se cambian políticas generales
5 01/08/2017
Se elimina el procedimiento Control de Registros.

Firmas
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por

Asistente de Calidad Asistente de Gestión Humana Directora General


Código: PTH-26
PROCESO TALENTO HUMANO
Versión: 5
Fecha: 01/08/2017
PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la desvinculación del personal, a fin de garantizar que se lleve a cabo un
adecuado proceso.

2. ALCANCE
Aplica a la desvinculación de todo el personal (docente, administrativo y de servicios generales) que por
Desvinculación Laboral o Desvinculación Voluntaria se desligue del Colegio Internacional los Cañaverales.

3. POLÍTICAS

3.1 POLITICAS GENERALES

 A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte del
Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el
presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las
personas de la organización.

 No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye
formatos, instructivos, entre otros.

 Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la
versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.

 Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y


dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación
de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)

 Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera de
carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte de
los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).

 Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control
Documental (PGC-05).

3.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS

 En caso que el colaborador desista de realizarse el examen medico, como mínimo deberá existir la
remisión para efectuarse el mismo.

4. VOCABULARIO

 Desvinculación Laboral: es el proceso mediante el cual se procede a dar por finalizado el contrato
con un colaborador, ya sea de una o más personas que cumplen alguna labor dentro de la Institución.

 Desvinculación Voluntaria: Es el mismo colaborador quien determina su desvinculación de la


institución por medio de una carta de renuncia.
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PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimientos
PGC-03 Acción correctiva y de mejora
PGC-05 Control Documental
Formatos
FTH-98A,B Paz y salvo (Personal Docentes – Personal No Docentes)
(FTH-59) Entrevista Psicológica de Retiro Voluntario
Otros
Contrato
Carta de renuncia
Carta Informativa (Terminación de Contrato)
Soportes Incapacidad (Archivo de Contabilidad)
Soportes desafiliaciones
Soportes liquidación
Copia examen médico (Archivo Oficina de Salud)

6. DESARROLLO

No Actividad Registro Responsable


Se presenta una situación de desvinculación de un
colaborador del Colegio Internacional los Cañaverales por
una de las siguientes razones:
- Finalización del periodo estipulado en el contrato de
- Contrato - Junta Directiva
trabajo.
- Carta de renuncia - Director
1. - Finalización anticipada del contrato de trabajo.
- Soportes General
- Renuncia Voluntaria del colaborador.
incapacidad - Colaborador
- Incapacidad permanente.
- Entre otras.
Cuando el caso amerite, se solicitará la asesoría del
abogado.
- Carta informativa
Se envía al colaborador con mínimo un mes de antelación, - Director
2. (terminación de
una carta en la cual se informa la terminación del contrato. General
contrato)
En el caso de desvinculación voluntaria, donde el
- Carta de
colaborador es quien determina su desvinculación de la - Asistente de
renuncia.
institución, el asistente de talento humano coordinara la Talento
- Entrevista
3. Entrevista Psicológica de Retiro Voluntario (FTH-59) con Humano
Psicológica de
el psicólogo que realizó el proceso de vinculación, - Psicólogo
Retiro Voluntario
teniendo en consideración que es una actividad opcional - Colaborador
(FTH-59)
para las desvinculaciones voluntarias
Se genera la autorización para la realización del examen - Autorización para
- Asistente de
médico de retiro. la toma del
Talento
examen medico
4. Humano
La copia del resultado del examen médico de retiro queda de retiro
- Auxiliar de
bajo custodia de la oficina de salud - Copia examen
enfermería
medico de retiro
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No Actividad Registro Responsable


En caso que el colaborador desista de realizarse el
examen medico, como mínimo deberá existir la remisión
para efectuarse el mismo y/o carta del colaborador
renunciando a realizárselo.
El colaborador debe diligenciar el formato Paz y salvo - Paz y Salvo (FTH-
5. - Colaborador
(FTH-98A,B) 98A,B)
Con el formato Paz y salvo (FTH-98AB) Paz y salvo
(Personal Docente – Personal No Docentes) diligenciado
- Soportes - Coordinador
6. completamente, se procede a efectuar la respectiva
liquidación Financiero
liquidación, la cual debe ser revisada por el Coordinador
Financiero y Se efectúa el pago de la liquidación.
- Asistente de
Se debe entregar los soportes de la liquidación al - Soportes de la
7. Talento
colaborador. liquidación
Humano
- Asistente de
Se generan las desafiliaciones a: salud, pensión, cesantías y - Soportes de
8. Talento
ARL. desafiliación
Humano
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Diagrama de flujo Procedimiento Desvinculación del Personal

INICIO

1. Se presenta una desvinculación:


Finalización del tiempo del Contrato,
Finalización Anticipada del Contrato, Renuncia
Voluntaria, Incapacidad, entre otras.

2. Se envía al funcionario con mínimo un mes Carta Informativa de


de antelación, carta de terminación del Terminación de Contrato.
contrato

- Carta de Renuncia
3. El Funcionario determina su desvinculación
- (FTH-59) Entrevista de
de la institución y Presenta entrevista
Retiro Voluntario
psicológica de retiro

- Remisión
4. Examen Medico de Retiro - Examen Medico de Retiro

- (FTH-98AB) Paz y Salvo


5. Paz y Salvo (Docentes – Funcionarios)

6. Liquidación - Soportes de Liquidación

7. Desafiliación a Salud, Pensión y Cesantías - Soportes de Desafiliación